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国立大学法人茨城大学文書処理規則

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国立大学法人茨城大学文書処理規則
昭 和 44年 5月 1日
制
第1章
定
総則
(趣旨)
第1条
この規則は、国立大学法人茨城大学(以下「法人」という。)及び茨城大学(以
下「大学」という。)における文書の適正、かつ、迅速な処理を図るために必要な事項
を定める。
(定義)
第2条
この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところに
よる。
(1)
文 書 と は 、 国 立 大 学 法 人 茨 城 大 学 法 人 文 書 管 理 規 則 第 2条 に 規 定 す る 法 人 文 書 の う
ち、その内容が法人及び大学の所掌事務に係るもので、法人の職員が業務上作成し、
又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚に
よっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2)
事務局各部とは、総務部、財務部、学務部、学術企画部をいう。
(3)
各学部事務部とは、人文学部事務部、教育学部事務部(附属学校等を含む。)、理
学部事務部、工学部事務部及び農学部事務部をいう。
(4)
部局とは、事務局及び各学部(教育学部にあっては附属学校等、図書館にあっては
工学部分館は工学部に、農学部分館は農学部にそれぞれ含む。)、学内共同教育研究
施設及び保健管理センターをいう。
(5)
学 部 等 と は 、 第 4号 に 規 定 す る 部 局 の う ち 、 事 務 局 各 部 を 除 く 部 局 を い う 。
(6)
部 局 長 と は 、 第 4号 に 規 定 す る そ れ ぞ れ の 部 局 の 長 を い う 。
(7)
文書担当係とは、事務局各部、生涯学習教育研究センター、留学生センター及び保
健管理センターにあっては総務課総務係(以下「文書処理係」という。)、各学部事
務部にあっては総務係、共同研究開発センター及び総合情報処理センターにあっては
工学部事務部の総務係、機器分析センター及び広域水圏環境科学教育研究センターに
あっては理学部事務部の総務係、遺伝子実験施設にあっては農学部事務部の総務係を
いう。
(8)
決裁とは、この規則の定めるところにより、それぞれの文書について最終責任者の
承認を得ることをいう。
(9)
専決とは、学長(その委任を受けたものを含む。以下この号において同じ。)の職
務権限に属する事務の一部をこの規則の定めるところにより学長の名において行うこ
とをいう。
- 1 -
(学内文書)
第3条
前 条 第 1項 第 1号 に 規 定 す る 文 書 の う ち 、 法 人 及 び 大 学 内 ( 以 下 「 学 内 」 と い う 。 )
における文書の処理については、国立大学法人茨城大学学内文書処理要項に定めるとこ
ろによる。
(文書取扱責任者)
第4条
各 部 局 に お け る 文 書 取 扱 責 任 者 は 、 別 表 第 1に 掲 げ る 者 と す る 。 た だ し 、 文 書 取
扱責任者が不在のときは、あらかじめ部局の長の指名する者がその職務を代行する。
(文書記号及び番号)
第5条
法 人 及 び 大 学 に お い て 接 受 又 は 発 送 す る 文 書 の 記 号 は 、 別 表 第 2の と お り と す る 。
2
文 書 の 番 号 は 、 毎 年 4月 1日 に 更 新 す る も の と す る 。
3
同一件名文書の往復には、その処理が完結するまで、終始同一の文書記号及び番号を
用いるものとする。
第2章
接受及び配布
(文書の接受)
第6条
法人及び大学以外(以下「学外」という。)からの文書は、原則として文書処理
係において接受するものとする。
2
前項に規定する文書以外の文書は、主管係(専門職員等を含む。以下同じ。)におい
て接受するものとする。
(接受文書の処理)
第7条
前 条 第 1項 の 規 定 に よ り 接 受 し た 文 書 の う ち 、 普 通 文 書 に つ い て は 、 文 書 処 理 係
において開封し、点検の上、事務局各部、生涯学習教育研究センター、留学生センター
及び保健管理センターにあっては課ごとに、その他の部局にあっては部局ごとに分類し
て 当 該 文 書 に 文 書 記 号 及 び 受 付 年 月 日 を 記 入 す る と と も に 、 文 書 処 理 簿 ( 様 式 第 1号 )
に所定の事項を記入した上、文書処理簿の写しを添えて、文書取扱責任者に配布し、文
書処理簿に受領印を受ける。
2
接受した文書のうち、軽易なものについては、前項の規定による処理を省略し、受付
日付印のみを押して配布することができる。
(各部局、課等における接受、配布)
第8条
文書処理係から文書及び文書処理簿の写しの配布を受けた各部局の文書取扱責任
者は、文書を主管係に配布し、文書処理簿の写しに受領印を受けるものとする。
(特殊文書等の取扱)
第9条
文書処理係は、書留郵便物及び親展文書又は秘密文書(以下「特殊文書等」とい
う。)を接受したときは、次の各号により処理しなければならない。ただし、特に必要
があると認める場合には、文書担当係において処理することができる。
(1)
特殊文書等は、封かんのまま封筒に受付日付印を押し、特殊郵便物収受簿(様式第
2号 ) に 所 定 の 事 項 を 記 入 し た 上 、 特 殊 郵 便 物 収 受 簿 の 写 し を 添 え て 、 文 書 取 扱 責 任
者に配布し、特殊郵便物収受簿に受領印を受ける。
- 2 -
(2)
前号の規定により特殊文書等の配布を受けた文書取扱責任者は、当該特殊文書等を
受信者に配布した結果、普通文書として取り扱うことが適当と認めたときは、速やか
に文書処理係へ回付し、以後普通文書として処理する。
(3)
特殊文書等で、受信者が不明確又は不在等のため、事務処理に支障を来すおそれが
あるときは、総務課長が開封し、適切な措置をとるものとする。
2
前 項 第 1号 の 規 定 に よ り 特 殊 文 書 の 配 布 を 受 け た 文 書 取 扱 責 任 者 は 、 受 信 者 に 配 布 の
上、特殊郵便物収受簿の写しに受領印を受けるものとする。
3
教育学部附属学校園、 工学部事務部及び農学部の事務部において文書処理係を経由
し な い で 接 受 し た 特 殊 文 書 に つ い て は 、 前 2項 に 準 じ て 処 理 す る も の と す る 。
( 2以 上 の 課 等 に 関 係 あ る 文 書 )
第10条
2以 上 の 課 等 に 関 係 あ る 文 書 は 、 文 書 処 理 係 に お い て そ の 関 連 度 が 最 も 深 い と
判断される課等に配布するものとする。ただし、主管の課等を決定し難いものは、国立
大 学 法 人 茨 城 大 学 事 務 組 織 規 則 ( 平 成 16年 規 則 第 15号 ) の 職 制 の 順 位 に よ り 配 布 す る 。
第3章
文書の起案
(起案の原則)
第11条
2
起 案 は 、 原 則 と し て 1案 件 に つ き 1起 案 文 書 と す る 。
文 書 の 起 案 は 特 に 定 め る も の の ほ か 、 国 立 大 学 法 人 茨 城 大 学 原 議 書 ( 様 式 第 3号 。 以
下「原議書」という。)を用いるものとする。
(起案文書の作成)
第12条
起案文書を作成するときは、簡明な口語体とし、現代かなづかい及び常用漢字
を用い、左横書きとすること。ただし、特に縦書きの必要があるものについては、この
限りでない。
2
起案者が、起案文書を訂正したときは、その訂正箇所に押印しなければならない。
3
起案文書には必要に応じ、関係資料を原則として末尾に添付するものとする。ただし、
正本の添付が困難なときは写しを添付するか、又は文書記号、番号及び日付を明示して
おくこと。
4
電報の起案は、電文をできるだけ簡略にすること。
(起案文書の区分)
第13条
起案文書には、当該文書の内容を区分する簡単な語句を件名の末尾にかっこ書
きし、その区分を明示しなければならない。
2
前項の文書の区分を例示すると次のとおりである。
通知
一定の事実、処分及び意志を伝達する文書
依頼
依頼に関する文書
照会
照会に関する文書
回答
依頼、協議、照会等に対し回答する文書
証明
証明に関する文書
協議
他の機関等に対する協議に関する文書
- 3 -
報告
法令等に基づいて他の機関等に報告する文書
上申
人事の上申に関する文書
申請
許可、認可、承認等を求めるため提出する文書
契約
契約に関する文書
許可
許可に関する文書
制定
学則、規則、規程、細則等の制定に関する文書
伺い
伺いに関する文書
供閲
供閲に関する文書
事務連絡
単なる事務的な連絡文書
(起案を要しない部局内の文書)
第14条
部局内の軽易な照会、回答及び通知については文書の往復を省略し、合議、供
閲、写しの送付等簡略な方法によることができる。
第4章
合議及び決裁
(合議)
第15条
起案文書は、その内容が他の部課等の所掌事務に関係あるときは、原議書の合
議欄に合議しようとする部課等名を記入して合議するものとする。
(合議部課等の処理)
第16条
合議を受けた部課等は、できるだけ速やかに当該部課等の長の承認を得て起案
部課等の責任者に回付しなければならない。ただし、合議欄にさらに他の部課等の記載
があるときは、その部課等の責任者に回付するものとする。
(総務課への合議)
第17条
次の各号の文書は、総務課へ合議しなければならない。
(1)
規則、規程、細則、内規等の制定・改廃に関するもの
(2)
法令(前号の規則等を含む。)等の解釈に関するもの
(3)
特に重要な通知、伺い等将来の準則となるもの
(合議文書の修正)
第18条
合議を受けた部課等において文書の修正を要すると認めるときは、起案部課等
又は他の関係部課等と協議のうえ修正しなければならない。
2
合議文書を修正した者は、修正箇所に押印のうえ原議書の備考欄にその旨記入しなけ
ればならない。
3
合議の結果、起案文書に著しい変更があつたとき、又は当該文書が廃案になったとき
は、起案部課等は合議部課等にその旨を連絡しなければならない。
(決裁)
第19条
2
文書は、特に定めるもののほか名義者の決裁を受けるものとする。
学長の決裁を受けようとする文書は、あらかじめ当該文書の内容を所掌する理事に回
議しなければならない。
3
学長又は理事の決裁を受けようとする文書は、あらかじめ当該文書の内容を所掌する
- 4 -
事務局各部の部長に回議するものとする。ただし、学務部の所掌事務のうち、特に重要
な事項以外のものについては、この限りでない。
(文書の名義者)
第20条
文 書 の 名 義 者 は 、 別 表 第 3に 掲 げ る 事 項 の 区 分 に よ る も の と す る 。
(専決)
第21条
第 19条 の 規 定 に か か わ ら ず 別 表 第 4の 事 項 欄 に 掲 げ る 事 項 の 決 裁 に つ い て は 、
同表専決者欄に掲げる者に専決させるものとする。ただし、専決者が必要と認めた場合
は、その専決した事項を上司に報告するものとする。
2
専決事項に係る文書を起案する場合は、不要の決裁欄に斜線を引き、専決者の職名を
表示した上、所定の専決者の決裁を受けるものとする。
(代理決裁)
第22条
決裁者が不在の場合至急に処理しなければならないと認めるときは、特に重要
な も の を 除 き 、 別 表 第 5に 定 め る と こ ろ に よ り 代 理 決 裁 を す る こ と が で き る 。
2
前項の規定により代理決裁を得た文書は、決裁者の事後承認を得なければならない。
(決裁文書の処理)
第23条
起案文書で決裁済の文書は、主管係において、原議書に決裁年月日を記入する
ものとする。
(至急文書)
第24条
至急文書は、起案部課等が持ち回りにより処理することを原則とする。
第5章
文書の発送
(原議書での発送)
第25条
文書の発送は、主管係において行うものとする。ただし、学外への発送は文書
処理係(文書処理係を経由しない文書の発送は、教育学部附属学校園にあってはそれぞ
れの附属学校係、工学部事務部及び農学部事務部にあってはそれぞれの総務係)が行う
ものとする。
2
前項の規定にかかわらず、文書は、必要に応じ電子メール又はファクシミリ等を利用
して送信することができる。
(原議書以外での発送)
第26条
原議書を用いないで発送しようとする文書は、主管係において郵便物等発送伝
票 ( 様 式 第 4号 ) に 所 定 の 事 項 を 記 入 す る と と も に 、 主 管 係 長 等 の 印 を 受 け 、 文 書 処 理
係(教育学部附属学校園にあってはそれぞれの附属学校係、工学部事務部及び農学部事
務部にあってはそれぞれの総務係)へ回付しなければならない。
2
文書処理係(教育学部附属学校園にあってはそれぞれの附属学校係、工学部事務部及
び農学部事務部にあってはそれぞれの総務係)は、郵便物等発送伝票に所定の事項を記
入の上、発送しなければならない。
(発送文書の日付)
第27条
発送文書の日付は、決裁の月日とする。ただし、特別の事情がある場合は、発
- 5 -
送文書の日付と決裁の月日を異にすることができる。
(発送文書の浄書、印刷及び照会)
第28条
文書の浄書、印刷及び照会は、原則として、起案部課等において行うものとする。
(公印の使用)
第29条
決裁済の文書で公印を必要とするものは、公印管守責任者に請求し、その押印
を受けるものとする。
2
公印に関する事項については、国立大学法人茨城大学公印管理規則の定めるところに
よる。
(公印の省略)
第30条
前条の規定にかかわらず、学内宛てに発送する文書は、特に重要なものを除き
原則として公印の押印を省略するものとし、学外に発送する文書のうち定型的又は軽易
なものについては、当該文書の決裁者が支障がないと認めたときは、公印の押印を省略
することができる。
2
前項の規定により公印の押印を省略しようとする当該文書には、発信者名の後に「(公
印 省 略 )」と 記 入 し 、 原 議 書 の 備 考 欄 に も そ の 旨 を 記 入 し て お か な け れ ば な ら な い 。
(発送手続)
第31条
文書処理係(教育学部附属学校園にあってはそれぞれの附属学校係、工学部事
務 部 及 び 農 学 部 事 務 部 に あ っ て は そ れ ぞ れ の 総 務 係 ) は 、 第 26条 の 規 定 に よ り 文 書 を 発
送 す る と き は 、 郵 便 物 等 発 送 簿 ( 様 式 第 5号 ) に 所 定 の 事 項 を 記 入 し な け れ ば な ら な い 。
2
電報を発信する場合は、次の各号掲げる事項を明記して文書処理係に依頼しなければ
ならない。
(1)
電報配達日時
(2)
電報発信者及び受信者
(3)
電報種別及び電文
3
文書処理係は、前項の規定による電報発信の手続が完結したときは、次の各号掲げる
事項を起案係に通知するものとする。
(1)
電報発信日及び電報配達依頼日時
(2)
電報利用料金
第6章
秘密文書の取扱い
(秘密保持)
第32条
2
秘密文書の取扱いについては、その秘密が漏れないよう努めなければならない。
秘密文書は、主管部局長の承認を受けないで写を作成してはならない。写を作成した
場合は、正本に作成した部数及び配布先を明記しておかなければならない。
3
秘密文書について、紛失又はその秘密が漏れたときは、直ちに主管部局長に報告しな
ければならない。
(秘密文書の区分)
第33条
秘 密 文 書 は 、 次 の 2種 に 区 分 す る も の と す る 。
- 6 -
(1)
極秘
秘密保持が最高度に必要であるもの。
(2)
秘
関係者以外には知らせてはならないもの。
(表示)
第34条
秘密文書は、前条各号の区分にしたがって原議書及び発送文書にその旨を表示
しなければならない。
(秘密文書の回議)
第35条
秘密文書は、起案者が持ち回りしなければならない。
(秘密文書の発送)
第36条
秘 密 文 書 の 発 送 方 法 に つ い て は 、 第 25条 か ら 第 31条 ま で の 規 定 に か か わ ら ず 、
その都度総務課長(工学部事務部、工学部、共同研究開発センター及び総合情報処理セ
ンターにあっては工学部事務部の事務長、農学部事務部、農学部及び遺伝子実験施設に
あっては農学部事務部の事務長、教育学部附属学校園にあっては校長又は園長)が定める。
第7章
文書の保存
(文書の類別編集及び保存期間)
第37条
文書の類別編集及び保存期間に関する必要な事項は、国立大学法人茨城大学法
人文書管理規則の定めるところによる。
附
則
1
こ の 規 則 は 、 昭 和 44年 5月 1日 か ら 施 行 す る 。
2
茨 城 大 学 文 書 処 理 規 則 ( 昭 和 33年 1月 1日 施 行 ) は 、 廃 止 す る 。
3
水戸地区(教育学部各附属学校を除く。)の本部以外の部局の文書の発送については、
第 20条 、 第 21条 及 び 第 24条 の 規 定 に か か わ ら ず 当 分 の 間 庶 務 課 文 書 係 に お い て 行 な う も
のとする。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 47年 5月 1日 か ら 施 行 し 、 昭 和 47年 4月 1日 か ら 適 用 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 48年 7月 3日 か ら 施 行 し 、 昭 和 48年 4月 1日 か ら 適 用 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 52年 4月 14日 か ら 施 行 し 、 昭 和 52年 4月 1日 か ら 適 用 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 52年 5月 2日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 54年 4月 23日 か ら 施 行 し 、 昭 和 54年 4月 1日 か ら 適 用 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 58年 12月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 昭 和 60年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
- 7 -
こ の 規 則 は 、 平 成 元 年 7月 31日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 3年 4月 12日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 4年 4月 10日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 5年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 8年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。 た だ し 、 第 3条 の 改 正 規 定 中 「 各 課 長 」
の 下 に 「 、 企 画 室 長 」 、 第 6条 第 1項 の 改 正 規 定 中 「 保 健 管 理 セ ン タ ー に あ っ て は 課 ( 」
の下に「企画室及び」、改正別表の項中「茨人」の次に「茨大企」及び同表欄中「人事課
に属するもの」の次に「企画室に属するもの」を加える部分の施行期日は、茨城大学の諸
規則等の施行期日を定める規則で定める。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 9年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 10年 4月 9日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 11年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 12年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 13年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
こ の 規 則 は 、 平 成 15年 4月 1日 か ら 施 行 す る 。
附
則
1
こ の 規 則 は 、 平 成 17年 1月 28日 か ら 施 行 し 、 平 成 16年 4月 1日 か ら 適 用 す る 。
2
この規則の施行日の前日までに行った文書処理については、改正後の国立大学法人茨
城大学文書処理規則により処理したものとみなす。
3
茨 城 大 学 文 書 決 裁 規 則 ( 昭 和 44年 5月 1日 制 定 ) は 廃 止 す る 。
附
則
この規則は、国立大学法人茨城大学組織規則の一部改正に伴う学内規則等の整備に関す
る 規 則 ( 平 成 19年 規 則 第 28号 ) の 施 行 の 日 ( 平 成 19年 4月 1日 ) か ら 施 行 す る 。
- 8 -
別 表 第 1 ( 第 4条 関 係 )
部
局
文書取扱責任者
事務局
総務部総務課総務係長
総務部総務課総務係長
総務部人事課人事第一係長
総務部労務課人事考査係長
財務部財務課財務企画係長
財務部施設課企画係長
学務部学務課学務総務係長(教養教育に
係るものを除く。)
学務部学務課大学教育研究開発センター
係長(教養教育に係るものに限る。)
学務部学生生活課厚生企画係長
学務部入試課入学試験第一係長
学務部留学生課留学生係長
学術企画部企画課学術企画係長
学術企画部学術情報課図書館企画係長
人文学部事務部の総務係長
教育学部事務部の総務係長
理学部事務部の総務係長
工学部事務部の総務係長
農学部事務部の総務係長
人文学部(大学院人文科学研究科を含む。)
人文学部事務部の総務係長
教育学部(大学院教育学研究科を含む。)
教育学部事務部の総務係長
理学部(大学院理工学研究科(理学系)を含む。)
理学部事務部の総務係長
工学部(大学院理工学研究科(工学系)を含む。)
工学部事務部の総務係長
農学部(大学院農学研究科を含む。)
農学部事務部の総務係長
図書館
学術企画部学術情報課図書館企画係長
共同研究開発センター
工学部事務部の総務係長
機器分析センター
理学部事務部の総務係長
生涯学習教育研究センター
学術企画部研究協力・地域連携課生涯学習係長
広域水圏環境科学教育研究センター
理学部事務部の総務係長
総合情報処理センター
工学部事務部の総務係長
遺伝子実験施設
農学部事務部の総務係長
保健管理センター
学務部学生生活課健康管理係長
- 9 -
別 表 第 2 ( 第 5条 関 係 )
記
号
摘
要
茨
総
総務課に属するもの
茨
人
人事課に属するもの
茨
労
労務課に属するもの
茨大財
財務課に属するもの
茨大契
契約課に属するもの
茨大施
施設課に属するもの
茨大学
学務課に属するもの(教養教育に係るものを除く。)
茨教養
学務課に属するもの(教養教育に係るものに限る。)
茨大活
学生生活課(就職支援センターを含む。)に属するもの
茨大入
入試課に属するもの
茨大留
留学生課(留学生センターを含む。)に属するもの
茨大企
企画課に属するもの
茨大研
研究協力・地域連携課に属するもの
茨大人
人文学部(大学院人文科学研究科を含む。)及び人文学部事務部に属するもの
茨大教
教育学部(大学院教育学研究科を含む。)及び教育学部事務部に属するもの
茨大小
教育学部附属小学校に属するもの
茨大中
教育学部附属中学校に属するもの
茨大護
教育学部附属特別支援学校に属するもの
茨大幼
教育学部附属幼稚園に属するもの
茨大理
理学部(大学院理工学研究科(理学系専攻)を含む。)及び理学部事務部に
属するもの
茨大工
工学部(大学院理工学研究科(工学系専攻・独立専攻)を含む。)及び工学
部事務部に属するもの
茨大農
農学部(大学院農学研究科を含む。)及び農学部事務部に属するもの
茨大図
図書館及び学術情報課に属するもの
茨大共
共同研究開発センターに属するもの
茨大機
機器分析センターに属するもの
茨大生
生涯学習教育研究センターに属するもの
茨大広
広域水圏環境科学教育研究センターに属するもの
茨大総
総合情報処理センターに属するもの
茨大遺
遺伝子実験施設に属するもの
茨大保
保健管理センターに属するもの
茨大場
農学部附属農場に属するもの
茨大大
大学教育研究開発センターに属するもの
- 10 -
別表第 3(第20条関係)
(事務局(学部事務部を除く。))
事
項
名義者
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
法令等に基づく主管官公庁への協議、申請、報告等に関するもの
学則・諸規則等の制定・改廃、その他重要な告示等に関するもの
重要な儀式、行事等に関するもの
重要な人事に関するもの
事務組織及び教育研究組織の設置・改廃に関するもの
法人及び大学の運営方針のうち、特に重要なもの
予算に関するもののうち、概算要求、予算配分の方針、その他特に重要なもの
学生の厚生補導に関するもののうち、特に重要なもの
学生の身分に関するもの
学生及び学生団体に対する勧告、その他指導監督上の措置に関するもののうち、重要なもの
前各号に掲げるもののほか、学長の名義を用いることが適当と認められるもの
学
長
12
13
14
15
16
主管官公庁からの重要な通達類の学内移ちょうに関するもの
予算に関するもののうち、重要なもの
学外に対する各種照会及び回答のうち、重要なもの
2以上の部の所掌事務にわたるもの
前各号に掲げるもののほか、事務局長の名義を用いることが適当と認められるもの
事務局長
17
18
19
事務局長名をもってする以外の学内移ちょう、照会等に関するもの
2課以上の所掌事務にわたるもの
前各号に掲げるもののほか、部長の名義を用いることが適当と認められるもの
主管部長
20
課の所掌事務に属するもののうち、他の課に関連のない軽易なもの
主管課長
21
共済組合に関するもののうち、支部長名を用いることが適当と認められるもの
支 部 長
(学部及び学部事務部並びに大学教育研究開発センター)
事
1
2
3
4
項
名
法令等に基づく学長への内申、協議、承認等の申請並びに報告に関するもの
予算に関するもののうち、重要なもの
学外に対する各種照会及び回答のうち、重要なもの
前各号に掲げるもののほか、部局長の名義を用いることが適当と認められるもの
5
義
者
部局長
法令の規定等に基づき研究科長、教育学部附属教育実践総合センター長、附属学
校園の長又は大学教育研究開発センター長として行う行為に関するもの
6 前号に掲げるもののほか、研究科長、教育学部附属教育実践総合センター長、附属
学校園の長又は大学教育研究開発センター長の名義を用いることが適当と認められるもの
研究科長
教育学部附属教育実践総合センター長
附属学校園の長
大学教育研究開発センター長
7
図書館長名をもってする以外の学内移ちょう、照会等に関するもの
学術企画部長
8
課の所掌事務に属するもののうち、他課に関連のない軽易なもの
主管課長
9
各学部事務部の所掌事務に属するもののうち、軽易なもの
各学部事務部の事務長
別表第 4(第21条関係)
(事務局、学部等)
事
項
各課共通
1 法令等に基づく主管官公庁への協議、申請、報告等のうち、技術的又は定型的なもの
名 義 者
専
決
学
長
事務局長
2
学長名をもってする各種証明のうち、軽易なもの
学
長
主管課長
3
事務局長名をもってする調査報告等のうち、軽易なもの又は定型的なもの
事務局長
主管部長
4
主管官公庁及び他機関からの依頼及び照会事項についての部局への照会で技術的又は定型的なもの
事務局長
主管部長
5 事務局(学部事務部を除く。)の課長以上の職員の次の各号に定めるもの
(1) 休暇の承認に関するもの
(2) 妊娠中又は出産後の健康診査及び保健指導、妊娠中の通勤緩和、健康の保持増進のた
めの総合的な健康診査並びにレクリエーション行事への参加による勤務時間内のみなし
労働の承認に関するもの
学
長
事務局長
6
学
長
主管課長
事務局(学部事務部を除く。)の課長補佐以下の職員の次の各号に定めるもの
- 11 -
者
(1)
(2)
(3)
休暇の承認に関するもの
時間外労働、休日勤務及び夜間勤務の命令に関するもの
妊娠中又は出産後の健康診査及び保健指導、妊娠中の通勤緩和、健康の保持増進のた
めの総合的な健康診査並びにレクリエーション行事への参加による勤務時間内のみなし
労働の承認に関するもの
7
事務局(学部事務部を除く。)の部長名をもってする文書のうち、軽易なもの又は定型的なもの
総務課関係
1 公印の作成、改刻及び廃止に関するもの
2
官公庁が行う週間行事の学内移ちょうに関するもの
人事課関係
1 事務職員(教員を除く。)の採用、退職、出向、転籍(降任及び解雇を除く。)、休職
(本人の意に反する場合を除く。)、復職及び基本給の決定に関するもの( 2、 5、 6に
掲げるものを除く。)
2
3
4
5
6
事務職員(教員及び教務職員を除く。)の採用候補者の選考に関するもの
学内各種委員の委嘱に関するもの(機密を要するものを除く。)
基本給以外の給与の決定に関するもの( 7、 8、 9に掲げるものを除く。)
普通昇給及び国立大学法人茨城大学教職員給与規程の改正に伴う基本給の切替に関するもの
復職時の基本給月額の調整に関するもの
主管部長
主管課長
学
長
事務局長
学
長
総務部長
学
長
事務局長
学
長
総務部長
7
扶養手当、通勤手当、住居手当、単身赴任手当及び管理職員特別勤務手当の支給に関す
るもの
学
長
人事課長
8
9
期末手当及び勤勉手当の決定に関するもの
非常勤職員の採用、退職、解雇及び給与に関するもの( 7、10に掲げるものを除く。)
学
長
事務局長
10
非常勤職員(非常勤講師等を除く。)の採用候補者の選考に関するもの
学
長
人事課長
11
12
兼業等の承認に関するもののうち、学内照会に関するもの
前歴照会に関するもの
総務部長
人事課長
13
人事記録の補正に関するもの
学
長
人事課長
14
勤務評価における評価者及び調整者の変更並びに勤務評価の実施時期の変更及び延期に
関するもの
学
長
総務部長
15
16
管理職員等の指定及び解除に関するもの
関東甲信越地区国立大学法人等職員採用試験第一次試験合格者名簿の提示請求及び採用
結果の通知に関するもの
学
長
人事課長
17
18
19
レクリエーション計画及び実施に関するもの
水戸地区(附属学校園を含む。)職員等の健康診断の実施計画及び実施に関するもの
事務職員の研修に関するもの
学
長
総務部長
20
恩給に関するもの
学
長
人事課長
21
共済組合の長期給付に関するもの
支 部 長
人事課長
22
23
24
25
勤労者財産形成貯蓄に関するもの(協定を除く。)
社会保険に関するもの
教職員等の身分証明書の発行に関するもの
人事関係事項の電子計算機処理に関するもの
学
長
人事課長
26
共済組合に関し、支部長名をもって学外に発送する文書のうち、重要なもの
支 部 長
事務局長
27
共済組合に関する事務のうち、比較的重要なもの
支 部 長
総務部長
28
共済組合に関する事務のうち、前号以外のもの
支 部 長
人事課長
学
長
事務局長
労務課関係
1 労働者災害補償及び労働災害の防止に関するもの
2
雇用保険に関するもの
学
長
労務課長
3
職員の人事評価に関するもの
学
長
事務局長
4
5
6
人事評価に基づく職員の処遇に関するもの
就業規則の総括に関するもの
労働時間及び各種休暇に関するもの
学
長
労務課長
7
労使協定等に関するもの
学
長
事務局長
- 12 -
8
労働組合又は労働者の過半数代表者に関するもの
学
長
労務課長
9
10
職員の苦情処理に関するもの
職員の評価に関するもの
学
長
事務局長
11
12
13
安全管理規則に基づく管理者等の指名並びに作業主任者の指名に関するもの
労働安全衛生法による機械設備等の設備届に関するもの
労働安全衛生法による年次報告に関するもの
学
長
労務課長
14
職員の労働安全衛生管理(教育)に関するもの
学
長
事務局長
15
16
17
セクシャル・ハラスメントの防止に関するもの
通勤災害の認定及び神聖に関するもの
通勤災害の補償の実施に関するもの
学
長
労務課長
事務局長
財務部長
学
長
財務部長
学
長
財務課長
契約課関係
1 資産の免税申請に関するもの
学
長
財務部長
施設課関係
1 営繕工事又は特殊施設に関し、関係法令に基づく届出、報告等のうち、技術的なもの又
は軽易なもの
学
長
事務局長
施設課長
学務課関係
1 教務に関するもののうち、事務的なもの
学
長
学務部長
部 局 長
学務課長
財務課関係
1 部局に対する配賦予算の移行に関するもの
2 宿舎の貸与、明渡猶予等の承認に関するもの
3
4
5
6
7
8
2
宿舎の使用料の決定及び模様替等の工事の承認に関するもの
寄附金の出納保管に関するもの
補助金の出納保管に関するもの
宿泊施設「水交荘」の使用許可に関するもの
水戸地区構内の交通規制に係る入構許可に関するもの(11に掲げるものを除く。)
水戸地区構内の交通規制に係る入構許可(臨時的なもの及び自動二輪車に限る。)に関
するもの
卒業証明書、成績証明書及びその他の学生関係の諸証明に関するもの(工学部及び農学
部の 2年次生以上の学生を除く昭和63年度以降入学の学部学生に限る。)
3
学生の身分に関するもの
学
長
副学長(教育担当)
4
5
学部学生の学生証の発行に関するもの
学部学生の学生生徒旅客運賃割引証の発行に関するもの(工学部及び農学部を除く。)
学
長
学務課長
学
長
学務部長
長
副学長(教育担当)
学生生活課関係
1 厚生補導に関するもののうち、事務的なもの
2
全学的又は他大学と連合して行う学生の諸行事に関するもの
学
3
厚生補導施設の平常の使用承認に関するもの
学務部長
学生生活課長
4
奨学生の推薦に関するもの
学
長
副学長(教育担当)
5
学生生徒旅客運賃割引証に関するもの
学
長
学生生活課長
入試課関係
1 入学者の選考に関するもののうち、事務的なもの
学
長
学務部長
留学生課関係
1 外国人留学生に関するもののうち、事務的なもの
学
長
学務部長
学
長
理事(学術担当)
公用旅券の発給申請に関するもの
各種統計調査・統計及び報告に関するもの
学
長
学術企画部長
地域社会と連携事業の企画・立案に関するもの
学
長
理事(学術担当)
研究協力・地域連携課関係
1 寄附金の受入れ(外国からのものを除く。)の承認に関するもの
2 共同研究の受入れ(外国からの者を除く。)の承認に関するもの
3 受託研究の受入れ(外国からの者を除く。)の承認に関するもの
4 受託研究員、外国人受託研究員等の受入れ の承認に関するもの
5 外国人研究者の受入れの承認に関するもの
6 科学研究員補助金の申請及び報告に関するもの
7 日本学術振興会各種事業の申請及び報告に関するもの
8
9
10
- 13 -
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
地方自治体等との連携関連諸会議に関するもの
地域の学習活動を支える指導者養成事業の企画立案に関するもの
茨城産業会議との連携事業に関するもの
社会教育主事講習の企画立案に関するもの
公開講座に関するもの
生涯学習教育研究センターの運営及び事業計画に関するもの
大学開放事業に関し連絡調整に関するもの
生涯学習推進連絡協議会に関するもの
学校図書館司書教諭講習に関するもの
社会教育主事講習に関するもの
学部及び学部事務部等関係(学内共同教育研究施設及び保健管理センターを除く。)
1 教員の勤務時間の割振りに関するもの
2 教員(図書館工学部分館長及び農学部分館長は、それぞれ工学部及び農学部に含む。)
の次の各号に定めるもの
(1) 休暇の承認に関するもの
(2) 妊娠中又は出産後の健康診査及び保健指導、妊娠中の通勤緩和、健康の保持増進のた
めの総合的な健康診査、レクリエーション行事への参加並びに職員団体の代表者として
当局との適法な交渉への出席による勤務時間内のみなし労働の承認に関するもの
(3) 時間外労働及び休日労働の命令に関するもの
学
長
部局長
附属学校園の長
3
職員(図書館工学部分館の職員及び農学部分館の職員は、それぞれ工学部事務部及び農
学部事務部に含む。)の次の各号に定めるもの
(1) 休暇の承認に関するもの
(2) 妊娠中又は出産後の健康診査及び保健指導、妊娠中の通勤緩和、健康の保持増進のた
めの総合的な健康診査、レクリエーション行事への参加並びに職員団体の代表者として
当局との適法な交渉への出席による勤務時間内のみなし労働の承認に関するもの
(3) 時間外労働・休日労働及び夜間労働の命令に関するもの
学
長
学部事務部の事務長
附属学校園の長
4
卒業証明書、成績証明書及びその他の学生関係の諸証明に関するもの(昭和63年度以降
入学の学部学生以外の学生並びに工学部及び農学部の 2年次生以上の学生に限る。包括学
校に関するものを含む。)
5 定期の統計、調査、資料及び刊行物に関する照会又は回答に関するもの
部 局 長
研究科長
学部事務部の事務長
6
7
8
学生の物品の免税申請に関するもの
学部学生の学生証の再発行に関するもの(工学部及び農学部に限る。)
専攻科学生の学生証の発行に関するもの
学
長
部局長
9
大学院学生の学生証の発行に関するもの
学
長
研究科長
10
11
学部学生の学生生徒旅客運賃割引証の発行に関するもの(工学部及び農学部に限る。)
専攻科学生の学生生徒旅客運賃割引証の発行に関するもの
部 局 長
学部事務部の事務長
12
大学院学生の学生生徒旅客運賃割引証の発行に関するもの
研究科長
学部事務部の事務長
13
部局長名又は研究科長名をもってする報告等のうち、軽易なもの
部 局 長
研究科長
学術企画部長
学部事務部の事務長
学
長
主管学内共同
教育研究施設の長
部 局 長
主管課長
学部事務部の事務長
学
保健管理センター所長
学内共同教育研究施設関係
1 教員の勤務時間の割振りに関するもの
2 職員の次の各号に定めるもの
(1) 休暇の承認に関するもの
(2) 妊娠中又は出産後の健康診査及び保健指導、妊娠中の通勤緩和、健康の保持増進のた
めの総合的な健康診査、レクリエーション行事への参加並びに職員団体の代表者として
当局との適法な交渉への出席による勤務時間内のみなし労働の承認に関するもの
(3) 時間外労働及び休日労働の命令に関するもの
3
4
定期の統計、調査、資料及び刊行物に関する照会又は回答に関するもの
部局長名をもってする報告のうち、軽易なもの
保健管理センター関係
1 教員の勤務時間の割振りに関するもの
2 職員の次の各号に定めるもの
(1) 休暇の承認に関するもの
(2) 妊娠中又は出産後の健康診査及び保健指導、妊娠中の通勤緩和、健康の保持増進のた
めの総合的な健康診査、レクリエーション行事への参加並びに職員団体の代表者として
当局との適法な交渉への出席による勤務時間内のみなし労働の承認に関するもの
(3) 時間外労働及び休日労働の命令に関するもの
3 学生の健康診断及び健康相談の実施計画に関するもの
- 14 -
長
別 表 第 5 ( 第 22条 関 係 )
(事務局(学部事務部を除く。))
決
裁
者
代
理
決
裁
者
学長
理事(副学長(学術担当))、事務局長
事務局長
主管部長
総務部長
財務部長
学務部長
主管課長
学術企画部長
課長
主管課長補佐又は専門員
支部長
事務局長
(学部等)
決
裁
者
代
理
決
裁
者
部局長
学部事務部の事務長
図書館長
学術企画部長
学部事務部の事務長
学部事務部の事務長補佐(事務長補佐が配
置されていない学部にあっては専門員)
様 式 第 1号
茨城大学文書処理簿
受
付
日
受付文書番号
年
月
日
発信先文書番号
月
担当課等名(
受信者
発信者
回答の有無
日
有 ・
件名
備考
- 15 -
無
)
受領者印
様 式 第 2号
(複写式)
( 1枚 目 )
茨城大学特殊郵便物収受簿(控)
受付日
書留等種類
差
出
人
あ
て
現金書留
書
簡易書留
配達記録
あ
て
現金書留
書
簡易書留
配達記録
あ
て
現金書留
書
あ
て
受 領
者 印
者 印
取 扱
受 領
者 印
者 印
留
簡易書留
配達記録
)
書留等種類
人
取 扱
書留等番号
受付日
出
者 印
先
その他(
差
者 印
)
書留等種類
人
受 領
留
受付日
出
取 扱
書留等番号
先
その他(
差
者 印
)
書留等種類
人
者 印
留
受付日
出
受 領
先
その他(
差
取 扱
書留等番号
書留等番号
先
現金書留
書
簡易書留
配達記録
その他(
- 16 -
留
)
( 2枚 目 )
茨 城 大 学 特 殊 郵 便 物 収 受 簿
( き り と り 線 )
受付日
○
書留等種類
差
出
人
あ
て
取 扱
受 領
者 印
者 印
取 扱
受 領
者 印
者 印
取 扱
受 領
者 印
者 印
取 扱
受 領
者 印
者 印
書留等番号
先
現金書留
○
書
留
簡易書留 配達記録
その他(
)
( き り と り 線 )
受付日
○
書留等種類
差
出
人
あ
て
書留等番号
先
現金書留
書
留
○
簡易書留 配達記録
その他(
)
( き り と り 線 )
受付日
○
書留等種類
差
出
人
あ
て
書留等番号
先
現金書留
○
書
留
簡易書留 配達記録
その他(
)
( き り と り 線 )
受付日
○
書留等種類
差
出
人
あ
て
先
現金書留
○
書留等番号
書
留
簡易書留 配達記録
その他(
- 17 -
)
様式第 3号
国立大学法人茨城大学原議書
文書記号番号
第
電信 書留
電子メール
号
速達 普通 使送
FAX 供閲 伺
起案
年
月
日 添付物および施行上の注意
決裁
年
月
日
完結
年
月
日
発送
年
年
月
月
日 先方の文書の日付
日
平成
年
極
普
秘
通
秘
起案部課係名
理事・副学長
学
(電話
理事・副学長
長
(学
術)
(教
育)
課
事務局長
部
月
理 事
(総務・財務)
学長補佐
長
長
事 務 長
課 長 補 佐
事 務 長補佐
専 門 員
先方の文書記号番号
第
日
理
番)
号
事
監
事
任
起 案 者
(事業)
係
長
主
専門職員
部 局 長
合議
回付部局課係名
回 付 月 日
月
日
月
日
月
日
月
日
月
日
月
日
月
日
件名
受信者
発信者
してよろしいか伺います
します
上記のことについて下記のとおり
備考・希望・意見等記入欄
- 18 -
記 入 者 印
様 式 第 4号
(複写式)
( 1枚 目 )
郵 便 物 等 発送 伝 票 ( 控 )
(文 書 記 号 )
担当係長等印
第
件
名
号
年
月
日
発送係又は発送者
あ
て
先
事務連絡・研究連絡
事務連絡・研究連絡
事務連絡・研究連絡
事務連絡・研究連絡
種
別
定
普
通
速
達
形
定 形 外
小
包
冊
子
私
製
小
包
はがき
は
普
が
通 往
き
復
簡 易 書 留
書
留
速達簡易書留
速 達 書 留
配 達 記 録
その他(
区
外
)
分
記事
は が き
書
状
印 刷 物
小
包
そ の 他
普 通
航
速 達
空
書 留
便
国
速達書留
(E M S )
船
便
発送年月日
- 19 -
係 長 等
担 当 者
( 2枚 目 )
○
○
郵 便
物
等
発
送
伝
票
(文 書 記 号 )
担当係長等印
第
件
名
号
年
月
日
発送係又は発送者
あ
て
先
事務連絡・研究連絡
事務連絡・研究連絡
事務連絡・研究連絡
事務連絡・研究連絡
種
別
定
普
通
速
達
形
定 形 外
小
包
冊
子
私
製
小
包
はがき
は
普
が
通 往
き
復
簡 易 書 留
書
留
速達簡易書留
速 達 書 留
配 達 記 録
その他(
区
外
)
分
記事
は が き
書
状
印 刷 物
小
包
そ の 他
普 通
航
速 達
空
書 留
便
国
速達書留
(E M S )
船
便
発送年月日
- 20 -
係 長 等
担 当 者
様式第 5号
郵
便
物
等
定
発信月日
件
名
発
信
者
受
信
者
形
目
数
?
?
?
- 21 -
発
定形外
方
量
送
小
簿
包
冊
小
子
包
私 製
はがき
特殊扱
通
区
外
国
はがき
金
分
郵
便
額
普
往
復
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