論文作成のための Microsft Word2007 活用 第２回 １版 最終更新日：12/22/2009 論文作成のための Microsoft Word2007 活用 第２回 １．脚注の挿入 論文の構成要素として，一番重要なのが本文であるのは言うまでもないですが，脚注も非常に重要な 役割を担っています。 文献引用，データの出典，本文ではしきれない説明の追加・・・ 学会誌への投稿などでも，脚注の使い方はかなり厳密に決まっています。つまり，脚注は論文を構成す る欠かせない要素であるといえます。 個別の脚注の入れ方は，分野によって異なりますので，ここではスマートな脚注の「使い方」につい て説明をしていきます。 （１）Ｗｏｒｄでの脚注の挿入方法 Word での脚注挿入には，脚注（ページ末脚注）と文末脚注の二種類があります。 脚注の挿入方法は，両者とも共通しています。本文の脚注を入れたい部分にカーソルをあわせ，リボ ンの「参考資料」タブを開きます。 「脚注の挿入」は脚注（ページ末脚注）に， 「文末脚注の挿入」は文 末脚注に対応しています。 「脚注（ページ末脚注）」を例に説明すると，下図の「脚注の挿入」をクリッ クします。脚注を書くスペースが出てきますので，必要な内容や引用文献を記述します。 仮に脚注番号‘１’と‘２’の間に脚注を挿入すると，自動的に‘２’が‘３’変わります。 1 論文作成のための Microsft Word2007 活用 第２回 １版 最終更新日：12/22/2009 （２）脚注の表示方法 「脚注（ページ末脚注）」であれば，文書作成中にだいたい同じ画面に見えますが（ミニノートなど では見えない場合もあります） ，「文末脚注」で脚注を挿入していくと，通常画面（「印刷レイアウト」） だと文章の前と末尾を‘行ったり来たり’しなくてはなりません。本文と脚注の対照関係を見ながら文 書作成する方が，より効率的です。 ■個別に注を表示する 文末脚注の例で説明しましょう。例えば 10 頁程度の文書があったとして，１頁目の注の内容を見た い場合，通常ですと 10 頁目までスクロールする必要があります。しかし，注を挿入した箇所（番号の 前後）にカーソルをあわせ，リボンの「参考資料」→「脚注」の「注の表示」をクリックすれば，該当 番号の注へ飛びます。 反対に，注の箇所でリボンの「参考資料」→「脚注」の「注の表示」をクリックすると，本文の脚注 挿入箇所へと戻ります。 ■画面を分割し，本文・脚注を表示する 本文の内容を確認しつつ，また，一つの注だけでなく前後の注を見渡して文章作成をする場合，個別 の注を‘行ったり来たり’するのは不便です。本文と注が同一画面上で両方表示されるようにすると， よりスムーズな論文作成ができます。 この方法は， 「アウトラインモード」か「下書きモード」に切り替えてから行います。 「アウトラインモード」で説明をすると，表示を切り替えてから（リボンの「表示」→「文書の表示」 の「アウトライン」 ） ，リボンの「参考資料」→「脚注」の「注の表示」をクリックするだけです。する と次のような画面になります。本文または注のどちらかの画面スクロールすると，対応する箇所が表示 されるように他方の画面がスクロールします。 2 論文作成のための Microsft Word2007 活用 第２回 １版 最終更新日：12/22/2009 本文部分 注部分 （３）脚注⇔文末脚注の変換と書式の変更 「 （ページ末）脚注」 「文末脚注」は，一括で相互変換が可能です。論文執筆時は「（ページ末）脚注」， 提出時は「文末脚注」にするのが一般的ではないでしょうか。 仮に「 （ページ末）脚注」で書き進めたとして，「文末脚注」に変更する方法を紹介します。「文末脚 注」⇒「 （ページ末）脚注」も同じ方法でできます。まず，リボンの「参考資料」の「脚注」の矢印（下 図）をクリックします。 出てきたダイアログボックスで， 「変換」をクリックし，「脚注を文末脚注に変換する」で「OK」を クリックします。あとは，元のダイアログボックスで「閉じる」をクリックすれば完了です。 ≪POINT≫「書式」の「番号書式」を選択することで，注番号の書式を変更できます。通常，文末脚注はローマ数 字になっていますので，ここで算用数字に変更しておくとよいでしょう。 3 論文作成のための Microsft Word2007 活用 第２回 １版 最終更新日：12/22/2009 ２．相互参照（クロスリファレンス）の設定 論文の脚注の中で， 「前掲注○○参照。 」のような形で既述の脚注を参照する場合があります。やっか いなのは，論文編集の途中で注番号が増減した場合，○○の部分を都度修正しなければならないことで す。相互参照（クロスリファレンス）を使えば，注番号がずれても，常に同じ箇所の脚注を参照するこ とができます。 下の事例，注 24 の末尾に， 「および，前掲 15」という相互参照を挿入する方法を説明します。 リボンの「挿入」タブ，リンクの「相互参照」をクリックします。 出てきたダイアログボックスで，「参照する項目」を‘脚注’に（文末脚注であれば‘文末脚注’を 選択） ， 「相互参照の文字列」を‘脚注番号’とし，出てきたリストの中から目的の脚注（ここでは 15） を選択します。そして， 「挿入」をクリックします。 4 論文作成のための Microsft Word2007 活用 第２回 １版 最終更新日：12/22/2009 ただし，これだけでは，注の番号がずれても「前掲 15」の表示は変わりません。注の番号が変わった あとで，フィールドの更新をする必要があります。これを忘れると，設定が無駄になってしまいますの でご注意を。 方法は，相互参照を挿入した箇所にカーソルをあわせて， 「F9 キー」を押します。注の番号が一つ前 へずれた場合，下のように変更されます。 ≪POINT≫もし，全ての相互参照を一括で変更したい場合は，脚注のどこかにカーソルをあわせ，「CTRL キー ＋A」のショートカットキー（すべて選択）を使い，脚注部分を全て選択した状態で「F9 キー」を押せば，全ての相互 参照が更新されます。 ※図中で使用された Word 文書は，福本拓「1920 年代から 1950 年代の大阪市における在日朝鮮人集 住地の変遷」 『人文地理』56 巻 2 号，2004 年，pp.154-169，の著者原稿です。 （著者 特別研究員 福本 拓） 5
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