T.C. KASTAMONU BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ AMAÇ : MADDE l: Bu yönetmelik, Kastamonu kuruluş ve çalışma esaslarını düzenler. Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün YASAL DAYANAK: MADDE 2: Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediyeler Kanununun 48.maddesinde yazılı müdürlüklerdendir. TANIMLAR: MADDE 3: Belediye Başkanlık Müdürlük Personel Meclis Encümen Komisyon Bu yönetmelikte geçen; :Kastamonu Belediyesi’ni :Kastamonu Belediye Başkanlığı’nı :Yazı İşleri Müdürlüğü’nü :Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan tüm personeli :Kastamonu Belediye Meclisini :Kastamonu Belediye Encümenini :Kastamonu Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder. TEŞKİLATLANMA: MADDE 4:Yazı İşleri Müdürlüğü; Yazı İşleri Müdürü ve Yazı İşleri Şefi yönetiminde yeteri kadar personelden oluşmaktadır. YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA KONULARI: MADDE 5: Belediye Meclisi ile ilgili görevler: a) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. maddesine göre Belediye Meclisinin her ayın ilk haftası önceden kararlaştırdığı günde toplanması sağlanır. b) Belediye Meclis Üyelerine yasada belirtilen süre içerisinde meclis toplantısına ait davetiyeler adreslerine posta ile taahhütlü olarak gönderilir ve imza karşılığı zimmetle teslim edilir. Toplantılara ilişkin ilanlar ilan tahtasına asılarak veya Belediye İlan vasıtaları ile halka duyurulur. c) Gündeme esas komisyon raporları kontrol edilerek meclise sunulur. ç) Birimlerin önerileri yürürlükteki kanun, tüzük ve yönetmelik esaslarına uygun olması, tereddüde düşülmesi halinde Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş alınmak sureti ile önerilerin en uygun şekilde ve tamamlanmış olarak meclise sunulması sağlanır. d) Belediye yasası ve özel yasalara göre meclise gönderilecek evrakların mevzuatta belirtilmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli özen gösterilir. e) Mecliste görüşülmesi gereken konular önce istemi yapan müdürlük tarafından Başkana sunulur. Başkanın havalesi ile Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gönderilen evrak Meclis gündemine alınır. f) Meclise gönderilecek yazılar, “Meclis’e” yazılı Başkanlık yazısı ile sunulur. g) Belediye Meclisi ihtisas komisyonlarının çalışmalarında ilgili birim müdürlüğünce yeterince raportör ile gerektiğinde komisyona bilgi ve belge vermek üzere en az şef ya da müdür düzeyinde raportör ve personel görevlendirilir. ğ) Meclis üyelerine,Meclis Başkanlığına verilen önerge suretlerinin ilgili müdürlüğe gönderilmesini,gelen yanıtların Başkana sunulduktan sonra önerge sahibine iletilmesini temin eder. h) Meclis çalışmaları ve müzakerelerini içeren zabıtları saklar. Ayrıca yıl içinde bütçede ödenek bulunduğu takdirde zabıtların kitap haline getirilmesini sağlar. ı) Meclis üyelerinin meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacı ile her oturum için hazurun cetveline toplantı tarihi ile meclis üyelerinin isim ve imzaları açılır. Bu durum Meclis Başkanı ve katip üyelerince kontrol edilir ve imzalanır. i) Belediye Meclisinin bir önceki toplantıda almış olduğu kararların imza karşılığı üyelere dağıtılması sağlanır. BELEDİYE ENCÜMENİ ÇALIŞMALARI İLE İLGİLİ GÖREVLER: MADDE 6: Encümen çalışmaları ile ilgili hizmetler aşağıdaki şekilde yürütülür. a) Encümene Belediye Başkanı , Başkan Vekili veya Başkanın görevlendirdiği kişi başkanlık yapar. b) Belediye encümeninde ancak Belediye Başkanınca encümene havale edilen konular görüşülebilir. c) Encümene gönderilen evraklar görevli personele havale edilir. ç) Encümene görevlendirilecek yazılarda silinti,kazıntı olmaması sağlanır. d) Belediye Encümeninin gündemi evrakın havale tarihi esas alınarak tarih sırasına göre hazırlanır. Acele hallerde Başkanın havale etmesi aydı ile gündem dışı olarak evrak gündeme alınabilir. e) Belediye encümeni yasa gereği her hafta belli gün ve saatte mutat olarak toplanır. Acil hallerde Başkanın yazılı çağrısı üzerine olağanüstü olarak da toplanır. f) Gündeme alınacak konular, gündeme açık ve öz olarak yazılır. g) Gündeme alınan konular, gündemdeki sırasına göre encümen karar defterine kaydedilir. ğ) Encümen kararına katılmayan üyeler, katılmayış nedenlerini yazılı olarak raportöre verirler. Karara katılmayış nedenleri karar metni karar defterine aynen yazılır ve üyelerce imzalanır. h) Usul ve esas yönünden eksik bir evrak encümende görüşülmesi için raportöre gönderilmişse, eksiklikler tamamlanmak üzere gerekli ve ilgili Başkan Yardımcısı imzasıyla, bu şekildeki evrak gündeme alınmış ise yine gerekçeli encümen kararı ile birimine gönderilir ve geliş kayıtları kapanır. ı) Encümende verilen kararlar anında encümen karar defterine yazılır. Encümen Başkanı ve üyeler tarafından imzalanır. i) Encümende verilen kararlar anında raportör tarafından metin haline getirilir ve karar metni encümen başkanı ve üyeler tarafından imzalanır. j) Encümen, önceden belirtilen gün ve saatte toplanır. Çoğunluk sağlanmazsa toplanamaz veya çoğunlukla bir karar oluşturulamazsa durum encümen karar defterine yazılır. Encümen Başkanı, üyeler ve raportör tarafından imzalanır. k) Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için encümen başkanınca karar defterindeki ilgili yere (bulunamadı) veya (izinli) yazılır ve imzalanır. l) Encümence alınacak prensip kararları, karar defterine prensip kararı olduğu açıkça belirtilerek aynen yazılır. Prensip kararının birer nüshası dosya halinde devamlı olarak encümen de bulundurulur. m) Encümen kararları suretleri ASLININ AYNIDIR kaşesi vurularak Yazı İşleri Müdürü veya vekili tarafından imzalanır. Karar asılları ise yıl sonunda imzaları tamamlanmış olarak ciltlettirilerek muhafaza edilir. Encümene havale edilen teklif yazıları, karar suretleri ve varsa ekleri ile birlikte dosyalanarak arşivlenir. EVRAKLARLA İLGİLİ GÖREVLER: MADDE 7: Belediyeye gelen ve giden evraklar; a) Belediyeye gelen yazıları gelen evrak defterine kaydettikten sonra ilgili birimlere havalesinin sağlanması ve zimmet karşılığı birimlere teslim edilmesini sağlamak, b) Belediyeden çıkan yazıları giden evrak defterine kaydettikten sonra zimmet karşılığı Kastamonu içindeki resmi kurum ve kuruluşlara elden teslim etmek. c) Posta ile gönderilecek evrakları posta zimmet fişine kaydettikten sonra yeterince pul yapıştırılarak PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek. d) Belediyemizin çeşitli birimlerinden gelen 2 yılını doldurmuş evrak ve dosyaları bir sisteme bağlamak, çıkarılacak olan dosya fihristlerine göre dökümünü yaparak arşivleyip arşivde muhafazasını sağlamak. DİĞER GÖREVLER: MADDE 8: a)Belediye Başkanlığı tarafından verilen hizmetleri yapmak, bunlara ait yazışmaları yürütmek, dosyaları düzenlemek ve muhafaza etmek. b)Belediye Başkanının emirlerini ilgili birimlere ve yerlere iletmek sonuçlarını izlemek. c)Belediye birimlerinden gelen gerek ihale ilanları gerekse duyuru niteliğindeki ilanların günlük ve Resmi Gazetede yayınlanması ve Belediyemiz ilan tahtasında ilan edilmesini sağlayarak buna ait tutanak ve raporları ilgili kurum ve kuruluşlara iletmek. MÜDÜRÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE 9: a) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verilmesi ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak. b)Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlamak. c)Meclis toplantı gündemlerini Başkanın istemlerine göre hazırlayıp ve imzaya sunmak imzalı gündemin zamanında meclis üyelerine dağıtılmasını sağlamak ç)Raportörler arasında görev bölümü yapmak. İzin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan raportörün görevli olduğu meclis, encümen veya ihtisas komisyonunun boş kalmaması için gerekli önlemleri almak. d)Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili raportörlere ulaştırılmasını sağlamak. e)Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları inceleyerek usul ve esasa yönünden noksanlarını ilgili Müdürlüğe tamamlattırıp, gerekirse Hukuk İşleri Müdürlüğünün görüşünü almak. f)Meclis ihtisas komisyon başkanlarının,toplantı çağrısını diğer komisyon üyelerine duyurmasını sağlamak. g)Belediye İlan vasıtası ile ilan edilmek üzere Belediyeye intikal eden resmi kurum ve kuruluşların özel ve tüzel kişiliklerin ve Belediyeye ait ilanların yasa ve yönetmelik hükümlerine uygun olarak ilan edilmesini,ilana müteakip gerekli ilan zabıtlarının düzenlenerek, ilanın belirlenen süreler içersinde yapıldığını ilgili kurum ve kuruluş yada özel ve tüzel kişiliklere bildirilmesi ile ilan ücretine esas tahakkuk evrakının düzenlenip Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirilmesi görevini sağlamak. YAZI İŞLERİ ŞEFİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE 10: a) Bu yönetmelikte belirtilen hizmetlerin düzenli bir şekilde yürütülmesinde Müdüre yardımcı olmak. b) Servislerdeki çalışmaları planlı ve programlı bir şekilde düzenlemek personel arasında uyumlu olarak işbirliği kurulmasını sağlamak ve sonuçlarını Müdüre sunmak. c) Müdür tarafından verilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak. ç) Yazı İşleri Şefi Müdüre karşı sorumludur. d) Meclis ve encümene ait yazıları hazırlar, Meclis ve encümen evrakını karar defterine kaydettirir ve sonuçlarını deftere işletir. e) Meclis ve encümene ait gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündem hazırlar, bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içine sırayla yerleştirir, Meclis ve Encümen Başkanlığına sunar. f) Meclisten ihtisas komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgili raportöre teslim eder. g) Meclis ve encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. Meclis kararlarını Valiliğe göndererek onaylanmasını sağlamak ve sonucunu takip ederek son işlemlerini yerine getirdikten sonra Müdürlüğüne bilgi verir. ğ) Meclis üyelerinin ve ihtisas komisyonlarının huzur haklarını Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirerek tahakkukunun yapılmasını sağlar. h) Görev ve hizmetlerin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü Müdüre karşı sorumludur. ı) Yazıları Meclis ve Encümen kararlarını, imzaya sevkinden zamanında tamamlanmasından sorumludur. i)- Meclis ve encümen karar defterinin düzenli bir şekilde tutturur. Defterdeki imzaların tam olmasına ve eksik imzaların nedeninin yazılmasına özen gösterir. j) Meclis üyelerine ait devam cetvelini oturumdan önce Meclis Başkanına teslim eder ve oturumdan sonra devam cetvelini teslim alarak saklar. k) Meclis ve encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili birimlere gecikmeden gönderilmesini sağlar. l) Meclis ve encümen karar örneği almak isteyen ilgililere makbuz karşılığında karar örneği verir. m) Meclis ve encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasını ve kaybolmamasını sağlar. n) Meclis ve encümen gündemlerinin 5 yıl süreyle saklanmasını sağlar. o) Meclis ve encümene ait dosya ve kararları,tutanak,defter vs. gibi evrakları mahkeme kararı ile inceleme yapacak bilirkişilere amirin yazılı emri ile vermek. Evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu onaylandıktan sonra asıllar gelinceye kadar suretleri dosyasında saklamak. ö) Görev ve hizmetlerin yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından dolayı Müdürlüğe karşı sorumludur. p) Başkanlık Makamının sekreteryasını yürütmek. Müdürlüğün her türlü özlük işlerini ve diğer birimlerle ilgili yazışmalarını yürütmek. q) Başbakanlık Basımevi ve Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü ile günlük gazetelerdeki ilanların yayınlanmasını sağlamak ve bunlara ait avansları açtırmak ve kapatmak. Sonucundan müdürlüğe bilgi vermek. r) Yargı organları,kurum ve kuruluşlardan ilan edilerek halka duyurulması gereken yazıları Belediye ilan tahtasında süresi içersinde ilan edilmesini sağlamak ve konu ile ilgili tutanakları tanzim ederek ilgili kurum ve kuruluşlara sonucunu bildirmek. s) Müdürlüğün demirbaş,kırtasiye,araç ve gereçlerinin alınması korunması,genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. t) Belediye Meclisi ve encümeni için gerekli malzeme ve kırtasiyeleri zamanında sağlamak. u) Kitaplıktaki kitapların kaybolma ve yıpranmaya karşı korunmasını sağlamak. İlgililerden başka hiç kimseye ve dışarıya kitap veremez ve verilen kitapları takip ederek yerlerine konulmasını ve muhafazasını sağlar. ü) İhtiyaç duyulan kitapları liste yaptıktan sonra Müdürlüğe sunarak temin edilmesi yoluna gitmek,alınan kitap ve demirbaşları defterine kaydedip,kitapları yerlerine koymak ve muhafaza etmek. v) Belediye Başkanlığına gelen evrakların kayıt edilmesi ve havalesi yapıldıktan sonra tekrar zimmet karşılığı ilgili birimlere iletilmesini sağlar. y) Giden evrakları kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlamak. z) Giden evrakları zimmete kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlamak. Evrakların kaybolmasından ve kayıp evraktan sorumludur. ARŞİV VE DÖKÜMANTASYON ŞEFLİĞİNİN GÖREV-YETKİ VE SORUMLULUKLARI: MADDE l1: a) Arşive teslim edilen evrakları tarih ve fihristlerine göre dosyalayarak yerlerine yerleştirmek. b) Arşivden istenen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek ve takibini yaparak kayıp olmamasını sağlamak.İşlemleri bitenleri yerlerine koymak. c) Arşivdeki evrakların süresini tamamlayanların 3473 Sayılı Yasanın 6. maddesi gereğince işlem yapmak. ÖLÇÜ AYAR MEMURLUĞU: MADDE 26: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı Ölçü Ayar Memurluğu , 3516 Sayılı Kanunun 21. maddesi gereğince her belediye ölçü aletlerinin muayene, damgalama işlerinde çalıştırılmak üzere iş hacmine göre asgari bir Ölçü Ayar Memuru görevlendirmek mecburiyetindedir. GÖREVLERİ: 1- Yıllık muayene talimatnamesinin 19. maddesinin b. Fıkrası uyarınca, daha ziyade teknik bilgiye ihtiyaç göstermeyen basit dizaynlı ilk muayene ve damgalamaları yapılmış ölçü ve ölçü aletlerinden, uzunluk ölçüleri akıcı ve kuru taneli maddeler için hacim ölçekleri ile bir gramdan 5 grama kadar adi tartıların, masa, asma, ibreli, elektronik teraziler, tek kollu kantarlar ve 2000 kgr.’a kadar basküllerin periyodik ve ani muayenelerini Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca belirlenmiş esaslara göre yapar. 2- Bu muayenelerden periyodik muayeneler Belediye Ölçü Ayar Memurluğu laboratuarlarında yapıldığı gibi taşınması güç ve ayarı bulunduğu yere göre yapılmış olan ölçü aletlerinin muayeneleri bulundurdukları yerde de yapılır. Bu muayeneler daire laboratuarında mevcut ölçü etalonları ile muayene edilecek aleti karşılaştırmak sureti ile gerçekleştirilir. Ani muayeneler ise görülecek lüzum ve ihbar üzerine habersizce yapılabilir. II. BÖLÜM YÜRÜRLÜK : MADDE 27: İş bu Kastamonu Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün teşkilat ve çalışma esasını belirleyen yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip ilan edildikten sonra yürürlüğe girer. MADDE 28: Bu yönetmelik hükümlerini Kastamonu Belediye Başkanı yürütür.