簡単操作マニュアル 1 やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0 簡単操作マニュアル 目 次 ページ １．はじめに.......................................................................................................................... 4 ２．やさしく名刺ファイリング PRO の起動と使用準備 ................................ 5 ２−１．自動アップデート...................................................................................................... 5 ２−２．データベースの作成................................................................................................. 6 ２−３．スキャナの選択........................................................................................................... 7 ３．名刺の読み込み............................................................................................................ 8 ３−１．専用スキャナからの読み込み............................................................................. 8 ３−２．市販のフラットベッドスキャナからの読み込み ..................................... 9 ４．名刺の登録・修正.....................................................................................................12 ４−１．名刺の登録...................................................................................................................12 ４−２．名刺の修正...................................................................................................................14 ４−２．登録したレコードを削除する...........................................................................15 ５．名刺の検索 ...................................................................................................................17 ５−１．簡易検索........................................................................................................................17 ５−２．条件を指定して検索...............................................................................................17 ６．名刺の印刷 ...................................................................................................................19 ７．名刺データを他のアプリケーションで使用 ................................................20 ７−１．名刺データを Excel に転送 .................................................................................20 ７−２．名刺データを筆ソフト用に出力 ......................................................................21 ８．データベースの操作................................................................................................24 ８−１．データベースの結合...............................................................................................24 ８−２．レコードを別のデータベースに移動 ............................................................25 ８−３．データベースの移動...............................................................................................25 ９．データベースのバックアップ.............................................................................27 ９−１．データベースのバックアップ...........................................................................27 ９−２．データベースの復元...............................................................................................28 2 付 録 ......................................................................................................................................30 付録１．名刺ファイリング DB ユーティリティ ........................................................30 付録２．ScanSnap からの読み込み...................................................................................32 3 １．はじめに 本マニュアルでは、基本的な操作方法のみを説明しています。 さらに詳しい操作方法をご覧になりたい場合は、オンラインマニュアル、または、ヘルプを ご覧ください。 オンラインマニュアルとヘルプは、Windows の「スタート」ボタンから「すべての プログラム」→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」から開くことができます。 （※ 下図は Windows XP での操作画面になります。） 4 ２．やさしく名刺ファイリング PRO の起動と使用準備 デスクトップのアイコンをダブルクリックするか、Windows の「スタート」ボタンから「（す べての）プログラム」→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」→「やさしく名刺ファイ リング PRO v.9.0」を選択します。 ２−１．自動アップデート 初回起動時には、自動アップデートの確認画面が表示されます。通常は「OK」を選択し、ア ップデートを実行してください。機能追加や不具合の修正が行われます。 最新アップデータが公開されると、 やさしく名刺ファイリング PRO の起動時に Windows のタスクバーからお知らせがポップアップ表示されます。その際には、アイコンをクリ ックし、自動アップデートを実行してください。 5 ２−２．データベースの作成 はじめに、データの保存先となる「データベース」を作成します。 1. やさしく名刺ファイリング PRO を起動すると、 「起動メニュー」が表示されます。はじ めて利用する場合は「データベースを新規作成する」にチェックを付けて「OK」ボタン をクリックします。 ※旧バージョンのデータベースを使用する場合は 30 ページをご覧ください。 2. 「データベースの新規作成」ダイアログで、データ登録用のデータベースを作成します。 「ファイル名」欄にデータベース名を入力してください。データベース名は、管理しや すい名前、覚えやすい名前が良いでしょう。 データベース名入力後、 「保存」ボタンをクリックしてください。 ※ ここでは例として「営業部」と入力しています。 3. データベースが作成され、画面左側のフォルダツリーに表示されます。 6 データベースの登録を解除する場合は、フォルダツリーのデータベース上でマウス 右クリックし、 「データベース登録の解除」を選択します。この操作で、データベー スがフォルダツリーに表示されなくなります。 登録の解除をしたデータベースは、 「ファイル」メニュー→「データベース登録を追 加」から、再びフォルダツリーに表示させる事ができます。 データベースを完全に削除するには、エクスプローラやマイドキュメントを開き、 データベースフォルダを削除してください。 ２−３．スキャナの選択 スキャナから名刺画像を読み込む場合の設定をします。 ※ この操作は、はじめてスキャナを使用する場合にのみ行います。次回以降は必要ありま せん。 ※ ScanSnap をご利用の場合には、スキャナ選択をする必要はありません。32 ページの「付 録２」をご覧下さい。 1. 「名刺認識」メニューから「スキャナ選択」を選択します。 2. 「スキャナドライバの選択」ダイアログが表示されます。使用するスキャナのドライバ を選択して反転表示させ、 「OK｣ボタンをクリックします。 ※専用スキャナをご使用の場合… 専用カラースキャナ→「Media Drive A6 v1.2」 専用モノクロスキャナ→「Media Drive A8 v1.2」 7 ３．名刺の読み込み スキャナから名刺画像を読み込みます。 ３−１．専用スキャナからの読み込み 1. 画面左上にある「名刺登録」ボタンをクリックします。 2. 初めてスキャナを使用する場合、 「スキャナキャリブレーション」画面が表示されます。 パッケージに同梱の白い紙をスキャナにセットし、「OK」ボタンをクリックします。 ※ 同梱の白い紙を紛失した場合、裏の白い名刺や未使用のはがきの裏面など、通常の 白い紙で代用が可能です。 3. キャリブレーションが完了すると、スキャンパネルが表示されます。 ※解像度は必ず 400dpi、または 600dpi に設定してください。 ※専用カラースキャナで名刺をスキャンするときは、ページサイズを「名刺」にしてく ださい。 ●専用カラースキャナの画面 8 ●専用モノクロスキャナの画面 4. スキャナに名刺を 1 枚、セットします。 ※文字が書いてある面を下にします。 ※専用カラースキャナの場合、矢印の部分に、名刺の長いほうをあわせます。 5. 名刺をセットしたら、 「スキャン」ボタンをクリックしてください。 6. 名刺がスキャンされ、データベースに登録されます。 ３−２．市販のフラットベッドスキャナからの読み込み フラットベッドスキャナから、複数枚の名刺をまとめて読み込むことができます。 1. 「ツール」メニューの「環境設定」を選択し、「切り抜き」にある「名刺枠テンプレー トを使用する」にチェックを付けます。 ※次回以降、この操作は必要ありません。 9 2. フラットベッドスキャナの原点に名刺をセットします。 ※スキャナの原点位置については、ご利用のス キャナの取り扱い説明書をご覧ください。 3. スキャナに名刺をセットしたら、画面左上にある「名刺登録」ボタンをクリックします。 4. スキャンパネルが表示されるので、スキャン範囲や解像度を設定します。 5. 解像度は、400dpi、または 600dpi に設定してください。解像度がスキャンパネルに表示 されていない場合でも、スキャンパネルの表示モードを変更し、必ず解像度を確認して ください。下図は、EPSON のスキャナ（GT-9300）を使用した場合の例です。 EPSON GT-9300 の場合、ここで 解像度を設定します。 10 6. スキャンパネルの「スキャン」ボタン（「読み取り」ボタン）をクリックします。 7. スキャンが完了したら、スキャンパネルを閉じます。 8. 自動で切り抜きが行われ、名刺が登録されます。 ランダムに名刺を置いてスキャンする方法もあります。詳しくはオンラインマニュアル の「2-2-2 フラットベッドスキャナから自動登録」（【●名刺をランダムに配置して スキャン】）をご覧下さい。 11 ４．名刺の登録・修正 ４−１．名刺の登録 読み込まれた名刺画像は自動で文字認識が行われ、登録されます。 名刺から読み取った文字情報は、レコード情報エリアの所定の項目に振り分けられます。 レコード情報エリア レコード情報エリアが表示されていない場合には、「画面を戻す」ボタンをクリックし てください。 レコードは、フォルダで分類されています。 「氏名順で並べる」にすると、 「あ行」∼「わ行」のフォルダに「氏 名読み」で分類された名刺が入ります。 「社名順で並べる」にすると、 「社名読み」で分類されます。 そのほか、更新日やグループで分類することもできます。 12 英語の名刺を認識する やさしく名刺ファイリング PRO では英語名刺の認識が可能です。 ※ アメリカ、カナダの名刺に対応しています。アメリカ、カナダ以外の名刺では 住所等のデータが正しく振り分けられません。 認識言語を「英語」に設定するには、 「名刺登録」ボタン右の「▼」をクリックし、 表示されるメニューの「認識言語設定」から「英語」を選択してください。ボタン の国旗が星条旗に変わります。 日本語の名刺を登録する際は、 「日本語」の設定に戻してください。 誤認識を減らすには… 会社ロゴや画像などは、文字認識に影響を与えてしまうことがあります。 そのような場合、あらかじめ認識させない部分を「認識除外領域」に設定すること で誤認識を減らすことができます。 ①「名刺登録」ボタン右の「▼」をクリックし、メニューから「スキャナから手動 登録」を選択します。 ② 「手動登録」ボタンをクリックし、名刺を読み込みます。 13 ③ 「名刺画像」ウィンドウのツールバーから「認識 除外領域」ボタンをクリックし、認識したくない 部分をマウスでドラッグして範囲を設定します。 ④ 範囲内がグレーになり、文字認識から除外されま す。連続して複数個所の設定ができます。 ⑤ 設定が終わりましたら、 「認識/登録」ボタンをク リックし、データを登録します。 ４−２．名刺の修正 登録されたレコードの確認と修正を行います。 やさしく名刺ファイリング PRO では文字の修正方法として、①キーボードから入力、②候 補文字での修正、③認識全結果からの引用といった方法があります。ここでは、②の候補文 字での修正と③認識全結果からの引用について説明します。 ☆ 候補文字で修正 間違っている文字にカーソルを置き、右クリック します。メニュー内の「候補文字」にカーソルを 合わせると、候補文字のリストが表示されます。 一番上の大きな文字は画像データです。 二番目以降の一覧から正しい文字を選択すると、 文字が修正されます。 ☆ 「認識全結果」から引用 「認識全結果」タブを開きます。ここには、認識されたすべての文字が表示されます。 正しく認識されているのにレコード情報の項目に振り分けられていない場合、ここからデー タをコピーして修正することが可能です。 1. 「認識全結果」タブを開きます。貼り付ける文字列を選択した状態で、 「編集」メニュー →「コピー」を選択します。 2. 貼り付ける項目内にカーソルを置き、 「編集」メニュー→「貼り付け」を選択してくださ い。 14 修正を終えたレコードは、レコード情報の「 」にチェックを付けておきます。 チェックを付けたレコードは「表示分類」の「確認済みのレコード」 、あるいは「表示」メニ ュー→「確認レコードの表示」の「確認済みのレコード」で確認できます。 ４−２．登録したレコードを削除する 不要になったレコードや重複したレコードなどを削除します。 ☆１レコードのみを削除したい場合 削除したいレコード上で、マウス右クリックします。表示されるメニューの「現在のレコー ドを削除」を選択します。 ☆複数のレコードを削除する場合 1. 削除するレコードにチェックをつけます。 15 2. 「レコード」メニューから「レコードを削除」を選択します。 3. 確認のダイアログで削除件数を確認し、「はい」ボタンをクリックします。 ※削除されたレコードは「ごみ箱」フォルダに移動されます。誤って削除した場合には、ま ず「ごみ箱」フォルダを左クリックします。ごみ箱フォルダ内のデータが表示されるので、 データ上で右クリックして「元に戻す」を選択すると、元のデータベース内にデータを戻す ことができます。 16 ５．名刺の検索 ５−１．簡易検索 氏名や社名から、簡単にレコードの検索を行うことができます。 1. 「簡易検索」欄に、氏名または社名を入力します。 2. キーボードの「Enter」キーを押します。 3. 検索にヒットしたレコードが表示されます。 ５−２．条件を指定して検索 1. 「名刺検索」ボタンをクリックします。 2. 「検索設定」ダイアログが表示されるので、検索したい項目に文字を入力して「新規検 索」ボタンをクリックします。 検索結果からさらに検索する場合は、 「絞込検索」ボタンをクリックしてください。 17 「検索設定」ダイアログの「詳細設定」ボタンをクリックすると、検索項目を拡張する ことができます。 18 ６．名刺の印刷 1. リスト表示エリアで、印刷するレコードにチェックをつけます。 すべてのレコードを選択する場合は、リスト表示エリアの「すべて選択」ボタンをクリ ックします。 2. 「印刷」ボタンをクリックします。 3. 「印刷選択」ダイアログで印刷形式やフォントなどの印刷条件を設定し、 「印刷」ボタン をクリックします。印刷が実行されます。 ※選択した印刷形式によってはフォントのサイズを設定できません。 ※印刷プレビューや印刷結果が文字化けしている場合には、 「フォント選択」ボタンをク リックし、日本語フォント（ＭＳゴシックやＭＳ明朝など）が選択されているか、また、 「書体の種類」が「日本語」になっているかどうか確認してください。 ※改行位置や行間などを指定することはできません。タックシールやはがきに印刷する 場合には、筆ソフトなどにデータを転送し、印刷する方法もあります。 19 ７．名刺データを他のアプリケーションで使用 ７−１．名刺データを Excel に転送 名刺データを Excel に転送することができます。 ※名刺画像は表示されません。 1. 出力するデータにチェックを付けます。 2. 「エクスポート」ボタンの「▼」をクリックし、 「Microsoft Excel へ転送」を選択します。 3. 「Excel」ボタンをクリックします。 20 4. 「エクスポート」ダイアログが表示されるので、 「Excel へ転送」ボタンをクリックしま す。 5. Excel が起動し、データが転送されます。 ７−２．名刺データを筆ソフト用に出力 1. 出力するデータにチェックを付けておきます。 21 2. 「エクスポート」ボタンの右側にある「▼」をクリックし、 「筆ソフト連携ファイルを出 力」を選択します。 3. 「筆ソフト」ボタンをクリックします。 4. 出力するアプリケーションを選択し、 「OK」ボタンをクリックします。 5. 保存ダイアログが表示されるので、 「保存する場所」にファイルの保存場所を指定します。 また、「ファイル名」に名前を入力し、 「保存」ボタンをクリックします。 22 6. ファイルが保存されます。 7. 筆ソフトを起動し、出力したファイルを読み込んでください。 ※読み込み方法については、筆ソフトのメーカーにお問い合わせください。 23 ８．データベースの操作 ８−１．データベースの結合 ふたつのデータベースをひとつにまとめることができます。 1. 「操作」ツールバーの「データベース」ボタンをクリックします。メニューが表示され るので、 「データベース同士の結合」→「全てのレコード」を選択します。 2. 「データベース同士の結合」ダイアログの「結合先の選択」ボタンをクリックします。 3. 結合先データベースファイル（*.ec9）を選択し、 「保存｣ボタンをクリックします。 4. 「データベース同士の結合」ダイアログに戻るので「OK」ボタンをクリックします。 指定したデータベースに、全レコードが追加されます。 ※元のレコードはそのまま残っています。必要に応じてレコードの削除やデータベースフ ォルダの削除などの操作を行ってください。 24 ※データベース結合時には、バックアップファイル作成を同時に行うため、データ件数が 多いと、終了までに時間がかかる場合があります。 ８−２．レコードを別のデータベースに移動 1. 移動するデータを選択しておきます。 2. 移動先のフォルダにドラッグします。 3. データが移動します。 ８−３．データベースの移動 データベースを別の場所に移動することができます。 1. 「操作」ツールバーの「データベース」ボタンをクリックします。メニューが表示され るので、 「データベースを別のフォルダへ移動」→「全てのレコード」を選択します。 2. 「データベースの移動」ダイアログの「移動先の選択」ボタンをクリックします。 25 3. 「保存する場所」に移動先フォルダを指定します。また、 「ファイル名」欄に、新しいデ ータベースファイル名を入力します。その後、 「保存｣ボタンをクリックします。 移動先フォルダを指定 新しいデータベースファイル名を入力 4. 「データベースの移動」ダイアログに戻ります。 「作成したデータベースをリスト登録に 追加する」にチェックをつけ、 「OK」ボタンをクリックします。 5. データベースが移動し、登録されます。 ※元のデータベースファイルはそのまま残っています。必要に応じてデータベースファイ ルの削除の操作を行ってください。 ※データベース移動時には、バックアップファイル作成を同時に行うため、データ件数が 多いと、終了までに時間がかかる場合があります。 26 ９．データベースのバックアップ データベースは、一定の間隔でバックアップしておくことをお勧めします。 ９−１．データベースのバックアップ 1. バックアップするデータベースのフォルダを選択します。 2. 「ファイル」メニューの「バックアップ」→「全てのレコード」を選択します。 3. 「バックアップファイルの作成」ダイアログが表示されるので、 「保存する場所」と「フ ァイル名」を設定し、 「保存」ボタンをクリックします。 「保存する場所」：よく利用する場所（わかりやすい場所）にします。 ※ CD や USB メモリに直接保存することはできません。 「ファイル名」 ：わかりやすい名前を入力します。 ※ ここでは例として「友人バックアップ」と入力しています。 27 4. 保存先に、バックアップファイルが作成されます。 バックアップは、データベース単位で行われます。データベースを複数作成している場 合には、全てのデータベースのバックアップファイルを作成してください。 ９−２．データベースの復元 1. バックアップファイルを復元する場合は、 「ファイル」メニューから「復元」を選択しま す。 「データベース復元」ダイアログが表示されるので、 「新規データベースを作成して 復元」をクリックしてください。 「現在のデータベースを空にして復元」を選択すると、データ復元時に元のデータ が全て削除されますのでご注意ください。 2. データベースの新規作成」ダイアログが表示されます。 「ファイル名」欄に、わかりやす いデータベース名を入力し、「保存」としてください。 ※下記は、 「友人」と入力した例です。 28 3. 続けて、 「ファイルを開く」ダイアログが表示されます。復元するバックアップファイル （「*.ymfbk9」ファイル）を選択し、 「開く」ボタンをクリックします。 ※復元するバックアップファイルは、ローカルのハードディスクに置いてください。サ ーバー上や CD、USB メモリ上などに置いたままですと、正しく復元できないことがあ ります。 4. バックアップしたデータが復元されます。 環境設定で設定しておけば、一定の間隔で、起動時にバックアップファイルを作成させ ることができます。 バックアップファイルは、各データベースフォルダ内の「Backup」フォルダ内に作成さ れます。 29 付 録 付録１．名刺ファイリング DB ユーティリティ 旧バージョンで作成した名刺データのコンバートや、データベースにパスワードを設定する ことができます。 1. Windows の「スタート」ボタンから「すべてのプログラム」→「やさしく名刺ファイリ ング PRO v.9.0」→「名刺ファイリング DB ユーティリティ」を選択します。 2. 「名刺ファイリング DB ユーティリティ」の起動画面が表示されます。 「選択項目」から、実行する操作を選択し、 「開始」ボタンをクリックしてください。 ☆データベースのコンバート 旧バージョンで作成された名刺データを、やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0 用に変換し ます。 1. 「データベースのコンバート」を選択し、 「開始」ボタンをクリックします。 2. 「コンバート − 1/3」ダイアログが表示されます。 まず、 「コンバートするデータベース」を指定します。 「参照」ボタンをクリックし、旧 バージョンのデータベースファイル（*.ec3∼*.ec7）を選択して「OK」ボタンをクリッ 30 クします。 3. 続いて、 「コンバート後のデータベース名」を設定します。 「参照」ボタンをクリックし て、 「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」用データベース（コンバート後のデータベ ース）の保存先、また、データベース名を入力し、「OK」ボタンをクリックします。 ここでは、例として、 「コンバートするデータベース」に「得意先.ec6」を指定し、 「コ ンバート後のデータベース名」も同じ「得意先」と入力しています（拡張子は、自動で やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0 の「ec9」が付けられます） 。 4. 「コンバート − 2/3」ダイアログが表示され、コンバートが実行されます。 処理が終わりましたら「次へ」ボタンをクリックしてください。 5. 「コンバート − 3/3」ダイアログが表示されます。 「終了」ボタンをクリックし、名刺ファイリング DB ユーティリティを終了します。 6. コンバート後、やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0 を起動します。変換されたデータ ベースが自動でフォルダツリーに登録されています。 ☆データベースのパスワード操作 データベースにパスワードを設定することができます。 パスワードを忘れると、データベースの閲覧や修正、また、パスワードの変更や削除 もできなくなりますので、ご注意ください。 1. 「データベースのパスワード操作」を選択して「開始」ボタンをクリックします。 2. 「パスワード操作 − 1/2」ダイアログが表示されます。 「参照」ボタンをクリックし、パスワードを設定するデータベースを選択します。 3. 「操作」欄の「新規」にチェックを付けます。また、 「新しいパスワード」/「パスワー ドの確認」欄に同じパスワードを入力し、 「適用」ボタンをクリックします。 31 ※ パスワードの「変更」/「削除」を選択した場合、 「旧パスワード」欄に、現在設定 されているパスワードを入力してください。 4. 「パスワード操作 − 2/2」ダイアログが表示されます。 「終了」ボタンをクリックし、名刺ファイリング DB ユーティリティを終了します。 5. やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0 を起動し、パスワードを設定したデータベースを 開きます。その際、下図の「パスワード入力」ダイアログが表示されます。 設定したパスワードを入力して「OK」ボタンをクリックしてください。 「次回から入力を省略する」にチェックを付けると、次回以降はダイアログが表 示されません。パスワードを変更した場合にのみ再表示されます。 付録２．ScanSnap からの読み込み 富士通（株）の ScanSnap からスキャンする方法について説明します。 1. ScanSnap をパソコンに接続して電源を入れます。 2. ScanSnap Manager を起動します。 3. タスクバーに常駐された ScanSnap Manager のアイコンを右クリックします。「クィッ クメニューを使用」にチェックが付いている場合には、外してください。 32 4. 再度 ScanSnap Manager のアイコンを右クリックし、表示されるメニューから「スキャ ンボタンの設定」を選択します。（e-スキャンボタンの設定は使用できません） 5. 各タブにて、下記のように設定します。 【アプリ選択】タブ 「アプリケーションの選択」リスト→「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」 【読み取りモード】タブ 画質の選択 → エクセレント 読み取り面の選択 → 片面読み取りまたは両面読み取り オプション → 「原稿を上向きにしてセットします」のチェックを外す 【原稿サイズ】タブ 原稿サイズの選択 → 名刺 6. 設定が完了したら「OK」ボタンを押し、ScanSnap Manager を終了します。 33 7. スキャナに名刺をセットし、ScanSnap 上の「スキャン」ボタンを押してください。名 刺の読み込みが開始され、「未登録画像」画面に名刺画像が表示されます。 8. 操作ツールバーの「認識/登録」、または「一括登録」ボタンをクリックすると、デー タが登録されます。 34
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