EthicsPoint について 報告作業 ‒ 全般 報告作業の安全性および匿名性 ヒントおよびベストプラクティス EthicsPoint について EthicsPoint とは？ EthicsPoint とは、NAVEX Global が作成した包括的な匿名性の報告作業ツールで、職場 での詐欺行為、権利侵害行為、その他の不正行為の存在を明らかにするために経営陣お よび従業員が協力し、ポジティブな職場環境を作り上げることを目的としています。 EthicsPoint のようなシステムがなぜ必要なのでしょうか？ 当社では、従業員こそ会社のもっとも重要な資産だと考えています。オープンなコ ミュニケーション手段を設置することで、良好な職場環境を推進し、生産性を最大 化できるものと考えます。 上場企業では、会計、監査上の不正について、監査委員会に直接報告できる匿名性 の報告システムの設置が法律で義務づけられています。 効果的な報告システムを導入することは、誠実かつ倫理的な意思決定を実践しよう という当社が実践中の企業努力をさらに強力に推し進めるものとなるでしょう。 報告作業 ‒ 全般 報告作業には、インターネットか電話を用いればよいのですか？ はい。EthicsPoint では、電話またはインターネットによる報告が可能です。 どのような状況について報告すべきなのですか？ EthicsPoint は、当社の行動規範、ポリシー、手続きに従業員が違反している場合、およ びその他の懸念事項について報告するために開発されました。 違反行為に気がついた場合、私は直属の上司や警備担当者、あるいは人事部に報告し、彼らに 対応を任せればよいのではないですか？ 当社の行動規範に違反している行為を目撃した場合、あなたはそれについて報告する義 務があるとお考えください。理想的には、何かおかしいと思うことがあれば直属の上司 やその他の経営陣に報告することが望ましいです。しかしながら、このような直接的な 方法で問題を報告することがためらわれるような状況が存在することも事実です。当社 が EthicsPoint を採用したのは、そのような場合を考慮したためです。情報をあなた自 身が抱え込むのではなく、OpenLine を使用して報告していただきたいのです。 私が知る事実をどうして報告すべきなのですか？報告することは私にとってどのような利益が ありますか？ 私たちはみな良好な職場環境で働く権利を持ちますが、その権利は同時に倫理的に振る まう責任を伴うものであり、不適切な行為を行っている人がいれば、その事実を適切な 立場の者に報告することはその責任の一部なのです。共に働くことで、私たちは健全で 生産的な職場環境を維持することができます。職場での不正行為は、会社全体の健全性 を脅かす可能性がああります。 経営陣は本当に私に不正行為を報告するべきだと考えていますか？ もちろんです。というより、私たちは従業員からの報告を必要としているのです。あな たは、会社内で起きている、良いことと悪いことの両方について知識を持っています。 気がかりな行動について、その最初の兆候に気付いたのがあなたである場合もあるかも しれません。あなたの報告は、会社および従業員全員に対する否定的な影響の可能性を 最小化するものなのです。加えて、ポジティブな報告を行うことによって、企業文化や 各人のパフォーマンス改善に寄与するような問題点の特定につながる可能性もあります。 報告した後、その報告はどのように扱われるのですか？報告内容にアクセスできるのは誰です か？ 報告は EthicsPoint のセキュアサーバーに直接送信されるため、安全面での懸念は必要 ありません。EthicsPoint を通じて報告内容にアクセスできるのは、案件における不正の 種類およびロケーションに基づき、当該報告に対する評価を担当する特定の個人のみで す。報告の処理担当者は全員、これらの報告について最大限に守秘義務を実践するため の研修を受けています。 このシステムの存在は、わたしの行動を誰かが見張っているということを意味するのでは？ EthicsPoint システムは、当社の全般的な経営哲学における肯定的な側面を表すものであ り、安全で安心かつ正当な職場の実現を可能にするものです。倫理的なジレンマに対す る助言を得たり、ポジティブなアドバイスを受けたり、気がかりなことについて相談す ることは、当社が推奨する行為です。現在の職場では、効果的なコミュニケーションは 決定的に重要な要素であり、このシステムはそのようなコミュニケーションを実現する ための有効な手段なのです。 報告ツールの選定にあたっては、コンプライアンス遵守の必要性と、報告作業における ポジティブな環境づくりとが両立するよう、最善の選択肢を注意深く検討しました。 報告作業の安全性および匿名性 報告作業を自宅から行う場合も、匿名性を維持することができますか？ 報告作業を行うコンピューターが自宅のものでも、友人のものでも、その他のインター ネットポータルを使用した場合でも、情報はセキュアであり、匿名性も保たれます。イ ンターネットポータルは、訪問者をスクリーンネーム（ログイン名）で特定することは なく、また EthicsPoint はすべての IP アドレスを削除するため、完全に匿名性を保つこ とができます。さらに、EthicsPoint は契約上においても報告者の特定を行わないことに なっています。 EthicsPoint に提供する情報によって、最終的に私が報告者であることが特定されるのではな いかと心配です。なぜその恐れがないと言い切れるのですか？ EthicsPoint システムは、あなたの匿名性を保全するように設計されています。しかし、 報告者が匿名性を維持したいと考える場合は、報告の内容（本文）の中でうっかり自ら の個人情報を漏らさないように注意することが必要です。例えば、「ジャン・スミス氏 の隣にある私の作業スペースから・・・」や「私の 33 年間にわたる・・・」などです。 無料電話ホットラインも秘密かつ匿名で利用できますか？ はい。電話の場合も、インターネット上での報告において記入する場合と同じ情報を尋 ねられ、電話オペレーターがあなたの回答を EthicsPoint のウェブサイトに入力します。 これらの報告については、提出時にもインターネットと同様の安全性および匿名性対策 が適用されます。 私が報告時に自ら名乗り出たい場合はどうすればよいですか？ 希望する場合は、報告書内の報告者氏名記入欄にご記入ください。 ヒントおよびベストプラクティス 私は社内で非倫理的な行為を行っている人々を複数知っていますが、その人たちの行為に影響 を受けてはいません。私がわざわざ報告すべき理由は何ですか？ 当社は、倫理的な業務態度を推進すべきだと考えています。すべての非倫理的行為は、 どのようなレベルであっても、究極的には会社全体の害となり、あなたを含む全従業員 にとって害となります。最近の企業スキャンダルでは、一見したところそれほど害のな いように見える倫理上の過失が、本来健全だった企業に破壊的な影響を与えたケースが 珍しくないことを思い出されるでしょう。ですから、不正行為や倫理性を欠く行為を見 かけた場合は、それを報告することはあなた自身および同僚に対する責任であると考え てください。 私が見たり聞いたりした行為が、企業ポリシーの違反に当たるのかどうか、または非倫理的な 行為と言えるのかどうか分からないのですが、個人的には正しくない行為のように思えます。 私はどのような対応を取るべきですか？ 報告してください。EthicsPoint を使用すれば、このような場合でも第三者が適切に理解 できるような報告書を作成することが可能です。報告すべきか迷う場合には、非倫理的 な可能性のある行為を放置するよりは、結果的に問題がない状況であっても報告をして いただく方が望ましいと考えています。 違反行為に私の直属の上司やその他のマネージャーが関与している場合はどうすべきですか？ 彼らは私の報告を読み、不正行為が露呈しないような対策を取るのではないでしょうか？ EthicsPoint システムおよび報告書の転送機能は、関与する人物が通知を受けたり、報告 の中で言及されている人物がその報告へアクセスすることができないように設計されて います。 報告を提出した後に、その件につき何か重要なことを思い出した場合はどうすればよいです か？また、私の報告に対して会社がさらに質問したいと思う場合はどうなりますか？ EthicsPoint のウェブサイトまたはコールセンターで報告を行うと、報告者であるあなた は固有のユーザーネームを与えられ、パスワードを設定するように求められます。その 後、インターネットまたは電話を使って EthicsPoint システムにログインすれば、当初 の報告にアクセスすることができますので、それに対して詳細を追加したり、社内担当 者からの質問に回答したり、更なる情報を追加することで問題の解決を早めることがで きます。会社側から質問された場合には、特定された期間内にサイトに戻って回答する ことを強くおすすめします。あなたと会社は「匿名の対話」を行っているのであり、状 況はすでに特定されているだけでなく、どれほど複雑であっても、解消可能な状態にな っているのです。 当初の報告へのフォローアップについても、当初の報告と同様に安全性が保たれますか？ すべての EthicsPoint を通じた交信は、当初の報告と同様に極秘資料とされ、完全な匿 名性が維持されます。 インターネットにアクセスできない場合でも、報告することは可能ですか？ EthicsPoint システムを使って報告するためには、インターネットにアクセスできるコン ピューターが必要です。自宅のコンピューターから報告することも可能です。公立図書 館など、多くの公共施設でインターネットにアクセス可能なコンピューターが設置され ています。コンピューターが使用できない場合や、使用に不安を覚える場合は、 EthicsPoint の無料電話ホットライン（毎日、24 時間対応）をご利用ください。
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