programma gestione turni manuale utente

PROGRAMMA GESTIONE TURNI
MANUALE UTENTE
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
INDICE
1 – PREMESSA
3
2 – COMANDI COMUNI
3
3 – SEDI
3
4 –FESTIVITÀ
4
5 – PERIODI TURNI
4
6 – COD. TURNI
6
7 – TURNI SPORTIVI
9
8 – COD. EQUIPAGGI
9
9 – DISPONIBILITÀ
10
10 – INDISPONIBILITÀ
11
11 – ACCOPPIATE
12
12 – TURNI
13
13 – GENERAZIONE DEI TURNI
17
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
1 – Premessa
Il corrente documento proverà a spiegare come configurare ed utilizzare il programma GESTIONE
TURNI accessibile nell’area soci del sito www.crocebiancamerate.org.
Il programma è visibile e utilizzabile solo da utenti specifici selezionati dall’amministratore del sito.
Il risultato finale del programma è la creazione dei turni mensili notturni e festivi per i soci di Croce
Bianca Merate , con la creazione dei relativi files .pdf e la pubblicazione degli stessi nell’area soci
del sito per renderli disponibili a tutti.
Per ottenere un risultato ottimale è necessario tuttavia che siano correttamente compilate una serie
di tabelle “accessorie” che andremo a vedere nel dettaglio più avanti.
2 – Comandi comuni
In tutte le pagine del sito sono presenti una serie di pulsanti che hanno la stessa funzionalità in
ciascuna di esse:
per inserire un nuovo record nella tabella corrente
per registrare l’inserimento del nuovo record
per modificare il record selezionato
per registrare la modifica del record selezionato
per eliminare il record selezionato
per tornare alla lista dei record della tabella corrente senza salvare le
modifiche fatte al record corrente
3 – Sedi
In questa sezione vengono gestite tutte le anagrafiche delle sedi in cui si svolgono i turni.
L’unico campo richiesto è il NOME della sede:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
Di seguito l’elenco attuale delle sedi gestite dal programma:
4 –Festività
In questa sezione vengono gestite tutti i giorni festivi dell’anno.
I campi da compilare sono DATA e NOME:
Di seguito un esempio delle festività del 2013:
5 – Periodi Turni
In questa sezione viene specificato per ciascuna sede quali tipi di turno vengono effettuati in un
certo periodo (questo è stato fatto perché al momento a Missaglia vengo fatti a settimane alternate
turni la mattina oppure il pomeriggio e la notte in alternanza con la Croce Rossa di Casatenovo)
Di seguito un esempio della periodicità dei turni attuale:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
Dall’immagine si vede che la sede di Merate è stata impostata per gestire tutti e 3 i turni giornalieri
per “sempre” (almeno fino al 2050)
Mentre nella sede di Missaglia per tutto il 2013 è stata configurata l’alternanza di una settimana con
turni al pomeriggio e alla notte e una settimana con turni alla mattina.
I campi da compilare sono :
-
SEDE: selezionare una sede dall’elenco
DATA DA: indicare una data di inizio del periodo
DATA A : indicare una data di fine del periodo
MATTINA : selezionare se nella sede selezionata e nel periodo indicato vengono fatti turni
la mattina
POMERIGGIO : selezionare se nella sede selezionata e nel periodo indicato vengono fatti
turni il pomeriggio
NOTTE : selezionare se nella sede selezionata e nel periodo indicato vengono fatti turni la
notte
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
6 – Cod. Turni
In questa sezione vengono gestiti tutti i turni giornalieri che vengono fatti nelle varie sedi.
I campi da compilare sono:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
-
-
TIPO: selezionare il tipo di volontari che fanno questo turno
CODICE: indicare il codice del turno
SEDE: selezionare dalla lista la sede presso cui si svolge il turno
DATA: è possibili specificare un giorno preciso (“IL GIORNO”) oppure una delle
alternative
ORA INIZIO (HH:MM:SS) : indicare l’ora di inizio del turno (formato ore:minuti:secondi)
ORA FINE (HH:MM:SS) indicare l’ora di fine del turno (formato ore:minuti:secondi)
NOTE : indicare eventuali note per il turno (es. l’ora di ritrovo in sede)
CAMBIA SE PREFESTIVO* : nei giorni Prefestivi è previsto un solo turno notturno con
orari di inizio e di fine leggermente diversi rispetto ai turni notturni normali. Pertanto i turni
ricorrenti notturni dei giorni settimanali devono avere questo campo valorizzato a SI per dire
al programma che nei giorni prefestivi devono essere sostituiti dal corrispondente turno
prefestivo della sede
RICORRENTE*: indica se il turno deve essere ricorrente, ovvero essere generato per tutte le
settimane dell’anno
VIS. DISPONIBILITA’*: indica se il turno deve essere visibile nella pagina delle
disponibilità visualizzata dal socio accedendo nell’area soci del sito con le proprie
credenziali. Il programma è strutturato per gestire l’abbinamento delle disponibilità di
ciascun socio con tutti i turni. Però si è scelto di poter far dare ai soci la disponibilità per un
determinato orario indipendentemente dall’ora. Ciò vuol dire che un socio può dare la
disponibilità a fare i turni il lunedì notte , cioè nella pagina delle sue disponibilità che vede
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
-
-
accedendo all’area soci con le sue credenziali lui si troverà una sola riga con lunedì notte, e
il programma in automatico associa la disponibilità del socio a fare lume3 e lumi3 (ovvero
la notte a Merate e la notte a Missaglia). Per rendere possibile questo bisogna configurare in
questa tabella il lume3 con VIS. DISPONIBILITA’ a SI e il lumi3 con VIS.
DISPONIBILITA’ a NO
RIFERIMENTO* : questo campo serve per terminare il discorso visto col campo
precedente. Ovvero, il lumi3 dell’esempio precedente avrà associato in questo campo il
turno lume3.
Quindi questo campo RIFERIMENTO va valorizzato per tutti i turni con VIS.
DISPONIBILITA’ a NO , inserendo il codice del turno corrispondente (stesso orario ma
altra sede) che ha VIS. DISPONIBILITA’ a SI
ATTIVO: specificare se il turno deve essere considerato tra quelli da calcolare nel momento
della generazione dei turni mensili
I campi con un * devono essere compilati solo per i turni di Merate e Missaglia, per quelli delle
altre sedi lasciare vuoti o a NO.
Dalla lista dei Cod. Turni è possibile poi passare all’associazione degli equipaggi da inserire nel
turno, cliccando sulla relativa scritta nella colonna EQUIPAGGI.
Questa scritta può assumere uno dei seguenti valori:
- NESSUN EQUIPAGGIO : se nessun equipaggio è stato ancora associato al turno
- N x COD.EQUIPAGGIO : dove N indica il numero di equipaggi e COD.EQUIPAGGIO
indica il nome del Cod. Equipaggio (vedi par.8) associato al turno
- N TIPI DI EQUIPAGGIO: dove N è un numero che sta ad indicare che ci sono più tipi di
COD.EQUIPAGGIO associati al turno
Cliccando su questa voce si passa ad una pagina simile alla seguente:
Da qui è possibile quindi gestire gli equipaggi da associare al turno.
I campi da compilare sono:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
-
-
SELEZIONA EQUIPAGGIO: selezionare dalla lista dei COD. EQUIPAGGI (vedi par. 8)
un equipaggio oppure selezionare CREA NUOVO e compilare almeno uno dei quattro
campi successivi
1°: selezionare dalla lista il tipo del primo socio che farà parte dell’equipaggio
2°: selezionare dalla lista il tipo del secondo socio che farà parte dell’equipaggio
3°: selezionare dalla lista il tipo del terzo socio che farà parte dell’equipaggio
4°: selezionare dalla lista il tipo del quarto socio che farà parte dell’equipaggio
QUANTITA: indicare il numero di equipaggi di questo tipo da associare al turno
NOTE: indicare delle note aggiuntive per l’equipaggio
7 – Turni Sportivi
Questa sezione è praticamente identica a quella descritta nel paragrafo precedente con l’unica
eccezione che qui vengono gestiti solo i turni sportivi.
L’amministratore del sito può attivare solo questa sezione del programma turni a determinati utenti,
che quindi potranno solamente gestire i turni sportivi senza però visualizzare tutte le altre tabelle del
Programma Turni.
8 – Cod. Equipaggi
In questa sezione vengono gestiti tutti i tipi di equipaggio che si possono associare ai turni.
I campi da compilare sono :
-
-
NOME: indicare il nome dell’equipaggio (per una facile individuazione ad oggi tutti i codici
inseriti hanno come nome le varie tipologie di soci che lo compongono separate dal carattere
+)
1°: selezionare dalla lista il tipo del primo socio che farà parte dell’equipaggio
2°: selezionare dalla lista il tipo del secondo socio che farà parte dell’equipaggio
3°: selezionare dalla lista il tipo del terzo socio che farà parte dell’equipaggio
4°: selezionare dalla lista il tipo del quarto socio che farà parte dell’equipaggio
NOTE: indicare delle note aggiuntive per l’equipaggio
ATTIVO: specificare se l’equipaggio può essere visualizzato tra quelli selezionabili da
abbinare ai turni
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
9 – Disponibilità
In questa sezione vengono gestite tutte le disponibilità dei soci a fare turni.
Viene dapprima presentata una maschera in cui sono presenti due elenchi:
Nella lista di sinistra sono elencati i soci che hanno almeno una disponibilità associata
(il numero 143 è il contatore dei soci presenti nella lista)
Nella lista di destra sono invece elencati i soci che non hanno nessuna disponibilità associata
(anche qui il numero 15 è il contatore dei soci presenti nella lista)
Selezionando un socio da una delle due liste e premendo il pulsante
visualizzata la pagina con il dettaglio delle disponibilità del socio:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
viene
I campi da compilare sono :
-
MAX TURNI MESE: indicare il numero massimo di turni mensili che il socio può fare
La tipologia di servizio che può svolgere il socio
AUT: autista , CS: capo servizio, MIL: milite/ausiliare, ALL: allievo
Viene poi presentato un elenco per ciascuna sede di tutti i turni che hanno il campo
“Ricorrente” (vedi par. 6) a SI. E’ possibile registrare la disponibilità del socio a fare questo
turno spuntando la relativa casella nella colonna DISP
Nella maschera iniziale di selezione dei soci è presente un pulsante [Crea PDF] che se premuto apre
un pdf con le disponibilità aggiornate di tutti i soci.
10 – Indisponibilità
In questa sezione vengono gestite tutte le indisponibilità dei soci.
Ciascun socio può , accedendo con le sue credenziali all’area riservata, inserire dei periodi di
indisponibilità a fare turni.
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
Da questa sezione è possibile aggiungere altre indisponibilità o eliminare quelle inserite dai soci.
Per inserire una nuova indisponibilità compilare i campi nella tabella “AGGIUNGI
INDISPONIBILITA’” :
-
Selezionare dalla lista SOCIO il nome del socio per cui aggiungere l’indisponibilità
Inserire nel campo DAL la data di inizio del periodo di indisponibilità
Inserire nel campo AL la data di fine del periodo di indisponibilità (lasciando vuoto il campo
AL verrà creata una indisponibilità solo per il giorno indicato nel campo DAL)
Premere il pulsante [Aggiungi] per registrare l’indisponibilità
Per ricercare delle indisponibilità tra quelle inserite compilare i campi nella tabella “RICERCA
INDISPONIBILITA’” :
E’ possibile impostare delle ricerche per socio e/o per periodo di indisponibilità.
E’ inoltre presente un pulsante
l’elenco delle indisponibilità visualizzate
che consente di generare un file excel con
11 – Accoppiate
In questa sezione vengono gestite tutte le accoppiate di soci che devono essere considerate nei turni.
Sono gestite due tipi di accoppiate:
-
SOCI CHE FANNO TURNI ASSIEME
Selezionare SOCIO 1 e SOCIO 2 ed indicare se è un’ “ACCOPPIATA OBBLIGATORIA”.
Se selezioni la voce "Accoppiata obbligatoria" i due soci saranno sempre negli stessi turni. In caso
contrario potranno uscire anche in turni separati.
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
-
SOCI CHE NON FANNO TURNI ASSIEME
Selezionare SOCIO 1 e SOCIO 2 ed indicare se “NO STESSO TURNO” oppure “NO STESSO
ORARIO”.
Selezionare "No stesso turno" se i due soci non possono essere nello stesso turno(ma possono
essere in due turni differenti nello stesso orario).
Oppure selezionare "No stesso orario" se i due soci non possono essere in due turni che si
svolgono anche in sedi differenti ma nello stesso orario.
12 – Turni
In questa sezione vengono gestite i turni mensili dei soci (attenzione: qui non sono presenti solo i
turni dei notturni/festivi ma anche quelli dei giorno e della teleassistenza).
I campi da compilare sono:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
-
TIPO : indicare il tipo di soci a cui si rivolgono i turni
MESE : selezionare dalla lista il mese dei turni
ANNO : indicare l’anno dei turni
CALENDARIO* : premere il tasto [SFOGLIA] per selezionare il file con i turni, ordinati
per giorno, da caricare nel sito
ALFABETICO* : premere il tasto [SFOGLIA] per selezionare il file con i turni, ordinati
alfabeticamente per cognome e nome dei soci, da caricare nel sito
INFORMAZIONI : premere il tasto [SFOGLIA] per selezionare un file con informazioni
aggiuntive da caricare nel sito
AGGIORNATO AL: specificare la data e l’ora di aggiornamento dei file dei turni , da far
comparire nella pagina iniziale dell’area soci dove i turni sono pubblicati
VISIBILE : specificare se i file dei turni sono visibili nella pagina iniziale dell’area soci e
quindi accessibili a tutti i soci
Attenzione * : con la generazione automatica dei file .pdf dei turni dal Programma Turni i due file
CALENDARIO e ALFABETICO verranno caricati e associati automaticamente dal programma.
Per passare alla generazione dei turni con il programma premere il pulsante
turni.
dalla lista dei
La prima volta che si accede e fintanto che non si genera il calendario del mese verrà visualizzata
una pagina suddivisa nelle seguenti sezioni:
-
FESTIVITA’
Viene visualizzato l’elenco delle festività del mese e viene data la possibilità di inserirne delle
nuove, tramite questa maschera
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
-
SERVIZI SPORTIVI
Viene visualizzato l’elenco dei servizi sportivi già registrati nel mese e viene data la possibilità di
inserirne di nuovi tramite questa maschera:
Presente sia in testa che in fondo alla pagina, premendo su questo link verrà generato il calendario
con tutti i turni del mese. Ora la pagina visualizzata diventerà questa:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
Nella parte superiore sono presenti i seguenti pulsanti:
-
passa alla pagina di visualizzazione dei turni del mese divisi per
socio in ordine alfabetico di cognome e nome
-
esegui la procedura di creazione dei turni
-
crea il file pdf con i turni generati
-
-
crea il file pdf con i turni generati e ordinati alfabeticamente per
cognome e nome del socio
inserisci un nuovo turno nel mese
E’ possibile visualizzare i turni di Tutte le sedi o solo i turni di una sede scegliendo nella lista
VISUALIZZA TURNI SEDE.
Per ciascun turno viene visualizzata la data , l’ora di inizio e quella di fine, la sede in cui verrà fatto
, il codice del turno , il nome e il tipo di socio che fa parte dell’equipaggio
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
Ci sono poi due campi selezionabili per ciascun membro dell’equipaggio:
-
OK : se selezionato sta ad indicare che il socio inserito in quel turno va bene , e quindi se si
-
ripreme il pulsante
questo non verrà sostituito da un altro socio
OBB. : se selezionato sta ad indicare che è obbligatorio che il programma trovi un socio per
quella posizione dell’equipaggio
NB: se si modificano le selezioni di campi OK o OBB prima di premere il tasto
è necessario premere il pulsante
alla lista per salvare le modifiche di selezione fatte.
che c’è in fondo
13 – Generazione dei Turni
Come detto premendo il pulsante
turni.
si avvia la procedura di creazione dei
Il programma per il calcolo dei soci da inserire come equipaggio nei turni applica le seguenti regole:
-
-
Un socio non può fare due turni nella stessa settimana
Un socio non può fare due turni in due giorni consecutivi
Un socio può fare in un mese al massimo il numero di turni inseriti nelle sue disponibilità
(vedi par.9)
Vengono prima calcolati i turni sportivi
Nei turni sportivi i soci vengono inseriti in ordine alfabetico
Il programma verifica se sono presenti più AUT o più CS e parte a calcolare i turni della
tipologia delle due in cui ci sono meno soci; poi passa all’altra; poi passa ai MIL ; ed infine
agli ALL
I turni vengono calcolati in ordine cronologico partendo dal giorno 1 del mese
Vengono considerati solo i soci che hanno la disponibilità per il turno
Non vengono considerati i soci che hanno l’indisponibilità nel giorno del turno
Viene data priorità ai soci che hanno meno disponibilità totali nel mese
Vengo considerate le accoppiate dei soci (vedi par. 11)
Al termine della procedura di creazione il calendario mensile verrà visualizzato con i nomi dei soci
calcolati per fare i turni:
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1
Se ci sono turni OBB. Per cui il programma non è stato in grado di associare un socio , il relativo
rettangolo verrà colorato di rosso.
E’ possibile intervenire manualmente alla modifica di un turno premendo sul pulsante
Verrà visualizzata questa maschera
Per ciascun socio richiesto nel turno sono visualizzate due liste:
- Nelle liste "Disponibili" trovi tutti i soci del ruolo che hanno la disponiblità per questo turno e
non hanno indisponibilità per questo giorno.
- Nelle liste "Tutti" trovi tutti i soci del ruolo (senza tenere conto di disponibilità e indisponibilità)
- Selezionando un socio in una lista nella corrispettiva verrà annullata l’eventuale selezione
Programma Gestione Turni – Manuale Utente versione 1.1

Download Report