保険トラベラーズ保険会社 The トラベラーズは被用者保証契約（bond）及び企業と個人向け損害保険を専門に扱っている保険会社で、毎月およそ 5,500 件の契約書のコピー作成依頼が個人、弁護士、裁判所、取締官、代理人、仲買人などから入ってきます。何百万件もの契約を検索可能な状態にしておくためには、最新の機器とソリューションが使えるテクノロジーを導入することが効率とワークフローを維持する上で非常に重要です。トラベラーズは 1970 年代からコダック製品を採用して革新的な文書捕捉と検索ソリューションを構築して効果をあげてきました。コネチカット州ハートフォードに本社を置くトラベラーズ保険会社は1864年の創業以来、毎年85万件の商業保険を発行しています。電子マイクロイメージャーは、コダックデジタルサイエンスドキュメントスキャナー9520とコダックドキュメントアーカイブライター4800で構成されています。トラベラーズは1972年に保険契約書のマイクロフィルム化を開始し、現在までに4千万件以上の契約書を説明書、契約マニュアルと共にマイクロフィッシュ、マイクロフィルム、CDで保有しています。保険契約書は50年以上参照・保存する必要があるため、コダックの電子マイクロイメージャーが提供してくれる先進的マイクロフィルム技術の戦略的価値は会社にとって大変ありがたいものでした。トラベラーズは1972年に紙の洪水に直面し、紙からマイクロフィルムによる保管に移行しました。その当時をトラベラーズのビジネス保険ディレクターハップ・フィッツは次のように振り返っています。「保険契約量と検索要求は増えつづけて紙による長期保存は困難な段階に来ていました。そのため技術的に既存システムが継承できて、更に量的な要求を満たせる高速で安定した処理が可能なシステムを探しました。その結果、効率的で信頼できるシステムを獲得してグレードアップすることができました。」現在、トラベラーズは紙の保険契約書を電子マイクロイメージャー構成の中のスキャナーで取り込んでいます。「コダックのソリューションはデジタルとアナログの世界が持っている最良のものを提供してくれます。」とフィッ氏は語っています。「そのため、作業時間が節約でき、処理と最終成果物の品質を改善してくれます。我々には迅速でより良いソリューションが必要です。それがコダックのシステムで更新し続けている理由なのです。」現在、トラベラーズはハードウエアとソフトウエアを使って処理の多くを自動化し作業時間を大巾に節約しています。一例をあげると、入ってくる申込書は事前に整理する必要がありません。申込書は混在バッチモードでスキャンされた後、整理されたフォルダーにおかれます。次にそのデジタル化された契約書はドキュメントアーカイブライターを使ってマイクロフィルムに記録されます。 side Story 状況トラベラーズ保険会社は年に 85万件の保険契約を締結し、毎月約5,500件の契約書コピーの作成依頼に対応している。目的要求に答え、情報を取り込み、保存し、検索する既存システムを維持すること。文書要求には時間をかけずに対応する。トラベラーズのマイクログラフィックス技術をコスト効果のある効率的な方法で進歩させること。ソリューション “コダックの文書イメージングソリューション” コダックドキュメントアーカイブライター4800 コダックデジタルサイエンスドキュメントスキャナー9520 コダックインテリジェントマイクロイメージスキャナー（IMS）数台で構成される電子マイクロイメージャー。納入はコダック製品リセラーのイメージ・アクセス社コメント “コダックのソリューションは二つの世界の最良のものを提供してくれる….それはデジタルとアナログ双方の利点を活用することで得られる作業の向上、時間の短縮、最終製品の高品質である。” ~ Hap Fitts, Director, Commercial Lines kodak.com/go/docimaging トラベラーズ保険 – ページ 2 「電子マイクロイメージャーの採用は歓迎されました。」と、記録管理マネジャーのケーシー・ラトリッジは話しています。「ドキュメントアーカイブライターで作成したフィルムのイメージは大変すばらしく、品質の良いものです。」ラトリッジはスキャナー9520も大きな利点になっていると考えています。「文書を撮影したときに、重複撮影などがあれば再撮影しなくてはなりません。その場合、再撮影する文書を取り出して、そのファイルを別のフィルムに撮影しなければなりません。コダックのスキャナーでは、パーフェクトスキャニング機能が大きな役割を果たします。イメージの曲がりや重複はなく、手の陰などは撮りません。何か問題が起これば即座に発見して対応できます。我々は前よりも完全なマイクロフィルムが作れます。速度は前より速く、一本のロールには前より多くの文書を収納できます。」トラベラーズの検索業務はコマーシャルライン文書管理マネジャーの、ジュリー・セナースが指揮しています。この部では文書をFAXあるいはe-メールするためにコダックインテリジェントマイクロイメージスキャナー（IMS）の機能を活用して処理を大巾に自動化しています。「これらの機能によって問合せに対する処理時間が大きく短縮できたので、我々の仕事は一線の営業部隊から称賛されています。」と、彼女は述べています。「我々はコダックの先進的なフィルム技術を活用することで既存の捕捉と検索プラットフォームを更新して、コダックと協力しながら安全な道を未来へと進んでいます。毎月 5,500 件の契約書コピー作成の依頼に対応しているため、トラベラーズにとってプリント業務も重要な仕事です。これは契約代理店その他が、保険金請求を処理したり、次年度の契約書を作成したり、顧客履歴を参照したりするのに常時使っています。アウトプットはレーザープリンターで作成されることが多くなっていますが、コダックイメージリンク IMS+ノードモジュールを購入したおかげで、IMS から直接、標準のプリターにイメージを送ってプリントできます。その利点は我々にとって非常に実際的です。それは、より良いリファレンスアーカイブアウトプットとそれを作るための優れた作業効率です。そして、その結果として得られるアクセスの簡便さとアウトプットオプションの多様さです。」と、フィットは語っています。フィッツの部門の事務スペース比較的小さく、一日２交代で仕事をしていいます。「我々はそれをコンパクトと呼んでいます。」と、セナースは言っています。「でも、本当のところはスペースが必要で、新しい機械のサイズが小さくないと仕事がしにくいのです。そのため IMS などはとてもコンパクトで本当に喜んでいます。」トラベラーズはイメージ・アクセス社（ニュージャージー州ハッケンサックのインテグレーター）の販売とコンサルティングの姿勢も評価しています。この会社が、コダックから新製品が出ることを知らせてくれ、トラベラーズが納得できる方法でそれに更新する手助けをしてくれたことに感謝しています。注）リファレンスアーカイブ/アーカイビング（Reference Archive / Archiving）リファレンス（参照用）アーカイブとは、静的な可視媒体であるマイクロフィルムに記録されたデジタル文書のことで、そのための処理をリファレンスアーカイビングという。リファレンスアーカイブは短期的にはデジタル文書の真正性への疑問に応え、長期的には現用期間を過ぎて参照頻度が少なくなったり、システムが陳腐化して読めなくなる恐れのあるデジタル文書を技術の変化に影響されずに未来に伝えるためのベストプラクティスである。マイクロフィルム媒体は 1,928年にビジネス文書の記録・保存用を目的に使われて以来、現在まで信頼できるアーカイブメディアとしての価値を実証してきた。長期保存用の銀ゼラチンマイクロフィルムは低コスト、省スペースで、記録が不変で、管理がしやすく、全てが国際標準化され、適正に処理・管理・保存することで 500年の期待寿命を持つとされている。そのため、多くの政府機関や企業などがアクセス性向上のためにデジタル化を進める一方で、長期保存デジタル文書をマイクロフィルムで保存している。リファレンスアーカイブについてさらにお知りにないたい方は下記へアクセスしてください。 http://www.kodak.co.jp/go/filmpreservation Kodak, Digital Science, and Imagelink are trademarks of Eastman Kodak Company. © Eastman Kodak Company, 2003. A-6297 CAT No. 815 8818