法人文書ファイル管理システム Government Document Management System 製品カタログ ホロン株式会社 Holon.inc 法人文書ファイル管理システム 目 次 １． はじめに １−１ １−２ １−３ １−４ GDMS とは システムの概要 動作環境 GDMS 利用図 ２． 機能 ２−１ ２−２ ２−３ ２−４ ２−５ 組織機関選択 標準検索 分類検索 検索結果 データの内容 ３． 運用(ホスティング) ４． 費用 1 Holon.inc 法人文書ファイル管理システム １．はじめに １−１法人文書ファイル管理システム（以下 GDMS） 本システムは行政法人機関、大学法人機関における「法人文書の管理方策に関する ガイドライン」に沿って作成されたもので法人文書保有状況の開示の為のシステム です。文書目録データを Web 上で公開し容易な操作での検索が可能です。 １−２GDMS の概要 GDMS は Web サーバーを介して情報公開（検索・閲覧）を行います。当社のデータベ ースマネージメントシステム HiBase（ハイベース）を核とする１つのアプリケーシ ョンとて機能します。当社ではホスティングサービス（運用稼動を当社で請け負う ASP サービス）を行っており、ハードウェアを含めシステムの運用一式をサービス として提供しています。 機関外検索利用者 ブラウザー利用 H T M L 行政文書管理システム DataBase・ＨｉＢａｓｅ Ｗｅｂサーバー １−３動作環境 GDMS は Linux 環境で動作しています。お客様の環境にインストールする場合必要 に応じて Windows でも動作可能です。 Linux（PC サーバー）サーバー（推奨） ハードウェア構成 ：Pentium IV 2.0Gh 以上 メモリ ：512MB 以上 ハードディスク ：80GB 以上（データ量に応じて必要） Web サーバー ：Apache *上記記載内容は GDMS 単体稼動、件数 5 万件程度を目安にした標準的な環境であり、当 社のホスティングの環境とは異なる場合があります。 2 Holon.inc 法人文書ファイル管理システム １−４GDMS 利用図 ホスティング運用の環境では以下のような登録、抽出の機能を使用し、当社で運 用を行います。 行政文書管理 DataBase サーバー 入力データエラーチェック 用意されたCSVファイル のデータ一括処理 追加・削除・変更 画面上での個別データ 追加・削除・変更 抽出 管理者機能 ２． 機能 ２−１組織機関選択 設定された複数の構成機関の中から特定の機関だけを検索する場合と全体の中か ら検索する場合など柔軟な指定が可能です。複数の機関の管理簿をまとめて管理 することが出来ます。 □ □ □ □ □ ○○○研究所 XXX 機関 △△△研究所 □□□機関 ▼▼▼研究センター ＊複数機関データ版（GDMS Multi）の場合です、単機関向けシステム（GDMS Single） では本機能は含まれません。 3 法人文書ファイル管理システム Holon.inc ２−２標準検索 全文検索の機能を生かし自由な用語を使用した検索を行うことが可能です。 にキーワードを並べることで自由分検索結果一覧を得ることが出来ます。 １）機関絞込みの設定 ２）全項目を対象とする全文検索枠 ３）全件表示機能 ４）分類指定検索画面へのリンク ５）重要項目に絞った項目検索 4 法人文書ファイル管理システム ６） Holon.inc 年度による絞込み指定 ２−３分類検索 分類選択による検索、大、中、小分類を選択し検索することが出来ます。 小分類までの選択の必要は無く、大分類、中分類での検索も可能です。 5 法人文書ファイル管理システム Holon.inc ２−４検索結果 検索結果はリスト表示され、表示検索の選択、再検索（検索画面に戻り検索条件を 追加した上で検索）が可能です。 6 Holon.inc 法人文書ファイル管理システム ２−５データの内容 データの登録は、標準化された情報公開データフォーマットです。 １）データ項目（データ例） レコード識別番号 F0500000000008 文書分類（大分類） 庶務課 文書分類（中分類） 総括 文書分類（小分類） 行事 法人文書ファイル名 作成者 創立 50 周年記念事業刊行物等実行委員会（平成 5・ 6 年度） 文部科学省統計数理研究所管理部庶務課庶務係 作成（取得）時期 1994 年度(平成 6 年 4 月 1 日) 保存期間 永年 保存期間満了時期 媒体の種別 紙 保存場所 庶務課書庫 管理担当課・係 文部科学省統計数理研究所管理部庶務課庶務係 保存期間満了時の措置結果 備考 EXCEL ファイルイメージ 7 法人文書ファイル管理システム Holon.inc 詳細表示の際には一部項目が表示されません ２）データ登録 データ登録においては 2 つのファイル、法人文書データファイル、分類データファ イル（共に CSV データファイル）を一括して登録、データベースファイルを構築し ます。 8 Holon.inc 法人文書ファイル管理システム ３． 運用（ホスティング） １）ホスティング環境の提供 ・ サーバ設置場所（ホロン社内） ・ サーバ電力 ・ サーバ保守管理（24 時間稼動） ・ サーバマシン（ハードウェア） ・ インターネット通信回線（FTTH100Mbps） ・ URL の提供（http://XXXXXXX.hibase.com/） ・ サーバー内で動かす Web アプリケーション（CGI）保守 ２）運用における作業内容 ・ システムの運用（CGI バックアップ、OS メンテナンス他） ・ 年間 1 回の新データ投入 ３）設置場所 ・ 神奈川県川崎市ホロン株式会社分室内 ４）セキュリティ他 ・ サーバー運用上ハッキング侵入、データ改変等を起こり得ないような管理運用に努 力する（OS の設定などで対応） サーバー室への入退室および設備、関連機器に関するセキュリティはホロン株式会 社が万全の対策を実施します ４． 費用 １）製品ライセンス費用 ソフトウェア使用料（Multi 版） ソフトウェア使用料（Single 版） 200 万円 100 万円 *大学様は Single 版です ２）導入費用 初回導入費用 10 万円 セットアップデータ投入作業、環境設定作業を含みます *お客様の環境により費用が増減する場合があります。 ３）運用費用 ホスティング運用請負費用 36 万円 *保守費用には TEL による技術サポートと年度毎のデータ投入費用が含まれま 9 法人文書ファイル管理システム Holon.inc す。データ更新頻度が年間 2 回以上を希望される場合は別途ご相談下さい。 ４）オプション ホスティング運用ではなく学内のサーバー環境にインストールする 事も可能です、環境によっては別途費用が発生する場合があります ので、詳細はご相談下さい。 以上 10
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