のご案内 クラウド型 稟議回覧システム 稟議申請・承認フローでの悩み 紙やExcelでの承認ワークフローでは、こんなお悩みがあります。 誰まで承認まわったのか わからない... 申請者 上司の不在・外出が多くて 承認が進まない！ 承認者 承認が溜まってくると デスクは紙だらけ... 最終承認者 印刷や差替え、 文書を探すのが手間！！ 保管者 申請から承認、保管まで紙が多くて煩雑になりやすい 書式を更新しても古いバージョンを使い続ける⼈がいる 承認者が不在、もしくは外出が多くてなかなか作業が進まない 前回提出書類などの過去資料を探すのが⾯倒 など 2 社内文書回覧・回付での悩み また、社内における文書回覧においてはいかがでしょうか。 手渡しでは、円滑に回覧を進められない上に紛失するリスクがあります。また、 メールで送信すると誤送信や送信漏れなどのリスクも発生します。 まだ⾒ていないのは誰？ 部⻑ 上⻑ 役員 原本は今どこに...？ 送信先を間違えた！ 社⻑ 作成者 全員に印刷して渡している 回覧の進捗状況がわからない or 手渡しで回覧している など 3 承認Timeの概要 は、 SBIビジネス・ソリューションズがご提供するクラウド型稟議回覧システムです。 4 承認Timeはこんな声にお応えします 1. いつでもどこからでもWeb申請・承認したい 経営の意思決定はスピードが命。 ASP(SaaS)の承認フローシステムなので、出張先などいつで も、どこからでも利⽤可能です。 2. どんな申請書でも自由に書式作成したい 稟議申請、捺印申請をはじめ、社内のあらゆる申請書類を、自由な項目設定で、電子承認のフ ローに載せることが出来ます。 3. 承認ルートも自在に設定したい 承認ルートを柔軟に設定できるので、社内のルールに合わせた設定が可能です。AND承認（グ ループ全員承認）やOR承認（グループの1⼈のみ承認）、飛び越し承認の設定も可能です。 4. ファイルや過去文書を添付して提出したい Excel・Word・PDFといった様々な種類のファイル添付が可能です。また申請時に過去文書か らの部分・全体複写、決裁済み文書の添付も⾏えるので入⼒作業の手間が省けます。 5. 議事録や営業報告も回覧・提出したい 承認以外に、⼀⻫報告のフローも設定できます。報告を確認したかのチェックもでき、議事録な どの情報共有に効果的です。 6. 申請者や承認者以外でも参照・保管・閲覧をしたい 承認プロセスに入らずに参照できる「参照者」、決裁後にコメントを追加したり、⼀覧表を抽出 できる「保管者」、内部監査等で⼀通りの閲覧が出来る「閲覧者」は実務上⼤変便利です。 5 スマートフォン/マルチOS対応 スマートフォンやタブレット上でも簡単にご利⽤いただけます。 いつでも・どこからでも申請・承認が⾏えるので、これまで上司の外出などで滞っ ていた承認フローのスピードが一気に加速します。 ※許可されたIPアドレス以外からのアクセスを制限することもできます。（オプション） ※Mac版およびスマートフォン・タブレット版では、申請・承認機能のみのご利⽤となります。 タッチパネルで操作しやすい・⾒やすいデザインとなっており、ご利⽤者様の円滑 な承認作業を強⼒にサポートします。 → 動作環境の詳細は、Ｐ.２３をご参照ください。 6 自由な書式設定 通常のテキスト入⼒に加えて、リスト選択・チェックボックス・ラジオボタン・ From〜To・リンク先⼊⼒など、様々な入⼒フィールドで書式を自由に設定でき、 ご利⽤中の書類の内容・項目を変更することなく簡単に入⼒画⾯を作成できます。 その結果、社内のペーパーレス化と承認Timeへの移⾏をスムーズに進めることが できます。 （＊）必須設定 書式作成の⼊⼒画⾯ ← ⼀⾏テキスト ← リスト選択 ← チェックボックス ← ラジオボタン ← From〜To ← 表組 既存の申請書類・報告書 申請書 稟議書 報告書 豊富な⼊⼒属性で どんな書類も電子化!! ← 数値 ← コメント表示 ← 文章エリア 7 承認ルート設定 柔軟な承認ルート設定により、拠点ごとの承認フローや緊急時の飛び越し承認にも 対応しております。申請内容に応じて、承認者数や承認ルートを自由に設定でき、 さらにAND承認（グループ全員承認）やOR承認（グループ1人のみ承認）設定な ども可能です。 8 ＜コラム＞クラウド型システム導入のメリット 稟議回覧業務をシステム化することによって、以下のようなメリットが得られます。 この他にも、承認⽇時や閲覧履歴が残るので、コンプライアンスの強化にも繋がり ます。 9 ファイル添付/決裁済み文書添付 Excel・Word・PDFといった様々な種類のファイル添付が可能です。また申請時に 過去文書からの部分・全体複写、決裁済み文書の添付も⾏えて、申請時間を効果的 に短縮できます。 開いている申請書を そのまま複写 選択した決裁済み 文書を添付 過去の文書を参照しながら ⼊⼒または部分コピー 様々な種類のデータ ファイル添付が可能 10 申請書以外の書類を電子化 申請書類以外にも、議事録・報告書・⾒積書など、全ての書類を電子化して報告フ ローに取込めるので、社内のペーパーレス化をさらに推進します。 また、フローにまわした書類は、閲覧状況をチェックできるので、効果的な情報共 有を実現します。 11 閲覧・保管権限の設定 承認プロセスに入らずに書類を参照できる「参照者」、決裁後にコメントを追加し たり、書類の一覧表を抽出できる「保管者」、内部監査等で一通りの書類や承認履 歴などを閲覧できる「閲覧者」の設定により、書類管理と承認フロー以外の関係者 への情報共有がかんたんにできます。 12 ＜コラム＞内部監査対応 内部監査や外部監査の際に、対象書類を準備するために多くの時間を費やしてはい ないでしょうか。承認Timeでは、「閲覧者」権限を活用することで、システム内 のすべての文書を対象に検索・照会をすることができます。過去の書類を迅速に呼 び出すことができるので、監査対応をスムーズに進められます。 コスト⾯はもちろん、作業時間の削減、コンプライアンスの徹底、内部統制などの ⾯において、計り知れないメリットがあり⼤変便利です。 13 ＜入⼒画⾯・印刷サンプル＞ ※上は申請書類を開いたイメージです。⼊⼒後印刷する際には、 プレビュー画⾯（右図）で印刷イメージを確認することができます。 14 ＜スマートフォン画⾯サンプル＞ ※ 画⾯はイメージです。 15 ＜システム担当者向け ご案内＞ 弊社データセンターにてサーバー管理を⾏い、データのバックアップやセキュリ ティ環境の確保、メンテナンスやバージョンアップ等も対応いたしますので、それ らの負担はかかりません。また、クラウド（ASP/SaaS）化により、低コストでの 導入が可能です。 16 ＜姉妹製品：経費Bank連携＞ 「経費BankⅡ」は当社が提供するクラウド型稟議回覧システムです。 「承認Time」と「経費Bank」を連携させることで、「承認Time」で事前に稟議申 請を⾏ったデータについて、後から「経費Bank」での経費精算時に参照すること ができます。 料⾦や詳細はSBIビジネス・ソリューションズまでお問い合わせください。 ソリューション営業部 03-6229-0809 17 承認Time 導入事例１ 株式会社 ＷＤＩ ＪＡＰＡＮ 会社プロフィール 株式会社 WDI JAPANは、世界の様々な国と地域で育まれた食文化の伝 道師として、イタリアンブームの先駆けとなった「カプリチョーザ」、ロックを聴きな がらお食事を楽しむスタイルを提案した「ハードロックカフェ」の他、世界の牡蠣 が食べられる「グランドセントラルオイスターバー」、北欧料理をベースにした「ア クアヴィット」など、今までに体験したことのない食文化をお客様に提供していま す。 会社概要 社 名 ：株式会社 WDI JAPAN 設 ⽴ ：1954年4月 代 表 者 ：代表取締役 清水 謙 従業員数： 500名 所在地：東京都港区六本⽊5-5-1 ロアビル8・9階 事業内容 ：レストラン経営及び運営受託 ブライダル企画・運営 http://www.wdi.co.jp/ 承認Time導入で書類承認までの時間が短縮され、全社ペーパーレス化の第一歩となりました！ ■ 導入の経緯→「業務の効率化をはかるシステムを探していました」 私たちの部署、BPR推進部は2009年に発⾜しました。BPRとは「ビジネスプロセス・リエンジリアニング」の略で、社内作業の効率化をはかるといった意味があります。当時、社内 でやりとりする書類は基本的に紙でした。書類の作成と提出、受理および承認作業等に時間がかかっており、これらの業務を効率的に⾏えるシステムを探していました。 加えて 承認者は外出していることも多いので、社内の書類を止めないためにクラウド型の承認システムを必要としていました。 ■ 導入のポイント → 「クラウド型システムでコスト削減」 承認をスムーズにするシステムを探していたとき、『承認Time』を知りました。クラウド型なので会社にサーバを置く必要がなく、使⽤者数に応じての課⾦で他のシステムより安く使 えるといったことが導入の決め手になりました。書類作成はそれまでExcelを使っていましたが、社内でさまざまなバージョンを使⽤している場合があり、書式の統一が難しいこともあ りました。『承認Time』を導入すれば書式の統一が可能でしたので、この点も導入理由のひとつになりました。 ■ 導入の効果→「書類の承認がスムーズになりました」 『承認Time』を導入して一番良かった点は、スマートフォンでも書類の承認ができることです。外出先からでも申請書類を確認できるので、承認作業がスムーズになり、申請から 承認までのスピードが格段に速くなりました。また書類が承認されると、メール通知されるのも嬉しいですね。さらに「こう作りたい」というイメージ通り書類を作れるのでストレスがなく、 書類を作成するスピードも上がりました。保管機能もあるので、書類の管理もしやすくなりました。承認の際に、入⼒の必須項目を設けられるので、入⼒漏れがなくなったのも非 常に助かっている点です。 ■ 今後の展望→「全社でペーパーレス化を進めていきたいです」 利⽤開始から1年半が経ちますが、スタッフの間でも『承認Time』が浸透し、今ではなくてはならないシステムです。また、細かいリクエストを真摯に聞いていただける点も心強いで す。今後のバージョンアップで、さらに使いやすくなるとのことで楽しみにしています。弊社は全国に店舗があります。すでに各店舗では食材の請求書がほぼペーパーレスといった現 状もあるので、他の書類も『承認Time』を使って、積極的に全社でのペーパーレス化を進めていきたいと思っています。 18 承認Time 導入事例２ 株式会社 たち吉 会社プロフィール 宝暦2年（1752年）に創業し、260年の歴史を持つ器の⽼舗「たち吉」。 2014年現在では170店舗以上を構え、京の伝統を全国に伝えています。 京の地に生まれ、育まれて来た「たち吉」は、日本の暮らし道具のいにしえを 守り、さらなる工夫と進化をもって、現代に生きる「和の器」を発信していま す。 会社概要 社 名 ：株式会社 たち吉 創 業 ：宝暦2年（1752年） 設 ⽴ ：昭和24年5月24日 代 表 者 ：代表取締役 岡田高幸 従業員数： 335名 所在地：京都市下京区四条富⼩路上ル⽴売東町１７番地 営業品目 ：創作和洋陶磁器・美術名工作品等 http://www.tachikichi.co.jp/ 承認Timeの導入により社内書類の運用ルールを統一化。社内システムのクラウド化で業務改善をスタートさせました。 ■ 導入の経緯→「クラウド化で社内文書の統一化と運用の改善を図る」 稟議書はカーボン複写の社内書式を在庫し、使⽤していました。部分的にWordやExcelに移⾏しましたが、パソコンが1人1台あるわけではないので、社内運⽤を統一していま せんでした。管理⾯で、退職者や組織変更が発⽣する際、過去の稟議書・報告書が現任の担当者にうまく引き継がれないことがあったり、運⽤⾯でも承認ルートや保管方法 のルールがはっきり決まっていない場合もありました。このような問題が積み重なり、承認システムの導入を検討することになったんです。 ■ 導入のポイント → 「サーバーの設置が不要なうえセキュリティが強固で、簡単に導入・運用できることが決め⼿に」 クラウド型での導入を決断し、検討を開始しました。たち吉は全国に店舗があり、その規模に対して、少人数のシステム担当で管理することができて、ネートワーク構築やメンテナ ンスにも負担がかからないクラウド型というのがポイントでした。またセキュリティ⾯も重要でした。使い勝手の良いシステムでもセキュリティを確保できなければ意味がありませんから ね。他のシステムとも比較し社内で検討を重ねた結果、コスト⾯・機能⾯ですべての要求を満たしている『承認Time』を選びました ■ 導入の効果→「一部の書類から運用開始しスピーディに導入、段階的にクラウド化を目指す」 入⼒・申請は簡単ですし、導入は全く問題ありませんでした。まずはいくつかの書式で開始して、慣れてきたら他の書式を追加していけばいいというのが便利でした。最初から多 数の書式を作成すると、承認ルートの整備などに時間がかかってしまったり、あとで実務に応じて書式やルートを修正する必要が出てしまうかもしれないという懸念がありましたが、 アドバイスいただいたとおり段階的に書式を追加していくことでスムーズに運⽤することができています。また、サポートもこのような運⽤についての相談を受けてくれるので、安心感を 持って進めることができました。 ■ 今後の展望→「運用⾯、管理⾯において社内文書にまつわる様々な課題を克服、社内の全文書をクラウド化へ」 設定した承認ルートに沿って進み、保管されるので『承認者に届かない』といった不手際は一切起こりません。曖昧だった承認ルートがしっかりと定められ、捺印が必要な書類かど うかはもちろんのこと、差戻しやそれらの履歴も全部分かりますからね。紙のときに発⽣していた諸々の問題は全部クリアしています。現在、紙やメール等で運⽤しているものを順 次クラウドに乗せていきます。最終的には社内の決裁を全てシステムで確認できるようにしたいですね。 19 承認Time 導入実績 承 認 T i m e を 導 ⼊ い た だ き ま し た 企 業 様 を ご 紹 介 い た し ま す 株式会社インフォマート ・企業間電子商取引(BtoB)プラットフォームの運営 株式会社オートサーバー ・情報ネットワークにおけるコンピューター通信システムを利⽤した 自動⾞販売に関する情報処理ならびに情報提供 株式会社 たち吉 ・和洋陶磁器卸小売 株式会社 WDI JAPAN ・レストラン経営及び運営受託 ・ブライダル企画／運営 PSコミュニケーションズ株式会社 ・特定信書便事業 ・コールセンター事業 BBIX株式会社 ・インターネットエクスチェンジ（IX）事業 ・ネイティブ方式によるIPv6インターネット接続サービスの提供 http://www.infomart.co.jp/ http://www.autoserver.co.jp/ http://www.tachikichi.co.jp/ http://www.wdi.co.jp/ http://hot115.jp/denpo/ http://www.bbix.net/ ビー・ビー・バックボーン株式会社 http://www.bbbackbone.co.jp/ ・通信事業者向け、バックボーン等の回線提供 株式会社ファーストブランド ・Webインテグレーション事業 ・メディア支援事業 株式会社マーケットエンタープライズ ・ネット型リユース事業 ・フリーマーケット事業 http://www.firstbrand.co.jp/ http://www.marketenterprise.co.jp/ 20 ご利⽤料⾦ 承認Ｔｉｍｅシステム利用料（iPhone･Android対応版込み） 初期費用 （税抜） 180,000円 ⽉額利用料 （1〜50ユーザー) 25,000円 ⽉額追加ID利用料（50ユーザー単位） 10,000円 計算例） 80名様でご利⽤の場合 初期費⽤ 180,000円 月額費⽤ 25,000円 ＋ 10,000円 ＝ 35,000円 【オプション】添付ファイル対応版 ⽉額利用料 （50GBまで) ⽉額追加利用料（10GB単位） （税抜） 10,000円 1,000円 注１） 添付ファイルオプションにつきましては、1申請あたりの添付可能容量は100ＭＢまで、 1ファイルあたり10ＭＢまでの容量制限となっております。 （1申請あたり 最⼤10ＭＢ×10ファイル＝100ＭＢまで登録が可能です。） 注２） 添付ファイルの種類（拡張子）には一部制限がございます。 対応内容など、詳しくはお問合せください。 計算例） 80名様で【オプション】添付ファイルをご利⽤の場合 初期費⽤ 180,000円 月額費⽤ 25,000円 ＋ 10,000円 ＋ 10,000円 ＝ 45,000円 21 動作環境＆会社概要 動作環境 ※2016年7月現在の推奨環境となります。 対応OS Windows 7 , 8.1 ／ MacOS X 対応ブラウザ Internet Explorer 11 (Windows 7 , 8.1) Safari ※Mac版では、申請・承認機能のみのご利⽤となります。 対応OS （スマートフォン、タブレット） Android ／ iOS 対応ブラウザ （スマートフォン、タブレット） Chrome ／ Safari その他 インターネットに接続できる環境が必要となります。 ※スマートフォン・タブレット版では、申請・承認機能のみのご利⽤となります。 会社概要 ■ 会社名 ■ 英文社名 ■ 事業内容 SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 SBI Business Solutions Co, Ltd. バックオフィス支援 経理アウトソーシング・サービス 経理システム・サービス ビジネステンプレート・サービス 他 ■ 代表者 ■ 資本⾦等 資本⾦ 資本準備⾦ ■ 設⽴ ■ ホームページ 代表取締役社⻑ 森田 俊平 100,000,000円 250,000,000円 1989年9月 http://www.sbi-bs.co.jp ■ 所在地 ■ ＴＥＬ ■ ＦＡＸ 〒106-6017 東京都港区六本⽊一丁目6番1号 泉ガーデンタワー 03-6229-0809 03-3589-7962 22 ※SBIビジネス・ソリューションズ株式会社の事業内容の詳細、役員構成、その他の情報は、ホームページよりご覧いただけます。 Ver.2016/7
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