İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No KOS1 KOS 1.1 KOS 1.2 KOS 1.3 Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1/1/200931/12/2009 Personel Dairesi Başkanlığı Tüm Birimler Strateji İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici Geliştir. ve personel tarafından Başkanlığı sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Mevcut Durum Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Personel Dairesi Başkanlığı 1/1/200931/12/2009 1/1/200931/12/2009 1/1/200931/12/2009 Eyle m Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim EDDE 1 İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve EDDE personel tarafından sahiplenilmesi için11.04.2013 1.1 tarihinde İletişim Fakültesi Konferans Salonunda hizmetiçi eğitim verilecektir. Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayışına sahip bir şekilde, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı EDDE Akademik ve Tüm İdari yönetim anlayışına uygun bir çalışma ortamı ve 1.2 Birimler saydamlığı sağlayacak ve bu konuda personele örnek olacaktır. En az 1 yıllık periyodik toplantılarda iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanmasını değerlendireceklerdir. Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**) 31.12.2013 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu üyelerine İç Kontrol sistemi ve işleyişi hakkında eğitim verilmiş, doküman dağıtılmıştır. 1) En az 7 kişiden oluşan Etik Komisyonu oluşturulacaktır. 2) Etik kurallar yazılı hale getirilecek ve Etik Sözleşmesi hazırlanacaktır. EDDE 3) Etik Sözleşmesi tüm personele tebliğ edilecek 1.3 ve imzalatacaktır. 4) Yapılacak olan tüm temel eğitim, hazırlayıcı eğitim ve hizmet içi eğitim seminerlerinde bu etik kurallar ders olarak verilecektir. Tamamla nma Tarihi 1-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2-İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu 3-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1)Üst yönetim 2)Etik Komisyon 3)Personel Daire Başkanlığı 4)Genel Sekreterlik ve Personel Daire Başkanlığı Her eğitim Akademik ve sonucunda eğitim Tüm İdari görüntüleri ve Birimler verileri web de yayınlanacaktır. Akademik ve Toplantı Tüm İdari tutanakları ve Birimler değerlendirmeleri 1)Komisyon oluşacak Akademik ve 2)Etik kurallar Tüm İdari yazılı hale gelecek Birimler 3)Etik sözleşme 4)Eğitim dokümanı 30.12.2013 31.12.2013 30.06.2011 2013 yılı sonuna kadar eğitim çalışmaları devam edecektir. İç kontrol standartları konusunda yapılan çalışmaların personel tarafından benimsenmesi ve desteklenmesi çalışmaları devam etmekte olup her yıl hizmetiçi eğitimlerde konunun pekiştirilmektedir. İç Kontrol standartları konusunda yapılan çalışmaların takibi için periodik aralıklarla Yılda 2 kez toplantılar yapılmakta, toplantı kararları değerlendirilm doğrultusunda gerekli revizeler yapılarak personele ektedir. duyurulmaktadır. Etik Komisyon kurulmuş ve etik kurallar belirlenmiştir. 1) Etik Komisyon oluşturuldu. 2) Etik kurallar ve Etik Sözleşme yazılı hale getirildi. 3) Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi hazırlanarak tüm personele imzalatıldı. 4) 26.05.2014 tarihinde İlahiyat Fakültesi Konferans Salonunda, tüm üniversite çalışanlarına "KAMUDA ETİK KÜLTÜRÜ EĞİTİMİ" konusunda hizmet içi eğitim verildi. 5) 2013 yılından itibaren her yıl Etik Haftası Daire içinde kutlanmaktadır. Bu kapsamda “Etik Haftası Sunum”u yapılmıştır. Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler KOS 1.5 KOS 1.6 KOS2 KOS 2.1 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Tüm Birimler Tüm Birimler Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. 1/1/200931/12/2009 1/1/200931/12/2009 Tüm Birimler Tüm Birimler Öngörülen Eylem veya Eylemler 1) Hazırlanacak etik kurallarda dürüstlük, eşitlik, tarafsızlık, hesap verebilirlik ve saydamlık gibi ilkeler yazılı hale getirilecektir. 2) Kurumun ve birimlerin Web düzenlemeleri EDDE etkin ve güncel hale getirilecektir. 1.4 3) Stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili yıllık periyotlarla raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutularak kamuoyuna açıklanacaktır. İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim Tamamla nma Tarihi Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**) 1- Kamu Hizmet Standartları Tablomuz oluşturulmuş ve web sayfamızda (http://personel.istanbul.edu.tr/) yayımlanmıştır. 1)Oluşturulacak olan Etik Komisyonu 2)Bilgisayar bilimleri Uyg.Araşt.Merkezi 3)Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1)Etik Kurallar Akademik ve 2)Etkin ve güncel Tüm İdari web düzenlemeleri Birimler 3)Faaliyet raporları 30.06.2011 Faaliyet 2- Dairemiz Hizmet Envanteri çıkarılmış ve web Raporları her sayfamızda yayımlanmıştır. yıl yapılmaktadır. 3- Dairemiz Hizmet Süreçleri Tablosu hazırlanmış ve web sayfamızda yayımlanmıştır. 4- Dairemiz birimlerinin İş Akış Süreçleri hazırlanmış, ilgili personele tebliğ edilmiş ve web sayfamızda yayımlanmıştır. 1/1/200931/12/2009 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Mevcut Durum Eyle m Kod No 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. 1) Yöneticilerin personele, personelin hizmet alanlara adil ve eşit davranmaları için yapılacak hizmet içi eğitimlerle bilgilendirme faaliyetleri EDDE yürütülecektir 1.5 2) Özdeğerlendirme ve anket çalışmaları yapılarak personelin görüş ve düşünceleri alınacaktır 1) İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli EDDE olarak güncelleyeceklerdir. 1.6 2) Üniversitemizde bilgi bankası oluşturulacak, bilgi veren tüm birimlerin güvence vermesi sağlanacaktır. 1-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2-İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu 3-Personel Daire Başkanlığı Akademik ve Tüm İdari Birimler 1)Kurum personeli ve hizmet verilenlere adil ve Akademik ve eşit davranılması Tüm İdari için bilgilendirme Birimler notları 2)Anket, özdeğerlendirme raporu Akademik ve 1)Güncel Bilgiler Tüm İdari dokümanı Birimler 2)Bilgi Bankası MOYE 2 Üniversitemizin misyonu yazılı olarak belirlenmiştir. Misyona, hazırlanan Stratejik Plan, Faaliyet MOYE Üniversitemiz misyonunun web sayfasında ve ilan Raporu gibi dokümanlarda 2.1 panolarında duyurulması sağlanacaktır. 31.12.2013 1- 6 ayda bir Personelimize yönelik Personel Memnuniyet anketi yapılmakta ve değerlendirilmektedir. 2- Personel ile yüz yüze görüşülerek tutanak altına alınmaktadır. [email protected]. adresi üzerinden erişim imkanı bulunmaktadır. (BİMER başvuruları alınmaktadır) 4- Dairemizde bulunan öneri ve şikâyet kutusuna bırakılan öneri ve şikâyetler Birim Kalite Kurulu tarafından değerlendirmeye alınmakta ve öneriler doğrultusunda çözümler üretilmektedir. 30.12.2013 1- Üniversitemiz Tüm Birimleri EBYS Sistemine geçmiş olup bütün yazışmalar sistemde kayıt altında tutulmaktadır. 2- Üniversitemiz Kurumsal Otomasyon Projesi (İSKOP) Personel Otomasyonunda tüm veriler tutulmakta ve erişime sunulabilmektedir. 3Dairenin tesis ettiği işlemlerde kullanılan doküman ve formlar ile bu işlemlere dayanak oluşturan mevzuat web sayfasında yayımlanmaktadır. 4- Daire birimlerinin web'de yer alan bilgi ve belgeleri güncellenmektedir. 30.06.2011 Bilgisayar Bilimleri Uygulama Belirlenen misyon Akademik ve ve Araştırma Merkezi ve web düzenlemesi Tüm İdari Akademik ve Tüm İdari ve ilan panosu 31.12.2010 Başkanlığımızın Misyonu yazılı olarak belirlenmiş. Web sayfamız ve ilan panomuzda duyurulmuştur. 2013 yılında revize edilen Misyon ve Vizyonumuz Dairenin Duyuru Panosunda ve web sayfasında Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No İdarenin misyonu yazılı olarak Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Eyle m Kod No İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim 1/1/200931/12/2009 Üniversitemizin Mevcut Durum misyonu Öngörülen Eylem veya Eylemler yazılı olarak belirlenmiştir. Misyona, hazırlanan Stratejik Plan, Faaliyet MOYE Üniversitemiz misyonunun web sayfasında ve ilan Raporu gibi dokümanlarda 2.1 panolarında duyurulması sağlanacaktır. yer verilerek tüm personelin ve kamuoyunun bilgilenmesi sağlanmıştır. Bilgisayar Bilimleri Uygulama Akademik ve ve Araştırma Merkezi ve Tüm İdari Akademik ve Tüm İdari Birimler Birimler KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler Tüm Birimler Tüm Birimler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 1/1/200931/12/2009 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere Görev tanımları yapılmış ve MOYE idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek duyurular yapılmıştır. 2.2 görevler yazılı olarak tanımlanması, duyurulması sağlanacak ve duyurulacaktır. 1-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2-İç Kontrol Standrtlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Teşkilat şeması oluşturulmuştur. KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Organizasyon yapısı belirlenmiş ve raporlama ilişkisi gösterilmiştir. KOS 2.1 KOS 2.6 belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Belirlenen misyon web düzenlemesi ve ilan panosu duyuruları Tamamla nma Tarihi 31.12.2010 Akademik ve Yazılı görev Tüm İdari tanımlamaları ve Birimler personele tebliği 30.06.2011 1-İç Kontrol İzleme ve Üniversitemiz birimlerinde görevli personelin Yönlendirme Kurulu MOYE görevleri, yetki ve sorumluluklarını gösteren iş akış 2-İç Kontrol Standrtlarına 2.3 şemaları hazırlanıp tüm personele tebliğ Uyum Eylem Planı Hazırlama edilecektir. Grubu Akademik ve Tüm birimlerin iş Tüm İdari akış şemaları Birimler 30.06.2011 1-İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu 2-İç Kontrol Standrtlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu Birimlerin Akademik ve fonksiyonel görev Tüm İdari dağılımları Birimler çizelgesi 30.06.2011 Akademik ve Uygun Tüm İdari organizasyon yapısı Birimler şeması 01.01.2011 MOYE Birimlerce hazırlanan teşkilat şemalarına göre 2.4 fonksiyonel görev dağılımları belirlenecektir. 1-İç Kontrol İzleme ve Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, Yönlendirme Kurulu MOYE temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap 2-İç Kontrol Standrtlarına 2.5 verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini Uyum Eylem Planı Hazırlama gösterecek şekilde olacaktır. Grubu 1) Birim yöneticileri tarafından hassas görevler belirlenecektir 2) Bu görevlere ilişkin prosedürlerin MOYE belirlenecektir Akademik ve Tüm İdari 2.6 3) Belirlenen hassas görevlere ilişkin Birimler prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak tebliğ edilmesi sağlanacaktır Akademik ve Tüm İdari Birimler )Hassas görevlerin dökümü 2)Hassas görevlerin proedürleri 3)Tebligat yapılması 30.06.2012 Misyonu(*), (**) Uygulama Sonucu Açıklama Başkanlığımızın yazılı olarak belirlenmiş. Web sayfamız ve ilan panomuzda duyurulmuştur. 2013 yılında revize edilen Misyon ve Vizyonumuz Dairenin Duyuru Panosunda ve web sayfasında yayımlandı. Başkanlığımız birimlerinde görev yapan bütün kadrolardaki tüm personelin görev tanımları yapılmış, yürütülen görevler yazılı olarak tanımlanmış ve ilgili personele duyurulmuştur. Başkanlığımız Personelinin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve personele bildirilmiştir. Birimilerin ve dairenin Teşkilat Şeması oluşturulmuş ve web sitemizde ( personel.istanbul.edu.tr) adresinde yayınlanmıştır. Oluşan değişiklikler dahilinde güncellenmeler devam etmektedir. Başkanlığımız Organisazyon Şeması oluşturulmuş ve web sitemizde ( personel.istanbul.edu.tr) yayınlanmıştır. Başkanlığımızda yürütülen iş ve işlemlerle ilgili Hassas Görevlere İlişkin Prosedür yazılı hale getirilmiş ve personele tebliğ edilmiştir. Ayrıca 02.01.2014 tarihinden itibaren başkanlığımızda çalışan personel için rotasyon takvimi hazırlanmıştır. 1- Süre yönünden izleme: Birimlerin yürüttükleri işlemlere ilişkin İş Planı Formu düzenlenmiş ve işlerin aylık dönemler halinde tamamlanması gereken tarihleri belirlenmiş olup, büroların şube müdürleri ve daire başkanı tarafından 2013 yılına ait süre yönünden uygunluk denetimi Aralık ayında yapılmıştır. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye MOYE Akademik ve Tüm İdari yönelik kendi belirleyecekleri aralıklarla toplantılar 2.7 Birimler düzenleyeceklerdir. Birim Toplantı Yöneticileri tutanakları 30.06.2011 2- Hizmet Envanteri ve Hizmet Standartları ile işlemlerin ne kadar sürede biteceği belirlenmiş olup, şube müdürleri ve daire başkanı tarafından, belirlenen sürede tamamlanıp tamamlanmadığı konusunda denetim yapılmaktadır. 3- Daire Başkanının Şube Müdürleri ile Müdürlerinde kendi personeli ile yaptığı Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Mevcut Durum Eyle m Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim Tamamla nma Tarihi Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**) 1- Süre yönünden izleme: Birimlerin yürüttükleri işlemlere ilişkin İş Planı Formu düzenlenmiş ve işlerin aylık dönemler halinde tamamlanması gereken tarihleri belirlenmiş olup, büroların şube müdürleri ve daire başkanı tarafından 2013 yılına ait süre yönünden uygunluk denetimi Aralık ayında yapılmıştır. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye MOYE Akademik ve Tüm İdari yönelik kendi belirleyecekleri aralıklarla toplantılar 2.7 Birimler düzenleyeceklerdir. Birim Toplantı Yöneticileri tutanakları 2- Hizmet Envanteri ve Hizmet Standartları ile işlemlerin ne kadar sürede biteceği belirlenmiş olup, şube müdürleri ve daire başkanı tarafından, belirlenen sürede tamamlanıp tamamlanmadığı konusunda denetim yapılmaktadır. 30.06.2011 3- Daire Başkanının Şube Müdürleri ile Müdürlerinde kendi personeli ile yaptığı toplantılarda yapılan görüşmelerde görevlerin sonuçları hakkında bilgi alışverişinde bulunulmaktadır. 4- EBYS Sistemi üzerinden işlemlerin sonuçlanma süreleri, zamanında sonuçlanıp sonuçlanmadıkları denetlenmektedir. 5- Otomasyon programı, HİTAP ve YÖKSİS kayıtları sırasında iş ve işlemlerin sonuçları denetlenmektedir. KOS3 KOS 3.1 KOS 3.2 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 1/1/201031/12/2010 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 1/1/200931/12/2009 Tüm Birimler Tüm Birimler İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde Tüm Birimler Tüm Birimler yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 1/1/200931/12/2009 PYPE 3 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Kurumun Stratejik Planında yer alan hedef ve amaçlarının gerçekleştirilmesi konusunda Personel PYPE Daire Başkanlığınca birimlerle koordineli olarak Personel Daire Başkanlığı 3.1 insan kaynağının optimum dağılımı sağlanacak ve insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır. 1) Her bir görev için belirlenmiş nitelikler göz önünde bulundurularak personel istihdamı azami ölçüde buna göre sağlanacaktır. 2) Birimlerin eğitim talepleri belirlenecek ve belirlenen konulara göre eğitim programı PYPE planlanacaktır. Personel Daire Başkanlığı 3.2 3) Eğitimlerin yetkin kişiler tarafından verilmesi sağlanacaktır. 4) Personelin çalıştığı konu hakkında sürekli olarak eğitim alınması, kurslara, seminerlere, toplantılara katılımları ile sağlanacaktır 31.12.2010 Akademik ve İhtiyaç kaynağı Tüm İdari analizi Birimler 1)Nitelikli insan kaynağı 2)Eğitim programı Akademik ve çizelgesi Tüm İdari 3)Eğitimler için Birimler görevlendirme onayı 4)Sertifika-katılım belgesi v.b. 31.12.2010 31.12.2010 Yılda 1 kez alınan verilere göre ihtiyaçlar İnsan kaynağı ihtiyaç karşılanmaya analizi yapılabilmesi için her mali yılın sonunda tüm çalışılmaktadır. birimlere eleman ihtiyaçları sorulmaktadır. Sonuçlar planlama yapılabilmesi için yönetime sunulmaktadır. Uygulamaya geçtikten sonra 1 kez değerlendirilec ektir. 1) İhtiyaç analizleri doğrultusunda personel istihdamı yapılmaya çalışılmaktadır. 2) Birimlerden gelen eğitim taleplerine göre her yıl için eğitim takvimi düzenlenmektedir. 2014 yılı hizmet içi eğitimleri tamamlanmış olup, 5800 personelin eğitime katılması planlanmaktadır. 3) Eğitimler, eğitimin konusuna göre ihtisas sahibi akademik ve idari personel tarafından verilmektedir. 4) Başkanlığımızda görevli personelin, hizmet içi eğitimlere katılımları sağlanmaktadır. Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Tüm Birimler Mevcut Durum Eyle m Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki kriterleri doğrultusunda PYPE her görev için uygun personelin atanmasına veya 3.3 görevlendirilmesine yönelik çalışmalar Personel Daire Başkanlığı ve ilgili birimler tarafından yürütülecektir. 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Boşalan kadrolar vekâleten yürütülmeyecek PYPE şekilde, Personelin ilerleme ve görevde 3.4 yükselmeleri sınavları ihtiyaca göre sürekli hale getirilecektir. İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim Personel Daire Başkanlığı Akademik ve Mesleki kriterleri Tüm İdari belirleyen insan Birimler kaynağı raporu Personel Daire Başkanlığı Akademik ve Görevde yükselme Tüm İdari planlaması Birimler çizelgesi Tamamla nma Tarihi 31.12.2010 31.12.2010 Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**) Kadroların gerektirdiği Mesleki kriterler Devlet Personel Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. KPSS gibi merkezi sınavlar sonucunda Üniversitemize Uygulamaya atanmaya hak kazanan personelin; birimlerin geçtikten sonra personel ihtiyacı doğrultusunda, nitelik, eğitim, 1 kez tecrübelerinin KOS 2.2 kapsamında yapılan Görev değerlendirilec Tanımları kapsamında değerlendirilmesi sonucunda ektir. ilgili birimlere dağılımları yapılır. Birimlerin ihtiyacı ve boş kadro durumu göz önüne alınarak , Yüksek Öğretim Kurulunun Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği Hükümlerine göre terfien atamalar gerçekleştirilmektedir. Her yıl en az 1 defa olmak üzere gerçekleşitirel mektedir. İşe alımlar KPSS sınavı sonuçlarına göre ÖSYM tarafından gerçekleştirilmektedir. Personelin İlerleme ve Görevde Yükselme Sınavları her yıl en az bir defa olmak üzere gerçekleştirilmektedir. Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliğine tabi olmayan kadrolar için atama üst yönetimin takdirindedir. 1- Personel Dairesi uhdesinde bulunan Eğitim Birimi tarafından, her yıl, her görev için gerekli eğitim ihtiyaçları Üniversitenin tüm birimlerinden sorularak, gelen talepler doğrultusunda o yıl için yapılan eğitim takvimi yayınlanmakta ve eğitimler verilmektedir. KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Personel Daire Başkanlığınca yapılan ihtiyaç analiz çalışmaları yapılarak bir önceki yıl içinde PYPE belirlenir. Planlanan eğitim programlarının takip Personel Daire Başkanlığı 3.5 eden yılda uygulanması sağlanarak değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Akademik ve Eğitim programı ve Tüm İdari eğitim dokümanları Birimler 31.12.2010 Uygulamaya geçilmiştir. 2- Yüksek Öğretim Kurulunun Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği gereğince GÖREVDE YÜKSELME eğitimleri verilmektedir. 3- Yüksek Öğretim Kurulunun Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği gereğince UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ yapmak isteyen personele eğitim verilmektedir. 4- Aday olarak atanan memurlara ADAY MEMUR HİZMET İÇİ EĞİTİMİ verilmektedir. Hizmet İçi Eğitim Yönergesi hazırlanmış ve Yönerge Komisyonuna sunulmuştur. KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve Tüm Birimler Tüm Birimler değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını, geliştirmek üzere belirlenecek kriterler PYPE çerçevesinde her yılın aralık ayında ve yöneticilerin Akademik ve Tüm İdari 3.6 uygun göreceği diğer zamanlarda da Birimler değerlendirerek, sonuçları personelle karşılıklı görüşecektir. Kurum Personeli Değerlendirme sonuç raporu 31.12.2010 Başkanlığımızda çalışan personelin 2014 yılı Haziran Dönemi itibariyle Performans değerlendirmeleri yapılarak, Performans Değerlendirme Formları doldurulmuştur. Değerlendirme sonuçları yüzyüze görüşülmek suretiyle personel bilgilendirilecektir. Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Tüm Birimler Tüm Birimler Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak KOS 4 bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici 1/1/200931/12/2009 Mevcut Durum Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. 1/1/201031/12/2010 Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eyle m Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler 1) İnsan kaynakları yönetimine ilişkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst göreve atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları PYPE gibi) önemli hususlar Personel Daire Başkanlığının 3.8 web sayfasında yayımlanacak ve duyurulacaktır. 2) Personel için yapılacak tüm eğitim programlarında insan kaynakları yönetimine ilişkin mevzuata ders konusu olarak yer verilecektir. İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim Personel Daire Başkanlığı Akademik ve 1)web sayfası Tüm İdari düzenlemeleri Birimler 2)Eğitim faaliyeti YDE 4 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. Üniversitemizde yetki devirleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütülmekte olup yetki devrine ilişkin YDE 4.1 Tamamla nma Tarihi 31.12.2012 Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**) Uygulamaya geçilmiştir. 1-İ.Ü İNSAN KAYNAKLARI YÖNERGESİ hazırlanmış ve Yönetmelik,Yönerge Komisyonunun onayına sunulmuştur. İ.Ü İNSAN KAYNAKLARI PROSEDÜRÜ hazırlanarak web sayfamızda yayınlanmıştır. 2- HİZMET İÇİ EĞİTİM YÖNERGESİ hazırlanmış olup, Yönetmelik, Yönerge Komisyonunun onayına sunulmuştur.HİZMETİÇİ EĞİTİM PROSEDÜRÜ hazırlanarak web sayfasına konulmuştur. 3- ÖDÜL YÖNERGESİ hazırlanmış olup, Yönetmelik,Yönerge Komisyonunun onayına sunulmuştur. 4- İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ DİSİPLİN VE CEZA İŞLEMLERİ ÇALIŞMA YÖNERGESİ hazırlanmış olup, Yönetmelik ,Yönerge Komisyonunun onayına sunulmuştur. İlgili komisyon İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ DİSİPLİN VE CEZA İŞLEMLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR olarak onaylamıştır. 5- İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ İZİN VE GÖREVLENDİRME YÖNERGESİ hazırlanmış olup, Yönerge Komisyonunun onayına sunulmuştur. 6- HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ YÖNERGESİ hazırlanmış olup, Yönetmelik ,Yönerge Komisyonunun onayına sunulmuştur. İlgili komisyon HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİNE İLİŞKİN USÜL VE ESASLAR olarak onaylamıştır. 7- ADLI VE İDARİ SORUŞTURMALAR EL KİTABI hazırlanmış ve web sayfamızda duyurulmuştur. 8- İnsan kaynakları yönetimine ilişkin mevzuat dersi 2013 hizmetiçi eğitim programına eklenmiştir. 30.06.2011 Üniversitemizin tüm faaliyet ve işlemlerinin en riskli alanlardan başlanarak (mali ve mali olmayan tüm faaliyet ve işlemlerinin) süreç analizlerinin yapılması ve yazılı olarak süreç akış şemalarının Akademik ve Tüm İdari belirlenmesi, iş akış süre şemalarında kullanılması Birimler gerektiği belirtilen evrakı imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenmiş ve durum ilgililere bildirilmiştir. Üniversitemizde üst yönetici tarafından belirlenen İmza ve onay Akademik ve mercileri Tüm İdari belirlenecek Birimler şekilde İş akış şeması 30.06.2011 Üniversitemiz Halkla İlişkiler Müdürlüğünün İmza Yetkileri Yönergesi gereğince Dairemizin İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri 2010 yılında belirlenmiş ve uygulanmaktadır. Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Sorumlu Birim Mevcut Durum Eyle m Kod No 1/1/200931/12/2009 Üniversitemizde yetki devirleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütülmekte olup yetki devrine ilişkin onay, yazı vs. ilgili birimlere yazışma yapılmak suretiyle bildirilmektedir. Ayrıca Üniversitemizin imza yetkilileri yönergesi 2009 yılında üst yönetici tarafından onaylanmış olup yürürlüğe girmiştir. YDE 4.2 Üniversitemizde üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde hazırlanan yetki devri yönergesi ile devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek ihtiyaçlara göre daha kapsamlı şekilde yazılı olarak belirlenerek ilgililere bildirilecektir. İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Tüm Birimler Tüm Birimler Öngörülen Eylem veya Eylemler İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim Tamamla nma Tarihi Üst Yönetim ve Hukuk Müşavirliği Akademik ve İhtiyaca göre revize Tüm İdari edilmiş yetki devri Birimler yönergesi YDE 4.3 İhtiyaca göre yetki devri yapılması durumunda yetki devri devredilen yetkinin önemine göre yapılacaktır. Akademik ve Tüm İdari Birimler Akademik ve İhtiyaca göre revize Tüm İdari edilmiş yetki devri Birimler yönergesi 30.03.2011 30.06.2011 KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Üniversitemizde yetki devirleri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olacak şekilde tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Üst yönetici tarafından onaylanıp yürürlüğe giren imza yönergesi devredilen yetkinin önemi ile uyumu göz önünde bulundurulmuştur. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. YDE 4.4 Yetki devirlerinde yetkinin devredileceği kişilere ait kriterler her bir görev için ayrı ayrı belirlenecektir. Üst Yönetim ve Hukuk Müşavirliği Akademik ve Yetki devri Tüm İdari kriterleri Birimler standartları 30.03.2011 KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Tüm Birimler Tüm Birimler 1/1/200931/12/2009 Eylem Planı Süreci Çalışmaları Devam Etmektedir. YDE 4.5 Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilecektir. Akademik ve Tüm İdari Birimler Yetki devri Akademik ve kriterleri Tüm İdari standartlarının Birimler zaman çizelgesi 30.03.2011 TANIMLAR EDDE: Etik Değerler ve Dürüstlük Eylemi MOYE: Misyon Organizasyon Eylemi PYPE: Personelin Yeterliliği ve Performansı Eylemi YDE: Yetki Devri Eylemi (*) Tüm birimler, Çıktı/Sonuç bölümünde belirttikleri neticeyi bu sütuna yazacaklardır. (**) Tüm birimler Uygulama Sonucu başlıklı sütuna da veri girişini tamamladıktan sonra CD ortamında 25.11.2013 tarihine kadar Strateji Daire Başkanlığına gönderecektir. Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**) Dairemizde Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkililiği Görevleri Yetki Devri Formu gerektiğinde kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Ancak prensip olarak bu şekilte yetki devri yapılmamaktadır. İhtiyaca göre yetki devri, Daire Başkanı tarafından devredilen yetkinin önemine göre yapılacaktır. Yeterli Ancak prensip olarak bu şekilte yetki devri güvence yapılmamaktadır. bulunmaktadır. Yeterli Dairemizde 6 adet Şube Müdürü; güvence Ünal PEKDEMİR (28 yıl), Mustafa BEYAZATLI bulunmaktadır. (30 yıl) , Oya FİRİDİN (21 yıl), Muazzez PEKOL (20 yıl), Hatun TAŞDEMİR (17), Zehra GÜNAY (17) görev yapmaktadır. Yetki devrinin olduğu süre içerisinde yetkiyi Yeterli devreden veya devralan iletişim halindedir ve güvence bulunmaktadır. değerlendirmeler yapılamaktadır. Stand art Kamu İç Kontrol Kod Standardı ve Genel Şartı No Sorumlu Birim İşbirliği BaşlamaYapılacak Bitiş Birim Tarihi Mevcut Durum Eyle m Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler İşbirliği Sorumlu Birim veya Yapılacak Çıktı/ Sonuç Çalışma grubu üyeleri Birim Tamamla nma Tarihi Açıklama Uygulama Sonucu (*), (**)
© Copyright 2024 Paperzz
