【 経営者、経営幹部、人事責任者向け特別レポート 】 年間 700 700 万以上（社員 万以上（社員 10 10 名）のコストを削減し、 名）のコストを削減し、 年間 労務管理から解放され、 労務管理から解放され、 社員の動きが目に見えて変わる、 社員の動きが目に見えて変わる、 【ルールブック】 －社員を変える魔法のツール－ －社員を変える魔法のツール－ ～効果・活用・作成手順のポイント～ ～効果・活用・作成手順のポイント～ 制作 人事・教育コンサルティング ㈱パートナーズリンク URL http://www.p-roumu.jp 〒135－0063 東京都江東区有明 3-1-25 有明フロンティアビル B 棟 9 階 TEL：03-5530-9041 FAX：03-5530-9042 Mail：[email protected] ※この本の内容の一切の無断転用・転載はご遠慮下さい。 ※転用・転載をご希望の際は [email protected] までお問合せ下さい。 Copyright©2009 パートナーズリンク. AllRights Reserved. ● はじめに この度は、この「【ルールブック】 －社員を変える魔法のツール－」を御請求いただきま して、誠にありがとうございます。 人事・教育コンサルティング 株式会社パートナーズリンクと申します。 このレポートに記載されている内容は、多くの中小企業ではまだ、気づかれていない内容 です。 もしくは、分かってはいるけれども、そのまま対策などは行わずに「ほったらかし」にな ってしまっている内容です。 1５枚ほどのレポートですが、「ルールブック」というものを作ると、どのようなメリット があるのか、ポイントを挙げてご説明しています。 中身をお読みになるまえに、 「ルールブック」の特徴を箇条書きで下記に掲げますので、も し全てをお読みになるお時間が無いようでしたら、このポイントだけでもぜひ覚えていた だきたいと思っております。 【ルールブック】導入の 5 つのメリット １、 無駄なコスト（主に人件費）を削減できます ２、 労務管理の手間が減ります ３、 社員の行動が変わります ４、 採用や定着率に良い影響があります ５、 再現性があります（個人に依存しない） このレポートは、経営者、経営幹部、人事責任者の方向けに編集しております。 弊社のホームページやパンフレットには記載していない内容もあります。 これは、立場の違いによって、捉え方に誤解が生じる可能性があるため、誰にでも見られ る場所では、掲載しておりません。 （セミナーやお打合せ時にはお話しています） そのため、このレポートに記載している内容は、申し込まれた方以外の第三者への配布、 提供を一切禁止させていただいています。 何卒ご理解の上、ご一読していただければ幸いです。 -1- ■ 目 次 ■ １．年間 700 万（社員 10 人）の無駄なコスト ･･･3 ２．就業規則とはちがう？ ･･･4 ３．ルールで縛っていいの？ ･･･5 ４．ルールブック活用方法 ･･･6 ５．ルールブック作成手順① ･･･7 ６．ルールブック作成手順② ･･･8 ７．ルールブック作成手順③ ･･･9 ８．ルールブック作成手順④ ･･10 ９．コストの根拠となる計算 ･･11 10．終わりに ･･13 11．パートナーズリンクの紹介 ･･14 -2- １．年間 700 万（社員 10 人）の無駄なコスト ■ これを呼んでくださっている貴方は、企業の経営者もしくは経営幹部、人事 の責任者だと思います。 もし、貴社が年間に約 700 万円もの「無駄なコスト」を人件費に使っているとしたら、 どのように考えますでしょうか？ しかも、それが社員 10 人程度で、一人あたりの給与が 30 万ほどの会社で出てくる数字 だとしたら・・・。 10 人の規模の会社で 700 万の利益を出すことが、簡単なことではないということは、 経営層の貴方にはお分かりのことと存じます。 しかし、気づいていない「無駄なコスト」は本当に存在しているのです。 ● 本当は必要なかった残業代 ・・・約 \2,780,000 ● 本当は必要なかった年次有給休暇 ・・・約 \600,000 ● 試用期間のルールによる損失コスト ・・・約 \300,000 ● 働いていない朝のだらだら時間の損失 ・・・約 \2,230,000 ● 賞与のルールによる損失 ・・・約 \600,000 ● 無駄な労務管理にかかる損失 ・・・約 \825,000 合計 約 \7,335,000 本当にざっくりとすぐに計算できるところだけを取り上げました。まだまだ沢山あります。 なぜ、このような数字になるかの計算の根拠は、このレポートの後半にて解説しています。 また、これ以上に大きなものが、 ● ● ● 社員のモチベーションダウンによる離職や、新たな募集にかかるコスト や戦力化までの育成コスト ・・・ Priceless 労働問題が起きたときの解決にかかる労務の負担や、社内の規則等の説 明にかかる手間などのコスト ・・・ Priceless やる気の無い集団、権利主張ばかりの集団になってしまったことによる、 売上や利益の損失 ・・・ Priceless ちょっと昔のカード会社の CM みたいになってしまいましたが、本当に恐ろしい損失は、 この数字で表せない部分なのです。 -3- ２．就業規則とはちがう？ ■ 「ルールブック」にて、大きく改善が出来ます。 前ページの計算した 700 万円の損失や、 「Priceless」と表記した損失ですが、この 「ルールブック」を導入することによって、その大部分を改善することが可能なのです。 （※もちろん、全て解決できるわけではありません。しかし、しっかりとしたものを作 成し、正しい運用をすれば、間違いなくはっきりと効果が出ます） 「ルールブック」とは、一言で言うと「社員の働き方を定めた小冊子」のことです。 手帳サイズから A5 程度の大きさで、数十ページのものを多く作成します。差し替えで きる小さいファイル形式もあります。そこに、前ページのような問題を改善すべく、 様々な「仕掛け・仕組み」を盛り込んで行くのです。 ■ 就業規則とはちがうの？ 労務管理に詳しい経営者の方からよくこんなご質問を受けます。 「就業規則とは、何が違うのですか？」 とても鋭い質問だと思います。しかし、「ルールブック」と「就業規則」は明らかに違 うものです。それでは、その大きな違いは？ ■ 法律で定められた記載が必要な就業規則、自由に作れるルールブック。 非常にざっくりというと、このようなことです。 ここから先は、かなりデリケートな問題です。お会いしてお話できれば本音をお伝えで きますが、ここでは少しぼやかした表現になります。ご理解下さい。 就業規則には、必ず記載しなければならないことが法律で決まっています。 残業代や年次有給休暇、休日割増や解雇の決まり等々・・・。更に文章も堅く難しい。 就業規則にどんなにオリジナルの要素を加えて、モチベーションをアップさせようと思 っても、社員は自分の「権利」のところにしか目が行きません。 （※社員が悪いのではありません。人間なら当然なのかもしれません） どんなに会社が望む「働き方」を記載していても、そこは伝わりません。残念ながら。 だからこそ、全員に渡せるツールとして、 「ルールブック」が必要なのです。 ■ 役割をしっかりと分けて、両方を持つのが最強の方法です。 就業規則は、労働問題が起こったときの会社の盾として必要です。 就業規則とルールブックの両者の特徴を分かった上での整備が望ましいのです。 -4- ３．ルールで縛っていいの？ ■ 自由な発想とルールは全く別物です。 次に多くいただくご意見が、 「ルールで縛り付けると、自由な発想が失われてしまうのではないか？」 「うちの会社は出来るだけノビノビとやらせたいんだ」 というようなものです。 実はこれ、「ルール」の意味を誤解されています。自由な発想で活躍することと、ルー ルを守ることは別次元の話なのです。 ■ イチローや野茂は自由なフォームで成功しました。 理想の上司 No.1 を多く獲得した、当時の阪急・オリックス監督の故 仰木 彬氏が、彼 らの自主性を引き出し、変則なフォームを強制せずに成功へ導いたと言われています。 このような例から、ルールで縛らずノビノビとやらせたほうが良いのでは？というご意 見が出るのではないでしょうか？ 確かにこの二人のスターは、自由なフォームで成功しました。 しかし、彼らは野球のルールを無視していたのでしょうか？ もちろん、そんなことはありません。 プロ野球のルールと言う非常に細かいルールを守り活躍していたのです。 どんなにすごい選手でもルールを破ってばかりいたら、活躍どころの話ではありません。 ここで唱えているルールブックのルールも同じような意味のものです。 「この決まったフォームで投げろ、打て！」 と、いうようなものではなく、 「三振したらベンチに帰りなさい」 「ホームランを打ったら点が入ります」 と、いうような意味でのルールです。当たり前ですね。 ■ ルールがあるからこそ、思い切って活躍できる。 公平なルールがあるからこそ、そこにいる人は思い切って活躍できるのです。 「自由にやらせているから、決まりは少ないんだ」というところに限って、何でも OK の「やったもの勝ち」の風土になってしまう危険性があります。公平なルールの下で自 分をどれだけ活かすか勝負してもらう、それこそが真の自由な会社ではないでしょうか。 -5- ４．ルールブック活用方法 ■ ルールブックの活用方法をご紹介 ここで、いくつかルールブックの活用方法を紹介いたします。 会社により、様々な活用方法をしています。 ○ 朝礼や会議のときに読み上げる 行動指針や理念などを浸透させるツールになります。 読み上げた日を書き込んだりするページがあっても面白いです。 ○ 社内研修で使う 新卒、中途入社の研修などで使います。 現場の管理者の負担が大きく減らせます。 ○ 接遇マニュアルとして使う 接客業には欠かせない接遇のルールを載せます。 レベルによって分けるのも良いでしょう。 ○ チェックリストとして使う うっかりミスをなくすチェックリスト。 常に携帯するルールブックであれば、このような活用も出来ます。 ○ 社員の家族に見てもらう 社員がどのような働き方をしているのか、その家族は結構気にしていま す。そして会社への家族の印象は、定着率に大きく影響します。 「知る」ことによる安心感は実はとても大きいのです。 ○ 会社説明会に使う 高いお金をかけて作った会社のビデオやパンフレットなどは、現実性が 乏しく求職者も食傷気味です。実際に会社で使用している「ルールブッ ク」を見せることにより、やはり「知る」ことによる安心感が生まれま す。入社後のミスマッチも減り、非常におすすめの使い方です。 ○ 面接時に使う 入社前の説明はその後の労働問題回避のためにも非常に大切。 入社後の言った、言わないなどのトラブルを減らすことが出来ます。 ○ その他 この「ルールブック」は、法律で定められたものではありません。 どのように使うかは、会社ごとに大きく違います。 上記以外に使うようなことがありましたら、ぜひお知らせいただければ 幸いです。 -6- ５．ルールブック作成手順① ■ ルールブックがどのようなものか、作成手順に従ってご説明します。 まだまだルールブックがどのようなものか、具体的にはお分かりにならないかと思いま す。ここで、どのような手順で作成するのか、手順をご説明しながら、その具体的内容 に入っていきます。 １．会社の目的・理念となる言葉を再確認する ２．どんな社員が欲しいか書き出す ３．従業員に期待することを書き出す ４．現状の問題点を書き出す ５．申請等の約束事を決める ６．文体と構成を決めていく ７．実際に紙ベースで作成。製本もしくはファイルして完成 簡単にですが、ざっと上記のような流れになります。 次ページに各工程のポイントを解説していきます。 -7- ６．ルールブック作成手順② ■ １．会社の目的・理念となる言葉を再確認する。 これが非常に大事です。 社員に伝えるメッセージ、必ず経営理念などと同じしっかりした軸で伝えなければなり ません。「ルールブック」はその作成の自由度において、あれもいい、これもいい、と いうように詰め込みになりがちです。 ただし、決して会社の目的や、経営者の理念から軸がブレないようにしなといけません。 ■ ２．どんな社員が欲しいか書き出す。 この「書き出し」の作業が、実際のルールブック作成作業の多くを占める部分です。 「会社の目的・理念となる言葉」をベースに、従業員に期待することを書き出していき ます。ここは、会社の業種の種類、創業からの年月、現在の会社の状況などにより内容 が結構変わってくるかと思われます。 ・積極性があり、失敗を恐れない社員 ・猪突猛進タイプの社員 ・労働時間の長さを苦にしない社員 ・向上心のある社員 ・素直な社員 ・提案を多くする社員 ・独立志向のある社員 ・チャレンジ精神旺盛な社員 ・粘り強い社員 等々 もっともっと沢山書き出てくることだと思います。 ここで最初の経営理念とブレないような社員像をしっかりと伝えることが大切です。 「ルールブック」に「評価する社員、評価しない社員」というようなページを設ける場 合に、本人たちの行動の軸が出来上がってきます。 ■ ３．従業員に期待することを書き出す。 ここで、具体的にやってもらいたい行動、守ってもらいたい約束事などを書き出します。 こちらもしっかりと社員に伝えることが重要なのです。 ・大きな声で挨拶する ・「できない、無理です」禁止 ・笑顔を見せる ・社会人マナーを守る ・トイレ掃除をする ・人生の目標を持つ ・困っている人を助ける ・身だしなみを整える ・協調性を持つ 等々 -8- ７．ルールブック作成手順③ ■ ４．現状の問題点を書き出す。 現在の会社の問題点を出来る限り書き出します。 その中から、特に優先順位の高いもの、実現可能性が高いもの、経営理念に合致するも の等を考え、ルールブックで改善策を反映させる項目を選んでいきます。 ・遅刻者が多い ・届出がちゃんと申請されない ・職場が暗い ・発言、提案が少ない ・だらだら働いている ・一般常識に乏しい ・ホウレンソウがない ・辞めていく人が多い ・備品を粗末に扱う 等々 ここに出てきた問題点から、どんな改善策が出来るか、すぐに出てくるものではありま せん。しかし、しっかりと解決策を行うと、非常に大きなコスト削減につながります。 ルールブックは、ミニファイル式にすれば、後からいくらでも差し替えが出来るものに なります。時間をかけてでも取り組んで行きたいものです。 ■ ５．申請時の約束事を決める。 ここは、労務管理コストを大きく削減できるポイントです。 遅刻や欠勤、その他の総務的な手続きのために、いちいち経営者が調べ物や確認をした り、営業部門の管理者の時間がとられては、非常にもったいない話です。 また、そのほかに「会社で休んだり、遅刻したりするには、それなりの手続きが必要」 という意識付けにも好影響があります。 ・休みの申請手順 ・慶弔休暇申請の手順 ・遅刻の申請手順 ・清算のルール ・始業時のルール ・通勤交通費のルール ・休憩のルール ・各種手続きのルール ・年次有給休暇取得のルール 等々 -9- ８．ルールブック作成手順④ ■ 6．文体と構成を決めていく。 さて、ここは意外と会社の個性が出てくるところです。 いままで書き出してきた項目のうち、どれを載せるかを決定し、文章に落とし込んでい きます。 ・「～である」調 ・「～ですます」調 ・「～なければならない」調 ・「～してください」調 ・第○章、第○条 ・ルール 1、ルール 2 ・○○のルール 等々 字体や記載の文体、イラストや写真を使うなどで、ルールブックに会社の個性が反映さ れていきます。貴社オリジナルのルールブックは、それがあるだけで社員のまとまりが 不思議と出てくるものです。 ■ ７．実際に紙ベースで作成。製本もしくはファイルして完成。 文章へとまとめることが出来たら（それがなかなか大変なのですが）、いよいよ印刷、 完成です。 コストをかけずにやるのであれば、自社のプリンタで印刷して、市販の手帳サイズファ イルなどに入れてもかまいません（人数が少ない会社でしたら可能です） 。 人数が増えると、結構手間のかかる作業になりますので、印刷業者に依頼するのが良い でしょう。手間にかけられるコストを考え、判断してください。 完成したら、このような構成になります。 ● 表紙 ● 目次 ● 会社の理念や行動指針 ● 評価する社員のルール ● 行動のルール ● 社内手続きのルール ● その他たくさん その他たくさんには、会社により様々な工夫を入れられています。 「チェックリスト」「ホウレンソウシート」「○○年後の私」「ミニミニ提案書」「日報」 「私の宣言」「スタンプカード」「サンクスカード」 「今日の感謝」等々・・・ - 10 - ９．コストの根拠となる計算 ■ ここで最初にあげたコスト 700 万の計算をお伝えします。 会社によって、これがそのまま貴社のコスト削減になるかどうかはいえないのですが、 ただ、いままでルールブックを作成した企業などでは良くある無駄なコスト事例を集め てみました。社員 10 名（うち管理職 1 名）、一人あたり 30 万の給与の会社で、これく らいの無駄が発生している可能性があるのです。 ● 本当は必要なかった残業代 ・・・約 \2,780,000 ある会社では、社員が業務終了後、喫煙室でおしゃべりをして、いつも 30 分経った あとにタイムカードを押していたことが発覚しました。 「就業のルール」でルールを 守る習慣であれば、あり得なかった無駄な 30 分の残業代です。 30 万の給与の社員の 30 分あたりの残業単価が 1172 円。これが毎日で 1 年分、9 名 分だとすると、年間では約¥3,094,000 もの無駄なコストになっています。 ● 本当は必要なかった年次有給休暇 ・・・約 \600,000 年次有給休暇は、本来リフレッシュして仕事に励んでもらうために使ってもらうの が目的です。しかし、特にその取得に関するルールを定めていなかったため、辞め るときになって全部有給休暇を取得、2 ヶ月間労働の提供が無いのに給与が発生した ケースです。1 人発生したとして 2 か月分約¥600,000 です。当然の権利ではありま すが・・・。 年次有給休暇は、就業規則や協定をつかえば、夏休みや年末年始休暇にあてること も可能です。辞めていく人間に有給休暇を与えることは会社にとっては好ましくな いコストです。せっかくならこれからも頑張ってくれる社員に有効活用しましょう。 ● 試用期間のルールによる損失コスト ・・・約 \300,000 試用期間は 14 日いないであれば、即日に辞めてもらうことが可能です。 しかし、15 日以降は 30 日前の解雇予告か、30 日分の賃金の支払いをしなくてはい けなくなってしまうのです。ある会社では管理職がこれを知らずに 15 日目に辞めさ せて、あとから支払うことになりました。1 日前であれば・・・。 - 11 - ● 働いていない朝のだらだら時間の損失 ・・・約 \2,230,000 ある会社は、朝タイムカードを押したあと、着替えてコーヒーを飲んだりタバコを 吸ったりで、実際に働き出すのが 30 分後ぐらい後になっていました。お昼時間から 戻ってくるときも同じような状況でした。始業のルールや休憩のルールがしっかり と出来ていなかったのです。一日の損失 30 分だとしても、一人あたり 938 円、一ヶ 月で 20,636 円、一年で 247,632 円、9 人分だと約 2,230,000 にも上ります。 ● 賞与のルールによる損失 ・・・約 \600,000 ある会社では、賞与を 2 か月分払うという賃金規定になっていました。 業績に連動せずに 2 ヶ月分という規定のため苦労していたこともあったのですが、 それ以上に賞与査定の期間に在籍していた社員で、支給日に退職している社員から 請求され、揉めた上に支払うことになったのです。賞与を「将来への期待を込めて」 支払うというもので浸透させていれば、このような請求も無かったのですが・・・。 ● 無駄な労務管理にかかる損失 ・・・約 \825,000 これは、この 10 人の会社の中の管理職一人が、生産性の無い労務問題に費やす時間 が 1 日に 1 時間程度あったとした場合の損失です。社員からの待遇の訴え、届出等 の質問、勤怠に関する手間等々です。管理職の給与が 50 万として、1 日 1 時間の単 価が 3125 円。これを 1 年換算一人分で 825,000 円。ルールブックによりこれらの手 間が省ければ、管理職はこの時間を生産性のある仕事に費やすことが出来るのです。 いかがでしょうか？すでに対策をされていたり、風土としてこのような問題のない企業で ありましたら、レベルの低い問題のように思われることでしょう。しかし、それ以外にも 「無駄なコスト」はとても多く存在しています。そして下記が最大の損失----- ● ● ● 社員のモチベーションダウンによる離職や、新たな募集にかかるコストや 戦力化までの育成コスト ・・・ Priceless 労働問題が起きたときの解決にかかる労務の負担や、社内の規則等の説明 にかかる手間などのコスト ・・・ Priceless やる気の無い集団、権利主張ばかりの集団になってしまったことによる、 売上や利益の損失 ・・・ Priceless - 12 - 10．終わりに 最後までレポートをお読みくださいまして、誠にありがとうございました。 いかがでしたでしょうか？ ページ数の限られたレポートという形ですので、本当にお伝えしたい内容の全てを書きき れず、エッセンスを詰め込んだものになりました。 労務管理の用語等で、分かりにくい表現がありましたらお詫び申し上げます。 このレポートに書ききれなかった内容も沢山ありました、特に、 ★ 日本全国の会社の取り入れているユニークなルール ★ 就業規則とルールブックの連動で完璧に ★ 人事制度にルールブックを取り入れよう ★ 初期導入時の社員の抵抗を和らげるポイント などはぜひお伝えしたかったのですが、ページ数の都合で割愛しております。 その他にも、ルールブックに関してお伝えしたいものはまだまだございます。 このレポートをきっかけにルールブックに興味を持たれ、もっともっとルールブックを知 りたいと思われましたら、下記アドレスまでお気軽にご連絡ください。 ■お問い合わせ先メールアドレス■ [email protected] このレポートへのご意見やご感想などもいただけると、とても嬉しいです。 最後に--「はじめに」でもお伝えしましたが、今回お伝えした内容を知っていても「ほったらかし」 にしている企業がとても多くあります。 「ルールブック」の導入は、地味な施策ではありま すが、間違えずに行えば必ずコストの削減ができて、社員の動きが変わってきます。 ぜひ、 「ルールブック」の導入で、貴社がライバルから一歩抜けだす会社になることを願っ ております。 - 13 - 11．パートナーズリンクの紹介 ■人事・教育コンサルティング ㈱パートナーズリンク■ 【業務案内】 ● 会社を守るリスク回避型就業規則の作成 ● ルールブック作成コンサルティング ● ES クレド作成コンサルティング ● 会議（ファシリテーション）能力向上コンサルティング ● 社員研修 ● 人事制度導入コンサルティング ● 社員のキャリア育成研修 ● 各種セミナー、原稿執筆業務 ■株式会社パートナーズリンク■ 〒135－0063 東京都江東区有明 3-1-25 有明フロンティアビル B 棟 9 階 TEL 03-5530-9041 FAX 03-5530-9042 e-mail:[email protected] ■代表取締役 藤崎 徳朗 プロフィール■ 【略歴】 ● 福岡県出身、関西の大学を卒業後、イトーヨーカドー入社。 店舗勤務の後、本社スタッフとなる。 ● イトーヨーカドー在籍中、ペガサスクラブ等でチェーンストアの基本を学ぶ。 ● 関東のパチンコチェーン店にスカウトされる。 ● 経営計画室長として、店舗マニュアルの作成・営業指導・社員研修を行う。 ● 機械担当部長として、新機種ゲージマニュアル・機械活用マニュアル・釘調整マニュア ルの作成を行う。 ● 営業担当部長として、新規出店マニュアルの作成・競合店対策の指導・不振店活性化プ ログラムなどを行う。 ※パチンコ企業に約 18 年勤務して業績の向上に貢献する（売上は 10 倍へ）。 ● 雑誌シークエンス： 「パチンコホール企業のリスク管理」を毎月連載。 ● 雑誌グリーンベルト：人事・労務アドバイス「パチンコ労務 Q&A」を毎月連載。 ● 矢野経済研究所：「パチンコホール人事労務白書」を平成 17 年 4 月末刊行。 ● 商業会 パチンコホール経営革新 2006 に「店長心得」を掲載。 ● 平成フォーラム 3 月例会： 「パチンコホール企業のリスク対策」を講演する。 ● UFJ セミナー１０月例会「労務管理と差別化戦略の企業マネジメント」を講演する。 ● リム総合研究所主催「スーパー店長育成講座」の講師を担当する。 ● 「日本遊戯産業経営者同友会」にて、経営者対象人事・労務セミナーの講師を担当する。 ● パチンコチェーンストア協会（PCSA）主催、座談会シリーズ「パチンコの未来を語ろう ～危機管理はどうあるべきか」のメインパネリストを担当する。 ● ジャパンシステムアドバイス主催セミナー、 「パチンコホール管理者のための労務管理基 本セミナー」の講師を担当する。 ● P&M アカデミー主催講座、人事労務能力強化研修の講師を担当する。 ● ジャパンシステムネットワーク発行、会員情報誌「ピーズアニモ」にパチンコホール管 理職のための店舗活き活きコーチング術を連載する。 ● 雑誌アミューズメントジャパンに「リスクマネジメント視点の労働法講座を毎月連載。 ● 「職場の法律Ｑ＆Ａ」 （㈱アドサークル）～人が育てば企業がグングン伸びる～を発刊。 - 14 -
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