enerji şirketlerinde verimliliği ve kazancı artırıyor

HABER
HABER
enerji şirketlerinde
verimliliği ve kazancı artırıyor
GGSoft Satış Direktörü Tolga Eşiz, hem süreç hem de doküman yönetimine
imkan sağlayan PaperWork© ürün ailesinin, değişen koşullara göre iş
süreçlerini hızlıca değiştirme, müşteri hizmet kalitesini artırma ve
yüksek performans sağladığını söylüyor.
Tolga Eşiz
K
urulduğu 1998 yılında itibaren,
sadece doküman arşiv ve yönetim
konusuna odaklanan GGSoft,
Türk yazılım mühendisleri tarafından
tasarlanan ve geliştirilen PaperWork©
ürün ailesi ile şirketleri doküman yönetimi ve arşiv sistemi yükünden kurtarıyor.
PaperWork® sahip olduğu gelişmiş
yazılım teknolojisinin getirdiği düşük
işletim maliyet avantajı sayesinde, arşiv
ve doküman yönetim çözümümüzün,
her ölçekteki firmalar tarafından uygulanabilir olmasını sağlıyor. GGSoft Satış
Direktörü Tolga Eşiz, PaperWork© ürün
ailesi ile enerji şirketlerine sundukları
avantajları anlattı.
TEK BİR ÇÖZÜM İLE
SÜREÇ VE DOKÜMAN
YÖNETİMİ
GGSOFT’un en önemli uygulamalarından biri olan PaperWork© hakkında
bilgi verir misiniz?
PaperWork© , iş akışlarınızı ve dokümanlarınızı arşivleyip yönettiğiniz bir
uygulamadır. Tek bir çözüm ile hem
süreçlerinizi hem de dokümanlarınızı
yönetebilirsiniz. PaperWork© ürün ailesi
tamamıyla Türk yazılım mühendisleri
tarafından tasarlanmış ve geliştirilmiştir.
2000 yılından beri pazarda olan tescilli
paket ürünümüz, geçen zaman içerisinde
yüksek kalite standartları ile kendisini ispatlamıştır. Doküman yönetim ve
arşiv sistemleri, çeşitli formatlardaki
elektronik dokümanların arşivlenme74 Mart-Nisan 2014
sini ve yönetilmesini sağlar. Yönetilen
dokümanlar, MS Office dokümanları,
text dokümanları, çizimler, ses ve video
dokümanları gibi formatlarda olabilir.
Yaratılan bu dokümanlar, PaperWork©
ile arşivlenir, yetkisiz kişilerin erişiminden korunur, revizyon takibi yapılır
ve arandığında kolaylıkla bulunması
sağlanır. Doküman ve elektronik formlar, süreçleriniz içerisinde önceden
tanımlanmış akışlara göre, PaperWork©
WorkFlow sunucusu ile şirket içerisinde
onay adımlarından geçerek dolaşabilir. İş akışlarınız yönetilir ve raporlanır.
PaperWork© sahip olduğu gelişmiş
yazılım teknolojisinin getirdiği düşük
işletim maliyet avantajı sayesinde, arşiv
ve doküman yönetim çözümünün, her
ölçekteki firmalar tarafından uygulanabilir olmasını sağlamıştır.
PaperWork© ürün ailesi enerji firmalarına ne tür avantajlar sağlıyor?
PaperWork gelişmiş entegrasyon yapısı ile
enerji firmalarının kullandığı SAP, Oracle
vb. gibi her türlü uygulama ile rahatlıkla
entegre olarak çalışmaktadır. İşin doğası
gereği enerji firmaları süreçlerinde çok
fazla doküman kullanmaktadır. PaperWork©, belgelerin yaşam döngülerini ve
üzerinde yapılan işlemleri takip etmektedir. Aynı zamanda gelişmiş güvenlik altyapısı ile belgelere sadece yetkili
kullanıcıların ulaşması sağlanmaktadır.
Özellikle abone dosyalarının elektronik
ortama aktarıldıktan sonra yetkilere göre
kullanıcılarla paylaşılması ve enerji firmalarının kullandığı uygulamaların içerisinden doğrudan belgelere ulaşım oldukça
önemli olmaktadır. İş süreçlerinin de
seviye güvenlik özellikleri, istenildiği anda
dokümanlara en hızlı şekilde ulaşılabilmesi, Active Directory entegrasyonu gibi
özellikleri açısından kullanıcılara büyük
kolaylıklar sağlanmaktadır. Belgeler iş
akışı üzerinde elektronik ortamda onay
işlemlerinden çok hızlı geçtiği için, fiziksel
belgelerin ulaşımında kaybedilen uzun
zamanlar tamamen ortadan kalkar. Tüm
süreçler ölçülebilir hale gelir. Elektronik
imza entegrasyonu ile de EPDK ile yapılan
tüm yazışmalar sitem üzerinde takip
edilmektedir.
Gündeminizde özellikle de enerji sektörüne yönelik sunmayı düşündüğünüz
yeni ürünler ve çözümler var mı?
Yeni geliştirdiğimiz e-faturaların arşivlenmesi çözümü ile gelen elektronik faturalar
PaperWork© tarafından otomatik olarak
arşivlenmektedir. Fatura üzerindeki bilgiler veri girişi yapılmadan sistem tarafından
alınarak indekslenmektedir. Aynı zamanda kullanıcılar fatura üzerindeki bilgilerden arama yaparak ilgili kayıtlara hızlıca
ulaşabilmektedir. Aynı zamanda
YANLIŞ UYGULAMA SEÇİMİ
VERİMLİLİĞİ DÜŞÜRÜR
Doküman arşiv yönetiminin enerji
şirketleri için önemi nedir? Bu anlamda
hizmet almak isteyen firmalara tavsiyeleriniz neler?
Kullanılacak olan sistem hem iş akışını
hem de doküman yönetimini kapsamalıdır. Arşiv için ve iş akışı için ayrı
ayrı sistemler alınması işletim için doğru
değildir. Hizmet alınan firmanın geçmişi
çok önemlidir. Her türlü uygulamayı
yazan firmalardan ve farklı alanlarda faaliyet gösteren firmalardan uzak durulması
gerekmektedir. Enerji firmalarında yatırım
kalemleri çok yüksek olduğu için iş akışı
ve doküman yönetimi yatırımları maliyet olarak çok düşük kaldığı için firma
tarafından çok önemsenmemektedir. Bu
da yanlış çözüm seçimlerine neden olmaktadır. Yanlış uygulama seçiminin size
kaybettireceği en büyük maliyet çalışanların verimliliklerindeki düşüş olacaktır.
Ucuz ürünlerin maliyeti çok daha fazla
olacaktır. Hizmet alınan firma için referans kontrolü mutlaka yapılmalıdır. Süreç
analizi için uygulamayı almadan önce
mutlaka bütçe ayırıp ön analiz
yaptırılması gereklidir.
PaperWork© üzerinde tasarlanmasıyla
müşteri şikayetleri, enerji açma kapama
işlemleri gibi her türlü süreç, belge arşivi
ile birlikte yönetilebilmektedir. PaperWork© iş akışı uygulaması, esnek süreç
tasarım aracı ile enerji şirketlerinin EPDK
veya rekabetten dolayı değişen koşullara
göre sahada iş süreçlerini hızlıca değiştirmelerine olanak sağlamaktadır.
AYDEM’İN TERCİHİ
PAPERWORK© OLDU
Gerçekleştirdiğiniz önemli projelerden
birkaç örnek verir misiniz?
AYDEM Elektrik Dağıtım projesinin ilk
fazında; abonelerin veya abone olmak
isteyen tüzel-gerçek kişilerle ilgili tüm
işlemlerin yapıldığı, Denizli, Muğla,
Aydın il müdürlüklerinde ve ilçelerde
bulunan iletişim merkezlerinde
konumlanmış Müşteri Hizmetleri
Müdürlüğünde PaperWork© devreye
alınmıştır.
Müşterilerin dilekçe vermeleri ile
başlayan gelen evrak, enerji açma kesme
talepleri, enerji müsaadesi talepleri,
borç sorgulama bilgileri, kaçak ihbar,
kısmi ödemeler, kaçak itiraz, mükerrer
ödemeler, ölçü devresi tadilat talepleri,
sayaç değişim ve kontrol talepleri, serbest
tüketici belgesi, sözleşme iptalleri, tek hat
şema talepleri, yanlış tesisata yapılan ödemeler gibi tüm süreçleri PaperWork© İş
Akış modülü üzerinde yürütülmektedir.
Süreçlerde oluşan belgeler ve bilgiler de
PaperWork© Doküman Yönetim Sistemi
aracılığıyla tüm il müdürlükleri ve ilçelerden de yetkiler dahilinde kolayca
görüntülenebilirken, raporlaması, üst
gelen e-faturalar istenirse otomatik olarak
PaperWork© üzerinde onay-iş akışına
sokulabilir. Bu da faturaların işlenme
ve ERP sistemine giriş sürecini önemli
ölçüde kısaltmaktadır.
PAPERWORK©’ÜN SAĞLADIĞI KAZANÇLAR
» İş akışı ile tüm süreçleriniz elektronik ortamda takip edilir.
»
»
»
»
»
»
İşlemlerin raporlanması, kimin ne kadar iş yaptığını
anında tespit etmenizi sağlar.
Gelen iş yükü çalışanlar arasında iş yükü durumuna göre
dağıtılır. Böylece sistem otomatik olarak gelen işleri aynı işi
yapanlar arasında eşit olarak dağıtır.
Belgelere ve bilgiye hızlı ve kolay erişim sağlar.
Her türlü uygulama ile entegrasyon sağlar.
Yanlış dosyalamaların azalmasını sağlar.
Arşivleme sistemi ile tasarruf (yer, dosya, klasör, kağıt,
mürekkep, iş gücü) sağlar.
Dokümanların eskime ve yıpranmasının engellenmesini
sağlar.
» Aynı dokümanın çoklu kullanımı ortadan kalkar.
» İşler arasında koordinasyonun düzenlenmesini sağlar.
» Bilginin kontrolünü sağlar.
» Bilginin güvenliğini sağlar.
» Verimlilik artışı getirir.
» Müşteri hizmetlerinde, hizmet kalitesinin artmasını sağlar.
» Kurumsal altyapının geliştirilmesini sağlar.
» İş akışlarınızın daha iyi kontrol edilmesini sağlar.
» Bilgi yönetim ve paylaşım maliyetlerinin azalmasını sağlar.
» Daha başarılı proje yönetimi sağlar.
» Türkiye koşullarına en uygun ürün ve hizmeti sağlar.
» Gelecekte oluşacak ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek, esnek
yapıya sahiptir.
www.energyworld.com.tr 75

Download Report