参加登録／ホテル予約マニュアル

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2016年第六回東海岸日本語教会合同ファミリーキャンプ
参加登録／ホテル予約マニュアル
□９月３日（土）キャンプ会場にて：まだ送っていないキャンプ参加費がある場合
はグリニッチ教会に渡す。（ホテル代はグリニッチ教会から一括でホテル宛てにチェ
ックを切りますので、各教会がホテルに直接代金を払うことはありません）
（牧師／キャンプ担当者用）
キャンプ参加教会の牧師先生ならびにキャンプ担当者各位：
９月のキャンプまで５ヶ月ほどにとなりました。これから各教会にて参加登録、ホテル予
約を行なっていただきますが、参加者一人一人のうちに主の御業が必ず行われることを思
い描きつつ、喜びをもってこの作業に携わっていただけましたら感謝です。
今回のグッドニュースは、ホテル代の計算方法が変わり、それによって、ほとんどの方々
にとって参加費が下がっていることです。また今回、更に皆さんが参加しやすくなるよう
に、登録費を下げました。5月29日までの申込の場合は、登録費無料で参加できます。
今回も前回、前々回に準じた申込方法となりますが、よく御理解いただきたいと思います。
分らない時は、御遠慮なくe-mailないしお電話で下記までお問い合わせください。
【問い合わせ先：キャンプ事務局】
中島克範牧師（事務局／ラブジョイピースチャーチ）
電話：201-336-4117 e-mail：[email protected]
立石尚志牧師（事務局／グリニッチ福音キリスト教会）
電話：203-703-8423 e-mail：[email protected]
【参加登録／ホテル予約の大きな流れと主要日程】
参加教会の牧師ないしキャンプ担当の方が直接、ホテルに宿泊者の名前、宿泊
期間、人数を知らせ、部屋を確保し、宿泊期間中も部屋に関してはすべて直接
ホテルとやりとりしていただきます。そのことを踏まえ、今後の主要な日程と
流れを以下に示します。是非、カレンダーに記しておいてください。
□ ４月中旬各教会にキャンプ案内／申込書が送付、参加者を募集していただきます
□ ５月２９日（日）第一次教会内締切（参加登録費が無料になります）
□６月１２日（日）までに第一次参加者リストを事務局宛に送付（中島／立石両方に
emailで）また参加費（check）をグリニッチ教会宛に郵送する
□ホテルへ第一次参加者の GROUP ROOMING LIST を送って部屋を早く確保する
□７月３１日（日）第二次教会内締切
□８月７日（日）までに追加参加者リストを事務局宛に EMAILし、参加費（check／今
回は登録費が加わります）をグリニッチ教会宛に郵送する
□８月７日までにホテルに第二次参加者の
GROUP ROOMING LIST を送って部屋を確保
する。ホテルとの間で合計料金を仮確定する。
□８月１７日（水）までキャンセルを受け付け、ホテル側と最終料金を確定する。人
数の調整が生じた時には必ず事務局（中島／立石）に連絡する。
【キャンプ参加費、参加方法の説明】
●教会メンバー、関係者に参加説明書（添付２）参加申込書（添付３）を配布
●参加申込書、キャンプ参加費（各教会宛てチェック）を参加者より集めます。
●キャンプ参加費は、１）参加登録費と２）ホテル代（部屋代、食費、カンファレンスフィー）で構
成されます。参加登録費はキャンプの諸経費に宛てられます。
●部分参加、日帰りの場合でも、第一次締め切り以降は参加登録費をいただきま
す。必要な宿泊や食事の申込みをしてもらい、参加費を徴収してください。
●各教会において１）参加者リスト（添付１）を作成しEMAILで事務局に、また
２）ホテル用のGROUPROOMINGLISTを作成しEMAILでホテルに提出してもらい
ます。
●教会メンバーの知人友人でアメリカ人教会に所属、または所属教会がなかった
り、未信者であったりする方がキャンプに参加されたい場合には、皆さんの教
会経由でその人の参加申込をしてください。
●参加費負担が大きく参加を躊躇される方々のために、キャンプ全体で参加費援
助（FinancialAid）を準備しています（後述）。
Ａ．参加者リストの送付と参加費の支払い
・各教会での参加登録の締切は下記の通りとします。
第一次締切（5/29）まで
第二次締切（7/31）まで
登録費無料
登録費＄１０（６歳以上）
・参加費は各教会でまとめ、グリニッチ教会宛てに、第一次、第二次締切に応じ
てそれぞれ一枚のチェックで支払いをお願いします。参加者リスト（添付１）が
参加費明細を兼ねますのでそのプリントアウトを同封願います。なお、チェック
のメモに「ホテル代金$XX.xx、登録費$XX.xx」と明記ください。
・登録費はキャンセルがあった場合でも返金されません。
第一次締切分を６／１２まで
第二次締切分を８／７まで
・参加登録費送り先： Japanese Gospel Church of Greenwich
c/o St. Paul Lutheran Church
286 Delavan Ave. Greenwich, CT 06830
・チェックの宛名：
Japanese Evangelical Church of Chappaqua
memo: ” FC2016, ホテル代金＄XX、登録費＄XX”
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※この教会名はグリニッチ教会の設立当初の名前です。
・参加者リストは、e-mailにて事務局／中島、立石の両方宛てにお送りください。
・署名された「法的責任の認知と譲渡」（添付４）を参加者に提出してもらい、
担当者は現地に入ってすぐに事務局に提出してください。徹底願います。Ｂ．ホテル代
Ｃ．宿泊予約と支払い方法
・ホテル用申込フォームGROUPROOMINGLIST（LINK）に必要事項を記入し、第一
次締め切り分のリストを作成し、部屋の予約を行ってください。さらに第二次締
め切り後、残りの部屋の予約を行い、料金を仮確定して８月７日までに追加の
ROOMINGLISTをホテル宛てに送付してください。
Zaida JohnsonGroup Reservations Supervisor
・今回ホテル代の計算方法が変わり、部屋代は人数に関わりなく、一部屋あたりの
金額になります。別途一人一人に食費がかかります。
Honor'sHavenResort&Spa
1195ArrowheadRdIEllenvilleINY12428
DirectLine:845-210-3148IFax:845-210-3098
Email:[email protected]
・各部屋にはダブルサイズベッド２台、バストイレ、ＴＶ、ワイヤレスインターネッ
ト付きとなります。要望に応じ、二部屋をつなげることも可能です。
・等級はExecutiveRoom,StandardRoomの２クラスがあり、Executiveは広く、ゲス
トルーム、テーブルと椅子、冷蔵庫、金庫がつきます。また若干数のSuiteRoomがあ
ります。どの部屋でも二つのダブルサイズベッドを大人一人、二人、三人、四人ま
で利用できます。子供を含む家族の場合は、５人以上で泊まることもできます。部
屋はhttp://www.honorshaven.com/roomで御確認ください。
・ホテル側は部屋に泊まる全員の名前を必要としています。
・18歳以下の子供は年齢を必ず御記入ください。サンプル（GROUPROOMINGLIST
“SAMPLETAB”）をご覧下さい。
・他人同士／三人以上での利用は料金の節約になりますが、ベッドをシェアするか、
簡易ベッドを利用するかの必要があります。
・各教会は下記の名称であらかじめ、ホテル側に知らせてありますのでこの名称
を申込フォームに明記してください。・部屋は先着順に決まっていきますので、申込みはお早めに！
・ホテルの部屋代と食費については「参加申込説明書（添付２）」の２ページ目
に記載されていますので、ご参照ください。
・部屋代＋食費に18％のカンファレンスフィーを加算したものが今回のホテル
代になります。
その他
・子供（11歳未満）だけでの部屋の利用はできません。
・簡易ベッド (Cot) ベビーベッド(Crib) は一泊＄20です。
・StandardRoomで冷蔵庫を使用したい場合は一泊＄１０です。
★教会間で部屋のシェア（相部屋）をすることに関して
事務局で教会をまたいでの相部屋希望者の調整は行ないません。教会同士で情報
を交換し、合意の上、ホテルに対して矛盾なく申込ができる場合のみ、各教会の
責任で行なってください。※参加登録は教会単位でお願いします。
★部分参加の場合･･･（全参加をなるべくお勧めください！）
・部分参加の場合、通い参加の場合も「参加申込説明書（添付２）の2ページ
目の表にあるとおりです。
・部分参加、通い参加の場合も18％のカンファレンスフィーがかかります。
１. Japanese Christian Church of New Jersey
２. Special Ministries for Japanese
11. Japanese Christian Fellowship in Boston
３. Shodai Japanese Church
４. Princeton Japanese Church
５. Love Joy Peace Church
６. Japanese American United Church
７. New York Japanese Church
８. Japanese Gospel Church of Greenwich
９. Japanese Christian Church of Philadelphia
10. Bryn Mawr Japanese Church
・ホテルは8／20までに最終確定人数を必要としています。
・７／３1∼８／１7までの期間にキャンセルや変更、部屋や人数に関する細かな
調整があった場合には、教会担当者が責任を持って直接ホテルとやり取りし、最
終の料金の確定をしてください。・教会担当者はホテル側との調整と並行して必ず事務局（中島）に参加者リスト
の変更箇所を知らせてください。グループ分け等の情報が必要になります。・ホテル宿泊料金の支払いはキャンプ全体を免税扱いにするための措置として今
回もグリニッチ教会宛にしていただきます。前回と異なるのは、今回ホテル側か
ら中間支払いを要求されているので、各教会から、現地キャンプ場での一括の支
払いでなく、１）第一次締め切り後の6/12、また２）第二次締め切り後の8/7、そ
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して３）もし第二次締め切り後に何らかの調整があり、追加があった場合には残
った分、を２回、ないし３回で支払っていただきます。
・ホテルについてからのベビーベッド、冷蔵庫等の料金のかかるアメニティーを
願い出ると支払いが混乱します。予め注文するよう促してください。
Ｄ．キャンセルの扱い、ギャランティー未達への対応
今回、宿泊に利用するHonor’sHavenに対してキャンプ全体で96部屋を予約して
おり、それらを埋めることをギャランティーしています。祝福のうちに必ずこの
数は満たされると信じていますが、キャンプに参加を申し出ていただいている教
会におかれましては、責任上、この点を踏まえていただきキャンセル、ギャラン
ティー未達のケースに関して、以下のとおり合意願います。
キャンセルに関して
様々な事情でキャンセルが生じることはやむを得ないことですが、キャンセ
ルによりホテル側へのキャンセル料が発生しなくても、キャンプ全体で発生
する事務量があり、安易なキャンセルを避けるためにも下記の基準を適用し
ます。
【参加費援助(FINANCIAL AID)制度について】
●キャンプ全体の参加費援助基金への献金のお願い
今年もキャンプ全体で参加費援助基金をつくり、必要のある方々を支援していき
たいと願っています。参加教会におかれましては是非、この基金のための献金に
ご協力ください。援助基金の送付先、査定は今回グリニッチ教会が担当します。
・目標額：＄３,０００
・参加費援助基金の送付先：グリニッチ福音キリスト教会
JapaneseGospelChurchofGreenwich
c/oSt.PaulLutheranChurch
286DelavanAve.Greenwich,CT06830
・チェックの宛名：JapaneseEvangelicalChurchofChappaqua
・memo欄：FC2016-financialaid
●各教会でのアピール方法について
１）前述のように登録費の返却はありません。
パンフレットにも記載しますが、各教会でアピールしてください（下記参照）。
ある程度の自己負担はお願いすることになることを御了承ください。
２）７／３１〜８／１７までの期間のキャンセルについて
取消料は大人１人＄30／泊、子供１人（6-16歳）＄15／泊とします。
「経済的な理由によって参加が困難な方々は、各教会の牧師を通して、参加費援助担当の
グリニッチ福音キリスト教会・立石師（ [email protected]）までにご連絡下さい。」
３）８／１８以降のキャンセルの人について
ギャランティーを満たしている場合に限って、ホテル代を半額返却いたしま
す。ギャランティーを満たしていない場合には返却はありません。
ギャランティーを満たせない場合について
ギャランティーを満たせない場合、基本的に参加申し出教会で応分の負担を
負うものとします。但し、ギャランティー未達により生じるペナルティーに
ついては上記のキャンセル料をまず充て、それでも不足が出た場合には、参
加教会の実勢を加味した応分負担をすることとします。
【キャンプ中の保険について】
キャンプ中、ホテル施設でのホテル側に起因する事故等の責任はホテルの保
険がカバーしますが、それ以外、ホテルの敷地外での事故ケガ等は各教会の
保険、ないし自己責任となります。キャンプの企画・運営を行なっている東
海岸日本語教会合同牧師会は教会間の連絡組織であり、参加者の保険等に関
する責任を負わないものとします。
★前述のように、必ず、各参加者に「法的責任の認知と譲渡」に記入、
署名してもらい、キャンプで提出願います。
【添付書類すべてonlineでもダウンロードできます】
添付１参加者リスト（事務局提出用）添付２参加申込説明書（教会内使用／参加者用）添付３参加申込書（教会内使用／参加者用）添付４法的責任の認知と譲渡
【ONLINE LINKのみ】
LINK１ホテル提出用GROUPROOMINGLISTTEMPLATE
LINK2便利なホテル料金計算シート（計算式付きエクセル）以上■

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