(M) Gestione Budget e - Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II

Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II
CICLO PLANNING,
BUDGET & REPORTING
Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno”
a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali
1
STRUMENTI DI LAVORO
ATTIVITA’
ATTIVITA’ SUPPORTATA DA
SISTEMA
CONTROLLO MANUALE
CONTROLLO SUPPORTATO DA
SISTEMA
ERP
ATTIVITA’
AUTOMATICA
ERP
ERP
1
ATTIVITA’ SUPPORTATA
EXTRA-SISTEMA
CONTROLLO SUPPORTATO
EXTRA-SISTEMA
ATTIVITA’ CON REF. IN NOTA
INTEGRATIVA
INPUT/OUTPUT CARTACEO
INPUT/OUTPUT
ELETTRONICO
EXL
EXL
EVENTO INIZIALE
SNODO
LINK
PAGINA
LINK PROCESSO
SI
NO
2
RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Simbolo e Acronimo
Nome del sistema (o applicativo)
OLIAMM
OLIAMM
Descrizione
SISTEMA AMMINISTRATIVO CONTABILE
OLIAMM è la soluzione di Engineering per la gestione amministrativa delle Aziende Sanitarie, pensata per
supportare modelli organizzativi di livello aziendale e sovraziendale, quali aree vaste e sistemi informativi
regionali.
Architettura
OLIAMM è un sistema client server, che può essere installato anche su sistemi three tier (Terminal Server,
ecc.).
Funzionalità
OLIAMM si compone di diverse funzioni integrate all’interno del processo amministrativo:
Bilanci
Piano dei conti
La struttura del codice del Piano dei conti è libera e definibile dall’Ente, solitamente gerarchica, con la
possibilità di riclassificazioni di bilancio definibili in forma parametrica.
Bilanci e Sistema Autorizzativo
3
RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Simbolo e Acronimo
DWH
Nome del sistema (o applicativo)
Descrizione
Data Werehouse
L'acronimo DWH significa Data Werehouse è un sistema informativo
integrato con fonti eterogenee, volto a garantire una visione
unificatrice del patrimonio di Informazioni esistenti in un’Azienda
Sanitaria, sviluppando un sistema di supporto al decision maker ,
mediante tecniche di elaborazione analitica e di dettaglio e mediante
produzione istantanea di reportistica multidimensionale.
4
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO
PLANNING, BUDGET & REPORTING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET E REPORTING
5
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO
PLANNING, BUDGET & REPORTING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
M.1 GESTIONE
PROCESSO
BUDGETING
M.2 REPORTING
GESTIONALE
M.3 GESTIONE
BILANCIO
6
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE
DIREZIONE AZIENDALE
PROCESSO
ANNUALMENTE
INVIO DOCUMENTO
PROGRAMMATICO
PARERE SUL DOCUMENTO
PROGRAMMATICO
A
ORGANO DI INDIRIZZO
INVIO DOCUMENTO
PROGRAMMATICO
ANALISI COERENZA TRA
ATTIVITA’ ASSISTENZIALE E
LE NECESSITA’ DIDATTICHE E
DI RICERCA
PARERE SUL DOCUMENTO
PROGRAMMATICO
7
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE
DIREZIONE AZIENDALE
PROCESSO
A
ANNUALMENTE
INVIO COMUNICAZIONE
OBIETTIVI E INDIRIZZI DI
PROGRAMMAZIONE ANNUALI
COMITATO DI BUDGET
COMUNICAZIONE OBIETTIVI
E INDIRIZZI DI
PROGRAMMAZIONE ANNUALE
ANALISI DEGLI OBIETTIVI E
DEGLI INDIRIZZI DI
PROGRAMMAZIONE
ANNUALE
PROGRAMMA ANNUALE
DELLE ATTIVITA’
BA
REDAZIONE ED INVIO DEL
PROGRAMMA ANNUALE
ASSEGNAZIONE OBIETTIVI AI
SINGOLI CENTRI DI
RESPONSABILITA’
8
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE
DIREZIONE AZIENDALE
PROCESSO
B
TRASMISSIONE PROGRAMMA
ANNUALE DELLE ATTIVITA’
RECEPIMENTO OSSERVAZIONI E
REDAZIONE
PROGRAMMA ANNUALE DELLE
ATTIVITA’
C
PROGRAMMA ANNUALE
DELLE ATTIVITA’ APPROVATO
PROGRAMMA ANNUALE
DELLE ATTIVITA’
COLLEGIO DI DIREZIONE
TRASMISSIONE E INVIO
PROGRAMMA ANNUALE
DELLE ATTIVITA’ APPROVATO
COMUNICAZIONE
OSSERVAZIONI
NO
VALUTAZIONE DEL
PROGRAMMA ANNUALE
DELLE ATTIVITA’
OK?
SI
APPROVAZIONE DEL
PROGRAMMA ANNUALE
DELLE ATTIVITA’
9
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE PROGRAMMA ANNUALE
RESPONSABILE CENTRO DI
RESPONSABILITA’
COMITATO DI
BUDGET
REGIONE
PROCESSO
C
PROGRAMMA ANNUALE
APPROVATO
PROGRAMMA ANNUALE
APPROVATO
D
PROGRAMMA ANNUALE
APPROVATO
10
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BUDGET DELLA PRODUZIONE
COMITATO DI BUDGET
D
DEFINIZIONE IPOTESI
DI REDAZIONE DEI PROSPETTI
CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) PER
SINGOLO
CENTRO DI RESPONSABILITA’
VERIFICA COERENZA IPOTESI DI
REDAZIONE DEI PROSPETTI
CONTABILI (SCHEDE DI BUDGET) CON
IL PROGRAMMA ANNUALE
NO
OK?
SI
PREDISPOSIZIONE E INVIO
PROSPETTI CONTABILI
(SCHEDE DI BUDGET)
E
DWH
11
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BUDGET DELLA PRODUZIONE
DIRETTORI DI DIPARTIMENTO
PROCESSO
E
RICEVONO I PROSPETTI
CONTABILI (SCHEDE DI
BUDGET)
INVIO PROSPETTI CONTABILI
(SCHEDE DI BUDGET)
REVISIONATI
RECEPIMENTO
OSSERVAZIONI E REDAZIONE
PROSPETTI CONTABILI
(SCHEDE DI BUDGET)
COMITATO DI BUDGET
/RESPOSNABILE CONTROLLO DI GESTIONE
DWH
PROSPETTI CONTABILI
(SCHEDE DI BUDGET)
REVISIONATI
RICHIESTA MODIFICA
REDAZIONE PROSPETTI
CONTABILI (SCHEDE DI
BUDGET)
NO
VERIFICA COERENZA TRA
PROSPETTI CONTABILI
(SCHEDE DI BUDGET) E
PROGRAMMA ANNUALE
SI
OK?
F
12
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BUDGET DELLA PRODUZIONE
DIRETTORE GENERALE
COMITATO
DI BUDGET
PROCESSO
F
PREDISPOSIZIONE E INVIO
DETERMINA DI ADOZIONE
DEL BUDGET DELLA
PRODUZIONE, DELLE
RISORSE, DEI CONSUMI
DETERMINA DI ADOZIONE
DELLA SCHEDA DI BUDGET
DELLA PRODUZIONE DELLE
RISORSE, DEI CONSUMI
SCHEDE DI BUDGET DELLA
PRODUZIONE, DELLE RISORSE,
DEI CONSUMI
FIRMA DETERMINA DI
ADOZIONE DEL BUDGET
DELLA PRODUZIONE, DELLE
RISORSE, DEI CONSUMI
G
SCHEDE DI BUDGET DELLA
PRODUZIONE, DELLE RISORSE,
DEI CONSUMI
13
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE
DIREZIONE AZIENDALE
COLLEGIO DI DIREZIONE
COMITATO
DI BUDGET
PROCESSO
G
AGGREGAZIONE DELLE
SCHEDE DI BUDGET E
PREDISPOSIZIONE E INVIO
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
COMUNICAZIONE PARERI E
OSSERVAZIONI
ANALISI BUDGET OPERATIVO
E FORMULAZIONE PARERI E
OSSERVAZIONI
INVIO BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE E COMUNICAZIONE
DEI PARERI E/O OSSERVAZIONI
PROPOSTE
COMUNICAZIONE PARERI E
OSSERVAZIONI
PARERI E OSSERVAZIONI
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
H
14
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BUDGET OPERATIVO AZIENDALE
DIRETTORE GENERALE
COMITATIO DI BUDGET
DIREZIONE AZIENDALE
PROCESSO
H
VERIFICA BUDGET
OPERATIVO AZIENDALE
OK?
SI
APPROVAZIONE BUDGET
OPERATIVO AZIENDALE
NO
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
INVIO RICHIESTA DI
APPORTARE VARIAZIONI AL
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
PREDISPOSIZIONE ED INVIO
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
RICHIESTA VARIAZIONI
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE APPROVATO
PREDISPOSIZIONE E FIRMA
DELIBERA DI ADOZIONE
I
15
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – ASSEGNAZIONE OBIETTIVI PER CENTRO DI BUDGET
CENTRI DI RESPONSABILITA’
COMITATO DI BUDGET
I
INDIVIDUAZIONE OBIETTIVI DI
BUDGET E RELATIIVI
INDICATORI DI
MONITORAGGIO
APPROCCIO
TOP-DOWN
PURO?
NO
L
SI
PREDISPOSIZIONE ED INVIO
SCHEDE DI BUDGET
SCHEDE DI BUDGET
16
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – ASSEGNAZIONE OBIETTIVI PER CENTRO DI BUDGET
VERIFICA AMMISSIBILITA’ E
NEGOZIAZIONE DEGLI
OBIETTIVI PROPOSTI
PREDISPOSIZIONE ED INVIO
SCHEDE DI BUDGET
CENTRI DI RESPONSABILITA’
COMITATO DI BUDGET
L
NO
OK?
M
SI
SCHEDE DI BUDGET
SCHEDE DI BUDGET
COMPLETAMENTO SCHEDE
DI BUDGET
VERIFICA ED INVIO DELLE
SCHEDE DI BUDGET
INSERIMENTO IN SCHEDE
INDICATORI APPROPRIATI
PER MONITORAGGIO
OBIETTIVI
SCHEDE DI BUDGET
COMPLETE
17
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI
RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA’
DIREZIONE AZIENDALE
COMITATO DI BUDGET
PROCESSO
M
DEFINIZIONE CALENDARIO
DI NEGOZIAZIONE DEGLI
OBIETTIVI DEFINITI
CALENDARIO DI
NEGOZIAZIONE DEGLI
OBITTIVI DEFINITI
CALENDARIO DI
NEGOZIAZIONE APPROVATO
PREDISPOSIZIONE E INVIO
DISPOSIZIONE DI ADOZIONE
DEL CALENDARIO DI
NEGOZIAZIONE
NEGOZIAZIONE DEGLI
OBIETTIVI E COMPILAZIONE
DEL VERBALE DI RIUNIONE
ADOZIONE FORMALE DEL
CALENDARIO DI
NEGOZIAZIONE
VERBALE DI RIUNIONE DI
NEGOZIAZIOE
COMPILAZIONE ED INVIO
DEL VERBALE DI RIUNIONE
DI NEGOZIAZIONE
CALENDARIO DI
NEGOZIAZIONE
VERBALE DI RIUNIONE DI
NEGOZIAZIONE
N
18
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – NEGOZIAZIONE DEGLI OBIETTIVI
COMITATO DI BUDGET
RESPONSABILI CENTRI DI RESPONSABILITA’
PROCESSO
N
ESITO
POSITIVO?
SI
SOTTOSCRIZIONE
PROVVISORIA SCHEDA DI
BUDGET
NO
DEFINIZIONE E INVIO
MOTIVAZIONI DI DISSENSO
SU NOTA SCRITTA
SOTTOSCRIZIONE
DEFINITIVA SCHEDE DI
BUDGET
O
NO
MOTIVAZIONI DI
DISSENSO
VERIFICA MOTIVAZIONI DI
DISSENSO
OK?
SI
ANALISI APPROFONDITA
SULLE MOTIVAZIONI DI
DISSENSO ALLA SCHEDA DI
BUDGET
19
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – CONCORDAMENTO REGIONALE
COMITATO
DI BUDGET
PROCESSO
O
INVIO
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
ANALISI DEI DOCUMENTI
DEL BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
ESITO
POSITIVO?
REGIONE
BUDGET OPERATIVO
AZIENDALE
CONCORDAMENTO
REGIONEAZIENDE SANITARIE
P
NO
INVIO CONVOCAZIONE
PER NEGOZIAZIONE
DIREZIONE AZIENDALE
SI
CONVOCAZIONE PER
NEGOZIAZIONE
NEGOZIAZIONE DEGLI
OBIETTIVI
INVIO RICHIESTA DI
RIFORMULAZIONE PROPOSTA DI
BUDGET OPERATIVO AZIENDALE
CONVOCAZIONE PER
NEGOZIAZIONE
20
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – APPROVAZIONE BUDGET AZIENDALE
COMITATO DI
BUDGET
COLLEGIO DI
DIREZIONE
DIREZIONE AZIENDALE
P
COMUNICAZIONE ESITO DEL
CONCORDAMENTO
REGIONALE
ESITO
POSITIVO?
SI
APPROVAZIONE BUDGET
AZIENDALE
Q
NO
RICHIESTA PARERI PER
RIMODULAZIONE DELLA
PROPOSTA DI BUDGET
RICHIESTA PARERI PER
RIMODULAZIONE DELLA
PROPOSTA DI BUDGET
O
RICHIESTA PARERI PER
RIMODULAZIONE DELLA
PROPOSTA DI BUDGET
21
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO - FINANZIARIE
COLLEGIO
DI DIREZIONE
DIREZIONE GENERALE
PROCESSO
Q
PRESENTAZIONE BUDGET
AZIENDALE DEFINITIVO
BUDGET AZIENDALE
DEFINITIVO
INVIO BUDGET AZIENDALE
PER PREDISPOSIZIONE
BILANCIO DI PREVISIONE
BUDGET AZIENDALE
DEFINITIVO
PREDISPOSIZIONE BILANCIO
DI PREVISIONE
R
22
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE
R
PREDISPOSIZIONE BILANCIO
PLURIENNALE DI PREVISIONE,
PIANO PLURIENNALE DEGLI
INVESTIMENTI E BUDGET
FINANZIARIO
INSERIMENTO VALORI
BILANCIO DI PREVISIONE PER
SINGOLE VOCI DEL PdC
OLIAMM
CONVALIDA IMPEGNO DI
SPESA PER SINGOLE VOCI DI
PdC
OLIAMM
EMISSIONE CODICE DI
AUTORIZZAZIONE
IMPEGNO DI SPESA
OLIAMM
23
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISIONE
RESPONSABILI
CENTRI DI RESPONSABILITA’
PROCESSO
EMISSIONE
CONTRATTO/
DELIBERA/ ATTO IN
ECONOMIA
PREDISPOSIZIONE E INVIO
CONTRATTO/
DELIBERA/
ATTO IN ECONOMIA
PREDISPOSIZIONE E INVIO
RICHIESTA GIROCONTO
IMPORTI STANZIATI DA
BILANCIO DI PREVISIONE
RICHIESTA GIROCONTO
IMPORTI STANZIATI DA
BILANCIO DI PREVISIONE
S
NO
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO - FINANZIARIE
OK ?
DELIBERA/
CONTRATTO/
ATTO IN ECONOMIA
REGISTRAZIONE
DELIBERA/
CONTRATTO/
ATTO IN ECONOMIA
OLIAMM
SI
T
VERIFICA CAPIENZA
IMPEGNO DI SPESA
OLIAMM
24
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING – PREDISPOSIZIONE BILANCIO DI PREVISONE
RESPONSABILI CENTRI
DI RESPONSABILITA’
RESPONABILE UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO - FINANZIARIE
PROCESSO
S
VERIFICA RICHIESTA
GIROCONTO IMPORTI STANZIATI
DA BILANCIO DI PREVISIONE
SI
OK?
AUTORIZZAZIONE RICHIESTA
GIROCONTO IMPORTI STANZIATI
DA BILANCIO DI PREVISIONE
T
NO
RICHIESTA VARIAZIONE
IMPORTI MACRO-VOCE
STANZIATI DA BILANCIO DI
PREVISIONE
GIROCONTO IMPORTI STANZIATI
DA BILANCIO DI PREVISIONE
OLIAMM
EMISSIONE SUBAUTORIZZAZIONE SU IMPEGNO
DI SPESA
OLIAMM
DIRETTORE
GENERALE
SI
RICHIESTA VARIAZIONE
IMPORTI MACRO-VOCE
STANZIATI DA BILANCIO DI
PREVISIONE
VERIFICA RICHIESTA
VARIAZIONE IMPORTI MACROVOCE STANZIATI DA BILANCIO
DI PREVISIONE
OK?
NO
FINE
25
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
1.
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING
Annualmente la Direzione Aziendale predispone il Documento Programmatico e provvede ad inviarlo all’Organo di Indirizzo per l’analisi di coerenza tra attività assistenziali e le
necessità didattiche e di ricerca. L’Organo di Indirizzo esprime un parere sulla coerenza tra attività assistenziali e le necessità didattiche e di ricerca e lo invia alla Direzione
Aziendale la quale, anche sulla base delle osservazioni raccolte, predispone il Programma Annuale delle attività.
2.
Annualmente la Direzione Aziendale invia al Comitato di Budget gli obiettivi e gli indirizzi di programmazione annuali. Il Comitato di Budget analizza gli obiettivi e gli
indirizzi di programmazione annuale, assegna gli obiettivi ai singoli Centri di Responsabilità ed invia il Programma Annuale delle Attività alla Direzione Aziendale.
3.
Il Programma Annuale viene illustrato dalla Direzione Aziendale ai membri del Collegio di Direzione che esprime una valutazione tecnica sul Piano. In caso di esito negativo il
Collegio di Direzione comunica le proprie osservazioni alla Direzione Aziendale. In caso di esito positivo, il Piano è ritrasmesso alla Direzione Aziendale che provvede ad
inviarlo alla Regione, al Comitato di Budget ed ai Responsabili dei Centri di Responsabilità: in caso di valutazione negativa la Regione comunica alla direzione Aziendale le
proprie osservazioni. Recepite le osservazioni della Regione, la Direzione Aziendale apporta modifiche al Programma Annuale delle Attività e lo ritrasmette alla Regione. In caso
di valutazione positiva, la Regione approva il Programma Annuale delle Attività e lo comunica alla Direzione Aziendale.
26
GESTIONE PROCESSO BUDGETING
4.
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING
Il Comitato di Budget analizza gli obiettivi e gli indirizzi di programmazione annuali trasmessi dalla Direzione Aziendale. Sulla base di queste indicazioni definisce i prospetti
contabili (schede di budget) per ogni Centro di Responsabilità e li trasmette ai Direttori di Dipartimento.
5.
I Direttori di Dipartimento procedono ad eventuali contro proposte (scheda di budget revisionata) e le trasmettono al Comitato di Budget ed al Responsabile Controllo di
Gestione. Questi verificano la coerenza dei prospetti contabili revisionati, proposti dai Direttori di Dipartimento, e il Programma Annuale. In caso di esito negativo richiedono ai
Direttori di Dipartimento di apportare modifiche ai prospetti proposti. In caso di esito positivo il Comitato di Budget procede alla predisposizione della determina di adozione del
Budget della Produzione, delle Risorse e dei Consumi e all’invio della stessa alla Direzione Generale per la firma.
6.
Il Comitato di Budget predispone ed invia il Budget Operativo Aziendale, composto dal Budget della Produzione, delle Risorse e dei Consumi, al Collegio di Direzione che esegue
un’analisi e comunica i propri pareri e osservazioni. Il Comitato di Budget trasmette il Budget Operativo Aziendale, con allegate le osservazioni e i pareri del Collegio di Direzione
alla Direzione Aziendale, che dopo aver verificato eventuali anomalie, rilascia la propria approvazione e lo trasmette al Direttore Generale per l’adozione.
27
INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI
7.
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING
Il Comitato di Budget individua gli obiettivi di budget ed i relativi indicatori di monitoraggio e in caso di un approccio top-down puro, predispone ed invia le schede di budget ai
vari Centri di Responsabilità. In caso di approccio top-down partecipato, entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione, le schede devono essere: compilate dai Centri di Responsabilità, e
restituite al Comitato di Budget che ne verifica l’ammissibilità e la negoziazione degli obiettivi proposti. Successivamente provvede a selezionare e ad inserire nelle schede gli
indicatori più appropriati per il monitoraggio dei singoli obiettivi proposti dai Centri di Responsabilità. Una volta completate, le schede sono trasmesse ai singoli Centri di
Responsabilità.
8.
Il Comitato di Budget definisce il calendario di negoziazione degli obiettivi definiti, che viene adottato dalla Direzione Aziendale e trasmesso ai Centri di Responsabilità. In seguito
alla riunione di negoziazione viene predisposto un apposito verbale che viene trasmesso al Centro di Responsabilità interessato.
9.
I Centri di Responsabilità esprimono un parere rispetto gli esiti dell’incontro e sottoscrivono le schede di budget. Se gli esiti della negoziazione non sono adeguati alle attese il
Responsabile del Centro di Responsabilità deve motivare il proprio dissenso al Comitato di Budget e, eventualmente chiedere un incontro di approfondimento individuale.
28
INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING
10. La Regione dopo una prima analisi del Budget Operativo Aziendale trasmesso dal Comitato di Budget, convoca la Direzione Aziendale per la discussione e la negoziazione degli
obiettivi. In caso di esito positivo ci sarà il Concordamento tra Regione e Aziende Sanitarie rispetto a volumi, attività e risorse; al contrario, in caso di mancato accordo, la
Regione richiederà alle Aziende Sanitarie di riformulare la proposta di Budget e di provvedere sulla base di questa ad una nuova negoziazione.
11. La Direzione Aziendale illustra gli esiti del Concordamento al Collegio di Direzione ed al Comitato di Budget. All’ interno di tale assemblea la Direzione Aziendale può limitarsi a
comunicare l’approvazione della proposta di Budget presentata alla Regione e procedere all’approvazione definitiva di Budget Aziendale; viceversa può richiedere pareri e proporre
indirizzi per la rimodulazione della proposta di Budget qualora l’incontro con la Regione abbia invece avuto esito negativo.
12. Nel caso in cui il Concordamento Regionale abbia avuto esito positivo la Direzione Aziendale approva il Budget Aziendale, altrimenti richiede la rimodulazione della proposta di
Budget al Collegio di Direzione e al Comitato di Budget.
13. ll Budget Aziendale definitivo viene inviato dalla Direzione Aziendale al Collegio di Direzione che lo trasmette al UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie per la
predisposizione del bilancio di previsione. Quest’ultimo predispone il bilancio pluriennale di previsione, il piano pluriennale degli investimenti e il budget finanziario, dopodiché
inserisce i valori del bilancio di previsione e convalida gli impegni di spesa per le singole voci del piano dei conti nel sistema informativo, emettendo in automatico un codice di
autorizzazione per singolo impegno di spesa.
29
INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.1) GESTIONE PROCESSO BUDGETING
14. Le singole unità operative inviano i singoli contratti, delibere o atti in economia al UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie, che provvede a registrare nel sistema informativo
un impegno di spesa mediante l’emissione di un codice di sub-autorizzazione, che sarà riportato in delibera, al fine di dettagliare le spese imputate alle singole voci del piano dei
conti. Qualora non vi sia capienza dell’impegno di spesa, il responsabile dell’unità operativa predispone e invia, al Responsabile UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie, la
richiesta di giroconto degli impegni di spesa all’interno della macro-voce indicata nel bilancio di previsione. In caso di esito positivo, si autorizza il giroconto suddetto. Nel caso in
cui sia necessario un incremento dell’impegno di spesa definito nel bilancio di previsione, il Responsabile di Struttura Complessa provvede a richiedere autorizzazione al Direttore
Generale.
30
REPORTING GESTIONALE
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.2) REPORTING GESTIONALE
CONTROLLO DI GESTIONE
UNITA’ OPERATIVE DEI
CENTRI DI RESPONSABILITA’
PROCESSO
QUOTIDIANAMENTE
CARICAMENTO DATI GESTIONALI
ERP
TRIMESTRALMENTE
ESTRAZIONE DATI DA CO.AN
DWH
ELABORAZIONE E
CONSOLIDAMENTO DATI
DWH
PREDISPOSIZIONE REPORT
AZIENDALI
A
DWH
31
REPORTING GESTIONALE
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.2) REPORTING GESTIONALE
VERIFICA SCOSTAMENTI TRA
BUDGET E CONSUNTIVO
SI
OK?
PREDISPOSIZIONE E INVIO
REPORT DI ANALISI
NO
PROVVEDIMENTI DELLE
AZIONI CORRETTIVE
INVIO RICHIESTA
CHIARIMENTI
CENTRI DI
RESPONSABILITA’
DIREZIONE GENERALE
CONTROLLO DI GESTIONE
A
REPORT DI ANALISI
RICHIESTA CHIARIMENTI
ANALISI DELLE CAUSE DEGLI
SCOSTAMENTI E DELLE
RELATIVE RESPONSABILITA’
DEFINIZIONE E INVIO DELLE AZIONI
DA INTRAPRENDERE PER
L’ALLINEAMENTO TRA OBIETTIVI
PROGRAMMATI E RISULTATI
CONSEGUITI
REPORT DI ANALISI
32
INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI
1.
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.2) REPORTING GESTIONALE
Trimestralmente, il Controllo di Gestione estrae dal sistema informatico i dati gestionali, caricati dai Centri di Responsabilità, e i dati provenienti dalla contabilità analitica. I dati vengono elaborati e sintetizzati in
specifici parametri economici e qualitativi, tramite i quali viene effettuata l’analisi degli scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati. Le risultanze delle analisi confluiscono in un report gestionale redatto dal
Controllo di Gestione e trasmesso al Direttore Generale ed ai Centri di Responsabilità. In caso di eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati il Controllo di Gestione trasmette una richiesta di
chiarimenti ai Centri di Responsabilità, i quali definiscono i provvedimenti e le azioni correttive da intraprendere.
33
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
RESPONSABILICENTRI DI
RESPONSABILITA’
DIREZIONE GENERALE
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO - FINANZIARIE
PROCESSO
REDAZIONE
BILANCIO
CONSUNTIVO
ANNUALE
INVIO NOTA DI
ACQUISIZIONE DATI PER
SCRITTURE DI RETTIFICA E
CHIUSURA BILANCIO
DATI ELABORATI EXTRACONTABILMENTE
A
INVIO COMUNICAZIONE
DATE PER CHIUSURA
BILANCIO
COMUNICAZIONE DATE
PER CHIUSURA BILANCIO
DEFINIZIONE E
TRASMISSIONE DATI
ELABORATI EXTRACONTABILMENTE
INSERIMENTO IN CO.GE. DEI
DATI RELATIVI AGLI EVENTI
DELL’ ESERCIZIO
OLIAMM
EXL
34
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
REGIONE
FARMACIA CENTRALIZZATA
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO - FINANZIARIE
PROCESSO
A
EFFETTUAZIONE SCRITTURE
ASSESTAMENTO
FLUSSI INFORMATIVI DA
FILE F
OLIAMM
TRASMISSIONE FLUSSI
FILE F
INSERIMENTO DATI FLUSSI
FILE F
B
OLIAMM
INVIO FLUSSI INFORMATIVI
FILE F
OLIAMM
FLUSSI INFORMATIVI SU
MOBILITA’
35
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
RESPONSABILI CENTRI DI
RESPONSABILITA’
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE
PROCESSO
B
STAMPA BI.VE. CON DATA
31 DICEMBRE
OLIAMM
VERIFICA ESISTENZA
ANOMALIE
OK?
SI
C
NO
REGISTRAZIONE EVENTUALI
RETTIFICHE O RICLASSIFICHE
OLIAMM
INVIO RICHIESTA
CHIARIMENTI
COMUNICAZIONE ESITO
RICHIESTA CHIARIMENTI
CONTROLLO E
COMUNICAZIONE ESITO
36
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
CONTROLLO DI GESTIONE
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE
PROCESSO
C
RICLASSIFICAZIONE DATI IN
S/P E C/E SECONDO SCHEMA
MISTERIALE
EXL
COMPILAZIONE MODELLI S/P
E C/E
D
NSIS
CONTABILITA’
ANALITICA
ESTRAZIONE DATI DI
CONTABILITA’ ANALITICA
DWH
37
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
DIRETTORE GENERALE
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO - FINANZIARIE
PROCESSO
D
VERIFICA SCOSTAMENTI CON
BILANCIO PREVENTIVO E
ESERCIZIO PRECEDENTE
REDAZIONE NOTA
INTEGRATIVA E RELAZIONE
SULLA GESTIONE
PREDISPOSIZIONE BOZZA
FASCICOLO DI BILANCIO
INVIO BOZZA FASCICOLO E
PREDISPOSIZIONE E INVIO
DELIBERA DI ADOZIONE
BOZZA FASCICOLO DI
BILANCIO
E
38
GESTIONE BILANCIO
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO FINANZIARIE / RESPONSABILI CENTRI DI
RESPONSABILITA’
DIRETTORE GENERALE
E
SI
OK?
ANALISI BOZZA FASCICOLO
FIRMA FASCICOLO E
DELIBERA DI ADOZIONE
INVIO FASCICOLO E
DELIBERA DI ADOZIONE
NO
F
ANNOTAZIONE RILIEVI E
RICHIESTA MODIFICHE
FASCICOLO DEFINITIVO
RICHIESTA MODIFICHE
EFFETTUAZIONE MODIFICHE
E TRASMISSIONE FASCICOLO
DEFINITIVO
39
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
COLLEGIO SINDACALE
SEGRETERIA GENERALE, PROTOCOLLO E
COORDINAMENTO DELLE RELAZIONI CON GLI ALTRI
ORGANI ISTITUZIONALI
PROCESSO
F
FASCICOLO BILANCIO E
DELIBERA
PUBBLICAZIONE IN ALBO
PRETORIO
INVIO FASCICOLO E
DELIBERA DI ADOZIONE
VERBALE FIRMATO
FASCICOLO BILANCIO E
DELIBERA
ANALISI FASCICOLO,
REDAZIONE ED INVIO
VERBALE FIRMATO
G
40
GESTIONE BILANCIO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
REGIONE
UOC GESTIONE RISORSE
ECONOMICO - FINANZIARIE
SEGRETERIA GENERALE,
PROTOCOLLO E COORDINAMENTO
DELLE RELAZIONI CON GLI ALTRI
ORGANI ISTITUZIONALI
PROCESSO
G
INVIO FASCICOLO
DEFINITIVO CON DELIBERA E
VERBALE COLLEGIO
SINDACALE
ARCHIVIAZIONE CARTACEA
FASCICOLO DEFINITIVO CON
DELIBERA E VERBALE
ARCHIVIAZIONE CARTACEA
FASCICOLO DEFINITIVO CON
DELIBERA E VERBALE
41
INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI CORRELATI
1.
PROCESSO
(M) GESTIONE BUDGET & REPORTING
SOTTO PROCESSO
(M.3) GESTIONE BILANCIO
Il Responsabile del UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie invia alla Direzione Generale la nota di acquisizione dei dati di scritture di rettifica e di chiusura del bilancio
annuale. Tale informazione verrà trasmessa in maniera contestuale a tutti i responsabili di struttura complessa perché provvedano ad avviare tutte le attività di contabilizzazione di
fine esercizio e trasmissione dati nel rispetto delle tempistiche previste.
2.
Il Responsabile del UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie provvede ad inserire i dati ricevuti extracontabilmente ed a completare le operazioni contabili di fine esercizio
mediante l’effettuazione delle scritture di assestamento (integrazioni, rettifiche ed ammortamenti) e mediante l’inserimento dei dati definitivi da File F. Al termine dell’attività viene
controllata la correttezza del dati nel sistema e si provvede alla stampa del Bi.ve. alla data del 31 dicembre. Dall’analisi del documento e dal confronto dei dati con quelli
dell’esercizio precedente qualora si riscontrino anomalie si provvede a richiedere chiarimenti alle Unità Operative di riferimento e ad effettuare le dovute rettifiche o
riclassificazioni.
3.
Ai fini della redazione del fascicolo di bilancio e della presentazione dei documenti alla Regione secondo quanto previsto dalla normativa vigente, l’ UOC Gestione Risorse
Economico - Finanziarie riclassifica i dati in base agli schemi di S/P e C/E ministeriali. Il Responsabile UOC Gestione Risorse Economico - Finanziarie provvede alla verifica degli
scostamenti tra i dati dell’esercizio in chiusura con quelli del bilancio preventivo e quelli degli esercizi precedenti e conseguentemente redige la Nota Integrativa, la Relazione sulla
Gestione ed il Rendiconto Finanziario. Infine, provvede alla trasmissione della bozza del fascicolo completo e dei relativi allegati alla Direzione Generale.
4.
Il Direttore Generale, verificato il fascicolo di bilancio, provvede alla firma ed alla delibera di adozione entro il 30 aprile dell’esercizio successivo rispetto a quello di chiusura. La
trasmissione alla Regione deve avvenire per legge entro i 10 giorni successivi all’adozione. Il parere del Collegio Sindacale deve essere trasmesso all’azienda ed alla Regione entro la
medesima data.
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