20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 1 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO PROCEDURA 2 GESTIONE DEI FLUSSI FINANZIARI E DELL’ANTIRICICLAGGIO INDICE: 1. OBIETTIVI 2. DESTINATARI 3. PROCESSI AZIENDALI COINVOLTI 4. PROTOCOLLI DI PREVENZIONE 4.1. DOCUMENTAZIONE INTEGRATIVA 4.2. PROCEDURE DA APPLICARE a) poteri di spesa b) modalità di circolazione delle finanze c) controllo della gestione de flussi finanziari d) flussi afferenti i rapporti di consulenza e) spendita di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo comunque denominate concessi o erogati dallo stato, da altri enti pubblici o dalle comunità europee f) tracciabilità dei flussi finanziari g) gestione delle attività antiriciclaggio I. obblighi di adeguata verifica della clientela II. obblighi di registrazione III. obblighi di conservazione IV. obbligo di segnalazione di operazioni sospette V. obbligo di comunicazione al ministero dell’economia e delle finanze di infrazione delle disposizioni del titolo III del d.lgs 231/2007 VI. obbligo di formazione del personale e dei collaboratori in merito alla normativa antiriciclaggio VII. indicatori di anomalia di operazioni sospette ai sensi del dm 17/2/2011 5. ATTIVITÀ DELL’ODV 6. DISPOSIZIONI FINALI 1. Obiettivi La presente procedura ha l’obiettivo di definire ruoli e responsabilità, nonché dettare protocolli di prevenzione e controllo, in relazione alla Gestione dei Flussi Finanziari e dell’Antiriciclaggio al fine di prevenire, nell’esecuzione di tale attività, la commissione degli illeciti previsti dal D.Lgs. 231/2001. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 2 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO In particolare, la presente procedura intende prevenire il verificarsi delle fattispecie di reato previste nei seguenti articoli del D.Lgs. 231/01 (a titolo riassuntivo, rimandandosi per l’analisi dettagliata alla parte speciale del presente MOG): - - indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato o di un ente pubblico per il conseguimento di erogazioni pubbliche e frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico (art. 24 D.Lgs. 231/01) concussione, corruzione, induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 25 D.Lgs. 231/01) reati societari (art. 25 ter D.Lgs. 231/01) ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (art. 25 octies D.Lgs. 231/01) 2. Destinatari La presente procedura, finalizzata alla prevenzione dei reati pocanzi menzionati, trova applicazione nei confronti di tutti coloro che, nell’esercizio dell’attività di propria competenza a favore dell’ente, intervengono nella gestione dei flussi finanziari e dell’antiriciclaggio. In particolare, i processi aziendali sensibili ai fini della presente procedura prevedono il coinvolgimento, secondo le rispettive competenze, dei seguenti soggetti: C.d.A. Presidente del C.d.A. Consigliere delegato/Titolare di licenza P.S./Security aziendale Area Amministrativa e Personale – Amministrazione e contabilità (CSA) Area Amministrativa e Personale – Acquisti Area Amministrativa e Personale – Rapporti amministr. con i clienti Area Amministrativa e Personale – Gestione personale (CSA) Area Amministrativa e Personale – Rapporti prefettizi Area Commerciale – Gare d’appalto Area Commerciale – Offerte servizi e gestione contratti Area Commerciale – Gestione clienti Area commerciale- Fatturazione Area Operativa – Org.ne servizi Area Operativa – Vigilanza Area Operativa – Interventi su allarme Area Operativa – Centrale operativa Area Operativa – Ispezioni sul servizio 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 3 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO Gestione Qualità Gestione Qualità – normativa audit Consulente esterno CSA Consulenti esterni Sindaco Unico. 3. Processi aziendali coinvolti I Destinatari della presente procedura, per quanto rileva ai fini della prevenzione dei reati pocanzi menzionati, partecipano alla gestione dei flussi finanziari e dell’antiriciclaggio principalmente (ed a titolo esemplificativo) attraverso i seguenti processi aziendali: Finanza - gestione della pianificazione finanziaria dell’ente e definizione del fabbisogno a breve/medio/lungo termine gestione dei finanziamenti da terzi gestione e coordinamento degli investimenti di liquidità e delle operazioni su strumenti finanziari Tesoreria - gestione dei conti correnti bancari e dei rapporti con gli istituti bancari e finanziari (apertura e chiusura, riconciliazione degli estratti conto, determinazione oneri finanziari, …) - gestione dei fondi cassa con verifica circa la corretta riconciliazione, contabilizzazione e reintegrazione - gestione del ciclo attivo (incassi) e del ciclo passivo (pagamenti e riversamenti) - gestione dell’attività antiriciclaggio - gestione dei flussi finanziari con le PPAA - gestione dei flussi finanziari relativi ai rapporti consulenziali. 4. Protocolli di prevenzione Le risorse finanziarie dell’ente devono essere amministrate secondo criteri di massima trasparenza, correttezza e veridicità in ossequio alla normativa vigente in ambito contabile e fiscale, in modo da consentire la ricostruzione puntuale di ogni flusso da e verso l’ente stesso. L’amministrazione delle risorse finanziarie deve avvenire secondo le procedure previste nel manuale della Qualità, che qui si intendono integralmente richiamate. 4.1. Documentazione integrativa La presente procedura richiama ed integra quanto già disciplinato nell’ambito della seguente documentazione: MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 4 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO • Codice Etico • Poteri e deleghe • UNI EN ISO 9001:2008 “Sistemi di Gestione della Qualità” • UNI 10891:2000 “Servizio negli Istituti di Vigilanza Privata” • UNI 11068:2005 “Centrali di telesorveglianza” • Altre procedure del presente MOG cui si rinvia, per quanto di competenza, con particolare – ma non esclusivo – riferimento a: - - procedura 1 (gestione dei rapporti con l’ODV) per quanto attiene i flussi informativi verso l’ODV; procedura 3 (gestione degli acquisti) per quanto attiene gli approvvigionamenti; procedura 4 (gestione contabile e societaria) per quanto attiene gli adempimenti fiscali e tributari; procedura 7 (anticorruzione e gestione dei rapporti con le PP.AA.) per quanto attiene i flussi finanziari da e verso gli Enti Pubblici (contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo, comunque denominate, concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici o dalle Comunità europee, …); procedura 10 (gestione dei rapporti consulenziali) per quanto attiene i flussi verso i consulenti. 4.2. Procedure da applicare Ai fini della prevenzione dei reati di cui al d.lgs. 231/01: a) poteri di spesa Individuati i poteri di spesa come da delibera vigente del c.d.a. che qui viene integralmente richiamata (punto 4.1), nessuna funzione aziendale deve dare od eseguire disposizioni in contrasto con i poteri conferiti, pertanto: - è fatto divieto di eseguire disposizioni in assenza dell’autorizzazione dei soggetti dotati di poteri di spesa; - ogni disposizione generante un flusso finanziario deve essere tracciabile e trasparente; ogni disposizione di importo superiore agli euro 10.000 – per singola causale – che esuli da operazioni periodiche deve essere evidenziata mediante l’archiviazione di copia del giustificativo contabile in apposito faldone; su tale documento deve essere apposta la firma del soggetto dotato del corrispettivo potere di spesa e dell’operatore che ha materialmente dato corso al flusso finanziario; - l’ODV ha facoltà di visionare detto faldone e di richiedere la documentazione sottostante al flusso finanziario in esame; 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 5 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO b) modalità di circolazione delle finanze (in generale) - è fatto divieto di far circolare in entrata od in uscita denaro contate che – per singola causale – superi l’importo di euro 999,99; - è fatto obbligo di archiviare tutti i documenti contabili in entrata ed in uscita giustificativi di tutte le operazioni finanziarie, a prescindere dal mezzo di pagamento; - è fatto divieto di eseguire movimenti finanziari in assenza di previo documento contabile giustificativo; c) controllo della gestione dei flussi finanziari E’ fatto obbligo di: - tenere prima nota contabile con tutte le operazioni giornaliere, specificante le causali di movimento, i soggetti titolari del rapporto, la modalità di avvenuta circolazione delle finanze; - tenere foglio cassa contanti dettagliato e quadrato quotidianamente; - tenere elenco dei conti correnti riferibili all’ente; - richiedere ed ottenere mensilmente estratto conto agli istituti di credito concernente i conti correnti dell’Ente; - effettuare riconciliazione cassa/banca; - ove richiesto a campione dall’ODV, esibire la documentazione di cui sopra; - ove richiesto a campione dall’ODV, esibire i contratti originanti le obbligazioni di pagamento adempiute; d) flussi afferenti i rapporti di consulenza E’ fatto obbligo di: - predisporre un elenco dei contratti di consulenza, da aggiornarsi ad ogni variazione; - istituire un apposito archivio contenente i documenti relativi a dette prestazioni di consulenza quali: il contratto; la modulistica prevista dal presente Modello Organizzativo riferibili ai consulenti; le fatture/parcelle; le coordinate di pagamento delle fatture/parcelle; - ove richiesto a campione dall’ODV, esibire la documentazione di cui sopra; l’ODV ha facoltà di acquisire elementi in ordine al rapporto sottostante alla fatturazione; 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 6 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO e) spendita di contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo, comunque denominate, concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici o dalle Comunità europee L’ente deve: - formare un fascicolo contenente la documentazione sottostante al flusso finanziario in entrata; con riferimento a tale documentazione si rimanda a quanto previsto nella procedura in materia di anticorruzione e gestione dei rapporti con le PP.AA. (proc. 7); - eseguire il flusso finanziario in uscita in ottemperanza alle regole in materia di poteri di spesa e per il solo fine per cui è stato erogato; - inserire nel fascicolo il documento comprovante il flusso finanziario in uscita, sottoscritto dal soggetto dotato del corrispettivo potere di spesa e dall’operatore che ha materialmente dato corso al flusso finanziario; - formare una nota informativa riassumente i dati di cui sopra, che deve essere senza indugio trasmessa all’ODV; f) tracciabilità dei flussi finanziari (ex L. 13 agosto 2010 n° 136 e succ. modifiche, D.L. 12 novembre 2010 n° 187 e succ. modifiche, Determinazione n° 8 del 18 novembre 2010 dell’Autorità sui Contratti Pubblici di lavori, servizi, forniture e succ. determinazioni) In occasione di qualunque lavoro, servizio o fornitura pubblica che l’ente effettui in qualità di appaltatore, subappaltatore e contraente in esecuzione di contratto pubblico (avente cioè come contraente le Pubbliche Amministrazioni ovvero gli Organismi di Diritto Pubblico), l’ente deve: - effettuare tutti i movimenti finanziari relativi al contratto pubblico su conti correnti dedicati; - effettuare tutti i movimenti finanziari relativi al contratto pubblico con bonifico o altro strumento idoneo a garantire la piena tracciabilità delle operazioni (bonifico bancario, bonifico postale, RI.BA., assegno bancario – tratto dal conto dedicato e non trasferibile, assegno postale – tratto dal conto dedicato e non trasferibile); non sono strumenti idonei, e sono pertanto vietati, i movimenti per contanti e i R.I.D.; - effettuare tutti i pagamenti indicando nelle transazioni commerciali e nei pagamenti legati alla filiera il CIG (codice identificativo gara, attribuito dall’Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici di lavori, servizi e forniture su richiesta della stazione appaltante, indicato sul bando di gara o nella lettera di invito a presentare l’offerta) e/o il CUP (codice unico progetto, obbligatorio con riguardo a ogni nuovo progetto di investimento pubblico); CIG e CUP non devono necessariamente essere indicati per: • pagamenti stipendi e salari • pagamenti spese generali di cancelleria, pubblicità, utenze, affitti etc. • provvista di immobilizzazioni tecniche generiche • consulenze legali, amministrative, tributarie • imposte e tasse 20.03.2014 Rev. 2014/00 • MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 7 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO contributi previdenziali ed assistenziali, assicurazioni e fidejussioni, gestori e fornitori di pubblici servizi; - non reintegrare i conti correnti dedicati versando denaro contante; - comunicare alla stazione appaltante o all’impresa subappaltante: • gli estremi del conto dedicato • le generalità delle persone delegate ad operare sugli stessi (soggetti muniti dei poteri di rappresentanza e di firma) • ogni modifica relativa ai dati comunicati; - inserire nei contratti relativi alla commessa apposita clausola con la quale i contraenti assumono gli obblighi di tracciabilità finanziaria menzionati; - inserire nei contratti relativi alla commessa apposita clausola risolutiva espressa in caso di transazione non avvenuta per tramite di banche o Poste Italiane s.p.a.; - inviare alla stazione appaltante copia di tutti i contratti sottoscritti con i subappaltatori e/o subcontraenti; - procedere alla risoluzione del rapporto contrattuale con i privati che siano inadempienti agli obblighi di tracciabilità finanziaria. g) gestione delle attività antiriciclaggio La gestione del sistema finanziario deve avvenire secondo la normativa vigente, prendendo altresì in considerazione i principi dettati dal d.lgs 231/2007, attuativo della direttiva 2005/60 CE, concernente la prevenzione nell’utilizzo del sistema medesimo a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo, che offre possibili linee guida per la prevenzione dei suddetti reati. L’amministrazione del sistema finanziario deve avvenire secondo le procedure previste nel manuale della Qualità, che qui si intendono integralmente richiamate con particolare riferimento alla parte di individuazione, scelta e gestione dei rapporti con i fornitori Ai fini della prevenzione dei reati di cui al d.lgs. 231/01, occorre segnatamente adempiere agli obblighi di cui al dlgs. 231/07: Con riferimento all’attività di trasporto, custodia e contazione valori, ALLO STATO NON EFFETTUATA, nell’eventualità occorre: I. OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 1) ORDINARI Casi di obbligo di adeguata verifica della a) instaurazione di un rapporto continuativo o incarico per svolgere una prestazione clientela: MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 8 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO professionale; b) operazioni occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata ; c) sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; d) dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell'identificazione di un cliente. ATTIVITA’ Identificazione e verifica dell’identità del cliente MODALITA’ DI ADEMPIMENTO - in presenza del cliente; anche attraverso propri dipendenti o collaboratori mediante un documento di identità non scaduto; al momento in cui è conferito l’incarico di svolgere una prestazione professionale. Quando il cliente è una società o un ente occorre verificare l’effettiva esistenza del potere di rappresentanza e acquisire le informazioni necessarie per individuare e verificare l’identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l’operazione da svolgere. Identificazione e verifica dell’identità del titolare effettivo - contestualmente all’identificazione del cliente; per le persone giuridiche, i trust e soggetti giuridici analoghi, occorre l'adozione di misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente. Per MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 9 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO identificare e verificare l'identità del titolare effettivo i soggetti destinatari di tale obbligo possono decidere di fare ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque contenenti informazioni sui titolari effettivi, chiedere ai propri clienti i dati pertinenti ovvero ottenere le informazioni in altro modo; controllo costante nel corso del rapporto - analisi delle transazioni concluse durante tutta la durata del tale rapporto per verificare che siano compatibili con la conoscenza che l'ente o la persona tenuta all'identificazione hanno del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all'origine dei fondi e tenendo aggiornati i documenti, i dati o le informazioni detenute. informazioni fornite dal cliente al fine di consentire l’adempimento degli obblighi di adeguata verifica (art. 21 d.lgs 231) - i clienti forniscono, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela. Ai fini dell'identificazione del titolare effettivo, i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali siano a conoscenza. L’art. 55 sanziona l’inadempimento di tale obbligo o il fornire informazioni false con l’arresto da 6 mesi a 3 anni e con la pena pecuniaria da 5.000 a 50.000 euro. 2) SEMPLIFICATI Quando si semplificati applicano gli obblighi - il cliente è uno dei soggetti indicati all’articolo 11, commi 1 e 2, lettere b) e c): le Banche, Poste Italiane, gli istituti di moneta elettronica, gli istituti di pagamento, le società di intermediazione mobiliare, le società di MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 10 di 20 - - - adempimenti semplificati nel caso di obblighi - casi in cui non trovano applicazione gli obblighi semplificati - PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO gestione del risparmio, le società di investimento a capitale variabile, le imprese di assicurazione, gli agenti di cambio, le società che svolgono il servizio di riscossione tributi, gli intermediari finanziari iscritti nell'elenco generale previsto dall'articolo 106 del TUB, e società fiduciarie di cui all'articolo 199 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, le succursali insediate in Italia dei soggetti indicati alle lettere precedenti aventi sede legale in uno Stato estero, Cassa depositi e prestiti S.p.A., i soggetti disciplinati dagli articoli 111 e 112 del TUB, i soggetti che esercitano professionalmente l'attività di cambiavalute, consistente nella negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta il cliente è un ente creditizio o finanziario comunitario soggetto alla direttiva il cliente è un ente creditizio o finanziario situato in uno Stato extracomunitario, che imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dalla direttiva e preveda il controllo del rispetto di tali obblighi il cliente è un ufficio della pubblica amministrazione ovvero una istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche conformemente al trattato sull’Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato non deve effettuarsi registrazione dei dati devono comunque essere raccolte informazioni sufficienti per stabilire se il cliente possa beneficiare degli adempimenti semplificati vi sia il sospetto di riciclaggio o finanziamento del terrorismo MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 11 di 20 - PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO vi sia motivo di ritenere che l'identificazione con modalità semplificate non sia attendibile ovvero qualora essa non consenta l'acquisizione delle informazioni necessarie 3) RAFFORZATI quando si applicano gli obblighi rafforzati - adempimenti - - rischio più elevato di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo cliente non fisicamente presente operazioni, rapporti continuativi o prestazioni professionali con persone politicamente esposte residenti in un altro Stato comunitario o in un uno Stato extracomunitario cliente non presente > adottare una o più delle seguenti misure: a) accertare l'identità del cliente tramite documenti, dati o informazioni supplementari; b) adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti o richiedere una certificazione di conferma di un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva; c) assicurarsi che il primo pagamento relativo all'operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso un ente creditizio persone politicamente esposte > adottare le seguenti misure: a) stabilire adeguate procedure basate sul rischio per determinare se il cliente sia una persona politicamente esposta; b) ottenere l'autorizzazione del Direttore generale, di suo incaricato ovvero di un soggetto che svolge una funzione equivalente, prima di avviare un rapporto continuativo con tali clienti; c) adottare ogni misura adeguata per stabilire l'origine del patrimonio e dei fondi impiegati nel rapporto continuativo o nell'operazione; d) assicurare un controllo continuo e rafforzato del MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 12 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO rapporto continuativo o della prestazione professionale II. OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE Condizioni e termini rapporti continuativi Modalità e dati da registrare - data di instaurazione dati identificativi del cliente e del titolare effettivo generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro (sia per operazione unica sia per operazioni collegate) - data causale importo tipologia dell'operazione mezzi di pagamento e dati identificativi del soggetto che effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera termine per la registrazione - non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al termine della prestazione professionale modalità di registrazione (art. 39) - a) sistemi informatici di cui l’operatore si serve per lo svolgimento della propria attività con elaborazione mensile dei dati contenuti b) possibilità di istituire l’archivio unico informatico di cui all’art. 37 d.lgs 231 i dati devono essere resi disponibili entro 3 giorni dalla richiesta - MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 III. Pag. 13 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE dati relativi alla verifica del cliente e del titolare effettivo - conservazione di copia o dei riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale dati relativi alle operazioni, ai rapporti continuativi e alle prestazioni professionali - conservazione delle scritture e delle registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari, per un periodo di dieci anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale IV. OBBLIGO DI SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE insorgenza dell’obbligo di segnalazione alla UIF - - tempistica per la segnalazione - conoscenza, sospetto o ragionevoli motivi per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. motivi di sospetto: caratteristiche, entità, natura dell'operazione o qualsiasi altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell'attività svolta dal soggetto cui e' riferita, in base agli elementi a disposizione dei segnalanti, acquisiti nell'ambito dell'attività svolta ovvero a seguito del conferimento di un incarico senza ritardo, se possibile prima di eseguire l’operazione, appena il MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 14 di 20 - come effettuare la segnalazione all’UIF - - - - divieto di comunicazione (art. 46 d.lgs 231/2001) segnalante viene a conoscenza degli elementi di sospetto obbligo di astensione dall’operazione finché non sia stata fatta la segnalazione, tranne che ciò sia impossibile o di ostacolo all’attività di indagine v. indicazioni precise nel provvedimento UIF 4 maggio 2011: - tutela della riservatezza (art. 45 d.lgs 231/2007) PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO - segnalazione in via telematica, tramite il portale INFOSTAT-UIF, previa adesione al sistema di segnalazione on line segnalazione ha n° identificativo e n° di protocollo contenuto della segnalazione: a) datti identificativi che identificano segnalazione e segnalante; b) elementi informativi sulle operazioni, sui soggetti, sui rapporti e sui legami intercorrenti tra gli stessi; c) elementi descrittivi in forma libera sull’operativita’ segnalata e sui motivi di sospetto eventuali documenti allegati possibilità di indicare più operazioni che appaiono tra loro collegate i soggetti obbligati alla segnalazione adottano adeguate misure per assicurare la massima riservatezza dell'identità delle persone che effettuano la segnalazione gli atti e i documenti in cui sono indicate le generalità dei segnalanti sono custoditi sotto la diretta responsabilità del titolare dell'attività o del legale rappresentante o di soggetto delegato i soggetti obbligati alla segnalazione hanno il divieto di comunicare al soggetto interessato o a terzi l’avvenuta segnalazione o che è in corso o può MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 20.03.2014 Rev. 2014/00 Pag. 15 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO essere svolta attività di indagine V. OBBLIGO DI COMUNICAZIONE AL MINISTERO DELL’ECONOMIA E DELLE FINANZE DI INFRAZIONE DELLE DISPOSIZIONI DEL TITOLO III DEL D.LGS 231/2007 situazioni in cui scatta l’obbligo termine entro segnalazione VI. il quale effettuare la - notizia di infrazioni alle disposizioni di cui all'articolo 49, commi 1, 5, 6, 7, 12, 13 e 14, e all'articolo 50 - 30 giorni OBBLIGO DI FORMAZIONE DEL PERSONALE E DEI COLLABORATORI IN MERITO ALLA NORMATIVA ANTIRICICLAGGIO Il personale interessato dagli adempimenti di cui sopra deve essere adeguatamente formato in relazione a tali obblighi. VII. INDICATORI DI ANOMALIA DI OPERAZIONI SOSPETTE AI SENSI DEL DM 17/2/2011 Si riporta la disciplina dei c.d. indicatori di anomalia: Art. 3 (indicatori di anomalia) 1. Al fine di agevolare gli operatori nell'individuazione di operazioni sospette di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, si forniscono nell'allegato 1, che forma parte integrante del presente decreto, indicatori esemplificativi di anomalia suddivisi in indicatori generali, che si applicano in quanto compatibili a tutti i destinatari del presente decreto, e indicatori specifici per categoria di soggetti di cui al precedente art. 2. 2. Gli indicatori di anomalia sono volti a ridurre i margini di incertezza connessi con valutazioni soggettive e hanno lo scopo di contribuire al contenimento degli oneri e al corretto e omogeneo adempimento degli obblighi di segnalazione di operazioni sospette. 3. La mera ricorrenza di operazioni o comportamenti descritti in uno o più indicatori di anomalia non è motivo di per sè sufficiente per l'individuazione e la segnalazione di operazioni sospette, per le quali è necessario una valutazione concreta specifica. 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 16 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO 4. L'impossibilità di ricondurre operazioni o comportamenti della clientela ad uno o più degli indicatori previsti nell'allegato 1 del presente decreto, può non essere sufficiente ad escludere che l'operazione sia sospetta. Gli operatori valutano pertanto con la massima attenzione ulteriori comportamenti e caratteristiche dell'operazione che, sebbene non descritti negli indicatori, siano egualmente sintomatici di profili di sospetto. 5. Per favorire la lettura e la comprensione degli indicatori, alcuni di essi sono stati specificati in sub-indici che costituiscono un'esemplificazione dell'indicatore a cui si riferiscono. 6. Gli operatori si avvalgono degli indicatori previsti nell'allegato 1, che attengono ad aspetti sia soggettivi che oggettivi dell'operazione, in presenza dei quali, sulla base di tutte le altre informazioni disponibili, effettuano una valutazione complessiva sulla natura dell'operazione. 7. Gli operatori utilizzano la casistica quale strumento operativo per la valutazione della sussistenza di un'operazione sospetta, selezionando gli indicatori in relazione all'attività concretamente svolta. Nell’allegato 1 del DM sono indicati analiticamente una serie di indicatori di anomalia di carattere generale ed una seri di indicatori di anomalia connessi ad attività specifiche, tra le quali, per quanto di nostro interesse il trasporto e la custodia di valori. Indicatori generali di anomalia connessi all’identità o all’atteggiamento del cliente 1. Il cliente fornisce informazioni palesemente inesatte, incomplete ovvero false con riguardo a: la propria identità o quella dell’eventuale titolare effettivo; lo scopo e la natura della operazione richiesta; l’attività esercitata; la situazione economica e patrimoniale propria o dell’eventuale gruppo societario di appartenenza; il potere di rappresentanza, l’identità dei delegati alla firma, la struttura di proprietà o di controllo societario. 1.1. Il cliente utilizza documenti identificativi che sembrano contraffatti. 1.2. Con riguardo alle case da gioco, il cliente pone in essere comportamenti finalizzati a sottrarsi agli obblighi di identificazione all’ingresso, tenta di accedere con un biglietto non valido, cede il proprio biglietto di ingresso oppure si appropria di tessera di ingresso appartenente ad altro cliente. 2. Il cliente si mostra riluttante a fornire ovvero rifiuta di fornire informazioni, dati e documenti ordinariamente acquisiti per l’esecuzione dell’operazione ovvero per il regolamento delle prestazioni. 2.1. Il cliente, all’atto di esibire documenti di identità ovvero alla richiesta di fornire informazioni sull’operazione, rinuncia ad eseguirla. 3. Il cliente mostra un’inusuale familiarità con i presidi previsti dalla normativa in tema di adeguata verifica della clientela e di rilevazione di segnalazione di operazioni sospette, ovvero pone ripetuti quesiti in ordine alle modalità di applicazione di tali presidi. 4. Il cliente dimostra di non avere adeguata conoscenza della natura, dell’oggetto o dello scopo dell’operazione richiesta, suscitando il dubbio che egli possa agire con finalità illecite per conto di un soggetto terzo (persona fisica, giuridica o ente di fatto). 5. Il cliente richiede prestazioni tese a dissimulare l’origine illecita di capitali ed è noto per essere stato sottoposto a procedimento penale o a provvedimenti di sequestro, ovvero è notoriamente contiguo (ad esempio, familiare, convivente ovvero associato) a soggetti sottoposti a procedimento penale o a provvedimenti di sequestro, ovvero richiede di effettuare operazioni con soggetti noti per essere stati sottoposti a procedimenti penali o a provvedimenti di sequestro. 6. Il cliente è censito, è notoriamente contiguo (ad esempio, familiare, convivente o associato) a soggetti censiti ovvero richiede di effettuare operazioni con soggetti censiti nelle liste delle persone o degli enti coinvolti nel finanziamento del terrorismo. 7. Il cliente opera in Stati diversi dai Paesi terzi con regime equivalente individuati con decreto del Ministero dell’economia e delle finanze e richiede le seguenti prestazioni, senza fornire ragionevoli motivi legati alla attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate: - costituzione o trasferimento, nei predetti Stati, di diritti reali su immobili; - operazioni di ricezione e/o trasferimento di fondi; - spedizione di fondi a un ristretto numero di beneficiari stranieri localizzati nei predetti Stati. 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 17 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO Indicatori generali di anomalia connessi alle modalità di esecuzione delle operazioni 8. Richiesta di prestazioni o effettuazione di operazioni aventi oggetto ovvero scopo non compatibile con il profilo economico-patrimoniale o con l’attività del cliente ovvero con il profilo economico-patrimoniale dell’eventuale gruppo societario a cui lo stesso appartiene. 8.1. Operazioni che comportano l’impiego di disponibilità che appaiono del tutto sproporzionate rispetto al profilo economico patrimoniale del soggetto che le pone in essere. 8.2. Operazioni richieste da organismi non lucrativi per finalità non compatibili con quelle dichiarate in base alla documentazione prodotta dall’ente. 8.3. Operazioni, specie se effettuate in contanti, disposte da più clienti recanti lo stesso indirizzo, specie se tale indirizzo appartiene anche ad una società commerciale e ciò appare incoerente rispetto all’attività dichiarata dagli stessi. 9. Richiesta di prestazioni o effettuazione di operazioni con modalità inusuali e palesemente ingiustificate rispetto al normale svolgimento della professione o dell’attività. 9.1. Frequente rilascio di deleghe o procure al fine di evitare contatti diretti con l’operatore. 9.2. Frequente richiesta di prestazioni per conto di un soggetto terzo in assenza di ragionevoli motivi legati al tipo di attività esercitata o al rapporto tra le parti o a particolari condizioni adeguatamente documentate. 9.3. Ricorso a caselle postali o a indirizzi postali diversi dal domicilio fiscale o professionale, ovvero ad altre forme di domiciliazione di comodo. 9.4. Ripetuta chiusura e riapertura del conto gioco con prelievo sistematico delle somme in giacenza. 9.5. Estinzione anticipata e inaspettata, in misura totale o parziale, dell’obbligazione da parte del cliente. 9.6. Richiesta di prestazione a un operatore dislocato in località distante dalla zona di residenza o dalla sede effettiva dell’attività del cliente, in assenza di ragionevoli motivi. 10. Richiesta di prestazioni o operazioni con configurazione illogica, specie se economicamente o finanziariamente svantaggiose per il cliente. 10.1. Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di modificare le condizioni e le modalità di svolgimento della prestazione, specie se le modifiche richieste comportano ulteriori oneri a carico del cliente. 10.2. Richiesta di effettuare operazioni con modalità eccessivamente complesse o involute in rapporto allo scopo dichiarato. 10.3. Acquisto di beni di pregio a un prezzo molto superiore al valore di mercato o di stima degli stessi, specie se effettuato per contanti. 10.4. Richiesta di concludere l’operazione in fretta e a prescindere da qualsiasi valutazione attinente al prezzo. Indicatori generali di anomalia relativi ai mezzi di pagamento utilizzati 11. Proposta di regolare i pagamenti mediante strumenti incoerenti rispetto alle ordinarie prassi di mercato, in assenza di ragionevoli motivi legati al tipo di attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate. 11.1. Ricorso ripetuto ovvero per importi rilevanti al contante, a libretti di deposito al portatore ovvero ad altri titoli al portatore, nonché a valuta estera o all’oro. 11.2. Versamento di un consistente acconto in contanti e regolamento della restante parte avvalendosi di un intermediario situato in Stati diversi dai Paesi terzi con regime equivalente individuati con decreto del Ministero dell’economia e delle finanze. 11.3. Utilizzo di banconote in tagli inusuali rispetto al tipo di operazione effettuata, di banconote impacchettate o arrotolate in modo inusuale ovvero di banconote molto logore. 11.4. Frequente utilizzo di strumenti di moneta elettronica, specie non nominativa, per importi complessivamente rilevanti. 12. Richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di modificare le modalità di pagamento già convenute, soprattutto se ciò implica il ricorso a mezzi di pagamento non appropriati alle ordinarie prassi di mercato. 12.1. Richiesta di accredito delle vincite su conti sempre diversi. 12.2. Improvviso e ingiustificato intervento di un terzo a copertura dell’esposizione di un cliente attraverso il pagamento in un’unica soluzione, specie se effettuato per importo rilevante in contanti, quando era stato concordato in origine un pagamento rateizzato. 13. Proposta di regolare sistematicamente i pagamenti secondo modalità tali da suscitare il dubbio che si intenda ricorrere a tecniche di frazionamento del valore economico dell’operazione, in assenza di ragionevoli motivi legati all’attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate. 14. Proposta di regolare i pagamenti mediante mezzi provenienti, a diverso titolo, da soggetti estranei al rapporto negoziale in assenza di ragionevoli motivi legati all’attività esercitata. 14.1. Utilizzo della stessa carta di credito o del medesimo conto corrente bancario per ricaricare o prelevare da conti gioco diversi, ovvero utilizzo di più carte di credito o conti correnti per ricaricare o prelevare dallo stesso conto gioco. Indicatori specifici di anomalia relativi alle attività di: i) commercio, comprese l'esportazione e l'importazione, di oro 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 18 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO per finalità industriali o di investimento; ii) fabbricazione, mediazione e commercio, comprese l'esportazione e l'importazione di oggetti preziosi; iii) fabbricazione di oggetti preziosi da parte di imprese artigiane; iv) commercio di cose antiche; v) esercizio di case d'asta o galleria d'arte 15. Richiesta di acquisto o vendita di beni di valore in contanti per importi molto rilevanti. 16. Acquisto o vendita di beni di valore ad un prezzo incoerente rispetto al profilo economico-finanziario del cliente. 17. Acquisto di beni per importi molto elevati da parte di una società che presenta un capitale sociale ridotto. 18. Acquisto o vendita di beni di valore senza disporre di adeguate informazioni sulle caratteristiche e sul valore degli stessi. 19. Acquisto o vendita di uno o più beni di valore in un ristretto arco di tempo, soprattutto se per importi complessivamente molto differenti. 20. Frequenti operazioni di acquisto o vendita di beni di valore in nome o a favore di terzi, quando i rapporti non appaiono giustificati. Indicatori specifici di anomalia relativi alle attività di: i) recupero di crediti per conto terzi; ii) custodia e trasporto di denaro contante e di titoli o valori a mezzo di guardie particolari giurate; iii) trasporto di denaro contante, titoli o valori senza l'impiego di guardie particolari giurate 21. Richiesta di estinzione di un’obbligazione effettuata da terzo estraneo al rapporto negoziale con il cliente in assenza di ragionevoli motivi. 22. Richiesta di custodia o trasporto di contanti per importi molto rilevanti, palesemente incoerenti con il profilo economico-patrimoniale del cliente. 23. Richiesta di trasporto e consegna di contanti, titoli o valori per importi rilevanti in favore di soggetti terzi non legati da rapporti personali o professionali con il cliente. 24. Richiesta di effettuare operazioni di deposito di denaro, beni o altri valori, con istruzione di impiegarli per finalità non usuali rispetto alla normale attività del cliente. 25. Frequente richiesta, in assenza di ragionevoli motivi, di trasferire denaro contante in favore di un medesimo beneficiario. 26. Formulazione di istruzioni, in assenza di ragionevoli motivi, affinché i fondi vengano ritirati da una terza parte per conto del beneficiario. 27. Frequente ricorso a un canale alternativo a quello bancario e finanziario. 28. Frequenti trasferimenti di denaro contante a soggetti ubicati in località non ricollegabili alla normale attività del cliente, soprattutto se provenienti o destinati verso Stati diversi dai Paesi terzi con regime equivalente individuati con decreto del Ministero dell’economia e delle finanze. [omissis] Conseguentemente: 1°. il soggetto preposto all’individuazione cui compete l’amministrazione e la gestione concreta dei rapporti con la clientela deve segnalare ogni operazione sospetta altresì all’organo di vigilanza e al collegio sindacale o sindaco unico. 2°. l’organo di vigilanza e il collegio sindacale o sindaco unico procedono a controlli periodici al fine di verificare l’osservanza delle norme del d.lgs 231/2007 e il rispetto delle procedure qui indicate, scambiandosi le rispettive segnalazioni ai sensi della procedura 1. Inoltre: - comunicano senza ritardo alle autorità di vigilanza di settore tutti gli atti o fatti di cui siano venuti a conoscenza che possano costituire violazione delle disposizioni emanate dai medesimi, volte a prevenire fatti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; - comunicano, senza ritardo, al titolare dell’attività o al legale rappresentante o a un suo delegato, le infrazioni alle disposizioni relative all’obbligo di segnalazione; - comunicano, entro 30 giorni al Ministero dell’economia e delle finanze le 20.03.2014 Rev. 2014/00 - MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 19 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO infrazioni concernenti le disposizioni del d.lgs. 231/2007 in tema di circolazione del denaro contante e dei titoli al portatore; comunicano entro 30 giorni alla UIF le violazioni dell’obbligo di registrazione di cui all’art. 36 del d.lgs. 231/2007; Infine, con riferimento all’uso del denaro contante e dei titoli al portatore: - è vietato il trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito bancari o postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, quando il valore dell’operazione, anche frazionata, è complessivamente superiore a euro 999,99. Il trasferimento può tuttavia essere eseguito per il tramite di banche, istituti di moneta elettronica e Poste Italiane S.p.A. Il trasferimento per contanti per il tramite dei soggetti di cui sopra deve essere effettuato mediante disposizione accettata per iscritto dagli stessi, previa consegna ai medesimi della somma in contanti; - gli assegni bancari e postali emessi per importi superiori a euro 999,99 devono recare l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità; - gli assegni bancari e postali emessi all’ordine del traente possono essere girati unicamente per l’incasso a una banca o a Poste Italiane S.p.A.; - gli assegni circolari, vaglia postali e cambiari sono emessi con l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità; - il richiedente di assegno circolare, vaglia cambiario o mezzo equivalente, intestato a terzi ed emesso con la clausola di non trasferibilità, può chiedere il ritiro della provvista previa restituzione del titolo all’emittente; - il saldo dei libretti di deposito bancari o postali al portatore non può essere pari o superiore a 1.000 euro; - è vietata l’apertura in qualunque forma di conti o libretti di risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia; - è vietato l’utilizzo in qualunque forma di conti o libretti di risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia aperti presso Stati esteri. 5. Attività dell’ODV Premessi i generali poteri di iniziativa e controllo, l’ODV ha facoltà di prendere visione di tutti i documenti concernenti i flussi finanziari e l’antiriciclaggio, al fine di verificare la corrispondenza, la trasparenza e la univocità degli stessi (compresi anticipi, sospesi, rimborsi, liberalità etc.). L’ente deve essere sempre e comunque in grado di ricostruire la causale e l’iter seguito da ogni flusso finanziario in entrata ed in uscita: l’ODV unitamente alle facoltà di cui sopra, può verificare a campione l’adempimento a tale dovere. A livello esemplificativo – e non esaustivo – l’ODV ha facoltà di: - visionare i documenti sottostanti i flussi finanziari verso i consulenti - visionare i documenti sottostanti i flussi da e verso le PP.AA. - acquisire elementi in ordine ai rapporti sottostanti la fatturazione 20.03.2014 Rev. 2014/00 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE EX D.LGS. 231/01 Pag. 20 di 20 PARTE SPECIALE PROCEDURA 2.2 FLUSSI FINANZIARI E ANTIRICICLAGGIO - visionare i contratti originanti le obbligazioni di pagamento adempiute - verificare il corretto adempimento agli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio - verificare comunque quanto previsto dalla presente procedura. 6. Disposizioni Finali Tutte le funzioni aziendali coinvolte hanno la responsabilità di osservare e far osservare il contenuto della presente procedura. Ciascun Destinatario è tenuto a comunicare tempestivamente all’ODV, oltre a quanto espressamente previsto dalla procedura di Gestione dei Rapporti con l’ODV (Proc. 1), ogni anomalia rilevabile in relazione a quanto previsto dalla presente procedura. La violazione della presente procedura e dei suoi obblighi di comunicazione costituisce violazione del modello di organizzazione e illecito disciplinare passibile di sanzione ai sensi di legge e del contratto collettivo nazionale di lavoro applicabile.
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