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CICLO CESPITI - Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II

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Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II
DRAFT
CICLO CESPITI
Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno”
a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali
1
DRAFT
STRUMENTI DI LAVORO
ATTIVITA’
ATTIVITA’ SUPPORTATA
DA SISTEMA
CONTROLLO MANUALE
CONTROLLO SUPPORTATO
DA SISTEMA
ERP
ATTIVITA’
AUTOMATICA
ERP
ERP
1
ATTIVITA’ SUPPORTATA
EXTRA-SISTEMA
CONTROLLO SUPPORTATO
EXTRA-SISTEMA
ATTIVITA’ CON REF. IN NOTA
INTEGRATIVA
INPUT/OUTPUT CARTACEO
INPUT/OUTPUT
ELETTRONICO
EXL
EXL
EVENTO INIZIALE
SNODO
LINK
PAGINA
LINK PROCESSO
SI
NO
2
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO
CESPITI
PROCESSO
GESTIONE CESPITI
DRAFT
3
DRAFT
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO
ATTIVO
PROCESSO
GESTIONE CESPITI
GESTIONE ANAGRAFICA
CESPITI E INVENTARIO
DISMISSIONI
QUADRATURA CESPITI
CONTABILITA’
GESTIONE INVESTIMENTI
IN CONTO CAPITALE
GESTIONE
AMMORTAMENTI E
STERILIZZAZIONI
4
DRAFT
SISTEMA INFORMATIVO
Simbolo e Acronimo
Nome del sistema (o applicativo)
ERP
ERP
Descrizione
Il sistema ERP (Enterprise resource planning) è un sistema
informativo integrato con un’unica base di dati, che ha come obiettivo
quello di coordinare e gestire tutte le attività aziendali.
Caratteristiche
Il sistema ERP consente di rendere l’informazione disponibile a
qualsiasi livello aziendale. L’informazione è resa omogenea verso
qualsiasi destinatario.
5
DRAFT
GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO/FINANZIARIA
PATRIMONIO
UOC GESTIONE
ACQUISIZIONE DI
BENI E SERVIZI
RESPOSNABILE STRUTTURA RICHIEDENTE
FORNITORE
PROCESSO
EROGAZIONE
FORNITURA BENE
DUREVOLE
CONSEGNA BENE
DUREVOLE E DDT
VERIFICA
E/O SOSTITUZIONE BENE
VERIFICA QUANTITATIVA E
QUALITATIVA MATERIALE
RICEVUTO
OK?
SI
FIRMA DDT
PRESA IN CARICO BENE
DUREVOLE
A
NO
TRASMISSIONE NOTA DI NON
CONFORMITA’ E/O DI
INIDONEITA’
TRASMISSIONE DDT
RICHIESTA DI CHIARIMENTI E/O RESTITUZIONE BENE
VERIFICA CONFORMITA’
DDT/ODA E CARICO A CdC
TRASMISSIONE DOCUMENTI
(OdA,/ DDT/Fattura)
OLIAMM
ISCRIZIONE NEL LIBRO CESPITI
CLASSIFICANDOLI PER
CATEGORIE STANDARD
OLIAMM
ETICHETTATTURA CON
PROTOCOLLO PROGRESSIVO
NUMERICO E
VERBALE DI CONSEGNA
6
DRAFT
GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO/ APPARECCHIATURE BIOMEDICHE
UOC GESTIONE
RISORSE
ECONOMICO/
FINANZIARIE
RESPPATRIMONIO
UOC GESTIONE
ACQUISIZIONE DI BENI E
SERVIZI
RESPONSABILE INGEGNERIA
CLINICA
RESPOSNABILE
STRUTTURA
RICHIEDENTE
FORNITORE
PROCESSO
Deliberazione n. 350 del 21.09.2012 - Approvazione procedura generale per l'installazione, l'accettazione e il collaudo delle apparecchiature elettromedicali all'interno dell'A.O.U. Federico II.
EROGAZIONE
FORNITURA BENE
DUREVOLE
CONSEGNA BENE
DUREVOLE E DDT
CONSEGNA MANUALE D’USO
DELL’APPARECCHIATURA/ MANUALE DI
SERVICE DELL’APPARECCHIATURA/
CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA’ ALLE
NORMATIVE VIGENTI/
Report VS e CF
VERIFICA E/O
SOSTITUZIONE BENE
RICEZIONE MERCE
A
COMUNICAZIONE AL
RESPONSABILE DI INGEGNERIA
CLINICA
RICEZIONE NOTA
AVVENUTA
CONSEGNA
RICEZIONE
DOCUMENTAZIONE A
SUPPORTO DEL
COLLAUDO
PRESA IN CARICO BENE
DUREVOLE
NO
SI
APPUNTAMENTO DITTA
PER COLLAUDO
VERIFICA CONFORMITA’
DDT/OdA /CERTIFICATO
DI COLLAUDO
ERP
COLLAUDO DI
ACCETTAZIONE DEL BENE
OK?
ETICHETTATURA
INGEGNERIA CLINICA
TRASMISSIONE CERTIFICATO DI
COLLAUDO E DOCUMENTAZIONE
TECNICO AMMINISTRATIVA (DDT,
ETICHETTA, CERTIFICAZIONE DI
CONFORMITA’, MANUALI
TRASMISSIONE DOCUMENTAZIONE (DDT/OdA
/CERTIFICATO DI COLLAUDO/FATTURA)
ERP
ISCRIZIONE NEL LIBRO
CESPITI CLASSIFICANDOLI
PER CATEGORIE
STANDARD
REGISTRAZIONE VERBALE
DI COLLAUDO
ERP
ETICHETTATTURA CON
PROTOCOLLO PROGRESSIVO
NUMERICO E
VERBALE DI CONSEGNA
7
DRAFT
GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO
PROCESSO
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO
A
NOTA CREDITO
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE
FORNITORE
INVIO FATTURA PASSIVA
FATTURA PASSIVA
PREDISPOSIZIONE E INVIO
NOTA DI CREDITO
NO
VERIFICA CORRISPONDENZA
OdA/BEM /FATTURA/
VERBALE DI COLLAUDO
OK?
SI
FINE
ERP
8
DRAFT
GESTIONE CESPITI - DISMISSIONI
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE CESPITI - DISMISSIONI
STRUTTURA
UTILIZZATRICE
PROCESSO
BENI IN
DISMISSIONE
PREDISPOSIZIONE E INVIO
RICHIESTA DI DISMISSIONE
DEL BENE
FINE
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO/FINANZIARIE/
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE/
RESPONSABILE PATRIMONIO
NO
RICHIESTA DI DISMISSIONE
BENE
OK?
SI
CANCELLAZIONE DEL BENE E
AGGIORNAMENTO LIBRO
CESPITI
ERP
VERIFICA DISMISSIONE BENE
-AMMORTAMENTO
-VALORE RESIDUALE
PREDISPOSIZIONE E INVIO
DELIBERA DIRINGENZIALE
MOVIMENTO DI PRIMA NOTA
ERP
9
DRAFT
GESTIONE CESPITI – QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’
PROCESSO
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE CESPITI - QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO/ FINANZIARIE
RESPONSABILE PATRIMONIO
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE
VERIFICA ISCRIZIONE
ACQUISTI E DISMISSIONI
DELL’ESERCIZIO
VERIFICA COMPLETEZZA
LIBRO CESPITI INFORMATICO
SI
OK?
A
NO
ERP
INVIO RICHIESTA
CHIARIMENTI
ESITO CONTROLLI
ANNUALMENTE
GESTIONE INVENTARIO
COMUNICAZIONE ESITO
CONTROLLI
CONTROLLO CESPITI
RICHIESTA CHIARIMENTI
10
DRAFT
GESTIONE CESPITI – QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’
PROCESSO
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE CESPITI - QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’
VERIFICA COSTI DA
CAPITALIZZARE CON LIBRO
CESPITI IN RELAZIONE
ALL’UTILIZZO TIPO
PROVENIENZA
B
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE
ERP
CONTROLLO CORRETTEZZA
ALIQUOTE AMMORTAMENTO
PER CATEGORIE DI BENI
ERP
SCRITTURE CONTABILI DI
ASSESTAMENTO
ERP
CHIUSURA LIBRO CESPITI
INFORMATICO E STAMPA
LIBRO CESPITI
ARCHIVIAZIONE LIBRO
CESPITI INFORMATICO
ERP
11
DRAFT
GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE
DIREZIONE
GENERALE
PROCESSO
RICHIESTA DI
AMMISSIONE AL
FINANZIAMENTO
RICHIESTA AMMISSIONE AL
FINANZIAMENTO
OK?
NO
DECADENZA PROGETTO
REGIONE
SI
ASSEGNAZIONE
FONDI PER INVESTIMENTO
A
12
GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE
DRAFT
SOTTO PROCESSO
GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE
REGIONE /
TERZO
GESTIONE CESPITI
A
UOC GESTIONE
ECONOMICO/FINANZIARIE
PROCESSO
CONTABILIZZAZIONE
CREDITO E DEL CORRELATO
INCREMENTO DELLE VOCI
DEL PATRIMONIO NETTO
APERTURA CONTO
COMMESSA
(LAVORI IN CORSO)
ERP
EMISSIONE FATTURA
ESECUZIONE LAVORI
UOC GESTIONE
PATRIMONIO
EDILE/TECNICO/
IMPIANTISTICO
UOC GESTIONE
AFFARI GENERALI
CONTABILIZZAZIONE
INCASSO AL CONTO LAVORI
IN CORSO E SCADENZIARIO
PAGAMENTO
ERP
FORNITORE
ERP
ESAME ED EROGAZIONE
TRANCHE DI PAGAMENTO
CONTROLLO S.A.L. E
RICHIESTA SVINCOLO
TRANCHE INVESTIMENTO
DELIBERA
AFFIDAMENTO
LAVORI
13
GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE
DRAFT
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE – (ART. 20 LEGGE 67/88 – LEGGE 135/90)
COMPLETAMENTO
ESECUZIONE
LAVORI
EMISSIONE FATTURA
VERIFICA COLLAUDO–
RICHIESTA SVINCOLO E
RENDICONTAZIONE FINALE
PREDISPOSIZIONE ATTI
TECNICI PER RICHIESTA
DI EROGAZIONE FONDI
ALLA REGIONE
CONTABILIZZAZIONE
INCASSO AL CONTO LAVORI
IN CORSO E SCADENZIARIO
PAGAMENTO
REGIONE /
TERZO
UOC GESTIONE
AFFARI GENERALI
UOC GESTIONE
RISORSE
ECONOMICO/
FINANZIARIE
UOC GESTIONE
PATRIMONIO
EDILE/TECNICO/
IMPIANTISTICO
FORNITORE
PROCESSO
ERP
ISTRUTTORIA PRATICA
TRASMISSIONE
ESAME ED EROGAZIONE
TRANCHE DI PAGAMENTO
ISCRIZIONE LIBRO CESPITI
INFORMATICO CON
SPECIFICAZIONE DELLA
PROVENIENZA
ERP
CAPITALIZZAZIONE LAVORI
IN CORSO
ERP
GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE
PROCESSO
DRAFT
CALCOLO
AMMORTAMENTO AL
100% DELL’ALIQUOTA
(INVESTIMENTI
PREGRESSI)
CONTROLLO CORRETTEZZA
ALIQUOTE AMMORTAMENTO
PER CATEGORIE
DI CESPITI
CALCOLO ANNUALE
AMMORTAMENTI
ERP
ERP
CALCOLO
AMMORTAMENTO AL
50% DELL’ALIQUOTA
(CAPITALIZZAZIONI
DELL’ESERCIZIO)
GESTIONE ANAGRAFICA
CESPITI E INVENTARIO
ERP
INSERIMENTO DATI IN
CONTABILITA’ PER CATEGORIA
DI CESPITI
ERP
ESTRAZIONE ELENCO
CAPITALIZZAZIONI
NELL’ESERCIZIO
GESTIONE INVESTIMENTI
IN CONTO CAPITALE
ERP
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
CARTACEA PROSPETTO CALCOLO
AMMORTAMENTO
15
GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI
DRAFT
PROCESSO
GESTIONE CESPITI
SOTTO PROCESSO
GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE
CALCOLO ANNUALE
STERILIZZAZIONI
VERIFICA DELIBERE DII
FINANZIAMENTI IN CONTO
CAPITALE DELL’ESERCIZIO
SELEZIONE CESPITI
CAPITALIZZATI
NELL’ESERCIZIO RELATIVI AI
FINANZIAMENTI IN CONTO
CAPITALE
ERP
CALCOLO
STERILIZZAZIONE AL
100% DELL’ALIQUOTA
(INVESTIMENTI
PREGRESSI)
CONTROLLO CORRETTEZZA
ALIQUOTE STERILIZZAZIONE
ALIQUOTE AMMORTAMENTO
ERP
ERP
CALCOLO
STERILIZZAZIONEAL 50%
DELL’ALIQUOTA
(CAPITALIZZAZIONI
DELL’ESERCIZIO)
ERP
INSERIMENTO DATI IN
CONTABILITA’ PER
CATEGORIA DI CESPITI
ERP
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTALE CARTACEA
PROSPETTO CALCOLO
AMMORTAMENTO
16
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