事務局業務案内 - 日本知的財産協会

事務局業務案内－８３０１H
業種担当理事・幹事のための
「事務局業務案内」
日本知的財産協会
事務局
事務局業務案内－８３０１H(1/11)
事務局業務案内－８３０１H
はじめに
業種別部会運営規則第３条（部会の活動）によれば、「業種別部会はその部会に特有の事項または、
その部会に所属する会員に共通の事項について、会員の研鑚を図り、併せて会員の情報・意見の交換
及び親睦を図る」ことが部会活動の目的として明記されています。
従って、地域別部会や専門委員会とは異なった趣旨を持ち、かつ業種別部会は協会活動の重要なも
のであり、その部会を運営するにあたっては、業種担当理事のリーダーシップと熱意によって、効率的に
活動されることが期待されています。活動にあたっては、業種担当理事、幹事の方々の手弁当主義での
運営を原則としていますが、業種担当理事・幹事の負担をできる限り軽減し、運営されることが望まれま
す。
一般に、業種別部会の運営は、各部会の特徴に応じて部会内で自主的に企画され主体的
に実行される必要があります。ただし、運営費用には限界があり、協会独自の慣例や手続きが
あります。自主的な企画、主体的な実行と運営費用のバランスを図りながら、業種別部会の運
営を進めていただく必要があります。
事務局は業種別部会の自主性と主体性を尊重し、それらが最大の効果を発揮するように
事務的なサービスの提供を心がけており、事務局員はその方向へ向けての努力をしておりま
す。場合によっては、事務局レベルで対応できることもあるかも知れませんので、お困りのこと
がありましたら、事務局員あるいは総務ｸﾞﾙｰﾌﾟﾘｰﾀﾞｰ、事務局長、関西事務所長にご相談下
さい。
この案内は、業種別部会運営を効率的に運営するためのガイドラインを示しつつ、事務局と
コンタクトする必要のある場合に、そのマニュアルとして事務局業務で該当する部分を紹介して
います。
日本知的財産協会事務局長
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事務局業務案内－８３０１H
【目
次】
１．業種別部会の運営
I.
業種担当理事の業務
II.
幹事の業務
III. 業種別部会の開催・会合の頻度と費用
① 開催時期
② 年間予定表の提出
③ 開催会場
④ ＰＣ等機器や籏・腕章
⑤ 演題
⑥ 講師
⑦ 開催案内状の作成
⑧ 開催案内状の送付等
⑨ 部会資料の作成
IV. 業種別部会の会計
① 会計
② 補助費と経費諸元
③ 補助費の支払
④ 講師謝礼
⑤ 会費
V.
繰越金
VI. 業種別部会の報告
① 部会報告
② 部会年間報告（添付資料Ｎｏ.2）
２．次年度業種担当理事・幹事の選出
I.
業種担当理事の選任要領
II.
幹事の選任要領
３．協議会の業務
４．引継ぎ事項等
５．事務的業務の協会事務所・関西事務所との関係
添付資料
資料１．当年度日程予定表
資料２．「運営方針・年間予定表」兼「年間報告」（見本）
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事務局業務案内－８３０１H
１．業種別部会の運営
業種別部会の運営は、業種担当理事が理事長の方針を理解し、かつ協会執行部と業種
別部会会員のパイプ役を認識することから始まり、業種担当理事のリーダーシップの発揮と熱
意によって活性化の度合いが決まります。また、業種担当理事の方針、指示等の明確化によ
って、幹事も効率的に活動することができます。
I.
業種担当理事の業務
各種会合に関する計画、決定と実施が主たるものとなります。
また、その実行責任者でもあるので、幹事とコミュニケーションを十分に図り、進行していく
必要があります。
II. 幹事の業務
業種担当理事の補佐役であり、各種会合の計画、決定と実施に参画し、その円滑な推進
に具体的役割を担っています。他の幹事と協調し、業種担当理事の主催する会合の成功
に寄与していく任務があります。
・主たるものとして会合での与えられた役割の遂行、会場の手配、会計処理、議事録作成
等があります。
III. 業種別部会の開催・会合の頻度と費用
・業種別部会の開催は年５回を原則として下さい。
・全体部会と分科会を合わせたものとし、他の業種別部会との合同部会も含まれるも
のとします。
・幹事会は年１０回以下の開催を原則として下さい。
・電子メールの活用や、業種別部会開催日前後の時間で行う等の工夫をし、必要最
小限の開催にして下さい。
*留意点 *
■会員会社への金銭的負担が少なくなるように企画して下さい。
■業種別部会の会合に懇親会を併せて行う場合や、宿泊を伴う懇親会は、他の業種
別部会との合同業種別部会を含めて年２回以下にして下さい。
■年会費的な、会合会費の徴収は行わないで下さい。
① 開催日時
・理事・幹事で独自に日時選定を行って下さい。
*留意点 *
・毎年２月末をめどに総会や役員会などの日程（次年度協会日程予定表）が決まりま
す。
・業種担当理事は、理事会に出席いただくことと、常務理事会・委員長会議にオブザ
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ーバーとして参加いただいているので、「協会日程予定表」（添付資料Ｎｏ.1）を参照し、
開催日程が重ならないようにして下さい。
・地域別部会や協議会への参加を希望される方も多いので、地域別部会、協議会の
日程と重ならないようにして下さい。
・他の業種別部会と合同で開催する場合も日程調整が必要となります。
② 「運営方針」と「年間予定表」の提出
・協会日程予定表を参考に、年度初め（遅くとも６月第１週まで）に業種別部会の年間
日程を決定し、事務局長に提出して下さい。（添付資料Ｎｏ.2）
・提出された業種別部会の年間予定表に基づき、全業種別部会の開催内容（日時、
会場、講師、演題）を事務局で一覧表にまとめ、協会ホームページに掲載します。
・年間報告として使用することもできます。
*留意点 *
・６月第１週までに確定できない事項は、該当欄に「～予定、～交渉中、～検討中」等
記入し提出し、確定した時点で事務局長に連絡して下さい。
③ 開催会場
・会場の選定と予約は、担当理事、幹事で独自に行って下さい。
*留意点 *
・会場選定に当たっては、市販の会場ガイドの利用や協会会員会社の会場を紹介し
てもらう等し、早めに予約して下さい。
・運営費に限度がありますので、参加者に会費徴収で過度の負担がかからないようご
配慮下さい。
④ PC等機器や籏・腕章
・東京事務所、関西事務所でそれぞれPC等や先導用籏、腕章は貸出しが可能です。
・東京事務所：ノートPC（4台）、携帯用液晶 PJ（2台）
・関西事務所：ノートPC（1台）、携帯用液晶 PJ（1台）
・東京事務所、関西事務所それぞれに先導用籏、腕章
*留意点 *
・会場への宅配便の手配もできますので、事前に事務局へご相談下さい。
・PCに取込んだデータは、返却時に必ず消去して下さい。
・精密機器ですので、返却するまで担当者が責任をもって対応して下さい。
・籏や腕章は、事務局に連絡し必要数を借り出して下さい。
⑤ 演題
・演題の選定は、担当理事、幹事で独自に行っていただきます。
・業種別部会にふさわしいテーマを選定して下さい。
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・訪問企業の工場見学を兼ね、訪問先の知的財産管理等の紹介を演題とする部会
があります。
*留意点 *
・8月頃の常務理事・委員長会議で、各専門委員会の年間報告予定テーマが発表さ
れます。各専門委員会の予定テーマから、演題として企画することもできます。
・各専門委員会の年間報告予定テーマは地域別部会でも発表される場合があります
ので、地域別部会の担当常務理事と調整して下さい。
⑥ 講師
・講師（弁理士、弁護士、学識者、公職者等の外部講師、協会専門委員会、協会会
員等の内部講師等）の選定と折衝は、担当理事、幹事で独自に行っていただきます。
・外部講師を選定した場合、早い時期に講師ご本人に依頼して下さい。
・専門委員会への講師依頼は、2～3か月前までに、各専門委員会委員長へ依頼して
下さい。
・講演依頼状は、依頼する講師に応じて適切な内容なものを独自に作成して下さい。
・講師依頼状は、業種担当理事印を押印の上、書面にて事務局より発送いたします
ので、事務局にご連絡下さい。
*留意点 *
・予定していた講師が講演直前に不測の理由により講演できなくなる可能性もありま
す。突発時の代役を依頼できる講師をあらかじめ想定しておくことも重要です。
⑦ 開催案内の作成
・協会ＨＰにある、協会会員サービスにログインし、協会会員サービスメニューの「新しい開催案
内を作成する」または「既存の開催案内から複写して作成する」のいずれかを選択し、決定した
日時、会場、講師、演題、出欠回答フォームの必要事項や、会場案内の地図等を添付し開催
案内を作成して下さい。
⑧ 開催案内の送付等
・開催日の遅くとも１か月前までに、所属部会員に開催案内をお知らせする必要があ
ります。
・ご希望送信日の、３日前までに開催案内を作成し、事務局へご依頼下さい。
・事務局で、請求書の添付や採番を行い、ホームページのURLが記載されている開催
案内メールを、所属部会員に送付します。
*留意点 *
・ご希望の送信日に送信できるよう、３日前までに必ずご依頼下さい。
⑨ 部会資料の作成
・講演用レジメ等の部会資料が必要な場合は、原稿を作成し、必要部数と送付先を
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明示し、開催日の３日前までに事務局に提出して下さい。
*留意点 *
・講演レジメ等とは別に式次第、部会出席者リスト、胸付けネームプレートは開催直前
にならないと具体的に確定しないので、部会でご準備下さい。
IV. 業種別部会の会計
会計を専門に担当する会計幹事を必ずお決め下さい。
① 会計
・収支予算の算定と会計報告及び金銭出納帳の作成と提出
・所属部会員からの振込みでの会費徴収と入金確認
・会場使用料の支払い、会合費用の支払
・講師の方へ謝礼金を支払うためのデータ収集と事務局への支払依頼
*留意点 *
・協会からの補助金、会員から徴収した会費によって業種別部会活動を行い、会計処
理をして下さい。
② 補助費と経費諸元
・経費諸元には、協会から補助される限度額が記載されています。
・経費諸元に基づき部会運営の予算を立てて下さい。
・経費諸元に基づいて算定された範囲内で補助費は支給されます。
・経費諸元をもとに算出した運営費の限度額を超える経費が必要になった場合、超過
分は所属部会員からの徴収収入で処理することになります。
*留意点 *
・事後の連絡には応じられませんが、諸所の特殊事情があり、特別な配慮が必要とな
る場合は事務局へご連絡下さい。
③ 補助費の支給
・講師謝礼を除く、経費諸元による限度額を全額支給します。
・定例総会後、６月上旬に各部会の指定口座にお振込みにより支給します。
④ 講師謝礼
・原則予算内で、都度事務局より講師指定の口座へ直接振込みます。
*留意点 *
・開催日より前に、講師指定の振込先及び住所を事務局へご連絡下さい。
⑤ 会費
・理事・幹事で独自に会費金額の決定を行います。
（年会費的な、会合会費の徴収は行わないで下さい）
・徴収した会費は、部会の会費収入となります。
・予想される支出項目および支出額を算定し、最低人数でも赤字にならないような
会費の額を決定して下さい。
・会費は、原則部会専用口座への振込みにて徴収して下さい。
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・会費入金有無の確認をし、会費入金後一定期間経過後の参加キャンセルは、
会費不返還を原則として下さい。（諸手続きを省く為）
*留意点 *
・振込みでの会費徴収の場合、領収証の発行はいたしません。
V. 繰越金
・繰越金の処理は、理事・幹事で決定して下さい。
・運営費の限度額を超える経費が必要となった場合、超過分は所属部会員からの会
費（見積もり経費をもとに算定した金額）で処理することになります。
*留意点 *
・部会開催終了精算後、会費徴収した部分についての残金は、出席した所属部会員
に均等に返却しなければなりません。しかし、残額が比較的少額で、出席した所属部
会員が了承するならば、業種別部会の繰越金として留保する方が望ましいこともあり
ます。
・業種別部会として、緊急に立替金が必要になる場合や、特別な会合、調査研究を企
画する必要のある場合には、手持ちの繰越金を活用していただいても結構です。
・徴収会費が微々たるときは、繰越金で賄うことも差し支えありません。
VI. 業種別部会の報告
業種別部会から事務局へ提出いただく報告類は次の４種類になります。
1.運営方針と年間活動計画
2.議事録（部会報告）
3.年間報告
4.会計報告
年間活動計画、議事録（部会報告）、年間報告については、協会会員専用ホームページ
に掲載され、会員に知らされるとともに、機関誌「知財管理」誌別冊「日本知的財産協会
業務報告」に掲載され、協会の公式活動記録として保存されます。簡潔な内容で作成し、
提出期限内にご提出ください。
1.
運営方針と年間活動計画
・添付資料Ｎｏ.2 をご参考に、運営方針と年間予定表をご提出ください。議事録（部
会報告）
・開催された業種別部会についての部会報告になるので、開催毎に提出して下さい。
・開催日時、場所、主な出席者と出席者数、議題及び会議の概略を記載して下さい。
・業種担当理事の承認を得たうえで、協会事務局に提出して下さい。
*留意点 *
・詳細な内容を記載するものではありません。
・提出された原稿の書式を整え、会員専用ホームページの会務報告＆部会報告に掲
載されます。
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・提出期限は原則毎月５日（休日の場合は繰り下げ）です。
2.
年間報告（添付資料Ｎｏ.2）
・業種別部会の一年間の活動を総括する報告書です。
・年度初めに提起した部会運営方針と、それを受けて実施した部会や幹事会等の活
動経過、行事一覧、総括等を報告していただくものです。
*留意点 *
・担当年度翌年の機関誌「知財管理」誌７月号別冊「日本知的財産協会業務報告」
に、専門委員会の年間報告書と共に掲載されます。
・年間報告の提出期限は年度ごとにことなりますので、２月末頃に理事長名で事務局
より発信される、提出依頼に記載された提出期限をご確認下さい。
3.
会計報告
・業種別部会で運営された年間会計を協会会計（帳簿）に取込み、決算します。
・協会指定様式で、会計報告、金銭出納帳（電子ﾃﾞｰﾀも含む）、領収証綴りをご提出
下さい。
・毎年４月５日が提出期日となります。
２．次年度業種担当理事・幹事の選出
I.
業種担当理事の選任要領
・候補者はできるだけ幅広い人材から検討しておき、選任された会社の会員代表にお願い
しておくようにして下さい。
・できるだけ協会業務に携わったことのある方（幹事、委員長、副委員長等の経験者）が望
ましいでしょう。
【スケジュール】
◇１０月適切な候補者の検討
◇11月初旬推薦依頼者の理事長から、専務理事を通じて業種担当理事宛に、次年度
業種担当理事の推薦メールを送付
◇１２月初旬予め内諾を得た候補者を推薦し専務理事にメールで連絡
◇１月総会代行で理事長が業種担当理事を推薦し審議後、承認され選任
*留意点 *
・人選については必要に応じて、専務理事、事務局長、関西事務所長や執行部の方々にご相談下さ
い。
II.
幹事の選任要領
・業種別部会毎に選任についてのルールもありますが、できれば将来業種担当理事に推
薦できる方を選ぶのが最適です。
・選任された会社の会員代表にお願いしておくようにして下さい。
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事務局業務案内－８３０１H
【スケジュール】
次年度の業種担当理事候補の推薦をする際に、併せて幹事の連絡をしていただくことにな
ります。期日までに予め内諾を得た候補者を、専務理事にメールで連絡して下さい。
◇１０月適切な候補者の検討
◇１２月初旬予め内諾を得た候補者の連絡
*留意点 *
・幹事の任期は、内規上１年とされていますが、運営を円滑に運ぶため、少なくとも核になる幹事は
重任されるようにして下さい。
・重任された幹事が会計を担当されるのが良いでしょう。
・人選については必要に応じて、専務理事、事務局長、関西事務所長や執行部の方々にご相談下さ
い。
３．協議会の業務
協議会は業種別部会ではありませんが、業種別部会と同様な形での運営を行います。業
種別部会と同様に、協議会の開催案内のメール送付、協議会の資料印刷、協議会報告
類の受理を事務局で行います。
補助金と経費諸元の関係も、業種別部会と同様です。
なお、協議会所属員に対して、変動があった場合には直ちに協議会の担当理事、幹事に
連絡するよう依頼しておき、変動があった場合には、早めに事務局へ連絡して下さい。
４．引継ぎ事項等
・新旧業種担当理事、幹事が参加し、新年度が始まる前（３月末）までに行って下さい。
（引継ぎの為、新幹事の会議参加につき手続きが必要な場合は、事務局にご相談下さい）
・当年度活動報告を業種担当理事より行い、運営上の問題点や助言すべき点も報告する
ようにして下さい。
・担当の活動内容について、各幹事が報告します。
・会計報告については、金銭払出しの手続きを含め詳細に報告して下さい。
*留意点 *
・運営にあたって、協会事務局に相談を要する場合は、事務局長（関東）、関西事務所長（関西）に
参加を依頼して下さい。
５．事務的業務の東京事務所・関西事務所との関係
・業種別部会の運営にあたっては、業種担当理事及び幹事の負担を軽減するために、事
務的業務について可能なものは東京事務所、関西事務所にご相談いただくことが有効と
考えられます。その趣旨に沿い、節度を持って事務局を有効に活用して下さい。
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事務局業務案内－８３０１H
＊常務理事会との関係で、業種担当理事との連絡担当は専務理事になっています。業種
別部会運営における基本的な問題や、大きな相談事は専務理事にご相談下さい。
（事務局長、関西事務所長に相談されても結構です。）
① 事務局の業務案内について
・本紙「事務局業務案内」があります。ご周知下さい。
② 経費諸元について
・業種別部会活動に要する経費諸元が決められています。その諸元表の内容を把握
のうえ、活動に有効に役立てて下さい。
③ 年間日程
・総会、理事会、常務理事会、業種担当理事・委員長会議、地域別部会、協議会等、
協会全体の日程が決まっています。次年度の概略日程は、毎年２月末を目処に決ま
る予定です。
④ 各種業務担当について
・事務局業務については、次の通りです。
□関東業種別部会、建設部会
総務グループ赤井（[email protected]）内藤（[email protected]）
□関西業種別部会、中国・四国・九州協議会
総務グループ大家（[email protected]）
□東海地区協議会
総務グループ内藤（[email protected]）
□補助費、講師謝礼、会計処理
総務グループ博多（[email protected]）
□ホームページ掲載
政策グループ兼会誌・広報グループ大城（[email protected]）
□議事録（部会報告書）受理
政策グループ兼会誌・広報グループ大城（[email protected]）
□年間報告書受理
会誌・広報グループ常石（[email protected]）
以上
（2013.4.1）
事務局業務案内－８３０１H(11/11)
【添付資料No.1】
⑤2013/2/1
④2012/10/05
③2012/8/23
②2012/8/22
①2012/8/10
２０１３年度日程予定表
月
理事会
正副理事長会議
常務理事会
常務理事・業種担当理事・
委員長会議
委員長会議
関東部会
関西部会
定例総会その他
発明の日 18(木）
13年
４
５
13:00～14:30
14:30～16:50
引続き
17:00～18:00
当月のみ3階
1+2+3号室
3（水）
3（水）
⇒
3（水）
23(火）
24（水）
（東京会議室）
（東京会議室）
（東京会議室）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
16:00～17:00会議
17:00～18:30立食 13:00～14:30
14:30～15:50
2012年度監査（前年度理事長）
【東西合同部会】引続き【定例総会】
10（金）
10（金）
10（金）
31（金）
(東京/27F会議室）
（東京会議室）
（東京会議室）
（椿山荘）
【TV会議】
13:00～14:30
【TV会議】
14:30～15:50
【TV会議】
16:00～18:00
6月以降2階
A+B+C号室
12（水）
12（水）
12（水）
18(火）
24（月）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
【TV会議】
13:00～14:30
【TV会議】
14:30～16:50
【TV会議】
引続き
5（金）
5（金）
⇒
5（金）
23（火）
29（月）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
６
７
臨時
８
22（月）
⇒
31（金）
（椿山荘）
東海地区協議会
28（金）
17:00～18:00
【TV会議】
13:00～17:00
20（火）
（本部・関西）
【TV会議】
13:00～14:30
９
【TV会議】
【TV会議】
14:30～16:50 17:00～18:00
4（水）
4（水）
4（水）
24（火）
27（金）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
【TV会議】
【TV会議】
【TV会議】
兼三業種
10
13:00～14:30
12
14年
１
２
３
(会場・日程未定)
2（水）
2（水）
2（水）
22（火）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
【TV会議】
13:00～14:30
11
14:30～16:50 17:00～18:00
25（金）
～26（土）
【TV会議】
【TV会議】
14:30～16:50 17:00～18:00
6（水）
6（水）
6（水）
26（火）
28（木）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
16:00～17:00会議
17:00～18:30立食 13:00～14:30
東海地区協議会
4(金)～ 5(土)（未定）
上期監査 1日（金）
11:00～13:00
（理事長：業務報告）
14:30～15:50
6（金）
6（金）
6（金）
17（火）
16（月）
(東京/27F会議室）
（東京会議室）
（東京会議室）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
【TV会議】
13:00～14:30
【TV会議】
14:30～15:50
【TV会議】
16:00～18:00
8（水）
8（水）
8（水）
21（火）
24（金）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
【TV会議】
13:00～14:30
【TV会議】
14:30～16:50
【TV会議】
17:00～18:00
【総会代行】【総会代行】
JIPAｼﾝﾎﾟ
24（月）
5（水）
5（水）
5（水）
25（火）
28（金）
（東京・関西）
（東京・関西）
（東京・関西）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
（関西）
13:00～14:30
（関西）
14:30～16:50
引続き
7（金）
7（金）
⇒
7（金）
18（火）
19（水）
（関西事務所）
（関西事務所）
（関西事務所）
(ﾍﾞﾙｻｰﾙ八重洲）
(OMM)
（関西）
17:00～18:00
(1) 正副理事長会・常務理事会・理事委員長会は、原則として午後の開催とする。
(2) 業種担当理事は、常務理事会にオブザーバーとして出席。
(3) 専門委員会委員長は、常務理事会にオブザーバーとして出席（5月度，12月度を除く毎月度）。
(4) 原則ＴＶ会議で、行う【4月度,5月度,12月度：東京,3月度：関西】
東海地区協議会
【添付資料Ｎｏ.２】
20○○年度 ○○○部会「運営方針・年間予定表」兼「年間報告」
日本知的財産協会○○○部会
業種担当理事
１．運営方針
２．部会活動
(1) 第 1 回
(2) 第 2 回
(3) 第 3 回
(4) 第 4 回
(5) 第 5 回
３．まとめ
20
年度関
部会行事一覧
日程・会場
第1回
20
年
月
参加数
日（）
内
・見学
・講演
・講師
・懇親会
第2回
20
年
月
日（）
第3回
20
年
月
日（）
第4回
20
年
月
日（）
第5回
20
年
月
日（）
容