別紙１宜野湾市ドキュメント管理システム仕様書平成２１年度宜野湾市 -1- １．総則この仕様書は、宜野湾市（以下、本市という。）において今回調達する宜野湾市ドキュメント管理システム（以下、本システムという。）の導入に適用する。本仕様書は、主要事項のみを示したものであり、本仕様書に明記されていない事項であっても、機器およびシステム等が当然備えるべき事項については含まれるものとする。２．システムの導入目的本システムは、以下の目的を達成し、本市の各種業務ドキュメント管理に係る事務の効率化に貢献すること。（１）職員用クライアントパソコン（以下、職員 PC という。）内に保存されている、エクセル、ワープロ文書、パワーポイント、CAD、PDF、xdw 等、職員が作成した電子データの業務ドキュメントを一括管理及び共有ができること。（２）課税資料や各種申請書等、庁内に存在する膨大な紙台帳を電子化（イメージ化）することにより、省スペース化と検索時間の短縮による市民サービス向上を実現すること。（３）業務ドキュメントや紙台帳には、多くの個人情報が含まれることから、セキュリティを確保した環境で電子化した情報を利用できること。（４）必要な情報を容易に検索し、利用することにより、業務ノウハウを共有できること。３．基本情報（１）利用者数本市職員約 1,000 人（２）利用業務（例：紙台帳の電子化）税務課：土地台帳（7 万筆）、家屋台帳（3 万棟）、軽自動車申告書（10 万台）、市民税申告書（1 万枚／年）、確定申告書（1 万枚／年）、給与支払い報告書（4 万枚／年）、等々市民課：福岡戸籍（1,100 枚）等々 ※あくまで参考例であり、利用者 1000 人規模のデータサイズも考慮すること。４．機器の構成および仕様（１）サーバ ①バックアップ等、当該システムで必要となる構成を提案に含むこと。（ SaaS、 ASP 等による提案も可能とする） ②当該システムを運用するにあたり、今後のデータ増量も考慮し、データ容量を１テラ・バイト以上とし、業務を円滑に遂行する上で必要なスペックを提案すること。（２）ラック本市が用意するサーバラックに搭載すること。規格：19 インチラック（ケージナット仕様）（３）本市の整備したＵＰＳを経由して、電源のオン／オフが自動化できること。（４）本市で整備済みのスキャナおよび複合機を利用してデータが取り込めること。 -2- スキャナ：J-SCube 社製「TOM960ex Color Imaging OCR」デジタル複合機：富士ゼロックス社製「Docu Centre-Ⅱ C6500」等（５）本市で整備済みの職員 PC で利用できること。 OS：WindowsXP、ブラウザ：IE Ver6.x、メモリー：768MＢ５．設置場所本庁ＩＴ推進室内のサーバ室に設置すること。６．機能仕様（１）職員 PC 内に保存されている、エクセル、ワープロ文書、パワーポイント、CAD、PDF、 xdw 等、職員が作成した電子データを専用サーバに格納し、一括管理及び共有ができること。（２）課税資料や各種申請書等、庁内に存在する膨大な紙台帳を、スキャナや複合機と連携して電子化（イメージ化）して取込め、専用サーバに格納し、一括管理及び共有ができること。（３）1000 人規模で利用するにあたり、１テラ･バイト以上のデータ容量域を確保し、今後の拡張性が考慮されていること。（４）セキュリティを確保した環境で電子化した情報を利用できること。（５）情報の登録が容易であること。（６）イメージデータを検索するための識別情報を自動付与できること。（７）情報の新規追加、変更、削除があったことを確認（新着情報等）できること。（８）必要な情報を容易に検索し、利用できること。（９）Web アクセス方式のパッケージソフトとすることで、各端末装置の環境に依存されず、ネットワーク接続された各端末装置からインターネットエクスプローラー等のブラウザ機能によって容易にアクセス可能な仕様で構築されること。（１０）利用業務毎に権限設定（更新可、照会のみ可、照会不可等）が可能であること。（１１）本システムの利用におけるユーザ権限の設定や管理が、一般の職員で可能なこと。（１２）ユーザが行った全ての操作をシステム上でトレースできること。（１３）バックアップ等、障害について対策が講じられていること。（１４）バックアップが自動化できること。（１５）見やすい画面レイアウトであり、操作が簡単であること。（１６）運用に合わせてシステムのカスタマイズが可能であること。７．作業項目本作業は全て受託業者が負担する。ファイルサーバ等の搬入設置・組立調整および各種設定において行う作業内容は次のとおりである。なお、導入するソフトウェア全てにおいて、契約時点で最新のサービスパックおよびセキュリティパッチを適用すること。 -3- （１）導入作業計画の作成導入作業計画および作業日程を作成する。その際には、次の点に留意する。・効率的に行うこと。・動作確認まで確実に行い、作業記録を残すこと。・円滑に作業が行えるような工夫をすること。・事前に現地の視察を行い、機器の設置レイアウトおよびラック構成図を作成すること。（２）機器の搬入設置・組立調整事前に作成したレイアウトを本市に報告し、許可された本市指定の箇所まで搬入設置し、組立調整作業を行うこと。（３）サーバラックへの機器等の搭載本市で用意するサーバラックに、サーバ機器等をすべて搭載すること。（４）機器等の設定契約締結後に受託業者と協議の上、具体的な設定内容を取り決めるものとするが、基本的に行う作業については、以下のとおりとする。 ① 導入設計導入方法やスケジュールについて検討を行うこと。 ② オペレーティングシステムのインストール別途指示する設定情報を元に OS をインストールし、必要なパッチを適用すること。 ③ 不要なサービス停止各機能で提供する必要最小限のサービスのみを導入し、セキュリティを考慮して不要なサービスを停止又は導入しないこととすること。 ④ サーバおよびユーザ情報の設定別途指示する設定情報を元に、コンピュータ名及び管理者等の設定を行うこと。また、ユーザー情報の作成を行うこと。 ⑤ ネットワークの設定 LAN に接続するために必要なドライバ類をインストールし、TCP/IP が利用可能な設定を行うこと。また別途指示するIP アドレス、デフォルトゲートウェイアドレス、 DNS 等の設定を行うこと。 ⑥ 各種ソフトウェアの設定本システム稼動に必要なアプリケーションソフトをインストールすること。 ⑦ 冗長構成の設定冗長構成の環境を構築すること。 ⑧ フォルダ設定共有/個別フォルダを作成し、各フォルダに適切なアクセス権を付与すること。 ⑨ データ移行既存ファイルサーバのデータを新ファイルサーバへ移行すること。 ⑩ 動作確認各設定が正しく行われたか、実際に動作させて確認すること。 ⑪ 機器設定内容のバックアップ作成全ての設定が完了した後、設定内容のバックアップを作成して保存しておくこと。 ⑫ 対障害設計のテスト -4- 障害に対する復旧手順書を作成し、手順書に基づく復旧テストを実施すること。 ⑬ 利用状況報告書の提出利用状況報告書を作成し、本市へ提出すること。稼動後１年間は、３ヶ月に１回提出すること。８．その他（１）ユーザ登録にかかる諸手続きを本市に代わって行うこと。（２）下記現行システムからのデータ移行を行うこと。文書管理システム：富士ゼロックス社製「DocuShare Ver３.１J」データ容量：約 150 GB （３）本契約終了時に、別システムへのデータ移行に協力すること９．費用（１）導入および５年間の保守を含めて、1,500 万円を上限とする。（２）本システムの稼動までに想定される作業（セットアップ、教育、環境定義等）、及びそれらに伴って想定される経費も含めること。（３）見積書には、積算内訳（工数、単価等の積算根拠）を添付すること。積算の前提条件、導入における必須項目・選択可能項目等も記載すること。（４）スキャニング作業は、費用に含めないこと。１０．納品物納品物の詳細な内容については、別途協議することとする。・導入作業実施報告書 1 部・最終設定内容定義書 1 部・体制表 1部・機器等説明書（ハードウェア、ソフトウェアのマニュアル等） 1 部・テスト仕様書兼結果報告書 1 部・システム運用手順書 1 部・ソフトウェアライセンス登録証書 1部・標準復旧用媒体（バックアップ媒体）（運用開始時に必要となるバックアップ媒体を用意すること）必要本数×3 セット・復旧用媒体を用いた復旧手順書 1 部・打合せ議事録 1 部同内容の電子データを併せて納品すること。１１．保障（保守および瑕疵担保）本調達には、以下に示す保障サービスを受けることができるものとする。（１）受付対応時間は土日および祝祭日を除く、月曜日から金曜日の 9:00∼18:00 とすること。（２）受付から原則として 2 時間以内に対応先での作業を開始すること。困難な場合でも電話 -5- やメールなどにより対応を行うこと。（３）ハードウェアの障害については、個別の請求を生じることなくオンサイトで対応すること。（４）障害対応作業は「障害対応報告書」を作成し、本市へ提出すること。（５）障害対応については迅速かつ誠意を持って対応すること。（６）他社の製品を納入する場合においても、受託業者の責任でそれらの製品の保守対応を行うこと。（７）パッケージのバージョンアップは無償で対応すること。（８）操作指導（TEL 及び現地対応）を行うこと。ソフトウェアの操作手順書は、本市で運用中の職員ポータルに掲載すること。（９）受託業者は隠れたる瑕疵について１年間は責任を負うこととする。（１０）瑕疵担保責任の内容は機器の修理で対応できるものは修理を行う。それ以外は無償にて機器を入れ替えること。 -6-