自事業所間における、月間スケジュール運用について

自事業所間における、月間スケジュール運用について
はじめに
Quickけあでは、自事業所間であれば、居宅介護支援システムとサービス事業所での、計画・実績
データのやり取りが可能です。しかし、データを共有している訳ではありません。従って、計画・実
績取込を行ったとしても、事業所ごとに別々の運用を行い、そのまま請求を行うと請求単位にズレが
生じます。現段階では、計画・実績取込作業を行っただけでは、両事業所間によるソフトのみでの連
携は取れません。そのため、事業所間で上手く調整する必要があります。
月間スケジュール運用例
1.問題点
今回の問題点である請求単位のずれは、事業所間で計画単位数、もしくは実績単位数のいずれかに
誤差が発生していたことによるものです。保険者請求を行う場合、計画単位数と実績単位数のうち、
単位数の低い方が請求単位として取込まれます。従って、事業所間で実績だけ合致させていても、計
画(予定)単位数が一致していなければ、請求単位にずれが生じます。そこで、月間スケジュール運
用例として、請求時に居宅介護支援側とサービス事業所側の計画と実績を合致させる方法について説
明します。
2.運用例
具体的な方法としては、まずサービス事業所(以降、訪問介護)で、月末まで入力された実績を保
存します。(保存する=実績を変更しない状態にする)その後、保存された実績を元に、居宅介護支援
側が予定を実績に合わせて調整し、訪問介護側が予定を実績に合わせて調整します。仕組みは簡単
で、保存された一つの実績に対して、居宅介護支援側と訪問介護側が予定を実績に合わせて調整する
為、調整後は必然的に予定(計画)が両事業所で一致している状態になります。
本紙の流れ
本紙では、まず一ヶ月を段階ごとに分けて、居宅介護支援と訪問介護のスケジュール運用手順を示
し、作業の流れを掴んでもらいます(1.スケジュール運用の流れ)。次に、実際に予定の調整を行う
前に上記の運用を行う為の前提条件を示します(2.予定調整を行う為の前提条件)。その後、居宅介
護支援側と訪問介護側の別々の視点に立って、肝心の予定を実績に合わせる調整法を具体的に例を挙
げて説明します(3.予定調整)。
以下に示す運用法はあくまで、現状で最も間違いにくいと思われる“一つの運用例”として挙げる
ものであることを御了承ください。
1.スケジュール運用の流れ
スケジュール運用のポイントは以下の通りです。
①訪問介護側で実績を保存する
②居宅介護支援側が実績を取込む
③居宅介護支援側が予定を実績に合わせる
④訪問介護側が予定を実績に合わせる
5月サービス提供時のスケジュールの流れ
月
段階
居宅介護支援
作成
計画
計画
取込
計画
訪問介護
4月末
計画
取込
計画
修正
計画
修正
★
実績
入力
②
実績
取込
実績
取込
5月
①
取込
実績
入力
実績
保存
③
実績
保存
計画
調整
調整
調整
④
実績
計画
調整
調整
6月1日
~
10日
請求
計画
同一
実績
同一
計画
同一
事業所間の計画と実績が合致
2.予定調整を行う為の、前提条件
上記の運用を行うに当たって、以下の項目に注意してください。
◇訪問介護側が実績を保存した後に、居宅介護支援側が実績取込を行う
◇居宅介護支援側が実績取込後、両事業所で予定を実績に合わせて全て○にする
以上の2点を踏まえた上で、スケジュール運用を行ってください。
※実績取込時には、訪問介護側の実績を保存(以降の変更がないか)できたか、
直接確認をとって作業を行ってください。
※実績を調整する場合は、”★実績入力”時点から再度操作を行ってください。
実績
同一
3.予定調整
これまでの説明で、運用を行う為の前提条件、事業所ごとの月間スケジュール運用手順を理解していただけ
たと思います。以下では、本運用法で最も重要となってくる“予定調整”について、居宅介護支援側と訪問介
護側の、それぞれの立場に分けて、具体例を挙げて説明します。
居宅介護支援
月間スケジュール運用
居宅介護支援側では、実績取込後、予定を実績に合わせて調整していきます。ポイントは、◇実績取込後、
実績を変更しない。◇実績に合わせて予定を全て○の状態にする。以上の2.点です。それでは実際の画面を例に
挙げて、実績取込後の予定調整をしていきます。
実績取込後
②
①
④
⑥
⑧
⑦
⑤
③
取込後の状態
○①居宅計画に対して、訪問介護側が予定通りサービスを実施
-②実績なし、居宅計画に対して、訪問介護側が予定開始時間を変更してサービスを実施。
外③計画外の実績、訪問介護側で予定開始時間を変更して実施された、実績②が“外”として取込まれている。
外④計画外の実績、居宅計画のサービス項目を変更して実施された、実績⑤が“外”として取込まれている。
-⑤実績なし、居宅計画に対して、訪問介護側がサービス項目を変更してサービスを実施。
△⑥計画の変更、居宅計画に対して訪問介護予定に変更はないが、訪問介護実績にずれがある。
×⑦計画のキャンセル、訪問介護側が計画を実施しなかった。
外⑧計画外の実績、訪問介護側が計画にない、予定を独自で実施。
調整後
②
①
④
⑥
⑧
⑦
⑤
③
⑥´
調整方法
調整後に消えてしまった記号
○①実績が○状態なので、問題なし。
-②実績がなく予定だけなので、予定を削除する。
外③計画外ではあるが、実績があるので、予定を追加して○にする。
外④計画外ではあるが、実績があるので、予定を追加して○にする。
-⑤実績がなく予定だけなので、予定を削除する。
△⑥計画と実績にずれがあるので、計画を実績に合わせて○にする。
△⑥´計画を実績に合わせて調整すると、自動的に実績の時間帯で○状態になる。
×⑦計画のキャンセル、実績がないのでキャンセル(×)を削除する。
外⑧計画外ではあるが、実績があるので、予定を追加して○にする。
調整の
操作方法は
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居宅介護支援 予定調整操作方法
計画を実績に調整するに際には、以下のシステムを使用して調整を行ってください。
また、どの調整を行うかは、記号ごとの調整法を示した“調整方法一覧”(下図)をご参考ください。
月間スケジュール管理画面
調整方法一覧
記号
状態説明
調整システム
操作方法
○
問題なし
計画/実績調整
予定=実績(○)を選択して実行
①訪問介護側の予定(終了時間・
加算内容)を変更
②訪問介護側の実績のみ変更
計画/実績調整
計画を実績に合わせる
△
×
予定のキャンセル
セルに対する操作
目的セルを選択して削除
外
実績に対する予定なし。
セルに対する操作
①居宅計画外のサービスを実施
②サービス事業側の予定(開始時間・サービス
項目・サービス事業所)のいずれかを変更
目的のセルを選択して、編集ボタンをク
リックし、実施をチェックして設定(予
定の追加)
-
実績の入っていない予定
目的セルを選択して削除
セルに対する操作
を選択して実行
訪問介護 月間スケジュール運用
訪問介護側では実績入力後、実績を保存し、居宅介護支援から実績を取込まれたら、予定を調整していくこと
になります。ポイントは◇訪問介護側で実績を保存した後に、居宅介護支援側が実績取込作業を行う。◇請求
時には、両事業所とも必ず予定を実績に合わせて全て○に調整する、の二点です。また、サービス事業所側の
予定調整は居宅介護支援側が実績を取込んだ後に行ってください。それでは実際の画面を例に挙げて、実績取
込後の予定調整をしていきます。
実績保存後
①
②
③
④
⑤
⑥
実績保存後の状態
○①居宅計画に対して、訪問介護側が予定通りサービスを実施。
○②居宅計画に対して、訪問介護側が予定開始時間を変更してサービスを実施。
○③居宅計画に対して、サービス項目を変更してサービスを実施。
△④居宅計画に対して、予定に変更はないが、実績の時間にズレが生じている。
×⑤居宅計画に対して、予定に変更はないが、サービスを実施していない。
外⑥居宅計画にはない、新規のサービスを実施。
調整後
①
②
③
④
⑥
調整方法
○①実績が○状態なので、問題なし。
○②実績が○状態なので、問題なし。
○③実績が○状態なので、問題なし。
△④予定と実績にズレがあるので、予定を実績に合わせて○にする
×⑤実績がないので、キャンセル(×)を削除する。
外⑥計画外ではあるが、実績があるので、予定を追加して○にする。
調整の
操作方法は
次のページへ
訪問介護 予定調整操作方法
計画を実績に調整するに際には、以下のシステムを使用して調整を行ってください。
また、どの調整を行うかは、記号ごとの調整法を示した“調整方法一覧”(下図)をご参考ください。
利用者スケジュール管理画面
セルの操作
調整方法一覧
記号
実績状況
調整システム
操作方法
○
予定通り実施
予定/実績調整
操作の必要なし
△
予定に対して実績に差異がある
予定/実績調整
△→○(予定を調整) を実行
×
予定を行わない
予定/実績調整
全て削除
外
計画外の予定
セルの操作
目的のセルを編集で開き予定を追加する。
を実行