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下見.打合せメモ

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エポカルとの打ち合わせに関するメモ
日時:9月8日(火曜)14時 16時
KEK側参加者:宮本、峠、白形、高橋
エポカル側:吉本勝也(営業担当)
打ち合わせ内容:会議室、設備の相談
内容詳細:
■大ホール
- 部屋はスクール形式で440人収容可。Plenary での使用問題なし
- プロジェクター:備え付けのものは高価で古い。
Sony 社製の移動できるものは、新しく性能がよく安い。
3列目ぐらいの中ほどに設置する。講演台のPCとは
長めのケーブル(貸出有)でつなぐ。
- PC用 ACコンセント。1.5kW のものが2 3個ある。
PC1台消費電力 30W として、100台程度は利用可能。
借用できるACケーブルもあるが、持ち込みがお勧め。
- LANの口は1つある。貸し出しできる無線ルーターは
1台で20台のPCを接続できる。もっと必要なときには
ハブの設置が必要。
- エポカル全体ではNTTの光でつないでいるので全体としての
ネットワークバンド幅には限界があり、TV会議での動画の転送
は推奨できない。
- 電話コンセントがあるので、WebExを行うことはできる。
会場マイクとは、基本的にはつなげれるはず。会場が空いていれば
会場予約なしで(無料で)テストできる。
- 看板の設置は、慣れた業者がやれば10分でできるが、不慣れな場合は
2 3時間かかる。コンベンションビューローのおすすめが良い。
- 演台は暗いので、スポットライトはあった方が良い。
- 「大ホール基本音響」2本のマイクが含まれる。それで足りない場合には
別途マイクを借りる必要がある。
- 大ホールには3つの控室がある。控室の利用は大ホール利用料金に
含まれている。電話の口はあるが、LAN の口はない。
LANのケーブルを引く必要がある。控室のうち1つはソファーがあり、
豪華。控室はLOCの部屋として使える。また、小会議にも使える。
■大ホールその他
- 大ホール入り口のスペースは、受付デスクを置く場所の候補。
- 大ホール前のスペースはレセプションやCoffee Break 等に使っても良い。
200人程度は大丈夫。(大ホール内は飲食禁止)
- スーツケース保管サービスなどのために、1階にあるクロークを使って
も良い。ただし、クローク係を用意しないといけない。バイトを
使うとすると、日給3000円ぐらいか。
- エポカルの廊下では無料の無線ルーターが使える。400人ぐらいの
接続が可能。
■控え室201
- 電話の口はあり。LANは別の場所から引っ張ってくることが必要。
- 部屋の内容的には、大ホール控え室のほうが良い。
■小会議室 304
- 303 が使用中なので代わりに304を見た。
303 のほうが304より若干広い。
- LAN と電話の口があり。椅子(80人程度用)を並べてあった。
この場合の机をロの字型に並べて、20人程度の会議を
するには適当なものと思われた。
- 既設のスクリーンとプロジェクターはない。
- 会議室を12時から13時までしか使わないのであれば、
会議室予約は12時から17時としておくが、午後は早めに部屋を
リリースするとのことで、値段も安くすることはできるかもしれない
■小会議室 301
- 304とほぼ同じだが301 は若干狭い。ロの字型で8人用に並べてあった
■和室306
- 2つ和室の部屋があり、306のほうを見た。306には8席まで
設けられる。
- LAN と電話設備はないので、完全にLOCALな会議に使用は限られる
■小会議室404
- 広さ、設備ともほぼ304に同じ。壁一面の窓があり、カーテンが
あるが明るい。プロジェクターを使わない会議にはこちらの方が
雰囲気がよさそう。
■屋上庭園
- 天気が良い時は気持ちがよさそう。1/3 ぐらいのところは
タイル敷き(?)になっていて、そこにテーブルが置ける。
残りは芝生。
- 天気が良ければ、弁当を食べる場所としても良いかも。
■大会議室101
- シアター型で定員231人がよさそう。スクール型だと140人だが
ACFA Plenary だと結構窮屈になるかも。
- プロジェクタ、LAN、電話などの設備はほかの部屋と同じ。
■大会議室102
- 102 を 弁当配布と食事をする場所として使用することはOK。
■利用手続きなど
- 利用申請書は早い目に出して欲しい。利用申請書が出されると
本予約となり、エポカル側の具体的対応が始まる。
- 利用申請書が出されると、キャンセルの場合には本来はキャンセル料が
かかるが、研究所の場合には免除している。
- 会場費の支払いは、後払いが出来る。請求書を作った月の翌月末が
支払の期限
- 使用する部屋と備品類に関しては、会議の2 3か月前に確定してほしい
- 現時点では、多い目に部屋の予約をしておくことがお勧め。ただし、 使うことが確実な部屋と、キャンセルになるかもしれない部屋は
あらかじめ連絡しておいてもらいたい。
■決めたこと
- 利用申請書の利用責任者は、宮本彰也、とする
- 利用申請書では、多い目の部屋を予約するようにする。
具体的には、大ホール1F,控え室、小会議室301, 303, 304, 403, 404
大会議室101、102
- 利用申請書をすぐに出す。
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