5° Congresso Nazionale Federazione Italiana Tecnici di Laboratorio Biomedico Palermo 2 - 4 Dicembre 2014 Innovazione e Formazione nella Medicina di Laboratorio L’IMPORTANZA DELLA CORRETTA GESTIONE DEL CAMPIONE ISTOLOGICO E CITOLOGICO FINALIZZATO ALLA DIAGNOSI ANATOMO-PATOLOGICA Dott.ssa Cristina Dreossi AOUD di Udine DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO DI UDINE attività integrata di assistenza, didattica e ricerca 900 posti letto SOC ISTITUTO GENETICA MEDICA SOC DI MICROBIOLOGIA SOC LAB.ANALISI DI ELEZIONE,PATOLOGIA CLINICA UDINE SOS IMMUNOPAT.E ALLERGOL. LAB. D’URGENZA E CIVIDALE SOC ISTITUTO DI ANATOMIA PATOLOGICA E ’ la più grande Azienda Ospedaliera Universitaria FVG CENTRO DI COORDINAMENTO REGIONALE MALATTIE RARE SOC ANATOMIA PATOLOGICA DI UDINE 200 TLB CENTRO SERVIZI LABORATORI 3000 m² per piano 13000 m² area laboratori Novembre 2013 Trasloco Novembre 2014 Piattaforma Specializzata CSL UTENZA-ESAMI UTENZASOC ANATOMIA PATOLOGICA Esami citologici di screening e di citopatologia clinica Esami di istologici INTERNI Esami di secondo livello Esami estemporanei (URGENZA) Autopsie ESTERNI ESAMI SOC ANATOMIA PATOLOGICA Numero di ESAMI CITO-ISTOLOGICI in un anno 2010 SOC Anatomia Patologica 2011 2012 2013 istologici 15942 istologici 15298 istologici 17326 istologici 23005 citologici 12336 citologici 14181 citologici 15642 citologici 18608 consulenze 613 consulenze 1007 autopsie 74 autopsie 64 consulenze 1011 autopsie 69 consulenze 1012 autopsie 77 Anatomia Patologica Lo scopo finale della diagnosi è fornire un giudizio il più preciso possibile su: 1. natura della patologia 2. stadio di sviluppo e le prospettive evolutive 3. indicazioni terapeutiche e medicina personalizzata La diagnosi anatomo-patologica si inserisce come elemento fondamentale e spesso decisivo nell’inquadramento clinico del paziente, indirizzandone valutazioni prognostiche e scelte terapeutiche Il 90% delle diagnosi di carcinoma sono basate su una diagnosi anatomopatologica Il 70% di tutte le decisioni mediche che comportano un cambiamento nel decorso clinico sono condizionate da dati di laboratorio SilvermanJ.F.EditorialPCR vol.14 n. 2 March-April2009 Anatomia Patologica Stretta correlazione con la clinica: i dati clinici sono un fondamentale supporto per la diagnosi isto e citopatologica. In assenza di dati clinici o in presenza di dati clinici non corretti, esiste un concreto rischio di diagnosi errata o incompleta PECULIARITA’ ANATOMIA PATOLOGICA Processi prevalentemente artigianali Irripetibilità di campionamento Poca automazione Problemi medico-legali legati all’errore diagnostico Sistemi di lavoro difficili da standardizzare Richiesta di esperienza e specializzazione dei profili professionali Tempi più lunghi per la formazione del Personale Obblighi legali per l’archiviazione dei reperti/referti Continua informazione e formazione del personale Settori diagnostici specialistici Elevata richiesta di aspettativa da parte del cliente Esame istologico Fase pre-analitica Fase Analitica Fase post-analitica ESAME ISTO-CITOLOGICO PROCEDURALE PRE-ANALITICA Preparazione e conservazione del campione Identificazione del campione e del paziente Trasporto Consegna al laboratorio TECNICO-COGNITIVA ANALITICA POST-ANALITICA Accettazione Esame macroscopico e prelievi Processazione,inclusione,sezione,colorazione Tecniche speciali-secondo livello Esame al microscopio Referto Tempestività analitica (TAT) COMUNICAZIONE-INTERPRETAZIONE Consegna del referto Comunicazione delle diagnosi critiche Interpretazione del referto IMPORTANZA: corretta gestione del campione qualità del campione Allungamento TAT Ritardo diagnosi Ritardo terapia FASE PRE-ANALITICA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identificazione del paziente Identificazione della lesione sul paziente Asportazione o biopsia della lesione Collocazione del campione biologico in un contenitore idoneo,con un fissativo appropriato (e nella quantità idonea) o consegna a fresco, o secondo specifici protocolli per singoli tessuti Corretta etichettatura del contenitore con appropriate informazioni: nome del paziente, data di nascita, data dell’esecuzione del prelievo, organo o sede del prelievo. Compilazione della richiesta di esame con: nome del paziente, data di nascita; data dell’esecuzione del prelievo;organo e sede del prelievo, storia clinica, sospetto o quesito clinico, firma del medico, reparto. Raccolta dei contenitori nei punti di stoccaggio temporaneo Trasporto dei campioni al servizio di anatomia patologica Consegna del campione al laboratorio FIGURE PROFESSIONALI Il Medico di reparto è responsabile delle seguenti attività : • Esecuzione del prelievo istologico e/o citologico • Compilazione del modulo di richiesta • Verifica di esatta conservazione del campione • Indicazione dell’ora esatta del prelievo L’Infermiere collabora con il Medico in sede di prelievo ed è responsabile delle seguenti attività : • Identificazione del campione (trascrizione dati sul contenitore) • Verifica dell’ora esatta del prelievo e delle successive procedure di fissazione e/o sottovuoto • Confezionamento dei campioni e deposito nel locale di stoccaggio temporaneo • Compilazione “Registro di tracciabilità dei campioni” • Verifica e consegna dei campioni all’autista o al personale di portantinaggio per il trasporto al laboratorio FISSATIVI Per i campioni istologici i fissativi più utilizzati sono sono:: Formalina neutra tamponata al 10% ph 7.2-7.4: è il fissativo più utilizzato Gluteraldeide (microscopia elettronica) Per i campioni citologici i fissativi più utilizzati sono sono:: alcool 95° 95° il fissativo fissativo--conservante (cytorich) l’essiccazione all’aria Requisiti fondamentali del fissativo ideale : sicura preservazione della morfologia di base forma nuovi legami intra e inter-cellulari che forniscono una immagine statica mantenendo le caratteristiche dell’aspetto in vivo integrità della struttura antigenica impedimento di alterazioni biochimiche nei tessuti opposizione ai processi autolitici e putrefattivi LA FISSAZIONE La reazione chimica non è istantanea con il passare del tempo la reazione è rallentata Campioni adeguati formalina 1 mm ora formazione dei legami stabilizzazione dei legami penetrazione PROBLEMI DI FISSAZIONE FISSAZIONE RITARDATA FISSAZIONE INCOMPLETA COSA APPARE AL MICROSCOPIO: -i nuclei perdono la cromatina - citoplasma con cellule più piccole COSA APPARE AL MICROSCOPIO: -i nuclei non delineati e poco nitidi -morfologia tessutale non è ben mantenuta CAUSE: -mancata messa in sicurezza del campione -sezioni di campioni troppo spessi -inadeguato volume, rapporto fissativo/campione (20:1) CAUSE: - poco tempo - volume non adeguato - sezioni di campioni troppo spessi - soluzione di formalina depleta SOLUZIONI: -sezioni più sottili - cambi frequenti della formalina - rispetto dei tempi di fissazione (evitare ipofissazione - iperfissazione >72 ore) -rispetto del rapporto fissativo/campione -pre-campionamento su sezioni non oltre 5mm SOTTOVUOTO Sistema sotto vuoto FORMALINA FREE COSA INVIARE IN LABORATORIO Richiesta esami isto-citologici”. Le richieste, compilate in ogni parte devono riportare in modo chiaro e leggibile : i dati anagrafici del paziente il C.R.A. o l’etichetta di accettazione ricovero la sede anatomica del prelievo le notizie cliniche pertinenti ed esaurienti il tipo di esame da eseguire o particolari indagini richieste la data per il materiale istologico e/o citologico a fresco:ora di prelievo e di invio firma del richiedente CAMPIONI 1 2 Etichettati con il doppio identificativo del paziente Numerati RACCOLTA E STOCCAGGIO CAMPIONI CITO-ISTOLOGICI In ogni U.O./Servizio deve essere chiaramente individuato il punto di raccolta e stoccaggio temporaneo dei campioni e adeguatamente custodito. Inoltre in tale punto devono essere presenti appositi contenitori dedicati e contrassegnati con l’indicazione del laboratorio di Anatomia Patologica di destinazione TRASPORTO CAMPIONI BIOLOGICI Compilazione del “Registro di tracciabilità” L’Infermiere al termine dell’attività compila il modulo di trasporto in ogni sua parte L’Autista ospedali periferici e il personale dedicato per i trasporti interni è responsabile del trasporto dei campioni dalla sede di stoccaggio temporaneo presso le sale operatorieambulatori alla SOC di Anatomia Patologica TRASPORTO CAMPIONI BIOLOGICI contenitore E’ responsabilità del personale di reparto e/o ambulatorio accertarsi che ogni campione biologico citoistologico: sia conforme a quanto previsto dalla procedura per il tipo di analisi richiesta; sia correttamente etichettato; sia inserito correttamente nei contenitori di trasporto; sia accompagnato da rispettiva richiesta richiesta Trans-bag doppia tasca Contenitore primario Contenitore secondario CONSEGNA CAMPIONI BIOLOGICI REGISTRO DI TRACCIABILITA’ REPARTO TRASPORTO LABORATORIO COGNOME NOME DATA DI NASCITA REPARTOCAMPIONI INVIATI DATA INVIO PRELIEVO FIRMA DI CHI INVIA L'ESAME ISTOLOGICO DATA RITIRO CAMPIONE PER IL TRASPORTO FIRMA DI CHI TRASPORTA L’ESAME DATA ACCETTAZ IONE SOC FIRMA DI CHI ACCETTA IL CAMPIONE ISTOLOGICO NON CONFORMITA VERIFICA NELLA FASE DI ACCETTAZIONE Il tecnico verifica la modalità di invio del campione: Verifica etichettatura su parete del contenitore con dati del paziente e struttura di provenienza e loro concordanza con i dati della richiesta cartacea di accompagnamento; Verifica adeguatezza del contenitore per forma e capacità, tipologia di liquido fissativo e rispetto dei rapporti volumetrici campione/liquido; Verifica che il numero di contenitori inviati per ciascun paziente corrisponda a quello indicato sulla richiesta Accettazione / rifiuto del campione Il tecnico firma il registro di reparto inviante per avvenuta accettazione e verifica l’eventuale presenza di NON CONFORMITA’ - non conformità di tipo formale (es: firma assente o illegibile, testo quesito diagnostico illegibile) il tecnico contatta la struttura inviante telefonicamente - non conformità sostanziali- non sanabili, il campione e la sua richiesta sono restituiti al reparto di provenienza NON CONFORMITA’ SOC ANATOMIA PATOLOGICA E’ attualmente in uso presso il laboratorio di Anatomia Patologica un sistema di registrazione delle non conformità tramite un database Microsoft Office Access Le fasi analitiche sono: pre-analitica analitica Post-analitica altro NON CONFORMITA’ SOC ANATOMIA PATOLOGICA I settori analitici sono: biologia molecolare; citologia, estemporanei, immunoistochimica -istochimica; istologia; microscopia elettronica; segreteria; altro. Report di monitoraggio da parte dal responsabile delle NC (Di Benedetto Fabio) che viene consegnato al Coordinatore per procedere alle dovute azioni correttive. NON CONFORMITA’ 2013 52 telefonata al reparto inviante; 99 sono stati rispediti al mittente Totale complessivo Totale segnalazioni anno 2013: Altro 26 Analitica 177 Pre-Analitica 435 638 SETTORI NON CONFORMITA’ 2013 NON CONFORMITA’ Totali mensili nc del 2013 REPARTI:Gastroenterologia-Chirurgie NON CONFORMITÀ PRE-ANALITICHE NC-ID Settore Analitico CategoriaAnalitica Conteggio 2013 MATERIALE IN CONTENITORE NON IDONEO Istologia CONTENITORE NON IDONEO 195 DISCORDANZA RICHIESTA-CONTENITORE Istologia ERRORE DI RICHIESTA 74 ETICHETTATURA CAMPIONE NON ADEGUATA PER L'IDENTIFICAZIONE Istologia CAMPIONE 43 SEDE ANATOMICA NON SPECIFICATA Istologia MATERIALE NON IDENTIFICATO Citologia CAMPIONE 13 NON E' SPECIFICATO O ADEGUATAMENTE DESCRITTO IL METODO DI FISSAZIONE DEL LIQUIDO/AGOASPIRATO Citologia ERRORE DI RICHIESTA 11 DISCORDANZE TRA DESCRIZIONE SULLA RICHIESTA DEL MATERIALE INVIATO E MATERIALE RICEVUTO Citologia CAMPIONE 7 RAPPORTO FISSATIVO/PEZZO INADEGUATO Istologia CAMPIONE 7 PERDITA DI LIQUIDO DAL CONTENITORE Istologia CONTENITORE NON IDONEO 7 NOTIZIE CLINICHE ASSENTI Istologia ERRORE DI RICHIESTA 7 SEDE ANATOMICA NON SPECIFICATA Citologia ERRORE DI RICHIESTA 6 FIRMA ILLEGIBILE O ASSENTE Istologia ERRORE DI RICHIESTA 6 MATERIALE SENZA RICHIESTA Istologia ERRORE DI RICHIESTA 6 RICHIESTA SENZA DATI ANAGRAFICI Citologia ERRORE DI RICHIESTA 5 PEZZI ARRIVATI SENZA FORMALINA Istologia CAMPIONE 5 PERDITA DI LIQUIDO DAL CONTENITORE Citologia CONTENITORE NON IDONEO 4 ERRORE DI RICHIESTA 15 Tot.435 Non conformità pre-analitiche divise per categorie ETICHETTATURA CAMPIONE NON ADEGUATA PER L'IDENTIFICAZIONE TOTALE 435 MATERIALE NON IDENTIFICATO DISCORDANZA RICHIESTA-CONTENITORE RAPPORTO FISSATIVO/PEZZO INADEGUATO RICHIESTA SENZA DATI ANAGRAFICI DISCORDANZE TRA DESCRIZIONE SULLA RICHIESTA DEL MATERIALE INVIATO E MATERIALE RICEVUTO SEDE ANATOMICA NON SPECIFICATA NOTIZIE CLINICHE ASSENTI MATERIALE SENZA RICHIESTA FIRMA ILLEGIBILE O ASSENTE MATERIALE IN CONTENITORE NON IDONEO PERDITA DI LIQUIDO DAL CONTENITORE La corretta gestione del campione pregiudica il corretto svolgimento di tutte le fasi successive Influiscono sul campionamento Influiscono sulla preparazione tecnica Influiscono sulla completezza dei referti Influiscono sul tempo di refertazione (TAT) Favoriscono l’errore diagnostico GARBAGE IN GARBAGE OUT LA CORRETTA GESTIONE DEL CAMPIONE ISTOLOGICO E CITOLOGICO FINALIZZATO ALLA DIAGNOSI ANATOMO-PATOLOGICA SI OTTIENE CON OPPORTUNA: FORMAZIONE INFORMAZIONE SERIETA’ PROFESSIONALE