社会福祉法人成仁会 主催 平成27年度 メドック東浦職員研修 時間管理と効率的な会議の進め方 平成28年2月19日（金）第１グループ 平成28年3月 1日（火）第2グループ 17：30～19：00（9０分） 福祉マネジメントラボ 代表 大坪 信喜 [email protected] 講義１ １．時間管理の重要性 時間はあなたの人生の貨幣である あなたが所有する唯一の貨幣であり それをどう使うかを決められるのは あなただけだ カール・サンドバーグ （詩人・作家・編集者） 人間だれでも平等に１日２４時間与えられている Copyright ©Fukushi Manegement Lab 2 １．時間管理の重要性 時間は動作の影 ●無駄な動きを排除する ●一歩先を考えて行動する ●同時に２つのことを行なうようにする Copyright ©Fukushi Manegement Lab 3 ２．全国どこのデイサービスも労働投下時間に大差ない １週４０時間×５２週（年間） ＝ ３０名定員のデイサービスの職員数 ２，０８０時間 × ８名 ＝ ２，０８０時間（前後） ＝ ８名（常勤換算） １６，６４０時間 サービス品質の違いや収益性の違いはどこから生まれるか 時間の活用の仕方に他ならない Copyright ©Fukushi Manegement Lab 4 ３．なぜ現場はいつも忙しいのか 緊 急大 性 緊急でかつ重要な仕事 緊急だが重要ではない ◎ △ 緊急ではないが重要 緊急でも重要でもない △ × ●利用してもらえる仕組みを作る 小 重要性 大 Copyright ©Fukushi Manegement Lab 小 5 ４．会議にはどのくらいの費用が掛かっているでしょうか ○職員の平均年収（年間） ４００万円 ＝ ○職員の平均労働時間（年間） ＝ ２０００時間 ○職員の平均時給 ４００万円 ÷ ２０００時間 ＝ ２０００円 職員が１０人集まって２時間会議をした場合 ２０００円 × １０人 × ２時間 ＝４０，０００円 会議の成果が何もなければ４万円は無駄に浪費されます Copyright ©Fukushi Manegement Lab 6 ５．チーム効率 １＋１が必ず２になるか？ Copyright ©Fukushi Manegement Lab 7 ６．チームで何かを生み出す際の教訓 ○何もしない（考えない）人が一人でもいてはいけない ○一人ひとりみんなが自分の役割を理解していないとい けない ○全体を見て一人ひとりの力を引き出すような働きかけ をする人（リーダー）がいないといけない ○チームの一人ひとりが目標（目的）を共有して集まら なくてはいけない Copyright ©Fukushi Manegement Lab 8 ７．チームビルディングの進め方 単なる集合体 グループ チーム Copyright ©Fukushi Manegement Lab 個人中心・個人の価値観や 現場業務優先 リーダーがばたばたと動き 回る。リーダーに負荷がか かる。メンバーは傍観者。 積極的に関与しない 個々が施設の目的に沿った 行動ができる メンバー同士が信頼関係で 結ばれている お互いを必要としている相 互依存の関係 9 ８．特別養護老人ホームで行った業務量調査 日勤全勤務者業務総合 3% 〇全日勤者が食事介助に 20％の時間を費やしている 6% 20% 4% 5% 6% 6% 12% 7% 12% 9% 食事介助 入浴介助 排泄介助 会議 洗濯 施設清掃 記録作成 フロア巡回 利用者受入れ おやつ介助 居室清掃 その他 〇同じく入浴介助に12％の 時間を費やしている 〇また、排泄介助にも12％ の時間を費やしている 〇また、会議・申し送りに は10％の時間を費やしてい る 10% １日の総労働投下時間：８時間 × １６人 ＝ １２８時間 １日の会議に要した時間：１２８時間 × １０％ ＝ １２．８時間 Copyright ©Fukushi Manegement Lab 10 ９．福祉施設で良く見かける会議・委員会の問題点 ●そもそもその会議の目的が明確になっていない。 ●その会議に本当に必要なメンバーなのか吟味がされていない ●予定された時間に始らない、予定時間に終わらない ●議案がない。議事録も取られない。議事録と次の会議がつ ながっていかない。 ●報告連絡だけの会議が多い。１対１のやり取りに終始。 他のメンバーはただメモを取っているだけ ●現場の仕事を引きずって遅刻、途中退席、途中参加が多い ●司会進行が落としどころを持って臨んでいない ●決定されたことが周知されない Copyright ©Fukushi Manegement Lab 11 １０．会議は目的に合わせて考える ①情報伝達会議 連絡事項や報告を伝え るだけ 一方通行・建設的な議 論にはならないもの 企画検討、業務改善等 朝礼 申し送り 職員会議 経営会議 ②意思決定会議 双方向・建設的な議論 に発展しなければなら ないもの ③意見調整会議 複数職種が集まって立 運営調整会議 場や利害を調整する Copyright ©Fukushi Manegement Lab 各種委員会 12 １１．その会議は本当に必要なのか（ＷＨＹ） ●その会議は何のために開かれるのか理解しているか ●その会議は何かを決める会議なのか、単なる連絡事項を伝え る場なのか、会議の目的を明確にしておく必要がある （主催者） ●前回会議の議事録を読んで前回までの会議の流れを把握して いるか Copyright ©Fukushi Manegement Lab 13 １２．その会議では何を決めるのか（ＷＨＡＴ） ●議案は事前に準備され、メンバーに周知されているか ●メンバーは議案に関係する現場の情報を集めて出席している か ●その会議で決定するためのたたき台（資料）は準備されてい るか ●単なる連絡事項の伝達なら集まらなくても良いのではないか Copyright ©Fukushi Manegement Lab 14 １３．その会議のメンバーは適切なのか（ＷＨＯ） ●安易に代理出席を認めていないか ●本当に必要なメンバーだけで構成されているか（何のために 座っているかわからないような人が含まれていないか） ●出席者数が多すぎないか（できるだけ全員を集めようとして いないか） Copyright ©Fukushi Manegement Lab 15 １４．集中出来る場所か準備されているか（ＷＨＥＲＥ） ●集中できる場所か（利用者がそばにいないか） ●現場から呼ばれてすぐに出ていけそうな場所か ●内線電話が入ったり館内放送が聞こえてくる場所ではないか Copyright ©Fukushi Manegement Lab 16 １５．その会議は開催時間は適切か（ＷＨＥＮ） ●現場業務に支障を来さない時間帯か ●職員が疲れ切っている時間帯ではないか ●頻度が多すぎはしないか ●本当にその日に開催しなければいけないのか ●会議時間は２時間以上と長すぎではないか Copyright ©Fukushi Manegement Lab 17 １６．その会議の運営は適正か（ＨＯＷ） ●雑多な議案で構成されていないか ●議長（司会進行者）は会議の落としどころを持って臨んでい るか ●遅刻、中抜け、途中出席を厳しく律しているか ●隣同士二人だけで話し始める人たちを注意しているか ●最後まで一言も発言しない人に発言を促しているか ●施設長一人が話すだけで後は下を向いてメモしているだけに なっていないか Copyright ©Fukushi Manegement Lab 18 １７．会議の生産性 コスト 投下時間 INPUT 投下人数 時給２０００円 ＝ × １０人 × ２Ｈ ４万円 定刻に開始、２Ｈで結論、全員が発言 コストパフォーマンス 議案が完結すること OUTPUT 会議の前と後では何かが変わ ること モチベーションが上がること 生産性 Copyright ©Fukushi Manegement Lab 19 会議の運用 ①議長が場を支配する 今日の会議の目的と目標を明示する 時間通りに開始する。時間通りに終了する ルール違反を注意する ②議長は事前に落しどころをイメージ 結論を踏まえて全ての出席者から意見をもらう 多くの人の意見を聞いて自分が考えてきた結論に問 題がないかを探っていく 自分が考えてきた結論に固執しない 関係部署の全体最適を考えた結論に導くこと Copyright ©Fukushi Manegement Lab 20 会議の運用 ③遅刻・途中退席・電話取次厳禁 皆が議論に集中できるよう環境整備に気を遣う ④時間を見ながら議案を進める ２時間で必ず結論を出す この場で結論が出ない議論に時間をかけない 場合によってはメンバーへの宿題にする ⑤次の会議に連続性を持たせる 議事録を１週間以内に提出させる 議事録の点検を行う。議事録を踏まえて次回の議案 を作成する 21 Copyright ©Fukushi Manegement Lab １８．会議をしていて困る人（ルール違反） ●隣同士で話し出す人たち 周りの迷惑、議論に集中できない ●話が長い（要領を得ない）人 いつまで聞いていればいいのかわからない ●何も発言しない人 出席している意味がない ●終わりの方になって議論を根底から覆す人 すでに決まったことを根底からひっくり返し、積み上げて きた合意がパーになる ●会議が終わった後にあれこれ言う人 会議で合意した後で終わってから色々言う。当然、結論を 自分の部署のスタッフに伝える事もない Copyright ©Fukushi Manegement Lab 22 １９．マネジメントサイクル Ａｃｔｉｏｎ (調整) 問題点を改善して 次の会議につなげる 会議のあり方を見直す メンバーを見直す Ｐｌａｎ (計画) 目的を明確にして ５Ｗ１Ｈで会議を 企画する Ｄｏ (実施) 目的通りに会議を 回す 参加者は自分の 役割を果たす Ｃｈｅｃｋ (評価分析) 会議は目的通り 進行できたか 結論は出たか 議事録の作成・振返りアンケート Copyright ©Fukushi Manegement Lab 23
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