DSpace@Kocaeli - Kurumsal Akademik Açık Erişim Arşivi - Sık Sorulan Sorular Açık Erişim Arşivi Nedir? Açık erişim arşivi, üretilen bilimsel bilginin derlendiği bir veri tabanının Internet ortamında isteyen herkesin erişimine serbestçe izin verilen bir arşiv sistemidir. Kurumsal arşivler ise bir kurumun ürettiği bilimsel literatürün, dijital ortamda toplandığı, saklandığı, indekslendiği, korunduğu ve geniş kitlelerin erişimine imkan sağlayacak biçimde dağıtımının sağlandığı veri tabanıdır. Açık erişim arşivlerinde, kurum üyeleri tarafından üretilen makale, bildiri, tez, kitap, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, araştırma veri setleri, ses dosyaları, video dosyaları vb. tüm akademik dokümanlar derlenebilir. Neden Açık Erişim Arşivleri? Yayıncılıktaki hızlı gelişmeler ve yayın fiyatlarının hızla artması ile yayıncılıktaki tekelleşme bilgi merkezlerinin bilgi kaynaklarına yaptıkları harcamaları da oldukça yükseltmiştir. Bu nedenle bilim kuruluşları ve kimi sivil toplum örgütleri, yayıncılıktaki tekellere karşı bir girişim yaratmak ve kendi bilimsel çalışmalarına ücretsiz erişimi gerçekleştirmek amacıyla açık arşiv oluşumlarını hayata geçirmekte ve/veya desteklemektedir. Açık erişim arşivleri, bilginin daha hızlı ve daha çok kişiye kolayca ulaştırılması, yeni çalışmalar için kaynaklara kolay erişim ayrıcalığının sağlanması, daha önce aynı konuda neler yapıldığının kolayca belirlenmesi ve yayınlara daha çok atıf yapılmasını sağlamasının yanında, araştırmacıların ve kurumlarının saygınlıklarının artmasını da sağlar. DSpace@Kocaeli Nedir? Kocaeli Üniversitesi’nin Kurumsal Akademik Açık Erişim Arşiv Sistemi'ne verilen addır. DSpace@Kocaeli’nin Amacı Nedir? Bilgi teknolojilerinin imkanlarından yararlanarak, isteyen herkesin Kocaeli Üniversitesi akademisyenleri tarafından üretilen bilgilere Internet ortamında serbest erişiminin sağlanması, aynı zamanda üretilen bilginin saklanması, depolanması ve gelecek nesillere aktarılması ile, Üniversitemizin ulusal ve uluslararası yayın performansını ortaya koyarak daha fazla tanınmasını ve dolayısıyla saygınlığının artırılmasını sağlamak da amaçlanmaktadır. DSpace@Kocaeli’nin Yararları Nelerdir? Kocaeli Üniversitesi’nin entelektüel mirasını toplama, saklama ve geniş kitlelerce kullanıma sunma fonksiyonlarını yerine getirir. Sistemin kurumsal, bireysel ve toplumsal açılardan birçok yararı bulunmaktadır. Bu yararların başlıcaları şunlardır: Ulusal akademik mirasın uzun dönemli koruma altına alınması sağlanır. Kamu kaynaklarıyla üretilen bilginin, kamuya sunulmasına ve bilim camiasının denetimine açılmasına imkân verir. Uluslararası standartlarda, ulusal ve kurumsal akademik arşivler oluşturur. Üretilen bilimsel bilginin uluslararası açık erişim sistemleri tarafından harmanlanmasını, böylelikle uluslararası düzeyde görünürlüğün ve paylaşımın artmasını sağlar. Araştırmacıların araştırmalarının etkisini ve atıf sayısını arttırır. Türkiye’yi uluslararası girişimlere, özellikle Avrupa Araştırma Alanı’na (ERA) entegre eder. Araştırmacıların literatüre daha geniş açıdan (alandan) bakmasını sağlar. Tüm araştırmacılar serbestçe erişebileceği bu verilerden yeni araştırmalar/keşifler yapabilir, böylelikle hem ülkemiz hem dünya biliminin hızlanmasına katkıda bulunabilir. Üniversitelere prestij, araştırmalara fon sağlar. Üniversiteler ve sanayi arasında bir arayüz olur. Bilimsel çalışmalarda etkin intihal denetimi sağlar. “Adil Kullanım” hakkı sağlar. Bibliyometrik çalışmalara kaynak oluşturur. Özellikle kamu kaynaklarının daha efektif kullanılmasına olanak verir. Ücretlendirme ve lisanslama konularındaki engelleri kaldırarak bilimsel bilgiyi özgürleştirir. Daha iyi değerlendirme, daha iyi izleme, daha iyi araştırma yönetimi sağlar. Erişim hızını artırır. Akademik yükselmelerde önemli bir başvuru kaynağı olarak yararlanılabilecek veri havuzu oluşur. DSpace@Kocaeli’nin İlkeleri Nelerdir? DSpace@Kocaeli’de bireysel arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri benimsenmiştir. Buna göre, üniversite mensuplarının bilimsel dergilerde ya da kongre, konferans gibi farklı ortamlarda yayınladıkları çalışmalarının birer kopyalarının sisteme konulması ve sınırlı veya sınırsız erişime sunulması amaçlanmaktadır. DSpace@Kocaeli’de arşivlenmesi öngörülen içerik şunlardır: Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler, yayınlanma aşamasında olan makaleler, hakemli konferans bildirileri, teknik/istatistiksel raporlar, proje metinleri, araştırma verileri, deney bulguları, tezler… Öncelik, belirli bir kalite denetiminden geçmiş hakemli dergilere ve konferans kitaplarında yayınlanmamış ve yayınlanmak için kabul almış yayınlara verilir. Birçok bilim dalında makalelerin dergilerde yayınlanması uzun zaman alabildiği için, bu tür yayınların, kabul edildikten hemen sonra açık erişim sistemine konulmaları, diğer araştırmacılar tarafından okunarak atıf almaları açısından büyük önem taşımaktadır. Üst Veri Nedir? Üst veri, sayısal bilgilerin ve bilgi kaynaklarının derlenmesi, kimliklendirilmesi, kullanımı ve yönetimi ile ilgili yapılandırılmış bilgidir. Açık Arşivler Girişimi (OAI / Open Archives Initiative) ile uyumlu veri sağlayıcıları kendi üst verilerini en azından Dublin Core biçiminde sağlamak durumundadır. Dublin Core biçimi ise en çok kullanılan üst veri standartlarından biridir. Bir doküman tanımlama standardı olarak oluşturulmuştur ve elektronik kaynakların bulunmasını sağlamak için 15 üst veri öğesinden oluşan bir kümedir. Böylece herhangi bir OAI uyumlu veri sağlayıcı ve servis sağlayıcı arasında üst veri iletişimi ve etkili veri değişimi sağlanabilir. İş Akış Süreci DSpace@Kocaeli sisteminde iki temel aşama vardır. Bunlardan ilki üyelerin yayınlarını sisteme dahil ettikleri ‘Veri Girişi’ aşaması, ikincisi ise bu gönderilerin yayınlanmadan önce bir editörün kontrolünden geçtiği ‘Onay Aşaması’dır. Veri Girişi: Arşivlenecek bilgi kaynağının yazarı tarafından üst verisinin oluşturularak dosya/dosyalarının yüklenmesidir. Bu aşamada, yayının künye bilgilerinin DSpace@Kocaeli’de veri giriş formlarına girilmesi; çalışmanın elektronik kopyasının bu kayda eklenmesi; ve yazarın söz konusu yayını elektronik ortamda herkesin erişimine sunma hakkı olan yayım izninin onaylanması işlemleri gerçekleştirilir. Onay (Verilerin Yayınlanması): Yazarın, veri girişi ile eserini sisteme dahil etmesinden sonra yayının herkesin erişimine açılmak üzere kontrol edildiği süreçtir. Bu süreçte, her koleksiyon için belirlenen yetkili DSpace@Kocaeli editörleri, önce kaynağın üst verisinin kontrolünü gerçekleştirir (gerekli görülürse ek üst veri girişleri eklenebilir), sonra da dosya geçerliliğini ve içerik bilgilerinin yeterliliği/doğruluğunu kontrol eder. Gerekli görüldüğü takdirde yayım izninin kontrolü ve erişim sınırlamalarının düzenlenmesi konusunda da editörlerden yardım alınabilir. DSpace@Kocaeli’ye Gönderi (Kayıt) Yapmak Zorunlu Mudur? Bir açık erişim arşivi oluşturmak, onun varlığını sürdürmesi ve işlevini yerine getirmesi için yeterli değildir. DSpace@Kocaeli’nin varlığını koruyabilmesi, amacına ulaşabilmesi içerik sağlayıcıların desteğine bağlıdır. İçinde çok az sayıda doküman bulunan bir arşivin yararından söz edilemeyeceği göz önüne alınırsa DSpace@Kocaeli’ye sürekli içerik sağlayabilmek için birim ve bölümlerin akademik çıktılarını sisteme düzenli olarak kaydetmeleri son derece önemlidir. DSpace@Kocaeli’ye Nasıl Giriş Yapılır? Sisteme giriş/üyelik için ‘Üyelik Kılavuzu’ndan faydalanabilirsiniz: http://acikerisim.kocaeli.edu.tr:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/1410/DSpace%40 Kocaeli%20%C3%9Cyelik%20K%C4%B1lavuzu.pdf?sequence=3&isAllowed=y DSpace@Kocaeli’ye Kimler Gönderi Yapabilir? DSpace@Kocaeli’ye gönderi yapabilmek (kayıt girebilmek) için sisteme giriş yapmanız ve kayıt girmek istediğiniz koleksiyonda yetkili olmanız yeterlidir. Sisteme ilk girişiniz gerçekleştikten birkaç gün sonra Sistem Sorumlusu tarafından, ilgili olduğunuz koleksiyona veri girişi yapabilmeniz için gerekli yetkilendirmeniz yapılacaktır. Yetkili olduğunuz koleksiyon dışında bir koleksiyona gönderi yapabilmek için ise ‘[email protected]’ adresi aracılığıyla, sistem sorumlusuna bir e-posta atınız ve gönderi yapmak istediğiniz koleksiyonun adı ile ‘kayıt giriş yetkisi’ istediğinizi belirtiniz. Sistem Sorumlusu sizi yetkilendirdikten sonra gönderi yapabilirsiniz. DSpace@Kocaeli’ye Neler Kaydedilir? DSpace@Kocaeli’ye, Kocaeli Üniversitesi çatısı altında üretilen makale, bildiri, tez, kitap, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, araştırma veri setleri, ses dosyaları, video dosyaları vb. tüm akademik içerik kaydedilebilir. Ancak doktora tezleri YÖK’ün sisteminde zorunlu olarak kaydedildiği için, aynı dokümanın DSpace@Kocaeli’ye tekrar kayıt edilmesine gerek bulunmamaktadır. DSpace@Kocaeli’ye Nasıl Gönderi Yapılır? Sisteme gönderi yapabilmek için ‘Veri (Kayıt) Giriş Kılavuzu’ndan faydalanabilirsiniz: http://acikerisim.kocaeli.edu.tr:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/1421/DSpace%40 Kocaeli%20-%20Veri%20Giris%20Kilavuzu.pdf?sequence=1&isAllowed=y Telif Hakları ve Lisanslama Bir çalışmanın DSpace@Kocaeli’de yer alabilmesi için; araştırmacının çalışmasını elektronik ortama taşıma hakkına sahip olması ve kullandırma biçimlerinin de söz konusu çalışmanın telif hakları kuralına uygun olması gerekir. Yazarın henüz yayınlanmamış eserlerinin ‘ön baskı’ çalışmasını arşivlemek için izin isteme gereksinimi yoktur; çünkü telif hakkı sahibi kendisidir. Depolanacak çalışma, yayınlanacak son baskı olmadığı sürece, telif hakkı ihlali söz konusu değildir. Yazar, daha önce yayınlanmış çalışmasının bir kopyasını arşivlemek isterse, telif hakkı sahibinin izni gerekir (Şu an yayıncıların %70'e yakını kendi kendine arşivlemeye izin vermektedir.). Telif hakkı sahibinin yayıncı olduğu durumlarda, arşivleme işleminden önce yayıncının izin politikası ‘http://www.sherpa.ac.uk/romeo/’ adresinden kontrol edilebilir. Eğer bu adreste listelenmiyorsa, yayıncınız ile doğrudan iletişim kurup gerekli izni sağlamanız önerilmektedir. Arşivleme esnasında, telif hakkı sahibi olduğunuz eserleriniz için ‘Creative Commons Lisanları’ aracılığyla kendi lisans sınırlamalarınızı belirlemeniz mümkündür. Creative Commons lisansları hakkında ayrıntılı bilgi ‘https://creativecommons.org/licenses/?lang=tr’ adresini ziyaret edebilirsiniz. için, Ambargo Süresi Nasıl Belirlenir? Arşivlenecek eserlerin, yayıncı (telif hakkı sahibi) tarafından belli bir süre yayım izni sağlanmadığı ‘ambargo süresi’ boyunca arşiv üzerinden erişilebilirliğini kısıtlamak mümkündür (Dolayısıyla bir eserin ambargolu olması DSpace@Kocaeli sistemine dahil edilmesini engellemez.). Ambargo süresi, yayıncı ile yazar arasında imzalanan protokolde belirtilen (6 ay, 12 ay veya 24 ay gibi) süre kadardır. Bu süre içerisinde eser, üst verisi ile birlikte sisteme dahil edilir; ancak ana dosyanın açılabilmesi için veri girişi esnasında belirtilen ambargo süresinin (erişim izin tarihinin) dolması gerekir. Yasal ambargo sürelerine ilişkin en doğru bilgiyi yayıncınızdan edinebilirsiniz. DSpace Yazılımının Özellikleri DSpace@Kocaeli için MIT Üniversitesi’nin geliştirmiş olduğu ve Dünyada 1360’den fazla kurum tarafından kullanılmakta olan DSpace adlı açık kaynak kodlu yazılım tercih edilmiştir. DSpace, kurum bünyesinde üretilen entelektüel çıktıları tutmak, depolamak, indekslemek, korumak, saklamak, tekrar yaymak amacıyla tasarlanmış bir sayısal arşiv sistemidir. DSpace kurumsal arşiv yazılımının bazı özellikleri aşağıda verilmiştir: Adres http://www.dspace.org/ Özellikler - Tüm içerik türlerini (word, ppt, PDF, ses kaydı, video vb.) kabul eder, - Dublin Core üst veri standardını kullanır, - Özelleştirilebilir web ara yüzünü destekler, - OAI uyumludur, - Ekleme/çıkarma yeteneği vardır, - İçerik sunumu için iş akışı işlemi sunar, - Tam metinde arama imkanı verir, - Tek merkezli olmayan sunuş işlemi sağlar, - Java API aracılığıyla genişletilebilir, - PostgreSQL veya Oracle veri tabanlarını kullanır, - Çoklu dil seçeneği vardır. - Onaylama, düzeltme, ret veya yazara dönülerek işlemi azaltma yoluyla içeriği oluşturma seçeneklerine sahip iş akışı özelliği vardır. - OpenAIRE uyumludur. - RSS Desteği vardır. Destek https://wiki.duraspace.org/display/DSPACE/Home Kullanıcılar http://registry.duraspace.org/registry/dspace Yazılımın Türkçe'ye çevirisi ve bazı düzenlemeleri Doğuş Üniversitesi Kütüphane Müdürlüğünce gerçekleştirilmiştir. DSpace@Kocaeli Yetkililerine Nasıl Ulaşılır? Sistemle ilgili tüm görüş, öneri ve sorularınızı [email protected] e-posta adresi aracılığıyla iletebilirsiniz.