Ｎｏ．1 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 提案名 1 さ吉くんデジタ ルＰＲ作戦 2 水道部材の共同 利用、管理の共 通化 3 4 5 提案者 （所属） 政策企画課 上下水道課 実施した内容 （DO) 加除式書籍の見 直し いちユーザー視点からすると、「I LOVE さ吉くん」アカウン トの立ち位置が何を目指しているのかわかりづらい。facebook のほかtwitterなど、SNSの活用方法や情報発信のあり方を見直 す必要があるのではないかと感じた。 地方の小規模自治体だからこそできるような、一風変わった 発信についても検討の余地があると思われる。 各担当において１年サイクル以内で利用する部材とそれ以上の 頻度で利用する部材に分ける。短期間で消耗する部材は各担当 で保管管理し、長期間で利用する部材は武蔵管内の水道施設に 保管し、リストを作成・管理し、利用した担当者が後日補充し リストに記入する。 部材を共有することにより緊急時の対応がスムーズにいくこと が多くなった。 共通の部材等担当者間の認識ができ、融通等連絡ができるよう になった。 リストが多くまた入れ替わりの集計等に時間を要するので完全 に完成していない。 一年目なので対費用効果が顕著に現れていない。 「非常持出し」の紙を貼ることによりまた、それを見ることに より、防災や災害について意識をする。 市役所全体での訓練が望ましいと思いますが、今後防災訓練等 を実施する際には、各課ごとで防災シミュレーションを行い、 非常時での行動の確認をすることにより、職員一人一人が防災 に対する意識を持つことが重要と考えます。 ・ポイントサービスの利用規定の制定 ・高速道路のマイレージ登録 ・マイレージポイントの還元（未利用） ・付随ポイントサービスの利用 高速道路のマイレージ登録によりポイントが約38,000ポイント たまっている。（還元率は交換ポイント数に応じ変わるので正 確ではないが）約３８，０００円分の経費節減が出来る。ま た、付随ポイントサービスでは、約13,000ポイント貯まってお り、これも約１３，０００円分のサービスとして利用可能な状 態となっている。 また、通勤割引等で無料通行を行った実績もあり、年間で５ ０，０００円程度の経費が節減できることが分かった。 バスやワゴン車などで大人数で利用する公用車等でＥＴＣなど を利用できるようにすること（利用料をどの予算で計上するか 等検討が必要） その他、ポイントを利用できるものを探求すること。 加除式書籍の把握 ・・・全庁で使われている加除式書籍の把握 購読の見直し ・・・不要な加除式書籍の購読を廃止する（未実施） 加除式書籍の一覧を作成し、どの程度の加除式書籍を今現在購 読しているか把握することが出来た。（市役所全体で１０８ 冊） 見直しの検討をすることが出来なかったため、成果は上がっ ていない Ｈ２７年度中に見直しを行い、新庁舎での業務が始まるときに は必要な書籍のみを移動し、整理及び経費の削減を図る ①データ出力前の印刷プレビュー機能の活用（ミスプリントの 防止）をした。 ②内容チェック用のデータ出力は裏紙を使用した。 ③軽微な内容の内部回覧やＦＡＸ送信票等の出力に積極的利 用。 ・印刷機の横に片面使用済用紙の裏紙使用の紙を入れる箱を設 置。 ・手差しかコピー用紙入れにつねに入れておいた。 ・コピー用紙・上質紙、パンフ等の分別の箱を設置し、資源ご みとして処分した ・不用紙は資源ごみとしてリサイクルしたので、ゴミ出しの回 数が少なくて済んだ。 ・実践することによって、職員の意識向上につながった。 今後も継続して行い、職員の意識向上につなげる。 6 もったいない・ まだ使えるよ運 動 7 備品管理につい て 平成２６年９月に備品管理担当者への研修会の実施。各課に備 品台帳の見直しを実施してもらった。また、備品管理システム の導入に向け動いている。 まだ見直しの途中のため、目に見える効果はない。 スケジュールでは、平成２７年度中に備品システムの一部稼 働。新庁舎完成後に備品システムの本格稼働を目指している。 8 事務分掌・自己 紹介付！座席表 の作成（職場入 口の座席表にも 準用） 早期掲載に向けて、人事異動に伴う電話工事の際に作成した座 席表に各課の事務分掌を掲載中。 事務分掌付座席表の主な活用方法としては、新入職員が先輩職 員と他の課の業務を早く覚えてもらうこと。 昼休憩等の隙間時間に活用して頂きたい。 今後の課題としては、更新方法の検討。簡単に負担無く更新で きるように検討していく必要がある。 総務課 総務課 環境衛生課 財政課 財政課 今後の取組や課題等 （ACTION) facebookの「I LOVE さ吉くん」アカウントによる投稿を、積極 「さ吉」くんや国東市のことを新しく知った人がどのくらいい 的に「いいね！」したりシェアしたりして、「さ吉くん」およ るのか、実数はつかめないが、毎回ほとんどが同じユーザーに び国東市のＰＲを図った。 よってシェアされており、知名度が上がっているようには見受 けられなかった。 ・‘もしも’に備え、非常持ち出しの書類箱には「非常持出 し」とわかるように明示した。 防災シミュレー 監査委員事務局 ・書類、物品の整理を行い、通路の確保に心がけた。 ション ポイントサービ スの利用 成果 （費用対効果等） （CHECK) Ｎｏ．2 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 提案名 提案者 （所属） 9 印刷機の有効利 用について 財政課 10 コンプライアン ス宣言 くにみ苑 11 12 転入者へのくに さきPR作戦 証明いるもんリ スト 13 職場みんなでラ ジオ体操に取り 組もう 14 職場を緑いっぱ いにしよう 15 16 「さ吉くんで元 気！健康チャレ ンジ」事業 国東市ヘルス アップ作戦 実施した内容 （DO) 成果 （費用対効果等） （CHECK) 今後の取組や課題等 （ACTION) カラーコピーを大量に使用したいと申し出のあった課について は、印刷業者に依頼する場合との検討を促している。また、大 量に印刷する課については、一部支払いを依頼してる。 単位カラーコピーをするだけでなく、色紙にモノクロ印刷をす る課も見受けられた。 継続していく 起案文書に法的根拠を記載することに該当する案件が無かっ た。 法的根拠を記載することで、法が改正になった場合でも確認し やすい。また、引継者にわかりやすい。市民に説明しやすい。 該当案件のある部署に実施してほしい。 ○窓口で観光課のパンフレット（特に「くにさきのお昼ごはん ｂｏｏｋ」）を積極的に配布。 ○転入者に限定せず、来庁者全体に広く実施した。 ○多くの枚数を配布できた（何度も観光課に冊子の追加依頼を した）。 ○結果として、市内飲食店の売り上げに貢献できたのではない か。 ○今後も同様のパンフレットが発行されれば、活用していきた い。 ○お客様が他課に提出する戸籍住民係の証明書類について、担 当者にどのような内容のものが必要なのか確認（特に住民票に おいて①世帯票か個人票か、②本籍表示が必要か否か、につい ての内容確認）。 ○確認内容をまとめた一覧表を窓口に据え置き、職員がいつで も参照できるようにした。 ○窓口職員がその都度担当者に確認を取る作業が減り、お客様 ○今後も一覧表にないケースを書き足していくことで、お客様 の待ち時間の短縮につながった。 の待ち時間の短縮につなげたい。 昼休みに、ラジオ体操の音楽を、国東保健センターの管内に流 し、職員及び来庁者とともに、ラジオ体操に取り組んだ。 音楽を流す担当を決めたことで、毎日行うことができた。 ●ラジオ体操を行うことで、筋肉の緊張がほぐれ、気分転換が できた。 ●「たかがラジオ体操」と侮れません。まじめに取り組みと日 頃使わない身体の運動になり、肩こりや腰痛、頭痛の予防及び 改善につながった。 ●昼休みに行うことで、午後からの業務に元気に取り組みこと ができた。 継続 市民健康課 「職場でそれぞれの職員が「自分の観葉植物」を育て、日々繁 忙な毎日に、少しでも心のよりどころとなるようにお互いで心 がける」 上記を目標に取り組む予定であったが、お世話をする植物の購 入にまで行動ができなかった。 ただし、市民の方や職員の心遣いで、センター内には、いつも 季節の花が飾られていた。 心のよりどころは必要と感じますが、職員には余裕が無いのが 実情です。 お花を絶やさないように、配慮してくれる市民や職員に感謝し ています。 市民健康課 平成26年度を「健康づくり元年」と位置付け、市民対象に 健康チャレンジ事業を開始した。市職員にも、健康チャレ ンジの取り組みを課長会議や各課連携会議で勧め、正規職 員及び臨時職員に取り組み推進の声掛けを行った。 職員780名の内、448名（57％）が健康チャレンジに取り組む意 思表示をいただいた。チャレンジ期間は積極的にカードの提出 をしてくれた職員や、課全体で取り組みを行った課もあった。 個人の目標を決めて、取り組むことで、体調の改善や維持がで きた方、取り組みを続けることが難しかったなど感想や意見も 届いている。 継続。 生活習慣の改善を行うことで、体調の維持や改善が図れる。 個人で行うことも良いが、グループでの取り組みや、各課各係 での取り組みを行うことで刺激になったり、継続がしやすくな るようです。 ○専門職と事務職の連携強化で医療費削減 １．住民健診関係書類の送付方法見直 これまで各支所で専門職が約3名が数日間かけ、送付調整を実施 ⇒データ作成方法・集約方法を見直し、本庁事務職１名で対応 ２．健診データ早期階層化実施 各地区の健診結果データを受け、事業実施まで約１カ月経過 ⇒健診結果受領したその日に、データの階層化を事務職が実 施。その後専門職が分析及び対策検討し、早い段階での保健指 導を行う。（データ階層化を一括で行わず、随時階層化を行 い、早期分析実施） ・専門職（保健師・看護師・管理栄養士）が保健指導実施時間 の増による保健指導実施率上昇。（25実績28％→26実績見込 36％） ・保健事業を国保重点事業として実施したことにより、国から 特別調整交付金（経営良好分）が交付。（21,000千円） ・専門職と事務職との連携の意識が向上、住民健診などの事業 をより効率的に実施するため協議が増え、実施効率が上昇。 ・健診データの早期階層化により、保健指導ターゲットへの早 期介入が実現し、重症化の恐れのある対象者への保健指導の強 化を行った。（将来医療費の削減） 医療費を削減するための対策は多くあるが、マンパワーの不足 等の理由によりすべて実施することができない。事業選択し集 中した展開が必要。また、保健指導実施する人材育成も課題。 市民健康課 市民健康課 市民健康課 市民健康課 Ｎｏ．3 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 17 18 19 提案名 国東市ケーブル テレビ番組制作 情報の管理 会計事務の手引 き作成 事前の伝票分類 提案者 （所属） 実施した内容 （DO) 広報室 著作権使用料の調査は、３ヶ月に１度である。番組制作のため に使用する映像の保存は、保存用の外付けハードの容量の関係 で、２か月前までのものが限界である。それより前の番組は、 ブルーレイディスクで保存している。そのため、著作権使用料 調査の度に、ブルーレイディスクから映像を落とし、使用した 楽曲を調べなくてはならず、時間と労力がかかった。しかし、 今回から番組終了後に、その都度使用楽曲を調べるようになっ た。 購入時は高額だが、著作権使用料がかからないＣＤをより多く 購入することで、有料の楽曲を使用する頻度を減らし、有料楽 曲を使用したときのみ、調査票に書き込む決まりにし、調査票 に書き込む作業も減らしていきたい。 ・領収書マニュアルにより、領収書の適正な管理の必要性を関 係職員で共有できた。 先進事例を参考に、会計事務全般の手順書となるものを作成す る。 会計課 ・領収書管理のマニュアル作成（連番管理の領収書印刷） ・「源泉徴収事務の確認事項」の作成 ・収入支出に関するマニュアルは作成中（未完成） 会計課に届いた伝票を支払日ごとに分ける際に、既存の棚を利 用して、事前に款ごとに分類した 支払いの終わった１ケ月分の伝票を款・項・目・節ごとに分類 する際に、時間の短縮に繋がった 今後も継続していく。 課題：出納整理期間は伝票が多くなり、分類するのに棚が足り ない。 会計管理者補助組織規則改正（※会計課に資金運用権限付与） 歳計現金・歳入歳出外現金の超長期運用開始 公営企業資金一括運用の仕組み構築 当座借越契約締結⇒支払資金リスク解消 起債「据置期間」撤廃規定設置⇒利息減 起債変動金利借入可能規定設置 起債の効率性指標考案（将来に渡る利息負担率＊対債務残高） 運用・起債の効率性、及び活動方針のホームページ公表 職員研修（金融機構出前講座、各種金融研修） 運用収入 ・歳計現金等 31,290,547円（H25＊1,777,246円） 運用利回り1.203％（H25＊0.072％） ・一括運用基金 181,915,215円（H25＊217,523,158円） 運用利回り1.558％（H25*1.960％） ・計 213,205,762円（H25＊219,300,404円） 運用利回り1.494％（H25*1.618％） 資金管理事務簡素化、農業公社基本財産一括運用検討、 さらなる資金調達・運用効率化検討 書類を探しやすくなった。 ・収支伝票が非常に多く、日々の業務に忙殺され書類整理が思 うようにできない。 ・伝票の電子化や保存方法など工夫できないか検討したい。 会計課 資金管理の改善 会計課 21 文書整理 会計課 課内職員の協力によりキャビネや書庫を片付けることができ た。 22 歳入伝票の電子 化の検討 会計課 総合収納システムの導入準備により、収納事務の変更点がなか なか見えず、電子決裁に関する検討ができなかった。 23 夕方の３分ミー ティング 終業前にミーティングを行った。 会計規則の一部 改正 今後の取組や課題等 （ACTION) ケーブルテレビの自主放送番組を制作する際に、ＢＧＭとして 著作権使用料が無料の楽曲と有料の楽曲を使用している。 今回から実施したのは、番組を制作した担当者が番組制作を終 了した際に、その都度使用した楽曲を調査票に書き込むように した。 20 24 成果 （費用対効果等） （CHECK) 会計課 会計課 物品をもれなく管理し管理体制の改善をするため、財政課財産 管理係と協議を重ね、「会計規則第６章物品」を削除し、新た に「物品管理規則」を制定した。 併せて、出納職員の設置等に関する規則の一部改正を行った。 会計規則第７章「帳簿及び書類」については、取組みができな かった。 総合収納システム稼働後の現行収納事務が軌道に乗ったのち に、先進事例を参考に導入効果を検討していく ・課内で手持ち案件の状況を確認することができた。 ・夕方ミーティングでその時々の状況把握を行っていたとこ ろ、事前に情報共有した方が良いのではとの意見が出て、月曜 日の朝礼でその週でやるべきことを課内で確認するようになっ た。 平成27年4月1日から施行のため、成果は無かった。 ・終業前のミーティングができないことも多くあった。 ・一定の成果はあったと思うので、今後も取り組みを継続した い。 会計規則第７章「帳簿及び書類」について、他市の規則を参考 に実務と整合性の合ったものに改正する。 Ｎｏ．4 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 25 26 27 28 29 30 提案名 LongTrailConte stToHealth （さ吉くんで元 気！健康チャレ ンジ背押し事 業） グリーンカーテ ンに取り組もう ゼイ 相続放棄！何と かしようゼイ 滞納者の納付誓 約を管理しよう ゼイ 悪質滞納（無理 解・無視・無意 志の3無）を減 らそうゼイ Check・check だ！ゼイ 提案者 （所属） 成果 （費用対効果等） （CHECK) 実施した内容 （DO) 今後の取組や課題等 （ACTION) 課としては、実施できていない。 個人的には、昼食後のウォーキングを継続実施。 健康維持が図れた。 健康維持のため、新年度は課の目標として再確認し、何か実施 することを希望する。 南側窓外の花壇にプランターを設置し、キュウリとニガウリを 栽培。 景観の向上と、遮光効果により節電に努められた。 成果物は、来庁した市民に提供した。 同様の取り組みを継続する。 ・相続放棄財産及び破産財団放棄財産の処分を実施するため、 過去実施したことのある市町村（由布市）に処分方法・問題 点・処分申請等についてご教授をいただいた。併せて、市の顧 問弁護士である古庄弁護士と合計３回の相談を行った。 相続放棄財産…相続財産管理人選任申立書（家庭裁判所） 破産財団放棄財産…清算人選任申請書（地方裁判所） 平成２７年３月まで、それぞれ申請している。 ・相続放棄財産・破産財団放棄財産を処分することで、市税の 滞納額を減らすとともに、これまで請求先がなく納税が見込め ない案件を、競売等により新たな所有者とすることで、固定資 産税納税義務者が明確となり、増収が見込める。 相続放棄財産の処分については、相続財産管理人が選任され、 既に進行しているが、破産財団放棄財産の処分については、清 算人の選任が未だされておらず、今後も時間を要すると考えら れる。 不動産処分については、十分な調査が必要であり、処分に要す る期間も最短でも半年から１年間かかるため、現状の体制で は、対応できない。各職員が担当している件数についても６０ ０件を超え、全てを把握することも困難状態となっている。 （※適正件数３００件） 掲示板には、「納付誓約・納付約束・訪問徴収情報・執行停止 情 報」を掲載し、係全員が情報共有するとともに、進行管理を 行った。 ※毎月月初めに、納付誓約・納付約束の履行・不履行状況を確 認し、電話・文書催告を実施した。併せて２回以上の約束不履 行や電話催告・文書催告の無視については、積極的に強制処分 を行った。 「納付誓約・納付約束・訪問徴収情報・執行停止情報」を掲載 することにより、各担当の案件を共有し、相談体制を構築する ことができた。また、納付誓約・納付約束の履行・不履行状況 の確認は、強制処分の目安となり、適切な進行管理のもと、円 滑で適切な滞納処分の実施ができた。 新規の取組として実施した郵送差押や県外出張徴収について も、進行管理が適正に行われた結果として十分な成果を上げる ことができた。 職員の意思統一を徹底し、分納誓約・分納約束等の入力漏れを 防止する。さらに、納税相談時に必ず「不履行は強制処分の対 象であること。」を説明し、２回以上の不履行・無視について は、処分を徹底し、滞納者の意識改革を促進する。 ○捜索は未実施。差押については、積極的に取り組んだ。 ※郵送・県外出張による預金差押（定期預金も含む。）、給与 差押、売掛金差押、退職金差押、自動車税の還付金差押、補助 金等差押（出産祝金、高額医療費等） ○地方税法第４８条（徴収引継）を活用し、大分県税に１件徴 収 引継。※自動車税の還付金差押も県との連携策の１つ。 ○佐伯市の公売会に参加し、塩漬け状態であった動産を処分。 捜索未実施のため、差押動産がありませんでしたので、イン ターネット公売は未実施。 滞納処分の強化することにより、税の公平性が保たれ、滞納者 への「納めないと処分される。」という意識づけにもなる。 捜索については、これまで実施していないため、知識（ノウハ ウ）・経験が不足している。研修会等に積極的に参加し、平成 27年度は、最低でも1件は実施したい。 ・異動処理時のチェックマニュアル作成及び見直し （各税目） ※誤入力、重複等の阻止等 各係でチェックマニュアルを作成し、適正課税と個人情報保護 に努められた。 ※当初課税分の封入作業はH27からクラウド化された。 税務課 税務課 税務課 税務課 税務課 税務課 ・賦課決定時のチェックマニュアル作成及び見直し（各税目） ※新規異動処理分の適正（反映）等の確認 ・送付準備（封入）のチェックマニュアル作成 ※他人分の混入阻止等 Ｎｏ．5 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 31 提案名 整理して、素早 く検索 提案者 （所属） 税務課 実施した内容 （DO) 33 34 35 36 口座振替川柳大 会 被害家屋認定調 査研修 滞納者情報を共 有しようゼイ そのポスターは 誰に見せるもの ですか？ メール対応漏れ をなくそう！ 学校教育課 口座振替の推進が進んでいるのかは分からない。郵送料や納付 書の紙代の削減につながるので今後も推進は必要であるのでま た違う方法を考えたい。 職員防災活動初動マニュアルでの役割である被害家屋調査の研 修会を係内で行い意思統一を図った。 国が作成している被害調査方法のＤＶＤ（水害編）を確認して もらいどのように調査を行えばよいか確認を行った。室内研修 はできたが、被害家屋の選定できなかったため屋外研修はでき なかった。 どのようなことをしなければいけないか確認できたことがよ かった。 実際に被害調査を行う場合、どのくらいの期間でどのくらいの 量をしなければいけないか分からないので被害調査を行った他 市から実際行った情報をもらうとよりよいだろう ランディスク上に、収納対策係専用の掲示板（アクセス制限あ り）を設置。掲示板には、「納付誓約・納付約束・訪問徴収情 報・執行停止情報」を掲載し、係全員が情報共有するととも に、進行管理を行った。 ※毎月月初めに、納付誓約・納付約束の履行・不履行状況を確 認し、電話・文書催告を実施した。 「納付誓約・納付約束・訪問徴収情報・執行停止情報」を掲載 することにより、各担当の案件を共有し、相談体制を構築する ことができた。また、納付誓約・納付約束の履行・不履行状況 の確認は、強制処分の目安となり、適切な進行管理のもと、円 滑で適切な滞納処分の実施ができた。 重要事項（給与・預金差押者、差押物件、懸案事項）や各係 員の行動予定表の掲載は、上記４項目の整備が完了でき次第、 検討していく。 実施以後の分納誓約・分納約束等については、随時、入力を行 い管理できているが、過去の分は未入力となっているため、把 握ができていない状況である。引き続き、4項目の入力情報の整 備を行っていく。 無秩序な掲示をなくすため、総務課の協力を得て次の事項を実 施した。 ①取組を開始する前に、その時点で掲示しているポスター類の うち不要と思われるものを取り外した。 ②原則として掲示期限を設定し、総務課を経由して掲示した。 （総務課が表示用スタンプを作成） ③担当課（問い合わせ先）を明記した。 ④効果があると思われる箇所やフロアーに掲示した。 ①【通路・階段スペースのすっきり化、掲示スペースの確保】 総務課への許可が必要となったことで、意図不明なポスター自 体が少なくなって通路や階段スペースがすっきりし、それぞれ の掲示物が目立つようになった。 ②【多くの情報を効率的に】 掲示物が目立つようになり、貼っているポスターの情報が目に 入りやすくなった。 また、掲示期間を決めることで、期限切れの情報がなくなっ た。 新庁舎への引っ越し後も引き続き実施しないと、壁の至る所に ポスターが貼られ、見苦しくなる可能性がある。（固定方法や 貼る場所も考えないと、テープの跡が残るなど、使用後の課題 も発生する） 情報を必要とする方に適切に情報提供できるよう、テーマや分 野別に掲示スペースを設定するなどの工夫が必要である。 税務課 福祉課 １１点の応募があり口座振替の推進を職員に遊び心を交えて考 えてもらうことができた。全職員が応募すればもっといいもの が出たと思う。 １位 忘れたら ダメよダメダメ 納期限 そんなあなたに 口座振替 ２位 気になるわ 現金持って 出かけるの そんな時には 口座振替 税務課 税務課 今後の取組や課題等 （ACTION) 申告書等を整理整頓し配置場所を見直すとともに、不要な申告書等 申告時期は窓口対応が混み合うため、書類の整理をすることにより、 課内全体で整理整頓を心がけ、来庁者及び職員間においてもスムー を処分し素早く探せるようにした。 来庁者を待たせることなく申告書等を手渡すことができた。さらに待ち ズに対応ができるようにしていきたい。 時間に対する苦情等がなかった。 税務課内で口座振替川柳の募集を行い、職員の投票によって上 位２点を税務課内に表示した 32 成果 （費用対効果等） （CHECK) ・朝会のあと、課内打ち合わせを行い、前日17:00～朝8:30まで 上記2点を行ったが、課内打ち合わせの開催を徹底していなかっ 課内打ち合わせの開催を徹底する。 に到着したメールの担当者を確認する。 たことから漏れが生じ、調査の提出が遅れることがあった。 メール対応一覧を作成し、対応した人がチェックする。 また、対象業務の担当者が休んだ際のメールの処理も徹底でき ・8:30以降に来たメールは、気づいた者が周りに声掛けし、担 ていなかった。 当者の確認を積極的に行うようにする。 Ｎｏ．6 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 37 38 39 40 41 42 43 提案名 提案者 （所属） 実施した内容 （DO) 成果 （費用対効果等） （CHECK) 今後の取組や課題等 （ACTION) 業務において、還付金等（支給金も含む）が発生することは多 く、その手続きを行うことも多い。 しかし、それぞれの課において別々の様式で請求書や相続人代 還付金等振込口 表者の念書をもらっている現状にある。関連する窓口であれば 座依頼書及び念 高齢者支援課 １人の申請者が何枚もの似たような事項を記入することにな 書の統一化につ り、住民サービスの観点からすれば非常に問題であると思われ いて るため、様式の統一化を図った。 住民サービス向上の観点から事務手続きの簡素化を考えること については職員の意識向上につながったのではないかと思われ る。しかし、家賃還付等の裁判まで発展する法令根拠を有する 事例においてまで統一することは困難であるとの意見があった ことから、統一化は慎重に行わなければならないとの見解に 至った。 近隣市町村の様式についても調査し一部統一化している自治体 もあったが、国東市においては現行のままに至っている。 「１課１事務」で基本的な事が済むような住民からの申請事務 を考える必要があるのではないかと思われるため、今後の総合 窓口との関連もあるが、関係課だけでも様式統一を検討してい きたい。 税務課が固定資産税の納付書を発送した際に、空き家バンクの チラシを同封し、空き家バンク制度の普及啓発を行った 固定資産税納付書を送った方から、チラシを見たという問合せ があり、空き家バンクに登録してもらった ※チラシから登録件数が何件増えたのかについては把握してい ない。 市内の空き家は日々流動的であるので毎年、固定資産税納付書 を送付する際に、空き家バンクのチラシを同封し送付したい。 ≪カイゼン運動の提案・実績報告の様式にＰＤＣＡサイクルを 導入した（様式のカイゼン）≫ 計画（ＰＬＡＮ）、実施（ＤＯ）、評価（ＣＨＥＣＫ）、行動 （ＡＣＴＩＯＮ）の一連の作業を繰り返す（カイゼン益伝（駅 伝））ことにより、より『良い』『大きな』『ステキな』カイ ゼン提案となるように様式を見直した。 ＰＤＣＡサイクルを導入したことにより、カイゼン運動をさら にカイゼン出来たのではないかと思う。カイゼンは続けていく ことが大事。 ・今回変更した様式の継続 ・様式の更なる改良・カイゼンに努める 各種会議の開催する際、可能な限り、ＥＧ等で、会議資料を事 前配布するようにした。 全ての資料の配布が時間的に困難な場合は、レジメだけでも配 布。 外部参加者がいる会議では、事前に郵送や手渡し等で対応す る。 ＥＧ掲示板や庁内メール等により、資料を事前配布することに より、今日は、何のための会議で、どういった内容の協議事項 について、どの時間帯で進めていくのか…といった内容をある 程度周知出来たと思う。 ※会議参加者が事前に目をとおしてもらっているかどうかにつ いては、確認していない。 引続き各種会議開催にあたっては、可能な限り資料の事前配布 を行う（継続）。会議３～４日前の配布が多かったため、より 余裕を持った資料配布に努めていきたい。 ＰＣ（又は電話）に、『〇〇課』（ふりがな付）の付箋を貼 り、 『可視化』しておく。電話に出る際に、付箋を【読む】。 ・『せいさくきかくか』と発音しづらい課名（個人の感想）で あったが、もごもごせずに電話応対出来た。 付箋をデスクマットに入れた（貼付場所を変更し、継続） 空き家バンクを 宣伝しよう！！ カイゼン運動の カイゼン 会議資料の事前 配布（ＥＧ活 用） 『課名を付箋』 でもごもご防 止！！ 太文字・大文字 ゴシック体の 積極的活用！！ 名札で『さ吉く ん』と『世界農 業遺産（ジア ス）』をＰＲ （追加分） 活力創生課 (政策企画課) 政策企画課 政策企画課 政策企画課 ・電話の相手先への失礼を防止できた。 せいさくきかくか 政策企画課 政策企画課 役所内部向けの文書・市民の方々向けの文書に、太文字・大 読み手側が、いくらか≪時短≫出来たのではないかと思う。 『読み手（相手）』を意識し、読みやすい文書の構成となるよ 文字のゴシック体を効果的におりまぜて強調した。読 文書趣旨についても、要点が伝わりやすかったのではないかと うに努めていく。カジュアルになりすぎないよう配慮が必要 （礼節）。 み手側に配慮し、資料（文書）を読み込む時間が無くても、伝 思われる。 えたいことがサクッと伝えられる文書の構成に努めた。 名札を改良し、『さ吉くん』と『世界農業遺産』ＰＲする。 作成後課員に配布するとともに、ジアスＰＴや業務カイゼン推 進チームにデータ配布した。 政策企画課 データ配信（ＥＧ・メール等）し、興味を持って頂いた方に は、作成・配布した。しいたけを入れたバージョンも作成し た。 たかが名札されど名札。名刺交換する回数よりも、名札を目に する回数の方が圧倒的に多い。 今後は、特産品のイラストや、イベント、事業ＰＲも名札に取 り入れていき、情報発信ツールとして最大限の活用出来るよう に検討する。 Ｎｏ．7 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 44 提案名 電気代を節約し よう！！（追加 分） 提案者 （所属） 政策企画課 実施した内容 （DO) 世界農業遺産研究センター（旧鶴川庁舎）リニューアルオープ ンに伴い、管理管轄部署が行革推進係に移管された。電気代に ついて、稼働状況に対して割高感があったため、九電工に確認 したところ、現状の使用形態に見合わない規模の大型契約と なっており、基本料金が大幅に高いものとなっていた。 そのため、配電等の見直し・九電との契約の変更（修繕料で対 応）を行い、電気料金の引き下げを図った。 （変更前）（変更後） 電灯１９０Ａ⇒４０Ａ 電力１４０Ａ⇒５０Ａ 成果 （費用対効果等） （CHECK) 費用：８７，５８０円（配電等修繕料） 電気料：約▲１４，０００円 （月あたり、修繕後４か月平均値） 今後の取組や課題等 （ACTION) 一旦、業務完了。 センターの使用・利用状況により、電気料金も変更が予想され るため、電気代については、引き続き変動を注視していく必要 がある。 今年度効果額（概算） 14,000×４か月＝５６，０００円 Ｈ２７効果額（見込） 14,000円×12か月＝１６８，０００円 電気料については、継続的に支払があるため、ランニングコス トの削減につながった。 45 46 電話対応を一味 変えてみよ う！！（追加 分） Ｅメール署名欄 を活用した、水 産物のプチブラ ンド化計画！！ （追加分） 政策企画課 政策企画課 現在の使用している電話機は、ナンバーディスプレイ機能がな く、かかってきた相手の判別は、着信音を聞き分けなければな らない。外線からの着信の場合、課（係）・氏名を名乗るだけ では、十分な対応と言えず、『国東市役所ですか？』と聞き返 されることがしばしばあった。 そこで、瞬時に着信音色を聞き分けることにより、内線・外 線・交換室からの着信を判断し、話す内容（国東市役所を冒頭 に着けるかどうか）・会話スピード等に変化を持たせ、電話対 応能力の向上を図った。 最初は、なかなか着信の音色を聞き分けられなかったものの、 時間経過と同時に聞き分けが可能となり、相応する対応が可能 となった。 他の課員賛同者と『競争方式（どちらがより速く、且つ、正確 に電話に出るか？）』を取り入れ、お互いのモチベーションの 維持・向上と電話に対する意識改革にもつながった。 課員の賛同者を増やし、電話対応力の向上を図りたい。 モチベーション維持や電話対応向上のためにも、『地味な戦 い』を続けていきたい 県や、他の自治体等とメールの送受信の機会が多くある。メー ルの送信時に、署名欄を活用し、国東市の特産水産物である 「くにさき姫だこ」と「くにさき銀たち」のＰＲを行った。ま た、担当係（水産係）職員へも賛同を呼びかけ、協力を依頼し た。 国東市（ロングトレイル・世界農業遺産）のＰＲ＋国東市水産 物のＰＲ 引き続き、メール送信時には署名欄を活用し、国東市と水産物 のＰＲをしていく。 明示されていないものもいくらかあったが、明示されることが 多くなった。参加者にも、会議の時間帯がわかれば予定も立て やすいという感想をいう方もいた。 全庁で継続して取り組み定着させることが必要 【Ｅｍａｉｌ署名欄】 国東市役所HP http://www.city.kunisaki.oita.jp/ 国東半島峯道ロングトレイル http://www.kunisakihantou-trail.com/ 国東半島宇佐地域 世界農業遺産 推進協議会 HP http://www.kunisaki-usa-giahs.com/ 『くにさき姫だこ』 ＆ 『くにさき銀たち』 ⌒ヽ _ _ _ _ _ _ _ （・・ ） <・ )⊿ ><< ◎ ~~~~~~~~~~~~~ √ﾉﾉﾉﾉ乀乀乀 各種会議の案内、次第に会議終了時間を明示する。 47 会議終了時間の 明示 福祉課 Ｎｏ．8 平成２６年度業務カイゼン運動実績報告（一覧表） № 48 提案名 エコ活動に向け た空調費の削減 （継続実施） 提案者 （所属） くにみ苑 実施した内容 （DO) 23年度に取り組みを始め、現在も継続しています。２６年度の 結果が出、以前カイゼン大賞をにいただいたこともあり、経過 報告をします。実施内容については２３年度に報告しています が、職員の意識が醸成されたこと。寒季・夏季には毎日こまめ に全館の温度チェックと排煙窓の開閉、グリーンカーテンの設 置、アコーデオンカーテンの利用、湯たんぽの使用、効果的な 空調の使い方等で毎年燃料単価（ガス）が上昇しながらも、一 定の成果は出たように思っています。 成果 （費用対効果等） （CHECK) 今後の取組や課題等 （ACTION) 燃料費３月末予算残 もちろん今後もエコ活動を実施します!! ・Ｈ23年度末 288,219円 \290/㎥（3月補正で120万減額） 課題は単価のＵＰにつきます。H27年度は\350/㎥（戦々恐々） ・Ｈ24年度末 877,180円 \300/㎥(夏･冬共に厳しく管理が大変 だった) ・Ｈ25年度末 1,108,445円\310/㎥(夏季の観測を塗りかえた年) ・Ｈ26年度末 1,189,670円\330/㎥（この外に他へ851千円流 用） 毎年単価が上がる中で、1月頃からヒヤヒヤドキドキですが、こ の結果を残せたのは職員の努力、協力のおかげです。
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