Case Study | Google Apps for Business 過去のファイルもすべてスプレッドシートに。情報が共有しやすいことに加えて、コピー用紙の利用が減り、コスト面でのメリットも実感しています。株式会社グラフィス池原吉豊さん導入前の状況問題は社内のコミュニケーション。メールや共有サーバーでは物足りませんでした。事業概要株式会社グラフィス訪問介護、訪問看護、訪問リハビリ、居宅介護支援を介して利用者に「いい介護」を提供しています。土日も含め24時間365日サービスを提供している。平成24年9月より「定期巡回・随時対応型訪問介護看護」を開始、エリア拡大中。 http://www.glaﬁs.co.jp/ Google Apps について Google Apps for Business は、クラウドの価値を実感できる、画期的なホスティング型オフィス・スイート。1 人 25GB の大容量メールボックス、会議への招集も簡単なカレンダー、1 つのドキュメントをオンラインで共有しながらのレビュー、誰でも簡単に立ち上げられるサイト、急ぎの用件や確認に便利なチャット、円滑なリモートワークを実現するビデオ通話、動画の投稿や共有、そして強力無比の検索などなど。Google Apps for Business には、社内情報を共有・管理し、最大限に活用するさまざまな機能がセットされています。しかも、費用は 1 ユーザーあたり年間 6000 円。IT 部門の管理者は、サーバー需要の増加、メンテナンス作業、セキュリティ対策などに悩む必要もありません。詳細は http://www.google.co.jp/a まで *すべての企業名及び製品名は、該当する企業の商標または登録商標です。弊社は全国 8 箇所に事業所があり、現在 190 名を超える従業員が在籍しています。その規模から、従業員間のコミュニケーションが重要であり、また課題ともなります。では、実際はどのようにコミュニケーションを行なっていたのかというと、結局はメールでした。アウトルックやベッキーといったローカルネットワーク上で動くメーラーを利用し、ファイル管理は社内の共有サーバーで行なう程度。「もっと密にコミュニケーションを！」という思いはずっと持っていました。導入の経緯クラウドサービスならコミュニケーション強化とリスクヘッジが両方可能！導入に至った経緯は、まず私個人が Gmail を利用していたこと。そこから Google Apps for Business を知りました。その後、クラウドでドキュメントなどを利用していたのですが、とても便利だったので半ば独断的に社内でも利用することにしました（笑）。もちろん、ただの私見ではなく、クラウドサービスが弊社に必要だったというのが一番の理由です。密な社内コミュニケーションを目指すならクラウドサービスは必須ですし、ローカルネットワーク上でのみで動くメーラーでは、パソコンが故障するとなかのデータがすべて消えてしまう危険性があります。実際に、故障して必死になって復旧作業を行なったこともありますし……。クラウドサービスを利用していればそういったリスクは起こりえませんからね。そんな社内のニーズと合致したため、 2010 年には導入が決定しました。導入後の効用更新、共有、さらにはコスト削減にも、スプレッドシートはオススメです。多くの利用されている方がそうだと思いますが、導入後にまず感じたことは、外出先でも情報を共有できることの便利さですね。いつでもどこでも情報を得られるようになった。それだけで、とても仕事がやりやすく、効率的になります。情報というのは、通常のメールだけではありません。スプレッドシートに新規のお客様の情報をアップすると、それを Gmail に自動で通知してくれる機能も特筆すべきでしょう。情報のアップデートのスピード感が以前とは比べものになりません！また、細かい部分ですが、メール検索にほとんど時間がかからないのもいいですね。以前は検索に数分（！）かかることもあったので、ストレスがひとつ減りました。それ以外の部分では、前述のスプレッドシートの使いやすさもすばらしいの一言。例えばエクセルの場合、情報を修正後に新たなファイル保存する際、バージョンの管理もしなくてはいけません。スプレッドシートでは、バージョンを気にすることなく、ただ更新すればOK。確実に一工程減っているわけです。今では、これまでファイル管理していたエクセルやワードのデータを少しずつスプレッドシートに移行しています。ファイルの量が量だけに少し時間がかかりますが、スプレッドシートで一元化することで、共有がすべてネットワーク上で完結する。結果、プリントアウトする機会が減るというわけです。現在でも、コピー用紙の量は目に見えて減ってきており、コスト削減につながっていますが、今後はより紙を使うことが減り、コスト面でも環境面でもプラスの効果を期待しています。あとはサイトの利用もオススメですね。弊社の場合は、介護や看護担当職員の連絡用サイト、大阪のみの介護グループのサイト、 ALS （筋萎縮性側索硬化症）やじょくそう(床ずれ)の患者様をケアする業務に携わっている担当者の勉強会用サイトなど、自由にグループが作れるので、業務に合わせてさまざまな情報を展開しています。最近では、ケアマネージャー用の研修や講習もサイトを使って行うようになりました。ファイルや動画などをリンクさせやすい点もいいですね。なかにはサイトに加えて、ハングアウトを利用するようになったグループもあり、社員のつながりも縦・横それぞれ以前より密になってきていますよ。 ©Copyright 2012. Google is a trademark of Google Inc. All other company and product names may be trademarks of the respective companies with which they are associated.