Mｉｃｒｉｓｏｆｔ Oｆｆｉｃｅを用いたメール配信システムの構築－PHS への電子メール配信－ Mｉｃｒｉｓｏｆｔ Oｆｆｉｃｅを用いたメール配信システムの構築 －PHS への電子メール配信－ 株式会社セントラルフーズ 会社概要 名称 ：株式会社セントラルフーズ 所在地 ：東京都品川区西五反田２－１５－７ジブラルタ生命五反田ビル４階 設立 ：平成６年１０月 取締役社長：代表取締役社長 江口 浩一郎 資本金 ：１億円 従業員数 ：社員／４５０名 パート／９２７名 事業内容 ：精肉・加工肉・冷凍食品製造販売 ローゼンハイム（ハム、惣菜）、あづま・ベストワン(精肉) 高座豚(豚肉)、手ノ子牛(牛肉) 執筆者 株式会社セントラルフーズ 経営企画部システム管理 担当部長 増 田 寿 夫 内容梗概 当社は東急グループの一社として、食肉製品を肥育から加工、販売までの一貫体制で食卓にお届けしてい る会社である。各セクションの密接な連携プレイにより、新鮮で上質なおいしさ、適正な価格、迅速なデリ バリーを実現している。東急百貨店、東急ストア各社をはじめ大手百貨店やチェーンストア、駅ビルなど、 お買い物の便のよいところに直営店を出店し精肉売場、洋惣菜店「ローゼンハイム」などバラエティ豊かな 店舗展開で毎日のお献立づくりをお手伝いし、笑顔が広がる食卓づくりを応援している。 現在 弊社を取り巻く環境は業務システムの拡大により各担当者、各取引先等への情報の提供方法が表計 算ソフトウェアを利用した形式になってきている。その中でも今回は増大する情報の電子メール配信につい てシステムを開発した。また新しい取り組みとしてＰＨＳへの配信も開発している 本論文では、これらのシステムの経緯、開発、運用について工夫した点等について報告する。 －1－ １ はじめに 企業が扱う情報の出力媒体のほとんどが紙であった時代から現在は業務に合わせた様々な媒体への出力 に変化してきている。その中で前回（第４４回論文）は帳票システムへの出力という形について報告した がその出力対象の基本は紙であった。今回は電子メール（以下メールという）という形式での情報出力に ついて開発をしている。前回同様にメインフレームまたはサーバー上の情報をマイクロソフト社の Microsoft Office(以下 Office という)を使用して通常業務として運用している。今回は運用環境等の関係 で Office の中の Microsoft Excel（以下 Excel という）と Microsoft Outlook（以下 Outlook という）で 開発した。システムの開発、運用に際し工夫したこと、留意した点と今後の取り組みを報告する。 ２ セントラルフーズのシステム構成について ２．１ セントラルフーズのシステム構成について 弊社のシステムの構成は基本的に図１セントラフーズシステム構成のようにメインフレームを中心とし たネットワークを構築している。他の事業所でも業務内容は異なるが、メインフレームを含む機器構成は 若干異なるがほぼ同様である。メールサーバーはソフトバンクＩＤＣ株式会社にレンタルサーバーを置き ハウジングしている。ネットワークはＮＴＴ東日本と株式会社ＵＳＥＮを使用している。 メインフレーム サーバー 日立ＡＰ７０００ 日立ＨＡ8000 メールサーバー ソフトバンクＩＤＣ 横浜工場 NTT東日本 狭山工場 ＵＳＥＮ NTT東日本 NTT東日本 川崎流通 センター パソコン 日立FLORA 複合機 富士ゼロックス ＡｐｅｏｓＣ3300 ＵＳＥＮ 札幌営業所 五反田本社 図１ セントラルフーズシステム構成 ３ 開発の経緯について ３．１ 障害記録支援情報送信について 弊社のメインフレームでは障害記録支援システム（以下ＨＥＥＰという）が稼動中である。２００４年 ある事業所において記録エリアがオーバーフローしていた事に気付かず運用していたため情報の一部が確 認できなかった。ＨＥＥＰは原則で４５日を経過すると上書きされる。 「定期的に印字出力し保管が望まし －2－ Mｉｃｒｉｓｏｆｔ Oｆｆｉｃｅを用いたメール配信システムの構築－PHS への電子メール配信－ い。その帳票は保守担当者に渡してほしい。 」という要望が発生した。各事業所に月ごとに運用するのは確 実性が低く管理も難しい。帳票出力を取りやめ、図２障害記録支援情報送信のながれのとおりメインフレー ムの中へデータとして出力し、ＰＣへファイル転送でテキストファイルに変換し、保守担当者へメールに て送信することにした。これならば五反田本社にて全事業所の処理が可能であり、各地の保守担当者と直 接当月中に処理ができた。しかし月に１回とはいえ全５ヶ所（当時は６ヶ所）の処理は帳票処理と比べて も手間のかかるものであった。 ＋ メインフレーム 日立ＡＰ７０００ HEEPデータ テキストファイル パソコン 日立FLORA メインフレーム プログラム メール作成 ・送信先 ・件名 ・本文 ・添付ファイル名 パソコンにて手入力 図２ 障害記録支援情報のながれ ３．２ 牛トレーサビリティ情報送信について ２００４年より牛トレーサビリテイ法が施行され、弊社では同時期に同法対応システム（前々回第 43 回論 文参照）稼動し対応している。納品先様へは納品時に文書、伝票にて情報を提供している。しかし納品先 様によっては多くの店舗展開しているところもあり大量の紙の管理は多大な労力が必要となっている。毎 日大量の紙書類を受け付け、きちんと管理保管しなければならない。これから検索しなければならないの であれば大変な作業になる。幸いトラブルもなく現在にいたっている。弊社には独自に上記システムが稼 動しているため検索にはほとんど手間も時間もかからないため納品先様は検索をするときはよく弊社に問 い合わせをしていた。これはあまりよい状況ではないため紙情報とは別に Excel による情報の提供を要望 された。図３牛トレーサビリティ情報送信のながれのように翌月５日前後にメインフレームより CSV 形式 にて出力し Excel を作成しメールに添付ファイルとして送信していた。 ＋ メインフレーム 牛トレーサビリ パソコン 日立ＡＰ７０００ ティデータ 日立FLORA ＣＳＶ形式ファイル Ｅｘｃｅｌへ 読み込み編集 メール作成 ・送信先 ・件名 ・本文 ・添付ファイル名 メインフレーム プログラム パソコンにて手入力 図３ 牛トレーサビリティ情報送信のながれ －3－ ３．３ 送信ミスについて 上記２件の作業は月に１回とはいえ内容と送信先を確認しながらの作業は作業者の注意力に頼っていた。 送信ミスのないように手順、下書き等を使用していたがエラーになることはあっても発生時処理で対応で きた。しかし２００５年に重大なトラブルが発生した。保守担当者に違う添付ファイルを送ってしまった。 保守担当者から連絡があり大事には至らなかったが、このままではより大きいトラブルになりかねないこ とがはっきりとしたためシステムを開発することになった。この他の業務・部門でも定期的にメールを送っ ていることもわかった。各部門である程度の簡単な操作と自由度の高いシステムの構築が求められた。 ４ システム開発について ４．１ 実行環境設定について 上記のような業務（定期的にデータを作成し特定の相手先にメールに添付して送信する）の運用形態と してつぎの３点を考慮し Excel にて実行することが運用管理上望ましいと判断した。一つ目は作業者にとっ て普段使っているソフトウェアなので違和感がすくないこと、２つ目は複数の相手先や複数の添付ファイ ルに対応できて自由度が高いこと、３つ目は既存のソフトウェア環境を用いて新たにソフトウェアを導入 購入しないことである。 Excel を用いたメール送信にはいくつかの方法がある。一つ目は同じ Office の Outlook を使う方法、２ つ目は CDO と呼ばれる外部コンポーネントを使用する方法、他にもフリーソフト(BASP21 等)を使う方法な どがある。本システムは Outlook を使用することとした。Office2000 以降であれば可能であった点と送信 ログの管理が Outlook 上でできるため新たにログ管理システムを組み込むことがいらない点と Excel と同 様に作業者の違和感が少ない点である。 但し、ひとつだけ問題がある。それはどの Excel からでも実行できるわけではなく実行環境を設定しな ければならないことである。ただこれは使用する機器すべてに行わなければならないが、機器の制限をす るうえでは有効である。設定方法を図４実行環境設定に表す。 Excel2000で場合の設定を提示する。 ①新しいブックを作る。 ②「表示」→「ツールバー」→「コント ロールツールボックス」を表示す ③「コマンドボタン」をクリック後、 ワークシート上にドラッグして貼り付 ④「コマンドボタン」をダブルクリック しVisual Basic Editorを開く。 ⑤メニューから「ツール」→「参照設 定」でダイアログを表示する。 ⑥[Microsoft Outlook 9.0 Object Library]をチェックして「OK」を押す。 ⑦Visual Basic Editorを閉じ、Excel を終了する。 ブックの保存の必要はない。 図４ 実行環境設定 ４．２ 障害記録情報送信について ３つの送信パターン作成しこれをもとに他の業務に展開をしていった。はじめに基本となるＨＥＥＰの 送信マクロを作成した。この処理は図５のように Excel のシート上に送信先、タイトル、本文、添付ファ イル名をすべて表示している。 送信の際にはデータ(日付等)を変更して [確認送信] を押すとセキュリティ チェックが確認すると Outlook に処理を移行し送信を開始する。このマクロのポイントは汎用性の高いと －4－ Mｉｃｒｉｓｏｆｔ Oｆｆｉｃｅを用いたメール配信システムの構築－PHS への電子メール配信－ ころである。相手先等必要なデータをシート上で指定しているので相手先ごとにシートやファイルで作業 を分けることができ、行数等の変更がなければ内容の変更は自由である。これは添付ファイルがすでに存 在している状況であれば効果が高い。図５障害記録情報送信 Excel 画面を表す。 図５ 障害記録情報送信 Excel 画面 ４．３ 改良システムについて このマクロは本文が同様でデータと相手先だけが変わっている業務を対象としている。基本のシステム を改良してＨＥＥＰ送信を作成した。図６改良型障害記録情報送信 Excel 画面 を表す。 変更のある部分のみ指定して複数の送信先に一括処理するマクロである。本文内容は別シートで管理し ている。ただ現在は改良前のシステムで実運用している。 図６ 改良型障害記録情報送信 Excel 画面 －5－ ４．４ 牛トレーサビリティ情報送信について このマクロは添付ファイルの作成を含んでいるためメインフレームと連携している。図は前章とほとん ど変わらないため省略する。この処理は 指定するところはほとんどない。確認後は前章と同様にセキュリ ティ後送信となる。送信先等業務と直結しているため汎用性は乏しいが確実性は高いシステムである。デー タの変換や修飾が必要な場合は同様のシステムを採用している。この３つの事例でほとんどのメール送信 の業務に対応している。パターン化により開発効率を向上した。 ５ ＰＨＳへの送信 ５．１ ＰＨＳへの送信システムの開発 弊社では事業所に工場部分があるため早くから構内内線用ＰＨＳを導入している。店舗管理担当者も工 場での打合せ等で訪れることが多いためＰＨＳを使用している。ＰＨＳ業者が１社になることも起因して 本年端末機器を変更した。この機器の導入にあたりメールの活用が容易になった。いままで店舗管理担当 者に対して情報を送る際は店舗にＦＡＸにて手間と紙と費用をかけて提供してきた。新しい端末機は ビューアー機能を有し HTML や PDF のほか Excel も見ることができる。通常のメールでは表示しきれなかっ た表形式データの閲覧が可能となった。これにより図８のような業務処理により売上集計情報を送信する システムを開発した。図７売上集計情報登録、送信のながれを表す。 ＋ メインフレーム 売上情報 日立ＡＰ７０００ データ ブラウザ 閲覧用データ パソコン 日立FLORA テキストファイル 管理ファイル ・送付先 ・添付ファイル名等 メール作成 サーバー 日立ＨＡ8000 ＥｘｃｅｌマクロからＯｕｔｌｏｏｋにて ＰＨＳへ送信 メインフレーム プログラム 図７ ５.２ Ｅｘｃｅｌへ 読み込み編集 売上集計情報登録、送信のながれ 課題点について ＰＨＳという制限の多い機器に対して下記のようないくつかの課題があるため本稼動はまだしてない。 (1)データ容量 データサイズを考慮し分割して送らなければならない。 (2)セキュリティ パスワード等を付加して送りたい。 現在の機器はパスワードに対応していないため処理できない。 (3)送信管理 確実に送信できているかどうかの確認する。現在検討中している。 －6－ Mｉｃｒｉｓｏｆｔ Oｆｆｉｃｅを用いたメール配信システムの構築－PHS への電子メール配信－ 送信先、内容はメインフレーム管理とした。 このシステムによりほとんど費用をかけずに店舗担当者に情報を伝達できるので早急に本稼動させたい。 ６ まとめ それぞれの章で開発の経緯から現在の状況まで提示してきた。メールの送信形態のパターン化とＰＨＳ へのメール送信は業務改善に大きな寄与ができる。今回は特別に複雑なマクロをあまり作っていない。図 ８のように短い行数で開発が可能であるため試してみて欲しい。複雑なものを作り始めたらきりがないが 簡単なものでも十分業務に活用できるはずである。 メールは情報の伝達速度を格段に向上させた。また同時に管理の重要性も明確となった。今後は情報発 信と漏洩は紙一重であることを絶えずに認識して効果的で管理運用が容易なシステムへと改良していきた い。図８障害記録支援送信マクロを表す。 図８ 障害記録支援送信マクロ ７ おわりに 今回は情報の提供の仕方を紙からメールという新しいツールへの変更を報告した。十分な管理体制と運 用でもっと業務に活用することができると思われる。これからも様々な情報機器を使いこなし業務の改善 に努めていきたい。 食品に関わっていると鮮度というものをいつも意識している。情報も鮮度が重要である。必要な情報を 必要なときに必要なだけ提供することがシステムの基本であると考える。本システムはこのことを実現で きるものである。しかしこのシステムもまだまだ開発、改良が必要でありより効果的なシステムに進化さ せていきたい。 最後にここまでのシステムを構築するにあたりいろいろな知恵、アドバイスを頂いた（株）日立エイチ・ ビー・エム 担当ＳＥ 浅海氏、担当営業 岡田氏、三好氏、日立電子サービス（株） 保守担当の方々、 富士ゼロックス（株） 皆本氏 と強力に支援をいただいた（株）日立エイチ・ビー・エム、日立電子サー －7－ ビス（株） 、富士ゼロックス（株）と表計算ソフトウェアの使用させていただいているマイクロソフト（株）、 機器を使用させていただいている（株）日立製作所とグループの各社と社内外の関係者の方々に感謝いた します。 参考資料 (株)日立エイチ・ビー・エム「日立ＡＰ７０００／６０Ａ導入計画書」 －8－ 浅海 伸一
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