T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu SAĞLIK TURİZMİ TOPLANTISI 14 Nisan 2015, Antalya PROJE YÖNETİMİ VE YAZILI İLETİŞİM BAŞARININ MATEMATİKSEL FORMÜLÜ Prof. Dr. Ahmet Çevik TUFAN Yıldırım Beyazıt Üniversitesi, Tıp Fakültesi Öğretim Üyesi TÜBİTAK-SBAG Danışma Kurulu Üyesi [email protected] SUNUM AKIŞ PLANI  Proje nedir?  Proje önerisi nedir?  Neden proje yapılmalı? - Projenin önemi ve kazanımları  Projenin kurgulanması - Sağlık Turizminde ne gibi projeler yapılmalı? - Proje önerisi yazımına hazırlık - Stratejik Planlama  Yazılı iletişim süreçleri - Sıkça yapılan hatalar ve çözüm önerileri  Başarının matematiksel formülü PROJE NEDİR? Proje, • başlangıcı ve sonu belirli bir sürede, • tanımlı amaç ve hedeflere sahip, • değişim yaratan, • planlanan uygulama adımlarıyla çeşitli çıktıların elde edildiği, • belirlenmiş bir bütçeyle yürütülen sosyal,kültürel,bilimsel bir çalışma sürecidir. PROJE ÖNERİSİ NEDİR? Araştırılmak istenen konuda yapmak istediklerimizi (amaç, hedefler, yöntem, yaygın etki, çıktılar, vb.) yazılı olarak • kanıta dayalı bir biçimde, • doğru gerekçelendirebilme, ve • doğru ifade edebilme, sanatıdır / yeterliliğidir / becerisidir. Neden proje önerisi yazmalıyım? Neden proje desteğine başvurmalıyım? • Keşfetmek arzusu, • İnovasyon, • Teknoloji, teori, teknik, uygulama geliştirmek, vb. nedenler. Ayrıca projeler, • Bilime, toplumsal refaha ve ekonomiye katkı, • Multidisipliner/interdisipliner çalışma kültürü geliştirilmesine katkı, • Ulusal/bölgesel/kişisel bilimsel ve teknolojik (sağlık uygulamaları, makale, ürün, patent vb.) çıktılara katkı, • Araştırmacı ve Ar-Ge personeli yetiştirilmesine katkı, • Kurumsal ve bireysel gelişime katkı sağlar. - Tercih edilir olmak - Müşteri (kullanıcı) memnuniyeti - Kariyer yükselmesi - Ekonomik kazanç, vb. PROJE ÖNERİSİNİN KURGULANMASI Sağlık turizminde ne gibi projeler yapılmalı? Proje önerisi yazımına hazırlık A- Durum tespiti - Stratejik Planlama süreci Statejik Planlama Nedir? • Stratejik planlama bir yönetim aracıdır. Diğer bütün yönetim araçları gibi ilgili kurumun/organizasyonun işini daha iyi yapmasına ve kendi enerjisine odaklanmasına yardımcı olmak, çalışanlarının aynı amaç için çalışıyor olmalarını sağlamak, faaliyette bulunduğu ortamın çevresindeki değişikliklere göre yönünü belirleyip o yöne doğru gitmesini sağlamak amacıyla kullanılır. • Kısaca stratejik planlama bir organizasyonun ne olduğunu, ne yaptığını ve neden yaptığını şekillendiren ve ona bu konularda kılavuzluk yapan temel kararları ve eylemleri geleceğe odaklı olarak üreten sistemli çabadır. Başarılı bir stratejik planlama: • Eyleme dönüşür • Ortak değerler tabanında bir vizyon oluşturur • Yönetim ve çalışanların bütününün sahiplendiği, herkesi içeren ve katılımcı bir süreçtir • Sosyal sorumluluk bilincini içerir, zorunluluk içermez • Kurumun çevresine karşı duyarlı ve dışarıdan odaklıdır • Kaliteli ve güvenilir verilere dayanır • Statükoyu sorgulamaya açık olmayı gerektirir • Etkili bir yönetimde önemli rol oynar Stratejik Planlamanın Aşamaları • Amaç, Vizyon, Misyon belirlenmesi • Mevcut durum analizi – SWOT Analizi – PEST Analizi • Strateji belirleme (Stratejik planın hazırlanması) • Stratejik planın uygulanması süreci • Stratejilerin değerlendirilmesi Amaç, Vizyon, Misyon • Amaç, misyon, vizyon ve hedef terimleri birbirlerine karıştırılan terimlerdir. • Amaç bir organizasyonun gerçekleştirmeye çalıştığı nihai sonuçtur. Amaç “Bu organizasyon neden var?” sorusunun cevabıdır. • Misyonun amaca göre daha geniş bir anlamı vardır. Bir organizasyonun misyonu varoluş sebebidir. Misyon üç temel kavramı içerir: Amaç, bu amacı gerçekleştirmeye çalışan bir organizasyon ve bu amacı gerçekleştirme sürecine rehberlik eden değerler. Strateji oluşturma sürecinde misyon cümlesi organizasyonun nereye doğru gitmesi gerektiği konusuna ışık tutar. • Vizyon diğer terimlerle karşılaştırıldığında en genel kavramdır. Organizasyonun başarıya ulaşmış misyonunun ve dolayısıyla amacının hayali ifadesi olarak tanımlanabilir. • Hedefler organizasyonun ulaşmaya çalıştığı somut amaçlardır. Hedefler zorlayıcı olmalı ama ulaşılamaz olmamalıdır. Aynı zamanda ölçülebilir olmalıdır, bu sayede organizasyon bu hedeflere ulaşma konusundaki ilerlemeyi gözlemleyebilir ve gerekirse düzeltmeler yapabilir. Mevcut Durum Analizi SWOT Analizi: SWOT kısaltması İngilizce Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats kelimelerinin baş harflerinden oluşmaktadır. Türkçe kaynaklarda SWOT yerine bu İngilizce ifadelerin Türkçe karşılıkları olan Güçlü, Zayıf, Fırsat ve Tehdit kelimelerinin baş harflerinin birleşiminden oluşan GZFT kısaltması kullanılabilmektedir. SWOT Analizi açılımındaki kelimelerden de anlaşılacağı üzere organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerini, fırsat ve tehditleri analiz eden bir stratejik planlama metodudur. Organizasyon için belirlenmiş olan hedeflerin gerçekleştirilmesini olumlu ya da olumsuz yönde etkileyecek olan iç ve dış faktörlerin belirlenmesini sağlar. SWOT ANALİZİ Mevcut Durum Analizi SWOT Analizi: SWOT kısaltması İngilizce Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats kelimelerinin baş harflerinden oluşmaktadır. Türkçe kaynaklarda SWOT yerine bu İngilizce ifadelerin Türkçe karşılıkları olan Güçlü, Zayıf, Fırsat ve Tehdit kelimelerinin baş harflerinin birleşiminden oluşan GZFT kısaltması kullanılabilmektedir. SWOT Analizi açılımındaki kelimelerden de anlaşılacağı üzere organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerini, fırsat ve tehditleri analiz eden bir stratejik planlama metodudur. Organizasyon için belirlenmiş olan hedeflerin gerçekleştirilmesini olumlu ya da olumsuz yönde etkileyecek olan iç ve dış faktörlerin belirlenmesini sağlar. PEST Analizi: PEST analizi “Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik Analizler” ifadesinin kısaltmasıdır ve stratejik yönetim süreci için yapılan dış çevre analizinde makro düzeydeki çevresel faktörlerin analizidir. Organizasyonun dikkate alması gereken makro düzeydeki çevresel faktörler hakkında bir resim ortaya koyar. SWOT ANALİZİ SWOT ANALİZİ SWOT ANALİZİ SWOT ANALİZİ • Ulusal, • Bölgesel, • Kurumsal, • Birimsel, • Kişisel, olarak yapılabilir. SONUÇ: Strateji, Konu, Proje Kapsamı, Hedefler, Uygulama adımları, Olası çıktılar vb. kararları alınır. PROJE ÖNERİSİNİN KURGULANMASI Proje önerisi yazımına hazırlık B- Başvuru yapılabilecek olası destek kurum veya kuruluşlarının belirlenmesi • Hedefleri, • Vizyon ve Misyonları, • Öncelikli alanları, vb. Sağlık Turizmi hangi destek kurum/kuruluşları tarafından öncelikli bir alan olarak belirlenmiştir/değerlendirilebilir? - DPT, Bölgesel Kalkınma Ajansları, Bakanlıklar - Avrupa Birliği fonları, diğer Uluslar arası fonlar vb. PROJE ÖNERİSİNİN KURGULANMASI Proje önerisi yazımına hazırlık C- Olası Proje Türleri (yeterlilikler ve şartlar vb.) belirlenmesi Temel, Uygulamalı, Ürüne Yönelik, Araştırma, Basamaklandırılmış proje önerileri vb. D- Olası Proje Ölçeklerinin değerlendirilmesi Küçük Orta Büyük PROJE ÖNERİSİNİN KURGULANMASI Proje önerisi yazımına hazırlık E- Destek Kuruluşlarının Proje Önerisi Değerlendirme Süreçlerinin/Formatlarının İncelenmesi Panel Süreci Dış Değerlendirme Süreci Panelist/Hakem/Dış Danışman Proje türlerine göre destek oranları, vb. PROJE ÖNERİSİNİN KURGULANMASI Proje önerisi yazımına hazırlık F- Ekip Oluşturma •Takım çalışması ve profesyonel sorumluluk •İletişim •Liderlik •Statülerin belirlenmesi •Motivasyon •Çıkar çatışması-çıkar çakışması •Fikri mülkiyet hakları ve paylaşımı vb. PROJE ÖNERİSİNİN KURGULANMASI YAZILI İLETİŞİM -PROJELER- YAZILI İLETİŞİM SÜREÇLERİ (PROJE ÖNERİSİ NEDİR?) Araştırılmak istenen konuda yapmak istediklerimizi (amaç, hedefler, yöntem, yaygın etki, çıktılar, vb.) yazılı olarak • kanıta dayalı bir biçimde, • doğru gerekçelendirebilme, ve • doğru ifade edebilme, sanatıdır / yeterliliğidir / becerisidir. PROJE ÖNERİSİ NEDİR? (A. Çevik TUFAN) • Yazılı iletişim becerisi edinmek bir yabancı dil öğrenmeye benzer. • Bir süreç gerektirir. • Bu süreç içerisinde araştırmacı önce bir konuda/alanda hakimiyet/yetkinlik edinir ve bu konu/alan ile ilgili konuşulanları ve yazılanları takip edebilir hale gelir. (Dinlediğini ve okuduğunu anlama süreci) • İkinci aşama konu/alan ile ilgili kendi fikirlerini oluşturma ve söyleyebilme aşamasıdır. (Sözlü iletişim süreci) • İlgili konuda/alanda fikir ve önerilerini yazıya dökebilme becerisi ise en son edinilen yetkinliktir. (Yazılı iletişim süreci) Projelerde Yazılı Anlatım Becerisi Çok Önemlidir • Kullanılan dilin yazım kuralları, ifade biçimleri anlatımda önem taşır. - You are beautiful. - You are so beautiful! - You are too beautiful! Projelerde Yazılı Anlatım Becerisi Çok Önemlidir • Kullanılan dilin yazım kuralları, ifade biçimleri anlatımda önem taşır. - You are beautiful. - You are so beautiful! - You are too beautiful! Projelerde yazılı anlatım becerisi çok önemlidir • Kullanılan dilin yazım kuralları, ifade biçimleri anlatımda önem taşır. - You are beautiful. - You are so beautiful! - You are too beautiful! Too little, too late! Kısa, öz ve anlaşılır cümle kullanımı önerilir. GARAJ ÖNÜDÜR. PARK YAPMAYINIZ. PARK YAPAN ARAÇLAR ÇEKİCİ ÇAĞIRILARAK ÇEKTİRİLECEKTİR! YAZILI İLETİŞİM SÜREÇLERİ Projelerin yazım kurallarının belirlenmesi ve bu kurallara uyulması büyük önem taşır. (Instructions to Authors) Siz kurallara uymak konusunda ne kadar başarılısınız? ETKİ FAKTÖRÜ YÜKSEK ÇALIŞMALARDA EKİBİN ÖNEMİ YAZILI İLETİŞİM SÜREÇLERİ PROJELERDE YER ALAN BAŞLICA BÖLÜMLER Başlık, özet, anahtar kelimeler • Başlık projeyi yansıtmalı, anlaşılır ve kısa olmalıdır. • Özet konunun önemi, özgün değeri ve amacı yansıtmalıdır. Proje düzeni, metodoloji, beklenen sonuç ve etkileri olabildiğince kısa olarak vermelidir. • Özgün değer: gerçekleştirilebilir ve yaygın etkiye sahip özgünlük önemlidir! • Anahtar kelimeler projenin içeriğine uygun ve yeterli sayıda olmalıdır. Giriş ve Sunuş • Konu, kapsam, literatür bilgisi anlamında gerekli bilgiler ile sınırlı kalabilmek önem taşır. • Tek yönlü ve yüzeysel değil, geniş bir bakış açısı içermelidir. Ancak, bilgi hızla genelden projenin özeline indirgenmelidir. • Projenin amaç ve hedeflerini içermeli ve cevap aranan soru(lar) “neden-sonuç ilişkisi” kapsamında cevaplanmaya çalışılmalıdır. Gereç ve Yöntem • • • • • • Amaca ve proje kapsamına en uygun, araştırma sorularını yanıtlayacak yöntemler seçilmelidir. Yöntemlerin geçerliliğinin ve güvenilirliğinin test edilmesi (ön çalışma, istatistiksel güç analizi vb.) önem taşır. Uygun literatür desteği (yapılabilirliğe ve güvenilirliğe kanıt) önem taşır. Çalışmanın gerekli izinlerinden bu bölümde mutlaka söz edilmelidir. Uygun ve doğru istatistiksel yaklaşım şarttır. Yöntemler tekrarlanabilir olmalıdır. Buna izin verecek detaylı bilgi verilmelidir. Başarı ölçütleri ve Yaygın etki Bu bölümünün amacı: • Fikir ve görüşlerinizi ifade etmek, • Sonuçlarınızın yaygın etkisini ortaya koymak, ve • Gelecekte gerçekleştirilebilecek ileri çalışmalara ışık tutmaktır. Bu bölümünün kapsamı: • Giriş-sunuş bölümünde yer alan araştırma sorularının nasıl cevaplanacağını, • Bulguların bu cevapları nasıl destekleyeceğini, ve • Bu cevapların ilgili konudaki evrensel bilgi içerisinde nasıl yer bulacağını içermelidir. Başarı ölçütleri ve Yaygın etki Hiçbir proje önerisi araştırdığı fikri ve olası sonuçlarını havada/ortada/yorumsuz/başarı ölçütlerinden ve yaygın etki değerinden yoksun bırakmamalıdır! SIKÇA YAPILAN HATALAR EN SIK KARŞILAŞILAN HATALAR (TÜBİTAK verileridir) İADE GEREKÇELERİ ORAN 1 Etik Kurul / Yasal İzin / Özel İzin Belgesinin, Gerekli Olduğu Beyan Edildiği Halde %34 Başvuruya Eklenmemiş Olması / Gerekli Olduğunun İlgili Grup Tarafından Tespit Edilmesi / İstenilen Kriterlere Uygun Olmaması 2 Projenin Bilimsel İçeriğinin / Madde İçeriklerinin Yetersiz Bulunması %11 3 Projenin Araştırma Projesi Kriterlerine Uygun Olmaması %10 4 Basılı Kopya Olarak Gönderilmesi Gereken Belgelerin Olmaması / Belirtilen Tarihten Sonra Gelmesi / Online Başvurunun Yapılmaması %9 5 Değişiklik Bildirim Formunun, Elektronik Ortamda Yer Almaması / Panel Raporunda İstenilen Değişiklik ve Düzeltmeleri İçermemesi / Yetersiz Bulunması %8 SIKÇA YAPILAN HATALAR - Anlaşılması zor ve konuyu doğru yansıtmayan başlık kullanılması. - Amacın ve hedeflerin açık ve anlaşılır olmaması. - Organizasyon eksikliği. - Yetersiz veya çok fazla gereksiz bilgi vermek. - Monoton yazım dili (akış şemaları, görseller, grafikler, tablolar vb. anlaşılırlığı arttırır). SIKÇA YAPILAN HATALAR - Proje yazım kurallarına uymamak. - Matbu formun tüm bölümlerini doldurmamak, - Matbu formun bazı bölümlerini silmek, - İstenen bilgilere uymayan içerik, - Her bölümde aynı bilgileri ve cümleleri tekrar, - Limitleri aşan sayfa sayısı, - İmla ve yazım hatalarına dikkat etmemek, - Başka metinlerden, yayınlardan, web sitelerinden kaynak göstermeden alıntı yapmak. - Aynı grup, kuruluş vb. tarafından daha önce verilmiş benzer içerikli projelerden alıntı yaparken ortaya çıkan kopyalayapıştır hataları. SIKÇA YAPILAN HATALAR - Tecrübe, bilgi birikimi ve ilgi alanı yönünden yetersiz olunan bir konuda proje önerisi vermek. - Proje ekibinde yeterli sayıda ve doğru branşlardan araştırmacı ve danışmanlara yer vermemek. - Bunun tam tersine ekipte gereksiz ve işlevi olmayan kişilere yer vermek (akademik, mesleki hiyerarşi vb.). - Bütçelendirme yaparken gizli yan projeler gözetmek ve fazladan malzeme vb. talebi. - Bir kısım literatür bilgilerinin gizlenmesi çabası - Önerilen bazı çalışmaların zaten daha önce tamamlanmış ve sonuçlarının elde edilmiş olması ÇÖZÜM ÖNERİLERİ (FAYDALI İPUÇLARI) • Hakem değerlendirme formlarında yer alan sorular ve değerlendirme ölçütleri detaylı olarak incelenmelidir. • Her soruya proje teklifi içerisinde cevap bulunup bulunmadığı değerlendirilmelidir. • Projenin yazımı başvurudan mümkünse en az 1 ay önce bitirilmeli, proje ekibi proje önerisini başvuru öncesi en az birkaç defa okumalıdır. Tekrar tekrar okuyun! • Projenizin yazımında akıcı, anlaşılır ve yazım kurallarına uygun bir dil kullanılmalıdır. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ (FAYDALI İPUÇLARI) • Proje önerisi resim, grafik, özet tabloları vb. ile desteklenmelidir. • Projenin içeriği iyi organize edilmeli, net ifadeler kullanılmalıdır. • Eksik ya da aşırı bilgi vermekten kaçınılmalıdır. • Yazımda tekrarlar ve tutarsız ifadelerden kaçınılmalıdır. • Proje öneri konusu veya yöntemleri üzerine ön çalışma, makale, tebliğ, kurs vb. deneyimi varsa mutlaka belirtilmelidir. • Özellikle büyük bütçeli proje önerilerini sunmadan önce bazı ön çalışmalar ile araştırma konusu test edilmeli ve bu ön çalışmalar sonuçları ile birlikte proje öneri metninde belirtilmelidir. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ (FAYDALI İPUÇLARI) • Proje sunmak ve yürütmek bir eğitim ve tecrübe gerektirmektedir, önce küçük bütçeli ve kısa süreli projelerle başlayın. • Reddedilen projelerinizi ortak hakem raporu doğrultusunda revize edip tekrar gönderin ve asla duygusal davranmayın. İyi revize edilen proje önerilerinin ikinci başvuruda kabul oranları artmaktadır. ÇÖZÜM ÖNERİLERİ (FAYDALI İPUÇLARI) Başarılı eylem süreci BAŞARININ ANAHTARI Success is not the key to happiness, happiness is the key to success. If you love what you are doing, you will be successful. Herman Cain Başarı mutluluğun anahtarı değildir, mutluluk başarının anahtarıdır. Yaptığınız işi seviyorsanız zaten başarılı olursunuz. Herman Cain BAŞARININ MATEMATİKSEL FORMÜLÜ BAŞARI = BİLGİ X ÇALIŞMAK X MOTİVASYON VİZYON HAYAL GÜCÜ YAPTIĞI İŞİ SEVMEK TATMİN VE MUTLULUK vb. TEŞEKKÜR EDERİM Prof. Dr. Ahmet Çevik TUFAN [email protected]