国立大学法人島根大学法人文書管理規則 （平成２３年島大規則第２３号） （平成２３年３月２５日制定） 〔平成２４年３月２３日一部改正〕 〔平成２５年３月２１日一部改正〕 〔平成２５年１０月１５日一部改正〕 〔平成２６年１月２９日一部改正〕 〔平成２６年３月３１日一部改正〕 〔平成２７年３月２５日一部改正〕 〔平成２７年１０月１日一部改正〕 〔平成２８年３月１５日一部改正〕 目次 第１章 総則（第１条・第２条） 第２章 管理体制（第３条－第７条） 第３章 作成（第８条） 第４章 整理（第９条） 第５章 保存（第１０条・第１１条） 第６章 法人文書ファイル管理簿（第１２条・第１３条） 第７章 移管，廃棄又は保存期間の延長（第１４条－第１６条） 第８章 点検・監査及び管理状況の報告等（第１７条－第１９条） 第９章 研修（第２０条・第２１条） 第１０章 第１章 補則（第２２条） 総則 （目的） 第１条 この規則は，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」 という。）第１３条第１項の規定に基づき，国立大学法人島根大学（以下「本学」とい う。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。 （定義） 第２条 一 この規則における用語の定義は，次のとおりとする。 ｢法人文書｣とは，本学の役員又は職員（以下「職員」という。）が職務上作成し， 又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚 によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。） であって，本学の職員が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものをい う。ただし，法第２条第５項各号に掲げるものを除く。 二 「教育・研究関係文書」とは，前号に規定する法人文書のうち教員又は教員が所 属する組織が主体となって管理するものをいう。 三 ｢法人文書ファイル等｣とは，本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人 文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を 同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法 人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。 四 ｢法人文書ファイル管理簿｣とは，本学における法人文書ファイル等の管理を適切 に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する 日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳 簿をいう。 五 「部局等」とは，各学部（総合理工学部を除く。），教育学研究科，総合理工学研 究科，法務研究科，医学部附属病院，各機構，評価室，男女共同参画推進室，広報 室，地域未来戦略センター，山陰法実務教育研究センター，監査室，総務部，企画・ 地域連携推進部，財務部，教育・学生支援部及び学術国際部をいう。 六 「講座等」とは，医学部における講座並びに医学部附属病院における中央診療施 設，特殊診療施設，薬剤部及び看護部をいう。 第２章 管理体制 （総括文書管理者） 第３条 本学に総括文書管理者を置き，事務局長又は事務組織を総括する理事をもって 充てる。 ２ 総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。 一 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製 二 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施 三 法人文書の管理に関する研修の実施 四 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置 五 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備 六 その他法人文書の管理に関する事務の総括 （副総括文書管理者） 第４条 ２ 本学に副総括文書管理者を置き，総務部長をもって充てる。 副総括文書管理者は，前条第２項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐 するものとする。 （文書管理者等） 第５条 総括文書管理者は，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者 を置き，課にあっては課長を，事務部にあっては事務長（医学部にあっては課長）を， 監査室にあっては室長をもって充てる。 ２ 文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。 一 保存 二 保存期間が満了したときの措置の設定 三 法人文書ファイル管理簿への記載 四 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等 五 管理状況の点検等 六 法人文書の作成，標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他 法 人文書の管理に関する職員の指導 ３ 本学の課，事務部及び監査室に，文書管理担当者を置き，文書管理者が指名する者 をもって充てる。 ４ 文書管理担当者は，文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。 ５ 第１項から前項までの規定にかかわらず，教育・研究関係文書の管理に当たっては， 部局等の長を文書管理者とし，当該部局等の教員を文書管理担当者とする。 ６ 前項の規定にかかわらず，医学部にあっては，講座等で保有する教育・研究関係文 書等の文書管理担当者は，講座等の長又はその代表者が指名する教員（講座等で教員 が１名（兼務を含む。）の場合は，文書管理者が兼ねる。）をもって充てる。ただし， 看護部の文書管理担当者にあっては，副看護部長をもって充てる。 （監査責任者） 第６条 ２ 本学に監査責任者を置き，監査室長をもって充てる。 監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。 （職員の責務） 第７条 職員は，法の趣旨に則り，関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び 文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。 第３章 作成 （法人文書の作成） 第８条 職員は，文書管理者の指示に従い，法第１１条第１項の規定に基づき，法第１ 条の目的の達成に資するため，本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに 本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理 に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。 ２ 別表第１に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の法人文書の 類型を参酌して，文書を作成するものとする。 ３ 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示 板等を活用し職員の利用に供するものとする。 ４ 文書の作成に当たっては，常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号），現代仮名遣 い（昭和６１年内閣告示第１号），送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号） 及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により，分かりやすい用字用語で的 確かつ簡潔に記載しなければならない。 第４章 整理 （法人文書の整理） 第９条 職員は，次項及び第３項の規定に従い，次に掲げる整理を行わなければならな い。 一 作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及 び保存期間の満了する日を設定すること。 二 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめ ること。 三 前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び 保存期間の満了する日を設定すること。 ２ 法人文書ファイル等は，本学の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的（三段 階の階層構造）に分類（別表第１を参酌し別表第３により分類）し，分かりやすい名 称を付さなければならない。 ３ 文書管理者は，別表第１及び別表第３に基づき，標準文書保存期間基準（別紙様式 第１号）を定めなければならない。 ４ 第１項第１号の保存期間の設定については，前項の標準文書保存期間基準に従い， 行うものとする。 ５ 第３項の標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては，法第２条第 ６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，１年以上の保存期間を 定めるものとする。 ６ 第１項第１号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日（以下「文 書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし，文書作成 取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の 適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。 ７ 第１項第３号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間 とする。 ８ 第１項第３号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにま とめた日の うち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日 とする。ただし，ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算 日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては， その日とする。 ９ 第６項及び前項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間 とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用 しない。 第５章 保存 （法人文書ファイル保存要領の作成） 第１０条 総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，法人文 書ファイル保存要領を作成するものとする。 ２ 法人文書ファイル保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。 一 紙文書の保存場所・方法 二 電子文書の保存場所・方法 三 引継手続 四 その他適切な保存を確保するための措置 （法人文書ファイル等の保存） 第１１条 文書管理者は，法人文書ファイル保存要領に従い，法人文書ファイル等につ いて，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなけ ればならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。 第６章 法人文書ファイル管理簿 （法人文書ファイル管理簿の調製及び公表） 第１２条 総括文書管理者は，本学の法人文書ファイル管理簿について，公文書等の管 理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５ 条に基づき，磁気ディスクをもって調製するものとする。 ２ 法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供する とともに，インターネットで公表しなければならない。 ３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合に は，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。 （法人文書ファイル管理簿への記載） 第１３条 文書管理者は，少なくとも毎年度１回，管理する法人文書ファイル等（保存 期間が１年以上のものに限る。）の現況について，施行令第１５条第１項各号に掲げる 事項を法人文書ファイル管理簿（別紙様式第２号）に記載しなければならない。 ２ 前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平 成１３年法律第１４０号。以下「情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示 情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。 ３ 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国 立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文 書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等につい て，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿（別紙様式第３号）に記載しなければな らない。 第７章 移管，廃棄又は保存期間の延長 （保存期間が満了したときの措置） 第１４条 文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表第２に基づき，保存期間 の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければな らない。 ２ 前条第１項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で， 法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。 ３ 総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文 書館の専門的技術的助言を求めることができる。 （移管又は廃棄） 第１５条 文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書 ファイル等について，前条第１項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文 書館に移管し，又は廃棄しなければならない。 ２ 文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第１６条第１ 項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用 の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で， 独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。 （保存期間の延長） 第１６条 文書管理者は，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延 長する場合は，当該法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期 間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この 場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するとき は，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならな い。 一 現に監査，検査等の対象になっているものについては，当該監査，検査等が終了 するまでの間 二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるものにつ いては，当該訴訟が終結するまでの間 三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるも のについては，当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年 間 四 開示請求があったものについては，情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から 起算して１年間 ２ 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行 上必要があると認めるときには，総括文書管理者の承認を得て，その必要な限度にお いて，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。 ３ 文書管理者は，前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合 は，延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。 第８章 点検・監査及び管理状況の報告等 （点検・監査） 第１７条 文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なく とも毎年度１回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。 ２ 監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回，監査を行い， その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。 ３ 総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要 な措置を講ずるものとする。 （紛失等への対応） 第１８条 文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合 は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。 ２ 総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のため に必要な措置を講ずるものとする。 （管理状況の報告等） 第１９条 総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の 管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。 第９章 研修 （研修の実施） 第２０条 総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うた めに必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものと する。 （研修への参加） 第２１条 文書管理者は，総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関 が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。 第１０章 補則 （細則） 第２２条 附 この規則の施行に関し必要な事項は，別に総括文書管理者が定める。 則 １ この規則は，平成２３年４月１日から施行する。 ２ 国立大学法人島根大学法人文書管理規則（平成１６年島大規則第７９号）は，廃止 する。 附 則 この規則は，平成２４年４月１日から施行し，平成２３年４月１日から適用する。 附 則 この規則は，平成２５年４月１日から施行する。ただし，この規則による改正後の国立大 学法人島根大学法人文書管理規則別表第１の情報公開，勤務状況管理，出張の項のうち職員 の出張に関する文書（外国出張に関する文書を除く。），健康管理，男女共同参画推進，次世 代育成，人事評価，資産管理，会計，資金管理，教育改善，寄附金，競争的資金の項のうち 科学研究費補助金の申請等に関する文書（内定者分），国際交流及び医療事務の項の規定は， 平成２３年４月１日から適用する。 附 則 この規則は，平成２５年１０月１５日から施行する。 附 則 この規則は，平成２６年２月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２６年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２７年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２７年１０月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成２８年４月１日から施行する。 別表第１ 事 法人文書の保存期間基準 項 業務の区分 当 該 業 務 に 係 る法 人 文 書の 類 型 保存期間 具体例 国立大学法人島根大学の組織の運営管理に関する事項 １ 管理運営 登 記 ・ 公 ・法人登記に関するもので重要 関係 印・沿革 無期限 ・登記簿 ３０年 ・関係資料 な文書 ・本学の沿革記録に関する文書 のうち重要な文書 ・公印の制定・廃止及び改刻に ・公印簿 関する文書 規 則 等 の 制 ・諸規則の制定・改廃に関する 文書 定・改廃 ３０年 ・制定・改廃関係 ・規則集 ・法令・規則・通達等で本学の ・法令集 規則の規範となる文書 ・例規集 ・審議関係 立案の検討 ・役員会，経営協議会，教育評 ３０年 議会の記録に関する文書 ・配布資料 ・教授会，大学院研究科委員会 ・議事要録・議事録 の記録に関する文書 ・ 本 学 の 基 本 構想 及 び 中期 目 ・議事要録・議事録 ・配布資料 １０年 標・中期計画に関する文書 ・計画案 ・中期目標 ・中期計画 ・基本計画 ・議事要録・議事録 ・配布資料 ・各種委員会の記録に関する文 １０年 書のうち重要な文書 ・審議関係 ・議事要録・議事録 ・配布資料 ・各種委員会の記録に関する文 ５年 書 ・審議関係 ・議事要録・議事録 ・配布資料 ・本学が主催する記念行事に関 １０年 する文書のうち重要な文書 ・会議に関する文書 ・審議関係 ・関係資料 ５年 ・審議関係 ・議事要録・議事録 ・配布資料 ・入学式，卒業式，学位授与式， ・審議関係 その他本学が主催する記念 ・関係資料 行事に関する文書 評価 ・認証評価及び国立大学法人評 １０年 価に関する文書 訴訟 ・訴訟に関する文書 ・認証評価関係 ・国立大学法人評価関係 ３０年 ・答弁書 ・準備書面 ・各種申立書 ・口頭弁論 ・証人等調書 ・書証 学長選考 ・学長選考に関する文書 ３０年 ・選考過程 学部長等選 ・学部長等の選考に関する文書 １０年 ・選考過程 組 織 の 設 ・教育，研究，診療及び事務組 織の設置並びに改廃に関す 置・改廃及 ３０年 ・計画案 考 び申請 ・議事要録・議事録 る文書 ・配布資料 ・学部・学科・講座・学科目等 文書管理 ・計画案 の設置及び改廃に関する文 ・議事要録・議事録 書 ・配布資料 ・法人文書ファイル管理簿 常用 ・法人文書ファイル管理 簿 ・法人文書ファイル等の移管又 ３０年 は廃棄の状況が記録された ・法人文書ファイルの移 管関係 帳簿 ・文書処理に関する表簿 危 機 管 理 関 ・ハラスメントに関する文書の うち重要な文書 係 ・ハラスメントに関する文書 文 部 科 学 省 ・文部科学省からの諸令達・通 達及び往復書簡のうち重要 関係 ５年 ・文書受発件名簿 ３０年 ・ハラスメント関係 ５年 ・ハラスメント関係 １０年 ・諸令達・通達 ５年 ・諸令達・通達 な文書 ・文部科学省からの諸令達・通 達及び往復書簡に関する文 書 ・文部科学省等への報告等に関 ・報告書 する文書 広報 ・本学が発行する広報・学報等 ３０年 ・刊行物 ５年 ・刊行物 ５年 ・情報公開請求 の保存用文書 ・本学が発行する広報・学報等 に関する文書 情報公開 ・情報公開・個人情報の開示に 関する文書 各 種 統 計 関 ・各種統計関係に関する文書の うち重要な文書 １０年 ・統計集 係 監査 ・各種統計調査に関する文書 ５年 ・監事監査（業務・経理に関す １０年 る文書） ・各種統計調査関係 ・監査基準案 ・監査指針案 ・基本計画案 ・内部監査に関する文書 ・内部監査報告書 ・文部科学省の実地監査に関す ・文部科学省の実地監査 る文書 関係 ・医療法に基づく立入検査に関 ・医療法に基づく立入検 する文書 査関係 ・会計検査院への提出書類 ５年 ・合計残高試算表 ・証拠書類 庶務一般 ・学内通知文書 １年 ・通知 ・学外通知 国立大学法人島根大学の教職員の人事に関する事項 ２ 人事関係 人事一般 ・人事記録・附属書類に関する 無期限 文書 ・人事記録 ・異動簿 ・職員の分限，懲戒に関する文 ・賞罰 書 ・職員の任免に関する文書のう ３０年 ・任免関係 １０年 ・任免関係 ち重要な文書 ・職員の任免に関する文書 ・教員選考審議過程における選 ５年 考記録に関する文書 ・職員の兼業に関する文書のう 係 １０年 ち重要な文書 ・職員の兼業に関する文書 ・書類審査の選考記録関 ・申請書 ・承認書 ５年 ・申請書 ・承認書 ・証明書に関する文書 栄典・表彰 ・栄典・表彰に関する文書（栄 ３年 ・在籍証明書 無期限 ・台帳関係 １０年 ・選考基準 典・表彰の授与の結果を証明 する文書） ・栄典・表彰に関する文書（栄 職員福利 典・表彰の授与の結果を証明 ・選考案 する文書を除く。） ・伝達 ・共済組合長期給付に関する文 書 １０年 ・組合関係 給与 ・職員の給与に関する文書のう ３０年 ち重要な文書 ・普通昇給を除く給与関 係 ・ 退 職 手 当 の 支給 に 関 する 文 ・退職手当決定伺関係 書のうち重要な文書 ・職員の給与に関する文書 ７年 ・申請書 ・職員の諸手当に関する文書 ・申請書 ・ 退 職 手 当 の 支給 に 関 する 文 ・源泉徴収票 書 ・給与の支給に関する文書 ５年 ・給与集計表 ・基準給与簿 ・基準給与表 ・職員の勤務の状況が記載され ・勤務時間報告書 た文書 ・給与の住民税に関する文書 ・給与口座振込に関する文書 ・法定調書 口座振込 ・給与口座振込申出書 によらな くなった 後５年 勤 務 状 況 管 ・職員の勤務状況に関する文書 ５年 理 ・始業時刻及び終業時刻 の確認並びに超過勤務 等管理簿 ・休暇簿 ・休日の振替指定簿 出張 ・職員の出張に関する文書（外 ７年 国出張に関する文書） ・旅行命令・依頼簿 ・出張報告書 ・外国出張・海外研修時 のチェックシート ・職員の出張に関する文書（外 ５年 ・旅行命令・依頼簿 国出張に関する文書を除 ・出張報告書 く。） ・自家用車の業務使用関 係 災害補償 ・災害補償に関する文書 完結後３ ・給付請求書 年 健康管理 ・職員の健康管理に関する文書 ３０年 ・健康診断個人票 ５年 ・健康診断個人票 （ 特 定 化 学 物 質の う ち 特別 管 理物質関係） ・職員の健康管理に関する文書 （特別管理物質関係を除く。） ・事後措置 男 女 共 同 参 ・男女共同参画推進に関する文 画推進 次世代育成 ５年 ・男女共同参画推進関係 ５年 ・次世代育成支援対策推 書 ・次世代育成支援に関する文書 進法関係 人事評価 ・人事評価に関する文書 ３０年 ・人事評価シート 無期限 ・登記関係 国立大学法人島根大学の会計に関する事項 ３ 会計関係 資産管理 ・不動産に関する文書のうち 重要な文書 ・土地の取得，処分，移 管関係 ・境界確認関係 ・不動産の監守に関する文書 １０年 ・監守計画関係 ・防火・防災に関する文書 １０年 ・防火・防災管理関係 ・固定資産の貸付，借入等に ５年 関する文書 ・固定資産の調査報告等に関 ・不動産貸付・借入等関 係 ５年 する文書 ・固定資産税申告関係 ・実査関係 ・減損関係 ・固定資産等の登録に関する ３年 文書 ・資産登録関係 ・工事仕分関係 ・特定償却資産目録関 係 ・固定資産等の貸付，借入等 ３年 に関する文書のうち軽易な ・不動産一時使用許可， 一時借入等関係 もの ・物品貸付・借入等関係 ・機会費用関係 ・固定資産等の取得，処分， ３年 移管に関する文書 ・土地を除く固定資産等 の取得，処分，移管関 係 ・宿舎に関する文書 会計 ・財務諸表に関する文書 ３年 無期限 ・宿舎入退居等関係 ・財務諸表 ・決算報告書 ・事業報告書 ・経理に関する帳簿（国立大 ７年 ・総勘定元帳 学法人島根大学経理規則に ・合計残高試算表 定めるもの） ・予算差引簿 ・補助簿 ・経理に関する伝票（国立大 学法人島根大学経理規則に ７年 ・振替伝票 ・入金伝票 定めるもの） ・出金伝票 ・未収伝票 ・未払伝票 ・伝票作成に係る証拠書類 ７年 ・契約関係書類 （国立大学法人島根大学経 ・納品書関係 理規則に定めるもの） ・請求書関係 ・租税に関する文書 ５年 ・消費税及び地方消費税 の申告関係 ・会計実地監査等に関する文 ５年 ・会計実地監査関係 書 予算 ・概算要求に関する文書 １０年 ・予算要求関係 ・予算配分に関する文書 ５年 ・予算要求関係 ・予算関係の調査報告に関す ・予算参考資料 る文書 ・債権管理及び収入に関する ・債権管理及び収入関係 文書 ・寄附金経理に関する文書 資金管理 ・寄附金関係 ・資金管理に関する文書 １０年 ・資金運用関係 ・国立大学法人債務に関する ３０年 ・長期借入金関係 文書 契約 ・契約に関する文書 ５年 ・政府調達に関する文書 会計一般 ・契約関係 ・一般競争等関係 ・毒劇物に関する文書 ５年 ・毒劇物関係 ・資格審査に関する文書 ３年 ・資格審査関係 国立大学法人島根大学の施設に関する事項 ４ 施設関係 施設計画管 理 ・瑕疵の修理等の請求の際に １０年 必要となる文書（設計図書 ・請求の際に必要となる 資料 等） ・工事の設計積算に関する文 ５年 ・積算関係 書 ・工事請負契約に関する文書 ・契約原簿 （瑕疵の修理等の請求の際 ・契約関係 に必要となるものを除く。） ・設計管理委託に関する文書 ・業者の選定 ・工事の施工管理に関する文 ・契約関係 書（瑕疵の修理等の請求の ・工事の施工管理関係 際に必要となるものを除 ・工事依頼書 く。） ・工事契約・施工に係る報告 ３年 ・工事契約・施工報告 ３年 ・施設管理・整備関係 に関する文書 施設管理 ・施設管理・整備に関する文 書 ・施設維持管理に関する文書 当該施設 （定期検査の結果の記録に 廃止後１ 関するものを除く。） 年 ・施設維持管理関係 国立大学法人島根大学の教育に関する事項 ５ 教育関係 学籍管理 ・学籍簿 無期限 ・卒業証書発行台帳及び修了 ・学籍簿 ・発行台帳 証書発行台帳 ・学生証等各種証明書発行に ５年 ・各種証明書綴 ３年 ・各種証明書綴 関する文書のうち重要な文 書 ・学生証等各種証明書発行に 関する文書 学生の身分 ・学生の懲戒等身分の異動に ３０年 ・懲戒・異動関係 １０年 ・懲戒・異動関係 無期限 ・教員免許関係 関する文書のうち重要な文 書 ・学生の懲戒等身分の異動に 関する文書 教員免許 ・教員免許に関する文書 ・教職課程認定に関する文書 ・申請 ・変更届 学生生活 ・日本学生支援機構及び各種 １０年 ・奨学金関係 奨学金に関する文書のうち 重要な文書 ・授業料奨学融資制度に関す ・選考・許可関係 る文書のうち重要な文書 ・日本学生支援機構及び各種 ５年 ・奨学金関係 奨学金に関する文書 ・授業料奨学融資制度に関す ・選考・許可関係 る文書 ・入学料，授業料等の免除等 ・選考・許可関係 に関する文書のうち重要な 文書 ・学生寄宿舎に関する文書 ・学生寄宿舎関係 ・健康診断票，学生相談記録 ・診断書・学生相談関係 等学生の健康管理に関する 文書のうち重要な文書 ・学生の就職先に関する文書 ・就職協定関係 のうち重要な文書 ・各種覚書関係 ・学生団体に関する文書のう ・学生団体関係 ち重要な文書 ・課外教育の実施に関する文 ・課外活動実施関係 書のうち重要な文書 ・学生教育研究災害傷害保険 ・学生教育研究災害傷害 に関する文書 ・入学料，授業料等の免除等 保険関係 ３年 ・選考・許可関係 に関する文書 ・健康診断票，学生相談記録 ・診断書・学生相談関係 等学生の健康管理に関する 文書 ・学生の就職先に関する文書 ・就職協定関係 ・各種覚書関係 ・学生団体に関する文書 ・学生団体関係 ・課外教育の実施に関する文 ・課外活動実施関係 書 ・福利厚生施設の利用に関す ・福利厚生施設利用関係 る文書 ・学生の生活支援に関する文 ・学生生活支援関係 書 教務 ・教育課程に関する文書のう １０年 ・教育課程関係 ５年 ・教育課程関係 １０年 ・入試実施関係 ５年 ・募集要項関係 ち重要な文書 ・教育課程に関する文書 入試 ・入学者の選抜試験に関する 文書 ・本学が発行する募集要項に 関する文書 現職教育 ・入学者の選抜に関する文書 ・入試実施関係 ・入学手続に関する文書 ・入学手続関係 ・現職教育に関する文書のう ５年 ち重要な文書 ・教員免許状更新講習関 係 ・現職教員研修関係 ・学校図書館司書教諭講 習関係 ・現職教育に関する文書 ３年 ・教員免許状更新講習関 係 ・現職教員研修関係 ・学校図書館司書教諭講 習関係 教育改善 ・授業評価に関する文書（全 １０年 学実施関係） ・満足度調査 ・学生アンケート 教員保有文 ・博士論文 １０年 ・博士論文関係 書 ・修士論文 ５年 ・修士論文関係 ・卒業論文 ３年 ・卒業論文関係 ・定期試験問題 ・定期試験問題関係 ・各種研究助成金に関する文 ５年 書 ・各種研究助成金に関す る申請書 ・外部機関に提出した報告に ・報告書 関する文書 ・学科・講座等会議に関する ３年 文書 ・学科・講座等会議関係 文書 ・教員選考関係の文書 ・教員選考関係 ・論文審査に関する文書 ・論文審査関係 国立大学法人島根大学の研究・地域連携・国際交流に関する事項 ６ 研究協 危険・規制 力，研究 物質 ・核燃料規制物質に関する文 ３０年 書のうち重要な文書 ・管理運営 ・届出・申請書 助成，地 ・放射性同位元素使用等に関 ・管理運営 域連携， する文書のうち重要な文書 国際交流 ・国際規制物質に関する文書 １０年 関係 ・核燃料規制物質に関する文 ５年 ・届出・申請書 ・国際規制物質関係 ・核燃料規制物質関係 書 ・放射性同位元素使用等に関 ・放射性同位元素使用等 する文書 関係 ・アルコール申請に関する文 ・アルコール申請関係 書 危機管理関 係 ・安全保障輸出管理に関する ７年 文書 ・輸出管理チェックリス ト関係 ・該非判定書関係 ・取引審査票関係 実験・研究 ・組換えＤＮＡ実験の審査に ５年 ・組換えＤＮＡ関係 ５年 ・寄附金移管関係 関する文書 寄附金 ・寄附金に関する文書 競争的資金 ・科学研究費補助金の申請等 に関する文書（内定者分） 研究終了 後５年 ・科学研究費補助金申請 ・科学研究費補助金の申請等 ５年 ・科学研究費補助金申請 に関する文書 ・民間等との共同研究の契約 ・契約関係 に関する文書 ・受託研究の契約に関する文 ・契約関係 書 ・研究員の受入れに関する文 ・受入関係 書 ・受託研究の実績報告に関す ・報告関係 る文書 産学・地域 連携 ・産学連携に関する文書のう １０年 ・産学連携関係 ち重要な文書 ・地域連携に関する文書のう ・地域連携関係 ち重要な文書 ・産学連携に関する文書 知的財産 ５年 ・産学連携関係 ・地域連携に関する文書 ・地域連携関係 ・公開講座に関する文書 ・公開講座関係 ・発明審査委員会における審 ５年 ・発明 査等に関する文書 ・特許の出願に関する文書 国際交流 ・国際交流協定及び覚書 ・特許等出願関係 無期限 ・協定締結に関する文書 ・協定校に関する文書 ・協定書，覚書 ・協定締結関係 １０年 ・協定校関係 ・海外派遣・受入学生名簿 ・留学生名簿 ・外国人研修生修了証書発行 ・研修生修了証書発行台 台帳 帳 ・外国人受託研修員修了証書 ・研修員修了証書発行台 発行台帳 ・国際交流及び研究者交流に 帳 ５年 ・外国人研究者受入関係 １０年 ・島根大学・寧夏大学国 関する文書 ・島根大学・寧夏大学国際共 同研究所に関する文書のう 際共同研究所関係 ち重要な文書 ・島根大学・寧夏大学国際共 ５年 同研究所に関する文書 留学生 ・国費外国人留学生の受入等 ・島根大学・寧夏大学国 際共同研究所関係 １０年 ・推薦，採用，許可関係 に関する文書のうち重要な 文書 ・大学間学生交流に関する文 ・留学生受入関係 書のうち重要な文書 ・国費外国人留学生の受入等 ５年 に関する文書 ・報告，帰国，延長等関 係 ・大学間学生交流に関する文 ・大学間学生交流関係 書 ・帰国外国人留学生に関する ・帰国旅費申請 文書 ・外国人留学生の各種奨学金 ・留学生奨学金関係 に関する文書 ・外国人留学生の支援団体に ・留学生支援団体関係 関する文書 ・在留資格認定申請に関する ・在留資格認定・更新関 文書 係 国立大学法人島根大学の情報に関する事項 ７ 情報関係 情報基盤等 ・情報ネットワークに関する １０年 文書のうち重要な文書 ・情報ネットワーク更新 関係 ・情報システムに関する文書 ・情報システム更新関係 のうち重要な文書 ・情報に関する文書のうち重 ・情報関係 要な文書 ・情報に関する文書 情報セキュ リティ ・情報セキュリティポリシー ５年 ３０年 ・情報関係 ・情報セキュリティポリ 制定・改正に関する文書 シー制定・改正関係 ・情報セキュリティインシデ ・情報セキュリティイン ント対応に関する文書のう シデント対応関係 ち重要な文書 ・情報セキュリティ実施手順 １０年 ・情報セキュリティ実施 書制定・改正に関する文書 手順書制定・改正関係 ・情報セキュリティインシデ ・情報セキュリティイン ント対応に関する文書 シデント対応関係 国立大学法人島根大学の附属図書館に関する事項 ８ 図書関係 目録・統計 ・蔵書目録に関する文書 ３０年 ・蔵書目録 ・蔵書統計に関する文書 ・蔵書統計 ・利用統計に関する文書 ・利用統計 図書・資料 基準 ・資料の受入・管理に係る基 １０年 準等に関する文書 る基準関係 ・資料の利用に係る基準等に ・資料の利用に係る基準 関する文書 相互利用・ 資料関係 ・他機関との相互利用に関す 関係 ５年 ・相互利用関係 る文書 ・資料の除籍に関する文書 ・資料除籍関係 ・資料の購入に関する文書 ・資料購入関係 ・資料の寄贈に関する文書 ・資料の寄贈関係 ・資料の譲渡に関する文書 ・資料の譲渡関係 ・資料の製本及び修理に関す ・資料の製本及び修理関 る文書 業務 ・資料の受入・管理に係 ・整理業務に関する文書 係 ３年 ・整理業務関係 ・受入業務に関する文書 ・受入業務関係 ・閲覧業務に関する文書 ・閲覧業務関係 ・貸出業務に関する文書 ・貸出業務関係 ・資料の利用に関する文書 ・資料の利用関係 ・文献複写に関する文書 ・文献複写申込書 ・図書館広報誌等の作成に関 ・広報誌等の作成関係 する文書 ・図書館の利用に関する文書 １年 ・図書館利用者名簿に関する ・利用証の発行 ・図書館利用者名簿 文書 国立大学法人島根大学の附属病院に関する事項 ９ 病院関係 医療関係申 請等 ・附属病院の開設承認等に関 ３０年 ・承認申請 する文書 ・各種指定医療機関申請に関 ・承認申請 する文書 ・厚生労働大臣が定める基準 ・承認申請 等に関する文書 ・診療契約に関する文書 ・契約関係 ・諸料金規則に関する文書 ・規則関係 ・先進医療承認申請に関する ・承認申請 文書 ・医療法・厚生労働省に基づ ・申請文書・承認書 く各種報告に関する文書 ・保険医の登録に関する文書 ・医療関係届出・申請 業務管理 ・院内学級設立に関する文書 ３０年 病院庶務 ・患者の不在者投票に関する ５年 ・院内学級関係 ・患者の不在者投票関係 文書 医療事務 ・診療録等に関する文書 無期限 ・診療録 ・看護記録 ・処方箋・検査記録・エ ックス線写真 ・診療報酬請求に関する文書 ５年 ・診療報酬請求明細書 （控） ・診療報酬請求額関係 ・再審査請求書（控） ・審査委員会からの通知 ・診療報酬改正に関する文書 ・診療報酬改定関係 ・公費負担に関する文書 ・公費医療関係 ・先進医療等該当患者に関す ・先進医療等該当患者申 る文書 請書 ・外来患者に関する文書 ・診療申込書 ・診療料金カード等の伝 票類 ・入院患者に関する文書 ・患者台帳 ・入院保証書 ・特別室使用届 ・患者給食・栄養に関する文 ・献立表 書 ・食事指示 ・栄養相談（指導） ・患者給食検食表 研修 ・卒後臨床研修に関する文書 １０年 ・情報提供・申請関係 のうち重要な文書 ・卒後臨床研修に関する文書 ５年 ・修了認定関係 ・補助金関係 ・初期・後期研修プログ ラム関係 ・選考試験他 ・外国医師の臨床修練に関す ・臨床修練指導 る文書 ・研修登録医受入に関する文 ・研修登録医受入関係 書 ・受託実習生，病院研修生に 関する文書 国立大学法人島根大学の附属学校に関する事項 ・受託実習生，病院研修 生関係 １０ 附属学校 教務 ・指導要録及びその写し（入 関係 ２０年 ・指導要録 学卒業等の学籍に関する記 録） ・学校行事に関する文書 ５年 ・学校行事関係 ・教科用図書配当表 ・教科用図書配当表 ・学校医（歯科医・薬剤師） ・学校医執務記録関係 執務記録に関する文書 ・担任学級，担任教科，科目， ・担任学級，担任教科一 時間表に関する文書 覧 ・時間表 ・指導要録及びその写し（入 ・指導要録 学卒業等の学籍に関する記 録以外のもの） ・出席簿 教育実習 ・教育実習に関する文書 ・出席簿 ３年 ・教育実習関係 備考 １ １の項から１０の項までの各項について，法律その他の規定・通知等により別に保存年限の定めが あるものは，当該定めによる。 ２ 本表各項の保存期間欄に掲げる保存期間については，それぞれ当該各項の業務の区分欄に掲げる業 務を主管する課等に適用するものとする。 ３ 本表が適用されない法人文書については，文書管理者は，本表の規定を参酌し，当該文書管理者が 所掌する事務及び事業の性質，内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。 別表第２ １ 保存期間満了時の措置の設定基準 基本的考え方 法第１条の目的において，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である 公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国 民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活 動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第４条 において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検 証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，以下の【Ⅰ】 ～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は，「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に 当たり，保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。 【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程 ，決定，実施及 び実績に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境，自然環境等に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅳ】国の歴史，文化，学術，事件等に関する重要な情報が記録された文書 ２ 具体的な移管・廃棄の判断指針 １の基本的考え方に基づいて，個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移 管・廃棄）の判断については，以下の（１）～（２）に沿って行う。 （１） 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置につ いては，次の表の右欄のとおりとする。 事項 業務の区分 保存期間満了時の措置 国立大学法人島根大学の組織の運営管理に関する事項 １ 管理運営関係 登記・公印・沿革 廃棄（無期限・常用の文書を除 規則等の制定・改廃 く。） 立案の検討 評価 訴訟 学長選考 学部長等選考 組織の設置・改廃及び申請 文書管理 危機管理関係 文部科学省関係 広報 情報公開 各種統計関係 監査 庶務一般 国立大学法人島根大学の教職員の人事に関する事項 ２ 人事関係 人事一般 廃棄（無期限の文書を除く。） 栄典・表彰 職員福利 給与 勤務状況管理 出張 災害補償 健康管理 男女共同参画推進 次世代育成 人事評価 国立大学法人島根大学の会計に関する事項 ３ 会計関係 資産管理 廃棄（無期限の文書を除く。） 会計 予算 資金管理 契約 会計一般 国立大学法人島根大学の施設に関する事項 ４ 施設関係 施設計画管理 廃棄 施設管理 国立大学法人島根大学の教育に関する事項 ５ 教育関係 学籍管理 廃棄（無期限の文書を除く。） 学生の身分 教員免許 学生生活 教務 入試 現職教育 教育改善 教員保有文書 国立大学法人島根大学の研究・地域連携・国際交流に関する事項 ６ 研究協力，研究 危険・規制物質 助成，地域連 危機管理関係 廃棄 携，国際交流関 実験・研究 係 寄附金 競争的資金 産学・地域連携 知的財産 国際交流 留学生 国立大学法人島根大学の情報に関する事項 ７ 情報関係 情報基盤等 廃棄 情報セキュリティ 国立大学法人島根大学の附属図書館に関する事項 ８ 図書関係 目録・統計 廃棄 図書・資料基準 相互利用・資料関係 業務 国立大学法人島根大学の附属病院に関する事項 ９ 病院関係 医療関係申請等 廃棄 業務管理 病院庶務 医療事務 研修 国立大学法人島根大学の附属学校に関する事項 附属学校関係 10 教務 廃棄 教育実習 注 ① ｢廃棄｣とされているものであっても，１の基本的考え方に照らして，国家・社会 として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく 政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるようなものについては，移管 が必要となる。 ② （２） 移管については，当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。 上記に記載のない業務に関しては，１の基本的考え方に照らして，文書管理者にお いて個別に判断するものとする。 別表第３ 法人文書の分類基準 大分類 １．管理運営 ２．人事 中分類 1 登記 2 公印 3 規則 4 会議 5 目標・計画 6 評価 7 訴訟 8 学長選考 9 学部長等選考 10 設置改廃 11 文書管理 12 危機管理 13 文部科学省（通知） 14 調査・統計 15 儀式・行事 16 広報 17 情報公開 18 監査 19 庶務一般 20 記録 21 災害派遣 22 解剖体 23 同窓会 24 支援基金 1 人事一般 2 任免・異動 3 分限・懲戒 4 栄典・表彰 5 福利厚生 6 退職手当 7 兼業 8 給与 9 勤務時間・休暇 10 出張 ３．会計 ４．施設 ５．教育 11 災害補償 12 団体 13 研修 14 海外渡航 15 健康管理 16 男女共同参画推進 17 次世代育成 18 人事評価 1 資産管理 2 会計一般 3 予算 4 決算 5 監査 6 外部資金 7 収入 8 支出 9 債権 10 契約 11 毒劇物 1 計画 2 営繕（契約） 3 営繕（施工） 4 営繕（竣工） 5 営繕一般 6 安全衛生 7 環境 8 維持管理 9 施設一般 1 学籍管理 2 諸証明 3 学生の身分 4 課程認定 5 教育実習等 6 介護等体験 7 教員免許 8 奨学 9 入学料免除 ６．研究協力 ７．研究助成 ８．地域連携 10 授業料免除 11 学生寮 12 健康管理 13 就職 14 課外活動 15 福利厚生施設 16 災害傷害保険 17 進路指導 18 学生生活一般 19 教務 20 教育課程 21 定期試験 22 非正規生 23 入試（入試実施） 24 入試（学生募集） 25 入試（入学手続） 26 入試一般 27 教員保有（定期試験） 28 教員保有（卒業論文） 29 教員保有（修士論文） 30 教員保有（博士論文） 31 教員保有（入試関係） 32 教員保有（研究助成） 33 教員保有（会議関係） 34 教員保有（教育・研究） 35 教員保有（その他） 36 現職教育 37 教育改善 1 危険・規制物質 2 実験・研究 3 外部資金 4 研究一般 5 知的財産 6 危機管理関係 1 各種研究助成 2 競争的資金（科研費） 1 公開講座・公開授業 ９．国際交流 2 社会教育 3 交流 1 交流協定 2 海外派遣・研修 3 研究者交流 4 国際交流一般 5 留学生生活 6 留学生派遣・受入 7 国費留学生 8 各種奨学金 9 在留資格 10 １０．情報 １１．図書 １２．病院 １３．附属学校 島根大学・寧夏大学国際共同研究所 1 情報基盤 2 情報セキュリティ 3 情報一般 1 目録・統計 2 （図書・資料）基準 3 相互利用・資料 4 業務 1 医療関係申請 2 業務管理 3 治験 4 診療録 5 診療報酬 6 公費医療 7 医療事務（校費） 8 入院患者・外来患者 9 地域医療 10 患者給食・栄養 11 医療事務一般 12 広報 13 研修 1 教務 2 給食 3 就学援助 4 附属学校一般 別紙様式第１号(第９条関係) 標準文書保存期間基準 【○○部○○課】 番 （ 号 大 類 番 分 ） 大 分 類 （ 号 中 類 分 中 分 類 法人文書ファイル等名 保 存 期 ） （注） 1 「番号（大分類）」は，別表第３に定める「大分類」の分類番号とする。 2 「大分類」は，別表第３に定める「大分類」とする。 3 「番号（中分類）」は，別表第３に定める「中分類」の分類番号とする。 4 「中分類」は，別表第３に定める「中分類」とする。 5 「法人文書ファイル等名」は，法人文書ファイル等を類型化したものをいい，例えば，「○○年度役員会ファイル」という法人文書ファイルの場 合，「役員会ファイル」が法人文書ファイル等名となる。 6 「保存期間」は，別表第１「法人文書の保存期間基準」の当該業務に係る法人文書の類型欄に応じた保存期間とする。 間 別紙様式第２号(第１３条関係) 国立大学法人島根大学法人文書ファイル管理簿 作 成 ・ 取 得 年 度 等 大分類 中分類 名 称 （小分 類） 文書作成取 得時の文書 管 理 者 起算日 保存期 間 保存期間満 媒体の種 了日 類 保存場所 管理者 保存期間 満了時の 措 置 備 考 (注) 1 「作成・取得年度等」は，法人文書ファイル等を作成・取得した日の属する年度を記載する。なお，その他年度に準ずる時間単位（例：暦年，事 業年度）で文書を管理している場合は，それらの単位を用いて記載することができる。この場合，「20XX年」，「20XX事業年度」などと当該単位を 明確に記載する。 2 分類は，大分類，中分類，小分類の三段階の階層構造とし，「大分類」及び「中分類」は，それぞれ標準文書保存期間基準の「大分類」，「中分 類」とし，小分類は法人文書ファイル等の名称とする。 3 「名称」は，法人文書ファイル等の名称とする。ただし，当該ファイル名に法第５条各号に規定する不開示情報に該当するおそれがある場合その 他合理的な理由がある場合には，記載を簡略化することができる。 4 「文書作成取得時の文書管理者」は，法人文書ファイル等の作成取得日における文書管理者を記載する。 5 「起算日」は，法人文書ファイル等の保存期間の始期の年月日を記載する。 6 「保存期間」は，法人文書ファイル等に設定された保存期間を記載する。 7 「保存期間満了日」は，法人文書ファイル等に設定された保存期間の満了する日を記載する。 8 「媒体の種類」は，紙，電子情報等の別を記載する。 9 「保存場所」は，事務室，書庫，データ保管庫等の別を記載する。 10 「管理者」は，法人文書ファイル等を現に管理している文書管理者を記載する。 11 「保存期間満了時の措置」は，保存期間の満了前のできる限り早い時期に「廃棄」，「移管」等と記載する。 12 「備考」は，その他管理に必要な事項を記載する。なお，法人文書ファイル等の保存期間を延長する場合は，当初の保存期間及び延長の回数を 「備考」欄に記載するとともに，「保存期間」欄を通算の保存期間に，「保存期間満了日」欄を新たな保存期間満了日に更新するものとす 別紙様式第３号(第１３条関係) 国立大学法人島根大学法人文書ファイル移管・廃棄簿 作 成 ・ 取 得 年 度 等 移 管 ・ 廃 棄 日 大分類 中分類 名 称 （小分 類） 作成・取得 者 起算日 保存期 間 保存期間満 媒体の種 保存場所 了日 類 管理者 備 考 (注) 1 「保存期間満了時の措置結果」は，国立公文書館等に移管した場合は「移管」と記載し，廃棄した場合は「廃棄」と記載する。 2 「移管・廃棄日」は，移管又は廃棄の措置を行った日を記載する。 保存期間 満了時の 措 置 保存期間 満了時の 措置結果
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