(tec.an.pat3 [modalità compatibilità])

IL SISTEMA INFORMATIVO DI
REPARTO
Tecniche di Anatomia Patologica Dott. Giorgio Bettarelli
IL SISTEMA INFORMATIVO DI
REPARTO
Cosa si intende per sistema
informativo?
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IL SISTEMA INFORMATIVO DI REPARTO
Un sistema informativo è una
combinazione di risorse, umane e
materiali, e di procedure organizzate per
la raccolta, l'archiviazione, elaborazione
e lo scambio delle informazioni
necessarie alle attività aziendali o di
reparto.
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Il sistema informativo per Anatomia
Patologica ha la finalità di coadiuvare
le diverse figure professionali dell’U.O.
(medici, tecnici di laboratorio,
personale amministrativo)
nell’espletamento delle attività
istituzionali assistenziali, didattiche e
di ricerca.
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REQUISITI FONDAMENTALI:
• Sicurezza e privacy
• Monitoraggio continuo del
processo
• Flessibilità
• Inserimento Codici SNOMED - CT
(Systematized Nomenclature of Medicine -- Clinical Terms)
•Archiviazione finale dei referti
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ATHENA
Rappresenta il flusso di lavoro di un
laboratorio per l'analisi istopatologica in due
modi:
1. In direzione verticale, visualizza le singole fasi di
un caso di laboratorio, dal ricovero del paziente e
di registrazione del campione di riferimento
2. i gradini interni di ogni fase caso seguiranno
una direzione orizzontale.
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TAPPE FONDAMENTALI
1. Sicurezza
2. Accettazione
3. Prelievi
4. Fasi tecniche
5. Refertazione – validazione
6. Archivio
7. Ricerche e Statistiche
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SICUREZZA
1.
POSIZIONAMENTO SERVER
2.
DOPPIA COPIA DI BACK UP
3.
ACCESSO AL SISTEMA CON PASSWORD
4.
REFERTO CON FIRMA ELETTRONICA
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SICUREZZA
Tutte le richieste sono identificate dal momento dell’accettazione – registrazione e per tutte
le fasi (inclusa l’archiviazione) per mezzo di un numero identificativo specifico e non
modificabile per singolo caso (n. caso) mediante l’assegnazione di un n° progressivo dato dal
computer composto da 1 lettera e 10 cifre: lettera I per esami Istologici, E per esami
Estemporanei, A per esami Autoptici, C per esami in Consulenza; le prime 4 cifre
rappresentano l’anno, le altre 6 il n° progressivo (il n° progressivo si aggiorna
automaticamente dal 1° gennaio di ogni anno).
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ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
IL S.I. INDICA LA “FASE” CIOE’ LA POSIZIONE CHE IL CASO OCCUPA
NELL’ITER LAVORATIVO
Le fasi sono le seguenti:
Campione
Macroscopica
Microscopica
Diagnosi
Firma
Stampa referto
Consegna
Completo
il caso è in attesa di registrare il campione
si deve inserire la macro
si deve inserire la micro
si deve inserire la diagnosi
si deve inserire la firma
si deve stampare il referto
i casi sono bloccati il passaggio successivo deve
manuale
i casi in questa fase vengono archiviati
nell’archivio storico
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essere
ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
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ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
Archivio casi
correnti
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ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
Accettazione
Registrazione
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ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
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ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
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ACCETTAZIONE REGISTRAZIONE
MAMMELLA SINISTRA
AGOBIOPSIA
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PRELIEVO
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PRELIEVO
Inserimento Macroscopica
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PRELIEVO
Interfaccia con la stampigliatrice di
biocassette
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LISTE DI LAVORO
Il n° dell’esame e il n° progressivo
Il numero dei blocchi
Il tipo di blocchi
Lo stato della colorazione (inizio/fine)
Il laboratorio
I test (colorazioni) richiesti che appaiono poi in sigla affiancati
dalla scritta inizio
La sigla o le iniziali del medico refertatore se il caso sia già stato
assegnato ad un medico
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LISTE DI LAVORO
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Refertazione – validazione
I casi scompaiono dalla lista di lavoro di
laboratorio e passano a quella del medico
refertatore.
Il medico refertatore che ha a disposizione i
fogli di registrazione, può aprire il caso e
refertarlo direttamente utilizzando il
computer, oppure scrivere manualmente sul
foglio di registrazione e passare il caso alla
segreteria.
Possono essere utilizzate delle frasi diagnostiche già pronte
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Refertazione – validazione
Possono essere utilizzate delle frasi diagnostiche già pronte
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Refertazione – validazione
Se necessario il Medico può richiedere ulteriori
indagini diagnostiche: può farlo selezionando
dalla lista di consegna il numero del blocchetto su
cui effettuare le indagini supplementari e
scegliere singolarmente da una lista a tendina
dove sono riportati tutti gli esami disponibili quelli
necessari; oppure selezionare dei pannelli di
colorazioni precostituiti per particolari patologie
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Refertazione – validazione
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Refertazione – validazione
Il caso rimane nella lista di lavoro del
medico ma ritorna anche nella lista di
lavoro del laboratorio che può essere
lo stesso che ha eseguito la prima
consegna ma anche diverso se gli
esami sono specifici di altri
laboratori.
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Refertazione – validazione
Il referto passa alla segreteria
che provvede alla battitura e
all’inserimento dei dai relativi
alle prestazioni ed ad eventuali
tikets
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Refertazione – validazione
Il foglio di registrazione torna al patologo
che verifica il corretto inserimento di tutti
i dati e tramite il bottone firma inserisce
una password personale (password di
firma elettronica),
il referto diventa immodificabile.
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Refertazione – validazione
Il referto finale contiene le seguenti informazioni:
numero di codice di registrazione della richiesta;
nome, sesso, data di nascita e residenza del paziente;
codice del paziente;
regime in cui si effettua la prestazione;
provenienza del campione (Ospedale, Reparto, Ambulatorio)
tipo di materiale inviato;
tipo e sede del prelievo;
data di accettazione e di refertazione;
descrizione macroscopica del campione;
eventuale descrizione microscopica;
diagnosi istopatologica;
eventuali osservazioni, commenti e notizie cliniche;
codici SNOMED;
prestazioni effettuate;
Nome(i) del(i) Medico(i) che ha(hanno) diagnosticato il caso.
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Statistiche
E’ inoltre possibile effettuare indagini statistiche sui dati
presenti nel database, utilizzando alcuni filtri di ricerca.
i casi registrati in una qualsiasi giornata
il numero di casi risposti da ciascun Patologo
il numero e il tipo delle prestazioni (blocchetti vetrini)
erogate.
Altre ulteriori indagini sono le statistiche relative al tipo
di patologia e tipo di richieste pervenute alla S.O.D.
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CONCLUSIONI
SICURO
FLESSIBILE
ESPANDIBILE
FACILE POSSIBILITÀ DI
RICERCARE DATI
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Risk management
La gestione del rischio
Sempre più frequentemente
nelle Aziende Sanitarie si
incrementano i processi di
stima del rischio e delle
strategie da mettere in atto
per governarlo.
In A.P. la tracciabilità può essere un metodo utile allo scopo
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TRACCIABILITA’
Integrazione e gestione delle
Fasi e
delle apparecchiature tramite
software gestionale dedicato
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Fasi lavorative in A.P.
Accettazione del campione
Registrazione
Etichettatura
Campionamento
Inclusione in paraffina
Preparazione del blocchetto
Taglio
Preparazione del vetrino
Colorazione
Montaggio
Lettura e diagnosi
Refertazione
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I sistemi classici
Processi manuali con l’uso di carta
Procesi con raccolta dati limitata
Integrazione limitata con i sistemi
informatici
Possibilità di errori
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Per migliorare…
EFFICIENZA
Produrre una diagnosi prima possibile
ACCURATEZZA
Poter essere sicuro della diagnosi
SICUREZZA
Avere la certezza che i risultati non possano essere confusi
QUALITA’
Diagnosi migliori perché ottenute con il massimo della
tecnologia
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Problemi da risolvere
Cercare i campioni all’interno di un laboratorio
Sapere quali sono gli errori più frequenti
Distribuire equamente le risorse
Avere dati storici dei campioni
Controllare costi e dati
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Il software gestionale dedicato permette
l’identificazione univoca del paziente
mediante codice a barre bidimensionale
con la tracciabilità del campione non solo
all’interno del laboratorio, ma anche nei
Reparti Ospedalieri ed eventualmente
all’esterno.
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Il cuore del sistema è un
software in grado
di integrarsi con i sistemi
gestionali presenti nella U.O.
Si associa la stampante con
tecnologia laser (assolutamente
indelebile) per le etichette e per
le cassette,consentendo quindi la totale
tracciabilità del campione
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TRACCIABILITA’ per:
• Migliorare l’efficienza e la qualità nel laboratorio di
Anatomia Patologica
• Ridurre gli errori di identificazione del campione
• Eliminare la scrittura manuale, le etichette multiple
e l’inserimento ridondante di dati
• Fornire informazioni circa l’avanzamento dello stato
di processazione del campione
• Fornire statistiche del carico di lavoro per
postazione e periodo
• Fornire una singola etichetta con un Unico codice
identificativo (2D) armonizzato con LIS ed applicato
durante il taglio al microtomo
Diminuisce il rischio di errori che possono arrecare danno al paziente.
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LETTURA DEL CODICE A BARRE IN TUTTE
LE STAZIONI
STAMPA DEL CODICE A BARRE SULLE CASSETTE CON
STAMPIGLIATRICE DEDICATA
STAMPA DI ETICHETTE CON CODICE A BARRE
CORRISPONDENTE, ESEGUITA ALLE POSTAZIONI DEL
TAGLIO AL MICROTOMO.
TRACCIABILITA’ POSIZIONE DEL CAMPIONE IN
TEMPO REALE
SICUREZZA
ELIMINAZIONE DELL’ INSERIMENTO
MANUALE DELLE INFORMAZIONI
REPORT IN TEMPO REALE DELLE NON
CONFORMITA’ PER IL SISTEMA QUALITA’
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ATHENA
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• Questa sezione
dell'applicazione è stata
sviluppata in modo che le
varie fasi del flusso di
lavoro del laboratorio in
Anatomia Patologica può
essere seguito. Ogni voce di
menu è quindi dedicata a
specifiche fasi.
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La finestra paziente contiene una barra
degli strumenti con "Clear", "Trova",
"Paziente Ricerca esterno"
(configurabile), "Aggiungi", "Modifica",
"Storia del paziente" e pulsanti "pagina
successiva".
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Fare clic sul pulsante "Stampa etichette" nella finestra
provino per stampare l'etichetta del campione recante il
codice caso, il nome del paziente, la data di rilascio e
un codice a barre per lettori ottici, fare clic sul pulsante
"Stampa di etichette"..
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La lista di lavoro indica per il codice caso, il nome del paziente, data di
nascita e ammissione, caso stato, data di refertazione e campione . Essa
indica inoltre, il laboratorio, il tipo di ammissione e il nome del patologo
che ha firmato la richiesta. I criteri di filtraggio utilizzati per generare la
lista di lavoro sono riassunti in cima alla lista, come una selezione solo
tra casi campionati.
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Si possono associare immaginidei vetrini ai
casi
Ogni immagine può contenere un commento e
un titolo che sono scritti nel campo sottostante
l'immagine.
Le immagini sono supportate in vari formati:
BMP, JPG, GIF e TIFF.
Barrando la "Mostra tutto" box, le miniature di
tutte le immagini relative al caso sarà
mostrato.
Cliccando su una miniatura l'immagine verrà
visualizzata nella casella principale.
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consente di scrivere un report
utilizzando l'editor di testo
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È possibile utilizzare tutte le funzioni
di questo editor, ad esempio caratteri
di formattazione (carattere, corsivo,
grassetto tipo, ecc), e paragrafi
(giustificare, centro, trattino, ecc), o
la ricerca e sostituzione di testo.
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