豊田工業高等専門学校文書処理規程 制 第１章 定 昭和４６年１月１日 最終改正 平成２７年４月１日 総則 （目的） 第１条 この規程は，独立行政法人国立高等専門学校機構文書処理規則（独立行政法人国 立高等専門学校規則第６７号）に基づき，豊田工業高等専門学校（以下「本校」とい う。）における公文書類（以下「文書」という。）の処理に関する必要事項を定め， もって事務の円滑かつ確実な処理を図ることを目的とする。 （定義） 第２条 この規程において文書とは，その内容が本校の所掌事務に係るもので，次の各号 に掲げるものをいう。 一 起案文書 二 本校名若しくは部課名又は職名をあて名とする接受文書 三 本校名若しくは部課名又は職名をもって発送する文書 第２章 接受及び配布 （文書の接受） 第３条 文書は，すべて総務課総務係（以下「総務係」という。）において接受するもの とする。 ２ ファクシミリにより受信した文書及び電子メールの電子文書にあっては，プリンタ等 により印刷したものをもって，接受文書とする。 ３ 願い，届け，その他特に簡易な文書は，直接主管の課で接受することができる。 （文書件名簿等） 第４条 前条第１項によって接受した文書は，親展文書及び書留を除き，総務係において 直ちに開封の後，課別に分類し，当該文書に記号，番号及び受付年月日を記入すると ともに，文書件名簿（別紙様式第１号）に所要事項を記入しなければならない。ただ し，軽易な文書にあっては，省略することができる。 （文書の記号，番号） 第５条 ２ 文書の記号及び番号は次のとおりとする。 豊専総第 号 総務課に属するもの 豊専学第 号 学生課に属するもの 文書番号は，毎年４月１日をもって更新するものとする。 （文書の配付） 第６条 ２ 第４条の規定により処理された文書は，速やかに担当係に配付するものとする。 内容が２以上の課・係等に関係する文書は，最も関係する課・係等に配付するもの とする。 （特殊郵便物等） 第７条 第３条第１項によって接受した文書のうち，親展文書及び書留は特殊郵便物受付 簿（別紙様式第２号）に記載のうえ受領印をとり，名あて人に配付するものとする。 ２ 明らかに公文書と認められる親展文書及び書留について，名あて人不在等のため事務 の遂行に支障をきたすおそれがある場合には，前項の規定にかかわらず，総務課長に おいて開封することができる。 ３ 親展文書で，名あて人又は前項の規定により開封する者が閲覧し，文書件名簿に記載 することを適当と認めたものは直ちに総務係に回付するものとする。 第３章 起案 （原議書等） 第８条 起案文書の用紙は本校所定のものを，その表紙には特に定めるもののほか，原議 書（別紙様式第３号）を用いなければならない。 ２ 起案文書には必要な関係資料を添付しなければならない。 （とじ方） 第９条 文書のとじ方は左とじとする。ただし，縦書きのもの及び縦書きの関係書類が添 付されているものについては右とじとすることができる。 （起案文書の区分） 第１０条 文書は次の区分によって起案し，当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きす る等明示するものとする。 通達 法令その他権限に基づいて発する文書 通知 通達以外のもので事実の通知に関する文書 達示 本校教職員及び学生等に対する校長の布告文書 指令 許可書又は認可書等校長名をもってする文書 依頼 依頼に関する文書 照会 照会に関する文書 回答 回答に関する文書 契約 契約に関する文書 伺定 規程，規則，基準，内規等を定めることを目的とする文書 報告 法令その他に基づいて，官庁その他に報告する文書 供閲 供閲に関する文書 申請 関係官公庁等に対し許可，認可，裁決その他の行為を求めるために提出する文 書 上申 人事の上申に関する文書 協議 他の官公庁に対する協議に関する文書 証明 校長名又は校名等による事実の証明に関する文書 内簡 礼状等簡易な文書 伺い 資料作成，経費支出等の伺いに関する文書 事務連絡 単なる事務的な連絡文書 （まずもって供閲） 第１１条 あらかじめ上司の指示を受ける必要があるか，又は事前に関係者の閲覧にする ことが適当と認められる文書については，原議書によって「まずもって供閲」に付す ることができる。 （秘密文書の標示） 第１２条 秘密文書には，原議書及び発送文書にその旨を標示しなければならない。 （発送文書の日付が決裁日と異なる場合の記入） 第１３条 発送文書の日付を決裁の日と異なる日付としようとするときは，その理由を原 議書の備考等の欄に記入しなければならない。 （不在中の文書の処理） 第１４条 職員は出張，休暇等で不在となる場合には，あらかじめ懸案中の文書の処理に ついて上司に申し出て，事務に支障のきたさないようにしなければならない。 第４章 合議 （合議の方法） 第１５条 起案文書の内容が他の課係等に関係があるときは，起案課係において原議書の 合議欄に合議しようとする課係名等を記入し，合議課係等に送付するものとする。 （合議文書の処理） 第１６条 合議を受けた課係等は速やかに課係長等の承認を終え，遅滞なく起案課係に返 付しなければならない。ただし，合議欄に更に他の課係名等の記入があるときは，当 該係等に送付するものとする。 ２ 合議を受けた課係等において，文書の訂正を要すると認めるときは，起案課係と協議 しなければならない。 （至急文書の処理） 第１７条 至急文書は，原議書の右上辺に付せんをし，他の文書に優先して処理しなけれ ばならない。 ２ 至急文書のうち，特に緊急を要するものは起案者の持回りによって処理することがで きる。 （秘密文書の処理） 第１８条 秘密文書は必ず起案者が封筒に入れ，持回りしなければならない。 第５章 文書の決裁 （決裁） 第１９条 ２ 起案文書の発信者名義及び決裁者は，原則として校長又は事務部長とする。 接受文書を供閲文書として起案するときは，受信者の決裁を受けるものとする。 （代理決裁） 第２０条 決裁を行う者が出張又は休暇等で不在の場合は，重要なものを除き，事務部長 又は主管課長が代理決裁をすることができる。ただし，代理決裁者は事後において決 裁者に報告しなければならない。 第６章 発送 （発送文書） 第２１条 決裁を終った文書で発送を要するものは，総務係において文書件名簿に所要事 項を記入するとともに，原議書に記号，番号を記入しなければならない。 ２ 発送文書の日付は決裁の日とする。ただし，特別の場合は，発送文書の日付を決裁の 日と異にすることができる。 （公印の使用） 第２２条 発送文書は，起案文書とともに総務係長の点検を経て，起案係が公印を押すも のとする。 ２ 発送文書のうち，軽易な文書で，当該文書の決裁者が支障がないと認めたものは，公 印の押印を省略することができる。 ３ 前項の規定により公印の押印を省略する場合には，当該文書に「（公印省略）」の記 載をしなければならない。 （発送） 第２３条 発送文書は起案係において発送準備を行い，総務係において発送するものとす る。 ただし，電子メールやファクシミリでの発送は，起案係で行うものとする。 ２ 起案係は，発送手続きが完了したときには，原義書に発送年月日を記入するものとす る。 （秘密文書の発送等） 第２４条 秘密文書の浄書，照合，発送等に当っては，その秘密が漏れないよう努めなけ ればならない。 （総務係における点検） 第２５条 総務係長は，公印の使用を承認する際，文書に誤字，脱字その他公文用語とし て著しく不適当なものを発見したときは，起案者に連絡の上訂正することができる。 第７章 保管 （完結文書の保存年限等） 第２６条 完結した文書の保存年限等については，独立行政法人国立高等専門学校機構法 人文書管理規則（独立行政法人国立高等専門学校機構規則第１０７号）及び豊田工業 高等専門学校法人文書管理要項の定めるところによる。 第８章 雑則 （雑則） 第２７条 附 この規程の運用に関し，疑義のあるときは事務部長が決定する。 則 １ この規程は，昭和４６年１月１日から施行する。 ２ 豊田工業高等専門学校文書処理規程（昭和３８年４月１日施行）は，廃止する。 附 則 この規程は，昭和５２年３月１日から施行する。 附 則 この規程は，昭和６１年８月２７日から施行する。 附 則 この規程は，平成１０年４月１日から施行する。 附 則 この規程は，平成１３年４月１日から施行する。 附 則 この規程は，平成１６年４月１日から施行する。 附 則 この規程は，平成２０年４月１日から施行する。 附 則 この規程は，平成２２年９月３日から施行し，平成２２年１月１日から適用する。 附 則 この規程は，平成２７年４月１日から施行する。 年度 別紙様式第１号 受信 又は 発信 受信日 又は 発信日 文書記号 番号 文 書 件 名 簿 ( 件名 相手先 文書記 号・番号 発信 年月日 発信者 又は 受信者 本校 発信者 又は 受信者 担当係 課) 配付日 特 殊 郵 便 物 受 付 簿 別紙様式第２号 受理年月日 種 類 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 速達 親展 書留 簡易書留 現金書留 ﾚﾀｰﾊﾟｯｸ 510 引受番号（着信） 受 信 者 発 信 者 配付年月日 取扱者㊞ 受領者㊞ 原 議 書 付せん箇所 別紙様式第３号 普通．速達．書留．簡易書留． 記 秘 発 電子ﾒｰﾙ．使送．親展．校内配布． 送 ： 平成 年 月 豊 ： 小包．書籍小包．ファクシミリ． 種 別 号 番 号 決 裁 施 行 第 号 事務連絡 普 通 日 専 総 学 発 送 ： 平成 年 月 日 ： 平成 年 月 日 （文書日付） 先 方 の ： 平成 年 月 号 ： 日 文書日付 件 第 先方の文書 記号・番号 事務連絡 名 ： 受 信 者 ： 発 信 者 ： してよろしいか伺います。 します。 上記のことについて別紙のように 課 起 案 ： 平成 年 月 日 起 案 者 係 ： 氏名印 校 合 長 議 事務部長 課 長 課長補佐 起案係長 起案課関係係長(係員) 備考・意見・写し送付先等記入欄 記入者氏名印 起 案 者 印
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