オフィスソフトを用いたレポート作成現在では学校生活においても、社会に出てからもほとんどの書類作成をコンピュータを用いて行います。文書・・・・ワープロ（ワード、一太郎、openoffice 等）表・・・・・・表計算（エクセル、１２３等）グラフ・・・グラフソフト（エクセル、sma4、ngraph、gnuplot 等）発表・・・・プレゼンテーションソフト（パワーポイント、acrobat 等）これらの送付とはオフィスソフトと名付けられ、一連の必要なソフトがまとまってインストールする形式になっています。１年生の情報処理入門ではこれらの内、ワードとエクセルは使い方を修得しているはずです。ここでは復習しながら、文書、表、グラフ、絵を作成し、一つの完成品としてレポートを作成してみます。ワードを起動すると下図のようになります。作成しようとしている文章に応じて適切なテンプレートを選択して下さい。テンプレートを選択したら、直接入力を開始しても良いのですが、最初にページレイアウトを設定しましょう。ページレイアウトはページレイアウトタグを選択します．詳細設定を行いたい場合にはページ設定を選択すると一度に多数の項目を設定することができます。ページ設定を選択すると下表のような内容のウィンドウが現れます。これらの設定はこのウィンドウで行うことができます。文字数と行数余白用紙その他縦書き、横書き、一行の文字数や行数、段数などの設定上下左右の余白、印刷方向用紙サイズ、プリンタのトレイの選択セクションの開始位置、ヘッダーとフッターの設定ページレイアウトの設定が終了したら、用いるデフォルトのフォントの設定を行います。フォントの設定は[ホーム]タグ―[フォント]から行います。フォントの設定では日本語（全角）のフォントと英数字（半角）のフォントタイプを別々に設定することができます。同じフォントでも問題ありませんが英数字を全角を用いると少し間延びした感じになります。通常、日本語はゴシックか明朝体です。英語は Century, Times and Roman, Arial 等が標準的でしょう。フォントサイズは１２または１４ポイント位が読みやすいでしょう。正式な文書などでは 11 ポイント位を用います。状況によって使い分けましょう。以上で基本設定は終了です。後はともかく入力すべし！ただ、いくつか注意する点、コツ等がありますのでしたに記します。レイアウトについて１．タイトル、表題は大きいフォントを用いる（１８ポイント以上）。２．「１．はじめに」「２．実験」等の見出しのフォントサイズは本文と同じで太字や下線を用いてメリハリをつける。３．実験器具など、器具名と個数を列記するとき数字を揃えるためにはタブや表を用いる。表を用いるときには罫線を消してしまう。４．表を作成するとき、簡単な表の場合にはワードの作表機能を用いる。しかし、表中で計算したり、グラフを作成する場合には表計算ソフトを用いる。ワードの場合にはエクセルを同時に起動しておいて、表を作成し、それをワード中にコピーする。基本的に数値データは表にまとめておく方が良い。５．本文中に数式を挿入する場合にはワードの数式作成機能を用いる。これは[挿入]―[オブジェクト]の中から Microsoft 数式を選択することにより可能である。６．グラフは別ページに１枚１つずつ載せる。７．グラフの作成はエクセルのグラフ機能を用いる。（しかし、エクセルのグラフ機能は細かい調整に限界があるので専用のグラフソフトを用いる方が良い。３年生の実験では sma4 というフリーソフトを用いる。）８．作成したグラフはグラフを選択、コピー（ｃｔｒｌ＋ｃ）後配置したい場所にカーソルを移動した後、張り付け（ｃｔｒｌ＋ｖ）で張り付けることができる。９．グラフ以外のグラフィックはグラフィックソフト（ペイント等）で作成後、 jpeg 形式で保存し、ワード上で[挿入]-[図]-[ファイルから]より選択することにより挿入することができる。ファイルについてファイル名は特別なソフトウェアで作成すると必ず拡張子がつきます。 Test1.doc この拡張子はどのようなソフトを用いて作られたか、どのような種類のファイルであるかを意味しています。（Maｃではこの拡張子にあたるものがファイルの先頭に含まれています。）例えば上の例のように拡張子が doc は（最近では）ワードの文書ファイルであることを意味します。しかし、このファイルをこのまま別のワープロソフトで開こうとしても訳の分からない文字が現れるだけです。（最近のワープロは変換機能を持つものが多いので開くことができるかもしれない。）右の図はワードのファイルをエディターと言われるただ入力するだけのソフトウェアで開いた例です。通常エディターでは日本語やアルファベットなど文字に割り当てられたを表示するようになっています。ワードのファイルには入力した文字以外に制御コードと呼ばれるページレイアウトやフォントなど様々な情報が特別な命令として含まれいています。そのため、図では訳の分からない表示になってしまいます。特別な命令はそれぞれのワープロ固有のものです。右図がファイルの中身を１６進でダンプしたものです。たしかに、人間の理解できるものではありません。このような特別なコードを用いるために１つのソフトウェアで作成したファイルは別のものでは利用できません。しかし、どうしても別のソフトでも利用したい場合があります。そのようなときにはどうすればよいでしょう。どのようなソフトでも読める形式があればよいわけです。比較的文字装飾を維持しながら共通性のあるファイル形式はｒｔｆ（Rich Text Format）です。このファイル形式はほとんどのソフトウェアで利用可能です。これを用いると文字飾りなどの情報を含んだまま別のソフトで利用可能になります。どのようにすればよいかというと[ファイル]-[名前を付けて保存(save as)]でファイル形式または保存形式を RTF として名前を付けて保存してください。もし、この RTF も使うことのできない場合には最終手段です。テキスト形式を用いて下さい。ただし、この形式では文字装飾は利用できません。上の図の保存と同じようにファイルの種類をテキスト（＊.txt）を選択して保存してください。このファイル形式なら必ずどんなソフトウェアでも読み込むことができるはずです。同様の共通形式のファイルが表計算ソフトに存在します。ｃｓｖ形式が表計算の共通形式のファイルです。これは数値をコンマで区切って入力したファイルです。また、タブで区切って入力しても大丈夫です。表計算ソフトで作成したファイルを名前を付けて保存でｃｓｖ形式で保存すれば他の表計算ソフトでも利用可能です。共通ファイル形式ワープロ表計算グラフまたは絵ｒｔｆｔｘｔｃｓｖｔｘｔｊｐｇ Bmp ある程度の修飾情報を維持ベタうちの文字のみカンマで区切った数値群タブで区切った数値群ファイルが比較的小さい全ビットのデータが保存されている