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Kofax
ケーススタディ
BMW で書類を有用な情報に自動変換
世界に名高い自動車/オートバイメーカーが Kofax ソリュー
ションを使用して、
デジタル化とアーカイブのプロセスを標準
化しています。
状況
自動車業界は激しい競争にさらされています。
ドイツの自動車メーカーはこの
市場で極めて優位に立ってきましたが、中でも BMW グループは世界を代表す
るサプライヤの 1 つです。
しかし、
グローバル化、
コンプライアンス規制、
ネット
ワーク化とデジタル化の発展により、競争と価格圧力はますます厳しくなってい
ます。毎年数百万枚の書類をデジタルのビジネスプロセスに統合する作業によ
って、
さらにプレッシャーが高まります。
このため、BMW スキャンセンターでは
2010 年から Kofax ソリューションを使用しています。
このセンターでは、受領
する書類をスキャンし、情報を抽出して、
ビジネスプロセスとアプリケーションに
直接送信しています。
課題
BMW Bank の自動車ローン契約に関する書簡から、保有車両管理のための
契約、
さらには駐車違反呼び出し状の処理まで、BMW におけるさまざまなプロ
セスで、紙ベースのドキュメントが使用されるか、
それを基に処理が開始されま
す。
しかし、後続の処理は一般に IT アプリケーションで行われるため、
データを
デジタル形式で用意する必要があります。現在、BMW での 40 を超えるプロ
セスが、
迅速かつ安全にデータを使用できることを前提としています。
このような
「メディアのギャップ」を埋めるために、同社では、早い段階でのドキュメントス
キャニング、
データの抽出、ITシステムへの関連情報の送信、既存のワークフロ
ーへの統合を以前から頼ってきました。
デジタル化するデータ量は膨大であり、
年間およそ 1,500 万ページに上ります。
また、
書類に加えて、
生成される PDF ファイルなどのデジタルドキュメントも存在
します。
これだけの書類の量を迅速かつ効率的に処理するために、
BMW は、
ミ
ュンヘン本社に集中スキャンセンターを設立しています。
このセンターは社外郵
便仕分け室の隣に配置されており、
迅速なコミュニケーションを図るためにすべ
ての部門がシェアードサービスセンターとして利用できます。
集中スキャンセンターは優れた効果をもたらしましたが、
さらに最適化を図る余
地がありました。既存のソリューションは数年間かけて開発され、複数の異なる
コンポーネント、
システム、
インターフェースで構成されています。
このため、一部
のアプリケーションに重複があり、管理のためにより多くの労力が必要となって
いました。
これらのアプリケーションは統一的に開発されたものではなく、開発
作業にあたってさまざまなプログラミング言語を理解する必要がありました。
ま
た、
システムを補完する購買システムは時代遅れのものでした。
セキュリティ上の理由から、新しいアプリケーションでは、企業基準を満たす場
合にのみ BMW のデータとアプリケーションにアクセスできます。従来使用され
ていたアプリケーションは、
もともとこの基準の要件を満たせていませんでした。
さらに、同社が 2011 年末から企業オペレーティングシステムとして使用する
Windows® 7 との互換性がありませんでした。
技術面以外にも問題があり、
結果的に BMW は 2009 年に新しいソリューション
を検討することになりました。
旧システムでは、
旧フォーマットの帳票読み取りの
みが可能でした。
ドキュメントが旧統一フォーマットの場合にだけ読み取
りが可能であり、
ドキュメント内の固定された位置に値が配置されてい
なければなりませんでした。
しかし年月とともに、
準定形、
非定形ドキュメ
ントが増え、
自動的に読み取ることができず、
必然的に手作業での処理
を必要とするケースが増えていました。
このプロジェクトは、ROI(投資対効果)の面でも成功を収めまし
た。BMW が設定した ROI を満たすだけにとどまらず、上回っていま
す。BMW では各 IT プロジェクトで費用対効果の算出が義務化されて
おり、一時コストと継続コストを、人件費とサポートの削減額、
ソリュー
ションの可用性と比較します。
ソリューション
ドキュメントのデジタル化によって、
プロセスの最適化と、自動化の度
合いの長期的な進展も実現しました。DEAS は本来、
ミュンヘンの
BMW スキャンセンターでの使用のみを想定していましたが、同社は現
在、適用範囲の拡大を検討しています。
たとえば、BMW グループ全体
での受信メールのデジタル処理や、別の場所での全社的なソリューシ
BMW は 2009 年始めに、
基準に適合する新しいソリューションプラット
フォームを検討することを決めました。
その主な要因は、
既存のソリュー
ションでは規定されたコスト削減目標を達成できずにいた BMW スキャ
ンセンターと、
技術的な課題に直面した IT 部門でした。
要件の項目は
多く、
期間は短い状況で、
プロジェクトはわずか 12 か月で完了すること
を要求されました。
そのため、
すでに同様のプロジェクトを多数手がけた実績を持つ、定評
のあるプロバイダだけが検討の対象になりました。市場調査と最初の
プレゼンテーションを経た後に最終候補として残ったプロバイダは、
わ
ずか 3 社でした。
この 3 社のプロバイダがワークショップを実施し、
テ
スト導入を行った後に、性能について広範な価値分析が実施されまし
た。
これらのテストに勝利したのが Kofax® でした。Kofax が主要なスキャ
ニングおよびソフトウェアのプロバイダすべてとパートナー関係にあり、
また、
上流および下流のシステムとの多数のインターフェースがあるこ
とが決め手となりました。
また、
ソフトウェアがモジュール構造であり、
い
つでも拡張して将来の要件に適応できることも要因の 1 つでした。
こう
した適応のほとんどは、使いやすい GUI と、必要な場合にはコーディン
グによって実現できます。
DEAS は、
ドイツ語でドキュメント認識およびアーカイブシステムを意味
します。DEAS の目的は、従来の個別かつ「孤立した」
ソリューションす
べてをリプレースし、
データのキャプチャと抽出の全社標準として
Kofax を使用することです。
ソリューションのプラットフォームは Kofax
Capture™ および Kofax Transformation Modules™(KTM)
をベ
ースとしています。
これらの製品は、
スキャンされたドキュメントからの
情報のキャプチャ、分類、抽出、検証に使用されます。
さまざまなメーカ
ーのスキャナが使用されます。
このソリューションは直感的で柔軟性に
富んでいるため、通常業務を継続しながらプロジェクト全体の導入を
進めました。
わずか数か月後には移行が完了し、
それ以降、同社は古
ョンの使用などです。
Kofax について
Kofax® plc (LSE: KFX) は、革新的なスマートキャプチャとプロ
セスオートメーションのソフトウェアおよびソリューションを
提供する代表的企業です。ビジネスにおいて重要性のきわめて高
い、顧客関係の First MileTM に貢献します。その始点となるのは
組織の業務システムであり、ここでは情報に富んだリアルタイム
なコミュニケーションを顧客から引き出します。加えて必須とな
るのがストレージシステムへの接続であり、大規模で柔軟性に乏
しいエンタープライズアプリケーションとリポジトリから構成さ
れていることが多く、一般的には新しいテクノロジーに適応させ
るのが容易でない部分です。First Mile が順調に進めば顧客体験
は劇的に向上し、業務コストも大幅に削減できるため、競争力、
成長性、収益性の向上をはかることができます。金融サービス、
保険、行政、医療、ビジネスプロセスアウトソーシングなど多様
な市場分野において、20,000 社にのぼるお客様が Kofax のソフ
トウェアとソリューションを利用して短期間で投資対効果 (ROI)
を得ています。Kofax は自社の販売およびサービス部門に加え
て、アメリカ大陸、ヨーロッパ、中東、アフリカ、アジア太平洋
の 75 カ国以上に 800 社にのぼる認定パートナーのネットワー
クを展開しています。
詳細は、kofax.jp をご覧ください。
いソリューションを廃止して DEAS を使用しています。
結果
Kofax ソリューションをベースとする DEAS に関して、設定されたすべ
ての目標が達成されました。数年かけて開発されたすべてのソリューシ
ョンは、Windows 7 をサポートする BMW 基準に準拠した、
はるかに
使いやすい統一プラットフォームでリプレースされました。既存の課題
に対応できただけでなく、大幅な効率向上も実現し、現在では、
より少
ないリソースでより多くの仕事をこなせるようになっています。
KTM の導入により、多くのプラスの変化がありました。現在では、
ドキ
ュメント内のどこに配置されているのかに関係なく、
ほぼすべての情報
をドキュメントから抽出できます。準定形と非定形ドキュメントも、問題
なく処理されています。手動での処理が必要なドキュメントの共有も大
幅に減少しました。
プロセスによって異なりますが、最大で 75% 減少し
ています。
検索基準を使用して、
あるドキュメントの束から特定のページを探し、
選択したページを切り出して別のドキュメントの束に挿入できるように
なりました。
このような手順は、従来のソリューションでは考えられない
ことでした。多数の既存のインターフェースを使用すること
で、Documentum や SAP などのソリューションとの接続を容易に実
装できます。
〒108-0074 東京都港区高輪3-19-26 SOC高輪ビル
TEL: 03 6853 0001
Mail: [email protected]
© 2013 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules and First Mile are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and
other countries. Other names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. (04.2013)
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