秘書課のお仕事編 - トータテグループ

∼ 「秘書課のお仕事編」
個性豊かなトータテスタッフのお仕事や趣味など、さまざまな側面を紹介しています
先々月、先月と男性のフレッシュマンを紹介してきたところ、
「それなら今度はきれいどころも紹介してほしい」
という声が生まれ、
秘書課でもニューフェイスが頑張っているらしいとのことで、取材に行ってきました。
社員もあまり足を踏み入れることのない役員フロアで頑張る、実は社員も知りたかった秘書課のお仕事を紹介します。
秘書課スタッフ
やまだ
やすこ
山田泰子
新入社員とは思えないほど落ち着いた雰囲気、
と評判の山田さん。住宅に関わる仕事に興
味を持ってトータテを志望し、
その後秘書課の配属を打診された時、
「それもやってみたい!」
と応じた前向きなバイタリティーの持ち主。
現在は先輩の佐久間さんの指導のもと仕事を覚えながら、秘書検定1級めざして猛勉強中。
趣味はヒップホップダンスで、チームを組んでイベントに参加したりと、
かなりの本格派。
長身でスラリとした山田さん、
ヒップホップを踊る姿も格好良さそうです!!
秘書課スタッフ
さくま
ともこ
佐久間智子
素敵な笑顔で、社内外にファンが多いと聞く佐久間さん。かつて秘書課の増強を図ることに
なった際に、白羽の矢が立ったのが、当時他部署で働いていた佐久間さんで、見事にその期
待に応え、今では頼れる先輩として山田さんの指導にもあたっています。
最近ハマっているのは、海外TVドラマシリーズで「プリズン・ブレイク」
「 LOST」
などを、CS
やWOWOWなどを駆使して続々チェック中。
もう一つのストレス解消法は、美味しいものを食べて飲むことだとか。
̶まずは、秘書課のお仕事について教えてください
佐久間朝出社してまず掃除、
それから２人で朝礼をして、電話や来客の対応にあたりま
す。
̶役員のスケジュール管理などもされるのですよね
山田だいたい前の週の金曜日に、翌週のスケジュールを改めて確認します。
̶それぞれ、担当など決まっているのですか？
佐久間２人で、名誉会長、会長、社長の3人の業務をサポートしています。
どちらに声を
かけられても対応できるように、常に情報は共有するようにしています。
̶大変なことなどありますか？
佐久間 Garden＊Gardenが立ち上がってからは、取材の申込みなどが増えて、
スケジュ
ール管理が大変でした。
また、初めて来社される方の会社の情報などは、
あらかじめ調べて
お伝えするようにしているので、県内外からさまざまな業種の方が来社されるようになって、
そういう作業も多岐に渡るようになりました。
̶お客様の顔と名前を覚えるだけでも大変そうですね
佐久間一度お会いした方に、失礼があってはいけないので、
ノートに簡単な似顔絵とと
もに記録して、見出しを付けていつでもすぐ見直せるようにしています。
山田また、
いただいた名刺もすぐにパソコンに入力して管理しています。
̶他に心掛けていることなどありますか？
山田グループだけでも7社あり、業務もさまざまなので、
なるべく把握するように務めて、
それぞれの資料などもさっとお渡しできるように努力しています。
佐久間秘書の業務は、割とオールマイティーさが要求される仕事です。突然何か指示さ
れた時に内心はバタバタしていても、顔には出さず落ち着いて対応しなくてはなりません。
先輩からよく言っていただいたのは、
まさに
「水鳥の如く」の立ち居振る舞いです。
だからこそ、
なるべく慌てずに済むように、一歩先を読んで行動することを心掛けています。
̶仕事を通じてうれしかったのはどんなことですか
佐久間先輩から教えていただいた伝統のお茶の入れ方があるんです。
また、
コーヒーも
あらかじめ温めたカップに入れるなど、
できる限りの心配りをさせていただいています。
そうし
てお出ししたお茶を飲まれたお客様が、帰り際に
「美味しかったよ」
と声をかけてくださった
りすると、
ちょっとうれしくなります。
̶今後の目標などあれば聞かせてください
山田私は何と言っても一日でも早く佐久間さんのように仕事ができるようになりたいと
思って、今一生懸命盗ませてもらっているところです。
佐久間私も山田さんの指導を任されてから、教えることで自分自身の身に付いたり、
ま
た初心に返ったりと、学ぶことの多い毎日です。
「後輩を指導することは自分が成長するチ
ャンス」
と聞いたことがあるのですが、
まさにその通りだと感じています。
「秘書」
と聞くと、
ちょっと近寄り難いイメージがありますが、
とってもチャーミングで親しみやすい雰囲気が印象的なお２人。
実は、沖縄に社員旅行に行った際には最後まで２人で泡盛を飲んでいたという噂が…。
「話しかけづらいと言われることもあるのですが、他の社員と同じように気軽に声をかけてください」
とのことでしたよ。

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