SAĞLIK BİLGİ SİSTEMLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ E-POSTA SİSTEMİ, E-POSTA VE MS OUTLOOK PROGRAMI KULLANIMI Salim Cimilli [email protected] Özet T.C. Sağlık Bakanlığı Kullanıcıları için hazırlanmış hizmete özel eğitim notlarıdır. E-posta kullanımı, farklı platformlardan erişim, Outlook programı kullanımı anlatılmaktadır. İçindekiler Tablosu E-POSTA SİSTEMİ, E-POSTA VE MS OUTLOOK PROGRAMI KULLANIMI ................................................2 1. E-posta sistemi yapısı, e-posta kullanırken dikkat edilmesi gerekenler. ....................................2 2. Bakanlığımızda e-posta standartları, kullanım alanları..............................................................2 3. E-posta kullanım platformları (web, mobil, telefon, Outlook), senkronizasyon ihtiyacı .............3 4. Web Üzerinden E-posta Erişimi ve Kullanımı ............................................................................3 5. MS Outlook Programı ..............................................................................................................4 5.1. MS Outlook kurulumu, çoklu hesapların kullanımı,...........................................................4 5.2. Kişiselleştirme, özel ayarlar, kartvizit, kişisel kimlik...........................................................4 5.3. Yedek alma, yedeklerin yüklenmesi..................................................................................5 5.4. Adres Defteri, Özel posta gönderim grupları ....................................................................6 5.5. E-posta gönderme ve alma: .............................................................................................7 Kime, Bilgi, Gizli alanları, Teslim alındı, Okundu bilgisi isteme. .....................................................7 5.6. Hatalı gönderilen mesajın geri çekilmesi veya yeniden gönderilmesi ................................7 5.7. İzinli iken otomatik mesaj gönderilmesi ...........................................................................9 5.8. Klasör oluşturulması ve kurallar .......................................................................................9 5.9. Toplantı istekleri gönderilmesi, randevu planlanması ..................................................... 10 5.10. Takvim paylaşımı, randevuların planlanması .............................................................. 10 Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 1|S a y fa E-POSTA SİSTEMİ, E-POSTA VE MS OUTLOOK PROGRAMI KULLANIMI 1. E-posta sistemi yapısı, e-posta kullanırken dikkat edilmesi gerekenler. E-posta sistemi iletişim kuracağımız alıcılara göndermek istediğimiz bilgileri, verileri kontrollü, güvenli, maliyetsiz gönderim için kullandığımız bir sistemdir. Bu sistemin çalışması internet ve ağ kullanımını, güvenlik sistemi kullanımını, sunucu kullanımını gerektirmektedir. Bu yapı gönderici ve alıcı tarafında bulunmaktadır. Belirtilen unsurlardan birinde olabilecek aksama, gönderimi ve alımı başarısızlıkla sonuçlandıracaktır. Bundan dolayı teslim bilgisi iste (alıcı tarafın sunucusu teslim aldığında otomatik göndericiye gönderilir), okundu bilgisi iste (alıcı e-postayı açıp okuduğu zaman onay verir ise göndericiye gönderilir) gibi gönderimi alıcı tarafında teyit eden özelliklerden faydalanabiliriz. 2. Bakanlığımızda e-posta standartları, kullanım alanları. Bakanlığımızın belirlenmiş e-posta standartları, sunucu tarafında belirlenmiş ayarlar ve kullanıcı tarafında uygulanabilecek ayarlardan oluşmaktadır. Sunucu tarafında e-posta kullanım grupları, kullanıcı özellikleri, kotaları, güvenlik ayarları belirlenmektedir. Tüm mailler kişilere özel olup üst düzey güvenlik önlemlerine sahiptir. SSL bağlantı ve diğer özel dijital sertifikalar ile korunmaktadır. E-posta sistemi Bakanlığın tüm haberleşmesinde, belirlenmiş sistem limitlerine uyularak dosya ve içerik gönderiminde kullanılabilir. E-posta gönderimi yapılırken güvenlik sisteminin eklentileri zararlı olarak kabul etmemesi için gönderimi yapılacak postanın konu bilgisinin doldurulmuş, doküman, resim haricindeki sesli, görüntü içerikli dosyaların sıkıştırılmış (rar veya zip veya 7zip ..) olarak postaya eklenmiş olması gereklidir. Bir seferde göndereceğiniz maksimum eklenti boyutu 15 MB yi aşmamalıdır. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 2|S a y fa 3. E-posta kullanım platformları (web, mobil, telefon, Outlook), senkronizasyon ihtiyacı E-postalarınıza, randevu takvimlerinize, rehberinize farklı cihaz ve işletim sistemlerinden erişebilirsiniz. İOS (Apple ürünleri), Android (Mobil cihazlar), Microsoft Phone, Thunderbird, Outlook ve Web tarayıcılar ile dilediğiniz şekilde erişim sağlayabilirsiniz. Cihaz ve bağlantı kurulum ayarlarına https://eposta.saglik.gov.tr/owakontrol/yardim.aspx adresinden erişebilirsiniz. Telefon gibi mobil cihaz bağlantılarınızı ve güvenlik özelliklerini web üzerinden OWA (Outlook Web Application) e-posta hesap ekranınıza kullanıcı adınız ve şifreniz ile giriş yaparak seçenekler > mobil cihazlar bölümünden kontrol edebilirsiniz. 4. Web Üzerinden E-posta Erişimi ve Kullanımı Bakanlık e-posta sistemine herhangi bir yazılıma ve cihaza bağlı kalmadan internete erişebilen bir cihazda web tarayıcı üzerinden eposta.saglik.gov.tr adresi ile erişebilirsiniz. Güvenliğiniz açısından tarayıcıda açılan sayfanın adres kısmında “eposta.saglik.gov.tr” adresinin yazdığını ve adresin sol başında kilit sembolünün olduğunu, kilite tıklandığı zaman Sağlık Bakanlığı bilgilerinin geldiğine emin olun. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 3|S a y fa E-posta, takvim, randevu işlemlerinizin tamamını web üzerinden yapabilirsiniz. Outlook programı ile ve mobil cihazınız ile işlemleriniz senkron olacaktır. (Senkronizasyon özellikleri cihazlarda ayarlanmış olmalıdır.) 5. MS Outlook Programı Outlook'la ne kadar çok çalışırsanız, başkalarıyla iletişim kurmak ve bilgi paylaşmak için bu programı o kadar rahat kullanmaya başlarsınız. Anlatımda kullanılan ipuçları Outlook 2013 için detaylandırılmıştır. 5.1. MS Outlook kurulumu, çoklu hesapların kullanımı, Outlook programı Bakanlığımızın sistemine bağlanarak verilerin bir kopyasını da kendi bilgisayarınızda tutmaktadır. E-posta, takvim, rehber, randevu ihtiyaçlarınızın tamamını kendi belirleyeceğiniz özel ayarlar ile yürüten bir programdır. MS Outlook programı kurmak istediğiniz versiyona göre detaylı kurulum dokümanlarına https://eposta.saglik.gov.tr/owakontrol/yardim.aspx web adresinden erişebilirsiniz. Outlook programınıza ana ekranda Dosya > +Hesap ekle seçeneği ile birden fazla farklı hesap ekleyebilir, ortak kullanabilirsiniz. 5.2. Kişiselleştirme, özel ayarlar, kartvizit, kişisel kimlik Outlook görünüm ayarları, okuma düzenini, e-postaların renk gruplarına ayrılmasını görünüm sekmesinden düzenleyebilirsiniz. E-posta gönderiminde alıcı tarafında görüntülenen kartvizit ayarları: E-posta kartvizit sisteminin aktif edildiği Birimlerde e-posta gönderilen cihazdan bağımsız olarak e-posta sunucusu göndericinin bilgilerini kartvizit olarak otomatik ekler. Bu sistemin aktif edilmediği kullanıcıların izleyeceği yöntemler ise aşağıdaki gibidir. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 4|S a y fa Yeni e-posta > İmzalar > E-posta imzası seçenekleri ile aşağıdaki ekrandan oluşturabilirsiniz. 5.3. Yedek alma, yedeklerin yüklenmesi E-posta kullanımı ile zamanla posta kutunuzda biriken ve kotanızı dolduran e-postalarınızın yedeklerini toplu olarak almak isterseniz, arşiv özelliğini kullanabilirsiniz. Bu e-postalar için arşiv-ler oluşturabilirsiniz. Outlook 2013 standart dosya formatı *.ost olup, arşivlenen dosya formatı *.pst uzantılıdır. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 5|S a y fa Arşivlenen dosyalar istenilen zamanda “Outlook veri dosyası aç” seçeneği ile de geri yüklenebilir. 5.4. Adres Defteri, Özel posta gönderim grupları Adres defterinize yeni bir kişi oluşturmak için kişiler sayfasında yeni kişi seçilerek yeni kişi bilgileri girilir. Kendinize özel çoklu dağıtım gruplarını oluşturmak için ise yeni kişi grubu seçilerek açılan ekrandan grubunuza özel isim verirsiniz, grubunuza eklemek istediğiniz kişileri, sistemdeki mevcut e-posta gruplarını ekleyerek grubunuzu oluşturabilirsiniz. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 6|S a y fa 5.5. E-posta gönderme ve alma: Kime, Bilgi, Gizli alanları, Teslim alındı, Okundu bilgisi isteme. E-posta gönderme İleti gönderdiğinizde, alıcılar yalnızca kimin gönderdiğini değil, diğer alıcıların kimler olduğunu da görebilir. Ama Gizli seçeneğini kullanırsanız göremezler. Önce, yeni iletide Seçenekler sekmesine gidip Gizli'yi tıklatarak Gizli alanını ekleyin. Sonra alana bir ad ekleyin ve Gönder'i tıklatarak iletiyi gönderin. Alıcılar Kime ve Bilgi alanlarındaki adresleri görmeye devam edebilir, ancak Gizli alanındakini göremez. Tümünü Yanıtla'yı tıklatsalar bile, Gizli alanındaki adresleri göremezler ve bu adreslere yanıt gönderemezler. 5.6. Hatalı gönderilen mesajın geri çekilmesi veya yeniden gönderilmesi Gönderdiğiniz e-posta ‘nın içeriğinin hatalı olduğu veya gönderilecek kişinin isim benzerliğinden dolayı göndermek istediğiniz kişi dışında birisine e-posta gönderdiğiniz durumlarda kullanılabilir. Geri çekme veya değiştirme Bir e-posta iletisi gönderdiniz, ancak sonra fikrinizi değiştirdiniz. Önce, iletiyi geri çekip çekemeyeceğinize bakın. Alıcı tarafından okunmuş e-postalar geri çekilememektedir. Backstage'e gitmek için Dosya'yı tıklatın. Bilgi seçili durumdayken, sayfanın üstündeki listeyi açın ve epostayı gönderirken kullandığınız hesabı seçin. Microsoft Exchange söz konusuysa ve alıcılarınız da aynı e-posta sistemindeyse, Exchange sunucusunun bir özelliği olan geri çekmeyi kullanabilirsiniz. Posta'ya Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 7|S a y fa gidin ve klasör listesinde Gönderilmiş Öğeler'i tıklatın. Sonra, geri çekmek veya değiştirmek istediğiniz postayı açın. Backstage görünümüne gitmek için iletideki Dosya'yı tıklatın. Bilgi seçili durumdayken, Yeniden Gönder veya Geri Çağır'ı ve Bu İletiyi Geri Çek'i tıklatın. Şimdi, yapmak istediğiniz işlemi seçeceksiniz: iletiyi geri çekebilirsiniz ve bu iletiyi alıcının Gelen Kutusundan silmek istediğiniz anlamına gelir veya iletiyi değiştirebilirsiniz ve bu da asıl iletiyi silip bunun yerine yeni bir ileti yazmak istediğiniz anlamına gelir. Yeniden gönderme Olumlu bir onay iletisi alırsanız, iletiyi geri çekme veya değiştirme işleminin yapıldığını anlarsınız. Ancak, aldığınız onayda geri çekme işleminin başarısız olduğu belirtilirse, hiç onay almazsanız veya Microsoft Exchange kullanmıyorsanız, asıl e-postanız büyük olasılıkla silinmemiştir. Değişikliklerle yeniden göndermeyi deneyin. Klasör listenizde Gönderilmiş Öğeler'i tıklatın. Sonra, yeniden göndermek istediğiniz postayı açın. Backstage'e gidin. Bilgi seçili durumdayken, Yeniden Gönder veya Geri Çağır'ı ve Bu İletiyi Yeniden Gönder'i tıklatın. Asıl e-postanız açılır ve Gönder düğmesini içerir. Artık iletiyi yeniden yazabilir, yanlışları düzeltebilir veya unuttuğunuz bölümleri ekleyebilirsiniz. Neden yeniden gönderdiğinizi de açıklamak isteyebilirsiniz. Sonra, Gönder'i tıklatın. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 8|S a y fa 5.7. İzinli iken otomatik mesaj gönderilmesi Raporlu, izinli olduğumuz dönemlerde bize e-posta gönderen adreslere otomatik cevap mesajı olarak mevcut durumumuzu belirten e-posta gönderilmesi için kullanırız. 5.8. Klasör oluşturulması ve kurallar E-posta klasörümüzde yoğun e-postaların izlenmesinin takip edilmesini kolaylaştırmak için klasör düzenine geçebilir, bu klasörlere özel kurallar belirleyebiliriz. Outlook giriş sekmesi ekranında Kurallar ve Uyarılar seçilerek açılan menüden kurallar ve uyarıları yönet seçilir. Yeni kural seçilerek ilgili adımlar takip edilir. Örneğin: E-postanın konusunda; eğitim veya outlook kelimelerini içeren e-postaları “eğitim alıcı grubuna” yönlendirilmesi ve yeni oluşturulacak “Outlook Eğitim adında bir klasöre” Outlook’umuza yeni gelecek tüm e-postaların belirlenen klasöre atılması kuralını oluşturabiliriz. Böylece eğitim veya outlook içerikli e-postaları Outlook Eğitim klasörünüzden takip edebilirsiniz. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 9|S a y fa 5.9. Toplantı istekleri gönderilmesi, randevu planlanması Toplantı ayarlama Birisini toplantıya davet etmek istiyor, ancak diğer katılımcıların bunu bilmesini istemiyorsanız, toplantıyı ayarlarken Gizli seçeneğini kullanabilirsiniz. Kaynaklar alanı genel olarak konferans salonunu ayırmak için kullanılır. Ancak bunu Gizli alanı olarak da kullanabilirsiniz. Kaynaklar'a adres eklediğinizde yalnızca toplantıyı düzenleyen kişi bunu görebilir. Randevu oluşturma Takviminizde randevuyu eklemek istediğiniz yeri tıklatın; şeritte de Giriş > Yeni Randevu'yu tıklatın. Yeni randevu ayarlarında başlangıç, bitiş saati, kişi ekleme, anımsatıcının ayarlanması ile randevu oluşturma işlemi tamamlanmıştır. 5.10. Takvim paylaşımı, randevuların planlanması Takvimin görünümünü değiştirme Örneğin, Giriş sekmesindeki Düzenle düğmeleriyle başlayın. Tek bir günü, haftayı, çalışma haftasını (Cumartesi ve Pazar hariç) veya bütün bir ayı görüntüleyin. Zamanlama Görünümü, takvimi yatay zaman çizelgesinde görüntüler. Toplantı oluşturma Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 10 | S a y f a Katılımcıları Davet Et'i tıklatmanız yeterlidir; toplantı, bir Kime satırının ve Gönder düğmesinin bulunduğu e-posta formuna dönüşür. Adres defterini açmak için Kime'yi tıklatın, ardından da bir adı ve Gerekli'yi tıklatın. Kişinin toplantıya katılması zorunlu değilse İsteğe bağlı'yı tıklatın. Takviminizi paylaşma Takvim paylaşımı için takvim sekmesini tıklayın, Klasör sekmesinden Takvim Paylaş işaretlenerek açılan ekrandan paylaşılmak istenilen kişi, grup seçilir ve paylaşım daveti tamamlanmış olur. Paylaşımın derecesi sizin vereceğiniz yetkiye göre meşguliyet görme, detayını okuma, içerik değiştirme şeklinde olabilir. Zamanlama Yardımcısı'nı kullanma Zamanlama Yardımcısı sayesinde katılımcıları ekleyebilir, zamanlamalarına ve uygunluk durumlarına bakabilir, bir toplantı salonu ayırabilir, kabul edenlerin size onay göndermelerini isteyebilir, kabul etmeyenler için yeni alternatif tarih belirleme gibi bilgileri toplanabilir, kabul edenlerin listesine göre toplantılarınızı planlayabilirsiniz. Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü E-posta sistemi, E-posta ve MS Outlook Programı Kullanımı (V1.0 -05.2014) Salim Cimilli 11 | S a y f a