３章 データ作成作業の概要 19 1. オンライン館 作業の手順は，通常のオンライン操作と同様です。 詳細は「目録システム利用マニュアル．第 5 版」を参照してください。 ここでは各作業の注意点のみ説明します。 1.1 所蔵更新作業 • 更新対象データは，所蔵更新リストを参照してください。リストの見方は p. 7 に示 しています。 • 所蔵更新リスト上では，継続受け入れ表示‘＋’は所蔵巻次データと一緒に表示さ れていますが，オンライン画面では所蔵巻次とは別に CONT フィールドに記入し ます。 • 更新にともない，所蔵データが当該書誌の巻次･年月次の範囲(初号巻次･年月次か ら終号巻次･年月次までの間)から外れる場合は，タイトルの変遷があったと考えら れますので該当する書誌を検索してください。 1.2 所蔵追加作業 • 所蔵年次データ，所蔵巻次データの表現方法については，｢4 章 所蔵データ記入解 説｣(→ p. 43)，あるいは｢コーディングマニュアル｣の該当章を参照してください。 ただし，オンラインの場合，継続受け入れ表示は所蔵巻次データとは別に CONT フィールドに記入することに注意してください。 • 追加する所蔵データが当該書誌の巻次･年月次の範囲(初号巻次･年月次から終号巻 次･年月次までの間)から外れている場合には，タイトルの変遷があったと考えられ ますので，該当する書誌を検索してください。 1.3 書誌･所蔵追加作業 • 書誌データの各項目の記入事項や記入方法については，本マニュアルのほか｢目録 情報の基準｣，｢コーディングマニュアル｣等を参照してください。 • 書誌作成の際は，必ず入力した画面のハードコピーに，各項目のデータ記入の根拠 となった情報源箇所のコピーを添付して送付してください。 1.4 書誌修正作業 • 書誌データの各項目の記入事項や記入方法については，本マニュアルのほか｢目録 20 情報の基準｣，｢コーディングマニュアル｣等を参照してください。 • 書誌修正については，｢5 章 3.書誌修正の方法｣(→ p. 97)も参照してください。 • 修正した際は，必ず入力した画面のハードコピーに，各項目の修正の根拠となった 情報源箇所のコピーを添付して送付してください。 1.5 変遷報告作業 「4. 変遷報告作業」(→ p. 39)を参照してください。 21 2. WebUIP 館 ここでは，作業の流れを説明します。 WebUIP 館であっても，データシートによる報告作業があります。参照先の「3. デー タシート館」の該当ページを確認してください。 所蔵データの記入にあたっては，「4 章. 所蔵データ記入解説」(→ p. 43)の各項目を必 ず確認してください。 2.1 所蔵更新作業 (1) 作業の概略 所蔵更新リストに掲載されている雑誌の所蔵データについて，WebUIP によって総 合目録データベース上の所蔵データを直接修正・削除します。 (2) 作業手順 1. 所蔵資料と，所蔵更新リストに記載されている書誌データとが同じであるか，改 めて確認してください（書誌同定）。 2. 同一の書誌である場合，所蔵更新リストに記載されている書誌データに何らかの 修正を加える必要があるか確認してください。必要がある場合は「書誌修正作業」 （書誌修正用データシートに記入）を行います。 異なる書誌の場合には，WebUIP で総合目録データベースを検索してください。 その上で，書誌データがあれば「所蔵追加作業」を，書誌データがなければ「書 誌･所蔵追加作業」を行ってください。 3. 所蔵を登録している書誌データに修正の必要がなく，所蔵の状況のみが異なる場 合は「所蔵更新作業」を行ってください。 なお，このとき配置コードを変更したい場合は，所蔵データ編集画面で配置コー ドを変更してください。また，同じ書誌について別の配置コードでも同時に所蔵 を登録したい場合は，｢所蔵追加作業｣を行ってください。 (3) 注意点 所蔵データが当該書誌の巻次･年月次（VLYR）の範囲(初号巻次･年月次から終号巻 次･年月次までの間)から外れる場合は，タイトルの変遷があった可能性があります。 その場合は，変遷前後それぞれの書誌データに所蔵をわけて登録する必要があります。 22 2.2 所蔵追加作業 (1) 作業の概略 所蔵更新リスト中にはないが，WebUIP で総合目録データベースを検索し，該当す る書誌データがあった場合，所蔵の登録をします。 (2) 作業手順 該当する書誌データに修正を加える必要がある場合は，書誌修正用データシートに よる「書誌修正作業」をまず行ってください（→ p. 37）。書誌修正の必要がなけれ ば，所蔵追加作業をおこないます。 (3) 注意点 途中でタイトルが変遷している資料の場合には，タイトルが変わった時点から別書 誌が作成されている可能性がありますので注意してください。 その場合はそれぞれの書誌データに所蔵をわけて登録する必要があります。 2.3 書誌･所蔵追加作業 (1) 作業の概略 所蔵更新リストにない雑誌で，総合目録データベースにも該当する書誌データがな いものについて，書誌・所蔵追加用データシートにより新たに書誌データと所蔵デー タの登録を報告します。（→p. 33） (2) 注意点 書誌を新規に登録する場合は，書誌・所蔵追加用データシートに必ず情報源コピー を添付し提出してください。 2.4 書誌修正作業 (1) 作業の概略 既に所蔵更新リストまたは総合目録データベースにある雑誌について，書誌修正用 データシートにより書誌データを修正します。（→p. 37） (2) 注意点 書誌に修正を加える場合は，書誌修正用データシートに必ず情報源コピーを添付し 提出してください。 2.5 変遷報告作業 ｢4. 変遷報告作業｣(→ p. 39) を参照してください。 23 3. データシート館 3.1 データシート共通記入項目 どのデータシートにも共通の項目の記入方法について説明します。 (1) 参加組織名 参加組織(固有の FA 番号が付与されている組織)の名称を記入してください。 (2) 参加組織コード 「配置コード一覧」を参照して，参加組織に対応する参加組織コード(FA 番号)を正 確に記入してください。 参加組織コードに誤りがあると，提出したデータがデータベースに正しく反映され ません。 (3) 配置コード 「配置コード一覧」を参照して，登録済の配置コード(所蔵館室コード)を正確に記入 してください。 配置コードに誤りがあると，提出したデータがデータベースに正しく反映されませ ん。 (4) 記入者 データシート記入者名を記入してください。 (5) シート連番 データシートの種類毎に，参加組織全体を通しての連番を付けてください。 24 3.2 所蔵更新作業 (所蔵更新リストによる) (1) 作業の概略 所蔵更新リストに掲載されている雑誌について，前回の報告時からの変更分につい て修正･削除等の指示を記入します。 (2) 作業手順 １件ごとの作業の流れは以下のとおりです。 所蔵資料と所蔵更新リスト の書誌･所蔵データの照合 書誌データ修正の必要性の確認 所蔵状況に変更があるか確認 追加 修正 削除 修正なし (→ p. 26) (→ p. 26) (→ p. 27) (→ p. 27) 所蔵更新リストとは，既に所蔵が報告されている雑誌の書誌データと所蔵データを セットにして打ち出したものです。 所蔵更新リストの見方は，｢送付資料の説明 (所蔵更新リストの見方)｣(→ p. 7)を参 照してください。 (3) 所蔵更新リスト修正作業の実際 所蔵資料と所蔵更新リストの書誌データの照合 • 所蔵している資料と所蔵更新リストに記載されている雑誌が同一の書誌である か改めて確認してください。 • 同一の書誌である場合，所蔵更新リストに記載されている書誌データに何らか の修正を加える必要があるか確認してください。必要がある場合は「書誌修正 25 用データシート」を用いて｢書誌修正作業｣(→ p. 37)を行ってください。 • 特に，別書誌を作成する必要が生じた場合，所蔵更新作業ではなく｢書誌･所蔵 追加作業｣(→ p. 33)となりますので御注意ください。 所蔵資料と所蔵更新リストの所蔵データの照合 • 所蔵している資料と所蔵更新リストに記載されている雑誌が同一の書誌である なら，所蔵更新リスト中の対応する所蔵データの更新作業を行います。 • 更新作業の種類は，「追加」「修正」「削除」「修正なし」の４種類です。 • 所蔵データの修正は，リストに直接＜赤＞で書き込んでください。 ［追加］ 前回の報告以降に受け入れた増加分を追加記入してください。 (AN10299215) 消防科学と情報 / 消防科学総合センター 東京 : 消防科学総合センター 注記: 記述は No. 10 (1987)による 異誌名:CL:季刊消防科学と情報 1998 50 学情セ･書庫 巻次=10-43+ 年次=1920-1996 ［修正］ 増加分の追加だけでなく，所蔵データ全体の修正(欠号補充等)を記入してくださ い。 (AN10133482) 日経 woman : 働く女性の情報誌 創刊号 (1988.5)- 東京 : 日経ホーム出版社 , 1988注記:臨時増刊号あり 異誌名:VT:日経ウーマン//VT:Nikkei woman 1990-2003 33-35,37-208+ 学情セ･書庫 年次=1991-1997 巻次=35,37-38,40-125+ 26 ［削除］ 資料の移転･廃棄が行われた場合，リスト上の雑誌と所蔵資料現物が異なってい た場合などには，所蔵データ全体に対して「削除」の指示を行ってください。 (AA11218374) 言語と文化 / 関西学院大学言語教育研究センター 1号 (1998)- 西宮 : 関西学院大学言語教育研究センター , 1998.3FMLY: 00203500 継続前誌: 論攷. 英米文化研究 / 関西学院大学 [編] (AN10120378) 異誌名:BC:Language and Culture 削 除 学情セ･書庫 巻次=1+ 年次=1998-1998 ・ 所蔵巻次データ･年次データともに「削除」と赤で記入してください。 ・ 手書き記入の代わりにゴム印等を使用しても構いません。 ［修正なし］ 所蔵状況に変更が全くなかった場合も「修正なし」の指示を行います。 (AN10074737) 週刊文春 1 巻 1 号 (昭 34.4.20)- 東京 : 文芸春秋 , 1959.4- 修正なし 学情セ･書庫 年次=1959-1995 巻次=1(6),12-21,22(1-51),23-34,35(1-20,22-49),36-37 ・「修正なし」と必ず記入してください。 ・ 手書き記入の代わりにゴム印等を使用しても構いません。 注意事項 • 文字･記号は丁寧に記入してください。 • 更新にともない，所蔵データが当該書誌の巻次･年月次の範囲(初号巻次･年月次から 終号巻次･年月次までの間)から外れる場合は，その分の所蔵データの付け替え先の書 誌を｢雑誌変遷マップ表示システム(→ p. 134)｣ないし，総合目録データベース（デー タシート館の場合は Webcat • http://webcat.nii.ac.jp/）で検索してください。 Webcat を利用する場合は，効果的な検索を行うために，必ず「Webcat 利用の手引 き」（http://webcat.nii.ac.jp/help.html）で操作方法と検索語の指定方法を確認して 27 ください。 • 付け替え先書誌の書誌 ID が判明した場合は「所蔵追加作業」を，書誌 ID が確定で きない場合は「書誌･所蔵追加作業」を行ってください。 • 当該書誌の巻次･年月次の範囲と所蔵データが全く重ならない場合は，同名異誌に間 違って所蔵が登録されている可能性があります。所蔵更新リストの登録情報が間違っ ていた場合，そのデータは削除し，登録すべき書誌データに対して所蔵追加作業を行 うか，書誌・所蔵追加作業により新たに追加してください。 • 配置場所の移転があり，移転先でも同じ雑誌をすでに所有している場合(所蔵更新リ ストに記載がある場合)は，元の所蔵箇所のデータを削除した上で，移転先の所蔵デー タを移転分を加えた形に修正してください。 • 移転先でその雑誌を全く所蔵していない場合は，同じく元の所蔵箇所のデータは削除 しますが，移転先の所蔵データは新規に受け入れたことになりますので，「3.3 所蔵 追加作業」(→ p. 29)を行ってください。 28 3.3 所蔵追加作業 (1)作業の概略 所蔵更新リスト中に含まれていないが，総合目録データベースには収録されている 雑誌の所蔵データを作成します。総合目録データベース収録誌は，インターネットに よる検索サービス Webcat（http://webcat.nii.ac.jp/）でも検索可能です。 (2)作業手順 １件ごとの作業の流れは以下のとおりです。 所蔵資料と総合目録データベースの書誌データの照合 求める書誌が総合目録データベース 求める書誌が総合目録データベース に存在しない に存在することが確認できた または 同一であるか確定できない 1 件ごとの所蔵データを所蔵 書誌･所蔵追加作業(→ p. 33) 追加用データシートに記入 (3)所蔵追加用データシートの構成 所蔵追加用データシートの構成は以下のとおりです。 29 (4)所蔵追加作業の実際 書誌 ID の記入 • 総合目録データベース（Webcat の詳細表示画面）に表示されている，当該書 誌の 10 桁の書誌 ID を転記してください。下線部が書誌 ID です。 • 所蔵巻次データが 2 行以上にわたる場合や，巻次変更があった場合は，書誌 ID は 1 行目にのみ記入してください。 所蔵年次(HLYR)･所蔵巻次(HLV) データの記入 • 所蔵年次データ，所蔵巻次データの表現方法については，｢4 章 所蔵データ記 入解説｣(→ p. 43)を参照してください。 所蔵巻次データが 1 行に収まらない場合 • 巻次データが 1 行に収まらない場合は，2 行以上にわけて記入します。 • 2 行目以降は，行継続欄にチェック記号(∨)を記入して，巻次データの続きを 記入してください。 • 所蔵年次は 1 行目に記入するだけで構いません。 (例) 行 巻次 Ｈ Ｌ Ｙ Ｒ Ｈ Ｌ Ｖ 継続 変更 所 蔵 年 次 所 蔵 巻 次 1970-2003 1,2(2-4,8-10),3-4,5(1,3-4,6,8- ∨ 9,12),7-12,17(1-7,9),18(2,4,6, ∨ 9-10),19-23,24(1-5)+ 30 所蔵の途中に巻次表示の変更がある場合 • 巻次表示の変更とは，巻数が継続しない場合で，巻数が１にもどる場合や， 別の番号体系をとる等の場合です (→ p. 55)。 • 所蔵データは，巻次表示が変わるところで改行します。 • 次の行の行継続欄にチェック記号(∨)，巻次変更欄にセミコロンを記入し，巻 次変更後のデータを記入してください。 • 変更のあるたびに行を変えますが，２行目以降は書誌 ID を書く必要はありま せん。 • 所蔵年次も巻次変更のたびに区切って，対応する所蔵巻次と同一の行に記入 してください。 (例) 行 巻次 Ｈ Ｌ Ｙ Ｒ Ｈ Ｌ Ｖ 継続 変更 所 蔵 年 次 所 蔵 巻 次 ∨ ； 1969-1971 1(1-7),2-3 1972-1973 1-39,41-42,44-45,47-62,65,7173,85 ∨ ∨ ； 1974-2003 6-35+ 注意事項 • 文字･記号は丁寧に記入してください。 • 当該資料と総合目録データベースの書誌を照合するにあたっては次の点に御注意 ください。 1. 当該資料が総合目録データベースの書誌と同一のタイトルをもつ場合において も，版表示や資料種別の確認が重要です。 2. 追加したい所蔵データが当該書誌の巻次･年月次の範囲(初号巻次･年月次から終 号巻次･年月次までの間)から外れている場合には，タイトルが変遷している可能 性があります。｢雑誌変遷マップ表示システム(→ p. 134)｣ないし総合目録デー タベースで確認の上，適切な書誌に所蔵を追加してください。 3. 資料に対応すると思われる書誌データが２つ以上存在する場合があります(重複 書誌)。その場合は，次の基準にしたがってそのうち一つを選択してください。 31 ａ．原則として，書誌 ID の最も小さい書誌を選択 ｂ．ただし，変遷ファミリーID が存在する書誌はそれを優先して選択 4 Webcat が利用できない場合，また Webcat で検索しても求める書誌にヒットし ない場合は，書誌・所蔵追加作業を行ってください（→p. 33）。 32 3.4 書誌･所蔵追加作業 (1) 作業の概略 総合目録データベースに収録されていない雑誌の書誌･所蔵データを作成します。 総合目録データベース収録誌と同一であるか確定できない場合もこの作業を行って ください。 (2) 作業手順 1 件ごとの作業の流れは以下のとおりです。 総合目録データベースに当該資料のデータがない 書誌データを書誌･所蔵追加用データシートに記入する 所蔵データを書誌･所蔵追加用データシートに記入する 追加した書誌に関連した変遷データ(総合目録データベー ス，タイトル変遷ファミリー)に追加，修正があるか？ YES (変遷報告作業) NO 変遷注記用データシート 作成 (→ p. 39) 書誌データの情報源コピー作成 各データシートとそれに対応する情 報源コピーを合わせ，関連するデータ シート，コピー等をまとめる。 33 (3) 書誌･所蔵追加用データシートの構成 書誌･所蔵追加用データシートの構成は以下のとおりです。 (4) 書誌データの記入 書誌データの記入は，各項目毎に以下の形式になります。 項目名：データ内容 項目名は，英大文字で表示します。次頁を参照してください。 データ内容は，｢5 章 書誌データ記入解説｣の各項目とデータ記述文法(｢付録 D デー タ記述文法｣(→ p. 129)に従って)記入してください。 (例) タイトル及び責任表示 一般資料種別 TR:情報の科学と技術 / 情報科学技術協会 GMD:h 34 項目名の種類とその内容は以下のとおりです。 項目名 内 容 繰返 GMD 一般資料種別 TTLL 本タイトルの言語コード TXTL 本文の言語コード ISSN ＩＳＳＮ XISSN 取消し/無効 ISSN 必須 〇 ★ 〇 ★ CODEN ＣＯＤＥＮ • TR タイトル及び責任表示に関する事項 ED 版に関する事項 VLYR 巻次･年月次 PUB 出版に関する事項 ★ VT その他のタイトル ★ NOTE 一般注記 ★ ○ ○ 「繰返」欄に「★」が付与されている項目名に対応するデータは，繰り返して記入 することができます。 (例)その他のタイトルの記入(２つある場合) VT:BC:学術情報センター紀要 ← 裏表紙タイトル VT:ST:学情センター紀要 ← 背表紙タイトル • 「必須」欄に「○」が付与されている項目は必ず記入を行ってください。 • 項目ごとに改行し，丁寧に記入してください。ワープロ等で印字したものを，デー タシートに添付しても構いません。 • 各書誌データの具体的な記入方法は，｢5 章 書誌データ記入解説｣(→ p. 57)に従い ます。 • 添付資料について 書誌･所蔵追加用データシートには，必ず各データの記入の根拠となった情報源箇 所のコピーを添付してください(→ p. 10)。 また，書誌･所蔵追加用データシートを作成した雑誌に変遷事実がある場合は，変 遷注記用データシートも作成し，変遷関係を確認できる情報源箇所のコピーと共 に報告してください(→ p. 39)。 35 • 欄内にデータが収まらない場合 データシート下段の｢裏面に続く｣の欄にチェック記号(∨)をいれ，裏面に，同様の 形式でデータを記入してください。 (5) 所蔵データの記入 所蔵データの記入方法は，所蔵追加用データシートにおける場合と原則として同 様です。 36 3.5 書誌修正作業 (1) 作業の概略 主として所蔵更新リストに掲載されている書誌に対して，修正データを作成します。 書誌修正の方法については，｢5 章 3. 書誌修正の方法｣(→ p. 97)を参照してください。 (2) 作業手順 1 件ごとの作業の流れは以下のとおりです。 所蔵更新リスト等から当該書誌の書誌データ部分 をコピーし，書誌修正用データシートに貼付 貼付したコピーに赤で修正･追加を加える 根拠になった情報源箇所のコピーを添付 (3) 書誌修正用データシートの構成 書誌修正用データシートの構成は以下のとおりです。 37 注意事項 • 修正の指示には，必ず書誌修正用データシートに「所蔵更新リスト」か総合目録デー タベースの詳細表示（WebUIP 館は WebUIP の画面，データシート館は Webcat の 画面）の当該書誌データ部分のコピーを貼付したものを使用してください。 • 所蔵修正作業に用いた「所蔵更新リスト」に直接書誌修正の指示を書入れても，両作 業の処理の流れが異なっているため，データべースには反映されません。 • 情報源箇所のコピーは原則として A4 サイズでお願いします。 • 合刻複製版あるいは合冊誌が，中に含まれるそれぞれの雑誌の単位でなく，全体の単 位でレコードが作成されている場合には，書誌修正用データシートに書誌分割の旨， 朱入れし，別途，個々の逐次刊行物の単位で書誌･所蔵追加用データシートを作成し てください(→ p. 33)。 38 4. 変遷報告作業 オンライン館，WebUIP 館，データシート館全てに共通する作業です。 雑誌タイトルの変遷関係について，何か新しい事実を発見した場合には，「変遷注記 用データシート」に必要事項を記入し，情報源を添えて報告します。 国立情報学研究所では，送付された「変遷注記用データシート」をもとに，確証作業 を行った上で，タイトル変遷マップを作成します。 4.1 変遷報告作業 (1) 作業の概略 変遷関係が発見されたものについて，変遷注記用データシートに記入します。 (2) 変遷注記用データシートの構成 変遷注記用データシートの構成は以下のとおりです。 用 • 本シートは，書誌･所蔵追加作業あるいは書誌修正作業に伴い，新たにタイトル変 遷マップを作成する必要が認められた場合に使用します。 • また，既存のタイトル変遷マップに追加･修正･削除がある場合にも使用します。 • 「タイトル変遷」の詳細については｢5 章 1.4 タイトル変遷の取り扱い｣(→ p. 60) 39 を参照してください。 • 本シートには，情報源となる箇所のコピーを添付してください。 • また，今回書誌データを新規に作成した書誌にかかわる変遷関係の場合は，その雑 誌の書誌･所蔵追加用データシート，書誌自体の情報源箇所のコピー(原則として A4 サイズ)と一緒に，まとめて提出してください。 • 変遷関係は，送付された「変遷注記用データシート」に基づいて国立情報学研究所 が確定します。オンライン館は，書誌レコードの FID フィールド，BHNT フィール ドには絶対に記入しないでください。 • 複製版書誌レコード間の変遷マップは作成しません。 (3) 変遷図の記入方法 各誌を長方形の枠によって示し，番号をつけ，変遷関係を以下のように図示してく ださい。 Ａ 継続関係 (変遷後，前タイトルを継承しているものがないケース) 継続前誌の右端と継続後誌の左端を矢印で結んでください。 ① ② Ａ誌 Ｂ誌 ① ② Ａ誌 Ｂ誌 ③ Ｃ誌 ① ③ Ａ誌 Ｃ誌 ② Ｂ誌 40 Ｂ 派生関係(分離の１種で，前タイトルを継承するもの(Ａ誌)が存在し続けるケース) 派生前誌の上辺または下辺を出発点とし，段を変えた派生後誌の左端を矢印で結ん でください。 Ａ誌 ① ② Ｂ誌 Ｃ 吸収関係(合併の１種で，前タイトルを継承するもの(Ｂ誌)が存在し続けるケース) 吸収前誌の右端を出発点とし，段を変えた吸収後誌の上辺または下辺を矢印で結ん でください。 Ｂ誌 ② Ａ誌 ① • 変遷関係の全体を記入しきれない場合は，新たに報告する必要のある変遷関係の 部分だけを記入しても構いません。 (4) 関連ファミリーID • 既存の変遷マップに追加や修正があった場合は，その変遷ファミリーID を記入 してください。 • 複数の変遷ファミリーが結果的に 1 つに統合される場合は，各変遷ファミリーID をすべて記入してください。 • 新規に変遷マップの報告をする場合や，当該書誌に関連する変遷ファミリーが見 当たらない場合は，何も記入しないでください。 (5) 注記欄 変遷注記用データシートを作成した理由の番号に○をつけてください。 (6) 番号，書誌 ID，タイトル，巻次年月次 • 変遷図に記入した書誌について，判明している範囲内で記入してください。 41 • 「巻次年月次」は，その書誌データの巻次･年月次の範囲を記述するもので，自 館の所蔵巻次･所蔵年次を記入するのではありません。 (自館で所蔵していない書誌については確認できる範囲で転記してください。) 記入しきれない場合は，データシート下段の｢裏面に続く｣の欄にチェック記号(∨)をい れ，裏面に続きを記入してください。 42
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