具 体 的 な コ ス ト 削 減 ノ ウハウ 【 オ フ ィス 備 品 を 見 直 す 】 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 使用上の注意 【推奨環境】 このレポート上に書かれている URL はクリックできます。できない場合は 最新の AdobeReader をダウンロードしてください。（無料） http://www.adobe.co.jp/products/acrobat/readstep2.html ここから先は注意事項です。 本マニュアルが情報商材という性質上、以下の規約をよくお読みください。 ■ 著作権について 「具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】」（以下本マニュアル） は、著作権法で保護されている著作物です。 本マニュアルの使用に関しましては、以下の点にご注意ください。 本マニュアルの著作権は（株）ＯＭコンサルティングに属します。 著作権者の許可を得ずして、本マニュアル（付録、特典含）の一部または全部を、あらゆるデータ 蓄積手段（印刷物、ビデオ、ＣＤ、ＤＶＤ、テープレコーダなどの電子メディア、インターネットサーバ 等）により複製、転載することを禁じます。 ■ 使用承諾許可書 本契約は、あなたと（株）ＯＭコンサルティングとの契約となります。 本マニュアルの開封を持って、あなたは本契約に同意したとみなされます。 本契約とは以下の通りです。 第１条 使用目的 本契約では、本マニュアルに含まれる情報をあなたが非独占的に使用する権利を承諾 するものです。 -2Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第２条 一般公開の禁止 本マニュアルに含まれる情報は、著作権法によって保護され、また秘匿性の高い内容 であることを踏まえ、あなたはその（株）ＯＭコンサルティングとの書面による事前許可を 得ずして出版及び電子メディア等の配信により、一般公開並びに転売してはならない ものとします。 第３条 契約解除 あなたが本契約に違反した場合には、（株）ＯＭコンサルティングは何の通告もなく、 この使用承諾契約を解除することができるものとします。 第４条 損害賠償 あなたが本契約第２条の規定に違反した場合、またインターネット等で公開した場合には、 本契約の解除に関わらず、直ちに（株）ＯＭコンサルティングに対して、違反金として一律 ５００万円を支払うものとします。 第５条 その他 本マニュアルはあなたが行う事業における優良コンテンツの提供を目的としておりますが、 期待通りの成果が見込めず万一損害が生じた場合においても、 （株）ＯＭコンサルティングは責任を負わないものとします。 （株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム スタッフ 一同 -3Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 目次 第１章 会社全体のコストに総合的に目を向ける .................................7 第２章 オフィス備品のムダ削減を阻害する要因 .................................9 １．オフィス備品のムダは見えにくい？ ............................................................ 9 ２．ＯＡ機器の発達がオフィス備品のムダを助長 ........................................... 11 ３．オフィス備品のムダ削減を阻害する要因.................................................. 12 第３章 オフィス備品のムダ削減の考え方 ............................................14 １．オフィス備品のムダ削減を成功に導く考え方 ........................................... 14 ２．オフィス備品における「正しいコストダウン」のポイント .............................. 15 （１）オフィス備品の性質を知り、しっかりと管理する ............................ 15 （２）整理整頓を基本理念に！ .................................................................... 16 第４章 オフィス備品のムダ削減の具体的手法 ........................................... 19 １．管理側が行うべき取り組み ....................................................................... 19 （１）自社の現状を把握し、適正備品数を導き出す.................................... 19 （２）管理基準や購入基準の作成 ................................................................. 20 （３） 「カウネット」などのオフィス備品通販を有効利用する ................... 21 （４）100 円ショップの利用........................................................................ 22 （５）個人別備品請求カードの作成 ............................................................. 22 （６）使用頻度の低いオフィス備品は共有する ........................................... 23 （７）じゅう器備品は一元管理し、購入はリサイクル品を活用する .......... 23 （８）印刷やコピーにかかるコストを原価計算に組み込む......................... 24 ２．従業員および部署ごとに行うべき取り組み............................................... 25 （１）各自のオフィス備品には名前を入れる............................................... 25 （２）捨てる前に再利用ができないか確認する ........................................... 26 （３）替え芯や詰め替えは積極的に行う ...................................................... 26 （４）リサイクルトナーの利用 .................................................................... 27 （５）印刷を極力減らす ............................................................................... 27 （６）コピーのコストに対する意識を高くする ........................................... 27 （７）両面コピーを行う ............................................................................... 28 （８）ミスコピーや不要な印刷物の裏面を利用する.................................... 28 （９）じゅう器備品の申請は現状の見直しを済ませてからにする .............. 29 -4Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 （１０）定期的に見直しを進め、じゅう器備品の適正配置を図る .............. 29 第５章 オフィス備品におけるコスト削減例 ..........................................30 １．ボールペンに替え芯を使用した場合の削減額 ......................................... 30 ２．プリンターのトナーの削減額 ..................................................................... 32 第６章 オフィス備品費のコストダウン「チェック表」 .....................34 -5Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 【ご案内】 ■□■ コスト大幅削減マニュアル 経費削減保証付き ■□■ >> http://www.om-consult.com/cost-down/bible.html 今までに４００社以上の中小零細企業から個人事業主の『コスト削減』に 成功してきた 財務コンサルタントの専門家集団が これまでの経験を全て織り込んだ最高傑作をお届けします。 『経費削減』成功率 ： ９７％以上 １０万円以上の経費削減ができなければ、全額返金します！ -6Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第１章 会社全体のコストに総合的に目を向ける ● 事業の全体を視野に入れる コスト削減の効果をあげるには、 事業の全体を視野に入れなければならない。 さもなければコストの他への押し付けに終わる。 コスト削減の大成功の数ヵ月後には、 事業全体のコストはさして変わっていないことが明らかになる。 （ドラッカー名言集 「経営の哲学」） とかくコストダウンは、“目に見えやすいコスト” が削減の対象となりがちです。 例えば、業務の効率アップのためのパソコン購入であっても、何十万という まとまったコストの発生が目に見えるために先送りになるケースがあります。 しかし、これは正しいコストダウンではなく、一時的なコストの回避策でしか ありません。 ましてや、パソコン購入による業務効率アップも達成できず、企業の体制は 旧態依然としたままです。 -7Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 正しいコストダウンにおいて、 削減対象とすべきは「利益を生まない活動から生じるコスト」です。 利益を生み出さない活動にはムダ、ムラ、ムリがあり、そこから生じるコストこそが 問題なのです。 削減対象となるコストを見極めるためには、費用の推移を確認し、 コストダウン推進委員会などが中心となって ムダ、ムラ、ムリの調査を進めることが重要です。 これには多くの時間や手間がかかりますが、正しいコストダウンを推進する ことを決定したのであれば、コストダウン推進委員長（企業経営者）の 強力なリーダーシップのもとで進めていくことが欠かせません。 ここからは、「オフィス備品」のムダの削減に注目し、その基本的な考え方や 具体的な手法について紹介していきます。 なお、企業のすべての活動は連続的に関係し合っています。 そのため、特定分野のコストを削減した結果、他分野に悪影響を及ぼす 危険性もあるため、コストダウンを推進した後も、全体的な視野で コスト発生状況を確認し、フォローを続けていくことが欠かせません。 -8Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第２章 オフィス備品のムダ削減を阻害する要因 １．オフィス備品のムダは見えにくい？ 「あなたの会社で、オフィス備品のムダにはどのようなものがありますか？」 突然このような質問をされても、パッと思い浮かぶものは少なくないのでは ないでしょうか。 たとえ挙がったとしても、 ・ コピー用紙の使いすぎ ・ 同じ種類のボールペンが同じ人の机に何本もある などといったところでしょう。 思い浮かぶものが少ないからといって、「オフィス備品のムダはそれほどない」 ということではありません。 これは、逆に、 オフィス備品のムダが、全く意識されていない という困った状況である可能性が高いのです。 -9Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 オフィス備品のムダが意識されない理由としては、業務上すべての従業員が 利用するため、 ・ 使って当たり前 ・ みんなも同じように使っているから ・ 支給されるものなら多くもらっておこう などといった「当たり前の意識」が一般的だからです。 つまり、「オフィス備品は使って当たり前」と考える従業員が多い組織ほど、 ムダ使いの意識が希薄なため、オフィス備品のムダが見えにくいものとなって しまうのです。 - 10 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ２．ＯＡ機器の発達がオフィス備品のムダを助長 オフィスのＩＴ環境の発達は、事務作業の効率化に大きく寄与しました。 特に、パソコンと複合プリンターの発達は、大量にしかも高速でさまざまな書類の 作成を可能にしています。 その一方で、大量に印刷された書類の大部分は、その場限りのものであったり、 実はそれほど必要ないものであったりすることが少なくありません。 そうした書類は最終的に廃棄され、大量のムダとなっているのです。 こうしたことが日常的なことになってしまうと、やはりムダ使いの意識が希薄となり、 「用紙は使って当たり前」といったムダの削減を妨げる「当たり前の意識」が まん延することになってしまいます。 - 11 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ３．オフィス備品のムダ削減を阻害する要因 オフィス備品のムダ削減は、単純な数値目標だけを掲げても大きな成果は 期待できません。 全社的に高い意識付けを行わなければ、成果を上げることが非常に難しいもの なのです。 なぜなら、そこには先ほどの「当たり前の意識」のほかに、ムダ削減を阻害する 2 つの大きな要因があるからです。 一つ目は、 従業員個々のオフィス備品に対するとらえ方の違い です。 例えば、オフィス備品のムダ削減を個々人の取り組みだけに任せてみたと しましょう。 しかし、これでは効果がほとんど期待できません。 なぜなら、オフィス備品のムダに対する意識は、個々人によって大きく異なっており、 さらにムダ使いをしている当人が、ムダ使いに気づかず「業務に必要」と考えている からです。 こうした場合に、「ムダ使いはよくない」と考えるほかの従業員がいたとしても、 「当人の業務の遂行に口を挟んでもよいのか」あるいは、 「業務に本当に必要か不必要かの判断は本人が一番よく分かっているから」 といった消極的な意見に傾きがちとなり、周りがムダを指摘しにくい環境が助長 されるのです。 - 12 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 また、もう一つオフィス備品のムダ削減を難しくさせているのが、 従業員のオフィス備品費に対する意識の低さ です。 オフィス備品の単価は、だいたい数百円から数千円、一括して購入する コピー用紙などでは一枚当たりの単価は 1 円を切り、50 銭前後というものも 珍しくありません。 このように、オフィス備品は単価が安いことから、「コストが発生している」という ことをあまり意識せずに使っていることが多く、これがムダ削減を阻害する要因 となっています。 - 13 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第３章 オフィス備品のムダ削減の考え方 １．オフィス備品のムダ削減を成功に導く考え方 確かに、オフィス備品のムダ削減によって生まれるコスト削減額は、 それほど大きな金額にはならないかもしれません。 しかし、オフィス備品のムダ削減は、水道・光熱費削減などと同様に 「ちりも積もれば山となる」ものであり、また、金額が小さいからこそ逆に 組織全体のコストダウン意識を高めていくことにつなげられるものなのです。 したがって、前述の阻害要因を踏まえ、オフィス備品のムダ削減を成功に導くには、 ・ 全社的な取り組みとする ・ オフィス備品は使って当たり前という意識を払拭する ・ オフィス備品のムダなコストをしっかりと認識させる などが必要となるのです。 - 14 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ２．オフィス備品における「正しいコストダウン」のポイント 前述の通り、オフィス備品のムダ削減によって生まれる削減額は小さく、 個々の従業員のオフィス備品に対するコスト意識も高くはありません。 そうしたオフィス備品費削減において、個々の従業員の意識を変え、 コストダウンを実行するにはどうすればよいのかを考えます。 （１） オフィス備品の性質を知り、しっかりと管理する 極端な話ですが、オフィス備品を全廃すると業務になません。 また、オフィス備品費○割削減といっても、実際に何を削減してよいか分からず、 かえって必要なものを削減してしまうかもしれません。 オフィス備品は企業活動に不可欠なものであり、必要なものを必要な量だけ といった、 使用量の適正化が求められるもの であることをまず理解しましょう。 オフィス備品については、コストダウンを進めるコストダウン推進委員会や 購買・支給を担当する総務部などの部署が、 自社の適正備品数と現在の備品利用実態 を把握し管理することで、今後の備品数の適正化や削減目標などを客観的な数値 として知ることができるようになります。 - 15 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 この把握と管理を年次で行うことができれば、次年度以降、オフィス備品のムダは 前年との差としておのずと顕在化するため、是正に時間がかかることなく、正しい コストダウンを永続的に実行していくことが可能となります。 （２） 整理整頓を基本理念に！ 従業員に対して、今さら「整理整頓」を徹底することは、少し気が引けるかも しれません。 しかし、オフィス備品のムダを削減し、適正備品数を把握するためには、 とても大切なことです。 例えば、ボールペンやホチキス、のりといった机の上のオフィス備品は、 整理整頓によって、確実にムダを削減できます。 仮に、全従業員に整理整頓を徹底している企業とそうでない企業であれば、 それだけで目標の達成に大きな差が出ることでしょう。 整理整頓の徹底は、トップダウンで行わなければならない重要な指示といえます。 - 16 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 【通達例】 各位 ●●株式会社 コストダウン推進委員会（オフィス備品分科会）通達 ●オフィス備品におけるコストダウン推進宣言● ◆目的 この通達は、オフィス備品のコストダウンを全社的な取り組みとして行っ ていくことを宣言するものです。厳しい経済状況が続く中、我が社も生き 残りをかけてさまざまな取り組みを行っています。社内のムダ、ムラ、ム リを排除し、高コスト体質から脱却するため、全従業員が一丸となって取 り組み、成果を上げていくことを目的とします。 ◆対象となる従業員とスローガン 「オフィス備品におけるコストダウン推進宣言」については、削減目標に 向かってすべての従業員が自覚と責任を持って取り組むこととし、この取 り組みのスローガンを「整理整頓」とします。 なお、総務部にあっては、オフィス備品支給・請求受付など関連事務の際、 各部署の進ちょく状況に留意し、改善の促進に努めるものとします。 ◆削減目標 本取り組みにおける削減目標は、公開する現在の備品利用実態を我が社の 適正備品数に近づけることを目標とします。 ◆具体的方法について １．文房具関連 ・ 文房具の利用に際しては、各自身の回りを整理整頓し、各自の管理 の下利用すること。 ・ 文房具を請求する際は、部署ごとに一括して総務に請求すること。 ・ 総務部は部署ごとの請求内容および請求数を記録し、各部署の利用 動向を把握・管理すること。 ・ ○○○○○○○○○ - 17 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ・ ○○○○○○○○○ ２．ＯＡ用紙関連 ・ 各自が業務に必要なもの、かつ必要な枚数だけの利用に努めること。 ・ 確認のための印刷は、可能な限り控えること。 ・ 片面のみで利用を終えたＯＡ用紙は部署ごとに再利用を図ること。 ・ ○○○○○○○○○ ・ ○○○○○○○○○ ３．そのほか ・ 社内の取り組み状況、削減の進ちょく状況などは、随時これを公開 し、すべての従業員が削減にかかわる情報を共有するものとする。 なお、部署ごとの利用動向はグラフにし毎月各部署の掲示板にて公 開するものとする。 ・ また、この取り組みと並行して、各自が業務の効率化を図り、その 効果としてオフィス備品費削減が一層進むよう努めるものとする。 ・ ○○○○○○○○○ ◆報告義務 総務部の担当者は、毎月末にコストダウン推進委員会に対して電子メール で進ちょく状況を報告してください。本報告を基に、削減データを取りま とめ部署ごとの進ちょく状況を全従業員に公開します。 以上、ご協力のほどよろしくお願いいたします。 - 18 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第４章 オフィス備品のムダ削減の具体的手法 １．管理側が行うべき取り組み （１） 自社の現状を把握し、適正備品数を導き出す 前述の通り、オフィス備品のムダ削減には、自社の適正備品数の把握が不可欠 です。 しかし、一言で適正備品数といっても、企業や部署ごとに適正な備品数は異なって いるのが一般的で、一義的に定めることは簡単ではありません。 そこで、総務部は申請書などから どの部署で、どのオフィス備品が、どれだけ使われているか をまず把握するところから始めます。 次に、各部署のオフィス備品請求担当者から部署のオフィス備品の利用実態の ヒアリングなどを行います。 こうした取り組みにより、例えば、人数構成も事務作業量もあまり異ならない 部署間で、特定のオフィス備品の数に大きな差があるとすれば、使用量の 多い部署は適正と考えられる数を超えて使用しているということが分かります。 こうして、各部署のオフィス備品の利用実態を詳細に把握し、他部署との比較 などを行って、部署ごとに妥当であろう適正備品数を算出するのです。 この各部署の備品データを 1 ヵ月、3 ヵ月、6 ヶ月と時系列に集計し分析すれば、 各部署に必要と考えられる備品数の目安が浮かび上がります。 - 19 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 この目安として浮かび上がった数が、自社における適正備品数であり、 今後のオフィス備品のムダ削減の基礎となるのです。 したがって、管理側はまず、自社の適正備品数の把握に全力を尽くしましょう。 オフィス備品のムダ削減 さまざまな施策 適正備品数の把握 （２） 管理基準や購入基準の作成 オフィス備品を各部署の申請通りに購入し、支給していたのではいつまでたっても オフィス備品のムダを削減することはできません。 また、安価にオフィス備品を購入することを追求するあまり、必要のない量まで まとめ買いをしていれば、貴重なオフィススペースを占有する「過剰在庫」にも なりかねません。 こうした不要なまとめ買いは、 余っているから支給する → ムダに使っても問題ない といった発想にもつながりがちです。 - 20 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 管理基準や購入基準は、前述した「適正備品数の把握」から可能となります。 総務部や購買担当部署は、自社の適正備品数からオフィス備品の管理基準や 購入基準を作成しましょう。 そして、管理基準に基づく在庫の管理と新規購入を行うようにしましょう。 （３） 「カウネット」などのオフィス備品通販を有効利用する 一度に特定のオフィス備品を大量に購入することだけが、安価に購入する方法 ではありません。 カタログ通販やインターネット通販を利用することで、オフィス備品を安く購入する ことが可能となります。 通販利用のメリットは、価格だけでなく、必要な量を必要な時に購入できるところに あります。 これにより「過剰在庫」も避けることができることから、通販会社をまるで企業の 備品倉庫のように利用することができるのです。 事業所向けオフィス備品の通販事業を行う通販会社の一つに カウネット http://www.kaunet.com があり、オフィス備品をインターネットやＦＡＸで注文することができます。 1 回の注文が 1800 円以上であれば、送料は無料、一部を除いて 当日もしくは翌日配送のため、必要な時に必要な数だけ購入することができます。 - 21 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 また、これまでの購入履歴や購入頻度の高かったものをインターネットで確認する ことができるため、「どの時期に、何を、どのくらい購入したか」といったデータを、 管理や今後のオフィス備品調達に生かすことが可能となります。 このように、通販をオフィス備品調達の基礎データとしても利用していきましょう。 （４） 100 円ショップの利用 オフィス備品の定期的な購入には、カウネットなどを用いることが有効ですが、 急に必要となった場合にぜひ利用したいのが 100 円ショップです。 現在の 100 円ショップには、事務用消耗品の大部分がそろっており、 単品買いをしても価格は一つ 105 円です。 コンビになどで同種の商品を購入した場合は、ほとんど定価での購入となります ので、100 円ショップを利用すれば、その差額を節約できることになります。 ただし、100 円ショップの利用は最終的な手段と考えましょう。 従業員が、オフィス備品が足りなくなるたびに 100 円ショップに買いに行くのでは、 業務効率の面からみてもかなり非効率であり、逆に使用頻度や予測の管理が うまく機能していないことの表れといえるからです。 （５） 個人別備品請求カードの作成 オフィス備品を課や部署別でプールしておき、個人が必要に応じて取り出す という企業では、個人の使用量などを把握できません。 またある特定の個人が浪費を続けても、課や部署の使用量として増加が認識 されるだけで、その特定の個人の浪費にたどりつきません。 - 22 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 こうした弊害を回避するために、管理部署は個人別に備品請求カードを作成 しましょう。 備品をプールする形を継続することはかまいませんが、請求の際はそれぞれの 課や部署の担当者が、個人使用量をチェックできる体制をつくるのです。 そこで得られたデータは、総務部などの管理部署にフィードバックし、 企業のオフィス備品の貴重なデータとして有効利用していくのです。 （６） 使用頻度の低いオフィス備品は共有する 例えば、裁断機といった使用頻度の低いオフィス備品は、部署ごとではなく 共用ということにします。 仮に、新しく裁断機の請求がされたとしても、共用のオフィス備品ということに してあれば、ムダな支出を控えることができます。 このためには、あらかじめ各部署の担当者に、各備品の使用頻度を調査して もらい、管理部署に報告させることが必要です。 使用頻度の低いものが明らかになれば、 共用のオフィス備品として総務部などで管理しておくのがよいでしょう。 （７） じゅう器備品は一元管理し、購入はリサイクル品を活用する 上記のオフィス備品の共用化と重なりますが、机やキャビネットといった じゅう器備品は、管理台帳を作成し、以後はこの台帳を基本に管理しましょう。 購入したじゅう器備品は品目ごとに管理番号を付け、 社内の設置場所や廃棄などといった情報をすべて記録します。 - 23 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 新規購入の依頼が部署から上がってきた際には、この台帳を基に代替の可否や 他部署での状況、購入により事務効率が上がるかなどを総合的に判断して購入を 決定します。 使っていないじゅう器備品があるにもかかわらず重複して購入するなどは、 絶対にあってはいけません。 じゅう器備品は価格も高額になりがちです。 しっかりと管理台帳を作成し運用することが大切です。 また、新規に購入する場合には、オフィスじゅう器専門の中古販売会社から購入する など、購入に際しての工夫も大切です。 （８） 印刷やコピーにかかるコストを原価計算に組み込む オフィス備品のコストダウンにおいては、生産現場などと異なり、 数字で効果を実感することがあまりありませんでした。 そこで、印刷やコピーにかかるコストを算出し、営業の原価計算に組み込むなど すれば、営業部署全体で目標の達成、つまり削減に向けた取り組みが進みます。 - 24 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ２．従業員および部署ごとに行うべき取り組み （１） 各自のオフィス備品には名前を入れる 例えば、ボールペンやはさみに名前入りのシールが貼ってあれば、 その備品を誰かが勝手に利用しても最終的には持ち主の元へ戻ってきます。 甲会社の営業部では、オフィス備品に記名や名前入りシールを貼っていません。 ある日、ＡさんのはさみをＢさんが無断で借り、会議室で使用しました。 そのはさみはその後、会議室に置かれたままとなり、Ａさんの元には 戻ってきませんでした。 はさみのないＡさんは、営業部のオフィス備品担当者にはさみを請求し、 新しいはさみを利用しています。 どこの企業でもこのようなことが、少なからず起こっているのではないでしょうか。 各自が備品を適切に管理していれば、ムダなオフィス備品は大きく削減することが できるのです。 「名前を書く」といったことは、とても単純なことですが、オフィス備品を大切に使おう という意識を高めるうえでも、備品のムダ削減という意味からも非常に大切なこと です。 新たな申請が出た場合には、申請者の申請理由を確認し、紛失したのであれば 自分で購入させましょう。 こうしたことにより、オフィス備品を大切にするという空気が芽生えるはずです。 - 25 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 （２） 捨てる前に再利用ができないか確認する 書類の廃棄の際に、できるだけファイルごと処分しないようにします。 新しいファイルを購入すれば、その分コストがかさみます。 再利用できるものは必ずリサイクルすることを社内で徹底しましょう。 「タイトルや文字が既に記入してあるから」ということであれば、はじめから そうした 1 回限りの記載を前提としたものにしないようにすればよいのです。 ファイルのタイトルなどは、すべてシールとし、 次に使うときはその上からシールを貼るなどして、再利用を図ります。 （３） 替え芯や詰め替えは積極的に行う ボールペンが書けなくなったとき、そのまま捨てたりせず、替え芯を使うように します。 替え芯を使うことで新しいボールペンを買う必要がなくなります。 ほかにも詰め替えなどで、利用を継続できるオフィス備品は多くありますが、 替え芯や詰め替えを積極的に行えば、ただ廃棄して新しいものを購入するより オフィス備品費を削減することができます。 省資源・地球環境保全という意味でも、取り組む意義があるといえるでしょう。 - 26 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 （４） リサイクルトナーの利用 プリンターのトナー代は、オフィス備品費の中でも大きな役割を占めます。 メーカー保証、故障などの問題が解消できれば、 使用するトナーを廉価なリサイクルトナーにすることも考えられます。 （５） 印刷を極力減らす トナーを節約するためには、不必要な印刷を極力減らすということが大切です。 ・最終的な原稿以外は印刷しない ・不必要な資料は印刷しない ・社内で回覧する書類は最小限度の部数にとどめる など、ムダな印刷がされていないかをしっかりとチェックしましょう。 個々の従業員が、自分の業務に応じて、必要な書類だけを印刷するよう 努めましょう。 この取り組みは、トナーの節約だけでなく、紙の節約にもつながります。 （６） コピーのコストに対する意識を高くする 「いつか使うかも」「念のために」といったコピーは行わないようにします。 コピーは、コピーした枚数（コピーカウンターの数値）に応じてコピー機メーカーに 対して、トータルサービス料などの名目で料金を払っていますが、従業員はあまり このコストを認識していません。 - 27 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 そこで、コピー1 枚当たりのコストを計算し、コピー機の前に前月の コピーカウンターの数字を張り出しておくこともよい方法でしょう。 従業員のコピーに対するコスト意識を高めることができます。 部署ごとのコピー枚数も毎月把握しておけば、使用量是正の勧告などを 部署ごとにできるため、コピー使用を管理することが可能となります。 またこれは、コピーのコストを削減するだけでなく、業務におけるムダな資料の 増加抑制にもつながります。 コピーをただ漠然とするのではなく、目的とコストを明確に意識してコピーを するように心掛けましょう。 （７） 両面コピーを行う 社外に提出するなどの重要な書類以外は、両面コピーを行うようにしましょう。 コピーのコストは変わりませんが、紙の枚数を抑えられます。 また、これは紙の節約だけにとどまらず、書類の枚数などを抑制できるため、 保管や整理といった意味での業務環境や業務効率を多少改善することができます。 （８） ミスコピーや不要な印刷物の裏面を利用する ミスコピーや不要な印刷物は、すぐに捨ててはいけません。 裏面が白紙であれば、社内のメモ用紙などで利用することができるからです。 - 28 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 例えば、プリンターの横などにダンボール箱を設置し、 「使い終わった用紙の内、使えるものはこの箱へ」などと張り紙をしておけば、 まだ使用可能な紙を一括して管理することができます。 （９） じゅう器備品の申請は現状の見直しを済ませてからにする 新しいキャビネットを増設したい場合、まずは整理整頓して、本当に必要な書類と 不要な書類を区別すれば、新しいキャビネットの申請は不要となるかもしれません。 部署の申請担当者は、申請するじゅう器備品の現状と導入によって得られる効果を しっかりと判断してから、申請を行うことが必要です。 これだけの取り組みでも、ある程度のじゅう器備品の申請は減少するはずです。 （１０） 定期的に見直しを進め、じゅう器備品の適正配置を図る じゅう器備品のムダを解消するためには、じゅう器備品の適正配置を図ることが 大切です。 じゅう器備品の適正配置を図ることができれば、新規購入を抑制することが できます。 各部署が整理整頓を心掛け、じゅう器備品の利用実態を常に総務などに報告する 体制を整えれば、じゅう器備品購入のムダ削減につながるということです。 もちろん、必要性の高いものに関しては、事務効率の向上が期待されますので、 じゅう器備品費をやみくもに削減してしまうのはよくないということを付け加えて おきます。 - 29 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第５章 オフィス備品におけるコスト削減例 以下に、ここまで紹介した手法を基に替え芯とトナーに関するオフィス備品費の 削減を、従業員 100 人のＡ社（5 部署 10 課）を例に考えてみます。 なお、以下の削減額は、特にほかの記載がない限り、「カウネット第 15 号」から 算出しています。 １．ボールペンに替え芯を使用した場合の削減額 例えば、ボールペンを新規に購入した場合と替え芯を用いた場合では、 1 本当たりの削減額は下表の通りです。 【ボールペンに替え芯を使用した場合の削減額】 ボールペン ゼブラ他プリクリップボールペン０．７ ぺんてるハイブリッド０．５ 1 本の価格 替え芯 1 本の価格 削減額 72 39.9 32.1 68.1 43.9 24.2 （注）替え芯は 10 本の価格から 1 本当たりの価格を算出しています。 年間 1 人 5 本のボールペンを使用すると仮定すると、ゼブラのタイプのボールペン で替え芯を使った場合には、 1 本当たり削減額（32.1 円） × 使用量（5 本） × 従業員数（100 人） ＝ 年間削減額（1 万 6050 円） にも上がります （なお、初年度はボールペン本体を購入するため、削減額は異なります）。 - 30 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 また、ぺんてるのタイプであれば、1 万 2100 円を削減できます。 この数字は小額な印象を与えますが、これだけの取り組みで毎年ムダな数万円の コストを削減できると考えれば、すぐにでも始めるべき取り組みといえるでしょう。 - 31 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ２．プリンターのトナーの削減額 Ａ社は、Ｃ社製のプリンターを各部署に 1 台ずつ使用しています（計 5 台）。 このＡ社が、定価・純正・輸入およびインターネットでリサイクルトナーを購入した 場合のトナー1 本当たりの削減額は以下の通りです。 【Ｃ社レーザープリンター対応トナー1 本当たりの削減額比較】 （単位： 円、枚） Ｃ社製トナー （ブラックトナーカートリッジ） 1 本の価格 種類 価格 印字可能枚数 定価からの削減額 定価 42,000 6,700 0 純正 37,750 6,700 4,250 輸入 18,455 10,000 23,545 リサイクル 11,130 10,000 30,870 （注）１．定価は、メーカー希望小売価格です。 ２．純正は、メーカー純正品をカウネットで購入する価格です。 ３．輸入は、海外で流通しているメーカー純正品をカウネットで購入する価格です。 ４．リサイクルは、リサイクルトナーをカウネットで購入する価格です。 ５．輸入の価格は 2 個入りの価格のため、1 個分の価格を算出して記載しています。 上表から算出される削減額をＡ社全体で考えてみます。 1 台のプリンターにつき、ブラックトナーを 2 ヵ月に 1 本定価で購入していた場合、 年間のプリンター1 台当たりのトナー価格は、 4 万 2000 円 × 6 本 ＝25 万 2000 円 にも上がります。 - 32 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 これがＡ社では 5 台ですから、年間トナー代は 126 万円になります。 これを純正・輸入・リサイクルのトナーに変更した場合を算出すると、 Ａ社のトナー削減額は以下の通りです。 【年間トナー代比較】 （単位： 円） 種類 年間総トナーの計算式 合計 定価からの削減額 定価 4 万 2000 円×6 本×5 台 1,260,000 0 純正 3 万 7750 円×6 本×5 台 1,132,500 127,500 輸入 1 万 8455 円×6 本×5 台 553,650 706,350 リサイクル 1 万 1130 円×6 本×5 台 333,900 926,100 リサイクルトナーの利用ではなくても、定価から純正、純正から輸入に変更する だけでＡ社では、年間数十万円のコスト削減が可能となります なお、リサイクルトナーを含めて、メーカー純正品以外の使用はメーカー保証の 適用が受けられない可能性もありますので、使用の際はメーカー担当者と相談 することが必要です。 上記 2 つの削減例においては、その削減額に大きな差がありますが、 オフィス備品のコストダウンとしてどちらも同じように大切なものといえます。 削減額の大小に左右されることなく、継続してオフィス備品のムダを削減して いきましょう。 - 33 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 第 ６ 章 オ フ ィ ス 備 品 費 の コス ト ダ ウ ン 「 チ ェ ッ ク 表 」 【今すぐできるオフィス備品費のコストダウンチェック表】 区分 チェック項目 □ オフィス備品消費量・適正備品数を管理していますか □ オフィス備品の在庫は必要最小限となっていますか □ オフィス備品の購入計画は管理基準や購入基準に基づいていますか □ オフィス備品の購入で必要量以上のまとめ買いをしないようにしていますか □ 通信販売などを積極的に利用していますか 総務部などの管理例 □ 緊急の場合などは 100 円ショップを利用していますか □ 個人別の備品請求カードを作成していますか □ 使用頻度の低い備品を共用備品にしていますか □ じゅう器備品は管理台帳によって一元管理をしていますか □ 全従業員に整理整頓が徹底されていますか □ 各自のオフィス備品に名前を入れていますか □ 再利用が可能な備品を再利用していますか □ 替え芯や詰め替えを行っていますか □ リサイクルトナーを利用していますか □ 印刷を極力減らしていますか □ 印刷やコピーのコストを理解していますか 従業員・部署側 □ 両面コピーを行っていますか □ 使い終わった印刷物の裏面を利用していますか □ じゅう器備品を申請する前に現状の見直しを行っていますか □ じゅう器備品の適正配置を図っていますか □ ムダ使いをしないことを心掛けていますか □ 整理整頓が常に行われていますか - 34 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 印 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 自社で気づいたチェック項目を記入しましょう。 区分 チェック項目 □ □ □ - 35 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 印 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 【追伸】 あなたはこれをご存知ですか？ >> http://www.om-consult.com/cost-down/bible.html パナソニック(旧松下電器)の創始者である松下幸之助氏が「不況心得十訓」 というものを提唱しています。 １．不況といい好況といい人間が作り出したものである。 人間それをなくせないはずはない。 ２．不況は贅肉を取るための注射である。 今より健康になるための薬であるからいたずらにおびえてはならない。 ３．不況は物の価値を知るための得難い経験である。 ４．不況の時こそ会社発展の千載一遇の好機である。 商売は考え方一つ、やりかた一つでどうにでもなるものだ。 ５．かつてない困難、かつてない不況からは、かつてない革新が生まれる。 それは技術における革新、製品開発、販売、宣伝、営業における革新である。 そして、かつてない革新からはかつてない飛躍がうまれる。 ６．不況、難局こそ何が正しいかを考える好機である。 不況の時こそ事を起こすべし。 ７．不況の時は素直な心で、お互い不信感を持たず、対処すべき正しい道を求めることである。 そのためには一人一人の良心を涵養しなければならない。 - 36 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 ８．不況のときは何が正しいか考え、訴え、改革せよ。 ９．不景気になると商品が吟味され、経営が吟味され、経営者が吟味されて、そして 事が決せられる。 従って非常にいい経営者のもとに人が育っている会社は好況のときは勿論、 不況の時にはさらに伸びる。 １０．不景気になっても志さえしっかりと持っておれば、それは人を育てさらに経営の体質を 強化する絶好のチャンスである。 ビジネスをしている以上、「不況」は必ず訪れます。 要は、そのとらえ方なのです。 「不況」をいい機会に、一度じっくり会社全体を見直してみてください。 そうすれば、きっと色々な『ムダ』が見えてきます。 そう、まさに、 『 不況は贅肉を取るための注射である。 今より健康になるための薬であるからいたずらにおびえてはならない。 』 - 37 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 １００年に１度の不況の今だからこそ、会社を見直すチャンスです。 それが『コスト削減』です。 正しい考え方や手法で取り組まれた『コスト削減』は必ず生産性を高め、 利益に結びつきます！ >> http://www.om-consult.com/cost-down/bible.html 『コスト削減』こそ、最も手っ取り早く簡単に、会社の利益を上げる方法なのです。 - 38 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 【マニュアルを実践し経費削減に成功した方々の声】 このマニュアルに感謝！！ コスト削減に思い悩んでいる中、刺激的なタイトルに惹かれて思わず 買ってみましたが、買って正解！まさに当たりのマニュアルでした。 コスト削減という何となく『めんどくさい』というイメージのあるテーマに対して、 わかりやすい事例を使っていて非常に読みやすかったです。 一人でできる削減には限界もあり、周りのスタッフを巻き込んで大きな効果が 生まれる、と改めて考える機会となりました。 現場の従業員の意識が変わると、ここまで大きな変化が現れるのかと 驚きました。 さらには、詳しく削減の方法が解説されているので、こんなにバラしちゃって 大丈夫？と思いました。 早速、従業員全員が読むように指示しました。 コストが目に見えてないって怖いですね！ 見えるきっかけを作ってくれた、このマニュアルと 株式会社 ＯＭコンサルティングの皆様に感謝です！！ - 39 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 マーカー片手に…すごいノウハウ集！ この手のマニュアルは、何となくうさん臭く、ネット上で見かけた時には 疑っていました。 しかし、 ・しっかりとサポートが受けられる点 ・実際にコスト削減できなければ返金保証が受けられる点 という、格安な（マニュアル代金のみ）サポートと 通常では考えられない保証から、思わず購入しました。 単なる理想論や机上の学問でなく、コスト削減の手法がとても具体的で 分かりやすく、また、ノウハウだけでなく、 実際の事例も紹介されているので説得力があります。 タイトルからして、強烈なキャッチコピー、 その通り、とても考えさせられました。 読み終えた後、コスト削減のための単なる指南マニュアルを超えた 経営マニュアルだと思ったからです。 蓄積してきたノウハウを惜しみなく公開しており、これほどのマニュアルは あまり見かけないと、自分の選択眼を自画自賛。 通勤の往復２回ほどで読み終わりましたが、そのすごいノウハウと、 考え方に共感し、現在、マーカー片手に再読中です。 続きはコチラ >> http://www.om-consult.com/cost-down/bible.html - 40 Copyright (C) 2009（株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム. All Rights Reserved. 具体的なコスト削減ノウハウ∼【オフィス備品を見直す】 （株）ＯＭコンサルティング 『財務・会計』チーム
© Copyright 2024 Paperzz
