EBA Product Whitepaper jul 2012 EBA DMS 1 Sadržaj EBA DMS 4 Prednosti 5 Značajne funkcije • Snimanje dokumentacije • Skeniranje i automatsko prepoznavanje dokumenata • Napredno prepoznavanje dokumenata • Elektronska razmena dokumenata • Jednostavna pretraga dokumenata • Dnevnik primljene i poslate pošte • Podrška radnim tokovima • Kontrola • Pristup dokumentima • Klasifikacija dokumentacije • Autorizacija i pristup dokumentima • Bezbednost • Mogućnost povezivanja sa poslovno-informacionim sistemima • E-obrasci • Razvojno okruženje – EBA Developer • Elektronska fascikla • Automatizovana nadogradnja • Obaveštavanje 6 8 10 12 14 16 18 20 22 22 24 24 25 26 28 30 30 30 Cenovni okvir 31 Tehnički zahtevi 32 2 EBA DMS E BA DMS je celovito rešenje za poslovanje bez papira u kompanijama, organizacijama i računovodstvenim servisima. Uvođenje dokumentacionog sistema EBA DMS korisnicima donosi potpunu kontrolu nad dokumentacijom i procesima u kojima se dokumentacija nalazi. Omogućava efikasnu i jeftinu elektronsku razmenu pravno valjanih dokumenata sa poslovnim partnerima i fizičkim licima. Da bismo obezbedili što veću efikasnost elektronske razmene pravno valjanih dokumenata između poslovnih subjekata, razvili smo poslovni model u kojem, zajedno sa strateškim partnerima i institucijama okruženja za podršku, obezbeđujemo potrebnu infrastrukturu za elektronsko poslovanje. Rešenje omogućava integraciju u sve poslovno-informacione sisteme, čime, osim elektronske razmene pravno valjanih dokumenata, takođe eliminišemo potrebu za prepisivanjem poslovne dokumentacije (npr. račun) u poslovnu evidenciju. Pored elektronske razmene dokumenata, EBA DMS takođe omogućava skeniranje papirnih dokumenata, automatizaciju mesta prijema i dnevnika primljene i poslate pošte, podršku tokovima rada sa dokumentima, centralizovanu kontrolu nad dokumentima i potpuno elektronsko pohranjivanje svih poslovnih dokumenata u kompaniji, odnosno organizaciji. EBA DMS korisnicima omogućava jednostavnu i efikasnu upotrebu programa. Svoje korisnike sve vreme pratimo tokom upotrebe softvera i neprestano unapređujemo korisničko iskustvo. Time obezbeđujemo brzo prilagođavanje korisnika softveru i kratko vreme njegovog uvođenja kod njih. 3 Prednosti E BA DMS je jedini dokumentacioni sistem koji, u kompaniji ili organizaciji, omogućava celovit tretman dokumentacije bez papira. Upotrebom dokumentacionog sistema EBA DMS stranke snižavaju troškove rada, jer je za ovladavanje dokumentacijom potrebno znatno manje vremena. Kontrola nad dokumentima je celovita. Eliminisano je dvostruko unošenje podataka. Vreme potrebno za pretragu dokumenata izražava se u sekundama – a ne u minutima ili satima. EBA DMS je jedini dokumentacioni sistem sa ugrađenim modulom za razmenu pravno valjanih elektronskih dokumenata sa poslovnim partnerima i fizičkim licima. Slanje dokumenata partnerima je značajno jeftinije, jer dokumentacioni sistem EBA DMS omogućava elektronsko slanje pravno valjanih dokumenata. EBA DMS je prijateljski nastrojen prema korisniku i veoma jednostavan za upotrebu, što omogućava veoma jednostavno i razumljivo vršenje i veoma kompleksnih radnji sa dokumentima. Velika prednost dokumentacionog sistema EBA DMS je njegovo uvođenje, jer vreme uvođenja traje veoma kratko. EBA DMS je veoma otvoren i prilagodljiv dokumentacioni sistem. Korisnici sami mogu da određuju nove vrste dokumentacije koju će snimati, da sami zadaju atribute dokumentacije, ovlašćenja korisnika u sistemu, tokove kretanja dokumenata, itd. Celovito rešenje EBA DMS je plod našeg sopstvenog znanja i razvoja. Time svojim strankama obezbeđujemo stabilnost cena, visoku prilagodljivost softvera i brz razvoj. Uvođenje i upotreba dokumentacionog sistema EBA DMS zasniva se na mesečnim najamninama, a ne na kupovini, čime stranke izbegavaju velike početne troškove. Mesečni najam stranki donosi pristup svim nadogradnjama softvera i garanciju za sve vreme korišćenja dokumentacionog sistema EBA DMS. Nema dodatnih ugovora o održavanju. 4 Značajne funkcije Snimanje dokumentacije D okumentacioni sistem EBA omogućava snimanje dokumentacije iz više različitih izvora. Prvi i najosnovniji način snimanja dokumentacije i danas se odvija pomoću optičkog čitača (skenera). Više o tome navedeno je u poglavlju „Skeniranje i automatsko prepoznavanje dokumenata“. Drugi način snimanja dokumentacije odvija se pomoću virtuelnog štampača pod nazivom „EBA Printer“. To je deo softvera koji se ponaša kao štampač, i kao takav je takođe vidljiv u operativnom sistemu Windows. Taj virtuelni štampač korisnicima omogućava da u dokumentacioni sistem EBA DMS prenose dokumente iz bilo kojeg programa (za obradu teksta, itd.) na isti način kao kada žele da ih štampaju. U programu u kojem obrađuju dokument izaberu operaciju štampanja, i potom među štampačima izaberu „EBA Printer“. Softver EBA taj dokument pretvara u PDF format i upisuje ga u dokumentacioni sistem. Korišćenjem tehnologije EBA Printer korisnici izbegavaju neophodnost da zaista štampaju dokument i zatim ga skeniraju u dokumentacioni sistem. Korisnici na taj način štede vreme, jer je broj operacija za snimanje dokumenata u dokumentacioni sistem EBA DMS značajno manji nego kada bi taj dokument zaista štampali i skenirali, a štede i novac, jer nije potrebno fizičko štampanje na papir. Treći način snimanja dokumenta u dokumentacioni sistem EBA DMS je elektronski prijem dokumenta preko sistema EBA. Elektronska razmena dokumenata opisana je u poglavlju pod naslovom „Elektronska razmena“. Elektronska razmena strankama omogućava da međusobno razmenjuju dokumente koji su elektronskom formatu i digitalno potpisani, a time i pravno valjani, što znači da prijem i slanje papirnih dokumenata više nije potrebno. Četvrti način snimanja dokumenata odvija se direktno iz poslovno-informacionog sistema. Uspostavljanjem integracije između poslovno-informacionog sistema i dokumentacionog sistema EBA DMS, dokumente je moguće snimati direktno iz poslovno-informacionog sistema. Primer za to su izdati računi. 5 Snimanje dokumenata iz bilo kog programa preko virtuelnog EBA printera. Virtuelni EBA printer Prilikom snimanja dokumenta podešavamo glavne atribute. Sledeći put, program će ih podesiti automatski. 6 Skeniranje i automatsko prepoznavanje dokumenata S keniranje dokumenata namenjeno je snimanju i digitalizaciji dokumentacije primljene u papirnom obliku. U postupku skeniranja kreiraju se elektronske verzije papirnih dokumenata. Ti elektronski dokumenti se u fazi skeniranja opremaju i određenim podacima i prosleđuju se u dokumentacioni sistem. EBA DMS omogućava jednostavno skeniranje i snimanje dokumenata, jer korisnik ne poseduje nikakva dodatna predznanja. EBA DMS omogućava skeniranje dokumentacije na više uzastopnih tačaka istovremeno. Sastavni deo skeniranja dokumenata u EBA DMS je korišćenje OCR tehnologije. Ona korisniku omogućava hardversko očitavanje podataka iz dokumenata (na primer: očitavanje ukupnog iznosa iz računa) i automatsko prepoznavanje dokumenata. Skeniranje upotrebom OCR tehnologije je još brže i jednostavnije, jer značajno smanjuje potrebu za ručnim upisivanjem podataka. Zajedno sa dodatnom kontrolom podataka, već prilikom snimanja dokumenata sprečavamo mogućnost snimanja pogrešnih podataka. Time već pri samom ulasku dokumentacije sprečavamo greške, što je od velikog značaja, jer time rasterećujemo korisnike u daljim fazama procesa. 7 Na veoma jednostavan način, rukovalac skenera sam određuje predložak, prilikom prvog skeniranja dokumenta određenog pošiljaoca. Na slici samo označava određeni podatak i određuje o kojem podatku je reč. Rukovalac skenera očitane podatke brzo proverava i po potrebi ispravlja u prikazu za uređivanje podataka. 8 Program sam očitava tekst iz skeniranog dokumenta i iz dokumenta iščitava podatke koji su određeni u predlošku. Napredno prepoznavanje dokumenata E BA DMS zahtevnijim strankama omogućava i dodatno, naprednije prepoznavanje dokumenata. Pored klasičnog OCR-a, u stanju je da vrši prepoznavanje pozicija na dokumentima (narudžbenica, račun, dostavnica, itd.) kao i prepoznavanje odgovora na upitnicima (ankete, testovi, itd). Automatsko prepoznavanje pozicija i hardversko prepisivanje podataka znatno olakšavaju rad u slučajevima kada je iz primljenih dokumenata u sisteme za podršku potrebno uneti i pozicije tih dokumenata. Prepoznavanje pozicija iz dokumenata je inteligentno, što znači da sistem prilikom kreiranja predloška sam ustanovljuje gde se nalazi početak, a gde kraj pozicija na nekom dokumentu. Te pozicije mogu se nalaziti i na više strana. Sistem takođe omogućava i podešavanje najrazličitijih vidova kontrole – naime, veoma je značajno da u slučaju grešaka prilikom prepoznavanja iste uočimo i sprečimo već na mestu nastanka. Ručno prepisivanje podataka iz takvih dokumenata na više strana može biti veoma dugotrajno i podložno greškama. Sve to može naneti ozbiljnu štetu prodajnim i proizvodnim procesima. Prepoznavanje odgovora na upitnim listovima znatno olakšava prepisivanje podataka svuda gde se vrši masovno prikupljanje i obrada podataka prikupljenih iz upitnika. Pored samog prepoznavanja odgovora na upitnicima, ovaj način obrade podataka takođe omogućava izradu predložaka upitnika sa zadatim pravilnim odgovorima, što je veoma pogodno kada je reč o najrazličitijim proverama znanja. Na taj način pouzdano i veoma brzo proveravamo odgovore očitane iz ovih upitnika. Isto tako, u mogućnosti smo da veoma brzo vršimo hardversku proveru ispitnih listova i pravilnosti odgovora. Ta funkcija je omogućena licencom „EBA DMS sa naprednim prepoznavanjem“. 9 Za upitnik izrađujemo predložak na osnovu kojeg program očitava označene odgovore. Tekst pisan rukom možemo snimiti u formatu slike. Program takođe može odabrati pozicije. Polja za unošenje podataka, koja moramo posebno proveriti, obojena su žutom i crvenom bojom. 10 Elektronska razmena dokumenata D okumentacioni sistem EBA DMS je trenutno jedini dokumentacioni sistem sa ugrađenim modulom za elektronsku razmenu digitalno potpisanih, pravno valjanih dokumenata. Elektronske dokumente razmenjujemo na više načina. Prvi način izdavanja dokumenta je elektronski, preko distribucionog sistema EBA. Time ostvarujemo kontakt sa onim poslovnim partnerima koji već koriste sistem EBA DMS, odnosno su preko drugih kanala povezani sa distribucionim sistemom EBA. Kod poslovanja sa fizičkim licima, posredstvom Internet portala EBA4Me možemo stupiti i u kontakt sa građanstvom. Internet portal EBA4Me za građanstvo je besplatan. Drugi način je slanje dokumenata putem elektronske pošte. Taj način slanja funkcioniše tako što se dokument najpre šalje preko sistema EBA DMS do distribucionog sistema EBA, odakle se dalje, u ime pošiljaoca, šalje krajnjem primaocu. Dokument se krajnjem primaocu šalje u obliku digitalno potpisanog PDF dokumenta. Taj način slanja dokumenata adekvatan je za partnere koji ne poseduju dokumentacioni sistem EBA ili EBA+, ali su spremni da primaju elektronski potpisane dokumente. Treći način slanja je klasičan. Klasičan način je štampanje dokumenta i slanje poštom. Naš izvod je u elektronskom obliku. Od poslovnih partnera koji već koriste dokumentacioni sistem EBA DMS ili njegovu osnovnu verziju EBA, odmah možemo početi da primamo elektronske dokumente. I ti dokumenti su pravno valjani. Većina stranaka, prilikom uvođenja dokumentacionog sistema, u elektronsku razmenu dokumenata poziva i svoje značajnije poslovne partnere i sa njima se dogovara oko novog načina razmene. 11 Pravno valjane elektronske dokumente pošiljalac šalje u EBA distribucioni centar. Distribucioni centar pošiljke razvrstava u poštanske fahove primalaca. 12 Po prijemu, dokumenti se automatski uključuju u tok rada primaoca. Jednostavna pretraga dokumenata B rza i jednostavna pretraga dokumenata jedna je od značajnih odlika dokumentacionog sistema EBA DMS. Pretraga dokumenata omogućava tri načina pretrage. Prvi način je pretraga po željenim kriterijumima. Korisnik traži dokument u skladu sa vrednostima pojedinačnih atributa dokumenta. Primer takve pretrage je pretraga računa koji su primljeni od 1.1.2011. do 31.1.2011. i ukupno iznose preko 500,00 EUR. Drugi način je pretraga po rečima, odnosno delu reči koje se pojavljuju u dokumentu. EBA DMS u slučaju tekstualne pretrage omogućava i pretragu po rečima koje se pojavljuju u komentarima koje su na dokumente dodali korisnici. Treći način pretrage je kombinovana pretraga, gde korisnik može istovremeno vršiti pretragu dokumenata kako po kriterijumima, tako i po delovima teksta. Pretraga dokumenata u EBA DMS uvek se vrši unutar kruga dokumenata kojima korisnik ima pravo da pristupi. Korisnik ni u jednom slučaju ne može kroz pretragu pristupiti dokumentima za koje nema ovlašćenje, ni kada oni odgovaraju njegovim kriterijumima pretrage. 13 Najjednostavnija je pretraga po reči po izboru i atributima dokumenta. Pronađene dokumente vidimo na listi pretrage. Pretragu takođe možemo vršiti i među „živim“ dokumentima u okviru radnog toka i, istovremeno ili odvojeno, među pohranjenim zaključenim dokumentima. Pretragu možemo vršiti po tačno određenim kriterijumima, kao što su tip dokumenta, pošiljalac, primalac, broj računa, datum prijema. 14 Dnevnik primljene i poslate pošte S va dokumentacija koja je zavedena u EBA DMS i pristigla elektronskim putem ili je bila skenirana automatski se upisuje u dnevnik primljene pošte. Dnevnik primljene pošte pruža dokaz o prijemu pošte, a u njega se upisuje datum kada je određeni dokument stigao u kompaniju/organizaciju, pošiljalac dokumenta, predmet primljenog dokumenta, vrsta primljenog dokumenta, kao i kome je primljeni dokument prosleđen. Isto tako, u suprotnom smeru se automatski vodi dnevnik poslate pošte, u koji se zavodi informacija o tome kada je dokument bio poslat iz kompanije/organizacije, ko je primalac tog dokumenta, vrsta poslate dokumentacije, predmet poslatog dokumenta, kao i način slanja dokumenta. Načini slanja dokumentacije iz sistema EBA DMS opisani su u poglavlju „Elektronska razmena dokumenata“. Za primljenu poštu koju ne skeniramo (knjige, reklame, publikacije, itd.) u dnevniku poslate pošte na raspolaganju je mogućnost ručnog unosa, gde je moguć samo evidencioni unos primljene pošte. 15 Knjigu primljene i poslate pošte možemo pretraživati koristeći kriterijume pretrage. Moguć je ručni unos primljenih knjiga, publikacija, paketa, dakle, sadržaja koje ne skeniramo. 16 Lista primljene i poslate pošte. Ovde se automatski upisuju svi poslati i primljeni dokumenti. Podrška radnim tokovima A utomatizacija radnih tokova obrade dokumentacije je veoma značajna karakteristika dokumentacionih sistema. Kod automatizacije je naročito značajno da podešavanje iste bude što jednostavnije moguće. Dokumentacioni sistem EBA DMS to čini pomoću pravila. Pravila su jednostavna za rad, jer se prilikom njihovog podešavanja kreiraju razumljive klauzule koje govore o tome šta pojedina pravila čine. Istovremeno, pravila nam omogućavaju da automatizujemo samo deo određenog procesa, a tamo gde proces zavisi od odluke ljudskog faktora, puštamo ga dalje u domen korisnika i njihovih odluka. Najveće vrednosti pravila su jednostavnost, razumljivost i mogućnost podešavanja automatizacije samo za određene delove procesa. 17 Tok dokumenata automatizujemo pomoću pravila prilikom prijema, slanja i promena na dokumentima. Isto tako, pravilima određujemo i obaveštavanje administratora. Pravila definišemo pomoću čarobnjaka, koji je dovoljno jednostavan da ga može koristiti administrator sistema, što stranki omogućava dopunjavanje toka dokumenata i brzo prilagođavanje novim potrebama. 18 Pravila su uređena u preglednim listama. Kontrola F unkcija kontrole u EBA DMS ključnim korisnicima koji su administratori određenih procesa omogućava kontrolu nad dokumentacijom u procesu. Administratori procesa imaju kontrolu nad tim gde, odnosno kod koga se određeni dokumenti nalaze, koliko dugo su kod tog lica i u kojoj fazi procesa su određeni dokumenti. Sistem EBA DMS ima mogućnost određivanja ograničenog administriranja, što znači da administriranje možemo ograničiti u skladu sa određenim uslovima. Najčešći slučaj je ograničavanje administriranja kada je korisnik administrator za određene dokumente samo unutar svog odeljenja ili poslovne jedinice. Administratori imaju mogućnost da dokumente raspodeljuju među korisnicima. Kontrolu je takođe moguće automatizovati, jer sistem EBA DMS omogućava podešavanje vremenskih ograničenja za okončanje određenih zadataka sa dokumentima. Po isteku vremenskog ograničenja, sistem obaveštava odgovarajuća lica. Isto tako je moguće odrediti pravila koja preventivno automatski upozoravaju da se približava rok za okončanje zadatka. Obaveštavanje sa upozorenjima pre isteka vremena za zadatak, odnosno obaveštenje o isteku roka, vrši se preko elektronske pošte. 19 Administrator može izabrati pojedinačno administratorsko pravilo i tako proveriti koji dokumenti su prekoračili ograničenja određena pravilima. Na primer, koji računi predugo čekaju na potvrdu odgovornih lica. Na administratorskoj listi dokumenata jasno su vidljivi u crveno obojeni dokumenti pod prekoračenjem, u žuto obojeni dokumenti tik pred prekoračenjem i u crno obojeni ostali dokumenti. 20 Pristup dokumentima P ristup dokumentima u dokumentacionom sistemu EBA DMS je veoma restriktivan, korisnici mogu pristupiti samo dokumentima sa kojima su se direktno susretali – ukoliko su autori dokumenta, ukoliko im je dokument prosleđen na obradu, ukoliko im je dokument stavljen na uvid ili ukoliko su skenirali primljeni dokument. Sistem omogućava i dodatna prava za pristup dokumentima. Podrazumeva se da korisnici koji su u organizacionoj šemi korisnika navedeni kao nadređeni korisnici dobijaju pristup dokumentima koji su bili prosleđeni njihovim podređenima ili su njihovi podređeni autori dokumenta. Najšira mogućnost pristupa dokumentima namenjena je licima koja su određena kao administratori dokumentacije. Ona imaju trenutan pristup dokumentima za koje su određeni kao administratori. Klasifikacija dokumentacije D okumentacioni sistem EBA DMS omogućava klasifikaciju sve snimljene dokumentacije u skladu sa klasifikacionim planom kompanije, odnosno organizacije. Klasifikacioni plan veoma precizno određuje dokumentaciju i njenu svrhu, hijerarhiju dokumentacije, period pohranjivanja i način numerisanja, odnosno označavanja dokumentacije. Sistem EBA DMS omogućava da se funkcija klasifikacije dokumentacije koristi i u nešto drugačije svrhe. Klasifikacija dokumentacije se, naime, može koristiti i za vođenje i i prikupljanje dokumentacije po pojedinačnim projektima, pitanjima, strankama, itd. Isto tako, u dokumentacionom sistemu moguće je istovremeno imati više klasifikacija dokumentacije. Svaki dokument istovremeno može biti raspoređen u više kvalifikacionih planova. Određeni konkretan dokument, npr. ugovor, može biti raspoređen u klasifikaciji za projektno rukovođenje radovima projekta ABC i istovremeno u klasifikaciji pravne službe, gde su detaljno određene vrste različitih ugovora i pravnih poslova, npr. prodajni ugovor. 21 Svaki dokument može biti svrstan u više klasifikacionih planova. Stranka sama izrađuje mape u koje želi da razvrsta dokumentaciju. Takvih klasifikacionih planova može biti više. 22 Autorizacija i pristup dokumentima S vaki korisnik u sistemu EBA DMS ima određena ovlašćenja u kojima je zapisano kojim vrstama dokumenata korisnik sme da raspolaže, kao i koje operacije sme da vrši na pojedinim vrstama dokumenata. Prilikom prijavljivanja u sistem EBA DMS za svakog korisnika se vrši provera identiteta. Svaki korisnik se u sistem prijavljuje svojim digitalnim sertifikatom. Taj sertifikat može biti kvalifikovan (izdat od strane akreditovanog izdavača digitalnih sertifikata), a može biti interno izdati digitalni sertifikat. Pošto je identitet korisnika potvrđen, sistem korisniku dodeljuje odgovarajuća ovlašćenja i prijavljuje ga u sistem. Ovlašćenje i dalje ne znači da korisnik ima pristup svim dokumentima. Na primer, neko ko ima ovlašćenje za rad sa ulaznim računima nema pristup računima koji su obrađeni u drugom odeljenju. Korisnik dobija pristup dokumentu pošto mu je dokument prosleđen ili mu je pristup dokumentu izričito dodeljen, bilo ručno ili po unapred određenim pravilima. Korisnici mogu ostvariti pristup dokumentima samo u skladu sa svojim ovlašćenjima – time je onemogućen svaki neautorizovani pristup dokumentaciji. Svaki pristup dokumentu beleži se u revizionim tragovima dokumenta. Revizioni trag pokazuje ko je pristupao dokumentu, kada je to učinio, kao i šta je činio sa dokumentom. Sistem EBA DMS svaku akciju na dokumentu upisuje u revizione tragove. Bezbednost P rijavljivanje korisnika u dokumentacioni sistem moguće je samo uz upotrebu digitalnog sertifikata. Digitalni sertifikat može biti kvalifikovan (izdat od strane kvalifikovanog izdavača digitalnih sertifikata) ili nekvalifikovan. Digitalno potpisivanje dokumenata u dokumentacionom sistemu moguće je samo uz upotrebu kvalifikovanih digitalnih sertifikata. Sa nekvalifikovanim sertifikatima moguće je samo interno potpisivanje dokumenata (parafiranje). Svi dokumenti u sistemu EBA DMS sabrani su u objedinjenu zbirku dokumenata. Svi dokumenti su digitalno potpisani, čime je onemogućena mogućnost falsifikovanja dokumenata i podataka u njima. 23 Mogućnost povezivanja sa poslovno-informacionim sistemima U razvoju dokumentacionog sistema EBA DMS, veliku pažnju posvećujemo i mogućnosti povezivanja dokumentacionog sistema EBA DMS sa poslovno-informacionim sistemima. Svesni smo da je najveća dodatna vrednost dokumentacionog sistema upravo u povezivanju sa drugim informacionim sistemima. Osim što je EBA DMS prijateljski nastrojen prema korisniku, uložili smo veoma velik trud u to da on bude prijateljski nastrojen i prema razvojnim inženjerima, koji treba da ga povežu sa drugim informacionim sistemima. U tu svrhu razvili smo više alata pomoću kojih je moguće uspostaviti vezu između bilo kog informacionog sistema i EBA DMS. Najčešće korišćeni način povezivanja je pomoću softverske biblioteke pod nazivom EBAXCOM. Ona omogućava da se poslovno-informacioni sistem i dokumentacioni sistem udruže u jedno radno okruženje. Time postižemo da za krajnje korisnike uvođenje dokumentacionog sistema EBA DMS predstavlja znatno manju promenu nego u slučaju uvođenja nekog drugog dokumentacionog sistema. EBAXCOM je objektna softverska biblioteka napisana u COM tehnologiji. To omogućava da praktično svaki programski jezik, a time i praktično svaki poslovno-informacioni sistem koji radi u operativnom sistemu Windows, koristi i poziva objekte i funkcije te biblioteke. Drugi način povezivanja EBA DMS i informacionih sistema odvija se upotrebom EBA razvojnih alata. EBA DMS ima mogućnost razvoja dodatnih funkcija pomoću alata EBA Developer, što je opisano u poglavlju „Razvojno okruženje – EBA Developer“. Upotrebom ove tehnologije razvijena je celovita integracija sistema EBA DMS sa informacionim sistemom SAP. Dokumentacioni sistem EBA DMS je već povezan sa sledećim poslovno-informacionim sistemima. • 3TAV IS21 • Adacta Navision • Business Solutions • Navision • Datalab Pantheon 5.5 • FRI ERP • Infohit Minerva • KOPA ERP • MAOP MCR • MC Mars • MIT Orkester • Perftech Largo 24 • Pro-bit ERP • Rokada Risp • SAP • Vasco (KPFW, FAW) • ZRC Zrcalo E-obrasci E lektronski obrasci su tehnologija koja korisnicima sistema EBA DMS omogućava izradu dokumenata prema unapred propisanim obrascima, koje stranke mogu sačiniti same. Obrasce možemo sačiniti tako da pomoću njih izrađujemo interne ili izlazne dokumente. Obrasce možemo koristiti i tako što ćemo ih objaviti partnerima ili građanima, koji na osnovu tih obrazaca mogu izraditi elektronski dokument koji je digitalno potpisan, a time i pravno valjan. Osim toga, takav dokument sadrži i strukturiran zapis podataka, koji možemo koristiti prilikom automatizovanog prepisivanja podataka u informacioni sistem. Time eliminišemo potrebu ručnog unošenja. Prilikom potpisivanja dokumenta izrađenog pomoću e-obrazaca, izrađuje se digitalno potpisani PDF dokument. 25 Interaktivni obrasci eliminišu potrebu za unapred pripremljenim predlošcima u „office“ alatima. Obrasci se mogu povezati sa kodnim registrima u drugim bazama podataka, što olakšava unos i proširuje upotrebljivost obrazaca. 26 Razvojno okruženje – EBA Developer D okumentacioni sistem EBA DMS poseduje sopstveno razvojno okruženje. To razvojno okruženje omogućava dodatan razvoj specifičnih funkcija sistema. Tom funkcijom EBA DMS je povećao svoju fleksibilnost, jer razvojni inženjeri mogu razvijati dodatne module i programe, bez intervencija u jezgru sistema. Svrha tog alata je da veći korisnici sistema EBA DMS koji imaju sopstveni razvoj mogu sami razvijati dodatne module i sami pokrivati svoje specifične potrebe. Razvojno okruženje EBA Developer omogućava razvoj programskih modula unutar EBA DMS. Programski jezik koji se koristi za razvoj je JavaScript. Izbor biblioteka sa kojima mogu raditi razvojni inženjeri je velik i omogućava rad sa bazama podataka, rad sa Internetom i mrežnim protokolima, rad sa grafičkim elementima i izradu grafičkih interfejsa, rad sa XML datotekama, rad sa Internet uslugama (SOAP), rad sa SAP objektima i pozivima, kao i rad sa internim EBA DMS objektima i dokumentima. 27 Razvoj elektronskih obrazaca. Razvoj kompleksnih projekata, kao što su integracije sa drugim informacionim sistemima i širenje sistema EBA. 28 Elektronska fascikla D okumentacioni sistem EBA omogućava izradu elektronske fascikle u svrhu arhiviranja dokumentacije na spoljni medij (CD/DVD). E-fascikla je istovremeno namenjena predaji računovodstvene i druge dokumentacije poreskim inspektorima i revizorima poslovanja. Izrada elektronske fascikle je veoma jednostavna, jer korisnik, kroz vođen proces, pomoću čarobnjaka bira na kom mediju treba načiniti e-fasciklu, koje vrste pohranjene dokumentacije treba upisati na taj medij i za koji period. Kada se sve to odabere, sve ostalo sistem obavlja sam. Izrađena e-fascikla sadrži odabranu dokumentaciju i program za pretragu i pregled dokumenata zapisanih u e-fasciklu. Automatizovana nadogradnja S oftver dokumentacionog sistema EBA DMS je instaliran na radnim stanicama korisnika sistema. U velikim kompanijama, odnosno organizacijama, tih korisnika može biti i više od sto. U tom slučaju nadogradnja softvera bi mogla predstavljati prevelik teret za stranke. EBA DMS omogućava automatizaciju nadogradnje softvera. Po izvršenoj nadogradnji sistema na serveru, prilikom prijavljivanja korisnika u sistem, u slučaju starije verzije, automatski se vrši nadogradnja softvera na radnoj stanici. Obaveštavanje S vest o određenim događajima u vezi sa dokumentima za koje smo odgovorni od ključnog je značaja. Međutim, kao korisnici ne možemo sve vreme da pratimo šta se događa sa dokumentima i zato želimo da budemo automatski obaveštavani o određenim događajima. EBA DMS korisnicima omogućava da budu obavešteni o odgovarajućim događajima u vezi sa dokumentima. Obaveštenja o tim događajima mogu biti primljena i unutar dokumentacionog sistema EBA DMS, a obaveštenja korisnicima mogu biti prosleđivana takođe putem elektronske pošte. 29 Cenovni okvir E BA DMS je cenovno najpovoljnije rešenje u oblasti dokumentacionih sistema. Upotreba EBA DMS ne zasniva se na kupovini, već na najmu, stoga u fazi uvođenja ne pričinjava velike troškove kupovine. Sistem EBA DMS zasniva se na mesečnim najamninama. Visina mesečne najamnine zavisi od broja korisnika. Tabela za izračunavanje visine mesečne najamnine prikazana je ispod. Kategorija Broj korisnika Osnovica Cijena po korisniku Mesečna najamnina Napredno prepoznavanje 1 1 do 10 50 € 10 € 50 + 10 * broj korisnika + 25 % 2 11 do 20 100 € 5€ 100 + 5 * broj korisnika + 25 % 3 21 do 30 140 € 3€ 140 + 3 * broj korisnika + 25 % 4 preko 30 170 € 2€ 170 + 2 * broj korisnika + 25 % Mesečni najam stranci donosi sledeće usluge za sve vreme korišćenja EBA DMS dok redovno izmiruje troškove mesečne najamnine. To su: garancija (redovno i trenutno otklanjanje grešaka) pomoć korisnicima (putem telefona i daljinski, po potrebi i na samoj lokaciji) neograničen pristup novim verzijama softvera U slučaju prekida saradnje, stranka zadržava softver i mogućnost pristupa dokumentima. Onemogućena joj je samo funkcija snimanja novih dokumenata. Stranka prilikom prestanka saradnje dobija svu potrebnu dokumentaciju za eventualni prenos dokumenata snimljenih u EBA DMS u neki drugi dokumentacioni sistem. 30 Tehnički zahtevi U tehničkim zahtevima navedeni su hardverski i softverski zahtevi za instalaciju sistema EBA DMS u strankinom okruženju. Dokumentacioni sistem EBA DMS se u celosti instalira u prostorijama stranke. U prostorijama stranke instalira se sav potreban softver za korišćenje EBA DMS, kao i baza dokumenata. Zahtevi za radne stanice: Zahtev Minimalno Preporučeno Platforma (operativni sistem) Windows XP, Mac OS X 10.6 Windows 7, Mac OS X 10.7 Memorija (RAM) 256 MB 1 GB Prostor na disku 300 MB 300 MB Monitor 1024 px (17”) 1280 px (19“) ili veća Minimalno Preporučeno Zahtevi za skenerske stanice: Zahtev Dodatna strojna oprema Optički čitač sa TWAIN upravljačkim programom Platforma (operativni sistem) Windows XP Windows 7 Memorija (RAM) 1 GB 2 GB Monitor 1280 px (19”) 1650 px (22”) ili veća Procesor Više jezgra Zahtevi za server: Zahtev Minimalno Preporučeno Platforma (operativni sistem) Pomnilnik (RAM) Windows 2003/2008 1 GB 2 GB Podržani bazni serveri PostgreSQL 9+, MS SQL 2005/2008, Oracle 11g Potreban prostor na disku Potreban prostor na disku za pohranjivanje dokumenata zavisi od broja pohranjenih dokumenata u EBA DMS – 10.000 dokumenata zauzima cca. 1,5 GB prostora 31 EBA takođe radi u Mac OS X okruženju 32 Kontakt EBA, agencija za elektronsko poslovanje, d.o.o. Ljubljana Litostrojska cesta 40 SI-1000 Ljubljana Prodaja i marketing: Rikardo Tinauer 0590 988 98 [email protected] Podrška: Janez Nastran 0590 988 90 [email protected] 33 jul 2012.
© Copyright 2024 Paperzz
