İndir - Udem Belgelendirme

PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
1. AMAÇ
UDEM personelinin genel durumunun değerlendirilmesinin yanı sıra denetim görevlilerinin atanması ve
performanslarının değerlendirilmesi ile ilgili uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirlemek.
2. KAPSAM
Bu talimat kapsamında değerlendirilecek UDEM personeli şu şekildedir: UDEM denetçi havuzundaki tüm
üyeler, Genel Müdür, Yönetim Temsilcisi, Belgelendirme Müdürü, Müşteri Temsilcisi, Planlama sorumlusu,
Sekretarya, Sertifika basım sorumlusu.
3. SORUMLULUK




Genel Müdür
Yönetim Temsilcisi
Belgelendirme Müdürü
Planlama Sorumlusu
4. UYGULAMA
4.1- Genel Personel Performans Değerlendirmesi
UDEM bünyesinde çalışan denetçi havuzu dışında kalan, belgelendirme prosesinde görev alan diğer personeli
yılda bir kez, YGG toplantılarından önce, Yönetim Temsilcisi tarafından Genel Performans Değerlendirme
Formu (FRM.29) ile değerlendirilir. (Değerlendirme için her birimi ayrı ayrı kapsayan bir soru listesidir.)
Yapılan değerlendirmenin sonucu kararlar FRM.97 nolu form’la verilir, gerekiyorsa personelin ücret durumu,
eğitim ihtiyacı, işe devam edip etmeyeceği, bir üst pozisyona getirilip getirilmeyeceği gibi taleplerini Genel
Müdür’ e sunar.
Yönetim Temsilcisinin performans değerlendirmesi ise Genel Müdür tarafından gerçekleştirilir. Tüm
personele ait performans değerlendirmelerinin kayıtları Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir ve
değerlendirmeler Yönetimi Gözden Geçirme toplantılarında görüşülür.
UDEM personelin işe alımı öncesi ve yeterliliğinin sürdürülmesi bakımından aşağıdaki yöntemleri izler;
1. KAYITLARIN İNCELENMESİ:
- İş deneyimlerini, denetim tecrübelerini, eğitimlerini gösteren cv
- Denetim raporlarını, iş deneyimlerini, denetim tecrübelerini, becerilerini eğitimlerini gösteren diğer
kayıtlar
- Bunlar dışında, bir denetçinin denetim performansını gösteren raporlar da yeterliliğini gösteren
kanıtlar olarak kabul edilir.
2.
-
GERİ BİLDİRİMLER
Daha önceki çalıştığı yerlerden bilgi ve becerilerine dair geri bildirimler,
Bilgi ve becerileri belirten kişisel referanslar,
Akrabalık ilişkisi olan kişilerden alınan geri bildirimler.
Müşterilerden alınan bilgi ve becerileri gösteren geri bildirimler.
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 1 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
3. MÜLAKATLAR
- UDEM’de Mülakatlar cvlerin ve geçmiş iş deneyimleri göz önünde bulundurularak adayın bilgi ve
becerilerinin detaylı olarak görüşülmesinin sağlanması amacıyla uygulanır. Mülakatlar sırasında
FRM.89 Denetçi-Personel Uygunluk Mülakat formu kullanılır
- UDEM’de uygulanan diğer bir mülakat şekli ise; denetim ekibiyle denetim sonrasında yapılan
mülakattır. Bu mülakatlar sayesinde; denetçinin denetim sırasında aldığı kararlar ve hangi denetleme
yöntemlerinin seçildiğinin anlaşılması sağlanır. Bu yöntem denetim sonrasında uygulanabileceği gibi,
denetim raporunun incelenmesi sırasında da yapılabilir. FRM.30 Denetçi/Teknik Uzman
Değerlendirme Formu yapılan incelemelerin kayıt altına alınması için kullanılır.
4. GÖZLEMLER
- Personelin iş başında gözlemlenmesi yöntemi denetçilerin yanı sıra ofis personeli, yönetim ve
belgelendirme kararı alan komisyon heyeti üyeleri için de uygulanır.
- Yeterliliğin devamının sağlanması için personel yılda 1 kez gözlemlenir.
UDEM PERSONELİNDEN BEKLENEN KİŞİSEL DAVRANIŞLAR:
a. Etik olmak, ör. Adil, dürüst, doğru, samimi, ihtiyatlı
b. Açık fikirli, ör. Alternatif fikirleri ya da görüşleri dikkate almaya gönüllü
c. Diplomatik, ör. Anlayışlı
d. İşbirlikçi, ör. Başkalarıyla etkin iletişim
e. Gözlemci, ör. Çevresindeki durumlara karşı farkındalık
f. Kavrayışlı, ör. Fiziksel çevreyi içgüdüsel olarak farkında olmak
g. Çok yönlü; ör. farklı koşullara çabuk adapte olabilen
h. İnatçı; ör. hedefleri gerçekleştirme becerisi
i. Kararlı; ör. mantıksal akıl yürütmeye dayalı ve zaman odaklı çalışmalarda başarı
j. Kendine güvenen; ör. bağımsız faaliyette bulunabilme
k. Profesyonel; ör. işyerinde nazik, işine bağlı ve iş odaklı olabilme
l. Etik yönden cesaretli; ör. bu eylemler her zaman popüler olmada da ve bazen anlaşmazlık veya
çatışmaya sebep olsa bile sorumlu ve etik davranmaya istekli
m. Organize; ör. öncelikleri belirleyebilme, planlı ve etkin zaman yönetimi,
Personelin yukarıda belirtilen özelliklere sahip olup olmadığı FRM.89 ile mülakatlar sırasında
gözlemlenerek kayıt altına alınır.
4.2- UDEM Denetçi havuzundaki personelin (Baş denetçi/Denetçi/Teknik Uzman) değerlendirilmesi:
4.2.1-İlk Atamada performansın izlenmesi ve değerlendirilmesi:
İlk Atama Performans İncelemesi Aşağıdaki Başlıklar Altında Gerçekleştirilir:
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 2 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
4.2.1.1.
Kayıtların İncelenmesi; İncelemeyi Bölüm Müdürü CV Üzerinden yapar, uygun gördüğü adayı
onay için GM’ye sunar, GM onaylar ise bir sonraki aşamaya geçilir.
4.2.1.2.
Geri Bildirimler; Araştırmayı Bölüm Müdürü referanslar üzerinden yapar, uygun gördüğü
adayı onay için GM’ ye sunar, GM Onaylar ise bir sonraki aşamaya geçilir.
4.2.1.3.
Mülakat; Bölüm Müdürü mülakatı yapar, uygun gördüğü adayı onay için GM’ye sunar, GM
Onaylar ise bir sonraki aşamaya geçilir.
4.2.1.4.
Gözden Geçirme; Gerçekleştirilen denetimlerde, denetim heyetine Şahit Denetçi olarak
katılan ve UDEM tarafından LST.29 Yetkin Değerlendiriciler Tablosu’nda tanımlanmış (Şahit
denetimdeki gözlemciler denetçi niteliğini sürdüren kişilerden seçilir, bu kişi adam/gün
süresine etki etmez ve görevi sadece gözlemdir); Baş Denetçiyi, denetçileri ve teknik
uzmanları, ilk atamalarında, Denetçi veya Teknik Uzman Değerlendirme Formu (FRM.30) ile
değerlendirilirler.
Yetkin değerlendiriciler aşağıdaki kriterlerden en az birini sağlamalıdır;
- ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, FSSC22000, ISO 13485 ve ISO 27001 standardlarının
en az bir tanesinde UDEM tarafından Baş Denetçi olarak atanmış olmak
- UDEM’de en az 2 yıl dış veya tam zamanlı olarak Baş Denetçilik yapmış olmak,
- UDEM’in kadrolu personeli olmak (En az 2 yıl)
UDEM tarafından baş denetçilik ataması yapılmayan bir kişi; herhangi bir denetimde
herhangi birisinin şahit denetimini hiçbir şekilde yapamaz. Sadece Baş Denetçilik Ataması
UDEM tarafından gerçekleştirilen bir Denetim Ekibi üyesi değerlendirme yapabilir.
Denetim ekibinde bulunan baş denetçi ve denetçiler aynı zamanda denetim yapılan kuruluş
tarafından, Denetim Heyetinin Denetlenen Kuruluş Tarafından Değerlendirilmesi Formu
(FRM.31) doldurularak değerlendirilir.
4.2.2-Statü Değişimi için değerlendirme:
Yıl içinde statü atlamalarında (Denetçi ise Baş denetçi olması vb) gerçekleştirilen denetimlerde, denetim
heyetine Şahit Denetçi olarak katılan ve UDEM tarafından Baş Denetçilik ataması yapılmış bir gözlemci (Şahit
denetimdeki gözlemciler denetçi niteliğini sürdüren kişilerden seçilir, bu kişi adam/gün süresine etki etmez
ve görevi sadece gözlemdir); denetçileri ve/veya teknik uzmanları, statü atlamalarında, Denetçi veya Teknik
Uzman Değerlendirme Formu (FRM.30) ile değerlendirilirler.
4.2.3-Genel durum değerlendirmesi:
4.2.3.1. UDEM denetçi havuzunda görev alan baş denetçi, denetçi, aday denetçiler veya teknik uzmanlar
yeterliliklerinin sürdürülmesi ve değerlendirilmesi için yıllık performanslarının gözlenmesi için değerlendirme
sıklığı tablo-3’de verilen sayı kadar şahit denetim yapılır. Bu değerlendirme UDEM tarafından Baş Denetçilik
Ataması yapılmış bir gözlemci (Şahit denetimdeki gözlemciler denetçi niteliğini sürdüren kişilerden seçilir, bu
kişi adam/gün süresine etki etmez ve görevi sadece gözlemdir); tarafından yapılır. Bu gözlemci aynı zamanda
denetimde de rol alabilir.
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 3 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
Sistem Belgelendirme Baş denetçi, denetçi veya teknik uzmanların performanslarının Denetçi veya Teknik
Uzman Değerlendirme Formu (FRM.30) ve (FRM.51) ile, Uygunluk Değerlendirme Belgelendirme Baş
denetçi, denetçi veya teknik uzmanların performanslarının Denetçi Değerlendirme Soru Listesi ile (UDLST.04)
ile yukarıdaki şekilde değerlendirilir.
Denetçi değerlendirmeleri, UDLST.04, FRM.30. FRM.51 ve FRM.31 ile yapılan değerlendirmelerin yanı sıra, yıl
içinde denetçilere uygulanabilecek sözlü-yazılı sınavlar, testler, vs. düzenli denetim raporlarının gözden
geçirilmesi, değerlendirilecek denetçinin ekip arkadaşları ile görüşülmesi gibi yöntemlerle de ele alınabilir.
Belgelendirme Müdürü veya Planlama sorumlusu, UDLST.04, FRM.31 ve FRM.30 değerlendirme formlarını
derleyip Yönetim Temsilcisi’ ne verir. Yönetim Temsilcisi denetçilerin UDLST.04, FRM.30, FRM.51 ve FRM. 31
ile yapılan değerlendirmelerinin toplamının ortalaması alır ve Tablo - 1 ve Tablo - 2’ye göre durumlarını
belirler.
Tablo-1:
3 Puan
2 Puan
240176
175112
205150
14995
280205
204130
D/TU
245179
BD
D/TU
300200
265165
200100
165100
178114
10050
1 Puan
11148
94-41
12956
11365
BD
D/TU
YAPI
MALZEMELERİ
BD
GIDA
D/TU
TIBBİ CİHAZLAR
VERİLEN
PUAN
BD
Uygunluk Değerlendirme
GIDA
ISMS
ASANSÖR
ÇYS
MAKİNE
KYS
260205
225150
185
140+45
HER
BİRİNDEN
%10
205105
14995
185
140+45
HER
BİRİNDEN
%20
170
140+30
HER
BİRİNDEN
%20
185
140+45
HER
BİRİNDEN
%20
165
140+25
HER
BİRİNDEN
%20
165
140+25
HER
BİRİNDEN
%20
94-41
185
140+45
HER
BİRİNDEN
%30
170
140+30
HER
BİRİNDEN
%30
185
140+45
HER
BİRİNDEN
%30
165
140+25
HER
BİRİNDEN
%30
165
140+25
HER
BİRİNDEN
%30
10065
10550
170
140+30
HER
BİRİNDEN
%10
185
140+45
HER
BİRİNDEN
%10
165
140+25
HER
BİRİNDEN
%10
165
140+25
HER
BİRİNDEN
%10
MEDİKAL KYS
BD
D/TU
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 4 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
3 Puan
300-236
265-210
2 Puan
235-172
209-155
1 Puan
171-108
154-101
Tablo-2:
Tablo-3:
Performans Değerlendirme Sıklığı (yıllık):
Bir Takvim yılı içerisindeki Denetim Sayısı
Değerlendirme sıklığı
1-50
1
51 ve Üzeri
2
Tablo-4:
Performans Değerlendirme Sıklığı (yıllık):
Bir Takvim yılı içerisindeki Denetim Sayısı
Değerlendirme sıklığı
1-25
1
26 ve Üzeri
2
4.2.3.2. Baş denetçi, Denetçi ve Teknik Uzmanlar yıl içinde en az 1 denetime katılmış olmalıdır. Denetçi
havuzundaki personelin denetimlere katılma durumları, Belgelendirme Müdürü ve Planlama Sorumlusu
tarafından periyodik olarak izlenir.
Hiç Denetime Gitmediyse
1 ile 5 arası denetime gitti ise
6 ve üzeri denetime gitti ise
1 puan
2 puan
3 puan
4.2.3.3. Baş denetçi, Denetçi ve Teknik Uzmanların yıl içerisinde Müşterilerden gelen Memnuniyet
anketlerinin değerlendirmesini KYT yapar.
Anket Sonucu Memnuniyet %80 ve üzeri ise
Anket Sonucu Memnuniyet %60 - %80 arası ise
Anket Sonucu Memnuniyet %60 ve altı ise
3 puan
2 puan
1 puan
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 5 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
4.2.3.4. Baş denetçi, Denetçi ve Teknik Uzmanlar’ın gittikleri denetimlerde raporlama becerileri ile ilgili bilgi
Belgelendirme Müdürleri tarafından KYT ye bildirilir ve bu veri de KYT tarafından değerlendirilmeye alınır.
Raporlama Becerisi = Red Rapor Sayısı 0 ise
Raporlama Becerisi = Red Rapor Sayısı 1 - 5 ise
Raporlama Becerisi = Red Rapor Sayısı 5 ve üzeri ise
3 puan
2 puan
1 puan
KYT’ ye gelen yukarıdaki 4 kalem puan matematiksel olarak her bir faaliyet alanı için puanlandırılır ve bu
puan için belirlenen karar sütunu işaretlenir. Çıkan sonuca göre aşağıdaki kararlardan birini KYT verir bu
kararı verirken FRM.97’i kullanır ve Genel Müdüre Onaya sunar, Genel Müdür kanaati 1 puan +- değiştirebilir.
Genel Müdür denetçilerin UDEM’ de çalışmaya devam edip etmeyeceklerine karar verir:
SONUÇ
DEVAM: Personelin değerlendirilen faaliyet için sözleşmesinin devam etmesi/görevinin devam etmesi
anlamındadır.
EĞİTİM: Personelin değerlendirilen faaliyet için performansını etkileyen kriterlere göre eğitim veya
bilgilendirme yapılır.
UYARI: Uyarı verilmesi kararı alınır. Gerekli eğitimleri almasına rağmen, Üç kez bu şekilde uyarı alan
Personelin görevi değiştirilir/sözleşmesi fesh edilir.
4.2.3.5. ISO 9001 ve ISO 14001 orta ve düşük riskler için Tablo-3’e göre hareket edilir. ISO 9001, ISO 14001
Yüksek ve En Yüksek riskler, ISO 22000 ve ISO 13485 için tablo 4’e göre hareket edilir.
4.3- Dış Kaynaklı Kuruluş/Personelin Değerlendirilmesi:
Belirlenen bu kuruluşlar, yılda 1 kez Taşeron Değerlendirme Formu’na (FRM.32) göre Belgelendirme Müdürü
ve bir baş denetçi tarafından denetleyip değerlendirilir. BM ve BD değerlendirme sonucunda görüşlerini
Taşeron Değerlendirme Formu ile rapor halinde Genel Müdür’ e sunarlar. Genel Müdür raporu inceleyerek
kararını Belgelendirme Müdürü’ ne bildirir. Ayrıca UDEM taşeron olarak belirlediği belgelendirme
kuruluşlarından rastgele dönemlerde bazı denetim raporlarını incelemeyi talep eder. Bu raporlar, özellikle
yüksek ve en yüksek risk gruplarındaki EA kodlarında yapılmış denetimlere ait olmalıdır. İnceleme sonuçları
bir rapor halinde taşeron kuruluşa da iletilir. UDEM taşeron kuruluşun yürüttüğü her faaliyetin
sorumluluğunu üstlenmeyi taahhüt eder.
4.4
Tablo- 5— GGYS Yetkinlik Şartları
Yetkinlik
(bilgi ve beceri)
Başvuru
İnceleme
(Sistem
Denetim
Ekibinin
Seçimi (Sistem
Faaliyet
Denetim
Planlama
(Planlama
Denetim
Belgelendirme
Faaliyetleri (Belgelendirme
(Denetçiler) Komitesi)
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 6 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
Belgelendirme Belgelendirme Sorumlusu)
Müdürü)
Müdürü
&
Planlama
Sorumlusu)
1. Başvuru gözden
geçirmeyi ISO/IEC 17021
şartlarına, bu tabloya, özel
sistem kurallarına, UDEM
prosedürlerine ve
aşağıdakilere göre uygun
olarak gerçekleştirebilme:
— çoklu saha örneklemesi
ve başvuruları;
— denetim süresi şartları
ve başvuruları;
— mevcut HACCP
çalışmalarının sayısının
değerlendirilmesi;
— bir kuruluşun
kategorisini ISO
22003:2013 Annex A’daki
gıda kategorileri ve alt
kategorilere göre
belirleyebilmek
2. İlgili gıda zinciri
kategori(lerini)
belirleyebilme:
— ÖGP;
— gıda güvenliği tehlikeleri;
— yasal şartlar;
3. Aşağıdaki durumlarda
karar alabilme:
— kuruluşla ya da ürün
kategorileri ya da ürünlerle
ilgili mevsimsel faktörler
olduğunda;
— denetlenecek kategoriler
ve coğrafik alanlarla ilgili
özel kültürel ve sosyal
gelenekler olması
durumda;
— GGYS denetimi, gıda
ürünü, prosesler ya da
hizmetlerle ilgili özel
faktörler olduğunda
4. Bu tablo ve diğer UDEM
prosedürlerine göre
denetim ekibi için gerekli
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 7 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
yeterlilikleri belirleyebilme
5. Bir denetim planını
aşağıdaki şartları
karşılayacak şekilde
oluşturabilme:
— hangi denetim ekibi
üyelerinin teknik olarak
yetkin oldukları ürün ve
prosesleri denetlemesi;
— denetim süresini en iyi
şekilde kullanmak
— ISO 22003:2013’e göre
denetim hedeflerini
gerçekleştirebilmek
— özel GGYS sistemi
şartlarını karşılayabilmek.
6. Belgelendirme kapsamı
ve gıda zinciri kategorileri
(Bkz. ISO 22003:2013
Annex-3) ile ilgili normatif
dokümanları yorumlama ve
uygulama becerisi ör: ISO
22000, ISO/TS 22002
ve/veya diğer sistem
belgelendirme standardları.
Bilgi tüm normatif
dokümanları ve diğer
teknik terim ve tanımları
içerir.
7. Aşağıdakileri
belirleyebilme becerisi:
— gıda kaynaklı
mikrobiyolojik tehlikeler;
— kimyasal tehlikeler;
— fiziksel tehlikeler;
— alerjenler;
— gıda güvenliği etiketleme
şartları;
— gıda zinciri kategorileri
(Bkz. ISO 22003:2013
Annex-3) ile ilgili gıda
güvenliği düzenlemeleri ve
geçerli kontrol
mekanizmaları. Kuruluşun
gıda güvenliği
düzenlemeleri ve
etiketleme şartlarını
belirleme konusundaki
kapasitesini
X
X
X
X
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 8 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
değerlendirebilme becerisi
8. GGYS, HACCP, tehlike
değerlendirmesi ve tehlike
analizi kurallarını ISO
22000’de yorumlandığı
şekilde gıda zinciri
kategorilerine bağlı olarak
ve aşağıdakileri içerecek
şekilde uygulayabilme
becerisi:
— Gıda güvenliği politikası
şartları;
— Tehlike analizi metotları;
— Tehlike analizinin
etkinliğinin doğrulanması;
— GGYS planlama şartları;
— Müşteri şartnamelerinin
ve yasal düzenlemelerin
rolünün tehlike analizlerine
girdi olması;
— Gıda güvenliği ekibinin
gerekli yetkinlik ve
yetkilerini de kapsayacak
şekilde oluşumu ve
fonksiyonu;
— Uygun kontrol
önlemlerinin seçimi;
— Kabul limitlerinin
oluşturulması;
— Metotların geçerliliği;
— Doğrulama önlemleri;
— GGYS güncelleme
şartları;
— Gıda test metotları, ve
laboratuvar test
sonuçlarının güvenilirliğini
sağlamada akredite
laboratuvarın;
— Uygunsuz ürünün
yönetimi;
— Herhangi bir düzenleyici
raporlama şartnamesi de
dahil olmak üzere geri
çekme ve geri çağırma
prosedürleri (üretilen ülke,
varış ülkesi),
— Ölçüm cihazları için
kalibrasyon şartları;
— İzlenebilirlik şartları (ör.
X
Xᵅ
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 9 / 10
PERSONEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI
standard, müşteri,
düzenleme);
— İletişim (iç ve dış);
— Yönetimin sorumluluğu;
— Acil durum hazırlığı;
— Kasıtlı bulaşma;
— Personelin yeterliliği;
— Eğitim;
— Tedarikçi seçimi ve
yönetimi;
— Şikayetler.
9. Aşağıdakileri bağlı olarak
gıda zinciri kategorileri ve
alt kategori uygulamaları:
— Gıda zinciri ilişkileri;
— ÖGP, OÖGP, KKN dikkate
alınarak en iyi uygulamayı
gerçekleştirme;
— Ortak gıda zinciri
prosesleri;
Üretim teknolojileri ve
X
işleme koşulları;
— Ortak ekipman;
— Tesis tasarımı;
— Paketleme tipleri ve
yaklaşımları;
— Mikrobiyolojik terimler
ve adlar;
— Kimyasal terimler ve
adlar;
— İyi laboratuvar
uygulamaları;
— Yerel terminoloji.
10. ISO/IEC 17021, ISO
22003:2013’e ve UDEM
GGYS raporlama
prosedürlerine göre
X
X
raporlara şartlarını
uygulayabilme becerisi
ᵅ Belgelendirme kararı alma faaliyetleri için gıda zinciri kategorisi ile ilgili özel yetkinlik beklenmemektedir
TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 10 / 10

Download Report