Formation Geslab 2015 - Accueil

1
Formation GESLAB
CNRS Délégation Paris A
Mise à jour 11mars 2015
2
Présentation générale
Les fonctions du logiciel
geslab
GESLAB
 En cohérence avec les
organismes de gestion
Gestion de
l'ensemble
des crédits
du laboratoire
Optimisation
des tâches
de gestion
Suivi des
dépenses et des
disponibles
Communication
Délégations
du CNRS
 Dans le cadre du mode
de fonctionnement et
de l'organisation du
laboratoire
3
Suivre les dépenses et les disponibles
 GESLAB permet de gérer les dépenses du laboratoire :
 Gestion d'un fichier de fournisseurs
 Traitement des demandes d'achat
 Saisie des commandes et impression du bon de commande
 Saisie des services faits
 Saisie des factures et suivi de l'inventaire de l'unité
Saisie des demandes de mission, édition des ordres de mission
 Suivi des crédits (consommation, disponible, notifications,…)
4
Communiquer avec la délégation
 Transfert des données geslab vers la BFC :
Commandes
Services faits
Factures
Missions
Agents et fournisseurs
UF - Unités fonctionnelles
OT – Opérations de travaux
5
Communiquer avec la délégation
 Retour des données BFC pour intégration dans geslab :
Marchés
Notifications de crédits
Tables de constantes
Commandes - Factures
Missions - Vacations
Agents SIRHUS du laboratoire
6
Un schéma d'ensemble
LABORATOIRE
DELEGATION
S.R.H.
PERSONNELS
COMMANDES
MISSIONS
CREDITS
BASE DE DONNEES
Origines de crédits
Entités dépensières
Fournisseurs
Agents
Clients
Matières
Commandes
Factures
Missions
Personnels
...
7
Traitements
FACTURES
geslab
Transfert
BFC
EDITIONS
REPONSES IMMEDIATES
Consultations individuelles
états de synthèse
Export de données
Bons de commande
Factures clients
Suivi des crédits
et des dépenses
missions
…
Traitements
S.F.C.
La fenêtre « Identification »
L’accès à Geslab se fait par le menu démarrer de votre ordinateur :
Arrive ensuite la
fenêtre
d’autentification :
Renseigner votre statut,
votre adresse mail
(labintel) et votre mot de
passe.
Le mot de passe Janus est le même que pour Nouba. Si vous n’en avez
pas et que votre adresse mail est bien renseignée dans Labintel, vous
pouvez cliquer sur le lien
8
La fenêtre « Récapitulatif et Nouveautés »
9
La fenêtre « Récapitulatif et Nouveautés »
10
Les menus: Gestion courante
11
Les menus : Administration
12
Les menus : Echanges avec la délégation
13
Découverte : une fenêtre
Zone obligatoire (bleu)
Boite déroulante
S
A
14
Aide en ligne (?+TAB) - libellé bleu
A Titre de fenêtre
S
S
A
S
Boite à cocher
LISTE
Boutons de navigation
A
mise à jour
recherche
validation
Boutons d’action
A
Zone d ’affichage
S
Zone de saisie
Module création fournisseur
Module création Fournisseur (1)
 Le fichier des tiers-fournisseurs est une base de données
nationale. Si le fournisseur n’existe pas dans votre base
Geslab, vous devez vous assurer que celui-ci ne figure pas
dans la base nationale.
 la procédure des tiers – fournisseurs est à télécharger à
l’adresse suivante.
ttp://www.dr1.cnrs.fr/docs_pdf/geslab/creafourtiers.pdf
 Le fournisseur est présent dans Couguar : vous devez le saisir
à l’identique dans votre base Geslab
 Le fournisseur n’existe pas dans Couguar : Vous devez
demander la création du fournisseur à la Délégation
Régionale (voir procédure tiers – fournisseurs )
Module création Fournisseur (2)
 Fournisseur français :
- Le N° Identifiant correspond au N° SIRET (14 Chiffres)
 Fournisseur CEE :
- Indiquer le N° de TVA Intracommunautaire
- Laisser la case « Code Postal » vide
- Pays : Ne pas prendre un code pays précédé d’une étoile
 Fournisseur hors CEE :
- Le N° d’Identifiant = N° BFC
- Laisser la case « Code Postal » vide
- Pays : Ne pas prendre un code pays précédé d’une étoile
 Fournisseur sur marché :
- Vérifier que le N° Identifiant du fournisseur correspond au N°
Identifiant du fournisseur rattaché au marché
17
Module création Fournisseur (3)
Ex : fournisseur français
Identifiant BFC
Identifiant fournisseur
18
Module création Fournisseur (4)
Ex : fournisseur étranger
Identifiant fournisseur (Numéro
de TVA intracommunautaire)
Pas de code postal pour les
fournisseurs étrangers
19
20
Arborescence origines de crédits
et entités dépensières
La Petite Maison
21
Origines de crédit
Entités dépensières
SORTIES
IMPOTS
GROS ACHATS
EQUIPEMENT
VACANCES
DEP. ORDINAIRES
-
-
Création de l’arborescence
 Travail préalable : réflexion en relation étroite avec le
directeur de l’unité
 Recensement de toutes les sources de crédits
 Définition des besoins
 quels bilans ?
 sous quelle forme ?
Mise en forme sur «papier»
 But final :
 Suivre au quotidien l’exécution du budget
 Contrôler les dépenses
 Rendre compte aux instances :
 de l’unité
 de la délégation
 de l’institut
 des partenaires (Ex : ANR, Région,…)
22
Un exemple d’arborescence
Niveaux
4
3
Subvention
d' Etat
Ressources
Propres
CNRS
2
1
Contrats
Individuels
À justifier
Ressources
Propres banalisées
Répartition
Opération
2 Recherche
1
3
Equipe 1
4
OP 1
UNITE DE RECHERCHE
Opération
Recherche 2
Equipe 2
OP 2
Opération
Recherche 3
Reprographie
Ventilation
Services
communs
Autre
Animalerie
Atelier
23
24
Arborescence origines de crédits
Arborescence origines de crédits (1)
25
Subvention d’Etat (SE)
Crédits annuels alloués par les instituts du CNRS : Ex dotation FEI
Ressources Propres (RP)
Crédits alloués pour un but précis définit dans le contrat
Crédits issus de ventes, dons, legs,…
Arborescence origines de crédits (2)
26
Exemple Arborescence origines de crédits (3)
LABO
Crédits CNRS
Ressources
Propres
Sub État
9ADO0399/0B1INSHS
Crédits Université
RP
Banalisées
PACR0399/1B1INSHS
CONTRATS
9ADO0399/1B1INSHS
Dépenses Personnels
225901/1B1INSHS
Origine
toujours
Seule
origine
autorisée à
être
En en dépassement
dépassement
Contrat 1
Autres dépenses
225902/1B1INSHS
27
La fenêtre des origines de crédit (4)
28
La fenêtre des origines de crédit (5)
29
i
Règles d'utilisation
Transmis à la délégation
Coché si
CNRS
La saisie des origines de crédit (6)
Sélectionner le niveau inférieur et faire « ajouter »
30
31
Arborescence entités dépensières
Arborescence entités dépensières (1)
Equipe 1
Equipe 2
Services techniques
Services administratifs
32
Exemple Arborescence Entités dépensières (2)
33
LABO
Recherche
Équipe 1
GALAND
Matériel 1
Mme Lajoie
Service
Équipe 2
Reprographie
Matériel 2
M. Revel
Bibliothèque
La saisie des entités dépensières (3)
34
La saisie des entités dépensières (4)
Sélectionner le niveau inférieur et faire « ajouter »
35
36
Notifications et répartitions de
crédits
La saisie d’une notification manuelle (1)
Impossible d’afficher l’image.
37
La saisie d’une notification manuelle (2)
Cases à remplir obligatoirement
38
La saisie d’une répartition (1)
39
La saisie d’une répartition (2)
Répartition réservée : si la case est cochée, les
crédits seront exclusivement réservés pour
l’entité dépensière désignée
Cases à remplir obligatoirement
40
41
Les codes matières
Les codes matières (1)
42
Les codes matières (2)
43
44
44
Commande
Module commande (1)
 Il y a 2 types de commandes :
prévisionnelles : concernent uniquement les commandes cartes achats,
cartes logées (Marché transport CWT et marché hébergement France KLEE) et
fluides (Eau, Gaz et électricité)
standards : toutes les autres
 La commande doit-être détaillée (saisie ligne à ligne)
Le flux de création, de modification, et de suppression commande d’achat de
BFC vers geslab n’existe pas : La commande d’achat est saisie, modifiée et
supprimée uniquement dans geslab. BFC peut uniquement rejeter les commandes
45
Module commande (2)
Menu gestion courante
Impossible d’afficher l’image.
46
Module commande (3)
47
Aide en ligne (?+TAB)
Entête
Nature de la dépense
(Menu déroulant)
Ligne
Fonctionnement ou
Immobilisation
détail
Aide en ligne ( ? + TAB )
Accès aux informations
fournisseurs
Module commande (4)
Ligne détail
Unité Fonctionnelle (UF)
Code famille = code
NACRES
Opération de Travaux (OT)
A paramétrer dans Geslab Web avant de
saisir la commande
Aide en ligne ( ? + TAB)
48
Module commande (5)
Type dépense
Nature « Fonctionnement »
Nature « Immobilisation »
Attention, il faut absolument indiquer «la nature de dépense » avant
de renseigner le « type de dépense »
Module commande (6)
Bouton Info
Il est impossible de saisir un service fait ou une facture si la
commande n’est pas intégrée dans BFC
50
Module commande (7)
Statut de la commande :
1. Enregistrée : commande non imprimée
2. Complète : commande imprimée mais non transmise à BFC
3. Transmise : commande transmise à BFC
4. Complète/Rejetée : commande rejetée de BFC. Rejet intégré mais non
traité
5. A retransmettre : commande modifiée prête à être renvoyée vers BFC
6. Hors labo : commande saisie directement dans BFC (concerne les
commandes de personnel)
51
Module commande (8)
Rappel :
Rubriques obligatoires à remplir dans l’ordre :
- Date de livraison
- Origine de crédit (aide en ligne : ?+tabulation)
- Nature de dépense (Fonctionnement – Immobilisation) et aucune autre nature
- Fournisseur (aide en ligne : ?+tabulation). Si non trouvé (voir module « Création
Fournisseurs)
Ne pas oublier d’indiquer le marché si nécessaire (aide en ligne : ?+tabulation)
Cliquer ensuite sur « lignes »
- Si ligne de commentaire, remplir uniquement la désignation
- Si commande sur marché, ne pas indiquer de caractère d’achat
Ne pas saisir de ligne négative sur la commande
52
53
Les bons de commande
Impression du bon de commande (1)
Statut Enregistré :
Commande non imprimée
Lance l'impression du bon
de commande
54
Impression du bon de commande (2)
55
Impression du bon de commande (3)
Statut Complète :
Commande imprimée
56
Impression du bon de commande (4)
0399
UMR1234 – DIVISION 0399
57
Impression du bon de commande (5)
0399
UMR1234 – DIVISION 0399
58
59
Service fait
Module service fait (1)
60
 Service Fait
1.
Le module « service fait » communique avec BFC
2. La saisie du service fait est impossible si le numéro de commande BFC est absent
3. Le service fait est obligatoire pour les commandes «standards»
4. Des contrôles sont effectués entre les quantités commandées et les quantités
réceptionnées
5. La suppression d’un service fait apparaitra en ligne négative dans Geslab.
Module service fait (2)
61
Module service fait (3)
Menu Gestion courante
REMARQUE :
On part toujours de la commande pour saisir le SF
62
Module service fait (4)
1.
Rechercher la commande : bouton « Trouver »
2. La fenêtre suivante s’ouvre :
•
Faire une recherche sans critère : bouton
« Rechercher »
•
Faire une recherche avec critère : Indiquer le
ou les critère (s) de recherche puis cliquer sur
le bouton « Rechercher »
3. Sélectionner la commande dans la liste et
cliquer sur le bouton « ok » ; la commande
apparaitra à l’écran
Module service fait (5)
transmise
Ouvre la fenêtre
" Service fait"
64
Module service fait (6)
Rubriques à remplir
Sélectionner la ligne
Et faire "Ajouter"
65
66
Facture
Module facture (1)
 Facture
1.
La facture peut être saisie et modifiée dans geslab ou dans
BFC
2. La saisie d’une facture rattachée à une commande
« prévisionnelle » est impossible si le numéro de commande
BFC est absent
3. La saisie d’une facture rattachée à une commande «standard»
est impossible tant que le Service Fait n’est pas saisi.
4. Des contrôles sont effectués entre les quantités réceptionnées
et les quantités facturées pour les commandes «standard»
67
Module facture (2)
68
Menu Gestion courante
Impossible d’afficher l’image.
REMARQUE :
On part toujours de la commande pour saisir
la facture
Module facture (3)
1.
Rechercher la commande : bouton « Trouver »
2. La fenêtre suivante s’ouvre :
•
Faire une recherche sans critère : bouton
« Rechercher »
•
Faire une recherche avec critère : Indiquer le
ou les critère (s) de recherche puis cliquer sur
le bouton « Rechercher »
3. Sélectionner la commande dans la liste et
cliquer sur le bouton « ok » ; la commande
apparaitra à l’écran
Module facture (4)
transmise
Ouvre la fenêtre
" Factures "
70
Module facture (5)
Cliquer sur
Ajouter
Répondre « oui »
71
Module facture (6)
Le montant de la facture est identique au montant de la
commande
Rubriques à remplir
72
Module facture (7)
Le montant de la facture est différent du montant de la
commande
Cliquer sur « lignes »
73
Module facture (8)
Modifier la désignation
et le P.U.H.T Facturé
74
Module facture (9)
Rubriques à remplir
75
76
Les échanges avec la délégation
Quel intérêt et comment ?
 La transmission vers BFC se fait de façon automatique
 Les retours restent à l’initiative du gestionnaire de laboratoire,
ce qui permet :
 De consolider les travaux effectués par les gestionnaires en délégation
D'assurer une cohérence des données avec BFC
De mettre à jour votre base (numéro de commandes BFC, constantes,…)
ATTENTION : A l’ouverture de la base faire un retour
systématiquement
77
La communication avec la délégation
 Retour des données BFC avec intégration dans geslab :
Lancer le retour des mouvements à intégrer
Intégration automatique de certains mouvements (date de
règlement des factures, numéro d’organisme des
commandes,…)
 Mise en attente des mouvements à intégrer (boîtes
d’intégration)
Intégration manuelle des mouvements en attente
 Les bordereaux de transmission pourront être imprimés dès
le lendemain du transfert
78
Échanges avec la délégation
Laboratoire
Délégation
BFC
geslab
Commandes
Transmission
Services faits
Factures
Missions
Agents
Commandes
Retour
Factures
Notifications
Marchés
Constantes
Agents
IMPORTANT : la récupération des données s'effectuent à l'initiative du laboratoire
79
Echanges avec la délégation
80
Transmission
81
Bordereaux de transfert
82
83
Retour depuis la délégation
84
Retour DR
Phase 1 : Retour depuis la
DR
85
Intégrations
Phase 2 :
intégration
86
Intégration des commandes
Boutons de
sélection
d'affichage
87
Intégration des factures
Boutons de sélection
d'affichage
88
89
Missions
Quel type de mission et pour qui ?
 geslab permet de saisir 5 types de mission :
 FF :France avec Frais
 EF :Étranger avec Frais
 FS : France sans Frais
 ES : Étranger sans Frais
 IE : Experts Scientifiques
Les ordres de mission sans frais CNRS concernent uniquement les
agents CNRS
Remarque : Les missions sont sans frais pour le CNRS et non pas pour
le laboratoire (une seule mission par agent pour la même date quelque
soit le laboratoire).
90
Quelles missions saisir ?
Certains pays peuvent être déconseillés ou même interdits, pour cela consulter le site de la Direction
Europe de la Recherche et de la Coopération Internationale (DERCI).
http://www.cnrs.fr/derci/spip.php?article335
Le Directeur a délégation de signature pour tous les pays. L’ordre de mission doit
être établi impérativement avant le départ.
Ces pays sont classés en trois catégories :
Pays ne présentant pas de problèmes particuliers de sécurité
 L’ordre de mission signé du Directeur est donné à l’agent avant son départ en
mission
Pays pour lesquels un avis du Fonctionnaire de Sécurité de Défense s’impose
 L’ordre de mission doit être faxé, pour avis, au Fonctionnaire de Sécurité de
Défense, avant signature du Directeur. Après avis favorable, l’ordre de mission sera
signé par le Directeur et donné à l’agent avant son départ en mission accompagné des
recommandations du MAEE.
Pays pour lesquels une consultation des recommandations figurant sur le site
du ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) est nécessaire
Joindre, à l’ordre de mission, une copie des recommandations concernant le pays
91
Cas Particulier des Avances
 Des avances peuvent être versées aux agents et sous certaines conditions compte tenu de
l’existence de la carte corporate et du marché missions (Transport + Hébergement)
 Avant toutes saisies dans geslab, il faut demander au préalable l’accord à l’Agent
Comptable de la Délégation. Ne pas cocher « Avance » si cet accord ne vous a pas été
donné.

Les avances sont attribuées dans la limite de 75 % du montant des indemnités de repas. Ce
montant doit être supérieur à 500 euros.
L’avance doit être régularisée dans le mois qui suit la mission. Il n’y aura pas d’autres avances
tant que la régularisation n’est pas faite
92
Missions et Agents missionnaires
 BFC est alimenté des agents provenant de SIRHUS et des agents
saisis dans geslab.
 BFC devient la référence pour les agents « fonctionnaires CNRS » et
« autres CNRS » : Ne saisir aucun agent CNRS dans votre base Geslab
 Agent CNRS rattaché à l’unité : Dès que l’agent est connu dans BFC,
son identifiant BFC (matricule) est mis à jour dans geslab
 Agent CNRS rattaché à une autre unité : demander à votre
gestionnaire « dépenses » de vous renvoyer l’agent CNRS vers votre
unité en lui indiquant le nom et prénom de l’agent, son N°matricule et
votre code division
 Geslab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires
93
Dépenses liées aux Missions
94
Pour les dépenses liées aux missions, on différencie :
 Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire :
 Module mission – « Cdes miss… »
 Les dépenses liées aux marchés « Missions » : Marché Transport (CWT) – Marché Hébergement France (KLEE)
 Module mission – « Cdes Tiers »
* Commandes prévisionnelles, mono ligne (quantité 1) et en TTC, N° de marché en cours à indiquer
* Code NACRES à utiliser :
 DC.01 : SERVICES DE RESERVATION PAR AGENCES OU CENTRALE DE RESERVATION (Code identique pour CWT et
KLEE)
 DC.11 : SERVICES DE GESTION DES VISAS ET DES FORMALITES ADMINISTRATIVES (CWT)
 Les autres frais : ex Frais de terrain, frais d’inscription
 Module mission – « Cdes Tiers »
*Commandes « standards »
* Code NACRES à utiliser :
 XA.03 (Frais de terrain)
 XC.01 (Frais d’inscription)
Module mission (1)
95
Impossible d’afficher l’image.
Module mission (2)
96
Module mission (3)
Cliquer sur « Ajouter »
97
Module mission (4)
98
Bouton « AGENT »
DURAND
Jean
1520599125528
Identifiant BFC
15 rue Blanche
Module mission (5)
99
Bouton « AGENT »
Identifiant BFC
Agent étranger – Expert scientifique
Module mission (6)
Bouton « Missionnaire »
100
Module mission (7)
101
Bouton « Lieux de Séjours »
Étape 1
Étape 2
Module mission (8)
Bouton « Lieux de Séjours »
A cocher si l’hébergement est pris en charge par le marché hébergement
102
Module mission (9)
Bouton « Transport »
Le montant doit être à zéro
quand il y a un bon de transport.
103
Module mission (10)
Bouton « Autres frais »
104
Module mission (11)
Cliquer dans « Infos »
L’OM doit être établi à l’adresse
personnelle de l’agent
105
Module mission (12)
Si mission forfaitaire, indiquer le
montant dans la case forfait
106
Module mission (13)
Après validation de la mission, cliquer sur le bouton
« Cdes Miss » afin de saisir la commande des frais
remboursables à l’agent
Le bouton « Imprimer » est grisé
tant que « Cdes Miss » n’est pas saisie.
107
Module mission (14)
Indiquer l’origine de crédit concernée puis
Cliquer sur le bouton « lignes »
Reste à imputer : vous devez saisir
une ligne de commande
108
Module mission (15)
Cliquer sur « Ajouter »
Cliquer sur « OK » pour
Valider la ligne
109
Module mission (16)
Après avoir complétée et validée la ligne
Valider la commande
110
Module mission (17)
Ne pas oublier d’imprimer l’ordre de mission
111
Module mission (18)
112
Module mission (19)
113
Module mission (20)
Saisie de la commande tiers
114
Module mission (21)
Après avoir cliquer sur « Ajouter »
Le N° de la mission rattachée à la cde apparaît automatiquement
115
Mission avec montant à zéro (1)
Une mission à zéro est une mission avec frais pour le laboratoire mais qui
n’occasionne aucun remboursement pour l’agent.
116
Mission avec montant à zéro (2)
Montant calculé automatiquement par le logiciel
117
Mission avec montant à zéro (3)
Il faut supprimer le montant
118
Mission avec montant à zéro (4)
119
Ordre de mission permanent (1)
Cocher OM
Permanent.
120
Ordre de mission permanent (2)
Le montant est calculé
automatiquement.
121
Ordre de mission permanent (3)
Rajouter la ou les
destinations.
Vous devez modifier le montant calculé
automatiquement pour engager le
montant estimatif des frais.
122
Ordre de mission permanent (4)
123
Ordre de mission collectif (1)
Pour un ordre de mission collectif, vous
devez sélectionner l’agent « OM
COLLECTIF »
124
Ordre de mission collectif (2)
Les frais de séjours
sont nuls.
Les frais de transports sont
forcément à zéro.
(Il est possible de saisir une
ligne de transport autre avec
un BT)
Les données « Forfait », « Motif
forfait », « Avance » et
« Montant avance » sont
inaccessibles.
125
Les autres frais sont
forcément à zéro.
Experts scientifiques (1)
« EXPERT SCIENTIFIQUE » : TOUTE PERSONNE NE FAISANT PAS PARTIE
DE L’ADMINISTRATION FRANCAISE
126
Experts scientifiques (2)
Les missions « Experts scientifiques »
concernent uniquement les déplacements
en France
Montant calculé par le logiciel
127
Experts scientifiques (3)
Le surplus est calculé automatiquement à
hauteur du double de la somme des séjours
sans tenir compte de la retenue.
Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal
au montant proposé.
Case à cocher en cas d’accord
de la majoration (facultatif) par
la Direction
128
Experts scientifiques (4)
129
Experts scientifiques (5)
Secteur privé
130
131
Les outils d'administration
Vérification de la cohérence
• Détecter les données erronées présentes
dans votre base
• Corriger automatiquement les anomalies
détectées
132
Cohérence des données
Les vérifications
Vérification des commandes
Vérification des factures
Vérification des origines de crédits
Vérification des entités dépensières
Vérification des engagés, réalisés et disponibles
LE SYSTEME CORRIGERA AUTOMATIQUEMENT
LES ANOMALIES
133
Cohérence des données
 Toute anomalie détectée apparaîtra sur des états imprimés ou
à l’écran, au terme du traitement.
Module
immobilisation/Inventaire
Module immobilisation/Inventaire (1)
•
Depuis le 01/01/2015, toutes les commandes génèrent une création automatique de
la fiche immobilisation.
•
La gestion de l’inventaire de l’unité dans GESLAB se fera par le menu inventaire
GESLAB client lourd
L’unité devra seulement recopier le numéro d’inventaire dans la fiche
immobilisation automatique (Geslab Web)
•
•
L’automatisation de la création de la fiche immobilisation dans BFC se fera dès
l’intégration de la commande en provenance de Geslab (code NACRES et nature
de dépense adéquats)
Module immobilisation/Inventaire (2)
• Commande et modification de prix
• Lors de modification de prix d’une commande avec service
fait, un détricotage automatique est fait par GESLAB
• ATTENTION certains utilisateurs annulent d’abord le service
fait, puis modifient le prix. Le détricotage a alors lieu quand
même
• => Conséquence : envoi à BFC 2 services faits négatifs dans la
même session, un seul peut être intégré, le deuxième est
rejeté
• NE PLUS SUPPRIMER les services faits avant de modifier le
prix d’une ligne commande. Le système le fait tout seul.
Module immobilisation/Inventaire (3)
Impacts dans Geslab
 Nouveau flux de fiche immobilisation crée entre BFC et GESLAB, Les flux sont
quotidiens et dans les 2 sens.
• BFC vers GESLAB : 2 flux quotidiens d’envoi des fiches créées ou modifiées de
• GESLAB vers BFC : flux au fil de l’eau
Module immobilisation/Inventaire (4)
Nature des informations transmises dans le flux :







N° de commande Geslab
N° de ligne de commande Geslab
N° Immo BFC
N° subsidiaire Immo BFC (qui compose une immobilisation)
Libellé Immo BFC (Identique à celui de la DA BFC)
Fournisseur
Elément d’OTP
Module immobilisation/Inventaire (5)
Important :
Le libellé de la fiche immobilisation automatique est le reflet de la désignation de la
1ere ligne de la commande. Il faut donc être très précis sur la désignation du matériel
sur la ligne commande. Le libellé « selon devis joint » est à proscrire.
Les lignes de commentaires ne sont pas transmises à BFC
Pour le moment, il n’est pas possible d’imprimer une fiche immobilisation, ni une liste
des fiches immobilisations. Aucun état n’est disponible.
Module immobilisation/Inventaire (6)
Modification de l’immobilisation
 Aucune modification de la commande n’est répercutée sur la fiche immobilisation.
Impact du service fait :
Création du service fait : Valorisation automatique de la fiche immobilisation à
hauteur de la valorisation du service fait à la date de mise en service,
 Annulation du service fait : Dévalorisation de la fiche immobilisation à hauteur de
l’annulation du service fait en date de pièce de cette annulation.
 Après la mise en service de l’immobilisation, toute modification par le flux de
dépense (facture avec écart de prix, avoir, chargement ou déchargement ultérieur et
annulation de service fait) met à jour la valeur de l’immobilisation.
Module immobilisation/Inventaire (7)
Facture prise en charge:
 Pas d’impact sur la facture sauf si écart de prix. Ajustement de la valorisation de la
fiche à hauteur de l’écart de prix entre le SF et la facture en date de pièce de la
facture.
 A chaque évènement enregistré sur la fiche immobilisation l’information sera
transmise vers Geslab (cession partielle ou totale, Mise au rebut, transfert, mise en
service d’une immobilisation en cours).
Module immobilisation/Inventaire (8)
Recherche d’une immobilisation avec numéro de fiche
Module immobilisation/Inventaire (9)
Afficher une immobilisation
Module immobilisation/Inventaire (9)
Rubrique à compléter obligatoirement
Rubriques optionnelles
Liens Utiles
 Documentation diverses sur geslab et ces
outils :
 La direction des Systèmes d'information :
www.dsi.cnrs.fr
 La Délégation Paris A :
http://www.dr1.cnrs.fr/deleg_service/xlab
/geslab_actus.htm
146
Liens Utiles
Ou trouver
-
la nomenclature – codes NACRES (ARNO)
la liste des fournisseurs créés dans BFC (COUGAR)
la liste des marchés Nationaux (COUGAR)
le relevé d’opération Carte Achat et Carte Logée (ROP)
la remise en compétition automatisée (RECA)
Les avis de publicité pour les marchés à procédure adaptée (PUMA)
 https://nouba.dsi.cnrs.fr/accueil/nu_pck_ui_accueil.accueil
Documents utiles
 http://www.dr1.cnrs.fr/deleg_service/docs_utiles/docs_utiles.php
147
Liste des formateurs geslab
Pour toutes questions techniques concernant geslab,
[email protected]
Liste des formateurs :
Frédérique Auger (Labo),
Graziella Giorgianni (SFC),
Tinh Le Tan (SSI),
Karine Naudin (SFC),
Jean-Paul Théologidès (SFC),
Edith Verger-Trochain (SFC)
Alexandra Vrecq (Labo)
148
149
FIN !