Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II DRAFT CICLO MAGAZZINO Allegato al Regolamento “Procedure di Controllo Interno” a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali 1 DRAFT STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA’ ATTIVITA’ SUPPORTATA DA SISTEMA CONTROLLO MANUALE CONTROLLO SUPPORTATO DA SISTEMA ERP ATTIVITA’ AUTOMATICA ERP ERP 1 ATTIVITA’ SUPPORTATA EXTRA-SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-SISTEMA ATTIVITA’ CON REF. IN NOTA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EXL EVENTO INIZIALE SNODO LINK PAGINA LINK PROCESSO SI NO 2 DRAFT RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione SISTEMA AMMINISTRATIVO CONTABILE OLIAMM OLIAMM OLIAMM è la soluzione di Engineering per la gestione amministrativa delle Aziende Sanitarie, pensata per supportare modelli organizzativi di livello aziendale e sovraziendale, quali aree vaste e sistemi informativi regionali. Architettura OLIAMM è un sistema client server, che può essere installato anche su sistemi three tier (Terminal Server, ecc.). Funzionalità OLIAMM si compone di diverse funzioni integrate all’interno del processo amministrativo: Bilanci Piano dei conti La struttura del codice del Piano dei conti è libera e definibile dall’Ente, solitamente gerarchica, con la possibilità di riclassificazioni di bilancio definibili in forma parametrica. Bilanci e Sistema Autorizzativo 3 MAPPATURA DI PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI DRAFT 4 DRAFT VISIONE DEL PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI GESTIONE USCITA BENI NON SANITARI 5 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI MAGAZZINO ECONOMALE MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE PERIODICAMENTE IN FUNZIONE DELLA TIPOLOGIA DEI PRODOTTI VERIFICA LIVELLO SCORTE DI MAGAZZINO OLIAMM SI FINE OK? NO ANALISI E VALUTAZIONE PER ACQUISTO NO OK? FINE SI PREDISPOSIZIONE RICHIESTA BENI B1. GESTIONE FABBISOGNI RESPONSABILE MAGAZZINO ECONOMALE/ MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE OLIAMM B.2. GESTIONE OdA/ RICHIESTA DI OFFERTA A3. VALUTAZIONE E SELEZIONE FORNITORI A 6 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI MAGAZZINO ECONOMALE/ MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE FORNITORE PROCESSO A CONSEGNA MATERIALE CONSEGNA DOCUMENTO DI TRASPORTO (DDT) FINE RISCONTRO MATERIALE RICHIESTO DA OdA OLIAMM OK? NO RESTITUZIONE MERCE SI NO VERIFICA CORRISPONDENZA NUMERO DI COLLI VS VALORE RIPORTATO IN DDT OK? C RESP. MAGAZZINO ECONOMALE/ MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE SI B 7 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE ENTRATA BENI NON SANITARI B VERIFICA QUANTITATIVA E QUALITATIVA DEL MATERIALE RICEVUTO VS O.d,A OLIAMM MAGAZZINO ECONOMALE MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE SI OK? FIRMA E REGISTRAZIONE DDT TIMBRO E ARCHIVIAZIONE INFORMATICA DEI DDT CON COLLEGAMENTO ALL’ORDINE OLIAMM NO C OLIAMM RICHIESTA CHIARIMENTI IAL FORNITORE E ALL’UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI EVENTUALE INTEGRAZIONE DELLA FORNITURA 8 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI GESTIONE MAGAZZINO BENI NON SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE USCITA BENI NON SANITARI MAGAZZINO ECONOMALE MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE ECONOMO/ RESPONSABILE UOC GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO IMPIANTISTICO RESPONSABILE DEL DAI E/O DELL’UOC AMMINISTRATIVA PROCESSO FABBISOGNO MERCE TRASMISSIONE BUONO DI PRELEVAMENTO PREDISPOSIZIONE BUONO E FIRMA DI PRELEVAMENTO OLIAMM OLIAMM NO ASSEGNAZIONE RICHIESTA OK? SI VERIFICA DISPONIBILITA’ MATERIALE A MAGAZZINO OK? NO B2. GESTIONE OdA/ RICHIESTA DI OFFERTA OLIAMM SI REGISTRAZIONE SCARICO MATERIALE A CENTRO DI COSTO CONSEGNA MATERIALE ARCHIVIAZIONE BOLLA DI CONSEGNA PER C.d.C. OLIAMM 9 MAPPATURA DI PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI DRAFT 10 DRAFT VISIONE DEL PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI GESTIONE USCITA BENI SANITARI 11 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI PERIODICAMENTE IN FUNZIONE DELLA TIPOLOGIA DEI PRODOTTI VERIFICA LIVELLO SCORTE DI MAGAZZINO MAGAZZINO FARMACIA OLIAMM SI FINE OK? NO ANALISI E VALUTAZIONE PER ACQUISTO NO OK? FINE SI PREDISPOSIZIONE RICHIESTA BENI B 1. GESTIONE FABBISOGNI RESPONSABILE MAGAZZINO FARMACIA OLIAMM B 2. GESTIONE OdA/ RICHIESTA DI OFFERTA A 3. VALUTAZIONE E SELEZIONE FORNITORI A 12 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI MAGAZZINO FARMACEUTICO FORNITORE PROCESSO C CONSEGNA MATERIALE CONSEGNA BOLLA ENTRATA MERCE (BEM) FINE RISCONTRO MATERIALE RICHIESTO DA OdA OK? NO RESTITUZIONE MERCE OLIAMM SI VERIFICA CORRISPONDENZA NUMERO DI COLLI VS QUANTITA’ RIPORTATA IN BEM OK? NO C RESP. MAGAZZINO FARMACEUTICO SI FIRMA BEM B 13 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI PROCESSO GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE ENTRATA BENI SANITARI VERIFICA QUANTITATIVA E QUALITATIVA DEL MATERIALE RICEVUTO VS O.d,A B OLIAMM SI REGISTRAZIONE BEM E INSERIMENTO DATI SCADENZA PRODOTTO MAGAZZINO FARMACEUTICO OK? NO C OLIAMM TIMBRO E ARCHIVIAZIONE INFORMATICA DELLE BEM CON COLLEGAMENTO ALL’ORDINE OLIAMM RICHIESTA CHIARIMENTI E INTEGRAZIONI AL FORNITORE 14 DRAFT GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI GESTIONE MAGAZZINO BENI SANITARI SOTTO PROCESSO GESTIONE USCITA BENI SANITARI FABBISOGNO MERCE PREDISPOSIZIONE BUONO DI PRELEVAMENTO OLIAMM FIRMA E INVIO BUONO DI PRELEVAMENTO GESTIONE MAGAZZINO ENTRATA BENI SANITARI OLIAMM CARICO MATERIALE A MAGAZZINO DI REPARTO/ CENTRO DI COSTO MAGAZZINO FARMACIA RESPONSABILE STRUTTURA COMPLESSA STRUTTURA COMPLESSA PROCESSO OLIAMM NO VERIFICA LIVELLO SCORTE DI MAGAZZINO OLIAMM OK? SI REGISTRAZIONE SCARICO MATERIALE A CENTRO DI COSTO OLIAMM MAPPATURA DI PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO GESTIONE INVENTARIO DRAFT 16 DRAFT VISIONE DEL PROCESSO CICLO PASSIVO PROCESSO GESTIONE INVENTARIO GESTIONE INVENTARIO 17 DRAFT GESTIONE INVENTARIO PROCESSO (L) GESTIONE INVENTARIO SOTTO PROCESSO (L.1) GESTIONE INVENTARIO (FISICO E CONTABILE) ANNUALMENTE ELABORAZIONE INVENTARIO (CONTABILE) E BLOCCO MOVIMENTAZIONE CONTABILE RICHIESTA ELABORAZIONE INVENTARIO FISICO (riscontro tra inv.contabile e quello fisico) MAGAZZINO FARMACIA MAGAZZINO ECONOMALE MAGAZZINO REPARTO MANUTENZIONE OLIAMM CONTA FISICA E COMUNICAZIONE DELLE RELATIVE GIACENZE AL 31.12 RISULTANZE INVENTARIO FISICO VERIFICA CORRISPONDENZA CON GIACENZE PRESENTI A SISTEMA OK? SI CONVALIDA DEL VALORE DI GIACENZA OLIAMM NO RETTIFICA DEL VALORE DI GIACENZA M3 GESTIONE BILANCIO OLIAMM 18
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