download

DAUR KEUANGAN
Aliran uang dapat diibaratkan sebagai aliran darah dalam tubuh manusia. Daur
keuangan meliputi berbagai kegiatan yang menyangkut sumber pembiayaan aktivitas dan
penggunaan sumber pembiayaan itu dalam suatu organisasi perusahaan. Daur keuangan
mencakup hal-hal sebagai berikut :
a) Fungsi Manajemen Keuangan
b) Informasi untuk jajaran manajemen keuangan
c) Transaksi akuntansi dan pencatatan daur keuangan berbasis manual
d) Sistem pengolahan data daur keuangan berbasis manual
e) Sistem pengolahan data daur keuangan berbasis komputer
A.
FUNGSI MANAJEMEN KEUANGAN
Fungsi Manajemen Keuangan pada dasarnya terbagi menjadi dua aspek, yaitu :
Fungsi keuangan (treasureship)
Fungsi kontroler (controlership)
Fungsi keuangan memiliki aktivitas pengelolaan dana, sedangkan fungsi kontroler
memiliki aktivitas pengelolaan akuntansi termasuk anggaran dan audit. Dua fungsi
tersebut pada umumnya berada di bawah kewenangan direktur keuangan.
Eksekutif tertinggi dalam suatu perusahaan pada umumnya adalah Direktur
Keuangan yang bertanggung jawab atas pengelolaan fungsi keuangan dalam bentuk
pengambilan keputusan dan memberikan rekomendasi atas aspek keuangan yang penting.
Direktur keuangan membawahi kepala divisi keuangan dan kepala divisi akuntansi.
Kepala Divisi Keuangan bertanggung jawab atas aspek yang berkaitan langsung dengan
pengelolaan fisik kas perusahaan (kasir) serta aspek lain yang terkait langsung
dengannya. Kepala Divisi Akuntansi, yang memegang fungsi kontroler, memiliki
kewenangan di bidang pengumpulan dan pengelolaan data transaksi serta pelaporan dan
analisis informasi keuangan (Perhatikan bagan Struktur Organisasi Manajemen
Keuangan).
B. INFORMASI UNTUK JAJARAN MANAJEMEN KEUANGAN
Informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan jangka panjang
jajaran manajemen keuangan pada umumnya adalah informasi eksternal.
Anggaran modal (capital budgeting) merupakan salah satu bidang yang ditangani
oleh eksekutif puncak keuangan. Kegiatannya antara lain penyusunan anggaran modal
tahunan dan menentukan jenis aktiva yang harus diperoleh dan dikembangkan
perusahaan. Direktur keuangan memiliki kewenangan untuk menetapkan kebijakan dan
memberikan persetujuan terhadap permohonan pengeluaran modal
serta mengikuti
pelaksanaannya secara saksama. Informasi yang diperlukan untuk penganggaran modal
utamanya adalah estimasi aliran kas masuk dan keluar serta faktor-faktor resiko yang
harus diperhitungkan sebagai konsekuensi dari pengadaan aktiva. Dengan menggunakan
faktor diskonto, dari aliran kas tersebut dapat diperoleh nilai tunai bersih masing-masing
alternatif pengadaan aktiva bersangkutan sebagai bahan banding antara satu alternatif
dengan alternatif lainnya.
Kepala Divisi Keuangan
Fungsi keuangan (treasureship), yang dilaksanakan oleh kepala divisi keuangan,
terutama berkaitan dengan manajemen aliran kas jangka pendek serta berbagai kebijakan
dan keputusan yang dilaksanakan oleh para manajer yang menjadi tanggung jawabnya.
Manajemen kas memerlukan berbagai keputusan mengenai dua hal :

Penyediaan dana untuk membiayai kegiatan perusahaan

Penempatan kelebihan dana yang ada pada jenis investasi jangka
pendek yang paling menguntungkan
Kepala Divisi Akuntansi
Fungsi controllership dipegang oleh Kepala Divisi Akuntansi. Sesungguhnya
tugas
inti
dari
seorang
controller
adalah
menyajikan
informasi
mengenai
perkembangan perusahaan dalam bentuk Laporan Keuangan. Tugas ini pada umumnya
ditangani oleh manajer pembukuan. Namun, sebagai seorang eksekutif dibawah direksi.
Kepala Divisi Akuntansi memiliki tanggung jawab yang lebih luas.
Tanggung jawab fungsional yang utama dari Kepala Divisi Akuntansi meliputi
tanggung jawab perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi dan tanggung jawab
lainnya.
Tanggung jawab perencanaan berarti menyusun suatu rencana terpadu atas
kegiatan perusahaan yang konsisten dengan tujuan perusahaan baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Fungsi perencanaan ini dilaksanakan oleh manajer anggaran.
Tanggung jawab pelaporan dan akuntansi dari fungsi controllership pada
umumnya dilaksanakan oleh manajer pembukuan. Manajer pembukuan, seperti telah
disinggung diatas, bertanggung jawab atas pencatatan transaksi keuangan dan penyajian
laporan keuangan.
C.
TRANSAKSI AKUNTANSI DAN PENCATATAN DAUR KEUANGAN
Transaksi akuntansi daur keungan dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis yaitu:

Transaksi yang berkaitan dengan presedur penerimaan uang

Transaksi yang berkaitan dengan presedur pengeluaran uang, termasuk
transaksi yang berkaiatan dengan perolehan aktiva tetap.
Presedur penerimaan, dan juga tentunya pengeluaran, bertujuan untuk
menghindari atau penekan kemungkinan terjadinya kerugian kas. Oleh sebab itu, dalam
prosedur penerimaan dan pengeluaran uang pada umumnya diterapkan aturan-aturan
yang ” kaku”. Tujuan sebenarnya adalah mempersempit kemungkinan adanya peluang
untuk memanfaatkan dana kas secara tidak sah, karena kas merupakan aktiva yang sangat
mudah digunakan. Paragraf ini akan membahas tentang beberapa jenis transaksi
akuntansi yang berkaiatan dengan daur keuangan, beberapa teknik prosedural yang
berkaitan dengan daur keuangan. Beberapa jenis prosedular yang berkaitan dengan daur
keuangan, beberapa teknik prosedural berkaiatan dengan transaksi keuangan dan metode
pencatatan daur keuangan.
Transaksi Keuangan
Transasksi keuangan sangat beragam, tetapi pada dasarnya dapat dikelompokkan
sebagai berikut :
1. Transaksi Penerimaan :

Penerimaan pembayaran piutang dagang,

Penerimaan penjualan tunai,

Penerimaan dari pendapatan lain-lain.
2. Transaksi pengeluaran :

Pengeluaran untuk pembayaran utang dagang,

Pengeluaran untuk pembelian tunai,

Pengeluaran untuk biaya,

Pengeluaran untuk biaya lainnya.
Transaksi Penerimaan
Penerimaan uang dari pembayaran piutang pada dasarnya berkaitan
dengan daur pendapatan. Ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat penerimaan
pembayaran piutang adalah sebagai berikut :
Kas
xxx
Piutang dagang
xxx
Apabila penjualan dilakukan secara tunai, akun yang di kredit digantikan
oleh akun penjualan, sehingga ayat jurnalnya sebagai berikut:
Kas
xxx
Penjualan
xxx
Sedangkan penerimaan hasil pendapatan lain-lain dibukukan sama seperti
ayat jurnal diatas, tetapi dengan akun kredit pendapatan lain-lain.
Ayat-ayat jurnal tersebut dibuat setiap hari atau beberapa hari sekali sesuai
dengan frekuensi kejadian transaksinya. Apabila transaksi dilaksanakan dengan
frekuensi yang tinggi, pada umumnya ayat jurnal dilakukan dengan basis
kelompok (batch).
Transaksi Pengeluaran
Pengeluaran uang untuk pembayaran utang dagang berkaitan dengan daur
pengeluaran. Ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat pembayarn utang
dagang adalah sebagai berikut :
Utang dagang
xxx
Kas
xxx
Sedangkan pengeluaran yang dilakukan untuk pembelian tunai dicatat
dengan menggunakan ayat jurnal sebagai berikut :
Pembelian/Persediaan
xxx
Kas
xxx
Akun pembelian digunakan jika perusahaan menerapkan sistem pencatatan
persediaan secara periodik, sedangkan akun persediaan digunakan jika perusahaan
menerapkan sistem pencatatan persediaan secara perpetual.
Pengeluaran uang untuk pembayaran biaya-biaya selain persediaan adalah
pengeluaran gaji dan upah. Ayat jurnal yang digunakan untuk pencatatan
pengeluaran gaji dan upah, adalah sebagai berikut :
Biaya gaji dan upah
xxx
Kas
xxx
Ayat jurnal diatas mencerminkan pembayaran uang gaji dari perusahaan
kepada para karyawan. Pelaksanaannya sesuai dengan periode pembayaran, bisa
mingguan, dua mingguan ataupun bulanan.
Pembayaran untuk hal-hal lain bisa terjadi misalnya adalah pembayaran
untuk utang dividen kepada para pemagang saham. Ayat jurnal yang digunakan
adalah sebagai berikut:
Utang dividen
Kas
xxx
xxx
Akun utang dividen sendiri didebet dari akun laba ditahan dan diveden
bukan merupakan unsur biaya, melainkan merupakan pembagian dari laba yang
diperoleh perusahaan.
Pengeluaran uang juga diperlukan jika perusahaan membeli aktiva tetap.
Jika pembelian itu dilakukan secara tunai, maka ayat jurnalnya adalah:
Aktiva tetap
xxx
Kas
xxx
Jika pembelian dilakukan secara kredit tentu akun yang dikredit adalah
akun utang.
Teknik Manajemen Penerimaan Kas
Untuk meningkatkan efisiensi program manajemen kas, perusahaan harus
menetapkan prosedur yang didasarkan pada prinsip bahwa:

Penerimaan kas harus dilakukan sesegera mungkin, dan

Prosedur pengeluaran kas harus ditetapkan secara berhati-hati dan
terus-menerus disempurnakan.
Untuk mempercepat proses penerimaan as, manajeen harus mengurangi float
(rentang waktu dana mengembang). Float terdiri dari empat unsur:
1. Mail float, yaitu rentang waktu antara saat pelanggan mengirimkan
dana keperusahaan sampai saat karyawan perusahaan mulai
memprosesnya.
2. Processing float, yaitu rentang waktu yang diperlukan perusahaan
untuk memproses dana yang diterima sebelum disetorkan ke bank.
3. Transit float, yaitu renyang waktu yang diperlukan bank untuk
melakukan kliring ats dana yang disetorkan perusahan sehingga dana
itu siap dipakai direkening perusahaan guna keperluan kegiatan.
4. Disbursing float, yaitu rentang waktu mulai saat dana siap dipakai di
rekening sampai dana itu terpakai dan cek pembayaran selesai
dikliringkan oeh bank.
Jumlah dari seluruh empat unsur tersebut adalah semakin panjang float, berarti
semakin tidak efisien pengelolaan dana perusahaan. Oleh karena itu, manajemen kas
yang baik akan berupaya untuk memperpendek float.
Hal itu dapat dilakukan dengan menerapkan beberapa prosedur sebagai berikut:

lox-box system,

preauthorized check,

depository transfer check,
Masing-masing prosedur tersebut akan diuraikan berikut ini secara singkat.
Lock-Box System
Sistem ini sudah banyak diterapkan di negara-negara maju dan diterapkan dengan
tujuan untuk mengurangi mail float, processing float dan transit float, khususnya jika
Lock-Box ditempatkan didekat Bank sentral dan cabang-cabangnya. Keuntungan
penerapan sistem Lock-Box adalah :

Bisa meningkatkan modal kerja, karena jangka waktu yang diperlukan untuk
mencairkan piutang menjadi kas bisa diperpendek, sehingga Peruahaan akan lebih
cepat memperoleh dana untuk digunakan bagi berbagai keperluan usaha
(perhatikan Bagan System Lock-Box System)

Menghilangkan kegiatan catat-mencatat, karena kegiatan catat-mencatat yang
biasanya dilakukan oleh perusahaan diambil alih oleh Bank. Kegiatan itu antara
lain adalah kegiatan penerimaan uang (cek, uang atau bilyet), penandatanganan
(endorsment) cek, penjumlahan untuk kontrol, serta penyetoran cek. Dengan
menggunakan sistem ini kegiatan-kegiatan tersebut dapat dihilangkan dan kontrol
lebih ditingkatkan.

Cek kosong atau cek mundur dapat diketahui lebih dini, karena cek atau bilyet
langsung ditangani oleh Bank, dan Bank akan mengembalikan cek kosong atau
cek mundur tersebut.
Preauthorized Check
Sistem preauthorized check (PAC) bermanfaat untuk diterapkan apabila
perusahaan menerima pembayaran dalam jumlah besar secara teratur dari pelanggan yang
sama. Tujuan dari sistem ini adalah mengurangi mail float dan processing float.
Urutan kegiatan dalam sistem PAC adalah sebagai berikut:

Pelanggan memberikan persetujuan pembuatan PAC yang akan digunakan untuk
menarik dana dari rekenin mereka.

Pelanggan menandatangani pernyataan kesediaan ganti rugi dan menyerahkannya
kepada Bank pengelola rekening Giro mereka.

Perusahaan mempersiapkan daftar yang terekam dalam disket atau media lainnya
yang memuat semua informai mengenai pembayaran rutin.

Secara periodik (mingguan, 2 mingguan, atau bulanan) perusahaan membuat
daftar printeut dari pita magnetik tersebut yang akan digunakan sebagai alat
kontrol.

Berdasarkan pita magnetik yang diterima Bank akan membuat PAC
menyetorkannya ke rekening Perusahaan, meneruskannya untuk kliring melalui
sistem per-Bankan komersial dan menyerahkan Laporan kontrol ke Perusahaan.
Dengan menggunakan sistem di atas, akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

Aliran kas mudah diprediksi.

Biaya-biaya akan lebih hemat.

Memudahkan pelanggan.

Meningkatkan modal kerja
Depository Transfer Check
Depository Transfer Check (DTC) merupakan suatu teknik yang tercakup dalam
sistem perbankan konsentrasi (consentration banking). Sistem perbankan konsentrasi
pengeluaran kas khususnya yang berjumlah besar. Jaringan Lock-Box merupakan salah
satu cara untuk memudahkan pembayaran oleh pelanggan dengan mendekati lokasi
pelanggan. Dengan memusatkan dana pada Bank konsentrasi ini akan diperoleh beberapa
manfaat, yaitu :

Saldo kas yang berlebihan dapat dikurangi

Pengendalian yang lebih baik

Investasi yang lebih efisien dalam aktiva setara kas
DTC merupakan alat untuk memindahkan dana dari rekening di Bank Lokal ke
rekening di Bank Konsentrasi. DTC tidak perlu ditanda-tangani dan bukan instrument
yang dapat dinegosiasikan. DTC hanya dapat dibayarkan ke Bank Konsentrasi untuk
dikreditkan ke rekening khusus Perusahaan. (Perhatikan gambar Sistem DTC otomatis).
Rekening Bersaldo Nihil
Rekening bersaldo nihil (Zero Balanced Account) adalah teknik sentralisasi
pengendalian, pengeluaran dana perusahaan yang tersebar di rekening-rekening cabang
sementara kewenangan atas dana tetap berada di tangan pimpinan cabang.
Teknik rekening bersaldo nihil (Zero Balanced Account/ZBA) dapat digunakan
untuk mencegah hal tersebut karena saldo kas di rekening-rekening cabang dapat
dikurangi. Dengan menggunakan teknik ini pengendalian pengeluaran dana perusahaan
yang tersebar di rekening-rekening cabang akan disentralisasi, cabang. Pelaksanaan ZBA
dilakukan sebagai berikut :

Perusahaan memberi kewenangan kepada pimpinan Cabang untuk menulis cek
terhadap rekening khusus pengeluaran mereka.

Cek tersebut dikliring melalui sistem perbankan seperti biasa.

Cek diserahkan ke Bank konsentrasi Perusahaan setiap hari untuk diuangkan.

Jika cek sudah dibayar oleh Bank, rekening khusus pengeluaran akan bersaldo
negatif.
Setiap hari pula, saldo negatif itu akan diganti hingga bersaldo nihil dari rekening Giro
induk pada Bank konsentrasi. (Perhatikan gambar Rekening Bersaldo Nihil).
Manfaat yang dapat dipetik dari pengguna ZBA antara lain adalah :

Pengendalian terhadap pengeluaran dana dapat dilakukan terpusat sehingga
eksekutif keuangan di pusat dapat merancang strategi keuangan dengan lebih
mudah.

Pengendalian dapat dilakukan lebih mudah dibandingkan jika dilakukan dengan
cara konvensional.

Kelebihan dana di rekening pengeluaran dapat ditekan sehingga dapat
meningkatkan efisiensi penggunaan dana.

Karena memperpanjang disbursement float, dana dapat dimanfaatkan lebih lama
oleh perusahaan. Jika rekening Bank lokal digunakan untuk membayar kreditur
yang berjarak dekat, cek bisa dikliring dengan cepat. Namun jika cek ditarik atas
rekening ZBA Bank Konsentrasi lebih jauh, proses kliring akan memerlukan
waktu yang lebih lama.
Pembayaran dengan Drafts
Drafts (PTD) merupakan instrumen yang wujudnya mirip cek, tetapi tidak dapat
ditarik atas Bank. Drafts ditarik dan terutang atas perusahaan yang menerbitkan dan
dibayar dari rekening Gironya.
Tujuan utama penggunaan sistem drafts adalah ntuk meningkatkan kontrol kantor
pusat terhadap pembayaran-pembayaran yang dilakukn oleh para petugas di Lapangan.
Pengeluaran modal (capital expenditure) adalah pengeluaran untuk membangun
aktiva jangka panjang. Pengeluaran modal, berikut pendanaannya merupakan aktivitas
manajemen keuangan dan harus diperhitungkan dengan seksama dalam bentuk analisis
prakiraan biaya manfaat yang terkait dengan pengeluaran tersebut.
Untuk mendanai pengeluaran modal pada umumnya perusahaan mencari sumber
dana jangka pendek akan merugikan kelangsungan usaha perusahaan, karena ketika
pokok dan bunga dana jangka pendek itu telah jatuh tempo, manfaat aktiva yang
dikembangkan dari dana jangka pendek itu mungkin belum dapat diperoleh. Dengan
demikian, besar kemungkinan perusahaan akan mengalami kesulitan dana yang secara
berantai akan menimbulkan kesulitan-kesulitan lain yang lebih serius.
Oleh karena itu pendanaan pengeluaran modal pada umumnya diupayakan agar
dapat dipenuhi oleh pendanaan jangka panjang. Alternatif pendanaan jangka panjang
yang tersedia adalah :

Pinjaman dari perBankan

Penerbitan obligasi

Penjualan saham baru
Pinjaman dari perbankan untuk pengeluaran modal biasanya dilakukan oleh
perusahaan-perusahaan kecil dan menengah.
Perusahaan besar bisa menarik pinjaman dengan mengeluarkan obligasi melalui
pasar modal. Sebagaimana pinjaman pada umumnya, pinjaman obligasi menimbulkan
dampak pembayaran bunga yang biasanya jatuh tempo dua kali setahun. Pembayaran
kembali pokok pinjaman obligasi biasanya sekitar 20-30 tahun, sehingga sangat ideal
digunakan untuk mendanai pengeluaran modal.
Penerbitan saham melalui pasar modal dilakukan perusahaan untuk memperoleh
dana dari pemegang saham. Dana hasil penjualan saham baru tidak menimbulkan
kewajiban bunga, melainkan dividen yang jumlahnya tergantung pada tingkat laba yang
diperoleh perusahaan.
D. SISTEM PENGOLAHAN DATA DAUR KEUANGAN BERBASIS MANUAL
Sistem pengolahan data daur keuangan dpat dikelompokkan ke dalam beberapa
subsistem atau prosedur, yaitu :

Prosedur penerimaan uang.

Prosedur pengeluaran uang.

Prosedur aktiva tetap.
 Prosedur Penerimaan Uang Hasil Pembayaran Piutang
Surat pengantar pembayaran (Remitance Adric) adalah surat yang menjelaskan
maksud dan tujuan pembayaran sehingga perusahaan memperoleh penjelasan dalam
pengkreditan akun-akun piutng bersangkutan. (Perhatikan bagan Alir Prosedur
Penerimaan Kas Berbasis Manual)
 Prosedur Penerimaan Hasil Penjualan Tunai
Prosedur penerimaan uang hasil penjualan tunai banyak diterapkan pada
Perusahaan-perusahaan retail seperti pasar swalayan atau para pedagang eceran lainnya.
Faktor terpenting dalam prosedur penerimaan hasil penjualan tunai adalah transaksi
penjualan itu sendiri. Karena transaksi berjalan dengan cepat, maka prosedur yang
diterapkan harus menjamin bahwa transaksi itu tercatat dengan baik. Dua unsur
pengendalian yang sangat diandalkan dalam penjualan tunai adalah penggunaan mesin
cas register. Mesin ini emiliki karakter yang sangat mendukung pengendalian intern,
yaitu :

Memiliki display yang dapat menampilkan jumlah penjualan sehingga pembeli
dapat megecek jumlah harga barang yang dibeli dan yang harus dibayar.

Mengeluarkan tanda terima uang sebagai output dari perhitungan total penjualan
berikut dengan jumlah pengembaliannya.
 Prosedur Pengeluaran Kas
Untuk setiap faktur yang telah disetujui pembayaran, pembagian untung membuat
voucher bayar rangkap tiga. Dokumen voucher bayar ini pada dasarnya merupakan bukti
persetujuan pembayaran ke rekening atau kreditur sebesar jumlah yang tercatat pada
voucher. Selain itu, bagian utang mempersiapkan distribusi debit, yaitu rincian akun yang
didebit sebagai konsekuen dari pengkreditan utang. Voucher bayar tersebut
dikelompokkan secara harian, dan atas jumlah kelompok harian tersebut, bagian utang
membuat voucher jurnal yang mendebit akun-akun sesuai distribusinya dan mengkredit
akun utang dagang. Voucher jurnal tersebut kemudian dikirimkn ke petugas pemegang
Buku Besar untuk dicatat pada Buku Besar menunggu saat jatuh tempo, bagian utang
menyimpan dan mempersiapkan masing-masing voucher bayar, berikut semua dokumen
pendukungnya menurut urutan tanggal jatuh temponya. Perhatikan bagan Alir Prosedur
Pengeluaran Kas Berbasis Manual)
Di samping itu, kasir juga mempersiapkan perhitungan total cek yang
dikeluarkan pada hari yang bersangkutan dan membuat voucher jurnal yang mendebet
akun utang dan mengkredit akun kas. Voucher jurnal tersebut dikirim ke petugas
pemegang buku besar untuk dicatat pada akun-akun persangkutan. Petugas pemegang
buku besar kemudian meneliti kembali voucher jurnal tersebut dan mencocokkannya
dengan angka total kontrol yang dibuat oleh Bagian Utang dan jika tidak sesuai akan
dicatat pada buku besar.
Mekanisme saling uji (internal check) dalam prosedur pengeluaran uang di atas
dapat diciptakan melalui melalui indepedensi organisasi karena adanya pemisahan
fungsi-fungsi seperti berikut ini:

Fungsi persetujuan bayar yang dilaksanakan oleh Bagian Utang.

Fungsi pengelolaan atau penyimpanan yang dilaksanakan oleh kasir, yang
memiliki
kewenangan
untuk
mempersiapkan,
menandatangani
dan
mendistribusikan cek.

Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh petugas pemegang buku besar dan
Bagian Utang.
Prosedur-prosedure lainnya yang memperkuat system pengendalian pada prosedur
pengeluaran uang diatas adalah meliputi:

Pencocokan secara periodik saldo akun utang dagang dengan total nilai voucher
bayar yang masih terbuka (belum dilunasi).

Angka total control kumpulan voucher yang jatuh tempo setiap hari dicocokkan
dengan voucher jurnal.

Prose tanda tangan ganda atas cek.

Penyusunan rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh satuan pengawas intern.
Pengeluaran Melalui Kas
a. Kas Kecil (Petty Cash)
Adalah kas yang digunakan untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah kecil.
Dana kas kecil ditentukan berdasarkan jumlah pengeluaran.
b. Sistem Impres
Dana kas kecil yang jumlahnya ditetapkan pada suatu tingkat tertentu dan ketika
berkurang dana ditambah mencapai jumlah awal kas.
Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap.
Prosedur pengendalian aktiva tetap pada umumnya terkait dengan system
pengelolaan pencatatan aktiva tetap dan prosedur perolehan aktiva tetap. Setiap
perusahaan memiliki buku pembantu aktiva tetap yang pencatatannya didasarkan pada
voucher bayar yang dibuat untuk membayar harga aktiva tetap berikut dokumendokumen pendukungnya.
Setiap kepindahan aktiva tetap dari satu lokasi kelokasi yang lainnya harus
mendapat persetujuan dan harus didokumentasikan terlebih dahulu. Hasil dokumentasi itu
akan menjadi dasar pencatatan pemindahan di buku pembantu aktiva tetap.
E. SISTEM
PENGOLAHAN
KOMPUTER.
DATA
DAUR
KEUANGAN
BERBASIS
 Prosedur Penerimaaan Kas Berbasis Komputer
Surat pengantar pembayaran dikumpulkan oleh petugas Sekretariat dan cekceknya ditanda tangani. Kumpulan cek dikirim ke Kasir, sedangkan Surat Pengantar
dikirim ke petugas pemegang buku piutang. Petugas piutang mingirim data pada Surat
Pengantar pembayaran ke bagian pengolahan data melalui terminal. Di Bagian
Pengolahan Data Elektronik, data yang diterima melalui hubungan komputer itu
digunakan untuk memutakbirkan (updating) file piutang, file Penjualan dan file
Penerimaaan Kas. Jumlah penerimaan uang ayng tercantum pada setiap surat pengantar
dicatat sesuai dengan record bersangkutan dengan mengurangi saldo piutang yang ada
dan menambahkan jumlah penjualan. Selain updating, proses ini juga menghasilkan:
Kegiatan
Persetujuan
Prosedur Pengendalian
untuk Pengadaan atau pembelian aktiva tetap dengan harga yang lebih
melakukan transaksi
tinggi memerlukan persetujuan dari jenjang manajemen yang
lebih tinggi.
Pengamanan
aktiva

tetap dan kecermatan
Penerimaan Aktiva Tetap.

akuntansi aktiva
Pada saat aktiva diterima harus dibuatkan laporan
Formulir Penerimaan Aktiva Tetap harus diberi nomor
tercetak (prenumLared).

Yang menerima aktiva
tetap adalah pengguna aktiva
tetap.
Pemisahan Fungsi
Dokumen
Laporan.

Pelaksanaan oleh bagian pembelian.

Pencatatan oleh Bagian Akuntansi.

Pengelolaan oleh Departemen pengguna Aktiva Tetap.
dan Permintaan Pengadaan Aktiva Tetap.

Dibuat oleh departemen pengguna yang memerlukan
aktiva tetap tersebut.

Harus mendapat persetujuan dari manajemen yang jen
jangnya sesuai dengan nilai aktiva tetap dengan nilai
aktiva tetap brsangkutan.
Pesanan pembelian.

Hanya dibuat jika didukung oleh permintaan Pengadaan
Aktiva Tetap dan permintaan itu tealh disetujui oleh
manajemen yang berwenang.

Diberi nomor tercetak.

Pemilihan rekanan atau pemasok harus didasarkan pada
penawaran yang kompetitif.

Harga, spesifikasai dan persyaratan yang ditawarkan
harus dicek dan dievaluasi secara seksama
Voucher bayar.

Faktur dikirim langsung ke Bagian Utang.

Voucher bayar diberi nomor cetak.

Didukung oleh permintaan pengadaan aktiva tetap,
pesanan pembelian, Laporan Penerimaan Barang serta
Faktur asli


Diteliti dengan seksama.
Ikthisar kesalahan yang juga memuat angka total dan ayat jurnal kontrol yang
mendebet kas dan mengkredit piutang.

Proyeksi penerimaan kas jangka pendek yang dihasilkan dari pembayaran
pelunasan piutang yang telah jatuh tempo dan

Slip setor rangkap tiga yang dikirim ke kasir untuk digunakan sebagai alat
penyetoran cek ke bank.
Petugas pemegang buku piutang menjumlahkan data pada Surat Pengantar
pembayaran sehingga mendapatkan angka total kontrol kelompok Surat Pengantar
tersebut. Ikthisar kesalahan hasil proses Bagian Pengolahan Data Elektronik dikirimkan
ke petugas pemegang buku piutang tadi. Jika terjadi perbedaan, berarti telah terjadi salah
pemasukan data (entry) atau salah dalam menghitung angka total kontrol. Kesalahan itu
tentunya harus dipebaiki.
Untuk menjaga kecermatan pemasukan data, pada prosedur di atas perlu
duterapkan mekanisme pengendalian melalui edit check, yang dilakukan oleh petugas
piutang pada saat melakukan pemasukan data penerimaan kas yang terekam pada surat
pengantar sebagai berikut:

Validity check, yang digunakan untuk mengecek nama dan nomor pelanggan.

Closed loop verification yang digunakan memastikan akun yang dikredit adalh
akun yang benar. Setelah petugas memasukkan data nomor akun pelanggan,
system akan menampilkan nama pelanggan yang ditunjuk oleh nomor akun
tersebut sehingga petugas dapat mengecek apakah nama itu cocok dengan yang
dimaksud.

Field check yang digunakan untuk memastikan bahwa yang dimasukkan dalam
field pembayaran adalah hanya angka.

Penjumlahan keseluruhan angka nilai pembayaran yang dimasukkan ke dalam
proses pengolahan data untuk dibandingkan dengan angka total angka kontrol
yang dibuat oleh petugas piutang.
 Prosedur Pengeluaran Kas Berbasis Komputer
Peraga 19-11 memperlihatkan proses pengeluaran kas berbasis komputer dengan
suatu system batch. Kasir menerima voucher bayar dengan dilengkapi dokumendokumen pendukung pembayaran, yang terdiri dari faktur yang diterima dari rekanan
(kreditur), Pesanan Pembelian, serta laporan penerimaan barang dari Bagian Utang. Kasir
memeriksa kelengkapan dan kebenaran berkas itu dan memasukkan ke sistem pengolahan
data melalui terminal. Kasir juga menghitung angka total kontrol dari semua jumlah yang
harus dibayar.
Bagian pengolahan data elektronik kemudian menggunakan data voucher bayar
yang diterima dari kasir untuk membuat file pengeluaran kas beserta printout dari file itu,
yaitu daftar pengeluaran kas rangkap dua. Lembar pertama daftar itu dikirim kejajaran
akuntansi, dan lembar kedua dikirim ke Kasir. Lembar kedua diterima oleh kasir untuk
dicocokan dengan angka total kontrol voucher bayar. Jika antara keduanya terdapat
perbedaan berarti telah terjadi kekeliruan dalam pemasukan data pembayaran ke sistem
melalui terminal atau keliru dalam membuat angka total kontrol. Selanjutnya Bagian
Pengolahan Data Elektronik melakukan proses kedua yaitu proses pemuktahiran
(updating) file utang, faktur yang masih harus dibayar dan buku besar. Semua voucher
bayar yang akan dibayar kepada masing-masing rekanan akan dihitung dan penghitungan
tersebut akan dikurangi dari saldo utang perusahaan pada file utang. Nomor faktur yang
dilunasi tersebut harus dihapus dari file faktur yang harus dibayar. Disamping itu sistem
juga mencatat pengeluaran kas pada akun-akun terkait pada buku besar dan mencetak cek
dan surat pengantar yang ditujukan kepada masing-masing rekanan yang akan meneriama
penbayaran.
Semua cek dan surat pengantar dikirimkan ke kasir untuk ditanda tangani. Setelah
memeriksa, dengan jalan mencocokkannya dengan berkas voucher bayar berikut
dokumen pendukungnya. Cek dengan jumlah signifikan tertentu harus mendapat dua
tanda tangan dan kemudian kasir mengirimkan cek dan surat pengantar itu ke rekanan
dan voucher bayar berikut semua dokumen pendukungnya harus diberi tanda lunas agar
tidak dapat digunakan untuk memohon pembayaran lagi. Berkas yang telah dilunasi itu
kemudian diarsipkan menurut abjad.
 Peluang Menggunakan Teknologi yang Lebih Maju
Untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas prosedur pengeluaran kas,
peran cek dapat diganti dengan system Electronic Fund Transfer (EFT). Dengan
menggunakan system EFT, perusahaan cukup memberikan instruksi kepada bank untuk
mentransfer dana rekening perusahaan ke rekening rekanan. EFT bisa meningkatkan
efisiensi karena dapat mengurangi jangka waktu dan biaya yang terkait dengan persiapan,
penanda tanganan dan pengiriman cek. Oleh karena itu, banyak perusahaan besar yang
sudah tidak menggunakan mekanisme cek dan berganti kemekanisme EFT.
 Prosedure Aktifa Tetap Berbasis Komputer.
Dalam suatu sistem berbasis komputer, peran buku aktifa tetap diganti oleh
master file aktifa tetap. Data yang termuat dalam file tersebut kurang lebih sama dengan
data yang dimuat dalam suatu buku pembantu aktifa tetap, antara lain:

Nomor kode aktifa tetap.

Uraian aktifa tetap.

Kode penanggung jawab aktifa tetap.

Pengguna aktifa tetap.

Lokasi aktifa tetap.

Kelompok dalam buku besar.

Tanggal perolehan

Harga perolehan.

Metode penyusutan yang dipakai.

Tarif penyusutan.

Nilai sisa yang diperhitungkan.

Masa manfaat.

Akumulasi penyusutan.

Rekanan.
Struktur kode aktifa tetap digunakan secara khusus sehingga pembaca dapat
mengidentifikasi aktifa tetap bersangkutan dengan mudah. Dengan demikian sistem
pengendalian aktifa tetap dapat lebih terjaga. File aktifa tetap juga harus dapat
memberikan petunjuk tentang unit organisasi yang bertanggung jawab atas aktifa tetap
dan kode klasifikasi buku besar yang tepat untuk aktifa tetap tersebut.
Peraga 19-12 memberikan ilustrasi tentang bagan alir suatu system aktifa tetap
berbasis computer dengan menggunakan metode batch. Transaksi aktifa aktifa tetap
didukung oleh dokumen-dokumen disertai dengan voucher jurnal. Dengan system ini,
setiap terjadi transaksi aktifa tetap, petugas pemegang kartu utang memberi kode aktifa
tetap bersangkutan pada voucher. Transaksi tersebut bisa merupakan penambahan aktifa
tetap melalui pembelian dan pembangunan ataupun pengurangan aktifa tetap karena
penjualan dan pelepasan. Petugas ini selanjutnya mengirim voucher semua aktifa tetap
tersebut ke Bagian Pengolahan Data Elektronik melalui terminal.
Semua transaksi perubahan aktifa tetap tersebut direkam dalam suatu file
transaksi perubahan aktifa tetap yang akan digunakan sebagai input untuk
memutakhirkan (updating) file aktifa tetap. Transaksi tersebut kemudian dicetak kedalam
master file Aktifa Tetap sehingga diperoleh master file Aktifa Tetap yang mutakhir
(updated). Selain memutakhirkan Aktifa Tetap, system juga menghasilkan Daftar
Transaksi Aktifa Tetap serta file Ikhtisar Transaksi yang akan digunakan sebagai input
bagi buku besar. Selanjutnya setiap akhir bulan, semester dan tahun dibuat daftar Aktifa
Tetap.

Ringkasan

Fungsi manajemen keuangan terbagi ke dalam: (1) fungsi keuangan
(treasureship) dan (2) fungsi kontroler (controllership).

Fungsi keuangan mempunyai aktivitas pengelolaan dana, sedangkan funngsi
kontroler memiliki aktivitas pengelolaan akuntansi anggaran dan audit.
Eksekutif tertinggi adalah direktur keeuangan yang bertanggung jawab atas
pengelolaan fungsi keuangan dalam bentuk pengembalian keputusan dan
memberikan saran atas berbagai aspek keuangan yang penting.

Termasuk dalam lingkup tanggung jawab eksekutif keuangan adalah: (1)
pembiayaan jangka pendek, (2) kebijakan dividen, (3) anggaran permodalan, (4)
manajemen aliran kas jangka pendek, dan (5) alokasi sumber daya perusahaan.

Manajemen kas, yang menjadi tanggung jawab kepala divisi keuangan, meliputi
fungsi (1) penyediaan dana, (2) penempatan kelebihan dana.

Tugas inti kontroler adalah menyajikan informasi mengenai perkembangan
perusahaan dalam bentuk laporan keuangan. Tanggung jawab kepala divisi
akuntansi meliputi tanggung jawab perencanaan, pengendalian, pelaporan,
akuntansi, dan tanggung jawab lainnya terkait seperti perpajakan dan
pengawasan intern.

Transaksi yang terkait dengan daur keuangan dapat dikelompokan ke dalam dua
jenis, yaitu: (1)transaksi penerimaan uang, (2) transaksi pengeluaran uang
termasuk yang berkaitan dengan perolehan aktiva tetap.

Manajemen kas harus didasarkan pada prinsip bahwa: (1) penerimaan kas harus
sesegera mungkin, dan (2) transaksi pengeluaran uang termasuk yang berkaitan
dengan perolehan aktifa tetap.

Untuk mempercepat penerimaan kas, manajemen harus mengurangi float, yang
terdiri dari: (1) mail float, (2) processing float, (3) transit float, dan (4)
disbursing float.

Upaya memperpendek float dapat dilakukan dengan: (1) lock box system, (2)
preauthorized check, (3) deporsitory transfer check.

Keuntungan menggunakan sistem lock box adalah: (1) bias meningkatkan modal
kerja, (2) menghilangkan kegiatan catat mencatat, (3) cek kosong atau cek
mundur dapat diketahui lebih dini.

Keuntungan menggunakan system preauthorized adalah: (1) aliran kas mudah
diprediksi, (2) biaya-biaya akan lebih hemat, (3) memudahkan pelanggan, dan
(4) meningkatkan modal kerja.

Keuntungan menggunakan system deporsitory check adalah: (1) saldo kas
berlebihan dapat dikurangi, (2) pengendalian yang lebih baik, (3) kelebihan
dana dapat ditempatkan pada investasi yang lebih efisien dalam aktifa setara
kas.

Teknik yang dapat digunakan dalam manajemen pengeluaran kas adalah: (1)
rekening bersaldo nihil, (2) pembayaran menggunakan draft.

Keuntungan paengguanaan rekening bersaldo nihil adalah: (1) pengendalian
pengeluaran dipusatkan, (2) kelebihan dana dapat ditekan, dan (3) dana dapat
dimanfaatkan lebih lama oleh perusahaan.

Teknik pembayaran dengan menggunakan draft bertujuan untuk meningkatkan
kontrol kantor pusat terhadap pembayaran-pembayaran yang dilakukan oleh
para petugas di lapangan.

Pembelian aktifa harus mendapatkan persetujuan sesuai dengan sifat dan nilai
pembeliannya. Semakin tinggi nilai pembeliannya, jenjang manajemen yang
memberikan persetujuan harus semaki tinggi. Aktifa tetap yang dibangun
sendiri juga harus mendapat persetujuan manajemen, bilamana perlu
persetujuan direksi.
TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
“DAUR KEUANGAN”
Kelompok :
Alief Putri Mayapada
(0500910014)
Aluysia Diana Kristanti
(0500910016)
Dedi Budianto
(0500910036)
Fuad Hasan
(0500910052)
Hilmi Kanzul Faizi
(0500910057)
Isya Irfan Sofyan
(0500910064)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS MATEMATIKA dan ILMU PENGETAHUAN ALAM
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
MALANG
2007

Download Report