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購買・在庫管理に関する内部監査の留意事項

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購買・在庫管理に関する内部監査の留意事項
1.継続的な購買品の発注品目・発注数量および発注時期は、購買計画に基づき、適切に決定されて
いるか。
2.発注の内容は、適正に記録されており、その後の納入状況が検証されているか。
3.発注は、口頭によらず、原則として書面により明確化されているか。
4.継続的な購買契約を締結する場合は、基本契約と個別契約が締結されているか。
5.契約は、定期的に見直しが行われ、適正に更新手続がなされているか。
6.納入時における現品と納品書の照合が適正に行われているか。
7.現品の検収では、検収担当者の検収報告書が適正に作成されているか。
8.検品に際しては、納品書と注文書(控)の照合が適正に行われているか。
9.返品の場合は、返品伝票に基づいて返品が行われるほか、相手方の受領証が入手されているか。
10.検収の結果、不具合品を発見した場合は、当該不具合品について所定の手続がとられているか。
11.納入期日の管理は、進度管理により適切になされているか。
12.納入期日を経過した物品は、その後の管理が適切になされているか。
13.納期遅延の物品については、その原因分析を行い、改善策が適切に設定されているか。
14.納期設定は、検収時間・輸送時間および督促時間等の余裕時間を考慮して決定されているか。
15.購買先に対し、日常から納期厳守のための指導を行っているか。
16.買掛金の計上に際しては、請求書と納品書または検収報告書を照合しているか。
17.買掛金の計上に際しては、請求書の計算調査を行っているか。
18.代金支払の条件は、契約どおりに行われているか。
19.臨時支払が行われる場合には、管理責任者の承認を得ているか。
20.支払方法は、原則として定時払制度を採用しているか。
−1−
21.代金支払に際しては、購買先の納入実績および資金繰りの状況を考慮のうえ、一定の基準により
公正に支払額が決定されているか。
22.購買担当部署は、他部門と対等の立場に立ち、有用な情報交換を行っているか。
23.特殊な(高額な)購買品については、稟議規程に基づいた購買手続をとっているか。
24.分散購買または集中購買とするか否かの方針は、全社的に明確になっているか。
25.購買計画は、販売計画および生産計画との調整のもとに策定されているか。
26.購買方法は、自社の状況に最も適合した方法を採用しているか。
27.購買先の選定に際しては、品目ごとについて、リスク回避の観点から、2社以上の購買先を選定
しているか、
28.購買担当者の教育訓練は、体系的な教育訓練プログラムに基づき、継続的に実施されているか。
29.購買担当者には、会社の購買倫理が具体的に明示されているか。
30.在庫管理の対象とすべき適正在庫数量および適正在庫金額の定義は、数値化のうえ明確にされ、
在庫状況を継続して調査するとともに、各々の在庫を適正に把握しているか。
31.在庫の物理的・経済的または時間的な特性等を把握し、適切な在庫分類を行っているか。
32.在庫管理は、過剰在庫を防止するため、在庫管理担当部署だけでなく、関連するすべての部門の
協力を得ているか。
33.在庫管理の方針および目的は、具体的に明確にしているか。
34.在庫管理は、品目ごとに基準を設け、在庫するか否かの判断を行っているか。
35.在庫管理は、重要度について品目ごとに決定するとともに、在庫管理品については重要度および
ABC分析に基づき、適正在庫への実務対応を決定しているか。
36.ABC分析は、金額分析と数量分析の両方を行うとともに、金額分析も売上高だけでなく、粗利
益についても考慮しているか。
37.在庫管理は、基準在庫数量のほか、最大在庫数量または最小在庫数量をもとに、適正な在庫数量
計画を立案しているか。
38.在庫期間および倉庫設備など在庫管理に係る諸費用は、あらかじめ予算化しているか。
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39.在庫管理の責任部門および管理責任者は、あらかじめ明確にされているか。
40.たな卸資産管理規程(在庫管理規程)を制定し、運用しているか。
41.継続的な在庫受払台帳の整備を行い、各部門からの在庫問い合わせに即答できるような体制を構
築しているか。
42.不足品・不良品・死蔵品または過剰品の処理方法を定めているか。
43.たな卸資産管理規程および実地たな卸実施要領を制定し、定期的に実地たな卸を実施するととも
に、たな卸の差異原因の調査分析を行っているか。
44.定期的に在庫管理レポート(需要予測量と在庫量との比較・品切れ発生率・不良品・死蔵品等の
発生状況)を作成しているか。
45.販売方針と在庫方針を連動させているか。
46.在庫場所と納入時期(時間)の関連を明確にしているか。
47.需要予測量の正確度を高めるには、商品の企画開発力で他社と差別化するとともに、需要予測の
検証精度を上げることが重要である。
48.需要予測量は、分析担当者の過去の経験と直感によって修正されるほか、短サイクルの現状分析
および需要予測を行ったうえ、当初計画を修正する必要がある。
49.需要予測量の変更による需要総量の変更情報は、直ちに購買担当部署に伝達されるような制度と
なっているか。
50.自社の「適正在庫」を決めているか。
①発注コストと在庫コストを考慮するとともに、経済発注量と注文点を明確にする。
②生産計画および販売目標と標準在庫回転率を設定する。
③交叉比率(商品回転率×粗利益率)を基準にする。
51.一時的にでも品切れを発生させてはならない戦略的な在庫品については、あらかじめ安全在庫数
量を決めているか。
52.在庫管理は、必要な管理コストを分析し、管理・統制しているか。
①資金収支の効率性の分析を行う。
②在庫予算を設定し、予算と実績との差異分析を行う。
③品目別の月次在庫推移表を作成し、異常値を分析する。
53.定期発注方式(主にA品目に適用)では、在庫品のグループごとに発注間隔を短くし、微調整を
怠らないようにする。
−3−
54.定量発注方式(主にB品目に適用)では、在庫の継続記録に基づき、需要変動分析ならびに平均
需要量・経済発注量および安全在庫量の把握とともに、リードタイムの管理・統制よる発注点を
決定する。
55.トヨタ「かんばん」方式を実施する場合の基本的な前提条件は次のとおりである。
①標準作業の設定
②平準化の生産が可能
③生産計画の策定および工程レイアウトの効果的な設計
56.「在庫はもつべきでない」を原則として理論構築されているMRPでは、生産日程計画と購買日
程計画が完全に連動しているとともに、MRPを導入して成果の上がる生産形態とは、多種少量
の生産型企業および個別受注の生産型企業である。
57.MRP導入は、決して安易に行ってはならず、企業経営の戦略プロジェクトとして導入に着手す
るとともに、種々の試行を通じて最適な購買システムとするものである。
58.在庫管理の実務方式には、種々の管理方式があり、企業の業種・業態および在庫品の特性等によ
り、最も適合するものを選択することである。
59.外注政策および外注方針は、企業の実情に合った合理的なものであるか。
60.製造品の内製または外製の区分については、品質面・コスト面および数量面等の観点から、慎重
に検討されているか。
61.内製・外製の区分決定については、外注管理規程に基づき、具体的な基準が設定されているか。
62.外注先の選定に際しては、外注先の技術力・経営力・地理的条件および財政的基盤等を考慮して
決定が行われているか。
63.外注先の評価は、十分に行っているか。
64.外注単価の決定は、合理的方法に基づいて行われているか。
65.材料支給の有償・無償の決定に際しては、各々の長所または短所を十分検討して行っているか。
66.材料支給に際しては、受渡しの責任を明確にした書面の交付が行われているか。
67.材料支給の価格は、合理的方法に基づき、決定されているか。
68.支給材料の数量および引渡時期は、適切に行われているか。
69.治工具または機械装置等の貸与は、賃貸借契約に基づき、適正な賃貸料を徴収しているか。
−4−
70.貸与物品の受渡しは、所定の受渡証に基づき、適正に行われているか。
71.外注先への代金支払は、下請代金支払遅延等防止法に抵触しないように行われているか。
72.外注先からの早期納入は、頻繁に行われていないか。
73.外注先の品質管理基準および品質管理制度に対しては、品質ISO運用に基づく指導育成が十分
に行われているか。
74.在庫品の入出庫業務は、担当部署の誰でもが迅速かつ正確に行えるよう、在庫物品の保管整理が
行われているか。
75.実地たな卸の実施に際しては、適切な指示書が作成されており、内部監査室と連動して組織的に
行われているか。
76.実地たな卸の実施により、不良品・陳腐化品または長期滞留品等の調査ならびに報告が適切に行
われているか。
77.実地たな卸の数量と帳簿たな卸の数量に差異があった場合には、適切な調査がなされているか。
78.実地たな卸の結果、帳簿数量を修正する場合は、管理責任者の承認を得ているか。
79.倉庫の立地は、受払業務および保管業務に便利な状況にあるか。
80.在庫管理システムを導入する場合には、長期的な視点で綿密な導入計画を立案し、当該システム
の導入目的を明確化しているか。
81.自社の在庫管理システムの方向性を明確にしているか。
①在庫管理の社内体制整備
②他の関連システムとの整合性
③企業内オンライン化の拡張性
④ITシステム化と有能な在庫管理担当者の配置
⑤他社の物流情報システムとの統合化(企業間オンライン)
82.在庫管理システムの構築では、物流関連業務のネットワーク化で製造から販売までの工程につい
て、より望ましい調達方式に近づくような購買・在庫管理方式を研究しているか。
83.小ロット化および短納期化等が日常化する中では、月次単位の計画策定から週次単位・日次単位
および時間単位の計画策定ならびに管理・統制が重要である。
84.購買・在庫関連における情報システムのIT化推進を見直しする場合は、個々の事務作業のIT
化か、作業工程のIT化か、または統合的な管理情報のIT化かを区分して行っているか。
−5−
85.内部統制システム構築のため、購買管理における事務手続の工程を見直しているか。
①発注手続
②検収手続
③仕入計上
④支払手続
⑤発注残管理および購買管理レポートの作成等
86.内部統制システム構築のため、在庫管理における事務手続の工程を見直しているか。
①受入検収(入庫)手続
②現物管理および出庫手続
③在庫品の受払台帳の継続登録
④実地たな卸実施要領に基づく定期的な実地たな卸の実施
⑤ABC分析ならびに不良品・死蔵品等の在庫管理レポートの作成
87.購買・在庫管理システム構築時の留意点(その1)
経営者がITシステム導入を決意し、適切なリーダーシップを果たすとともに、当該システムの
導入時における管理責任者(管理担当者)には、管理職(監督職)の者を一定期間において専任
で当たらせることが重要である。
88.同上(その2)
適用するシステムの選定は、慎重に行うとともに、事務基準や社内体制が不備な業務には、不備
事項を解決したうえで導入することが重要である。
89.同上(その3)
システム導入の成果に対する責任は、使用者自身にあると自覚したうえで、使用者自らが開発に
参画することが重要である。
90.製造業の購買・在庫管理にITシステムを導入する場合は、生産管理業務の一部分としてとらえ、
関連部門(各サブシステム)との整合性に十分注意する必要がある。
91.調達資材の手配システムを維持するには、部品表等の技術情報の管理が重要であり、設計部門か
らの製品規格書・製作指示書および工程計画書が必要である。
92.購買・在庫管理に係る各サブシステム間でのデータ受渡しに関しては、正しく受渡されているか
否かを出力帳表を通じて確認できるようにするため、当該システムにはコントロール機能を組み
込んでおくことが有効である。
93.小売業の購買・在庫管理にITシステムを導入する場合は、販売管理業務の一部分としてとらえ、
関連業務(各サブシステム)との整合性に十分注意する必要がある。
94.小売業は、取扱商品の種類および仕入先の件数が多く、商品コードおよび取引先コードの管理に
おいて負荷が大きいため、有効にコントロールすれば売れ筋の分析等に極めて有用となる。
−6−
95.小売業での購買管理システム構築上の留意点
①発注残管理および納期管理を可能なものとし、仕入形態ごとに仕入高の集計をする。
②値入率については、同一の商品の集計とともに、異常率を発見できるようにする。
③仕入データ入力は、在庫品入力・発注残消込みおよび買掛金の計上入力とする。
96.小売業の発注管理システムでは、ターンアラウンドシステムが有効に活用できる。
(注)ターンアラウンドとは、オンラインの発注データが取引先で複写式の統一伝票に印字され、
当該内容が仕入伝票として小売業に帰ってくることをという。
97.小売業の購買・在庫管理は、単品別の情報管理ならびに売れ筋・死に筋情報の把握が基本となる
ほか、詳細性と迅速性をもつPOS情報を有効に活用できる。
98.ITを活用した経営情報システムの設計時には、例外事項に対する処理手順について、十分な考
慮がなされているか検討する。
99.運用するITシステムには、入力ミスを防止するための配慮がなされているか検討する。
100.企業が自社の経営情報システムを構築する場合において、外部の専門家から助言を受けるときは、
基本的な前提条件および留意事項として、次の課題を十分検討する必要がある。
①情報システム投資の経済性と経営アドバイザリーの活用提案
②情報システム推進の単純性と広報コンサルテートの助言対策
③情報システム構築の柔軟性と組織コーディネートの調整指導
④情報システム環境の受容性と諸規程&マニュアルの制定運用
⑤情報システム統制の信頼性とISOマネジメントの認証支援
(内部統制研究会から資料抜粋)
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TEL(052)446-7610(代表)
代表取締役社長 脇 坂 博 明
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