旅費ハンドブック 会計セクション 更新日：２０１２年４月１日 Ver.3 バージョン情報 Ver1. 2011.12.5 Ver2. 2012.1.18 Ver3. 2012.4.1 目次のNew! 2 関連URL 旅費会議費に関する規程PRP第29章（英） http://iwww.oist.jp/document/ch29_travel-and-meetings_WM_revised_20120110_en_cl.pdf 旅費会議費に関する規程PRP第29章（日） http://iwww.oist.jp/document/ch29_travel-and-meetings_WM_revised_20120110_ja_cl.pdf 旅費、会議費、謝金の単価テーブル（英） http://iwww.oist.jp/document/prp26.09_amounts-and-categories_1.3_20111212_en.pdf 各業務マニュアル（日） http://finance.oist.jp/ja/erp_index.html 様式ダウンロード（日） http://finance.oist.jp/ja/dl_index.html 本ハンドブックは規程（PRP）に対する補完的位置づけです。PRPの 内容を理解した上で使用して下さい。 3 目次 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 定義 出張経費の区分 出張（依頼出張）申請について 旅程の記載ガイドライン 出張申請の承認者について 出張（依頼出張）旅費精算について 精算請求に必要な書類 精算請求に必要な書類（航空券） 航空券アップグレードについて 航空券変更手数料/キャンセル料 航空券電子チケット 精算請求に必要な書類（鉄道/電車） 日当について 日当宿泊費①②③New！ 旅費雑費等の取り扱い 海外旅行保険（JTB経由） New！ 領収書を紛失した場合 出張申請と精算で変更が生じた場合 役職員の出張期間中の有給休暇について 依頼出張中の延長滞在について 出張中の有給、延長滞在ルールの運用New！ 自宅等に宿泊する場合の交通費についてNew！ 「外勤」の事務処理 車賃の距離数一覧表 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 個人精算の発生しない出張について オープンジョー ストップオーバー 旅費に係る源泉徴収について 租税条約に関する届出に必要な提出書類 年度をまたぐ旅費について 書類への押印/サイン廃止について（依頼出張/謝金） 新旧対照表① 出張申請 新旧対照表② 出張精算 新旧対照表③ 日当・宿泊費 新旧対照表④ その他 ANA＠desk JAL online JTB-CWT タクシーチケット、管理簿 JAL/ANA/タクチケコード一覧 リムジンバス、E－チケット、利用促進New！ 恩納村の宿泊施設についてNew！ レンタカー（法人契約） New！ 請求書精算について①②③ 簡易フローチャート（旅費、謝金、会議費） 項目別処理方法 4 定義 １．出張の種類 （１）出張：OIST役職員の出張 （２）依頼出張：外部機関の方に依頼して出張してもらう （３）赴任：OISTに赴任する際の移動（片道） ※日帰りで片道が80Km未満は「外勤」と言います ２．予算上の区分 （１）国内旅費：日本国内の出張 OIST役職員 （２）国外旅費：日本国外の出張 （３）招聘旅費（面接）：面接のための依頼出張 依頼出張、（４）は源泉税の対象 （４）招聘旅費（その他）：面接以外の依頼出張 （５）赴任旅費： OISTに赴任する際の移動（片道） ３．精算方法の種類 （１）事後精算(後払い)：出張後に必要経費を支給する （２）概算払い（前払い）：出張前に必要経費を前払い支給し、出張後に過不足を調整する 5 出張経費の区分 １．交通費 （１）航空券：ANA、JAL、JTB等（指定業者） （２）新幹線、電車等 （３）バス、タクシー （４）レンタカー （５）フェリー （６）自家用車 ２．日当（定額） （１）国内：日本国内出張の支給単価 （２）国外：日本国外出張の支給単価 ３．宿泊費 （１）国内：日本国内出張の支給単価 （２）国外：日本国外出張の支給単価 ４．旅行雑費 （１）海外旅行保険料 （２）ビザ関連費用 （３）予防注射代 （４）通信費 （５）その他 日当・宿泊費単価表 http://iwww.oist.jp/document/prp26.09_amounts-and-categories_1.3_20111212_en.pdf 6 出張（依頼出張）申請 出張申請の事務手順 ●出張（依頼出張）申請 ＜システムに入力＞ ・日程、出張先、出張内容等を入力→入力例は次ページ ・出張内容がわかる書類を添付（例：学会パンフレット、会議日時のわかる書類等） ・予算枠取りのため、出張全体の経費を入力（一括入力or詳細入力） ●出張（依頼出張）申請システム承認 ＜システム承認＞ ・ 出張命令権者（通常は直属上司）の承認 ・予算責任者の承認 ※システム承認されると申請者に「承認完了」の連絡がメールで届きます。 ●航空券・宿泊等の手配 ＜手配＞ ・システム承認後、航空券（ANA・JAL・JTB）や宿泊等の手配を行ってください。 ☆出張（依頼出張）申請は事前申請が原則です。緊急に出張する場合は、出張完了後速やかに作成ください。 ☆出張起点は原則としてOISTもしくは自宅とします。 ☆依頼出張の場合は、事前に「リンク：住所録マスタ登録申請書」を記載 →ｼｽﾃﾑ管理者が登録（[email protected]） ☆コメント欄への記入事項の例 ・レンタカーを使用する場合の理由 ・ストップオーバー等で自己負担が発生する場合やオープンジョーの場合等 ・その他、通常の出張では発生しないイレギュラー事項の説明書き 7 出張申請（旅程の記載ガイドライン） システムで出張申請する際の旅程の記入方法は以下の例にならってください。 ＊１ 移動のみで業務がない日は必ず1行使用してください ＊２ 移動と業務が同日にある日は移動日を別行としても1行で記載してもかまいません。 ＊３ 同じ業務が続く場合は複数の日を１行として記載してください ＊４ WeekendやPaid leaveは必ず1行使用してください From To Purpose Place to Visit 2011/11/16 2011/11/16 Travel Day（＊１） OIST – Narita – U.S. 2011/11/17 2011/11/18 Meeting with ABC Prof. （＊３） XYZ University, CA 2011/11/19 2011/11/20 Weekend（＊４） San Francisco 2011/11/21 2011/11/22 Travel and DEF Conference （＊２）（＊３） AAA Institute, New York 2011/11/23 2011/11/24 Travel Day （＊１） U.S – Narita – OIST 8 出張申請の承認者について １．OIST役職員：管理部門の場合→直属上司と予算責任者 研究員等の場合→ファカルティ ファカルティの場合→ファカルティとプロボースト ２．招聘者：招聘セクションリーダーと予算責任者 ３．採用候補者（面接者）：管理部門の場合→採用予定セクションリーダーと予算責任者（人事セクションリーダー） 研究員等の場合→：ファカルティ ファカルティの場合→プロボースト ４．赴任の場合：管理部門の場合→採用予定セクションリーダーと予算責任者（人事セクションリーダー） 研究員等の場合→：ファカルティ ファカルティの場合→プロボースト ※プロボースト以上は、システムの「承認者登録・照会」から手動で追加して下さい ※精算時の承認者は、「予算責任者」のみ、ﾌｧｶﾙﾃｨの場合は自身の承認のみ 9 出張旅費（依頼出張）精算 出張終了後の事務手順 ●出張旅費（依頼出張）精算作成 ＜システム入力＞個人の口座に払い戻しするものだけを入力 ・交通費（経路、金額等）、日当宿泊費、コメント欄を入力→実行 ・会計課旅費担当者に提出（提出書類は次ページ） ※依頼出張者の場合、日当宿泊費に源泉税発生（国内居住者10%、国外居住者20% ） ※依頼出張者でも面接の場合、源泉税はなし ※OISTが直接、業者に交通費や宿泊費を支払う場合は源泉税なし ●出張旅費（依頼出張）承認 ＜システム承認＞ ・会計課旅費担当者の承認（書類審査も行います） ・予算責任者の承認 ・会計課支払担当者の承認 ●支払 ＜支払＞ ・銀行振込で支払われます ・書類提出から支払いまで10営業日程度、海外送金はさらに5営業日程度 ※上記支払予定は、書類不備がなく、遅滞なくシステム承認がされた場合 コメント欄への記入事項の例 ・航空券発注先（ANA・JAL・JTB等） ・役員以外がクラスJ等で搭乗した場合は、差額実費なのかキャンペーンで自動アップグレートされたのか理由 ・タクシーチケット利用番号 ・出張申請時と旅程期間等が変更した場合は理由明記 ・雑費の説明書き（保険料xxx円、ビザxxx円等） ・その他、通常の出張では発生しないイレギュラー事項の説明書き 10 精算請求に必要な書類（概要） 個人口座への支給分 旅費を精算請求する際には下記の書類を会計課に提出して下さい。 １．Travel Request Form（押印/サイン不要） ２．Travel Expense Reimbursement Form （出張者の押印/サイン要、依頼出張者は押印不要） ※押印が必要な個所はTravelerの１か所だけです。 ３．支払明細調書（依頼主張の場合のみ、日英両方） ４．証憑類 ①出張内容のわかる書類（例：学会パンフレット、会議次第、招聘レター等） ②領収書（原本）、クレジットカード明細等 ③Hyperdiaのコピー（ない場合は駅すぱあと等で代用） ④タクチケの発行者控（白色） ⑤外国為替レート換算表 http://www.murc.jp/fx/exchange.html ②、④はTravel Expense Reimbursement Form の”Receipts”ページに糊で貼りつけてください。 ※提出書類には、ホチキス、クリップ等は使用しないでください。 まとめ ・職員の出張：１、２、４が必要 ・依頼出張（面接除く）：１、２、３、４が必要 ※この頁は個人口座への支給分についての説明です。請求書で業者払いする場合は、「請求書精算」の頁を参照して下さい。 11 精算請求に必要な書類（航空券） 原則として、OIST指定業者で購入して下さい。 １．OIST指定業者経由で購入した場合 ANA@desk / JALonline / JTBでOIST直接請求の航空券について、搭乗券半券の提出は不要 ２．OIST指定業者以外で購入した場合（※国外航空券でJTB以外の場合は、JTBの見積を添付） ・航空券代金を旅行者が立替払いした場合 領収証と搭乗券半券が必要 ・請求書払いの場合（システムでは「請求書精算」から入力） ・前払いの場合→旅程表、見積書、請求書が必要 搭乗券半券は旅費精算時に提出して下さい ※新規業者への前払いは与信調査が必要ですので、原則は立替または概 算払いとします。 ・後払いの場合→旅程表、見積書、請求書、搭乗券半券が必要 12 航空券電子チケット OIST指定業者以外で航空券手配する場合で半券が提出できない場合 Q１：電子チケットを利用し、半券が手元に残らない場合 A１：保安検査場やゲートを通る際に座席番号等が記載されたレシート状の搭乗券が取得でき る場合は、それを半券の代わりに御提出ください。 Q2：インターネットチェックインの場合 A2：チェックイン完了後に便名・座席番号等が記載されたプリントを持参し搭乗することになりま すので、出張後にそのプリントを御提出ください。 13 航空券アップグレードの取扱いについて 1．エコノミークラスで航空券を購入後に上位クラス席にアップグレードする場合、差額分は自己負担（自己 資金、マイレージ等を含む）とします。 なお、旅費精算請求のｺﾒﾝﾄ欄へ自己負担によるアップグレードを行った旨がわかるよう明記してください。 2. 航空会社の都合（ｷｬﾝﾍﾟｰﾝ等）により搭乗に際しアップグレードされた場合においても、旅費精算請求の ｺﾒﾝﾄ欄へ理由を明記してください。 海外航空券の座席クラスの設定について 1．航空会社によっては座席クラスの設定やネーミングが異なるため、ビジネスクラスに位置付けられる席 であるか必ず確認してください。 国際的なクラス基準においては、概ね以下のとおりとなっていますのでご参照ください。 ❶見積書や航空券半券に表示されるコードがF, A, P, R ⇒ファーストクラスに位置づけられる座席 ❷見積書や航空券半券に表示されるコードがC, J, D, I, Z ⇒ビジネスクラスに位置づけられる座席 2．国外の座席クラス設定が２クラスの航空機の場合の取扱いは次のとおりとします。 ⇒Group1～3に該当する場合、上位の座席クラスを利用できます。 Presentation Venue / Date & Time 14 航空券の変更やキャンセル料の取扱いについて 自己都合による変更料等は支出できませんが、以下の場合は変更料等を支出するこ とができます。 ①目的地での用務が予定以上に長引いた場合 ②自然災害や政情不安による場合 ③交通事故、急病等の事情がある場合 ※この場合、精算請求書のｺﾒﾝﾄ欄に理由を明記し証憑書類を御提出ください。 15 精算請求に必要な書類（鉄道/電車） ＜日本＞ ・新幹線利用は領収証が必要、（グリーン車料金はGroup2以上のみ支給可能です） ・特急料金は1区間が100ｋｍ以上、急行料金は1区間が50Km以上の場合に支給可能です。 ※京都駅～関空の99.8Kmは例外として支給可能です。 ※その他、100km以下でも特急利用が業務上必要で合理的と判断される場合は理由を明記して、予算責任者 の承認を得てください。 ・電車賃の証憑について 使用した路線、料金の表示されたものをBase-OneのHyperdiaからプリントアウトして提出してく ださい。（一区間ごとに分けて印刷する必要はありません） Hyperdiaで表示されない場合は、駅すぱあと等を使用して下さい。 ＜国外＞ ・インターネット等で、料金が明示された書類を印刷して提出して下さい 16 日当について 日当とは、旅行中の食事代および領収のない雑費（少額電話代、個人的なチップ、コイン ロッカー、その他）を賄うための経費です。 学会登録料に昼食代または夕食代が含まれている場合や旅行中に会議費として昼食また は夕食が提供された場合の日の日当は定額の半額を支給します。 OISTで開催するワークショップの場合は今までどおり日当の支給はありません。 片道距離が80km未満で日帰りの場合（＝外勤）、日当は支給しません。 機中泊・車中泊・船中泊についても、日当を支給します。（In-flight or on-board） 一回の出張で複数の用務がある場合、用務の間の移動日にも日当を支給します。 客員教授等についてはそれぞれの雇用契約によって異なる場合があります。 17 日当・宿泊の取扱い① 条件 日当 宿泊費 ○ ○ × × 出張用務中 ○ ○ 出張期間中の週末（用務有り） ○ ○ 出張期間中の週末（用務無し） × ○ 用務後の移動のみ （後泊が必要であった場合） ○ 用務後の移動のみ （後泊不要だが翌日帰ってくる場合） × 用務前後の私的滞在 × 用務前の移動のみ （前泊必要な場合） 用務前の移動のみ （前泊不要だが前日入りする場合） 備考 （例）金、土、日、月と学会がある場合の土日分の取り扱い （例）金と月に用務がある場合で土日は用務がない場合の土日分 の取り扱い 元々の旅程が用務終了後、同日に移動が可能にも関わらず、翌日 以降に変更する場合は私的滞在とみなし、日当支給はしません。 × ※自宅、友人宅等に宿泊する場合は宿泊費は支給しません。 ※研修等で実施機関による宿泊先の指定がある場合の宿泊費は、実費による支給を行います。 18 日当・宿泊の取扱い② （外国旅行の定義） • 外国旅行とは、旅行が2カ国以上にまたがる場合を言います。したがって以 下の点が従来とは異なります。 日本国外居住者が同一国内で旅行した場合は日当宿泊費は国内旅費の金 額を支給します。 ※11月中旬に上記のようにご案内しましたが、コンプライアンス部による検討の結果、取り扱いが変わりました。 日本国内に宿泊する場合は日本国内の、日本国外での宿泊は日本国外の日当宿泊単価を使用します。 （例）12/1-12/2 移動（米国→OIST）、12/3-12/4 会議＠OIST、12/5 移動（OIST→米国）の場合 日当 宿泊費 12/1 国外 なし ＜重要＞※以前は国外から日本へ招聘する場合、 全日程において国外の日当宿泊費を適用してい 12/2 国外 国内 ましたが、今後は日本滞在期間中は国内の日当 12/3 国内 国内 宿泊費を支給するように変更になります。適用開 12/4 国内 国内 始日：2012年1月1日以降に出発するもの 12/5 国外 なし 19 日当・宿泊の取扱い③（招聘者等） ※招聘者の等級区別の廃止（国外出張時のビジネスクラスについては、従来どおり） ※恩納村の日当宿泊費、上限額を設定 ※適用開始は２０１２年４月１日の旅行から Traveler Group 1 and 2 Onna-son MIE 3300 Onna-son Onna-son low Season high Season 40000 (BOG - all incl.) 20000 (BOC - all incl.) 15200 others Group 3 to 4 2500 13100(*15200) 13100(*20000) Group 5 2400 11100(*15200) 11100(*20000) Guest Traveler 3300 13100(*15200) 13100(*20000) Student 2400 11100(*15200) 11100(*20000) 役職員 ゲスト ※OIST所属の客員教授、客員研究員等も対象とします。 ※学生は「Student」カテゴリーでGroup5相当とします。 ※ハイシーズンとは7/16～8/31、GW、年末年始(12/29～1/3)、ローシーズンはそれ以外 （注）恩納村での宿泊費20,000円/15,200円についてはこの金額を定額として支給するのではなく、13,100円 以内の宿泊施設がない場合においてのみ例外的にこの金額を上限として実費を支払うものです。まずは 「恩納村の宿泊施設」のﾍﾟｰｼﾞを参考にして、可能な限り安価な宿泊施設を探してください。定額で支払う場 合は、13100円（招聘者）/11100円（学生）を支給します。 また、招聘者の場合で、上限額でも宿泊できない場合は、別途会計課までご相談ください。 20 領収書等を紛失した場合 ※所定の様式に必要事項を記載の上、予算責任者の承認を受けてください。 クレジットカードの明細やその他証拠書類がある場合は添付して下さい。 ＜様式＞ リンク：http://finance.oist.jp/ja/dl_index.html 領収書等紛失に伴う申立書 Missing Receipt Form 所属名/Affiliation 職名/Title 職員番号/Employee # （only for OIST) 氏名/Name 旅行期間/Period of Travel 用務先/Place to Visit 紛失した領収書の内容/Contents of Missing Receipts 利用年月日/Date of Purchase, Transportation 支払先/Paid to or Vender name 金額/Amount 上記のとおり利用したことに相違ないことを申し立てます。 I certify the expense here is accurately stated. 年/Year 月/Month 氏名/Name 印/Signature 年/Year 予算責任者確認/Confirmation by Budget Holder 日/Date 月/Month 日/Date 印/Signature 21 旅費雑費等の取り扱い 以下の旅行雑費および経費を立て替えた場合は、旅費精算請求書の Othersに含め、行を分けて１行ごとに入力し、予算科目は旅費としてくださ い。 • 保険料（保険料上限額は従来の保険料表のとおりです。） http://iwww.oist.jp/document/prp26.09_amounts-and-categories_1.3_20111212_en.pdf • • • • • • ビザ関連費用 航空券やホテル等のキャンセル料、変更手数料 予防注射代 通信費（業務使用で領収書のあるインターネット代、電話代） 学会参加費（旅費精算に紐づけられない場合は立替で処理） その他 22 海外旅行保険料（JTB経由）① ・開始日：2012年4月16日以降出発の国外出張が対象（日本→国外または国外→日本の往復） ・JTB経由で航空券を発注した場合は海外旅行保険が自動付保→財務部予算 ・JTB経由以外の場合、及び片道、国外→国外は従来通り上限額表に基づいて払い戻し→各ユニット/セクション予算 １．保険内容 保険内容 Insurance Plan 傷害死亡 Injury Death 傷害 後 遺障害 Injury Permanent Disability 治療・救援費用 Medical and/or Rescuer's Expenses (cost of medical evacuation included) 疾病死亡 Sickness Death 賠償責任 Personal Liability 携行品 Baggage テロ等対応費用 Expenses Arising from the Preparations for a Terrorist Attack, etc. 弁護士費用 Expenses for lawyer 保険金額（単位：千円） Insurance Amount K yen 10,000 10,000 10,000 10,000 100,000 100 100 1,000 23 海外旅行保険料（JTB経由）② ２．保険対象旅行 ※注意 ・日本から海外へまたは海外から日本への往復旅行のみが対象となります。 ・日本国内旅行または日本を経由しない海外から海外への旅行は対象となりません。 ・赴任のような片道旅行は対象外です。 ・インターンシップ等で雇用契約なしに数か月日本に滞在する場合は、滞在期間中すべてがインバウンド保険の対象。 24 海外旅行保険料（JTB経由）③ ３．緊急連絡先 事故時の連絡 ケガ、病気により病院へ行く際はまず以下の“三井住友海上ライン“へ連絡 ◆◆ 三井住友海上ライン MITSUI SUMITOMO INSURANCE LINE ◆◆ （Ｆ）：フリーダイヤル（無料電話）Free Dial（Ｃ）：コレクトコール（料金受信人支払）Collect Call ■北米・中南米の場合 North America , Central America , South America アメリカ（ハワイ・アラスカを含む）・カナダ U.S.A , HAWAII, ALASKA , CANADA メキシコ MEXICO 上記以外 Except above-stated :（Ｆ）１－８００－５０９－０５８０ :（Ｆ）００１－８６６－３３１－２７０５ :（Ｃ）１－２１３－６１２－３０９３ ■アジア・オセアニアの場合 Asia , Oceania シンガポール SINGAPORE オーストラリア AUSTRALIA ニュージーランド・台湾・中国・フィリピン・マレーシア・マカオ NEW ZEALAND , TAIWAN , CHINA , PHILIPPINES , MALAYSIA, MACAO 香港・韓国・タイ HONG KONG , KOREA , THAILAND インドネシア INDONESIA 上記以外（タヒチを含む。）TAHITI and Except above-stated :（Ｆ）８００－８１１０－５７９ :（Ｆ）００１１－８００－６５１１９１１９ :（Ｆ）００－８００－６５１１９１１９ :（Ｆ）００１－８００－６５１１９１１９ :（Ｆ）００１－８０３－８１－０１９９ :（Ｃ）６５－６７３６－３０３２ ■欧州・中近東・アフリカの場合 Europe , The Near Amd Middle East , Africa フランス FRANCE イタリア ITALY イギリス・ドイツ・スイス・オーストリア・ベルギー・オランダ・ ルクセンブルグ・スペイン・ポルトガル・デンマーク・ スウェーデン・ノルウェー・アイルランド・ハンガリー ENGLAND , GERMANY , SWITZERLAND , AUSTRIA , BELGIUM , HOLLAND , LUXEMBOURG , SPAIN , PORTUGAL, DENMARK , SWEDEN , NORWAY , IRELAND , HUNGARY フィンランド FINLAND イスラエル ISRAEL 上記以外 Except above-stated :（Ｆ）０８００－９１－３９００ :（Ｆ）８００－７－８７７６０ :（Ｆ）００－８００－３３１１９１１９ :（Ｆ）９９０－８００－３３１１９１１９ :（Ｆ）０１４－８００－３３１１９１１９ :（Ｃ）３３－１－４２－９６－４０－７０ ■日本国内の場合 Japan 日本 JAPAN :（Ｆ）０１２０－３６５２４０ ■上記各電話番号がつながりにくい場合 When the above-stated call is difficult 全世界 The whole world :（Ｃ）８１－３－３４９７－０９１５ 25 出張申請と精算時点で変更が生じた場合 （例）台風で公共交通機関がとまり、帰着できなくなったため延泊した場合等 「公務上の必要性又は天災その他やむを得ない事情」がある場合には、変更が必要にな った後、速やかに上長に連絡して下さい。また、精算書にはその旨明記して下さい。 「公務上の必要又は天災その他やむを得ない事情」とは、例えば下記の通りです。 ☆目的地での用務が予定以上に長引いた場合 ☆台風、地震等により予定していた公共交通機関が動かない場合 ☆交通事故、急病等の事情がある場合 ※旅行者は、精算書の備考欄に経緯がわかるように記載し、その事情を証明するに足る 書類（交通機関の遅延証明書等）を提出して下さい。 26 役職員の出張中の年次有給休暇について 業務に支障のない限りにおいて、事前に上長の承認を得た場合に限り下記 のとおり取得できる。 （１）出張期間が30日以内のとき、休暇日数は出張１回につき休日を除き３日以 内とする。 （２）出張期間が30日を超えるとき、休暇日数は合計して用務日数の半分以内 とする。 （３）外国人等の役職員が、家族または親族の生活拠点が存在する*近辺に出 張し、家族または親族の訪問を希望するときは、（１）の用務日数を超える休暇 日数を取得することができる。ただし、休暇日数は用務日数を超えない範囲と し、休暇の取得は年に２回までとする。 ※休暇中の日当宿泊費は支給しないが、*往復交通費は全額支給できる。 *近辺、*往復交通費の解釈は2ページ先をご覧ください。 27 依頼出張中の延長滞在について 依頼出張の場合にも前ページの取り扱いに準じて、事前に招聘セクションリーダーの承認を得た場合に限り下記 のとおり延長滞在できる。 （１）面接、セミナー等の依頼出張の場合、延長滞在日数は出張１回につき休日を除き３日以内とする。 （２）ワークショップの場合、前日到着、翌日出発を原則とするが、研究目的の場合に限り、ワークショップ担当ファ カルティの判断により、ワークショップ期間と同じ日数の範囲内で延長滞在を認めることができる。ただし、招聘講 師に関しては、前述の研究目的とは別に３日まで希望することができる。 （休日は延長日数とカウントしない。） ＜注意点＞ ※延長滞在中の日当宿泊費は支給しないが、往復交通費は全額支給できる。 ・航空券については原則としてOISTで手配するものとする。旅行者自身が立替で手配する場合は、JTBの見積額を 上限として、その上限の範囲内で支給する。 ・JTBの見積額とは、「合理的なルートで利用可能な最も安価な航空券」の前日入り翌日出発の見積額である。 ・ビジネスクラス可の旅行者がエコノミークラスで旅行する場合は、エコノミークラスの見積額がＯＩＳＴの限度額で ある。 ・また、JTBの見積額を上限として立替払いをする場合は、計算の結果がわかるように、見積額、立替額、自己負担 額を明記してください。 ※OISTは、延長滞在の期間中に発生するいかなる人的事故、傷害・死亡、諸費用、危険について責任を負わない。 28 出張中の有休、延長滞在ルールの運用 ※前ページ、前々ページのルールに関する運用方法です。 ・前ページ、前々ページのルールの目的は、役職員にあっては出張期間中に有給休暇が必要な場合、招聘者に あっては延長滞在の日数のルールを定めるものであり、交通費の支給基準を定めるものではありません。 ・家族または親族の生活拠点が存在する「近辺」とは、基本的に同一の空港の場合を意味します。 ・往復交通費は全額支給できる。の「往復交通費」とは用務地までの単純往復交通費を意味します。 (1)原則 OIST (2)例外その1 ○100 ○100 ○ × 100 滞在地 滞在地 用務地 用務地 ○ 80 OIST × × 私的滞在終了後、直接戻った方が早いかつ 安いため、用務地には戻らず、直接OISTに戻 る。 私的滞在終了後は、用務地まで戻り、通常 の出張のルートに復した後にOISTに戻る。 (3)例外その2 用務地 100 OIST ○ × 滞在地 △ 120→（100を支給） 私的滞在終了後、直接戻った方が高いが早いため、用務地には戻ら ず、直接OISTに戻る。この場合は、単純往復額を限度に支給する。 29 自宅等に宿泊する場合の交通費について 用務のある場合 （例）東京で用務があるが、近郊に自宅があるので、埼玉の自宅に宿泊する場合 自宅 用務地 空港 ○ ○ ○ OIST ※自宅に宿泊するので宿泊費を支給しない代わりに交通費を支給することができる。 用務のない場合 （例）金曜日に東京で用務が完了して沖縄に帰ることが可能だが、土、日は実家のある横浜に宿泊する場合 自宅 用務地 × 空港 × OIST ○ ※用務地→自宅→空港は私的部分であるので支給しない。 ※用務地から直接空港に向かったと仮定して仮の金額で支給することもできません。 30 「外勤」の事務処理 外勤＝片道の移動距離が80Km未満で、日帰りの旅行 ・車賃のみが発生する外勤は、当面の間、「立替金精算」で処理する ・外勤でタクシーを使用する場合は出張申請を作成し、タクシーチケット精算後、出張旅費精算 でゼロ精算処理をする→タクチケ発行者控を添付 ・外部の方の外勤についても依頼出張申請を作成し、出張旅費精算でゼロ精算処理をする→ タクチケ発行者控を添付 ※外勤で出張申請する場合は、Subjectに「外勤」または「Outside duty」と明記して下さい ※外勤が同月内に複数回ある場合は、まとめて入力でかまいません。 下記のとおり変更 外勤の場合は、出張申請を作成しない。 ・タクチケは「即支出」で処理する。 ・車賃は「立替金精算」で処理する。 31 車賃の距離数一覧表 ・車賃の計算は下記の一覧表を使用して下さい。表にない場合は、マップファン等で距離を調べて、距離が明記されたページ を印刷して提出してください。→ http://www.mapfan.com/ ・車賃は1kmあたり20円が支給されます。1km未満の端数はそのままで計算して下さい。（国外についても同様とします） ・ｼｽﾃﾑの入力： 「摘要」欄へ 外勤：出発地：目的地：Km：目的を記載 （例：外勤：OIST→県庁往復：88km：研修） ・車賃の他に業務で使用した高速道路料金、駐車場代も支給されます。（領収書が必要） ＜キャンパス、IRP、SH＞ ＜自宅⇔空港＞出張で自宅から空港に行く場合の各居住市町村からの距離表 出発地 到着地 49 宜野湾市 那覇空港 20 那覇空港 75 中城村 那覇空港 22 金武町 那覇空港 55 西原町 那覇空港 17 37 宜野座村 那覇空港 61 与那原町 那覇空港 14 44 うるま市 那覇空港 40 那覇市 那覇空港 8 6 沖縄市 那覇空港 32 南風原町 那覇空港 11 IRP 22 読谷村 那覇空港 31 豊見城市 那覇空港 6 SH 那覇空港 48 嘉手納町 那覇空港 27 糸満市 那覇空港 11 IRP 那覇空港 29 浦添市 那覇空港 12 八重瀬町 那覇空港 19 IRP 琉球大学 17 北中城村 那覇空港 25 南城市 那覇空港 19 北谷町 那覇空港 21 出発地 出発地 到着地 到着地 キロ数 ｷｬﾝﾊﾟｽ 那覇空港 49 恩納村 那覇空港 ｷｬﾝﾊﾟｽ SH 3 名護市 ｷｬﾝﾊﾟｽ IRP 20 ｷｬﾝﾊﾟｽ 琉球大学 ｷｬﾝﾊﾟｽ 県庁 ｷｬﾝﾊﾟｽ 恩納村役場 SH キロ数 キロ数 32 個人精算の発生しない出張について ・個人口座への支払いはないが、業者からの請求書支払いがある場合 →出張申請作成→精算請求はゼロ円なので作成せず、請求書精算処理→クロージング ※請求書はTravel#に紐づけて入力 ・個人口座への支払いも、業者からの請求書支払いもない場合 （全額先方負担の場合等、旧システムの「伺いのみ」に相当） →出張申請作成→精算請求はゼロ円なので作成せず→クロージング ※書類印刷、提出は不要 33 オープンジョーについて 「オープンジョー（open jaw）」とは、目的地との単純往復ではなく、発着空港が異なる場合を言い、 依頼出張ではよくあるパターンです。 （例1）大阪→沖縄（OIST)→東京→大阪 招聘者を大阪から招聘するが、OIST用務終了後、次の用務地である東京へ向かう （例2）英国→香港→沖縄(OIST)→米国→英国 招聘者を海外から招聘するが、OIST用務終了後、次の用務地である米国へ向かう オープンジョーの場合は、以下のいづれかの方法で支給することになります。 まずは、復路分を次の目的地の招聘者が費用負担してくれないかを確認して下さい。 その後、会計課で判断しますので、お手数ですが、都度お問い合わせください。 1. OIST用務の直前直後の2区間分を支給する。 2. 招聘者の居住地等との単純往復額を限度として支給する。 （例1）大阪→沖縄（OIST)→東京→大阪 1.の場合、大阪→沖縄→東京の2区間を支給する。 2.の場合、大阪と沖縄の単純往復額を限度として支給する。 （例2）英国→香港→沖縄(OIST)→米国→英国 ・他機関と按分する場合は、領収書のコピー、按分計算過程を明記して下さい。 ・通常は世界一周としてまとめて購入した方が全体として安価になります。その場合は、 距離で按分し、OIST負担額を算出します。 ※その他、イレギュラーなケースは会計課に事前にご相談ください。 34 ストップオーバーについて 「ストップオーバー（途中降機、stopover）」とは、航空機で目的地に向かう途中の乗継地で24時間以 上滞在する場合を言います。乗継の為にやむなく1泊する場合はストップオーバーではありません。 ストップオーバーする場合は、出張申請で事前承認を得てください。 （例）英国→香港（滞在）→沖縄(OIST) 招聘者を英国から招聘するが、OIST用務に関係なく香港で24時間以上滞在する OISTの旅費支給対象範囲 OISTは追加で発生するストップオーバーの費用は支給しません ・通常の旅程に比べて航空運賃に追加費用が発生する場合は、その差額を明確にしたうえで自己負 担としてください。（OIST指定業者の場合は追加負担分をクレジットカードで決済して下さい。立替払 いの場合は、通常の旅程の場合との差額を明記したうえで、通常の旅程分だけをOISTに請求して下 さい。） ・滞在期間中の日当宿泊費は支給しません。 35 旅費にかかる源泉徴収について ※OIST被雇用者以外の方の旅費は所得税の源泉徴収の対象となります。(面接除く) ・源泉対象項目：定額で支払われる日当及び宿泊費 「宿泊費」が招聘者に対して定額で支給されるものではなく、OISTからホテル等に直接支払われる場合や、実費を立替払いする場合 には、所得に該当しないため源泉対象になりません。 ・源泉対象者：被雇用者以外の国内居住者は10％、国内非居住者は20％ ＜国内非居住者の定義＞ ①日本国内に住所も居所も有していない者 ②日本国内に住所が無く、かつ日本に引き続き居所を有している期間が１年未満の者 ※日本人でも１年以上海外に居住しているものは非居住者となります。 ・源泉対象旅費：予算科目では「招聘旅費（その他）」→４ページ目「定義」の２（４）を参照 「招聘旅費（面接）」の場合は、源泉対象にはなりません。 ●免税措置を受けるためには 海外からの招聘者等、非居住者は旅費に20%の所得税が一律課税されますが、日本との二国間租税条約の締結国については、本人へ の支払いの前に名護税務署へ必要書類を届け出ることにより、日本国内での課税を免れることができます。 ※租税条約締結国以外の居住者は、一律課税（源泉徴収20%）されます 租税条約締結国居住者であれば、「租税条約に関する届出」（次ページ参照）を行うことで日本国内での課税を免れる事が出来ます。 36 租税条約に関する届出に必要な提出書類 書類提出および管理については各ユニット/セクションで行ってください。 ①租税条約に関する届出書（国税庁様式７）正副各１部 ※招聘者の自筆サインが正副各１部ともに必要です。 ②パスポート（写） （氏名が分かるページ、入国・上陸許可スタンプのページ） ※届出書は入国の日以後最初にその報酬を受ける日の前日までに届け出る必要がありますので、速やかに 名護税務署へ御提出ください。 租税条約に関する届出書様式7or様式8→http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/joyaku/mokuji2.htm 米国、英国から招聘する場合 ※米国、英国から招聘する場合、租税条約の届出に必要な「居住者証明」の取得に非常に時間がかかるため 早期に招聘計画を立案し、招聘者に対し本人自身が母国で日本入国前に居住者証明を取得する必要がある 旨を前もって連絡ください。 また、上記①、②に加えて、下記書類が必要になります。 ③特典条項に関する付表 ④居住者証明→米国：IRSが発行する居住者証明書（Form6166） 特典条項に関する付表→http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/joyaku/annai/5320/01.htm 37 年度をまたぐ旅費について ※年度をまたぐ旅費は、各年度に分割して計算します。 （例）2012/3/30から2012/4/12までの出張の場合 →3/30～3/31までの旅費は旧年度の予算から、4/1～4/12までの旅費は新年度の予算から支出する。 ①システムの入力 ・年度別に出張申請を2つ作成する。それぞれのコメント欄にTravel#と期間3/30～4/12の出張と記載する。 ・予算の枠取りはそれぞれの年度分だけを入力する。 ・3/31までの分の旅費は速やかに精算請求をして下さい。 ②ANA/JALについて ・搭乗ベースで請求書がくるので、3月分は3月のTravel＃に、 4月分は4月のTravel＃に紐づけてください。 ③JTBについて ・発券ベースで請求書がくるので、4月以降の搭乗分は2/1以降に発券して下さい。 ④概算払いについて ・旅行期間とその旅行開始直前10日間の準備期間とを通じた期間が年度をまたぐ場合の旅費は、前会計年度の支出予算か ら概算で支出できます。 （外国旅行に限る） ・返納が発生しない範囲の金額で概算払いを行ってください。 38 書類への押印/サイン廃止について（依頼出張、謝金） ・業務の簡素化の観点から、依頼出張における旅費精算請求書、謝金請求書の 押印/サインは廃止とします。 （役職員の場合は、押印/サインが必要です。） ・ただし、謝金は、辞退される場合があるので、事前に支払うことを確認しておくこと。 ・システム上では、予算責任者が承認しますので、その承認を以って確認がされたと みなします。 39 新旧対照表① 出張申請 項目 旧 役職員の出張申 ・会計、人事、総務、直属上司の承認 請 ・紙とシステム両方 ・紙は先に会計課に提出 依頼出張申請 新 ・予算責任者と直属上司の承認 ・システムだけ ・紙は会計課を通らないが、精算時に精算書と一緒 に会計課に提出 ・会計、人事、総務に加えて、直属上司、 ・予算責任者と招聘セクションリーダーの承認 教授（部長）以上は理事の承認が必要 ・システムだけ ・紙とシステム両方 ・紙は会計課を通らないが、精算時に精算書と一緒 に会計課に提出 同伴者等 ・明記なし （赴任の場合を 除く） ・伺書を別に作成、振込口座も別 出張期間変更 ・精算前であればシステム変更可能 ・システムで変更不可、精算請求コメント欄に記載 経費不要の出 張申請 ・旧システムでは「伺いのみ」で出張申 請を作成 ・書類を印刷して会計課に提出 ・出張申請or依頼出張申請を作成 ・出張完了後にそのままクロージング処理 ・書類は印刷、提出しない 40 新旧対照表② 出張精算 項目 旧 新 役職員 ・旅行者、承認者、財務部長が捺印 ・精算書への捺印は旅行者のみ 依頼出張 ・旅行者、承認者、財務部長が捺印 ・旅行者の捺印/サイン原本が必要 ・請求書が必要 ・精算書への捺印は不要 航空券半券 ・すべて原本を回収 ・OIST指定業者を使う場合は回収不要 ・OIST指定業者以外は原本必要 新幹線 ・領収書不要 ・領収書必要 特急料金 ・100km未満は不可 ・京都～関空の99.8kmは可 ・その他100km未満でも合理的な場 合は予算責任者の承認で支出可 ・請求書は不要 41 新旧対照表③ 日当・宿泊費 項目 旧 新 海外から招聘し ・海外からのゲストが国内に滞在する場合は、 ・海外からのゲストが国内に滞在する場合は、 国外出張の支給単価 国内出張の支給単価 たゲスト・客員 教授の日当・宿 泊費 同一場所で30日 ・30日までは100%支給、31日目以降は60%の ・初めから30日を超える予定の出張の場合は、1 支給 日目から60%の支給 を超える長期出 張の場合 ・出張途中で旅行期間延長によって30日を超える ようになった場合は、31日目以降は60%の支給 →リンク：PRP29.3.8.1 国外の指定都市 ・旧規程のとおり ・PRPに規定のある43都市 →リンク：旅費単価表 42 新旧対照表④ その他 項目 旧 新 学会参加費 ・立替または請求書払いで処理 ・旅費精算、立替または請求書払いで処理 会議費 ・アルコール飲料の提供について特に明記なし ・アルコール飲料の提供について理事長／学長の承認 ・参加する役職員数は外部の人数を超えてはなら が必要 ない、超える場合は都度決裁 ・外部の方１名につき、OIST役職員は４人まで参加で きる タクチケ ・社内便で送付 ・使用記録は各ユニットで管理 ・社内便不可、手渡し ・使用記録を会計セクションに提出 謝金 ・請求書にサイン要 ・請求書のサイン不要、ただし、印刷は必要 43 ANA@Desk について ＵＲＬ：https://wb.biz.ana.co.jp/ の「承認者はこちら」のボタンから入ってください。 企業ＩＤ：oistsc → 2012.2.1から oist に変更となります。 企業パスワード：oistsc → 2012.2.1から oist に変更となります。 承認者ID：各個人に配付（忘れた場合は会計課に連絡） ①予約について ・「会員番号」とはANAマイレージバンクの番号を登録している人のことです。それ以外の方は、ビジターとして予約をお願いし ます。 ANAマイレージバンクの番号を登録したい場合は会計課に連絡して下さい。 ②運賃について http://wb.biz.ana.co.jp/sales/ ・東京（羽田、成田）⇔沖縄、大阪（関空、伊丹、神戸）⇔沖縄は「ビジネスリピート」を使用して下さい。 ・東京⇔沖縄、大阪⇔沖縄以外で往復する場合は、「出張＠割」または「往復運賃」を使用して下さい。 ・東京⇔沖縄、大阪⇔沖縄以外の片道に搭乗する場合は、「普通運賃」を使用して下さい。 ・旅割、スーパー旅割等も使用可能ですが、発券後の変更ができませんので、十分注意の上、予約して下さい。 ③精算について ・ANA＠Deskで発券したものは搭乗月ベースで精算されます。月末で締めて翌月初旬に、会計課から各部署ごとにメールで利 用明細が届きます。 ・利用明細が届いたら、コアシステムの「請求書精算」からそれぞれのTravel#に紐づけて入力して下さい。（詳細は「請求書精 算」のページで説明。） ・精算時に使用する業者名は＃ 90000630 ANAセールス株式会社です。 44 JAL Onlineについて ＵＲＬ： https://john.jal.co.jp/web_john/login2.jsp ＩＤ：各個人に配付（忘れた場合は会計課に連絡） パスワード：各個人に配付（忘れた場合は会計課に連絡） 3か月間ログインの無い場合はロックされる ①運賃について http://wb.biz.ana.co.jp/sales/ ・東京（羽田、成田）⇔沖縄、大阪（関空、伊丹、神戸）⇔沖縄は「eビジネス6」を使用して下さい。 ・東京⇔沖縄、大阪⇔沖縄以外で往復する場合は、「JALビジネスきっぷ」または「往復割引」を使用して下さい。 ・東京⇔沖縄、大阪⇔沖縄以外の片道に搭乗する場合は、「普通運賃」を使用して下さい。 ・東京⇔沖縄、大阪⇔沖縄を含んだ「乗継割引」の場合は、「eビジネス6」が使えませんので、全路線を「乗継割引」で発券して 下さい。 ・特便割引、先得割引等も使用可能ですが、発券後の変更ができませんので、十分注意の上、予約して下さい。 ②予約について ・「会員番号」とはJALマイレージバンクの番号を登録している人のことです。それ以外の方は、「ゲスト」として予約をお願いし ます。 JALマイレージバンクの番号を登録したい場合は会計課に連絡して下さい。 ③精算について ・JAL Onlineで発券したものは搭乗月ベースで精算されます。月末で締めて翌月初旬に、会計課から各部署ごとにメールで利 用明細が届きます。 ・利用明細が届いたら、コアシステムの「請求書精算」からそれぞれのTravel#に紐づけて入力して下さい。（詳細は「請求書精 算」のページで説明。） ・精算時に使用する業者名は＃ 90000950 株式会社ＪＡＬマイレージバンクです。 45 JTB-CWT について ※JTB－CWT（http://www.jtb-cwt.com/）は国外出張の航空券を手配する際に使用して下さい。 ①予約について 予約には下記の3つの方法があります。 ・電話： 03-5245-9394 担当：河野、三木 営業時間：9:30-17:30 ・ﾒｰﾙ： [email protected] ・ﾈｯﾄ予約（B+PLUS）※ただし、現状ではﾌﾞﾗｳｻﾞとしてIEのみ利用可です。 ＵＲＬ： https://bplus.jtbcwt.com/Bplus/main/172422/Bplus_JP.aspx?CORPORATEID=1zqqAPM6Jng%24&LANG=LFNXegKk4Hc%24&pageHash=1A1C 4BAA461EF7BA014D6B404B4AD227 ＩＤ：各個人に配付（忘れた場合は会計課に連絡） パスワード：各個人に配付（忘れた場合は会計課に連絡） B+PLUSの操作ﾏﾆｭｱﾙ、ｲﾝﾊﾞｳﾝﾄﾞ予約ﾌｫｰﾑは→http://finance.oist.jp/ja/erp_index.html ②精算について ・JTB－CWTで発券したものは発券月ベースで精算されます。月末で締めて翌月初旬に、会計課から各部署ごとにメールで利 用明細が届きます。 ・利用明細が届いたら、コアシステムの「請求書精算」からそれぞれのTravel#に紐づけて入力して下さい。（詳細は「請求書精 算」のページで説明。） ・精算時に使用する業者名は＃ 90001240 株式会社ｼﾞｪｲﾃｨｰﾋﾞｰﾋﾞｼﾞﾈｽﾄﾗﾍﾞﾙｿﾘｭｰｼｮﾝｽﾞです。 46 タクシーチケットについて ①タクシーチケットについて ・タクシーチケットは会計課の金庫に保管しています。必要に応じてユニットおよび使用頻度の高いセクションには１冊、使用頻度の 低いセクションには都度お渡しします。 ・タクシーチケットは金券と同じですので、社内便でお送りすることはできません。お手数ですが、会計課まで取りに来てください。 ・タクシーチケットは各ユニット/セクションで鍵のかかる引出やキャビネット等で厳重に保管し、使用記録をつけてください。 ・タクシーチケットには6ケタの固有番号がついており、会計課では配布先を記録していますので、無断で他ユニット/セクションに渡さ ないようにお願いします。 ②タクシーチケットの内容記載について ・会社名→「ＯＩＳＴ」または「沖縄科学技術大学院大学」 ・得意先コード→次ページを参照 ・会社名と得意先コードの上の空欄にユニット/セクション名を記載して下さい。 ※上記はゴム印を作成して押印しても構いません。 ・経路、署名等は降車時までに各ユニット/セクションまたは旅行者が記載して下さい。 ・金額は降車時に旅行者が記載して下さい。 ※２枚つづりになっていますので、青色を降車時にドライバーに渡し、白色は旅行者が保管の上、旅費精算時に添付して下さい。 ・外勤で使用した場合は、白色は旅行者が保管の上、各ユニット/セクションで保管して下さい。 ③精算について ・タクシーチケットは毎月25日で締めて翌月初旬に、会計課から各部署ごとに社内便等で利用明細が届きますが、「沖縄乗用自動車 事業協同組合」という企業が一括管理している関係上、使用日から請求日まで最大で約2か月ほどの遅れが生じます。 ・利用明細が届いたら、コアシステムの「請求書精算」からそれぞれのTravel#に紐づけて入力して下さい。（詳細は「請求書精算」のページで説明。） ・精算時に使用する業者名は#90000470 沖縄乗用自動車事業協同組合です。 47 タクシーチケット管理簿 ※1冊単位で受け取っている各ユニット/課は、個人への払出を記録して、会計課に提出して下さい。 都度受け取っている場合は、会計課で記録します。 48 JAL/ANA/タクシーチケットコード一覧 JAL/ANA発券部署名 ｺｰﾄﾞ 名称 ﾀｸｼｰﾁｹｯﾄ番号 バスチケット番号 100 学長室 240-1 101 情報技術 240-1 102 BOG 240-1 103 BOC 240-1 200 プロボーストオフィス 240-2 201 図書館 240-2 202 認可申請・大学評価 240-2 300 研究科長オフィス 240-3 301 アカデミックサービス 240-3 302 学生支援 240-3 303 教務サポート 240-3 400 副プロボースト 240-34 470 ＳＴＧ 240-34 471 研究安全 240-34 472 ＯＴＣ 240-34 473 シーケンシング 240-34 474 動物支援 240-34 475 SCS 240-34 476 外部研究資金セクション 240-34 477 生物研究支援 240-34 478 物理研究支援 240-34 500 アドミコンプライアンス部 240-5 600 財務総務部 240-6 601 HR 240-31 602 採用 240-70 603 赴任 240-71 604 会計 240-6 605 調達 240-6 606 240-6 607 事業開発 TLO 700 施設建設部 240-8 701 キャンパス建設 240-8 702 施設運用 240-8 703 施設管理 240-8 800 コミュ＆広報部 240-11 801 ワークショップ 240-11 900 監事 240-16 240-6 JAL/ANA発券部署名 ｺｰﾄﾞ 名称 402 ｱｰﾊﾞｽﾉｯﾄ U 404 ﾊﾞﾝﾃﾞｨ U 405 ﾌﾞｯｼｭ U 406 ﾁｬｶﾗﾎﾞﾃｨ U 407 ﾀﾞﾆ U 408 ﾃﾞｼｭｯﾀｰ U 410 銅谷 U 411 ｴｺﾉﾓ U 413 ｺﾞﾘﾔﾆﾝ U 414 氷上 U 415 石川 U 416 磯田 U 417 ｲｪﾝｹｺﾀﾞﾏ U 418 北野 U 419 ｺﾝｽﾀﾝﾁﾉﾌ U 420 ｸﾝ U 421 ﾗｽｶﾑ U 422 ﾏﾙｹｽ-ﾗｺﾞ U 423 丸山 U 424 政井 U 425 ﾐｹｪｴﾌﾞ U 426 ﾐﾗｰ U 427 御手洗 U ﾀｸｼｰﾁｹｯﾄ番号 バスチケット番号 240-19 240-54 240-49 240-51 240-50 240-20 240-7 240-56 240-32 240-38 240-58 240-37 240-26 240-28 240-43 240-36 240-40 240-59 240-12 240-15 240-29 240-24 240-27 JAL/ANA発券部署名 ｺｰﾄﾞ 名称 428 ﾆｺｰﾏｯｸ U 429 ﾌﾟﾗｲｽ U 430 ﾁｰ U 431 ｻﾏﾃ U 432 佐藤 U 433 佐瀬 U 434 ｼｬﾉﾝ U 435 新竹 U 436 ｼﾝｸﾚｱ U 437 ｽｺｸﾞﾗﾝﾄﾞ U 438 ｿｰﾜﾝ U 440 高橋 U 441 田中 U 442 外村 U 443 ﾄﾘｯﾌﾟ U 444 ｳﾞｧﾝｳﾞｧｸﾀｰ U 445 ｳｨｯｹﾝｽ U 446 ｳｫﾙﾌ U 447 山本 U 448 柳田 U 449 杉山(矢崎) U 450 ジョイア U 469 銅谷 U新学術 更新日：2012.1.17 ﾀｸｼｰﾁｹｯﾄ番号 バスチケット番号 240-60 240-23 240-45 240-21 240-25 240-41 240-48 240-47 240-14 240-30 240-44 240-22 240-13 240-10 240-18 240-35 240-17 240-46 240-39 240-9 240-42 240-62 240-7 49 リムジンバスについて ①リムジンバスについて ・リムジンバスチケットは会計課の金庫に保管しています。必要に応じて都度お渡しします。メールで利用区間、利用日、利用者名をお知 らせください。 ・リムジンバスチケットは金券と同じですので、社内便でお送りすることはできません。お手数ですが、会計課まで取りに来てください。 ・リムジンバスチケットは各ユニット/セクションで鍵のかかる引出やキャビネット等で厳重に保管し、使用記録をつけてください。 ・リムジンバスチケットには固有番号がついており、会計課では配布先を記録していますので、無断で他ユニット/セクションに渡さない 紙チケット廃止、Ｅ-チケットに移行 ・料金はシーサイドハウスから那覇空港まで1,710円です。 （2012.3.9から）次頁参照 ようにお願いします。 ②リムジンバスチケットの内容記載について ・リムジンバスチケットに「発行者印」が押印されているかどうか確認して下さい。押印の無い場合は会計課で押印をしてください。 ・２枚つづりになっていますので、乗車券を降車時にドライバーに渡し、発行者控は各ユニット/課で保管、旅費精算時に添付して下さい。 ③精算について ・リムジンバスは毎月月末で締めて翌月初旬に、会計課から各部署ごとに社内便等で利用明細が届きます。 ・利用明細が届いたら、コアシステムの「請求書精算」からそれぞれのTravel#に紐づけて入力して下さい。 （詳細は「請求書精算」のページで説明。） ・精算時に使用する業者名は＃ 90001306 空港リムジンバス案内センターです。 ※リムジンバスチケットを私用で使いたい場合は、ＯＩＳＴカフェぴぱらで購入して下さい。 50 リムジンバスＥ-チケットについて 保存先リンク P:¥Shared¥Limousine Bus Ticket Pドライブにアクセスできない方は、西銘さんが発行しますので、メールで依頼して下さい：[email protected] ※業務用のE-チケットは上記保存先でチケット番号を取得し、各自で作成して使用 して下さい。個人使用の場合は、OISTカフェにて現金で購入して下さい。 51 リムジンバス利用促進について Approx. cost & time Taxi 10,000 yen 60 min Private Car 980 yen 60 min (+Parking & Express way) Bus 1,710 yen 75-90 min OIST 推奨交通機関 ※2012/6/1（予定）からはキャンパス内にバス停が設置されます。１名での出張 やバス営業時間内はタクシーではなく積極的にバスを利用して下さい。 ※バス停が設置されるまでは、「グランドパーク前」および「シーサイドハウス前」 が最寄りの駅となっています。パーク＆ライドもぜひご活用ください。 52 恩納村の宿泊施設について 施設名 室数 距離 ﾀｸｼｰ料金 コンタクト先 料金・税サ込 （ローシーズン） サンマリーナホテル http://www.ishinhotels.com/s unmarina-hotel/jp/ 200 2.7km 680円 予約専用電話 098-965-2413 インターネットありの部屋 13100円 インターネットなしの部屋 11000円 ｶﾌｰﾘｿﾞｰﾄﾎﾃﾙ http://www.kafuu-okinawa.jp/ 121 3.0km 740円 098-964-7000 ﾘｻﾞﾝｼｰﾊﾟｰｸﾎﾃﾙ谷茶ﾍﾞｲ http://www.rizzan.co.jp/ 558 2.1km 560円 AJ 恩 納 ﾋﾞﾙﾘｿﾞｰﾄﾎﾃﾙ http://www.aj-onna-biruresort.com/ 44 11km 2,500円 料金・税サ込 （ハイシーズン） 請求方法 備考 TBD - 交渉中 手配者宛に都度 請求書送付 ﾈｯﾄ有無で料金 異なる 朝食付13100円 素泊 11100円 TBD - 交渉中 手配者宛に都度 請求書送付 朝食有無で料 金異なる 098-964-6611 朝食付13100円 TBD - 交渉中 手配者宛に都度 請求書送付 素泊まりはなし 098-964-1130 平日10500円 土祝前11000円 TBD - 交渉中 手配者宛に都度 請求書送付 長期滞在向き、 遠いのでレンタ カー必要、築2 年で内装キレイ いづれも朝食付 ホテルムーンビーチ http://www.moonbeach.co.jp/ 278 4.2km 920円 098-965-1020 TBD - 交渉中 TBD - 交渉中 TBD - 交渉中 恩納マリンビューパレス http://www.shj.kanehide.co.jp /mvp/top.html 152 4.0km 860円 098-965-6111 TBD - 交渉中 TBD - 交渉中 TBD - 交渉中 ﾍﾟﾝｼｮﾝﾑｰﾝｳﾞｨﾗ http://www18.ocn.ne.jp/~moo nvila/ 10 4.2km 920円 098-965-7761 朝食付 6,000円～8,000円 朝食付 9,000円 手配者宛に都度 請求書送付 シーサイドハウス 16 2.0km 500円 施設管理ｾｸｼｮﾝ 業務の場合は0円 赴任関連の場合は実費を 赴任手当から控除 業務の場合は0円 赴任関連の場合は実 費を赴任手当から控除 ｼｰｻｲﾄﾞﾌｧｶﾙﾃｨﾊｳｽ 1 2.7km 680円 施設管理ｾｸｼｮﾝ 業務の場合は0円 赴任関連の場合は実費を 赴任手当から控除 業務の場合は0円 赴任関連の場合は実 費を赴任手当から控除 プリンスプラージュ 4 4.2km 920円 人事グループ 赴任チーム 業務の場合は0円 赴任関連の場合は実費を 赴任手当から控除 業務の場合は0円 赴任関連の場合は実 費を赴任手当から控除 インターネット・ 朝食付 53 恩納村での宿泊手配について １．基本的には、まず、前ページのリストをもとに１３１００円以内で宿泊できるホテルを探してください。 よく使用されているのは、サンマリーナ、カフー、リザンシーあたりです。 ２．１３１００円以内の宿泊施設がどうしても見つからない場合は、例外としてローシーズンは１５２００円までハイ シーズンは２００００円まで支出できます。 ただし、精算方法はホテルからの直接請求払いとしてください。また、ゲストが立て替えた場合は領収書を提出し てもらって実費精算することも可能です。 ３．定額で支給する場合は、１５２００円/２００００円ではありません。ゲストは１３１００円、学生は１１１００円を支 給します。（この場合は、１０％または２０％が所得税として源泉徴収されますので手取り額は少なくなります。） 54 サンマリーナホテルについて サンマリーナホテル http://www.ishinhotels.com/sunmarina-hotel/jp/ ＜基礎データ＞ ・客室数：200室（無線LAN接続可能、客室は7-9階ﾊｲﾌﾛｱｰとﾌﾛﾝﾄﾛﾋﾞｰ回り） ・ﾁｪｯｸｲﾝ：14時から、ﾁｪｯｸｱｳﾄ：11時まで ・タクシー料金：約680円（ｷｬﾝﾊﾟｽ⇔ﾎﾃﾙ間） ・よくある質問： http://www.ishinhotels.com/sunmarina-hotel/jp/faq/index.html ＜OIST向け価格＞（7、8月、特日除く）（税・ｻ込） ・基本客室2～5F：1泊朝食付で11,000円、2名の場合は平日5,250円追加、土祝前5,775円追加 ・ﾊｲﾌﾛｱｰ7～8F： 1泊朝食付13,100円 ＜予約方法＞ ・予約専用電話： 098-965-2413 （9:00～18:00） ・メール： [email protected] ・必要事項：宿泊者名、日程、禁煙or喫煙（禁煙ﾙｰﾑは数に限りあり不可時消臭対応） 請求書送付先ﾕﾆｯﾄ/ｾｸｼｮﾝ/担当者名、手配者の連絡先、請求払いかﾎﾃﾙ払いかの明記 （業務上のｹﾞｽﾄはすべてOIST宛の請求書払いにしてください。業務外の同伴者等については、各自ﾎﾃﾙで精算して下さい。） ・大人数、特別注文等は、事前に、宿泊担当ﾏﾈｰｼﾞｬｰ佐次田様、宿泊担当島袋様に相談して下さい。（電話：098-965-2413） ＜請求書について＞ ・サンマリーナからの請求書は都度、見積書とセットで予約手配者に送られてきます。 ・旅費精算の「請求書精算」から処理して下さい。 55 レンタカー（法人契約） オリックスレンタカー http://car.orix.co.jp/ H24年4月16日よりオリックスレンタカーと法人契約を結び、一般価格より安価なＯＩＳＴ価格で利用できるようになりました。 ＜基礎データ＞ ・沖縄県内に約１５の営業所 オリックスレンタカー那覇法人会員・プライム会員専用カウンター 8:00-23:00 Tel：098-859-2966 オリックスレンタカー恩納店（サンマリーナホテルとなり）8:00-19:00 Tel：098-965-3695 ＜OIST向け価格 沖縄県内の価格（離島含む）＞ ・基本的に24時間まで４０００円（マーチ、ヴィッツ、デミオ同等クラス）、追加１日ごとに４０００円増し ・英語カーナビ付、英語マニュアルあり（ターミナルからの移動方法も含めて） ・県内各営業所およびOISTキャンパスでの乗り捨て可能 ＜予約方法＞ ・電話： 098-859-2966 ・メール： 確認中 ・必要事項：利用者名、日程、請求書送付先ﾕﾆｯﾄ/ｾｸｼｮﾝ/担当者名、手配者の連絡先 ・クイックチェックシート→予め旅行者に記載して頂くことによって、スムーズなチェックインが可能 ＜請求書について＞ ・オリックスレンタカーからの請求書はその都度手配者に送られてきます。 ・プライベート使用を含む場合は按分して各旅行者がお支払いください。 ・システム処理→旅費精算の「請求書精算」から処理して下さい。 56 請求書精算について① システムでの旅費に係る業者払いの請求書精算の入力方法について説明します。業者からの請求書に基づいて 支払う場合は、それぞれの経費をTravel#に紐づけて入力します。大別すると以下の2種類のものがあります。 （１）月締め精算 会計課から各ユニット/セクション宛に請求書や明細が送られてくるもの →ANA、JAL、JTB、NTA、タクチケ、リムジンバス ・明細を受け取ったら、まず自分のユニット/セクションの経費であるかどうか内容を確認してください。 ・明細に相違がある場合は、会計課にご連絡ください。 ・業者への支払いは毎月末日に行われます。 （２）都度精算 業者から各ユニット/セクション宛に請求書が送られてくるもの →上記以外すべて（例）ホテル、タクチケ以外のタクシー、月締め以外の航空券等 ・請求書が来るたびに都度ｼｽﾃﾑ入力し、請求書を会計課旅費担当に提出して下さい。 ・業者への支払いは毎月末日に行われます。 ※この頁は請求書で業者払いする場合についての説明です。個人口座への支給分は、「精算請求に必 要な書類」の頁を参照して下さい。 57 請求書精算について② システム入力方法 コアシステムのメインメニュから、４．出張申請・旅費精算、次に、５．請求書精算と進みます。 ＜ヘッダーの入力＞ ・Request Date→（例）11/1（11月分請求書の場合は11/1を選択します。） ・Subject→（例）ANA for Nov : xxx Unit ・Pay to → ANAの場合は、ANAセールス株式会社、 JALの場合は、株式会社ＪＡＬマイレージバンク タクチケの場合は、沖縄乗用自動車事業協同組合 リムジンバスの場合は、空港リムジンバス案内センター JTBの場合は、株式会社ｼﾞｪｲﾃｨｰﾋﾞｰﾋﾞｼﾞﾈｽﾄﾗﾍﾞﾙｿﾘｭｰｼｮﾝｽﾞ NTAの場合は、株式会社 日本旅行 上記以外の場合は、検索ボタンから、個々の請求書に記載のある業者名を選択して下さい。 ・Invoice No→業者略称＋年＋月の定型を入力します。 （例）ANAで2011年12月の場合は、ANA201112 JALで2011年12月の場合は、JAL201112 タクチケで2012年1月の場合は、TAXI201201 リムジンバスで2012年2月の場合は、BUS201202 JTBで2012年3月の場合は、JTB201203 NTAで2012年3月の場合は、NTA201203 上記以外の場合は、個々の請求書に記載のある請求書番号を入力して下さい。 58 請求書精算について③ → 前頁の続き ＜明細の入力＞ ・Travel No.は、？マークボタンから入って検索し、紐づけるTravel No.を選んでください。 ・予算科目はすべてTravel No.から引き継がれて自動入力されます。 選択肢としては、国内旅費、外国旅費、招聘旅費（その他）、招聘旅費（面接）、赴任旅費の５種類のみです。予算 科目に誤入力がある場合は、会計課で修正します。 ・勘定科目は新システムでは入力不要です。ユーザ側では表示されません。 ・税区分について、国内は課税5%、国外は不課税、ビザ・保険料は非課税を選択して下さい。 誤入力がある場合は、会計課で修正しますが、行の追加/削除が必要な場合は却下して修正してもらうことになり ます。 ＜最終確認＞ ・入力が終わったら、請求書や請求明細の額と画面上の合計金額があっているか確認して下さい。 ・金額があっていれば、「実行」または「Execute」を押して、上司承認（Budget Holder）に進んでください。 ＜提出書類＞ ・月締めのANA、JAL、JTB、NTAの場合は何もありません。 ・月締めのタクチケ、リムジンバスの場合は、会計課から送られてきた乗車券の控えをA4用紙に糊付けし、明細と 一緒に会計課に提出して下さい。 ・都度精算の場合は、請求書にTravel#を記載して、会計課旅費担当に提出して下さい。 59 簡易フローチャート（旅費） 出張/依頼出張申請 旅費精算 （個人口座への振込） 請求書精算 （業者への支払い） ・出張の事前申請のｼｽﾃﾑ入力 ・予算の枠取り ・予算責任者と上長等の承認 ・申請時は会計課は通らない 日当・宿泊費 交通費、立替金 月締め：ANAJALJTB等 出張申請精算完了 （クロージング） 単発請求：ホテル等 ＜旅費精算＞ ・帰着後速やかにｼｽﾃﾑ入力 ・予算責任者と会計課の承認 ・会計課で書類チェック（伺書＋精算書） ・支払は毎週金曜日 ・ｼｽﾃﾑでｸﾛｰｼﾞﾝｸﾞ処理 ・枠取りした予算の解放 （執行残のある場合） ＜請求書精算＞ ・請求書は速やかにｼｽﾃﾑ入力 ・月締め交通費の入力 ・単発請求書の入力（請求書会計課に提出） ・支払は毎月末日 60 簡易フローチャート（謝金・会議費） 謝金 謝金・報酬事前申請 ・事前申請のｼｽﾃﾑ入力 ・予算の枠取り ・予算責任者と会計課の承認 謝金・報酬支払依頼 ・支払依頼のｼｽﾃﾑ入力 ・予算責任者と会計課の承認 ・支払いは毎週金曜日 謝金・報酬支払完了 （クロージング） ・ｼｽﾃﾑでｸﾛｰｼﾞﾝｸﾞ処理 ・枠取りした予算の解放 （執行残のある場合） 会議費 会議費事前申請 ・事前申請のｼｽﾃﾑ入力 ・予算の枠取り ・予算責任者と会計課の承認 会議費支払依頼 ・支払依頼のｼｽﾃﾑ入力 ・予算責任者と会計課の承認 ・支払は毎月末日 会議費支払完了 （クロージング） ・ｼｽﾃﾑでｸﾛｰｼﾞﾝｸﾞ処理 ・枠取りした予算の解放 （執行残のある場合） 61 項目別処理方法 項目 処理方法 備考 航空券 立替の場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 保険料 精算請求（個人口座へ） ビザ 出張よりかなり前に立替えする場合→立替金精算 立替時と出張が近い場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 学会参加費 出張よりかなり前に立替えする場合→立替金精算 立替時と出張が近い場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 予防接種料 精算請求（個人口座へ） 駐車場代、高速道路代 立替の場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 インターネット代、電話代 立替の場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 キャンセル料（交通機関、ホテル） 立替の場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 レンタカー 立替の場合→精算請求（個人口座へ） 業者請求書の場合→請求書精算 出張中の通訳翻訳料 部署発注 旅費として処理しない 出張中の会場使用料/賃借料 部署発注 旅費として処理しない 出張中の研究資材購入費 部署発注 旅費として処理しない 出張中の会議費 会議費事前申請、会議費支払依頼 旅費として処理しない リンク：保険料上限額 62 ご意見・ご要望 会計セクションでは旅費、謝金、会議に関する皆様のご意見・ご要望をお伺いします。 すべてのご意見・ご要望が反映されるわけではないですが、業務の簡素化・効率化に資することは 中長期的にも検討しますので、ぜひ、ご意見・ご要望をお寄せください。 いままでに頂いた、ご意見・ご要望 ・依頼出張のサインをもらうのに労力を要する ・外勤のために出張申請を作成するのは煩雑 ・車賃の距離計算が手間である ・個人精算の発生しない旅費精算書類の印刷は紙のムダではないか？ 63
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