SOKNO (Sustav osiguranja kvalitete za neprofitne organizacije) je sustav koji omogućuje prepoznavanje potreba korisnika i odgovaranje na njih kako bi organizacija mogla pružiti odgovarajuću uslugu u skladu s dogovorenim standardima. U ovom sustavu osiguranja kvalitete moguće je birati između 4 ponuđene ocjene: nismo ispunili, tek smo počeli, na dobrom smo putu i potpuno smo ispunili. Te ocjene opisuju koliko je organizacija razvijena u odnosu na postavljeni standard i prema pokazateljima, odnosno indikatorima. Kako bi mogli procjeniti u kojoj je mjeri organizacija dostigla određeni indikator koriste se dokazi čija je svrha pokazati da je organizacija dosegnula određenu razinu na svakom standardu kvalitete. SOKNO se sastoji od 13 područja i tri razine na svakom području. 1. razina je temelj sustava kvalitete kojim je moguće dokazati da organizacija posluje u skladu sa zakonskim okvirom i da je razvila osnovne sustave i strukture koji štite prava korisnika i zaposlenika. Druga i treća razina nadogradnja su prve. Za postizanje treće razine potrebno je dokazati kako organizacija barem kroz posljednjih godinu dana u potpunosti zadovoljava kriterije za 1. i 2. razinu. SOKNO smo počeli provoditi u ožujku 2010.g. kako bismo prepoznali potrebe svojih korisnika i odgovorili na njih pružajući im odgovarajuću uslugu u skladu s dogovorenim standardima. Budući da smo se tijekom 2010. godine upoznali sa zahtjevima SOKNO sustava na pojedinim razinama, naše smo pripreme, provedbe i evaluacije nastojali uskladiti s postavljenim pokazateljima stadnarada kako bismo i dalje potpuno ispunjavali uvjete prve razine, te postigli drugu razinu u većini područja. Također, trudili smo se da nam usklađenost s indikatorima postane rutina i ne opterećuje nas u našim svakodnevnim aktivnostima te smo ih prilagodili načinu funkcioniranja Udruge. Za neke smo, smatrajući ih prezahtjevnima, neizvedivima ili jednostavno nepotrebnima, odlučili da im se nećemo posebno posvećivati kako ne bi trošili vlastite resurse na kreiranje dokaza i pokušavali postignuti standard kvalitete koji nije u skladu s našim organizacijskim razvojem, što SOKNO podržava. Rezultat provedbe SOKNO sustava u Udruzi ZUM za 2011. godinu: Udruga u potpunosti ispunjava prvu razinu SOKNO sustava po svim indikatorima u 11 od 13 područja. U preostala dva (Monitoring i evaluacija te Rezultati) ukupno samo tri pokazatelja nisu u potpunosti postignuta, no na dobrom smo putu, odnosno provode se određene aktivnosti i plan je u 2012. godini potpuno postignuti sve pokazatelje. Dosizanjem 1. razine dokazujemo kako poslujemo u skladu sa zakonskim okvirom te da smo razvili osnovne sustave i strukture koje štite prava naših korisnika i zaposlenika. To je i temelj za djelotvorno planiranje i usmjeravanje aktivnosti, što doprinosi ostvarivanju organizacijskih ciljeva. Na drugoj smo razini napredovali u gotovo svim područjima te je većina dogovorenih indikatora postignuta ili na dobrom putu do postignuća. U nekoliko primjera smo tek počeli provoditi potrebne aktivnosti ili ih planiramo, kao npr. korištenje evaluacija u svrhu demonstriranja učinkovitosti organizacije. Prema dogovorenom, u potpunosti smo ispunili područje zaposlenika te upravljanje aktivnostima. To znači da zaposlenici razumiju svoju ulogu i pružena im je podrška, te da postoji adekvatna komunikacija između zaposlenika i rukovodećeg osoblja, ali i da zajedno rade na ostvarivanju ciljeva pri čemu se potiče učinkovita komunikacija. Aktivnostima se upravlja planirano, o čemu postoji dogovor te se vodi evidencija, razvijeni su i posebni standardi za posebne usluge, te su svi (rukovodstvo, zaposlenici, volonteri) uključeni u njihove planiranje, provedbu i evaluaciju. Druga bi razina, koja je dokaz našem strateškom pristupu postizanju ciljeva i zadataka, dokumentiranju važnih pravilnika, odluka, praksi te sustavnom planiranju i nadgledanju rezultata što vodi usmjerenijim postignućima, trebala u potpunosti biti ispunjena tokom 2012.godine. Na trećoj smo razini tijekom 2011. godine u potpunosti ispunili određene pokazatelje, no to se dogodilo spontano, budući da nam ona sada nije prioritet. Ipak, imamo dobre rezultate u područjima treninga i usavršavanja te umrežavanja i zagovaranja čime pokazujemo kako cijenimo i razumijemo važnost usavršavanja naših članova/volontera/djelatnika, ali i da smo jedna od organizacija na ovom području koja utječe na podizanje svijesti javnosti o važnim društevnim pitanjima koja su u području rada naše Udruge. Provodeći SOKNO tijekom 2011. godine Udruga ZUM je na svim područjima zadržala ili poboljšala kvalitetu. Organizacija postiže planirane rezultate u svojim aktivnostima te pokazuje napredak u ključnim područjima rada čime stječe i povjerenje kod donatora koji nastavljaju podržavati organizaciju. LEGENDA: Nismo ispunili Tek smo počeli Na dobrom smo putu Potpuno smo ispunili 1. PLANIRANJE KVALITETU RA ZI NA 1 RA ZI NA 2 RA ZI NA 3 ZA Vizija, misija i ciljevi jasni su rukovoditeljima i zaposlenicima i u skladu su sa statutom organizacije. Kratkoročni i dugoročni ciljevi temelje se na prepoznatim potrebama korisnika. Organizacija prepoznaje potrebe i zahtjeve donatora i drugih dionika. Postoji godišnji plan s jasnim i definiranim ciljevima za najva žnija područja rada. Postoje planovi djelovanja za praćenje i poboljšanje kvalitete organizacije i njezinih aktivnosti. Voditelji programa, zaposlenici i volonteri su, svatko na najpogodniji način, uključeni u razvoj i praćenje cjelokupne organizacijske strategije. Postoji strateški plan koji se zasniva na procjeni potreba korisnika i obuhvaća razdoblje dulje od nadolazeće financijske godine. Postoji usklađenost između ciljeva, aktivnosti i očekivanih rezultata. Postoje detaljni planovi za sljedeću godinu za projekte i timove na temelju kojih su oblikovane glavne aktivnosti organizacije. Godišnji planovi uključuju poboljšanja kvalitete koja se temelje na analizi i evaluaciji dosadašnjih programa. Osoblje, rukovoditelji i volonteri razvijaju trogodi šnji do petogodišnji strateški plan koji se temelji na potrebama korisnika, trendovima u vašem specifičnom sektoru i analizi okoline u kojoj organizacija djeluje. Podaci dobiveni praćenjem projekata (monitoring) i rezultati evaluacija utječu na planiranje i poboljšanje aktivnosti. Poslovni planovi uključuju prikupljanje sredstava, komunikaciju, marketing, ljudske resurse i partnerski rad. Sustav osiguranja organizacije kvalitete u potpunosti je uspostavljen u svim područjima i dovodi do značajnih mjerljivih poboljšanja. Članovi upravnih tijela iniciraju revidiranje misije i op ćeg smjera razvoja organizacije te poduzimaju mjere potrebne za pobolj šanje. 2. DOBRO UPRAVLJANJE RA ZI NA 1 Skupština se sastaje u skladu sa statutom organizacije. Uloga i dužnosti Skupštine jasno su definirane u statutu. Članovi koji su odgovorni za zastupanje i predstavljanje organizacije biraju se prema jasno definiranim procedurama. Dužnosti i pravne odgovornosti osoba koje zastupaju organizaciju jasno su definirane u statutu. Osobe koje po statutu zastupaju i predstavljaju organizaciju svjesne su svih svojih odgovornosti i odgovorno obavljaju svoje dužnosti. Dužnosti glavnog upravnog tijela jasno su definirane u Statutu i razdvojene od izvršnih tijela. RA ZI NA 2 Članovi glanovg upravnog tijela svoj posao obavljaju redovno, profesionalno i bez novčane nadoknade (volonterski). Upravno tijelo organizacije uspostavilo je pravila i procedure vlastitog rada i djelovanja koja uključuju i pravila o sukobu interesa. Upravno tijelo organizacije aktivno je uključeno u planiranje strategije rada organizacije. Upravno tijelo nadgleda financijsko poslovanje organizacije. Članstvo organizacije i zaposlenike redovito se informira o radu upravnog tijela i odlukama koje to tijelo donosi. Definiran je postupak podnošenja prigovora i žalbi upravnim tijelima od strane korisnika, zaposelnika i donatora. Upravna tijela ugovaraju neovisnu reviziju i donose odluke u skladu s nalazima. RA ZI NA 3 Upravna tijela provode godišnju procjenu rada direktora/ice (ili drugog izvršnog tijela odgovornog za redovan rad organizaceije). Upravna tijela organizacije osiguravaju otvorenost i transparentnost rada organizacije i predstavljaju organizaciju prema razli čitim dionicima i javnosti. Razvijen je sustav za zaprimanje i rješavanje prigovora i žalbi upravnim tijelima od strane korisnika, zaposlenika i donatora. Uspostavljene su transparentne procedure regruitranja novih članova upravnih tijela. izmjena članova i Upravna tijela periodično ocjenjuju vlastiti rad i kontinuirano rade na svom razvoju. 3. RUKOVOĐENJE RA ZI NA 1 Rukovoditelji vode računa o tome da organizacija ispunjava svoje pravne i financijske obaveze. Rukovoditelji planiraju način djelovanja i traže posebna sredstva. Zaposlenici i volonteri znaju što se od njih očekuje i upoznati su s organizacijskom strukturom. Rukovoditelji nadgledaju napredak organizacije i ispunjavanje njezinih ciljeva. Organizacija se pridržava zakona o ravnopravnosti spolova, jednakim mogućnostima, nediskriminaciji prema invaliditetu, zdravlju i sigurnosti pri zapošljavanju i pružanju usluga. Rukovodeće osoblje radi na razvoju aktivnosti i izgradnji organizacije. RA ZI NA 2 RA ZI NA 3 Provodi se širok raspon različitih pravila, politika i procedura, npr. o diskriminaciji i jednakim mogućnostima za sve, i zaposlenici i volonteri su upoznati s time. Rukovoditelji osmišljavaju i osiguravaju sustave komunikacije koristeći i najnovije tehnologije radi učinkovite i kvalitetne razmjene informacija. Rukovoditelji se posvećuju profesionalnom rastu i razvoju u području rukovođenja i upravljanja. Rad se obavlja prema planu uz redovito praćenje napretka. O planovima za poboljšanje rezultata, rukovodeće osoblje redovno konzultira upravna tijela. Rukovoditelji omogućuju najbolje korištenje i razvoj ljudskih kapaciteta, nastoje otklanjati prepreke i poticati napredovanje unutar organizacije. Rukovoditelji vode primjerom, i služe kao uzori. Rukovoditelji koriste različite menadžerske alate za unapređenje planiranja, smanjivanje rizika i pozicioniranje organizacije u skladu sa promjenama u okolini. Svi zaposlenici i volonteri imaju jasne smjernice kako najbolje obaviti posao. Uspostavljene su procedure koje se poduzimaju u slučajevima neodgovarajućeg ispunjenja radnih obaveza. Rukovoditelji provode ciklus kontinuirane evaluacije i analize postignuća, koji rezultira planskim poboljšanjima. 4. USMJERENOST KORISNICIMA PREMA Grupa korisnika jasno je definirana, bez diskriminacije ili isklju čivanja pojedinih grupa unutar ciljane skupine. RA ZI NA 1 RA ZI NA 2 RA ZI NA 3 Usluge se temelje na iskazanim potrebama korisnika i na uklju čivanju skupina koje su nedovoljno zastupljene ili imaju specifi čne potrebe. Korisnici su dobro obaviješteni o uslugama koje se nude i mogu odabrati uslugu koja im najbolje odgovara. Informacije o korisnicima su pohranjene, povjerljive i dostupne prema potrebi. Od korisnika se redovito prikupljaju povratne informacije o njihovom iskustvu vezanom uz usluge, uključujući pritužbe i prijedloge. Koriste se različite metode prikupljanja povratnih informacija od korisnika, a pirkupljeni podaci se koriste pri dono šenju odluka vezanih uz usluge Poduzimaju se aktivni koraci kako bi se razumjela pitanja/ problemi koji utječu na korisnike i posebno nedovoljno zastupljene grupe. Određuju se mjerljivi pokazatelji praćenja zadovoljstva korisnika. Organizacija otvoreno raspravlja i pravovremeno rje šava pritužbe i prijedloge korisnika. Postoji jasna politika i plan za uključivanje korisnika koji se kontinuirano revidira i unapređuje. Interesi korisnika zastupljeni su na razini upravnih tijela. Povratne informacije dobivene od korisnika koriste se za planiranje budućih usluga. Razvoj svih novih usluga uključuje procjenu potreba korisnika, koristeći se pri tome odgovarajućim praticipativnim metodama. Organizacija uspoređuje ciljeve vezane za zadovoljstvo korisnika s ciljevima drugih kvalitetnih organizacija. Na osnovu najčešćih pritužbi razvijaju se preventivne mjere. 5. ZAPOSLENICI RA ZI NA 1 Proces zapošljavanja je jasan i slijedi zahtjeve jednakih mogu ćnosti i nediskriminacije. Svi zaposlenici imaju ugovore o radu te pisane uvjete zaposlenja u kojima su definirane uloge i odgovornosti. Svi zaposlenici razumiju svoju ulogu unutar organizacije i znaju kome su odgovorni. Zaposlenici primaju neku vrstu individualne podrške i superviziju prilikom izvršavanja svog posla. Održavaju se redoviti sastanci sa zaposlenicima kako bi se raspravljalo o planovima i aktivnostima organizacije. Postoji pravilnik o radu koji obuhvaća prava i obveze zaposlenika. RA ZI NA 2 Postoji jasna struktura upravljanja zaposlenicima. Redovito se održavaju supervizijski sastanci i godišnje procjene za sve zaposlenike. Redovito se održavaju timski sastanci, i provode se donesene odluke. Zaposlenici imaju mogućnost sudjelovanja u procesu donošenja odluka. Organizacija zapošljava dovoljno osoba za opseg aktivnosti koje provodi. Postoji priručnik za zaposlenike koji sadrži sve dokumente o pravilima i postupcima koji se tiču ljudskih resursa. RA ZI NA 3 Plan razvoja ljudskih resursa pripremljen je najmanje godinu dana unaprijed kako bi se ostvarili postavljeni ciljevi organizacije. Zaposlenici su uključeni u procese dugoročnog i/ili strateškog planiranja. Nalazi procjene zaposlenika koriste se za planiranje razvoja ljudskih resursa te za planiranje treninga i usavršavanja. Postoji sustav nagrađivanja dobrih radnih rezultata kao i sankcija u slučaju neispunjavanja radnih obaveza. Razvijene su procedure i postupci za godišnje procjene zaposlenika koji uključuje i mogućnost zaposlenika da ocjenjuju zadovoljstvo radom u organizaciji i kvalitetu rada rukovodećih i upravnih tijela. 6. VOLONTERI RA ZI NA 1 Proces uključivanja volontera u organizaciju je jasan i zadovoljava sve pravne zahtjeve uključujući jednake mogućnosti i nediskriminaciju volontera. Volonteri imaju ugovore i/ili druge oblike sporazuma o volonterskom angažmanu sukladno propisima. Svi volonteri razumiju svoju ulogu unutar organizacije i znaju kome su odgovorni. Volonteri prisustvuju radnim sastancima na kojima se raspravlja o aktivnostima u koje su uključeni. Volonterski rad se uredno evidentira i izdaju se potvrde o vol ontiranju. Informacije o načinu uključivanja volontera i njihovom profilu dostupne su široj javnosti. RA ZI NA 2 Postoje smjernice o radu s volonterima koje definiraju njihovu ulogu u organizaciji, podršku koju primaju i troškove koji im se pokrivaju. Volonteri sudjeluju na redovitim timskim sastancima zaposlenika i rukovodstva. Na sastancima se dio vremena posve ćuje i pitanjima vezanim za volontere. Redovito se održavaju supervizijski sastanci s volonterima i volonteri primaju individualnu podršku tijekom volonterskog angažmana. Postoji dovoljno financijskih resursa za planirane volonterske aktivnosti i troškove volontera. Organizacija prepoznaje važnost priznavanja doprinosa volontera. Organizacija osigurava ljudske resurse za koordinaciju rada volontera. RA ZI NA 3 Opisi posla zaposlenika uključuju i njihove obaveze prema volonterima. Volonteri su uključeni u procese dugoročnog i/ili strateškog planiranja. Svi volonteri imaju redovitu superviziju i godi šnju procjenu uspješnosti rada na temelju kojih se definira njihov budu ći angažman i planira potreba za treningom i usavršavanjem. Volonteri daju povratne informacije o učinkovitosti rukovođenja njima i zadovoljstvu vlastitim angažmanom u organizaciji. 7. TRENING I USAVRŠAVANJE RA ZI NA 1 RA ZI NA 2 RA ZI NA 3 Novi zaposlenici i volonteri upoznaju se s radom organizacije, opisom posla i organizacijom rada kako bi bili učinkoviti u izvršavanju svog posla. Informacije potrebne za rad se na vrijeme proslje đuju zaposlenicima i volonterima. Organizacija osigurava pristup i jednake mogućnosti za trening i usavršavanje zaposlenicima i volonterima. Svim zaposlenicima i volonterima pruža se određen oblik potpore i nadzora. Vodi se osnovna evidencija o seminarima i ostalim doga đajima vezanim za usavršavanje u kojima su sudjelovali zaposlenici i volonteri. Postoje planovi i osigurana sredstva za usavr šavanje zaposlenika i volontera. Zaposlenici i volonteri dobivaju informacije o mogu ćnostima usavršavanja, a periodično se organiziraju treninzi u organizaciji. Zaposlenici i volonteri potiču se na individualno pohađanje treninga i sudjelovanje na konferencijama i radionicama. Procjene zaposlenika naglašavaju individualne potrebe za treningom i usavršavanjem, a gdje je prikladno, trening je usmjeren na promorivanje jednakih mogućnosti. Organizacija ima dvogodišnji - trogodišnji plan razvoja ljudskih potencijala, koji ima jasne ciljeve i povezan je s cjelokupnom strategijom organizacije. Trening i usavršavanje članova upravnih tijela, zaposlenika i volontera usklađeni su s ciljevima organizacije. Postoji organizirani sustav prijenosa stečenog znanja i vještina i njihove primjene u radu. Postoji osoba zadužena za planiranje i koordinaciju treninga i usavršavanja. Gdje je moguće, dobivaju se potvrde i certifikati kao rezultat treninga i usavršavanja. 8. UPRAVLJANJE NOVCEM Organizacije posluje sukladno zakonima koji reguliraju financijsko poslovanje neprofitnih organizacija u Hrvatskoj. RA ZI NA 1 Organizacija potiče prikupljanje članarina, dobrovoljnih priloga i vodi o tome evidenciju. Organizacija poznaje zakonske procedure vezane uz financijsko poslovanje (npr. vođenje poslovnih knjiga, upravljanje prihodima i rashodima, obračun i isplate plaća i honorara i dr). Organizacija udovoljava financijskim zahtjevima donatora i tro ši sredstva namjenski u skladu sa odobrenim proračunom i potpisanim ugovorom. Organizacija ima identificirane izvore financiranja (donatore) za tekuću godinu. Financijski izvještaji za donatore i nadležna državna tijela pripremaju se odgovorno i predaju se na vrijeme. RA ZI NA 2 Organizacija ima utvrđen godišnji proračun, prihodi i troškovi se prate i usklađuju s proračunom. Planovi prikupljanja financijskih sredstava dio su strateškog i/ili poslovnog plana. Prioriteti i ciljevi za prikupljanje sredstava i ostvarivanje prihoda dogovoreni su najmanje za sljedećih godinu dana. Sve financijske prihode i rashode redovno prate i kontroliraju za to zadužene osobe. Postupci nabave odvijaju se u skladu sa zahtjevima donatora. Prihodi organizacije osigurani su iz različitih izvora. Postoji plan stjecanja i upravljanja novčanim zalihama. Upravnom tijelu organizacije podnose se redovita financijska izvje šća. Organizacije je uspostavila sustav interne kontrole (npr. supotpisnici dokumenata, odvojene funkcije naredbodavatelja i računopolagatelja, dvostruka kontrola od strane knjigovodstva i osobe/odjela zadu žene za vođenje financija u organizaciji, odvojeni bankovni ra čuni prema projektima). RA ZI Postoje trogodišnji financijski planovi koji prate operativne planove i uključuju strategije prikupljanja sredstava i investiranja. Ako organizacija ostvaruje značajnije prihode od gospodarske djelatnosti ima detaljan poslovni plan koji minimalno uklju čuje analizu konkurencije, predviđanje tijeka novca i plan povrata investicije. Organizacija ima kvalitetne i dobre odnose s postoje ćim donatorima. Postoji sustav interne financijske revizije koji uklju čuje procjenu rizika, a godišnje se provode neovisne vanjske revizije. NA 3 Organizacija vodi računa o kvaliteti rada revizora i banke čije usluge koristi. Organizacija konstantno unapređuje financijsko poslovanje u skladu s nalazima revizije i odlukama upravnih tijela. 9. IMOVINA I ZAŠTITA NA RADU RA ZI NA 1 Prostorije su pristupačne i udovoljavaju svim zakonskim uvjetima (uključujući požarne i sigurnosne mjere). Korištenje opreme dostupno je svim zaposlenicima i volonteri ma. Vodi se dokumentacija o popisu sredstava za rad, a sva oprema redovito se održava. Godišnja inventura se redovito provodi, i donosi se odluka o otpisu ili amortizaciji sredstava za rad. Vodi se računa o čuvanju informacija (npr. redoviti back up elektronskih zapisa). Vodi se osnovna evidencija o nabavi i dostavama. Ugovori o osiguranju su ažurirani i pokrivaju imovinu, prostorije i ljude. Potrebe za resursima pažljivo se planiraju sukladno uslugama i aktivnostima koje organizacija provodi. RA ZI NA 2 Radni uvjeti i zdravlje zaposlenika unapređuju se posebnim mjerama u skladu s mogućnostima. Podaci i informacije dobro su organizirani i dostupni glavnim dionicima organizacije. Najam ili posudba sredstava za rad pažljivo se dokumentira i postoji osoba zadužena za to. Upotreba informacije tehnologije pridonosi učinkovitom i uspješnom djelovanju organizacije. Informacije pohranjene na papirnatim i elektronskim medijima redovito se arhiviraju, ili po potrebi uništavaju. Koriste se ekološki prihvatljivi proizvodi i vodi se računa o ekonomičnoj potrošnji energenata. Zaposlenici i volonteri poti ču se na recikliranje. Potrebe za sredstvima za rad predviđene su za sljedeće trogodišnje razdoblje. RA ZI NA 3 Postoji pravilnik i procedura koje odražavaju organizacijske vrijednosti - organizacije ne troši više nego što je potrebno (npr. korištenje električne energije). Zaposlenici u organizaciji u potpunosti su obučeni za korištenje opreme i tehnologije. Upravljanje i održavanje sredstava za rad obavlja se na način koji osigurava njihovo potpuno korištenje. Postoji dokumentacija o sredstvima za rad koja sadr ži i pravilnik i proceduru za amortizaciju i otpisivanje. Prate se nove tehnologije i procjenjuje njihova mogu ća vrijednost za organizaciju. 10. UPRAVLJANJE AKTIVNOSTIMA RA ZI NA 1 Ključne aktivnosti organizacije su definirane, prikladne i dostupne ciljanim korisnicima. Zaposlenici i volonteri imaju jasne zadatke i vremenske rokove za njihovu provedbu. Vodi se osnovna evidencija o provedenim aktivnostima, kako bi se osiguralo da usluge stižu do ciljanih skupina/korisnika. Aktivnosti se provode u skladu s planovima i okruženju koje je sigurno i dostupno korisnicima. Povjerljivost podataka je osigurana tamo gdje je to potrebno. Postoje godišnji akcijski planovi o ključnim aktivnostima koji definiraju individualne odgovornosti i zadatke. RA ZI NA 2 Postoje dokumentirani administrativni postupci koji podr žavaju učinkovito pružanje usluga odnosno provođenje aktivnosti. Postoji pravilnik o jednakim mogućnostima i nediskriminaciji korisnika kojeg se zaposlenici i volonteri pridržavaju u praksi. Razvijeni su standardi za određene usluge, npr. socijalne usluge, trening, savjetovanje itd. Postoji pisani pravilnik procedura o prijedlozima i žalbama na usluge. Zaposlenici i volonteri uključeni su u razmatranje procedura i unapređivanje planova. RA ZI NA 3 Procedure za osnovne aktivnosti organizacije su evidentirane i jasne te dostupne odgovarajućim zaposlenicima i volonterima. Postoji pisani pravilnik o odnosima s korisnicima koji zaposlenici i volonteri razumiju i primjenjuju. Organizacija postiže dogovorene standarde u svim područjima svojih aktivnosti. Evaluacija pruženih usluga i aktivnosti provodi se svake godine. Poboljšanja procedura, standarda i pravilnika dokumentirana su. Zaposlenici i volonteri su o tome informirani. 11. UMREŽAVANJE ZAGOVARANJE RA ZI NA 1 I Organizacije je upoznata s radom drugih organizacija u svojoj okolini koje djeluju na istom i/ili sličnom području rada. Informacije o uslugama i aktivnostima razmjenjuju se s drugim organizacijama. Postoje planovi za suradnju s drugim organizacijama u svrhu povećanja učinka i/ili povećanja vidljivosti organizacije. Zaposlenici, volonteri i članovi organizacije sudjeluju na sastancima, radionicama i konferencijama drugih organizacija. Organizacije razmjenjuju informacije i iskustva, analiziraju probleme od zajedničkog interesa i dogovaraju inicijalnu suradnju. Kad je potrebno korisnici se upućuju na druge odgovarajuće organizacije. Organizacije ja aktivna članica lokalnih, nacionalnih i međunarodnih mreža, foruma i/ili krovnih organizacija. RA ZI NA 2 Organizacija ima jasne ciljeve u vezi razvijanja mre ža/ili sudjelovanja u mrežama s drugim organizacijama. Planiraju se zajedničke inicijative/kampanje s drugim organizacijama, o njima se postiže zajednički dogovor i razvijaju se akcijski planovi. Dio usluga provodi se u suradnji i/ili partnerstvima s drugim javnim, privatnim i neprofitnim organizacijama. Informacije dobivene monitoringom koriste se kako bi se pokazala na koji način umrežavanja i partnerstva doprinose ciljevima organizacije. Organizacija je prepoznata u javnosti kao važan akter u podizanju svijesti o relevantnim pitanjima u podru čju rada organizacije (kroz organiziranje kampanja, sudjelovanje u debatama, prisustvo u medijima). RA ZI NA 3 Organizacija sudjeluje u procesima analize i razvoja politika iz područja djelovanja organizacije (prikupljanje informacija, izrada analiza, komuniciranje nalaza s donositeljima odluka, sudjelovanje u radnim skupinama). Organizacija ima višegodišnji partnerski ugovor o suradnji s drugim organizacijama i/ili institucijama. Analizira se i periodično evaluira uspješnost partnerstva i/ili umrežavanja i zajedničkih aktivnosti. Zajednički se ulažu resursi (ljudi, novac, znanja i vještine) i preuzimaju rizici između partnera u provođenju zajedničkih projekata. Organizacija preuzima inicijativu za pokretanje mre ža i vodeću funkciju u mrežama. 12. MONITORING EVALUACIJA I Ključni ljudi u organizaciji razumiju zašto su važni monitoring i evaluacija. RA ZI NA 1 Postoji jednostavna sustav za monitoring i evaluaciju koji sadr ži podatke o korisnicima i ciljnim skupinama i mjeri postignu ća provedenih aktivnosti u odnosu na postavljene ciljeve i o čekivane rezultate. Organizacija bilježi i izvještava o povratnim informacijama dobivenim od korisnika u vezi pruženih usluga, uključujući žalbe i prijedloge. Informacije dobivene monitoringom analiziraju se i koriste se u cilju unapređenja i planiranja aktivnosti i rada organizacije. O nalazima monitoringa izvještavaju se donatori i upravna tijela. RA ZI NA Ključni zaposlenici i korisnici planiraju i razvijaju raspon pokazatelja uspješnosti za aktivnosti i rezultate. Organizacija redovno prikuplja povratne informacije prema definiranim pokazateljima od svojih korisnika i ostalih klju čnih dionika kako bi uspješnije mjerila učinkovitost svog rada. Jednom godišnje organizacija provodi unutarnju evaluaciju. Na temelju podataka monitoringa i evalucije rukovoditelji i zaposlenici redovno uspoređuju učinak s postavljenim ciljevima. 2 RA ZI NA 3 Nalazi dobiveni monitoringom i evaluacijom koriste se za pobolj šanje aktivnosti i donošenje strateških odluka. Nalazi evaluacije koriste se u svrhu demonstriranja u činkovitosti organizacije. Postoji integrirani ciklus koji povezuje planiranje, pru žanje usluga, monitoring i evaluaciju, te kontinuirano poboljšanje. Informacije o ključnim područjima djelovanja sustavno se prikupljaju, analiziraju i koriste u razdoblju od najmanje godinu dana. Uz unutarnju provode se i vanjske evaluacije koje vr še nezavisni stručnjaci, a u koje su uključeni drugi dionici. Nalazi evaluacije dostupni su javnosti i koriste se za razvijanje smjernica/preporuka te mogućnost utjecaja na pozitivne društvene promjene u području djelovanja organizacije. 13. REZULTATI RA ZI NA 1 Aktivnosti prikupljanja sredstava osiguravaju dovoljno financijskih sredstava za izvršenje planova. Većina usluga izvršava se po planu i u okrivu proračuna. Planirana poboljšanja kvalitete i ostali planovi djelovanja su izvr šeni. Postoje pokazatelji da su zaposlenici zadovoljni i motivirani. Ciljna skupina obuhvaćena je uslugama. Povratne informacije korisnika i ankete pokazuju zadovoljstvo uslugama. Aktivnosti se mijenjaju u skladu s informacijama dobivenim monitoringom. RA ZI NA 2 Podaci monitoringa pokazuju da su postavljeni ciljevi ostvareni. Planirani proračun je ostvaren i donatori nastavljaju podržavati organizaciju na istoj ili većoj razini. Zaposlenici i volonteri rade u podržavajućem i motivirajućem okruženju i znaju da organizacija cijeni i vrednuje njihov rad. Očekivana razina zadovoljstva korisnika je ostvarena. Za ključne aktivnosti postignuti su željeni dugoročni rezultati. Nalazi evaluacije i rad na kvaliteti doveli su do pobolj šanja. RA ZI NA 3 Organizacija ima dobro utvrđene kontakte s ključnim donatorima i sredstva su osigurana za doglednu budućnost. Unazad dvije godine postignuti su svi očekivani rezultati. Podaci ukazuju na trend napretka u ključnim aktivnostima i povećanja zadovoljstva korisnika uslugama. Organizacija postiže dobre rezultate u usporedbi organizacijama koje rade na sličnim aktivnostima. s ostalim Organizacija ostvaruje vidljive rezultate na polju dru štvenih promjena. Zaposlenici i volonteri su primjereno nagra đeni, imaju dobra primanja i veliek mogućnosti za profesionalni razvoj. Sustav osiguranja kvalitete pokazuje kontinuirani napredak. SOKNO promotorica Ana Milovan, članica UO-a
© Copyright 2024 Paperzz
