ソロエルアリーナ ご利用マニュアル 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 ２０１２年８月２１日 アスクル株式会社 Ver.1.0 1 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 はじめに 「承認ワークフロー」とは、ご担当者の方のご注文に制御をかける機能です。 例えば、「予算を超過する購入には部門長の承認を必要とする」「高額商品は購入不可とする」 など、会社の決裁ルールをソロエルアリーナＷｅｂサイトでの購入に適用させることができます。 例１．予算を超過する購入には部門長の承認を必要とする場合 予算超過してる ので否認します！ 否認 注文品 ご注文不可 コピー用紙 ¥2,598 【部門長】 これぐらいなら いいでしょう。 承認 注文品 【ご注文担当者】 ご注文完了 修正テープ ¥182 【部門長】 高過ぎます！ 会社として購入を 認められません。 例２．高額商品の購入は不可とする場合 注文品 【購買管理者】 ご注文不可 チェア ¥79,800 【ご注文担当者】 2 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認ワークフロー設定の流れ 大きく以下３つのステップがございます。具体的操作については各参照先をご覧ください。 承認経路の設定 ～「どういう決裁ルートがある？」～ 当資料 ＳＴＥＰ １ ご注文に対する決裁ルートを設定します。設定した承認経路はＳＴＥＰ２の承認 ルールと紐づけていきますので、会社の購買ルールや組織構成を考慮しながら 決裁ルートに組み入れられる方（承認者）を登録してください。 承認ルールの設定 ～「どのような注文の時に どんな制御をかける？」～ ４ ページ～ ご参照 別資料 ＳＴＥＰ ２ 具体的な会社の決裁ルールを適用させます。「月次予算○○円を超過する注文 の場合」「購入制限品を含む注文の場合」など、制御をかけるご注文の条件を設 定し、条件に当てはまるご注文にどのような制御をかけるかを設定します。 承認ワークフローの利用設定 ～「制御スタート！」～ 「承認ルール設定編」 ご参照 別資料 ＳＴＥＰ ３ 3 ＳＴＥＰ１～２の設定内容で承認ワークフローのご利用を開始させます。ご利用開 始にあたり、承認者への承認申請メールの送信有無や、承認申請から何日過ぎ たら決裁を促すメールを承認者へ送信するか、など、運用の詰めを行います。 「承認ワークフロー 利用設定編」 ご参照 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認経路の設定手順 ①購買管理者のＩＤでソロエルアリーナにログインし、トップ画面右上の【各種設定】をクリックします。 780000xx 明日太郎 様 明日太郎 【03-1234-5678】 ②「承認ワークフロー管理」メニューにある【承認経路の新規登録】をクリックします。 4 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 ③「承認経路パターン名」を入力し、【承認者を選択する】をクリックします。 「承認経路パターン名」とはご注文への決裁ルートの名称です。 Point 承認経路パターン名は誰が決裁ルートに含まれているかが後々わかりやすい名称で登録しましょう。 ＳＴＥＰ２の承認ルール設定時に、予算超過時のご注文に対する承認者は誰にするか、など、ある条件に当てはまるご注文 への決裁ルートを紐づけ登録していきます。ここで登録する承認経路パターンの名称は、誰が決裁をするパターンなのかが 一目でわかりやすいものにしましょう。 ■ＳＴＥＰ２ 承認ルール設定時の承認経路パターンの紐付けイメージ 既登録の承認経路パターン（決裁ルート） 承認ルール 予算を超過する注文は 総務の承認が必要 複数登録されている 承認経路パターンから選択 承認経路① 「中村部長承認」 承認経路② 「総務部に承認をあおぐパターン」 承認経路③ 「東日本プロジェクト本部承認」 … ※詳細は別資料「承認ルール設定編」をご覧ください。 5 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 ④ソロエルアリーナＷｅｂサイトご登録され ている方が全て表示されますので、承認 経路に組み入れたい方を選択します（※）。 ⑤選択した方が承認者として表示されますので、 【登録する】をクリックします。 ●●●●●●●● ●●●●●●●● ●●●● ●●●● （※）承認経路には５名（５段階）まで承認者の方をご登録する ことができます。 複数の承認者を選択した後に、「承認順序」欄に １～（最大）５の数字を入力することで、各々の 承認者にどういう順番で決裁をあおぐかを指定 することができます。 承認経路へ組み入れられる承認者には３つの種類が ございます。詳細は８～１４ページをご参照ください。 6 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 ⑥確認画面が表示されますので、問題がなければ【登録する】をクリックして完了です。 登録完了した承認経路を使用して承認 ワークフロー設定を行うには、続いて別資料 「承認ルール 設定編」をご参照ください。 7 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 APPENDIX 承認者の種類について ご参考 承認経路に登録できる承認者には以下３種がございます。 8 承認者の種類 補足 承認者 ソロエルアリーナＷｅｂサイトにご登録されている全ての方の中から個人の方を承認 者として指定します。購買管理者以外の方であれば、どの部門に所属されている方 でも承認者に指定いただくことができます。具体的登録手順は当資料の４～７ページ をご参照ください。 承認者（部門管理者） ご注文等の承認を申請される方が所属する部門の、部門管理者の方が自動的に 承認者になります。部門管理者の方が承認者になるケースが多いことを想定して ご用意している機能で、承認経路の登録時に個人の方を指定する手間を省略いた だけます。具体的登録手順は当資料の９ページをご参照ください。 承認グループ 複数の方を「承認グループ」として登録することで、グループに登録された全員が 承認者となることができます。注文等の承認申請に対して、グループ内のどなたか が承認（否認）処理をすれば決裁が完了しますので、例えば、ある承認者の方が ご不在のために決裁が完了せず、ご注文が滞る事態を防止することができます。 具体的登録手順は当資料の１０～１４ページをご参照ください。 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認者（部門管理者）のご登録手順 ①購買管理者のＩＤでソロエルアリーナにログインし、トップ画面右上の【各種設定】をクリックします。 ②「承認ワークフロー管理」メニューにある【承認経路の新規登録】をクリックします。 ③「承認経路パターン名」を入力し、【承認者を選択する】をクリックします。 ※①～③の手順は当資料４～５ページと同じです。設定画面はそちらをご確認ください。 ④【承認者（部門管理者）】を選択し、 【登録する】をクリックします。 ⑤承認者に「部門管理者」が表示されますので、 【登録する】をクリックします。 ●●●●●●●● ●●●●●●●● ●●●● ●●●● ⑥確認画面が表示されますので、問題がなければ 【登録する】をクリックして完了です。 ※確認画面は当資料７ページをご確認ください。 9 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認グループのご登録手順 Point 承認グループを承認経路に組み入れるには、まず先に承認グループをご登録する必要があります。 １．承認グループを作成 → ２．承認グループを承認経路に登録 の順序でご登録いただきます。 ①購買管理者のＩＤでソロエルアリーナにログインし、トップ画面右上の【各種設定】をクリックします。 ※Ｗｅｂサイト上のメニューの位置など、画面は当資料４ページの①の手順をご確認ください。 ②「承認ワークフロー管理」メニューにある【承認グループの登録】をクリックします。 ③「承認グループ名」を入力し、【メンバーを追加する】をクリックします。 承認グループの名称を入力してください。 承認経路パターン名のご登録（当資料５ページ）と同様に、 後々承認グループに誰が含まれているかがわかりやすい 名称でご登録されることをお勧めします。 10 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認グループのご登録手順 ④ソロエルアリーナＷｅｂサイトご登録されて いる方が全て表示されますので、承認グル ープに登録したい方を１名ずつ選択します。 ⑤選択を終えましたら、【登録する】をクリックします。 ●●●●●●●● ●●●●●●●● ●●●● ●●●● ⑥確認画面が表示されますので、問題がなければ 再度【登録する】をクリックして承認グループの ご登録を完了させます。 11 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認グループのご登録手順 ⑦前手順⑥より引き続き、承認グループ一覧が表示されている画面の左上にある【ホーム】をクリックします。 ●●●●● ●●●●● ⑧「承認ワークフロー管理」メニューにある【承認経路の新規登録】をクリックします。 12 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認グループのご登録手順 ⑨「承認経路パターン名」を入力し、【承認者を選択する】をクリックします。 ※当手順について、詳細は当資料の５ページをご確認ください。 ⑩【承認グループ】をクリックします。 ⑪登録されている全ての承認グループが表示されます ので、承認経路に組み入れたいグループを選択します。 ●●●●●●●● ●●●●● ●●●●●●●●●●●●● ●●●●●● ●●●●● ●●●●●●●● ●●●● ●●●● ●●●●●● ●●●●●●●●●●●●● ●●●●●● ●●●●● 13 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 承認グループのご登録手順 ⑫選択したグループが承認グループとして表示 されますので、【登録する】をクリックします。 承認経路には特定の承認者（個人）、部門管理者、承認グル ープを混在させることができます。上の画面では以下３段階 の順序で決裁をあおぐ承認経路を作成しています。 １．承認グループ ： 「総務部承認グループ」 ↓ ２．部門管理者 ↓ ３．承認者 ： 「承認太郎」 14 ⑬確認画面が表示されますので、問題がなければ 【登録する】をクリックして完了です。 承認ワークフロー設定 【承認経路 設定編】 お問い合わせはソロエルアリーナお客様サービスデスクにて承ります。 通話料 無料 0120-115-844 携帯も ご利⽤ 可能 受付時間：⽉〜⼟曜 午前9時〜午後6時30分（祝⽇除く） ※お届けに関するお問い合わせは⽇曜・祝⽇も承ります（午前9時〜午後6時） ※IP電話をご利⽤の場合は、03-6743-2345までおかけください（通話料はお客様のご負担となります） 15
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