＜導入事例＞記録管理システム 島津 総合分析 試験セン ター様 1．導入先概要 島津総合分析試験センター様は、（株）島津製作所の 100%子 会社で、従業員は 32 名。主に以下の業務を行っている。 島津製作所分析計測事業部からの機器販売支援に関 わる委託分析業務、アプリケーションの開発、データ 3．システム概要 まず分散した拠点間の情報共有を可能にするために、下図のよ うに京都リサーチパーク内のデータセンターに「源藏」サーバを 設置し、島津総合分析試験センター様の３つの拠点、東京、京都、 秦野から記録管理システム「源藏」にインターネット経由でアク セスできるようにした。 集の作成 表面分析、組成分析に関わる外部受託分析 環境ホルモン分析、不良解析、異物分析等の外部受 託分析 材料強度等の外部受託試験 ネットワーク設備 東京本社 インターネット網 SSLで暗号化 島津製作所研究開発部門からの受託分析 顧客向け分析講習会・セミナーの企画・実施 源藏サーバ１ Dell PowerEdge650 京都事業所 島津製作所専用 Firewall機器 事業所は東京（本社）、京都、秦野の 3 か所に分散している。 秦野事業所 2．導入前の課題 外部受託分析試験の案件では、案件の進捗にしたがって、以下 のような状態遷移、および各ステップにおける文書の作成が行わ れている （１） 分析依頼 分析依頼票の入手、見積書の作成・提出 （２） 受注 サンプルの受取 設備機器設置場所： 京都リサーチパーク6号館１Fデータセンター 顧客A：販売プロジェクト （４） 納品および代金請求 分析報告書の提出、納品書の作成・提出 請求書の作成・提出、 物品受領書の作成・提出・受取 担当者が代わると電子ファイルの所在がわからない 電子ファイルが紛失している可能性がある 紙 原 紙と 電子 ファ イ ルが 同一 のも の かど うか の確 認 に時間がかかる 電子ファイルの保管は個人まかせ 案件の進捗を管理する Excel ファイルの保守作業が 個 人 的努 力に よっ て 成り 立っ てい る ため 、記 入漏 れ や 誤 記 、 場 合 によ っ て は 紛 失 のリ ス ク が あ る 。 事業所が分散しているため案件の進捗を Excel で管 理しても、リアルタイムで情報を共有できない そこで、帳票処理とワークフロー機能を簡便に組み合わすこと のできる記録管理システム「源藏」を使って、各案件の進捗管理 作業管理票＜受注＞ 作業管理票＜失注＞ 分析依頼票（PDF) 分析依頼票（PDF) 見積書（帳票） 見積書（帳票） 請求書（帳票） ルすることで管理されていたが、元の Excel で作成した電子ファ イルは担当者まかせで全く管理されていなかった。 原因となり、以下のような問題を抱えていた。 文書の管理が一元化できない。 顧客B：販売プロジェクト 納品書（帳票） 以上の各文書は PC で Excel を用いて作成されていた。紙に打 ち出し、社印を押印したものをコピーしたものは、それをファイ 員で共有するようにしていた。 が、事業所が東京、京都、秦野と 3 か所に分散していることも 源藏サーバ３ Dell PowerEdge650 「源蔵」上では、案件発生ごとにプロジェクトを作成し、その 中に作業管理票を作る。案件の進捗はこの作業管理票で行うこと とした。 （３） 試験完了 分 析 報 告 書 の 作成 また各案件の進捗（いつ、どのような状態になったか？）につ いては、年度ごとに、１つの Excel ファイルに入力して、営業部 源藏サーバ２ Dell PowerEdge650 物品受領書（帳票） ま た 案 件 の進 捗と と も に 作成 され る 見 積 書、 納品 書 、 請 求書 、 物品受領書等は、作業管理票の情報に基づいて作成され、担当者 は、例えば請求書だと、各項目の金額を入力すると、小計や合計 が自動計算され請求書が作成される。このようにして帳票で各文 書を作成し、印刷して客先に提出、社内では案件進捗と関連付け て管理されるようにした。 4．導入後の効果 上述 のように記録管 理システム「源 藏」を導入する ことに より 、依頼票、見積 書、納品書、請 求書。物品受領 書につ いては、張票により電子化することができた。 また 各文書は、作業 管理票により、 案研の進捗と関 連付け て管理しできるようになった。 また 各拠点に分散し ていた情報を一 元管理し情報共 有でき るようになった など、当初の課題を解決することができたと考えている。 と文書の作成管理を行い、「源藏」サーバをデータセンターに設 置 し 、 イン タ ーネ ッ ト 経由 で アク セ ス でき る よう に す るこ と で 、 上述の課題を解決した。 （株）島津製作所 分析計測事業部 技術部
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