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個人情報保護の取組み(PDF 188.1KB)

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個人情報保護の取組み
お客様からご提供いただいた個人情報は、当社の商品・サービス・情報を提供するためになくてはならない
ものであり、お客様情報の管理に万全を期し適正に利用することが、当社の重要な社会的責任であると認識
しています。
社員・代理店への周知徹底
2005年4月「個人情報保護法」全面施行に向けた
取組み
個人情報のみにとどまらず、お客様情報・機密情報に厳重
な管理を期すために、社員教育を実施しています。2004年6
社内管理体制の構築
月には現業部門向けのマニュアルを作成・徹底し、2005年1
∼3月には、その間に整備・強化してきた規定・ルールを含
2004年6月に総務部担当役員を「個人情報管理責任者」に
定め、社内の各部門を個人情報リスク管理部門と個人情報取
めて、改めて全社員へ周知徹底する研修を実施しています。
扱部門とに区分し、必要な対応を行いうるよう体制を強化し
また、役員に対しても、認識を共有化し、率先垂範で推進で
ました。
きるよう社外講師による勉強会を実施しました。
とりわけ、個人情報取扱部門に関しては、現業部門である
代理店に対する研修については、通常のマニュアル講義型
各地域本部にも「個人情報管理者」を置き、さらに「実務責
研修に加えて、ビデオ研修を実施し、理解の促進とその実効
任者」「作業責任者」を選定することにより、業務管理面か
性を高めるよう推進してきました。また、2005年2∼3月に、
ら機能・役割・権限・責任を明確化しています。
改めて規定・ルールを全代理店に周知徹底する研修を実施し
ています。
規定・システムの整備
個人情報保護法の遵守に向け、「お客様の情報の取扱いに
係る当社方針」(プライバシーポリシー)の策定や「個人情
報取扱・リスク管理規程」をはじめ、各種規定・ルールの策
定、取扱マニュアルの作成を進めてきました。また、安全管
理に関する情報システム整備やシステム運営上の管理強化、
パソコン端末に関するパスワード設定をはじめとする、より
安全な管理・取扱ルールの整備・強化を図ってきました。
個人情報取扱・リスク管理体制図
個人情報管理責任者
(総務部担当役員)
監査部門:
業務監査部
審議機関:
危機管理委員会
個人情報リスク管理部門
個人情報リスク管理責任部門(総務部)
個人情報リスク管理部門(業務統括部・損害サービス業務部・システム統括部・財務管理部・人事企画部・総務部)
個人情報取扱部門
現業
本社
個人情報管理者(各地域本部長)
[営業部門]
[損害サービス部門]
[業務部門]
[実務責任者]
[実務責任者]
[実務責任者]
[実務責任者]
営業部支店長
損害サービス部長
業務部長
各部長
[作業責任者]
[作業責任者]
[作業責任者]
[作業責任者]
営業課支社長
サービスセンター・
サービスオフィス所長
業務・会計グループ長
各グループ長
10 ● Aioi Insurance CSR Report 2004
個
人
情
報
保
護
の
取
組
み
2004年6月「お客様の情報の取扱いに係る当社方針」(プライバシーポリシー)を定め、あらかじめ定めた利用目的以外には
使用しないことと情報を安全・厳格に管理することなどを決定しています。その後、2005年4月の「個人情報保護法」施行を踏
まえ、2005年2月に改訂しました。
「お客様の情報の取扱いに係る当社方針」
(プライバシーポリシー)
1.情報の取得・収集方法
お客様からご提供いただく情報は、お客様のニーズに応じた商品の販売、サー
ビスの提供、情報の提供およびご契約の締結・維持管理のために必要とする情
報とし、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により情報を取得し
ます。
お客様の情報は、主に保険の契約申込書・保険金請求書等により収集します。
また、キャンペーンやアンケート等により情報を収集させていただく場合があり
ます。
2.情報の利用目的
ご提供いただいた情報は、次の目的および下記4、5に掲げる目的(以下、
「利
用目的」といいます。
)に必要な範囲内を超えて利用しません。
また、利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、ホー
ムページ等により公表します。
(1)保険契約の申し込みに係る引受けの審査、引受けおよび履行
(2)万一保険事故が発生した場合の円滑かつ適切な保険金のお支払い
(3)当社が有する債権の回収
(4)再保険契約の締結、再保険契約に基づく通知および再保険金の請求
(5)保険契約に付帯されるサービスの提供
(6)保険契約の維持・管理
(7)保険制度の健全な運営
(8)当社が取り扱う保険商品・サービスに関する情報のご案内
当社が取り扱う商品・サービスは次のとおりです。
損害保険、生命保険、ローン、国債およびこれらに付帯・関連するサービス
(9)各種イベント・キャンペーン・セミナーのご案内、各種情報の提供
(10)当社または当社代理店が提供する商品・サービス等に関するアンケートの
実施
(11)融資の審査並びに融資契約の締結、履行および管理
(12)国債証券等の窓口販売およびこれに付帯・関連するサービス、契約の維
持・管理
(13)市場調査および金融商品・サービスの開発・研究
(14)当社グループ会社および提携先企業の商品・サービスに関する情報のご案内
当社のグループ会社の商品・サービスは次のとおりです。
生命保険、セミナー、コンサルテーション
(15)問い合わせ・依頼等への対応
利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、個人情報
保護法第16条第3項各号に掲げる場合を除き、
ご本人の同意を得ることとします。
3.個人データの第三者への提供
当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供し
ません。
(1)法令に基づく場合
(2)当社の業務遂行上必要な範囲内で、保険代理店を含む委託先に提供する場合
(3)当社のグループ会社との間で共同利用を行う場合(下記4.グループ会社との
共同利用をご覧ください。
)
(4)損害保険会社等の間で共同利用を行う場合(下記5.情報交換制度等をご覧
ください。
)
4.グループ会社との共同利用
当社およびグループ会社のあいおい生命保険株式会社の取り扱う商品・サー
ビスをご案内または提供するために、両社間で次の条件のもと、個人データを
共同利用します。
(1)個人データの項目: 住所、氏名、電話番号・電子メールアドレス、性別、生
年月日、その他申込書等に記載された契約内容
(2)管理責任者:当社
5.情報交換制度等
保険契約の締結または保険金の請求に際して行われる不正行為を排除するた
めに、損害保険会社等との間で、個人データを共同利用します。また、自賠責保
険に関する適正な支払いのために損害保険料率算出機構との間で個人データを
共同利用します。詳細につきましては、社団法人日本損害保険協会のホームペー
ジ(http://www.sonpo.or.jp)または損害保険料率算出機構のホームページ
(http://www.nliro.or.jp)
をご覧ください。
6.信用情報のお取扱い
信用情報に関する機関(資金需要者の借入金返済能力に関する情報の収集お
よび保険会社に対する当該情報の提供を行うものをいいます。)から提供を受け
た情報であって個人である資金需要者の借入金返済能力に関するものを、資金
需要者の返済能力の調査以外の目的のために利用しません。
7.センシティブ情報のお取扱い
政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいいます。)、労働組合への加盟、
人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活並びに犯罪歴に関
する個人情報(以下、
「センシティブ情報」といいます。)
を、次に掲げる場合を除
くほか、取得、利用、または第三者提供を行いません。
・保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務
遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
・相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ
情報を取得、利用または第三者提供する場合
・保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは
労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、
利用又は第三者提供する場合
・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
・国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務
を遂行することに対して協力する必要がある場合
8.個人データの安全管理
個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理
のため、取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分
なセキュリティ対策を講じます。
また、当社が、外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選
定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど委託先に対す
る必要かつ適切な監督を行います。
9.継続的な取り組み
お客様からご提供いただいた情報の適切な取扱いについては、従業員への教
育を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。あわせて、内
部管理責任体制・システムセキュリティなどに関して継続的・恒常的な見直しを
図ります。
また、定期的に監査を行い、この方針を実践・遵守するとともにお客様の情
報保護の継続的改善に取り組んでまいります。
10.ご契約内容・事故に関するご照会
ご契約内容に関するご照会については、取扱代理店、保険証券に記載または
最寄りの営業店にお問い合わせください。また事故に関するご照会については、
保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。ご照会者がご本人で
あることを確認させていただいたうえで、対応させていただきます。
11.個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項
の通知、開示・訂正等・利用停止等
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正
等・利用停止等に関するご請求については、下記12.のお問い合わせ窓口まで
お問い合わせください。ご請求者がご本人であることを確認させていただくとと
もに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日、原則として
書面でご回答いたします。開示請求については、ご回答にあたり、当社所定の
手数料をいただくことがあります。
当社が、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合
は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
12.お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に対し適切・迅速に対応いたします。
当社の個人情報の取扱いや保有個人データに関するご照会・ご相談は、下記
までお問い合わせください。
【あいおい損害保険株式会社】
営業時間:月∼金 9:00∼17:00 ※但し、祝祭日を除きます。
TEL: 03-5424-0101 (本社大代表)∼所管部署をご案内します。
∼
※なお、ご契約内容のお問い合わせにつきましては以下にお願いいたします。
カスタマーサービスセンター TEL:0120-101-101
(注)上記の内容は、当社代理店および当社業務に従事している者等の個人情報
については対象となりません。
Aioi Insurance CSR Report 2004 ●
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