Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II DRAFT CICLO CESPITI Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno” a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali 1 DRAFT STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA’ ATTIVITA’ SUPPORTATA DA SISTEMA CONTROLLO MANUALE CONTROLLO SUPPORTATO DA SISTEMA ERP ATTIVITA’ AUTOMATICA ERP ERP 1 ATTIVITA’ SUPPORTATA EXTRA-SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-SISTEMA ATTIVITA’ CON REF. IN NOTA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EXL EVENTO INIZIALE SNODO LINK PAGINA LINK PROCESSO SI NO 2 MAPPATURA DI PROCESSO CICLO CESPITI PROCESSO GESTIONE CESPITI DRAFT 3 DRAFT VISIONE DEL PROCESSO CICLO ATTIVO PROCESSO GESTIONE CESPITI GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO DISMISSIONI QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’ GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI 4 DRAFT SISTEMA INFORMATIVO Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) ERP ERP Descrizione Il sistema ERP (Enterprise resource planning) è un sistema informativo integrato con un’unica base di dati, che ha come obiettivo quello di coordinare e gestire tutte le attività aziendali. Caratteristiche Il sistema ERP consente di rendere l’informazione disponibile a qualsiasi livello aziendale. L’informazione è resa omogenea verso qualsiasi destinatario. 5 DRAFT GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIA PATRIMONIO UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI RESPOSNABILE STRUTTURA RICHIEDENTE FORNITORE PROCESSO EROGAZIONE FORNITURA BENE DUREVOLE CONSEGNA BENE DUREVOLE E DDT VERIFICA E/O SOSTITUZIONE BENE VERIFICA QUANTITATIVA E QUALITATIVA MATERIALE RICEVUTO OK? SI FIRMA DDT PRESA IN CARICO BENE DUREVOLE A NO TRASMISSIONE NOTA DI NON CONFORMITA’ E/O DI INIDONEITA’ TRASMISSIONE DDT RICHIESTA DI CHIARIMENTI E/O RESTITUZIONE BENE VERIFICA CONFORMITA’ DDT/ODA E CARICO A CdC TRASMISSIONE DOCUMENTI (OdA,/ DDT/Fattura) OLIAMM ISCRIZIONE NEL LIBRO CESPITI CLASSIFICANDOLI PER CATEGORIE STANDARD OLIAMM ETICHETTATTURA CON PROTOCOLLO PROGRESSIVO NUMERICO E VERBALE DI CONSEGNA 6 DRAFT GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO/ APPARECCHIATURE BIOMEDICHE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/ FINANZIARIE RESPPATRIMONIO UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI RESPONSABILE INGEGNERIA CLINICA RESPOSNABILE STRUTTURA RICHIEDENTE FORNITORE PROCESSO Deliberazione n. 350 del 21.09.2012 - Approvazione procedura generale per l'installazione, l'accettazione e il collaudo delle apparecchiature elettromedicali all'interno dell'A.O.U. Federico II. EROGAZIONE FORNITURA BENE DUREVOLE CONSEGNA BENE DUREVOLE E DDT CONSEGNA MANUALE D’USO DELL’APPARECCHIATURA/ MANUALE DI SERVICE DELL’APPARECCHIATURA/ CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA’ ALLE NORMATIVE VIGENTI/ Report VS e CF VERIFICA E/O SOSTITUZIONE BENE RICEZIONE MERCE A COMUNICAZIONE AL RESPONSABILE DI INGEGNERIA CLINICA RICEZIONE NOTA AVVENUTA CONSEGNA RICEZIONE DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO DEL COLLAUDO PRESA IN CARICO BENE DUREVOLE NO SI APPUNTAMENTO DITTA PER COLLAUDO VERIFICA CONFORMITA’ DDT/OdA /CERTIFICATO DI COLLAUDO ERP COLLAUDO DI ACCETTAZIONE DEL BENE OK? ETICHETTATURA INGEGNERIA CLINICA TRASMISSIONE CERTIFICATO DI COLLAUDO E DOCUMENTAZIONE TECNICO AMMINISTRATIVA (DDT, ETICHETTA, CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA’, MANUALI TRASMISSIONE DOCUMENTAZIONE (DDT/OdA /CERTIFICATO DI COLLAUDO/FATTURA) ERP ISCRIZIONE NEL LIBRO CESPITI CLASSIFICANDOLI PER CATEGORIE STANDARD REGISTRAZIONE VERBALE DI COLLAUDO ERP ETICHETTATTURA CON PROTOCOLLO PROGRESSIVO NUMERICO E VERBALE DI CONSEGNA 7 DRAFT GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO PROCESSO GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO A NOTA CREDITO UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE FORNITORE INVIO FATTURA PASSIVA FATTURA PASSIVA PREDISPOSIZIONE E INVIO NOTA DI CREDITO NO VERIFICA CORRISPONDENZA OdA/BEM /FATTURA/ VERBALE DI COLLAUDO OK? SI FINE ERP 8 DRAFT GESTIONE CESPITI - DISMISSIONI GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE CESPITI - DISMISSIONI STRUTTURA UTILIZZATRICE PROCESSO BENI IN DISMISSIONE PREDISPOSIZIONE E INVIO RICHIESTA DI DISMISSIONE DEL BENE FINE UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE/ UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE/ RESPONSABILE PATRIMONIO NO RICHIESTA DI DISMISSIONE BENE OK? SI CANCELLAZIONE DEL BENE E AGGIORNAMENTO LIBRO CESPITI ERP VERIFICA DISMISSIONE BENE -AMMORTAMENTO -VALORE RESIDUALE PREDISPOSIZIONE E INVIO DELIBERA DIRINGENZIALE MOVIMENTO DI PRIMA NOTA ERP 9 DRAFT GESTIONE CESPITI – QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’ PROCESSO GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE CESPITI - QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’ UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/ FINANZIARIE RESPONSABILE PATRIMONIO UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE VERIFICA ISCRIZIONE ACQUISTI E DISMISSIONI DELL’ESERCIZIO VERIFICA COMPLETEZZA LIBRO CESPITI INFORMATICO SI OK? A NO ERP INVIO RICHIESTA CHIARIMENTI ESITO CONTROLLI ANNUALMENTE GESTIONE INVENTARIO COMUNICAZIONE ESITO CONTROLLI CONTROLLO CESPITI RICHIESTA CHIARIMENTI 10 DRAFT GESTIONE CESPITI – QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’ PROCESSO GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE CESPITI - QUADRATURA CESPITI CONTABILITA’ VERIFICA COSTI DA CAPITALIZZARE CON LIBRO CESPITI IN RELAZIONE ALL’UTILIZZO TIPO PROVENIENZA B UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE ERP CONTROLLO CORRETTEZZA ALIQUOTE AMMORTAMENTO PER CATEGORIE DI BENI ERP SCRITTURE CONTABILI DI ASSESTAMENTO ERP CHIUSURA LIBRO CESPITI INFORMATICO E STAMPA LIBRO CESPITI ARCHIVIAZIONE LIBRO CESPITI INFORMATICO ERP 11 DRAFT GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE DIREZIONE GENERALE PROCESSO RICHIESTA DI AMMISSIONE AL FINANZIAMENTO RICHIESTA AMMISSIONE AL FINANZIAMENTO OK? NO DECADENZA PROGETTO REGIONE SI ASSEGNAZIONE FONDI PER INVESTIMENTO A 12 GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE DRAFT SOTTO PROCESSO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE REGIONE / TERZO GESTIONE CESPITI A UOC GESTIONE ECONOMICO/FINANZIARIE PROCESSO CONTABILIZZAZIONE CREDITO E DEL CORRELATO INCREMENTO DELLE VOCI DEL PATRIMONIO NETTO APERTURA CONTO COMMESSA (LAVORI IN CORSO) ERP EMISSIONE FATTURA ESECUZIONE LAVORI UOC GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO/ IMPIANTISTICO UOC GESTIONE AFFARI GENERALI CONTABILIZZAZIONE INCASSO AL CONTO LAVORI IN CORSO E SCADENZIARIO PAGAMENTO ERP FORNITORE ERP ESAME ED EROGAZIONE TRANCHE DI PAGAMENTO CONTROLLO S.A.L. E RICHIESTA SVINCOLO TRANCHE INVESTIMENTO DELIBERA AFFIDAMENTO LAVORI 13 GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE DRAFT GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE – (ART. 20 LEGGE 67/88 – LEGGE 135/90) COMPLETAMENTO ESECUZIONE LAVORI EMISSIONE FATTURA VERIFICA COLLAUDO– RICHIESTA SVINCOLO E RENDICONTAZIONE FINALE PREDISPOSIZIONE ATTI TECNICI PER RICHIESTA DI EROGAZIONE FONDI ALLA REGIONE CONTABILIZZAZIONE INCASSO AL CONTO LAVORI IN CORSO E SCADENZIARIO PAGAMENTO REGIONE / TERZO UOC GESTIONE AFFARI GENERALI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/ FINANZIARIE UOC GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO/ IMPIANTISTICO FORNITORE PROCESSO ERP ISTRUTTORIA PRATICA TRASMISSIONE ESAME ED EROGAZIONE TRANCHE DI PAGAMENTO ISCRIZIONE LIBRO CESPITI INFORMATICO CON SPECIFICAZIONE DELLA PROVENIENZA ERP CAPITALIZZAZIONE LAVORI IN CORSO ERP GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE PROCESSO DRAFT CALCOLO AMMORTAMENTO AL 100% DELL’ALIQUOTA (INVESTIMENTI PREGRESSI) CONTROLLO CORRETTEZZA ALIQUOTE AMMORTAMENTO PER CATEGORIE DI CESPITI CALCOLO ANNUALE AMMORTAMENTI ERP ERP CALCOLO AMMORTAMENTO AL 50% DELL’ALIQUOTA (CAPITALIZZAZIONI DELL’ESERCIZIO) GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO ERP INSERIMENTO DATI IN CONTABILITA’ PER CATEGORIA DI CESPITI ERP ESTRAZIONE ELENCO CAPITALIZZAZIONI NELL’ESERCIZIO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE ERP ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CARTACEA PROSPETTO CALCOLO AMMORTAMENTO 15 GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI DRAFT PROCESSO GESTIONE CESPITI SOTTO PROCESSO GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE CALCOLO ANNUALE STERILIZZAZIONI VERIFICA DELIBERE DII FINANZIAMENTI IN CONTO CAPITALE DELL’ESERCIZIO SELEZIONE CESPITI CAPITALIZZATI NELL’ESERCIZIO RELATIVI AI FINANZIAMENTI IN CONTO CAPITALE ERP CALCOLO STERILIZZAZIONE AL 100% DELL’ALIQUOTA (INVESTIMENTI PREGRESSI) CONTROLLO CORRETTEZZA ALIQUOTE STERILIZZAZIONE ALIQUOTE AMMORTAMENTO ERP ERP CALCOLO STERILIZZAZIONEAL 50% DELL’ALIQUOTA (CAPITALIZZAZIONI DELL’ESERCIZIO) ERP INSERIMENTO DATI IN CONTABILITA’ PER CATEGORIA DI CESPITI ERP ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CARTACEA PROSPETTO CALCOLO AMMORTAMENTO 16
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