やさしく名刺ファイリングPro （使い方編）

Ver.01.03
やさしく名刺ファイリングPro
（使い方編）
© Copyright 2013 Oki Electric Industry Co., Ltd
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Ver.01.03
やさしく名刺ファイリングProとは？
OKI複合機のスキャナ機能を活用し、大量の名刺やハガキを文字認識（OCR）し、
データベース化することで名刺情報を管理・活用するソフトフェアです。
＜やさしく名刺ファイリングPro 起動画面＞
ネットワーク経由で直接保存
名刺スキャン
PCの共有フォルダへ
メールサーバ経由で保存
PCの任意フォルダへ
※メールサーバー経由で保存する場合は、受信メールに添付されてあるスキャン
画像を任意のフォルダへ手動で入れる必要があります。
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目次
1.
2.
3.
4.
5.
名刺をデータベースに登録するには？・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・4
データベースを手動または自動で修正したい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・15
名刺を社名でソートしたい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・17
名刺を社名で検索したい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・18
名刺をサムネイル表示したい・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・19
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
手順1） MC780の原稿ガラス台に名刺を置き、台紙を載せ
ます。
※台紙は、紙面が濃い色（黒、赤など）で無地であれば、何を
使用しても構いません。（例. 封筒の裏面、濃単色ベタ印刷物など）
※手書きの文字が含まれていない名刺をご使用ください。
※置く名刺はオモテ面を下向きにし、5枚以下にしてください。
※名刺と名刺の間は、1cmmくらいのスペースを空けてください。
手順2）スキャナカバーを閉じて、スキャン To 共有フォルダまたは
スキャン To メールを行います。
操作方法は次頁を参照してください。
※なお、MC780側のスキャン設定は、以下のようにしてください。
解像度：400dpi以上
読込設定：カラー
ファイル形式：JPEG
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
＜スキャン To 共有フォルダ操作方法＞
1）操作パネル上のスキャンボタンを押します。 2）スキャン設定をタッチします。
4）原稿サイズをタッチします。
5） A4、OKをタッチします。
3）フルカラー、400dpiをタッチします。
6）OKをタッチします。
※原稿ガラス台からスキャンする場合、MC780dnは
原稿読み取りサイズを「自動」で認識できません。
上記赤枠の箇所をタッチし、原稿サイズを必ず指定
してください。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
7）「共有フォルダに保管」をタッチします。
9）保存したい共有フォルダをタッチし、OKをタッチします。
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8）「リモート1」をタッチします。
10）ファイル形式をJPEGにし、OKをタッチします。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
11）「スキャン」をタッチします。スキャンが開始されます。
12）「終了」をタッチします。
※「終了」までタッチしないと、共有フォルダにスキャン保存されま
せんので、注意してください。
以上でスキャン操作は完了です。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
＜スキャン To Eメール操作方法＞
1）操作パネル上のスキャンボタンを押します。
4）原稿サイズをタッチします。
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2）「スキャン設定」をタッチします。
5） A4、OKをタッチします。
3）フルカラー、400dpiをタッチします。
6） OKをタッチします。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
7） Eメール送信をタッチします。
8）ファイル形式をJPEGにします。
9） Eメール入力をタッチし、宛先のメールアドレスを入力します。
10）「送信」をタッチします。スキャンが開始されます。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
11）終了をタッチします。
※「終了」までタッチしないと、メール送信が開始されませんので
注意してください。
以上でスキャン操作は完了です。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
手順3）スキャン To Eメール操作を使った場合、手順2）で取得したJPEGファイルを、自分のパソコンの任意のフォルダ
（例. C:¥scan）へ手動で入れます。
手順4） PCのスタートメニューより、やさしく名刺ファイリングPROを起動します。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
手順5）画面が起動したら、画面上部のツールバーより、「名刺登録」横の▼を選び、「ファイルから自動登録」を選びます。
※「ファイルから自動登録」は一度選ぶと、この設定は
保存されるので、毎回起動するたびに選ぶ必要は
ありません。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
手順6）「名刺登録」を選び、画像ファイルを選んだ後、「開く」を
選びます。
手順7）読取処理が開始され、名刺の記載情報（氏名、社名など）
と名刺画像が、「メイン」フォルダの配下に1件ずつ登録
されます。
※なお、データベースの保存は自動保存されるので、ワードや
エクセルのように、メニューから保存を選ぶ必要はありません。
□にチェックを入れます
＜自動振り分け機能＞
氏名をもとに、名刺データを五
十音ごとのフォルダに自動的に
振り分けてくれます。
＜エクスポート機能＞
エクスポートしたいデータにチェックを入れ、
ツール→外部アプリケーション連携→エク
スポート→Excellへ転送を選ぶと、チェック
を入れたデータのみ、エクセルファイルへ
出力できます。
※データベースは追記式です。
よって、一度に大量の名刺をデータベースに登録したいときは、大量の名刺に対して手順1）∼3）を先に行っておき、
あとは手順7）∼8）を繰り返すだけです。1つのデータベースに追記されていきます。
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1. 名刺をデータベースに登録するには？
■データベースへ登録される情報について
→氏名・社名・役職など、以下の赤枠の情報が登録されます。
＜メモ機能＞
1氏名ごとに、面会日やメモの入力も可能です。
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2. データベースを手動または自動で修正したい
名刺の記載情報は、100％正しくデータベースに登録されるとは限りません。（誤った文字が登録される、空白が登録されるなど）
したがって、データベース登録後は、人間によるチェックが必要です。誤りがある場合、手動または自動で修正します。
姓は登録されているが、
名が登録されていない
＜手動修正の手順＞
1）上記のメニューより、「未確認のレコード」をクリックします。（未確認のレコードのみ表示します）
2）修正したいセルをダブルクリックして、修正します。
3）どれが確認済みか分かるように、レコード情報の「確認済み」にチェックを入れます。
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2. データベースを手動または自動で修正したい
＜自動修正の手順＞
手動修正の手順と比べて、手順2）が違います。以下のように操作してください。
1）名刺画像ウィンドウ内の「範囲認識」のアイコンをクリック
します。
3）囲んだ部分にカーソルを置いて、マウスを右クリック
して該当項目を選択します。
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2）名前の部分をカーソルで囲みます。
4）自動修正が完了します。
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3. 名刺を社名でソートしたい
「社名」または「社名読み」を2回クリックすると、昇順または降順でソートされます。（1回クリックすると降順）
社名を2回クリック
昇順にソートされます
※氏名など他の情報も、同様な方法でソートできます。
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4. 名刺を社名で検索したい
名刺検索をクリックして、社名欄に社名を入力し、新規検索をクリックします。
検索結果が表示されます
※社名以外に、氏名やグループでも検索できます。
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5. 名刺をサムネイル表示したい
「一覧」横の▼を選んで、「サムネイル表示」を選ぶと、名刺画像をサムネイル表示することができます。
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