Acil Durum Planı

ASHMORE PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI
1. AMAÇ:
Bu planın amacı, Ashmore Portföy Yönetimi A.Ş.’nin acil ve beklenmedik durumlarda
personeline, müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan
yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koymak ve
bununla ilgili iş akış prosedürlerini oluşturmaktır.
2. TANIMLAR:
Kurul:Sermaye Piyasası Kurulu
Şirket: Ashmore Portföy Yönetimi A.Ş.
Plan: Acil ve Beklenmedik Durum Planı
ADK: Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi (Operasyon ve Mali İşlerden Sorumlu Genel
Müdür Yardımcısı ve Risk Yöneticisinden oluşur.)
Müşteri:Portföy yönetim sözleşmesi kapsamında Şirketten hizmet alan kişi, kurum, yatırım ve
bireysel emeklilik fonları
Bilgi İşlem Sistemleri: Şirket’in faaliyetini normal bir şekilde sürdürmesini sağlayan, müşteri
emirlerinin iletimi ve gerçekleştirilmesini, takas ve saklama işlemlerinin yürütülmesini, müşteri
hesaplarının saklanması, takibi ve müşteri kıymetleri ve nakdinin transferi işlemlerinin
yürütülmesini sağlayan sistemler
Saklama Kuruluşu: Müşteri emanetlerinin saklandığı kuruluş
MKK: Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş.
Takasbank: İstanbul Takas ve Saklama Bankası A.Ş.
3. KAPSAM
Acil ve beklenmedik durum karşısında Ashmore Portföy Yönetimi A.Ş. çalışanlarının bu plan
dahilinde yapacakları işlemlere ilişkin süreçleri kapsar. Bu kapsamda belli başlı acil ve
beklenmedik durumlar aşağıda sıralanmıştır:



Deprem, yangın, sel, fırtına ve benzeri doğal afetler
Savaş, terörist saldırılar, halk isyanı ve benzerleri
Şirket mahalinde ve/veya faaliyet gösterdiği binada meydana gelebilecek yangın, su
baskını ve patlama gibi beklenmedik durumlar



4.
Finansal piyasalardaki beklenmedik durumlar nedeniyle işlemlerin durması, tahsilat ve
ödeme sistemlerinin çalışmaması
Hastalık, salgın, trafik kazası, iş bırakma nedeniyle Şirket personelinin işe gelmemesi
ve/veya gelememesi
Şirketin bilgi işlem ve iletişim sistemlerinin çalışamaz hale gelmesi, izinsiz ve zarar
verme amaçlı yapılan elektronik saldırılar, girişler ve virüsler
ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM KOMİTESİ
Planın etkin bir şekilde uygulanması Operasyon ve Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür
Yardımcısının sorumluluğundadır. Risk yöneticisi planın uygulanmasında ilgili genel müdür
yardımcısının alternatifi olarak belirlenmiş olup bu çalışanlar Acil ve Beklenmedik Durum
Komitesini oluştururlar. Bu Komite kısaca ADK olarak anılır. ADK’ya Operasyon ve Mali
İşlerden sorunlu Genel Müdür Yardımcısı başkanlık eder ve herhangi olağanüstü bir durumda
personeli izinden çağırmak, geçici görevlendirme yapmak ve şirketin rutin faaliyetlerini
sürdürmeye yönelik kararları alma konusunda tam yetkilidir.
Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi
Adı, Soyadı
Sorumluluk
Telefon
E-Posta Adresi
Mehmet Zeka
ABDK Başkanı
0 212 349 40 28
[email protected]
Uğur Dede
ABDK Üyesi
0 212 349 40 29
[email protected]
Acil ve Beklenmedik Durum Planı, Şirket yönetim kurulunca onaylanır. Acil ve Beklenmedik
Durum sorumluları yönetim kurulu kararı ile belirlenir ve bu kişilerin ünvan ve iletişim bilgileri,
Sermaye Piyasası Kurulu, Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., İstanbul Takas ve Saklama Bankası
A.Ş.’ne ve Sermaye Piyasası Kurulu’nun belirleyeceği diğer kuruluşlara bildirilir.
Acil ve beklenmedik durum nedeniyle, bilgi işlem ve sistemlerinin devamlılığının
sağlanamaması ve/veya meydana gelen hasarın giderilebilmesi için uzun süreye ihtiyaç
duyulması, çalışma ortamının fiziksel olarak elverişli olmaması
halinde durum tespitinin
yapılarak hangi tedbirlerin alınması gerektiği ADK’nın öncelikli görevidir.
ADK tarafından, acil durum planında oluşturulan iş akış prosedürlerinin yeterlilikleri yıllık
olarak Şirketin faaliyetleri ve örgütlenme yapısındaki değişiklikler dikkate alınarak gözden
geçirilir ve söz konusu prosedürlerde gerekli değişiklikler yapılır.
5.
UYGULAMA VE İŞ AKIŞI
5.1. Mali Tablolar ve Mevcut Mevzuat Uyarınca Tutmakla Yükümlü Olunan Her Türlü
Kayıt ile Kıymetli Evrakın Basılı Olarak ve/veya Elektronik Ortamda TTK’nın 82.
Maddesi Uyarınca Saklanması:
Şirket’e ait mali tablolar ve mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile evrak
basılı olarak şirket içerisinde bulunan arşiv odasındaki yanmaz çelik koruma dolaplarında
saklanmaktadır. Ayrıca kayıtların tümü elektronik ortamda yedekleri alınarak korunmaktadır.
Kayıtların zarar görmesi ya da kayıtlara erişilememesi durumunda sistem üzerinden tekrar
üretilebilmesi mümkündür.
5.2.Şirket Faaliyetinin Aralıksız Sürdürülebilmesine Yönelik Bilgi İşlem Sistemlerinin
Devamlılığının Sağlanması, Yedeklerinin Alınması ve Söz Konusu Elektronik Kayıt
Yedeklerinin 5 Yıl Süre ile Saklanması:
Bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanmasına yönelik yedekleme işlemi hem Şirket bilgi
işlem odası içerisinde bulunan sunucu üzerinde hem de Şirketimizin bağlı olduğu Ashmore
Grubun bilgi işlem merkezinde bulunan sunucular üzerinde otomatik olarak yapılmaktadır.
Şirket herhangi bir acil durumda Ashmore Grubu bilgi işlem desteğine ivedilikle erişebilecek
biçimde konumlandırılmıştır. Elektronik kayıt yedeklerinin saklanması en az 5 yıl süreli
olacaktır.
Şirketin internet erişimi Metro Ethernet üzerinden sağlanmaktadır. Alternatif ADSL internet hattı
da yedek olarak kullanıma hazır tutulmaktadır.
Portföy yönetimi ve muhasebe uygulama yazılımı Infina, yedekli bir donanım üzerine
kurulmuştur. Yedekleme günlük olarak yapılıp ofis dışında muhafaza edilmektedir.
Şirketin finansal veri sağlayıcıları Bloomberg, Matriks ve Rasyonet’tir.
Elektrik şebekesinde meydana gelecek herhangi bir kesintiye karşı Yapı Kredi Plaza’ya ait
jeneratör bulunmaktadır. Elektrik kesintisi veya dalgalanmalarda UPS aracılığıyla alternatif güç
kaynağına geçiş otomatik olarak sağlanmaktadır.
Şirket içinde yangın dedektörleri ve bu dedektörlere bağlı alarm sistemi bulunmaktadır. Şirket’in
yangın alarm sistemi içinde bulunduğumuz binanın genel yangın sistemi ile de entegredir.
Doğal afetler, su baskını, patlama, terörist saldırılara karşın bina yönetimiyle koordineli güvenlik
önlemleri alınmıştır.
Şirketin faaliyet gösterdiği bina girişinde güvenlik kontrolü iki X-ray cihazı ve 2 metal kapı
detektörü ve gerektiğinde özel güvenlik personeli tarafından yapılmaktadır. Bina girişinde
bulunan kartlı geçiş sistemine ek olarak ofise giriş ve ofis içi kartlı geçiş sistemi de
kullanılmaktadır. Ayrıca Şirket içinde bulunan 3 adet güvenlik kamerası ile de Şirkete giriş
çıkışlar kayıt altına alınmaktadır.
5.3. Mali ve Bilgi İşlem Altyapısı Dahil Olmak Üzere Operasyonel Risk Değerlendirmesi:
Bu Planda yapılan açıklamalar doğrultusunda Şirketin mali, bilgi işlem ve güvenlik altyapısının
acil ve beklenmedik durumlar karşısında yeterli olduğu görüşüne varıldığından konu ile ilgili
herhangi bir operasyonel risk bulunmadığı değerlendirilmiştir.
Plan düzenli olarak gözden geçirilerek, sistem testleri ve kontrolleri yapılarak faaliyetlerin
sürekliliği amaçlanmaktadır.
5.4. Müşterilerle Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin Sağlanması:
Acil ve beklenmedik durumlarda ADK, müşteriler ile iletişim kanallarının tedariği ve
sürekliliğinin sağlanması için öncelikle iletişim araçlarına yönelik durum tespiti yapar. ADK,
Şirketin telefon, faks ve elektronik haberleşme sistemini inceler ve hangilerinin çalışır durumda
olduğunu belirler. Sonrasında açık olan iletişim kanalı kullanılarak müşterilere hangi sabit
ve/veya mobil telefon numaralarını kullanarak Şirkete ulaşabilecekleri bildirilir. Şirketin tüm
iletişim kanallarının kapalı olması durumunda müşterilere mobil telefon ile ulaşılır ve
kullanılacak mobil iletişim kanalına yönelik bilgilendirme yapılır.
5.5. Şirket ve Çalışanlarıyla Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin
Sağlanması:
Şirket çalışanlarının iletişim ve yerleşim
beklenmedik durumlarda, ADK alternatif
geçer. İletişim kanalı olarak öncelikle
Blackberry telefonlar üzerinden arama
kullanılacaktır.
yeri bilgileri güncel olarak tutulmaktadır. Acil ve
iletişim kanalları kullanarak çalışanlar ile iletişime
Şirket tarafından personelin kullanımına verilen
ve/veya elektronik posta gönderimi yöntemleri
ADK üyelerinin yokluğunda mevcut en yetkili üst düzey yöneticinin talimatlarına uyulur. ADK
tarafından belirlenen üye, şirketin saklanan kayıtlarını uygulamaya açar, müşterilerle irtibat kurar
ve sırasıyla Sermaye Piyasası Kurulu, Takasbank ve diğer saklama kuruluşu, MKK ve benzeri
kamu kurum ve kuruluşları ile irtibatı temin eder.
5.6. Alternatif Şirket Merkezi:
Şirket merkezinin acil ve beklenmedik durumlar sonucu kullanılamaz hale gelmesi durumunda
alternatif şirket merkezi olarak Akat Mahallesi Tepecik Yolu Sera Sokak Gardenya 3 No:21/1
Beşiktaş İstanbul adresindeki çalışma alanı kullanılacaktır. Belirtilen yerde iş devamlılığını
sağlayacak teknik altyapı hazır bulundurulacaktır.
5.7. Acil ve Beklenmedik Durumun Karşı Tarafa Olası Etkileri Hakkında Değerlendirme:
Müşteri varlıkları Saklama Kuruluşları tarafından ve bu kuruluşların sorumluluğunda
saklanmakta olduğundan, müşteri varlıkları ile ilgili acil ve beklenmedik durum kapsamında
ilgili Saklama Kuruluşu, MKK ve Takasbank’ın acil durum planları geçerli olacaktır. Bu nedenle
Şirketin yaşayabileceği herhangi bir acil ve beklenmedik durumda müşteri varlıklarının zarar
görme riski bulunmamaktadır. MKK ve Takasbank nezdindeki kayıtların yanı sıra Şirket
kayıtları da yedeklenmekte olduğundan herhangi bir bilgi kaybı söz konusu olmayacaktır.
Şirketin karşı taraflar ile nasıl iletişim kuracağı da bu Planda belirtilmiştir. Müşteriler, saklama
kuruluşları, iş yaptığımız diğer kurumlar ve kamu kurum ve kuruluşlarının olası durumlardan
etkilenmemesi için Acil ve Beklenmedik Durum Planı uygulamasına göre gerekli örgütlenme,
alternatif iletişim kanallarının aktif olması hedeflenmiştir.
5.8. Kurul'un Alınan Önlemler Hakkında Bilgilendirilmesi, Rutin Zorunlu Bildirimlerin
Nasıl Yapılacağı:
Acil ve beklenmedik durum halinde süreci koordine etmek üzere ADK oluşturulmuştur. Bu
ekipte, Şirket Yönetim Kurulu Kararı ile yetkilendirilen Şirket yöneticileri komite üyesi olarak
belirlenmiştir. Üyelerin yokluğu halinde mevcut en üst düzey yöneticinin talimalarına
uyulacaktır.
ADK, acil ve beklenmedik durum ve buna karşı alınan önlemleri ivedilikle Kurul’a bildirir.
Rutin ve zorunlu bildirimler mevcut durum değerlendirmesi sonrası en uygun yöntem
kullanılarak yazılı veya sözlü olarak aksamadan süresi içinde yapılacaktır. Bildirimler Şirket
kayıtlarının yedeklerinin kullanılmasıyla gerçekleştirilecektir.
5.9. Şirketçe Faaliyete Devam Edilemeyeceği Yönünde Karar Verilmesi Durumunda
Müşterilerin Hesaplarına Erişimi ve Söz Konusu Hesapların Başka Bir Şirkete Devri:
Alınan tüm bu önlemler ve kurulan altyapı sayesinde faaliyetlerimizin devamlılığı planlanmıştır.
Müşterilere ait varlıklar Şirketten bağımsız olarak Saklama Kuruluşları tarafından
saklandığından müşteriler aleyhine herhangi bir risk öngörülmemektedir.
Şirket yönetim kurulunun, acil ve beklenmedik durum nedeni ile Şirketin faaliyetine devam
edemeyeceği yönünde karar vermesi durumunda ise müşteriler ve saklama kuruluşları bu
durumda bilgilendirilecek ve müşteri talimatları doğrultusunda müşteri varlıklarının transferi
sağlanacaktır.
6.
GÜNCELLEME ve YÜRÜRLÜK
Acil ve Beklenmedik Durum Planı, Yönetim Kurulu’nun onayı itibariyle yürürlüğe girer. Bu
yönetmelik, yasal düzenlemelerde veya Şirket yapılanmasında meydana gelecek değişiklikler
neticesinde güncellenir.

Download Report