平成27年度改善報告台帳 連番 1 2 3 区分 グループ 個人 グループ 標 題 職員採用説明会実施方 法の変更 現 状 ・平成23～26年度まで「アルカスホー ル」にて、職員採用説明会を実施し、若 手職員が参加する「座談会」や人事室長 による職員採用に関する講演を実施して いたが、実施後のアンケートを見ると 「個別に話を聞ける機会をもっと増やし てほしい」との意見が多かった。 ・平成26年度は、職員採用説明会参加者 のうち、希望者に抽選で、別日程で「寝 屋川市役所“体感”バスツアー」を実施 したが、抽選にもれ、参加できなかった 人から「参加したかった」という意見が あった。 ・例年、決算審査特別委員会の決算審査 に伴って、委員から大量の資料請求が行 われている。 ・資料は、総務課から提出され、議会事 務局において資料番号のインデックスを 貼り付け、資料にパンチで穴を開け、閉 じ紐で綴る作業を２日間半ほどかけて 決算請求資料のPDFデー 行っている。 タの配付 子どもと保護者が安全 かつ安心できる保育室 づくり ①２歳児の保育室において、子ども達が 絵本をゆったり読むスペースがなく 絵 本の扱いが悪くなっている。 ②室内でいろいろな遊びを展開するとき に 遊びが混ざり合って子どもにとって わかりにくく 落ち着きにくさがあっ た。 ③ 食事中に子どもが食べこぼした時に雑 巾を使うと、大人の動きが増え落ち着か ない状態とな る。 改 善 策 平成27年度は、以下のとおり、職員採用 説明会の実施方法を変更した。 ・会場を、アルカスホールから市役所に 変更し、市役所や仕事の雰囲気を、より 身近に感じてもらえるようにした。 ・参加者との距離を縮め、少人数で、気 軽に先輩職員との意見交換などが行える よう「ブース形式」による説明会とし た。 ・説明会と同日程・同場所で、本庁舎の みの“職場見学ツアー”を行い、ツアー の回数を増やした（４回→９回）。 ・平成26年度の決算審査特別委員会にお いて、携帯情報端末機器等の持込みによ る使用が試行されることに伴い、請求資 料をPDFデータで、各会派にCD-Rを配付す る方法を考案し、幹事長会等の協議を経 て、採用された。 ①絵本コーナーとして 牛乳パックと布 を使ってソファーを２つ手作りした。 ②病院ごっこがままごとコーナーから独 立して遊べるようについたてを用意す る。ついたては段ボールを屏風たたみに して布をはる。 ③かごの中にごみを入れる箱とごみを取 るトイレットペーパー（カバーをかけ る）をセットして手の届くところに置 く。 1/98 効 果 ・「ブース形式」であるため、参加者の 関心やニーズにあわせた意見交換がで き、実施後のアンケートでは「職員のい きいきしている様子が伝わってきた」 「質問がしやすかった」「熱意を持って 仕事をしていると感じた」等の意見が あった。 ・ツアーの参加者は、平成26年度は46人 だったが、平成27年度は89人に増やせ た。 ・上記により、市の魅力のＰＲや仕事の 内容を紹介する説明会を充実させ、職員 採用試験の実施を広く周知することで、 よりやる気のある人材の確保につなが る。 ・平成26年度においては、従来どおりの 紙媒体による資料配付と併せて、PDFデー タによる配付を行ったが、資料をPDF化す る作業自体は、半日ほどで完了すること ができた。 ・資料をデータで配付したことにより、 パソコン等で資料の閲覧や管理ができる ようになったこと、決算委員以外の議員 も情報を共有できるようになったこと が、好評を得て、平成27年度の決算審査 特別委員会からは、資料の配付はPDFのみ とすることとなった。 ・資料の配付がPDFのみとなったことによ り、大量の資料のペーパーレス化、事務 作業の効率化を図ることにつながった。 所属長の意見 賞 優秀な人材確保は重要であり、ニーズを ふまえて採用説明会を充実することは有 用である。 最優秀賞 資料の配付がPDFのみとなったことによ り、大量の資料のペーパーレス化、事務 作業の効率化につながったを高く評価し ている。 ①友だち同士並んで絵本を、ゆったりと ・少ない予算の中で保育士が手作りをし 見ながら会話のできるコーナーとなっ ながら子ども達の為に頑張ってくれてい た。また手作りしたので０円である。 ます。 ②ついたてを置くことでほかの遊びと空 間を区切る事が出来た。子どもが落ち着 いて病院ごっこをしている。ついたては 購入すると３万円くらいかかるが手作り なので０円である。また屏風たたみなの で収納しやすい。 ③食べ物をこぼした時にすぐにきれいに 拭いてあげることができる。子どものそ ばから離れることがないので安全で落ち 着く。落ち着いた状態で食事をすること でこぼす量も少ないのでトイレットぺー パーの消費も４月から８月の５か月で２ 個とたいへん経済的である。 ④保育室の環境を整えることで子どもの 安全かつ保護者の安心につながってい る。 優秀賞 特別賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 4 個人 人事評価（係長以下） にかかるマニュアル化 5 個人 地域パトロールカーの 現状調査について 個人 移動式赤ちゃんの駅の 貸出しの開始 6 7 個人 現況届の受付に合わせ た子育て世帯臨時特例 給付金の申請受付期間 の設定 現 状 人事評価（係長以下）にかかるシステム の設定方法や通知方法、集計方法等につ いて、部分的なメモや口頭、昨年度デー タ参照により事務処理や引継ぎを行って いた。 各小学校に地域パトロールカーが1台配備 され,子どもの登下校時にボランティアが パトロールカーで巡回している。しか し、車の初度検査年が平成18年で使用年 数が10年近く経過し、車の部品の摩耗、 劣化等が推測され、地域パトロールカー の使用に支障が生じる状況にある。また 学校によっては、地域パトロールカーを 積極的に稼動しているところもあれば、 正門前に置くことで犯罪の抑止効果に繋 げるような使用をしているところもあ る。 ・市内の保育所（園）等の公共施設やビ バモール等の大型商業施設に、誰でも授 乳やオムツ交換の出来る「赤ちゃんの 駅」を設置していた。 児童手当・特例給付現況届（以下「現況 届」という｡)については、児童手当法施 行規則において６月１日から30日までの 間に提出することとされている。 また、平成27年度の子育て世帯臨時特例 給付金（以下「給付金」という｡)につい ては、その支給対象者が平成27年６月分 の児童手当受給者等とされ、その申請受 付開始日を市町村で定めることとされ た。 改 善 策 効 果 所属長の意見 マニュアル化することにより、効率的に マニュアル化することにより、効率的に マニュアル化により、事務処理時間の縮 作業ができ、担当者が変わる場合にも漏 作業ができるとともに事務の確実性が高 減等が図られ、業務の効率化につながっ れなく引継ぎができるようになった。 まり、担当者が変わる場合においても前 ている。 年度の担当者への確認の手間や処理時間 が縮減される。 市内24小学校校を訪問して、地域パト 地域パトロールカーとしての機能が充分 今回の改善提案に関し、車検や今後の ロールカーの現状の調査を行った。地域 果たせるよう整備を行ったので、ハード 在り方を検討する時期にきている地域パ パトロールカーの稼働時に実際に同乗 面では地域パトロールカーの利用に支障 トロールカーについて、全小学校を巡回 し、エンジン、ブレーキ等車の性能、走 はなくなった。また、車検も含め、地域 調査し、稼動状況や車の状態を調べ、学 行距離数、車の保管場所等の調査を実施 パトロールカーの今後に関しての議論が 校による稼動の状況に応じて車を入れ替 し、地域パトロールカーの現状把握に努 出てきている中、効果的に地域パトロー えるという発想に結びつけた事は非常に め、異常個所の整備・修理を行った。ま ルカーの活用に繋げることができた。 効果的に事務改善である。 た地域パトロールカーの設置場所や稼動 状況も入念に調査した。その事を踏ま え、積極的に稼動している学校に関して は、車のあらゆる部分にガタが来ている 状況にあるため、正門前に置いて抑止効 果を狙っている学校の車と入れ替えを行 うことにより、24台をより一層効果的に 使用することにした。 ・市内のイベント等で使用できる「移動 ・エコフェスタ等の市内で行われるイベ 乳幼児を連れた子育て家庭が外出しや 式赤ちゃんの駅」を購入し、要綱を制定 ントに「移動式赤ちゃんの駅」を貸出し すい環境整備を行うことが出来た。 し、貸出しを開始した。 することで、乳幼児を連れた保護者がイ ベントに参加しやすい環境整備を行っ た。 給付金の支給対象者が平成27年６月分の 改善策を実施したことにより、市民にお 児童手当受給者と臨時特例給付金受給者 児童手当受給者等であることから、申請 いて、現況届の提出と給付金申請書の提 が重複しているので、市民の利便性を考 者が、平成27年６月１日に開始する現況 出という２度の手間を１度で行えるよう えると、同時に受付ができ、申請もれに 届の提出と同時に申請できるよう、給付 になり、また、本市においても、２度の 繫がった。 金の申請受付開始日を同日に設定した。 受付事務を同時に済ませることができる ようになった。 以上のことにより、事務の大幅な効率化 が図られるとともに、加えて給付金の申 請漏れにもつながった。 ※ 受付事務に要する年間省略時間（１ 件当たりの受付事務に要する時間を１分 とした場合） 現況届の年間受付件数17,434件×処 理時間１分/件＝17,434分≒290時間 約290時間の省略 2/98 賞 奨励賞 奨励賞 奨励賞 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 8 9 区分 グループ 個人 標 題 生活習慣病重症化予防 に観点をおいた医療費 の適正化 郵便料の割引、カスタ マバーコード出力の技 術的手法の確立 現 状 ・特定健診を受診していても、生活習慣 病を放置している人が多い。 ・生活習慣病が重症化すると心疾患・脳 疾患・腎疾患などの重篤な血管病につな がりやすい。 ・医療費において高額レセプト(200万以 上）のうち、循環器系疾患の費用は63％ を占める。そのうちの脳血管疾患・虚血 性心疾患は高血圧・脂質異常・糖尿病な どの生活習慣病が重症化し定るケースが 多い。 ・そういった生活習慣病における重症し ている方（糖尿病・高血圧・腎機能低 下）に向け、平成26年度より教室を実施 したが、教室の受講率が10％前後と低迷 していた。 ・平成25年度の二次検査(頸部血管エコー と尿アルブミン量精密測定により、血管 の状態を客観的に把握するための検査） の申し込み人数147名・実施数122名で あった。 基幹系情報システム等で組み込まれた バッチジョブで出力される通知文書等の み郵便番号のカスタマバーコードが出力 できているが、担当課からの依頼により 出力する通知文書にはカスタマーバー コードは出力できなかった。 改 善 策 ・糖尿病・高血圧の教室において、平成 27年度2月より教室の勧奨電話を実施し た。 ・教室案内の勧奨手紙において二次検査 の実施について説明。市の負担で血管の 状態を調べられると市民の方へのメリッ トを強調した。 ・二次検査後の返却は必ず全員に対し保 健師が面接にて返却を行い、所見があっ た方は、心疾患脳疾患などの血管病に至 る前に医療機関への受診勧奨を丁寧に 行った。 ＥｘｃｅｌとＡｃｃｅｓｓがインストー ルされているパソコンとプリンターがあ れば、漢字住所と郵便番号のみで、カス タマバーコードが生成できるシステム （技術的手法を確立）を構築したことに より、あらゆる形式（タックシール、Ａ ４窓空き封筒等）の宛名情報が、カスタ マバーコード付きで出力が可能となっ た。 3/98 効 果 ・重症化予防教室の受講率10％前後⇒ 23.8％に倍増!! ・二次検査の申込324名⇒100名以上増 加!! 所属長の意見 他市に先駆けて重症化予防の取り組みを 進めており、徐々に効果が出てきていま す。脳梗塞予防の6人とあわせて、透析患 者数の伸び抑制8人分の医療費とあわせる と約6,000万円の効果額になります。 ・二次検査の結果40％以上血管が詰まっ ていた人（脳梗塞等の危険大）⇒6名! 脳梗塞の医療費200万円/人なので、200 万円×6人＝1,200万円の費用効果 危機管理室からの依頼による避難行動要 支援者登録届出書兼同意書の市民への通 知5000件以上にカスタマーバコード対応 することができて郵便料金が縮減でき た。 効果額 5000件×（通常の基本料金67円 －カスタマバーコード付の郵便料金51 円）＝\80,000 この通知文書兼同意書は毎月100件～200 件近くの通知に利用されているため、 月平均 約150件×３円(カスタマバー コード1000件未満の割引学１件あたり） ×12ケ月＝\5,400円の郵便料の縮減がで きる。 なお、このシステムを利用すれば、容易 にカスタマバーコードの出力ができるた め、上記の実績以外にも郵便縮減の効果 が出ます。 賞 奨励賞 カスタマーバーコード出力するシステム を構築することにより、今後 担当課か ら依頼がある住基の宛名を利用した通知 文書にカスタマーバーコードが出力さ れ、郵便料の縮減につながるものと思い ます。 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 10 個人 議会開催告知ポスター の作成 11 個人 口座振替金融機関別分 割・統合事務委託契約 12 個人 平成26年度歳入歳出決 算書（最終版）の庁内 ＯＡへの掲載 13 グループ 保育料決定通知の発送 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・議会開催日の周知については、市議会 ・更なる周知を図るため、議会開催日と ・ポスターが多くの市民の目につくこと 議会の活性化に向けた取組みであり、 ホームページ、市広報、議会事務局窓口 開催内容を記載したポスターを作成し、 により、市議会への関心度向上の一助と 費用を掛けず市議会の取組みを市民にＰ などで行っている。 デザインを行った。 なった。 Ｒできており一定評価している。 ・より多くの方に関心を持っていただく ・デザインについて、業者に委託するこ ため、議場内の風景写真をポスターに掲 となく作成したため、委託料の節約につ 載した。 ながった。 ・市議会ホームページにアクセスしやす いようにスマートフォン用ＱＲコードを 作成し、掲載した。 ・市内30か所の公共施設に掲載依頼を 行った。 口座振替金融機関別分割・統合事務委託 伝送システムを使わずに回線をＬＧＷＡ 入札したことにより委託金額が半年で約 大きな改善効果です。 は指定金融機関の関係会社と随意契約し Ｎに変更することや各収納代理金融機関 70万円減った。 ていた。 とのテストや手続きを行えば、他の会社 理由として、伝送システムの開発をこの でも出来る事が分かり入札することにし 関係会社がしているので他の会社が参入 た。 出来ない状況であり、委託契約の金額が 下げれない状況であった。 ・議員等への配布版の決算書（最終版） ・平成26年度分より、歳入歳出決算書 ・8月28日に庁内OAに公開。各課からの要 大きな改善です。 は部長及び単独次長以上のみに配布され （最終版）を全ページ庁内OAに掲載す 望に答えることができる。 ているため、各課には基本的にはお渡し る。 ・庁内ＯＡに公開することにより、ＰＣ できていない。そのため、平成25年度分 があれば全員がいつでも歳入歳出決算書 の歳入歳出決算書より事項別明細書を庁 の最新版を閲覧することができる。 内OAに掲載し、一定の改善は図ったが、 ・必要部分のみをプリントアウトできる あくまでも事項別明細書は明細書であ ため、コピー使用料の减や、事務効率が り、歳入歳出決算書は掲載できていな 上がる。 かったため、各課は事項別明細書以外が （各課がどのくらい使用しているか不 必要な場合、コピーで対応していたと考 明なため、効果額等の数字は不明） えられる。 ・決算書の発注冊数を減らせた。 効果額 1,100円（H26決算書単価）× 30冊＝33,000円の減 保育所や認定こども園を利用している全 「保育料決定通知書」の発送日にあわせ 1日かけて行っていた配布が、1時間程度 民間保育所に協力をいただくことで、事 世帯へ送付する「保育料決定通知書」 て、こども室主催の「民間保育所連絡 に短縮された。 務の効率化が図れるようになった。 は、郵送代削減のため、保育所・認定こ 会」を開催し、出席した園長等に「保育 ども園を通じて保護者に渡してもらって 料決定通知書」を持って帰ってもらうよ いる。これまでは、保育所入所担当者が うにした。 手分けして、市内42ヶ所の保育所や認定 ※民間保育所連絡会は、こども室から保 こども園に保育料決定通知書を持って 育所や認定こども園へ連絡や説明事項が いっており、業務繁忙の中、ほぼ1日かけ あるときに随時開催している。時間は30 て配布していた。 分～1時間程度。 4/98 賞 奨励賞 特別賞 奨励賞 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 14 15 16 区分 グループ グループ グループ 標 題 課題提案・改善報告・ 自由提案の提案票をワ ンクリックで、エクセ ルシートに取り込む 市ホームページ管理シ ステムを活用したデジ タルブックの作成 乳児の発達に合った、 安心・安全な遊びがを 考える 現 状 職員からメールで提出された提案票 （エクセル）を提案毎にフォルダーに保 存後、一覧表（エクセル）にまとめるた めに、一つ一つファイルを開き、シート の保護を解除し、非表示シートを再表示 させ、回答欄の全セルを、別の一覧表に 貼り付け、提案票を閉じる作業をしてい た。 また、課題提案・改善報告・自由提案 で、項目がほとんど類似しているにもか かわらず、３種類の一覧表を作成してい た。 ・冊子を市ホームページへ掲載する際 は、データをＰＤＦファイルに変換し掲 載していた。 ・ＰＤＦファイルはクリックしてから表 示されるまで時間が掛っていた。 ・表示速度が速いデジタルブックは、通 常作成費に10万円から20万円程度掛かる ため、実施できなかった。 ・１５７名の保育所児が所庭で遊ぼうと すると、乳児が危険にさらされてしま う。 ・乳児を安全に遊ばせようとすると、幼 児の遊びを制限しなければならなくな る。 ・1歳児の保育室の裏に適当な空間がある が、遊べる遊具が限られていたり、整地 されていない 為、安全に遊ぶ事は出 来なかった。 ・全身を使ってあそべるものが十分な く、何もない空間もあった。 改 善 策 効 果 メールで提出された提案票を提案毎に フォルダーに保存後の一連の作業をボタ ンをワンクリックするだけで作業が終わ るように改善した。 また、３種類の一覧表を１種類にまと めた。 所属長の意見 一覧表を１種類にして、全項目を持た せたことで、将来的に項目の増減も容易 に変更ができることや、３種類の提案の 一覧表で、それぞれ不要な項目を非表示 にするだけで、見た目が異なる一覧表が 容易に作成できる。 また、ワンクリックで１提案票を取り 込むことができ、誰でも短時間で作業が 行え、効率化・合理化が図れた。 ※１提案票当たり約90秒程かかってい たものが、約１秒で作業することが可能 となった。 ・市ホームページ管理システムの機能の ・新たな費用を掛けることなくデジタル 一部を活用し、市ガイドブック「ねやが ブックを作成することができた。 わのミカタ」のデジタルブックを作成し ・デジタルブックは、PDFより画面の表示 た。 速度が速く、また、本をめくる感覚で読 み進んでいくことができるため、利用者 がインターネットから閲覧しやすくなっ た。 大量のデータ処理について、エクセルの 活用による創意工夫で、効率化が大きく 図られた。 ・乳児が安心して遊びながら、全身の運 動機能を高められるような裏庭活用を考 えた。 ・何もない場所に、乳児が四つ這いや高 這いなどでも登って降りれる築山を作っ た。 ・築山に使う土は、所庭から裏庭につな がる通路（避難経路）が、斜面になって おり、そこを平にした時に出た土を使っ た。 ・隣が駐車場なので、こどもの姿が外部 から見えないように、フェンスに遮光 ネットを張った。 ・転がり降りたところに当たっても安全 なようにマットを張った。 乳児の発達と安全を考えて工夫している と思う。乳児だけでなく幼児にとって も、のびのびと遊ぶ空間が保障されたこ とにつながっている。業者に頼まず、自 分たちの手で3年かけて整備はしている が、完成を望む。 5/98 ・1歳児クラスのこども達が、築山を四つ 這いや高這いなどで意欲的に登り降りす る姿が多くみられ、歩行完成後のこども 達も自ら喜んで登り降りして、体の使い 方が上手になってきている。 ・築山作りにおいても、不要な土を使っ ており、公費の削減にもつながってい る。 賞 奨励賞 市民への情報発信は、大切な仕事であ り、今回の見直しは、市民の利便性の向 上にも寄与しており評価できる取組であ る。 奨励賞 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 17 区分 個人 標 題 個別通知の発送に当 たっての郵便料削減 現 状 改 善 策 従来、小児の予防接種の個別通知をす るにあたっては料金後納郵便形式のはが きを使用しており【※】、１回につき数 百～2,000枚前後の発送を行っていた。 平成27年２月の個別通知より料金後納 の表示方法を変更し、３日程度の送達余 裕承諾を持たせることで割引率を上げ た。 はがきの郵便料自体は＠52円と安価で あり、従来よりカスタマバーコードを印 字していたため郵便料の５％割引が適用 されていたが、枚数自体が多くなると数 万円、場合によっては10万円を超える郵 便料がかかるため、何がしかの方法で少 しでも郵便料の削減ができないか、検討 すべき課題であった。 ・改善前割引率：５％（カスタマバー コードのみ） ・改善後割引率：９％（カスタマバー コード＋３日程度の送達余裕承諾） 【※】６月、12月、翌２月（いずれも上 旬に実施） グループ 医療保護入院市長同意 の休日対応について 19 グループ 年度末、離職票作成時 における任用期間等の 計算方法の改善 20 個人 「６月１日以降予測さ れる問合せについて」 のＱ＆Ａの改訂 18 ・厚生労働省の事務処理要領には、家族 等のいない精神科患者の医療保護入院の 同意について、夜間休日においても市町 村長同意を行う体制を整備するよう記載 がある。 ・しかし、当障害福祉室では夜間休日の 対応体制は決められていない。 ・市内の精神科病院からも、年末年始や ゴールデンウィーク等休日が続く際の入 院同意について、市長同意ができないた め治療が必要な患者が入院することがで きず、一旦自宅に帰って頂くしかないと の課題が挙がっていた。 ・年度末退職者の離職票作成時、契約更 新回数や任用期間について一人一人、手 計算しており時間がかかる。 効 果 （金額はいずれも郵便局ＨＰを元に積算 した推定額 ／ 小数点以下四捨五入） ○平成27年２月 638通 改善前：＠52円 × 638通 × ５％割引 ＝ 31,517円 改善後：＠52円 × 638通 × ９％割引 ＝ 30,190円（改善前比：1,327円の削 減） ○平成27年６月 1,795通 改善前：＠52円 × 1,795通 × ５％割 引 ＝ 88,673円 改善後：＠52円 × 1,795通 × ９％割 引 ＝ 84,939円（改善前比：3,734円の削 減） 所属長の意見 賞 定期予防接種の積極的勧奨目的で実施す る個別通知において、郵送料金後納の表 示方法を変更することで経費の削減につ なげられたと評価します。 奨励賞 今後12月（約1,600通）の個別通知で も、同様に昨年比４％程度の郵便料削減 が期待される。 ・応急入院で対応可能な72時間を超えて ・夜間休日の医療保護入院についても、 実施に対応を要するケースはまだない 当室との連絡が取れない日程について、 市長同意にて当事者の医療を受ける権利 が、夜間休日の医療保護入院に対応でき 当番表を作成した。 を保障する体制が整った。 る体制を整えることで、緊急対応も可能 ・病院からの同意依頼の受付を、守衛室 で医療機関等からの信頼性も高まり評価 にて受けて頂けるよう協力を依頼した。 できる。 ・市内精神科病院を訪問し、対応体制に ついての説明を行った。 ・職員番号、任用開始日等の簡単な入力 ・100人（退職者）×3分/人＝300分＝5時 5時間の削減は、非常に大きな効果であ だけで契約更新回数や任用期間が表示さ 間の削減 る。 れるエクセルを作成した。 ・エクセル計算にすることで、手計算に よる計算ミスをなくすことができた。 前年度版からの変更箇所が数カ所あり、 「６月１日以降予測される問合せについ 窓口繁忙期に入る６月１日までに全員を 平成26年６月の残業時間縮減にこの改善 改訂を要した。 て」のＱ＆Ａの改訂を行った。具体的に 対象にして、この教材を通してＯＪＴ研 が寄与していることは間違いなく、今後 はよく質問されることが多い項目のＱ＆ 修を行い、想定問答の意思統一を図った もＱ＆Ａの見直し等を行い、更なる効率 Ａを追加したり、今年度の税制改正の内 ことにより、担当職員の説明責任の向上 化に努められたい。 容を充実させた。 に役立った。残業時間の効果として平成 26年６月（419時間15分）から平成27年６ 月（114時間15分）の305時間の縮減につ ながった。 6/98 奨励賞 奨励賞 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 21 22 23 区分 個人 個人 個人 標 題 窓口受付番号呼び出し 時の案内方法について 住宅用地の認定につい て ホームページ「転入転 出ナビ」開設 24 個人 児童扶養手当法改正に 伴う対応 25 個人 こども室前掲示スペー スのイメージアップ 現 状 改 善 策 ・窓口が３つしかない為、申請手続き等 にお待ちいただくことが多くあり、番号 札をお取り頂 き、番号札順にご案内す るようにしていた。 ・番号札順にご案内する際、口頭で番号 を呼び、ご案内していた。 ・聴覚障害者を中心に、自分が呼ばれた ことが分からず、番号順にご案内できて いないことが頻発していた。 ・本庁の窓口の様に、呼ばれている番号 が分かる機械の予算がつかない状況が何 年も続いていた。 ・日めくりカレンダー式のご案内した番 号がわかるカードを作成した。 ・口頭で番号をお呼びする際にカードを めくり、お呼びした番号が視覚的にも分 かる様にした。 土地の住宅用地認定については、課税 データの内容と現地の状態が合致してい るかを判断することが適正な課税につな がる。現在、その方法として現地調査に よる目視や航空写真を活用して行ってい る。しかし、地目が宅地の土地を現地調 査による目視で判断するには時間的に困 難だと思われる。 市ホームページ内の検索性を向上し、誰 もがより使いやすいホームページとする 必要があった。 特に初めて市ホームページを利用する、 本市への転入者に向けての検索性向上が 重要である。 平成26年12月に児童扶養手当法が改正 され、公的年金受給者についても、その 受給額が児童扶養手当の額を下回る場合 は、その差額分を児童扶養手当として受 給できることとなった。 しかしながら、この改正内容について は、児童扶養手当の支給等に活用してい る既存のシステムでは対応していないも のである。 平成26年度中にシステム改修を行うこ とも想定したが、平成27年度以降のマイ ナンバー制度施行に伴うシステム改修と 合わせて行うこととし、法改正について は別管理で対応することとした。 対応方法としては、対象者等をエクセ ルで管理し、また、公的年金との差額に 当たる児童扶養手当支給額の計算につい てもエクセルで作成・管理した。 効 果 所属長の意見 ・窓口担当職員としては、カードをめく るひと手間が増えたが、聴覚障害者だけ でなく、高齢者にも、知的障害者にもわ かりやすく、ほぼ番号順にご案内できる ようになった。 ・長時間お待ち頂くこともあるため、全 ての来庁者にとって、視覚的に見通しが 持てるようになり、お待ち頂くストレス を少しでも緩和できているのではないか と考える。 ・カード作成には裏紙を使用し、厚紙と カードリングと空き缶と輪ゴムのみでの 作成で、製作費用は100円以下でできた。 ・耐久性が弱く、頻回に作成し直す手間 は今後の課題である。 市民サービスの向上という観点から、特 に聴覚障害の方への対応としてカードを 手作りし活用したものであるが、想定以 上の効果があり多いに評価できる。今 後、カードの手直し等が必要となること が想定されるため、何らかの負担軽減策 を考える必要がある。 ＥＵＣとエクセルを活用し、家屋の課税 データと土地の課税データを所在地番で 突合、疑わしき土地の住宅用地をピック アップし、再度、目視と航空写真を活用 して確認した。 土地の住宅用地認定が不適切であった 筆、又、存在しない家屋の課税データを 見つけだすことができ、適正な課税につ ながることに貢献できた。 基幹系システムのＥＵＣ機能を活用した 課税データのチェックを行うことで、効 率的に現況調査を行うことができ、より 適正な課税を推進することができた。 転入等の際に必要な手続きを掲載した ページをあらかじめ登録することで、必 要項目をチェックすれば必要な手続きが 表示される「転入転出ナビ」を平成26年 10月１日に開設 保守の範囲内で実施したため、通常の ホームページ管理システム利用料以外に 予算の負担を要することなく、検索性の 向上につなげることができた ＜転入転出ナビへのアクセス件数＞ 平成26年10月～27年８月の月間平均…395 件 特に転入出の増加する３月はページへの アクセス数が500件を超えており、手続き の利便性向上につなげられた 平成26年度法改正分のみの改修を行わ ず、平成27年度以降のマイナンバー制度 施行に伴うシステム改修と合わせて行う こととしたことにより、改修費用総額の 抑制が図られた。 なお、法改正への対応については、エ クセルで適切に管理するとともに、受給 者や日本年金機構等関係官署に確認をす ることにより、適切に行なうことができ た。 ・各チラシを市民が持ち帰ってくれる頻 度が高くなり、事業に興味を持ってくれ る市民が増えて、周知を図ることが出来 た。 ホームページの利便性の向上につながっ ており、有効な提案である。 ・こども室前のラック等を活用して地域 ・こども室前のラックを整理するととも 子育て支援施設や保育所（園）のチラシ に、壁等を有効活用し、より見やすい掲 等を掲示・配布していた。 示・配布スペースにした。 7/98 賞 奨励賞 奨励賞 奨励賞 システム改修により、簡易な不備にも対 応ができ、受給者の利便性向上に寄与し た。 奨励賞 ラックを整理し見やすくすることで、 市民が情報を入手しやすい環境を整備す ることが出来た。 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 26 27 28 29 区分 個人 個人 個人 グループ 標 題 民生委員児童委員協議 会関係の例規集（先例 事例集）の作成 現 状 ◆寝屋川市民生委員関係の規約や会則、 申し合わせは15種類あるが、それぞれ個 別に管理されており、統一されていな い。そのため、民生委員や市民からの問 合せに対しても迅速な対応ができず、時 間と手間がかかっている。 イベント実施で一般啓 発！ 効 果 所属長の意見 ◆寝屋川市民生委員関係の規約や会則、 申し合わせ15種類を整理し、一冊に集約 した。 ◆また、関係する法令（民生委員法、児 童福祉法等）についても参考として冊子 に盛り込んだ。 ◆加えて、役員会で決定したこと等につ ◆また、役員会で決定された事項につい いては、随時、先例事例として掲載する ても、先例事例として管理されておら ようにした。 ず、その都度、前任者に尋ねるなど、事 務効率が悪い。 ◆一冊にすべてを盛り込んだことによ り、新しい民生委員、異動した職員で あっても、法令関係をすぐに確認でき、 迅速・確実な対応ができるようになっ た。 ・市民等から喫煙時間が長いなどの苦情 が寄せられていた。 ・喫煙場所でのスマートフォン等携帯の 使用も見受けられ、喫煙スペースでの滞 在時間が長くなっていた。 ◆喫煙スペースでの喫煙を制限する啓発 貼紙『喫煙時間は３分以内やスマート フォン等携帯はできるだけ控える』を作 成して、周知を図った。 ◆喫煙者の目に止まるように、カラー刷 りにした。 ◆長く掲示できるようにラミネート加工 をした。 ◆分かりやすくするため、丸文字ゴジッ クとし、少しイラストを加えた。 ◆『３分以内』という具体的な数字を掲 大きな取組ではないが、こうした改善に 載したことによって、３分を意識して喫 よって、職員の意識啓発を図れたことは 煙するようになった。スマートホーンを 効果的であり評価できる。 操作する職員も減り、市民からの苦情も ほとんどなくなった。 ・運動場の低い所から、近くの排水マス まで、巾20㎝、深さ20㎝位の溝を掘り、 その溝に小石（グリ）を敷きつめた。 学校環境の整備に係る提案であり、労働 時間の短縮に繋がる事務改善である。 喫煙を制限する啓発の 実施 運動場水たまり防止対 策 改 善 策 運動場に凸凹があり、少しでも強い雨が 降ると低いところに水たまりが発生し、 乾燥するには最低２日は時間が必要で あった。 その為、体育の時間などはカラーコーン やコーンバーでばりけーとを作っていた ので、授業にも支障が出ていた。 ・健康課題を広く市民に啓発すること は、厚生労働省からも必要性を言われて いるが、現在の取り組みでは国保加入者 への啓発が中心になっている。 ・広報、ホームページ等での啓発を行っ ているが、反応がわからず効果がつかみ にくい。 ・重症化予防イベントとして、医師等に よる講演会を開催した。（平成25年度か ら） ・講師には、地域連携協定に基づいて市 医師会、歯科医師会、薬剤師会、関西医 大香里病院に 協力していただき、市民に身近な先生 方に講師を依頼した。 ・講演前に、市の取り組みや成果などを 報告する機会を設けた。 ・特定保健指導の不参加者にも個別で案 内を送付し、よりリスクの高い人にもア プローチする 事が出来た。 8/98 関係例規を一冊に集約したことにより、 誰もが、瞬時に、簡単に例規を検索でき るようになり、組織としての業務効率も 大きく向上した。また、民生委員の方々 にも身近に例規に触れていただけること につながり、高く評価できる。 ◆先例事例を整理することによって、今 後、書類を探す手間が大幅に削減され、 人件費が削減が見込める。 こうした取組により、今まで、喫煙 ルームで過ごした時間を仕事に充てるこ とができた。１人あたりの削減時間は少 ないかもしれないが、総合センター全体 で見ると、相当な時間数が業務に充てら たことになり、市としての取組効果は大 きい。 ・強い雨が降っても部分的に水がたまる ことはなくなり、水はけもスムーズに なった。 ・運動場の他の所と同じタイミングで乾 くようになった。 ・バリケードの設置が不要になり労働時 間が削減された。 ・当日は荒天にも拘らず300名近い参加者 があった。 ・市の取り組みについて直接発信するこ とで、「とても良い取り組みをしても らっている」 「今まで（自分たちに）直接プラスに なる取り組みを知る機会が少なかったの で、見直した」 など、かなり前向きな反響をいただい た。 ・他市に先んじた取り組みとして、国保 連合会の機関誌に特集記事として取り上 げられた。 （こくほ大阪の特集は別添） 賞 奨励賞 特別賞 奨励賞 市民からの声を直接聞く機会になり、職 員自身も前向きに事業に取り組む原動力 となっています。 奨励賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 30 個人 水・金ノー残業デーに 合わせて身の周り（机 の上）クリーンデー 31 個人 ポスター掲示場管理シ ステムをエクセルで再 構築 32 グループ 市民土木工事の実施 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・机の上には、ファイル・Ａ４資料・筆 ・週に２回ノー残業デーの終業10分前に ・常に身の周りをきれいに（整理・整 仕事を進める上での基本である整理整頓 記用具が乱雑に置かれている状況がまれ 自席の机の上の状況及び身の周りの状況 頓）すると言う意識によって、仕事内容 を意識することは、業務に対する自身の にある。 を確認して整理・整頓を行う。 の再認識、仕事効率が上がる。 マネジメントにも繋がり、今後に大いに ・整理・整頓することにより、自身の仕 期待がもてる。 事意欲が倍増する。 ・市民が来庁し、カウンター越しに見ら れていても、整理・整頓されていれば、 気持ちよく帰っていただける。 現行システムは、データベースソフト エクセルでシステムを構築した。 現行システムは、アクセス知識が必要 一般的に使用しているエクセルにより （アクセス）で作成されている。 各一覧表については、ＰＤＦ出力する であることから、システムを維持・運用 システムを構築したことで、業務が特定 地図や写真、330件を超えるポスター掲 ことにより、ＰＤＦ帳票から頁指定して することは困難であることから、職員に の職員に集中することなく、データの出 示場の設置場所（住所）等の一覧表など 出力することが可能となった。 広く知られているエクセルでのシステム 力についても、個別に出力することが可 の帳票が出力されるが、出力ボタンを一 ポスター掲示場設置依頼先への依頼文 を構築したことで、システムの維持・運 能となったことで、変更箇所の対応が柔 度押すと、全頁が出力される。そのた はワードで作成し、システムからワード 用が可能となった。 軟に行えるように改善されている。 め、修正箇所の頁だけを出力することが に差し込むためのデータ出力をすること できない。 で、依頼文の修正が、誰でも容易に行え ポスター掲示場設置依頼先への依頼文 るようにした。 が、何種類ものレポートで作成されてお り、どこの依頼先が、どのレポートを使 用しているのかが、一見して分からな い。 従来の市発注工事では、市が主体となっ 水辺空間の整備について、地域の自治会 ・整備の形状や植栽の種類などを地域住 大学連携のもと、市民と市による究極の て設計、発注、工事業者による施工とい 長や住民が参加するワークショップを実 民の意見を積極的に取り入れて計画し、 協働事業として市民土木工事を実施し う流れで行ってきたが、地域住民の関わ 施し、設計段階から積極的に関わっても 板石張りや花壇の整備、植栽などの土木 た。平成21年度にワークショップで立案 りが少ないと、作ったものに対する地域 らい、さまざまな意見を取り入れて整備 工事を住民自らの手で行ったため、地域 した水辺整備基本構想に基づき、企画、 住民の愛着が希薄になることがあり、そ の構想を練ってきた。 住民の参加者意識が高まり、愛着がわく 計画、更には工事施工を行い、地域住民 の後の活用や維持管理に地域住民が関心 またその後の整備にかかる土木工事にも ようになった。その結果、地域住民自ら を主体として、市民が愛着を持てるまち を持たないといった事象が見受けられ 地域住民に積極的に参加してもらい、行 の手で清掃や手入れを行うなどの維持管 づくりを力強く推進している。 る。 政と住民が一体となって「友呂岐・二十 理にも主体的に関わってもらえるように 箇水辺ひろば」を完成させた。 なった。 ・地域住民自らが、ボランティアで土木 工事を行ったことにより、整備にかかる 費用を節約することができた。 費用節約額 およそ88万円。 9/98 賞 奨励賞 奨励賞 特別賞 平成27年度改善報告台帳 連番 33 34 35 36 区分 個人 グループ グループ グループ 標 題 資料配布用バッグのエ コバッグ化 民間企業の協力による 印刷物の作成 他団体の協力によるま ち歩き観光の実施 電話催告に関するシス テムの改善 現 状 ・ 民生委員児童委員協議会の資料配布 用のバッグは紙製バッグを使用してい た。 ・ 紙製バッグは痛みが酷く使いまわし は困難で、毎年1,200個購入する必要が あった。 ・ 毎年新しいバックとなるため、毎年 バックに校区名と人数をシールに印刷し て貼り付ける必 要があり、無駄なコストに加え事務が 煩雑だった。 改 善 策 ・ 紙製のバッグと同形状の布製バッグ に変更する。（エコバッグ化） ・ 校区名はバッグに直接記入する。 ・ 事務局備品の中で不使用だったバッ ジを再利用し、当該バッジに校区人数を 記載し、バッグ に取り付ける。 ・ 上記バックを各校区２セット購入す るとともに、会議室内に分かりやすい バック置き場を設 置し、毎月バッグを交代する。 効 果 ・ 耐久性の高い布製バッグに変更・２ 組のバッグを毎月交換使用することで、 最低でも５年は 使用でき、現状と比較すると、５年で 約60万円の経費が節減できる。 ・ 手書きや不使用備品の再利用等の結 果、校区名・人数が見やすくなるととも に、毎年の印刷 やバッグへの貼付け作業が不要となり 事務の効率化が図れた。 （参考） 紙製バッグ 年間 106,272円 布製バッグ １年目 19,742円（削 減額 86,530円） ２～５年目 0円（削 減額531,360円(106,272円×５年)） ・印刷名の配架先が市内公共施設に限ら ・香里園駅周辺のウォーキングマップを ・通常では設置に費用の掛かる、京阪電 れていた。 作成する際、校正段階から京阪電車に協 車主要駅に冊子を配架することができ、 力してもらいウォーキングマップの仕様 市外にも市の地域資源を宣伝することが を参考にした。 できた。 ・本市費用で10,000部作成した後、京阪 電車による5,000部の増刷が行われ、市費 を投じることなくマップの増刷を行うこ とができた。 ・市職員によるまち歩き観光を実施した ・まち歩き観光の実績を多数有している ・コース設定やイベント名の助言を受け が、企画、運営や催行時のノウハウが無 歴史街道推進協議会との共催で、まち歩 る等、事業のノウハウを学ぶことができ く、手探りで行っていた。 き観光を実施した。 た。 ・参加者募集の告知先が市内に限られて ・協議会が参加募集チラシを作成し、通 いた。 常では設置に費用が掛かる、京阪電車主 要駅にチラシを配架することができたた め、市外からの応募も多く、市外の人に も市の魅力を知ってもらうことができ た。 滞納システムに税金の種類・課税年度 滞納システムの抽出条件に排除項目を 改善前はリストを抽出しても、半分ほ を設定すると、該当の納税者のリストを 設定し、①②についてはリストに抽出さ どは電話催告ができない納税者が含まれ 出力できる。このリストを用いて電話オ れないようにした。③については、シス ていた。そのため①電話前に催告の可否 ペレーターから未納税者に対して電話催 テム管理者に相談したところ機械で督促 を確認する必要があるが、時間がかかる 告をしてもらってるが、①まだ納期限が 状の発送有無の判断することができない うえ窓口応対などの通常業務と平行して 過ぎていない税金についても抽出されて と判明したため、納期限から督促状の発 の作業は負担が大きい、②確認が不十分 しまう、②滞納処分の執行停止中（税金 送日を逆算することで、リストから排除 で必要がない人にも催告をしてしまう可 の請求の差止処理）など催告の対象に該 できるように設定した。 能性があった、③数百人分のリストをプ 当しない納税者もリストにあがってしま リントアウトするため、印刷用紙のロス う、③督促状を発送した滞納者のみに催 が大きくなる、などの問題が解決され 告をするため、リストに督促状の未発送 た。 者がいないか確認する必要がある、など の欠点があり、数百人分のリストを確認 するのに時間がかかっていた。 10/98 所属長の意見 賞 慣習化した事務に対しても問題意識を持 ち、使わなくなった備品を再活用するな ど改善に努めた結果、事務作業の効率化 と費用削減が図られた改善であり、評価 できるものである。 特別賞 単なる冊子の発行にとどまらず、民間企 業により継続的に、広く本市の地域資源 を宣伝できる仕組みであり、高く評価で きる取組である。 努力賞 ノウハウの習得に努め、また費用を掛け ずに、市外に地域資源を宣伝できてお り、高く評価できる取組である。 努力賞 基礎系システムの導入を境に電話催告 業務の手法についても変更あったもの の、それ以降、既存のやり方等の見直 し、検証が行わなければ、業務上の無駄 やロスがあったと考える。更なる業務効 果に向けた取り組み意識の醸成を図って もらいたい。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 37 38 39 40 41 区分 個人 個人 グループ グループ グループ 標 題 添付書類一覧表の作成 資金不足に対応する一 時借入金の借入方法に ついて さすまたの配付及び訓 練の実施 光化学スモッグ予報発 令時の関係課の役割り 財源の確保 現 状 ・京阪本線連続立体交差事業において、 契約締結事務・会計処理事務・契約締結 後の所有権移転事務を担当している。 ・契約締結の起案から、所有権移転のた めの公有財産増減等報告書まで、最大11 種類の文書を作成する。 ・それぞれの文書について必要な添付書 類があり、その添付書類の中には複数の 文書に添付するものもあるが、現在は文 書を作成する際にその都度添付書類を準 備している。 ・添付書類は様々なファイルに保管され ているため、全ての添付書類を揃えるの に30分程度時間がかかっていた。 下水道事業会計において、企業債償還等 により９～３月にかけて、資金不足が生 じる。 資金不足については水道事業会計からの 借入等を行い解消させている。 利率は期間に応じてＴＩＢＯＲ利率を適 用しており、金融機関からの借入と比較 すると低利率である。 事務効率の観点から考えても、水道事業 から借入を行う方がよいが、支払利息と しての負担を軽減できる余地はあった。 改 善 策 果 ・契約締結の起案から公有財産増減等報 告書までを作成するにあたり、必要とな る添付書類とその枚数をまとめた添付書 類一覧表を作成した。 ・添付書類一覧表を参照の上、最初に作 成する文書に添付すべき書類で、その後 作成する文書にも添付すべきものがあれ ば、まとめて印刷・コピー等を行うよう にした。 ・添付書類の準備にかかる時間が、大幅 に削減された。 改善前：約30分 ⇒ 改善後：約５分 ・担当替えに伴う引継ぎの際にはマニュ アルとしても利用できる。 借入本数を１本ではなく、使用料収入等 を考慮し資金不足の期間に応じて複数に 分けて借入を行い、支払利息の抑制に努 めた。 ・従来通り１本での借入を行った場合 350,000千円×0.26％×145日/365日＝ 361,506円（①） ・複数に分けて借入を行った場合 100,000千円×0.17％×83日/365日＝ 38,657円 100,000千円×0.26％×116日/365日＝ 82,630円 150,000千円×0.26％×145日/365日＝ 154,931円 計 276,218円（②） ・庁舎内での不審者侵入や危険物所持等 ・日常的に窓口対応が求められる関係部 の行政対象暴力等に対し、職員は警察等 局に対しさすまたを配備するとともに、 を呼ぶこと等で対応していた。 警察署員を指導員として招き、さすまた を使った実践的な訓練を実施した。 ・光化学スモッグ予報等が発令された場 合、環境推進課から危機管理室に連絡が 入るようになっているが、関係課（環境 推進課・危機管理室・資産活用課）の詳 細な役割が明確にされておらず、曖昧な 状況で対応している。 ・今年度に新たに実施する自治会に対す る防犯カメラの補助事業の財源につい て、当初は大阪府による市への補助予定 はなかったが、府の補助制度が、市の補 助制度創設後に創設され、その時点で市 の補助事業が府の補助要件を満たさず対 象とはならないことが判明した。 効 ・光化学スモッグ予報等が発令時の関係 課のやるべき業務として、役割りを明確 にした文書を作成し、環境推進課・危機 管理室・資産活用課それぞれで文書を保 管し、意思統一を図る。 ・府の補助事業が創設されることが判明 した時点から、大阪府の担当者と連絡を とりあった。その時点で既に市の当該補 助事業については運用を開始しており補 助事業の内容は自治会へ周知を行ってい た。補助対象となるためには、市補助制 度内容を変更する必要がったが、対象と なる自治会へ説明を行うとともに、実施 要領を変更するなど、柔軟に市補助事業 内容を調整し、府補助事業の対象とし た。 11/98 所属長の意見 賞 今回の提案については、用地買収を 行った際に早急に移転登記の手続きを行 う必要があり、「添付書類一覧表」を作 成し、マニュアル化したのは、事務の簡 素化及び決済等の確認において大変役立 つと考える。 努力賞 上記のとおり85,288円（①-②）の削減を することができた。 ・さすまたを配備することで、対応職員 に危害を加えられることがないよう、さ らには、市民の安全確保を図った。 ・実践的な訓練を実施することで、さす またの使用方法や心構えを学び、職員が 迅速に対応できるようになった。 ・関係課の役割を明確にした文書を作成 することで、環境推進課・危機管理室・ 資産活用課がお互いの役割を把握するこ とができると共に、業務の対応漏れを防 ぐことが出来た。 今般、大阪府へ補助申請を行い、補助決 定通知を受けることとなった。ついて は、当該事業について、当初は安全・安 心なまちづくり対策基金から全額充当予 定であったが、3,491,500円の財源を新た に確保した。 資金力の脆弱な下水道会計にあって、綿 密な資金計画を立てることで、一時借入 金利息の削減を図り、実効を上げている 努力改善です。 努力賞 昨今、行政対象暴力に該当するような 事案や警察への届出事案など、発生して いた中で、職員の不安も増幅していた中 で、さすまたの配布及び使い方等の研修 を行うことで、職員自身の安全材料につ ながった取組であった。 関連課が多数ある中で、これまでは、 明確な決まりがなく、それぞれの所管の 担当職員のみ同士が共有していたが、役 割分担表を作成し、関連課で共有するこ とで、円滑な事務の遂行が可能となっ た。 当初、基金の活用を見込んでいた取組 について、情報収集と対象事業とすべく 精査により、補助金を獲得できたこと は、財源確保への熱意と市の財政運営に 寄与できる取組であった。 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 42 個人 会議録の配布 個人 市議会弔事基準の見直 し 43 44 45 46 47 個人 個人 グループ 個人 標 題 議員配付用庁内電話番 号表の修正について 市議会先例事例集の整 理 内部事務担当設置 妊婦健康審査委託料・ 乳児健康審査委託料 現 状 改 善 策 効 果 ・会議録を議員及び関係機関、事務局控 ・中身を精査し直し、各議員にも会議録 ・不必要な紙の消費と印刷時間の削減に を含め、50部印刷していた。 検索ができる旨を説明し、45部に削減し 繋がった。 た。 市議会の弔事基準（弔事の際の市議会に 訃報の議員への通知方法をＦＡＸから 弔事の種類に応じた対応内容がすぐに確 おける対応の基準）が、過去から数度の メールに切り替えるのを機に、弔事基準 認できるようになり、弔事があった場合 改正が行われ、継ぎ足しを繰り返し、一 を一新し、過去からの改正も全て含めた の迅速な対応が可能となった。 覧性に欠けている。 形で一覧表にし、幹事長会に諮った上で 改正を行った。 ・現在、資産活用課で作成している部内 ・庁内電話番号表に記載している内線番 ・電話番号表の修正を行うことにより、 別内線電話番号表を加工し、議員用の庁 号について精査し、必要ないものを削除 議員からの内線番号の問い合わせが減る 内電話番号表を作成し、配付している。 した上で、比較的使用頻度が高いと思わ ことが見込まれる。 ・現状の議員用の庁内電話番号表におい れる施設（保育所、幼稚園、小学校、中 ・議員が施設に電話する際、内線番号を て、表に空欄部分が残っており、また、 学校等）の内線番号を記載した。 使うことが増えることが見込まれ、電話 使用しないと思われる施設などの内線番 ・また、内線番号の字体についても太字 料金の削減が期待できる。 号も多数記載していた。 にする等修正を行い、より見やすいよう ・事務局職員も同じ電話番号表を使うこ にした。 とで、各部局や施設等に電話を掛けやす ・修正した電話番号表については、事務 くなり、事務効率の改善につながる。 局職員にも配付し、使用してもらうよう にした。 ・寝屋川市議会先例事例集は、改選期に ・平成27年４月に発行するに当たって、 ・現行の議会運営の参考になる情報が集 合わせて４年１回発行している。 記載項目の見直しを行った。 約された内容となり、実務的に活用しや ・記載されている先例・申合せには、30 ・現行の議会運営では参考にならない先 すい先例事例集となった。 年以上前の古いものから近年のものまで 例・申合せの記載を省き、現行の議会運 ・記載項目の見直しや情報の精査を行っ 混在しており、現在では参考にならない 営に役立つものや、近年、見直しがあっ たことで、冊子のページ数（先例事例集 ものも多数あった。 たものは、経過が分かるようにするな 部分）が前回113ページから84ページとな ・新しい先例・申合せが追記され続け ど、情報の精査を行った。 り、約30ページ削減され、冊子の肥大化 て、冊子が発行の度に分厚く肥大化して ・過去の先例・申合せについても、文面 を抑えスリム化することができた。 いた。 を見直し、表現の統一や簡略化を図っ た。 納付及び整理担当職員が窓口当番、滞 原則窓口当番、滞納整理をしない内部 事務処理を一括して行うことにより、 納整理、折衝を行いながら還付や口座振 事務担当を設置し、事務処理を一括で行 事務効率が向上し、繁忙期の残業も減少 替等の事務処理も行っているため、業務 うようにした。 した。また、内部事務担当以外を折衝専 が忙しく、また、滞納整理業務に集中で 門にすることにより、徴収に特化し、今 きない状態である。 後収納率の向上が見込まれる。 ・財務会計の証慿書の債権者には、口座 ・財務会計の証慿書の債権者欄に委託先 ・本来の形式 請求書と一致した形 名義(個人名)で記載し、委託先の請求書 からの請求書の記載に変更した。 式で、財務会計の証慿書を作成すること 内訳明細には、病院名の記載があり、人 ができ、また、誰もが、口座等の確認作 事異動等で担当者変更になった場合に 業ができるようになった。 は、書類の突合が難しかった。 12/98 所属長の意見 賞 今後も、引き続き、必要数を精査するな どの取組みを進めてほしい。 努力賞 今回の見直しにより、迅速かつ弔事の種 類に応じた適切な対応が図られるように なっており、一定評価している。 努力賞 １枚の表で見やすく、使いやすいこと と、電話料金の削減効果も期待できるこ とから、一定評価している。 努力賞 冊子のページ数が約30ページ削減され、 実務的に活用しやすくなったことを高く 評価している。 努力賞 事務作業の効率化及び経費の削減が図 れている。 努力賞 これまで複雑化されていた確認作業をシ ンプルに見直すことで、処理のミスや事 務の効率化につながったと評価します。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 48 49 50 51 区分 個人 標 題 がん検診推進事業の受 診勧奨対象者へのがん 検診案内通知に関する 問い合わせ等の削減に ついて グループ 研修実績集計及び管理 の効率化について グループ 経費の削減と子どもの 安全 個人 子どもの安全確保と経 費の節減 現 状 ・平成26年度よりがん検診推進事業にお いて国の実施要綱に基づき、過去の乳が ん・子宮頸がん検診の無料クーポン対象 者（受診勧奨対象者）へ市の乳がん・子 宮がん検診の受診案内を８月に一斉送付 したが、国の要綱で定めた対象年齢の中 には市の乳がん・子宮がん検診の対象者 （満年齢偶数の人）ではない人も含まれ ていたため、検診を受診できるかどうか の問い合わせや受診できないことへの苦 情が多く寄せられ、電話や窓口対応で多 くの時間を要した。 改 善 策 ・平成27年度では受診勧奨対象者のう ち、今年度の市の検診対象者（満年齢偶 数の人）には６月にがん検診の案内を送 付し、市の検診対象者ではない人（満年 齢奇数の人）には来年度の市の検診対象 となることから27年度末に送付予定とし た。 研修の予算執行状況や実施状況（参加 者・実施日）を研修区分ごとに別々の シートに集計していたため、研修全体の 予算執行状況・実施状況等を把握するの が困難であった。 ・別々に集計していたシートを一つのエ クセルにまとめ、全ての研修実績を一括 して集計できようにするとともに、一部 分集計表の様式の統一も図った。 ・決算時にしか集計していない研修も あったが、全て集計が可能なように集計 表を追加した。 部屋が広く、年少児の人数が増えふざけ 牛乳パックや段ボール、ブッカーを利用 て走り回る姿もあり落ち着いて遊べない して移動させやすく、大人の視界を遮ら などがあった。また延長保育に使用する ない高さでパーテーションを数台作成し 部屋でもあるので同様の姿があり危険 た。 だった。 ・着脱指導するときに子どもの身体に ・保育所にあった、使用しなくなった積 合った高さの台がなく、牛乳パックや段 木をつかい年齢に合った高さの台を作っ ボールで作ると一年でつぶれてしまい長 た。 く使えなく衛生的にも良くなかった ・衛生面を考えてマットをはった。マッ ・絵本を集団で見るとき座って見れる台 トは使用目的に合わせて色をかえた。 がなく姿勢が崩れている子がいた 13/98 効 果 所属長の意見 ・昨年度実施時には受診案内に関する問 い合わせがあった場合、生年月日を確認 し市の検診の対象ではないときは受診で きない旨の説明に時間を要したが、今年 度は受診案内が届いている人は市の検診 の対象者であることから判断が容易とな り、対応にかかる時間が大幅に削減さ れ、また、検診を受けられないことへの 苦情もなくなった。 【削減できた時間（推定）】 Ｈ27受診勧奨対象者のうち今年度満年齢 奇数年齢の人（市の検診の対象でない 人） のうち推定問い合わせ数（全体の５％と する） 4,188人×５％＝209人 209人×３分＝10時間27分 ・年度途中の予算執行状況が適宜わかる ようになり、予算管理が適切に行えるよ うになった。 ・年度途中の研修参加状況等がわかるよ うになり、状況把握がスムーズに行える ようになった。 昨年から、平成21年度から実施したがん 検診推進事業で未受診であった方に再度 無料クーポンの送付とともに、当時受診 した方への受診勧奨をおこなっている が、通常の乳がん・子宮がん検診は２年 に１回の受診であるため、昨年度受診対 象でなかった方が受診勧奨となったこと で混乱をまねいてしまっていた。その教 訓を生かし、今年度の受診勧奨対象者の うち、今年度受診対象者でない方には次 年度に受診しやすいように勧奨時期を変 更したことで、市民への周知をわかりや すく改善できたことを評価します。 作成費用約４台￥１０，０００(参考市販 品価格：１台￥１５，０００） あそびの区分ができ集中でき、また視界 を遮りすぎないので走り回る姿が減っ た。 諸費用 \500 参考価格 \20000 ・子どもの高さに合わせる事でより着脱 しやすく、こどもも手元足元を見て着脱 ができるようになった ・座面をマットにすることで汚れてもす ぐにふきとれて清潔にたもてる ・色分けして作ることで子ども達にもわ かりやすく、使用できた。 扱いやすい重量と大きさで見た目もきれ いに仕上げ、危険防止につながってい る。 賞 努力賞 研修実績集計を一元化することにより、 事務の効率化が図られた。 努力賞 努力賞 子どもにとって清潔面や安全面を考えた よりよいものが安価で出来た。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 52 53 54 区分 グループ 標 題 地方債データにおける 借入利率のデータ整理 個人 補正予算事務の担当課 確認の効率化 個人 ゆうちょ銀行収納金の 資金請求 現 状 ・「地方債データ」とは、本市における 市債の各年度の元利償還額、年度末残高 を管理しているエクセルデータである。 ・この地方債データは、毎年総務省に提 出する「地方財政状況調査表（決算統 計）」の地方債に関する調査表（33表、 34表、36表）を作成する際に活用し、当 該調査表で使用する数値を抽出できるよ う整備している。 ・このうち、34表は、借入先ごとに利率 別で市債残高を記入する表であるが、数 年前に様式が変更となり、より詳細な利 率別残高の記入が必要となった。 ・昨年度までは、34表を作成する際に、 地方債データから抽出できない部分につ いては、別のシステムからデータを抽 出・加工し、必要とする数値を入力して おり、事務が煩雑になっていた。 ・補正予算については、案件を財政課で 取りまとめて、補正予算書を作成してい る。 ・補正予算書は、一般会計、国民健康保 険特別会計、介護保険特別会計、後期高 齢者医療保険特別会計、公共用地先行取 得事業特別会計で構成されており、会計 ごとに歳入歳出事項別明細書等を作成し ている。 ・また、会計ごとに歳入歳出の補正をす るだけでなく、債務負担行為の設定や地 方債の補正等する場合には、それらに応 じた表や調書を作成している。 ・作成した歳入歳出事項別明細書や調書 等は、財政課で作成後、関係各課に確認 依頼をしているが、その際、どの課に何 の資料を送付するか、その場で判断しな がらメールを送っていた。 ・案件の多いときなど、混乱を招き、送 り漏れ等のミスを誘発するおそれがあっ た。 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・従来より地方債データで管理している 「利率区分」を再整備し、変更後の様式 に他システムのデータを用いることなく 対応できるようにした。 ・具体的には、変更前の様式では「利率 1.5パーセント以下」となっていた箇所 が、変更後の様式では「利率0.5パーセン ト以下」「利率0.6～1.0パーセント」 「利率1.1～1.5パーセント」の３区分に 分割されたため、地方債データの「利率 1.5パーセント以下」に当たる市債の借入 利率を再度調べ、３区分に分類し直し た。 ・上記利率区分の３区分の作成におい て、従来までは、別データの作成に約２ 時間半を要していたが、改善後の地方債 データを使用した資料の作成では、約30 分で作成できたことから、約２時間の作 業時間の短縮が図れたとともに、事務処 理の一元化も図れた。 ・次年度以降、担当者変更があった場合 でも、事務の引継の簡素化が期待でき る。 根拠となる管理データそのものを見直 し、事務の効率化につながったもので、 次年度以降にも効果が及ぶものと考え る。 ・エクセルで他課確認依頼のチェックリ ストを作成し、どの課に何の資料を送る か一目で分かるよう整理するようにし た。 ・補正予算書の作成時期は何かと多忙で あるため、チェックリストを作成してお くことで、事務の焦りに起因する送付漏 れ等のミスを防ぎ、短時間で担当課確認 依頼のメールを作成することができるよ うになった。 ～メール送信にかかった時間～ 〔改善前〕約10分 〔改善後〕約３分 補正予算については、内容の変更・追加 が多く、予算書、説明概要、説明原稿な ど確認依頼の度に一覧を活用すること で、ミスの予防につながる取組であると 考える。 今後も事務手順の見直しにより、適正な 事務遂行に努めてほしい。 賞 努力賞 努力賞 ゆうちょ銀行で収納した資金を請求する 他の収納代理金融機関と同様に公金振替 毎日、収入科目の口座毎に10枚の小切手 承認します。 時、収入科目別の口座から小切手によっ 請求書をゆうちょ銀行に作成してもらっ を切っていた手間が省け、また手形交換 てしていた。 て請求する方式に変更した。 所で小切手を交換する必要がなくなった ため１日早く資金化出きる様になった。 14/98 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 55 56 57 区分 個人 個人 個人 標 題 空き家・空き地に係る 苦情処理について 決裁事務の効率化につ いて 資料併合リストの補助 リストの作成 58 グループ パスポート申請時にお ける負担の軽減 59 グループ 高齢者バスカード購入 補助券通知文書 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 現在、空き家・空き地に係る苦情で、垣 根・雑草や道路敷に占用物等があり、通 行等の支障があるとの苦情が寄せられて おり、対応を図るべく道路所有者の調査 するために、関係課に位置図等をメール やＦＡＸで送付するか直接問合せを行う などの手法をとっており、確認が取れる まで時間を要する状況であった。 特別徴収の税額決定通知書は、特別徴 収義務者（事業者）を介して、納税義務 者（市民）に通知しているが、納税義務 者が何らかの理由で税額決定通知書を紛 失等してしまった場合、再発行の依頼書 を提出させた上で、職員がExcelにより決 定通知書を作成し送付している。（同一 のものを複数存在させないための措置） ワガヤネヤガワマップのシステムを積極 的に活用することを広め、パソコンで 「市道情報」や「指定道路情報」を入手 することで、官地か民地の判断が容易と なり苦情対応に要する時間の節約につな がった。 調査等に要する時間：４５分～６０分程 度、簡素化が図れた。 ※調査のため位置図作成や依頼文や送 信手間、担当課からの回答に要する時間 が簡素化 ※調査依頼を受けた担当課の事務量・ 調査に要する時間の軽減 税額決定通知書をExcelで作成すると、 従業員数が多い事業所などは、作成に時 間が掛かるとともに、記載ミス等のリス クも高まってしまう。 そのため、当初に送付した税額決定通 知書を課税プログラムにより再発行し、 明らかに再発行であるということがわか るよう「○年○月○日発行分の再発行」 というスタンプを作成し、再発行した帳 票に押印することで、職員の手間と入力 ミスのリスクを減少させる。 Excelで帳票を作るよりも、短時間で再 時間短縮及びミス減少のために効果的な 発行ができ、入力ミスによる誤りも防ぐ 改善である。 ことができる。 さらに、Excelで再発行するとなると、 １社あたり30分くらいの処理時間は掛 かっていたが、課税プログラムによる再 発行した帳票にスタンプを押印する方法 だと、５分で処理が可能になった。 例年通り、年間で30社の再発行依頼が あるとすると、約12時間の事務作業の削 減ができた。 ・基幹系システムでミサリオ導入後、最 終的に課税を決定させるための資料併合 のリストが 以前同様作成され処理しているが、以前 のシステムに比べると記載項目が少ない うえに見に くく、特に複雑な内容の課税資料におい ては課税ミスを誘発する元凶となってい た。 ・分離課税のような複雑な内容の課税資 料用として、課税資料を処理しやすくす るため 必要事項を絞りかつ見やすくした補助リ ストを作成した。 ・補助リストを作成したことにより、課 税ミスをなくすことが出来たことはもと より、 複雑な課税内容であるため１件１件の処 理に長い時間を要していたが、処理速度 が大幅に 上がった。（１件あたり１分以上の処理 速度が上がったと見込める。全件で400～ 500件） ・平成26年度においてはかなりの部分当 該リスト作成を情報化推進課に頼って作 成したが、 平成27年度においてはアクセスを活用 し、大半の部分を市民税担当で担えるよ うに改善を 行い、他課の手間を煩わせないようにし た。 ・パスポート申請に必要な親権者署名や ・大阪府と協議し、パスポートの交付時 ・申請者が書類不備のために市役所へ何 本人確認書類の一部が不備の場合、申請 に必要な書類を提出していただくことと 度も来なければならないというような過 を受け付けることができず、再度、申請 引き換えにパスポートの作成手続きを進 度の負担を軽減することができた。 のために市民課７番窓口まで来ていただ められる扱いの範囲を広げた。 かなけらばならなかった。 改善のために改めて初期投資をするので はなく、既存のシステムを活用し時間短 縮・事務効率化の効果を得ているところ が良い。 苦情者への報告等についても速やかな対 応が図られる場合があり好評でもある。 努力賞 努力賞 当初課税時期は時間が限られており残業 時間も多くなるため、この時期の業務改 善は非常に効果的である。今後も正確か つ迅速に当初課税事務ができるよう改善 に努められたい。 パスポートセンターとの協議により、 市民の記載ミスなどで何回も修正するこ とがないよう調整し、市民の修正箇所は 交付時にもできるようにしたという事務 改善は、市民の方々に何度も修正に来て もらう手間を減らせたという点で市民 サービスの向上になっている。 ・（通知文）ＰＰＣ用紙で42,000枚印刷 ・改ざん防止用紙を使用して通知文と補 通知文と補助券を改ざん防止用紙１枚に 大量の用紙の削減となり、効果は大き ・（補助券）色上質紙で２枚印刷 助券を１枚に纏めた。 纏めることによって通知文を印刷する予 い。 ・（説明文）ＰＰＣ用紙で42,000枚印刷 定であった42,000枚分のＰＰＣ用紙の経 ※バスカード購入補助券送付対象者 約 費を削減する事ができた。 42,000名 15/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 60 61 62 63 64 区分 個人 個人 標 題 予算科目及び事業ごと の予算差引簿の作成 広報紙の「１面記事・ 特集記事希望調査」の 実施 個人 マイ保育所事業の開始 グループ 出納閉鎖期間における 保育所保育料事務のマ ニュアル作成 グループ 保育料納入通知書・督 促状の封入・封緘に係 るマニュアルの作成 現 状 改 善 策 環境政策担当では、大きく４事業、さら にそれぞれの中で複数事業を実施してい る。 同じ予算科目について、複数事業に使用 しているため、決算額算出の際に、どの 事業にいくら使ったのかを財務会計シス テムから歳出予算差引簿を見て庶務担当 者が手作業で振り分けなければならな かった。 またその際に事業担当者に聞かなければ わからない、事業担当者がどれがどの事 業目的かを忘れてしまうなど、庶務担当 者の手間がかかってしまう問題があっ た。 予算科目ごと、さらに事業ごとに項目を 分けた差引簿（エクセル）を作成し、各 事業担当者が物品購入その他支出がある たびに、支出日、支出内容を入力、そし て該当事業の欄に支出金額を入力するよ うにした。 また、入力されたデータから、各予算科 目、各事業についての支出合計額を自動 的に算出し、ひとつの表にまとめるよう にした。 広報紙は月２回発行であるため、制作ス ケジュールが非常に短い 特に１面記事は作成に時間がかかり、他 の記事と同じ日程では余裕を持って制 作・校正ができないこともあった 特集記事については年度末に次年度の掲 載希望調査を行っていたが取りまとめに 留まり、十分に機能していなかった 平成26年度末実施分の特集記事の掲載希 望調査の照会内容を見直した 特集記事と合わせて１面記事の掲載希望 も募ることとした 調査時に特集記事と１面記事の違いの説 明、過去の掲載実績、他市の広報紙面の 例なども併せて送付し、記事掲載への意 識啓発を図った ・以前より、保育所（園）の園庭開放や ・新たに、登録カードを作り、妊婦や子 相談には誰でも行ける環境であったが、 育て家庭に身近な保育所をマイ保育所と 初めて来所するには、なかなか行きにく して登録してもらえるようにした。 いとの声があった。 ・出納閉鎖期間における保育所保育料の 収入額・調定額の確定事務を徴収担当、 還付担当が口頭で確認をとりながら、事 務を進捗させていた。 ・連携をとる担当者間で相互の事務内容 を完全に把握できていなかった。 ・納付書及び督促状の送付に際し、送付 前のチェック体制が確立していなかっ た。 （担当者の口頭での指示でチェックして いた） ・出納閉鎖期間の事務処理マニュアルを 作成し、担当者間でさらなる情報共有を 図った。 ・担当者間で相互の事務処理の内容を完 全に把握することができた。 効 果 ◎年度が終わった時点で、予算科目ご と、各事業ごとの決算額が自動的に計算 され、庶務担当の手間がほとんどかから なくなった。 改善前 平均30分/予算科目×20予算科目 ＝600分（事業担当者への確認に要する時 間含む） 改善後 １分 ◎手作業での振り分けをせずに済むた め、カウントの重複や漏れなどのミスが なくなった。 ◎年度途中にも、わざわざ財務会計シス テムから差引簿を見なくとも、誰もがよ り詳細なデータを瞬時に見られるように なり、予算の執行状況の確認が容易にで き、作業効率が上がった。 改善前 平均35秒/回×10回/日×250日＝ 87,500秒≒24時間 改善後 平均８秒/回×10回/日×250日＝ 20,000秒≒5.5時間（約77%削減） 掲載希望の提出件数が25年度は28件だっ たが26年度は40件に増加し、積極的な掲 載希望を受けることができた 大きく取り扱う記事を事前に把握できる ようになったことで、紙面調整がスムー ズになった １面記事の作成担当者が前倒しで作業で き、納得のいく紙面づくりにつなげられ た ・身近な保育所（園）をマイ保育所とし て登録してもらうことで、妊婦や保護者 に保育所（園）をより身近に感じてもら い、気軽に相談や遊びに行ける環境を整 備した。 ・情報共有によって、事務処理の効率化 を図ることができるようになった。 ・マニュアル作成によって、業務の情報 情報共有することで、作業効率が上が 共有が可能になった。 り、時間の短縮につながった。 ・担当者以外にも業務内容の理解が深 まった。 16/98 所属長の意見 賞 提案するシステム（エクセル）を各事業 担当者が使用することに要する時間と効 果とのバランスを考慮する必要はある が、各事業担当者が自身担当の日常の予 算管理を行うことが、最終的に庶務担当 への負担やミスを減らすことにつながる ものであり、事務の効率化に資するもの と考える。 努力賞 担当課の掲載希望を事前に把握すること により、余裕をもって紙面調整ができる ので、有効な提案である。 努力賞 近くの保育所等をマイ保育所に登録する ことで、相談しやすい環境を整備するこ とが出来た。 マニュアルを作成することにより、担当 者間の意思疎通が図れるとともに、ス ムーズに業務を遂行できるようになっ た。 マニュアルを作成することにより、誰が 担当となってもスムーズに業務を遂行で きるようになるとともに、今後の引き継 ぎに役立つと考える。 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 現 状 ◆当課は部の総務であり、当課単独の回 答のものや部とりまとめによる回答のも のがある ◆最近は部とりまとめによる回答を要す る照会が多数を占め、今までもフォルダ の整然整理等改 善に努めてきたが、様々な部署や関係 機関からの照会があり、進捗状況の把握 が中々難しい状 況であった 65 66 67 個人 グループ 個人 照会に対する回答状況 整理簿による回答事務 の適正管理 介護保険導入マニュア ルの作成 廃棄資材により受付 コーナーを作成してエ コ改善 改 善 策 次の項目の管理ができる回答状況整理簿 を作成し、事務の適正化を図る ◆依頼課、期限（回答期限、とりまとめ 期限）、表題、決裁区分（部長・課長） ◆回答状況（決裁中・済等）、部内回答 状況（要回答は黄色無字（期限日未回答 は赤色）、回答 ありで該当なしは無色○、回答ありで 提出資料ありは緑色○） ◆備考（進捗状況（供覧中等）、各課か らの連絡事項等） ◆整理簿は、回答期限順に並ぶように追 加する ◆フィルタ機能を利用し、シート状には 「回答状況【済】」以外を表示する 効 果 ◆回答期限順に並んでいるため、進捗状 況の把握や毎日の要回答文書の把握が容 易になった ◆決裁区分により決裁に要する時間等を 判断出来るようになり、最終リミットの 判断が容易に なった ◆回答状況により進捗状況を容易に確認 できるようになった ◆部内回答状況により、色・○か無字の 組み合わせで、進捗状況を容易に確認出 来るようになり 、期限に応じて適切に部内の連絡・調 整が取れるようになった ◆備考欄への記載や上記の進捗状況の確 認方法を採用したことにより、庶務担当 者が休暇をとる 際でも、回答状況整理簿を提出してお けば、引継者も容易に現在の状況が把握 でき、庶務担当 者が不在の都度、詳細な引継書等を作 成しなくても、回答事務を適切に遂行出 来るようになっ た 指定居宅サービス事業者等に対する指 介護保険導入マニュアルを作成した。 指定居宅サービス事業者等に対する指 導を行う上で介護保険制度の知識が必要 導を行う上で必要な介護保険制度の内容 であるが、介護保険法、介護保険法施行 について、異動等による新任職員が円滑 令、厚生労働省通知等、資料が多くある に学べるようになった。 中で、職員一人一人が効率的に情報を収 集することが困難であった。 ・執務室内には限られたスペースしかな ・廃棄する段ボールで立体的な収納棚を ・廃棄資材で作成したため、費用０で収 い。 設置し、受付文書コーナーを作る。 納棚が作成できた。 ・文書受付用机には受付に必要な備品が ・わずかではあるが、廃棄資材の量が減 乱雑に置かれている。 りエコが図れた。 ・上記備品は大きさの違う印鑑箱等があ ・立体的な収納棚に備品を収納できたこ り、平面上での整理には限界がある。 とで、作業スペースが広がり、受付業務 ・備品に塞がれ、受付机では受付処理は の時間が短縮さ しにくく、事務が非効率である。 れ、作業効率が向上した。 17/98 所属長の意見 賞 整理簿を作るという些細な工夫で、誰で も回答事務の進捗状況が確認でき、事務 の効率化及び適正化が向上していること から、評価できるものである。 努力賞 職員間の情報共有及びノウハウの伝達 等、業務を継続して実施するために効果 的な取組であり、改善効果は高いもので ある。 努力賞 エコの観点から廃材を再利用して事務作 業スペースの改善が図られた提案であ り、評価できるものである。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 68 69 70 71 区分 グループ 個人 標 題 民生委員・主任児童委 員活動報告書入力・報 告書作成作業の効率化 修理、改善個所公開に よる施設設備への関心 度アップ 個人 プールマット保護材の 改善 個人 早朝パート職員の雇用 見直し 現 状 改 善 策 ◆当課では民生委員・児童委員協議会の 事務局をしており、協議会の活動件数を 集計している ◆協議会は36校区に分かれており、民生 委員・児童委員毎に毎月36校区の活動件 数を報告書に基 づきエクセル入力している ◆エクセルには月別のシートを入力し、 全ての校区分入力後、月合計を年間シー トにコピーして いる ◆エクセルを利用し工夫に努めてきた が、統計で必要なものは年間の総合計だ けであり、校区合 計や月合計は必要ないにも関わらず、 シートは月別に分かれ、年間合計も職員 のコピー作業を しなければならず、事務が煩雑である とともに、複写漏れ等のミスの可能性が 懸念されていた 次の機能を持たせた活動報告入力・報告 書作成用エクセルを作成し、事務の効率 化を図る ◆入力は民生委員・児童委員毎に１シー トのみ ◆入力する箇所以外はセルを保護し、選 択できないようにし、エンターを押せば 次の入力箇所に 移動できる ◆報告書に合わせた小計欄を設け、報告 書の小計と照合出来る ◆１年間の合計はエクセルマクロを利用 し、ボタンを押せば大阪府報告用資料が 自動作成できる ※作成にあたっては、チーム内で十分内 容を精査しながら進める 従来は、修理や改善をしても、その場所 にかかわる児童や先生方の一部しか変化 があった事も壊れた事も修理完了した事 も知る事がなかった。 ・児童の施設設備への関心が低く感じら れた。 ・祖先生方も施設設備のどこに問題が発 生ししているか、又それがどのように改 善されたり、修理されたのか（難易度含 む）、すべてを把握するのは困難だっ た。 ・プールマットの端部には新品時、けが 防止のためのプラスチックカバーが付い ていた。しかし、経年で割れて、現在で はスポンジ製のコーナーパットを張り付 けて使用している。このコーナパートは 接着してもはがれやすく、劣化しやすい ため、１～２シーズンで新品に付け替え していた。また、コーナパットだけでは 端部を完全にカバーできないので危険で あった。 けがの恐 れからかプールマットは使用されず、見 学児童の椅子としてしか使われていな い。 平成26年度まで留守家庭児童会は、夏休 み等長期休業日の午前８時～９時の児童 受け入れの時間帯のみの早朝パート職員 を雇用していた。 ・修理前（改善前）と修理（改善後）を 写真に撮り、データとして残す。 ・１カ月単位で一覧表を作成（事務の先 生に協力してもらう）し、児童や先生 方、そして外部の方も必ず見る掲示板に 掲示する。 ・職員会議に於いて、作成した一覧表を もとに説明してもらう（教頭先生or事務 の先生）。 ・階段用ノンスリップを加工し貼付け 後、ブラインドリベットで固定する。 コーナパットでは露出する端部もある が、完全に覆うようにする。 材質が軟質塩ビなので、ウレタンスポン ジより耐久性が上がる。 効 果 ◆入力シートが民生委員用・児童委員用 の２種類であり、入力箇所の間違えにく い環境となった ◆エンターで次の入力箇所に自動的に移 動するため、入力作業の正確性及び作業 速度が向上し、 今までより作業時間１時間程度削減で きた（３時間程度→２時間程度） ◆報告書の様式に合わせた入力シートと し、小計欄等で効果的に照合が出来るた め、入力の正確 性が向上した ◆毎月正確に入力していれば、自動的に 年間合計資料を作成出来るようになった ため、資料作成 の正確性及び作成速度が向上した ◆チーム内で十分議論を進めながら取り 組んだため、作業方法の転換もスムーズ に行えた ◆職員がエクセルを作成したため、費用 ゼロで上記効果が実現できた ・児童達が今まで以上に『○○をしてく れてありがとう』という声をかけてくれ るようになった。 ・先生方も学校全体の修理・改善個所を 把握してもらえるようになり、難易度も 理解してもらえるようになった。 ・取扱いの不備による破損や故障が従来 の５０％以下になった。 所属長の意見 チーム内で問題点を十分精査し、事務の 改善を講じたことで、事務作業の正確性 及び作業速度が向上していることから、 評価できるものである。 努力賞 仕事の動機付けにもつながる報告であ り、非常に有用である。 この方法だと、端部を完全に覆うことが 安全性の向上や、費用対効果を踏まえた できるので、けがをすることがなくな 対応であり、非常に有用である。 る。 コーナーパットは外れやすいし、耐久性 が悪い。コーナーパットは１台当たり 1,000円程度、この方法は約800円かつ耐 久性も長いので、費用を4分の1～5分の1 に削減できた。 けがの恐れからプールマットの使用を躊 躇していたが、有効に活用できるように なった。 早朝パート職員による受け入れ体制を見 早朝パート24人分の勤務時間及び賃金等 事務処理の削減と職員管理の効率化につ 直し、原則アルバイト職員が午前８時か の管理業務を削減することができた。 ながる取組である。 ら対応するよう平成26年度より段階的に 変更し、平成27年４月アルバイト職員に よる対応に移行させた。 18/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 72 グループ 73 74 75 76 77 78 標 題 内線電話の契約見直し 個人 個別対応事務の一括処 理化 個人 アルバイト賃金執行に 伴うの基本資料書式の 作成・重複確認の徹底 個人 個人 個人 グループ 事務の効率化 議案書等のＨＰ掲載 選挙従事者管理システ ムの構築 こども達の人権を守る ために 現 状 改 善 策 効 果 従来の契約内容のまま、引き続き契約し 平成26年9月21日に電話の料金プランを精 平成25年度決裁額と平成26年度の決算見 ていた。 査し、より電話料が少なくなる契約内容 込額の比較 に変更した。 削減効果額 ▲1,827,665円 ・委託地域内にある集合住宅(直営収集) ・問い合わせ内容と回答の様式をFAXによ ・改善後は未返信の事業所のみ電話確認 の入居世帯数を確認するため、50戸以上 る一斉送信に変更、未返信の事業者のみ を行うことで、大幅な事務時間の短縮に の集合住宅管理者(30件)に対し、毎月電 電話をかけ確認を行う。 つながった。 話で問い合わせをして集計していた。 管理組合や管理会社のない住宅もあり、 度重なる留守によるかけ直し等、集計に 時間がかかっていた。 支出兼命令書を上司が確認する際、根拠 根拠確認資料の提出を再度調理員に周 誰もが内容（金額・勤務日数等）を、一 となる基本資料が担当者しか分からない 知・徹底した。 目瞭然に確認出来るようになった。 ものであった。 アルバイト賃金執行に伴うの基本資料書 作成時に主担・副担で確認することによ 間違いを見過ごしやすいような書式で 式を、誰が確認してもわかるように新た り、より確実に作成できた。 あった。 に作成した。 作成の際、主担一人で作成していた。 ・水・みどり室は、公園担当（本庁）と ・回答内容について、河川担当について ・上記のようなルール付けをすることに 河川担当（水道局）と執務室が離れてお は回答メールを一旦『照会文書（河川担 よって、照会文書の水・みどり室内のと り、庁内メールにおいても、①水・みど 当』に保存することにより（メールを自 りまとめがスムーズに行えた。また未回 り室・②水・みどり室（公園担当）・③ 動振り分けする）他のメールと区別して 答文書も常に把握でき、回答漏れを防 水・みどり室（河川担当）の3種類が有 いる。 ぎ、処理時間を短縮することができた。 り、文書処理が複雑化しています。 ・未処理の文書については、照会文書 照会文書の回答については、直接担当 （未回答）フォルダーに振り分け、文書 課への回答する場合と、部の総務担当課 処理状態が確認できるようにしている。 へ回答する場合があり、文書のとりまと めに時間を要する。 今まで、議案書等は市民情報コーナーに 議案書等を寝屋川市のＨＰに掲載するこ 市民は、情報コーナーに来庁しなければ 設置するのみで、市民が議案書を見る際 ととした。 議案書等を見ることができなかったが、 は来庁する必要があった。 ＨＰに掲載したことで、自宅等でも議案 書等を見ることができるようになり、市 民サービスの向上に繋がった。 現行システムは、データベースソフト エクセルでシステムを構築した。 投票事務従事者と開票事務従事者の （アクセス）で作成されており、投開票 投票事務従事者と開票事務従事者、そ データ入力を、短時間で行えるうえ、開 事務従事者を入力する。（データ入力作 れぞれの入力用エクセルを作成したこと 票事務従事者一覧表にも反映できるよう 業は、１人でしかできない） により、２名で並行作業が可能となっ に改善をしたため、二重入力の無駄を省 しかし、開票事務において、担当を割 た。 き、作業効率を図った。 り振っているにもかかわらず、開票事務 開票事務従事者一覧表を自動作成され また、最終的に開票事務従事者一覧表 従事者一覧表が自動作成されず、別途、 るように構築した。 をＰＤＦ出力することが可能となり、関 エクセルで、担当毎に職員名を入力して 選挙手当データ出力も可能。 係職員への配布用ファイルとして活用で 作成している。 きた。 また、選挙手当データ出力をしてい る。 ・こども達が、プール入水の為にお尻を ・近隣住宅から見えないように、シャ ・４５０cm×１８０cm＋３１０㎝×１８ 洗ったり、シャワーで全裸になる場所 ワーの場所を取り囲むようにカーテンを ０㎝のカーテンを張る場所が2か所あり、 が、近隣住宅から丸見えになり、人権が 張る。 市販品のカーテンを購入すると、安くて 守られていなかった。 も100㎝×１８０㎝が2枚で約5000円なの で、必要量を購入するとなると、費用は 約40000円となる。そこで、職員が布を持 ち寄り、元気アップ介護ポイント事業の 方にカーテン状に縫ってもらう。結果、 4000円の削減。 19/98 所属長の意見 賞 削減効果が期待できる見直しである。 特別賞 電話連絡は、担当者や管理者の不在が多 く、世帯数の把握に時間を要していた が、改善されて以後大幅に時間短縮が図 られた。事務の効率化に貢献する提案で ある。 努力賞 賃金の執行において、正確で確実な業務 の遂行を図ることができる。 特別賞 執務室の配置に課題が認められる水・み どり室にあって、職員が、室全体の到達 文書を実にうまく処理し、事務処理の効 率化を図っている。 努力賞 市民への情報公開が一層図られ、利便性 も向上した。 努力賞 選挙事務従事者は、投票事務と開票事務 を兼ねて行うケースが多く見られたた め、投開票事務従事者として、一括して 入力をしていたが、派遣職員等の活用も 多くなったことで、投票事務と開票事務 を個別に入力を行った方が、よりスムー 努力賞 ズ作業が行えるよう改善がされており、 実態に即した入力システムとなってい る。 社会福祉協議会の「元気アップ介護予防 ポイント」事業を活用し、予算を削減 し、こども達の人権を守る手作りカーテ ンを作ることができた。結果、地域の社 明の方とのつながりも深まり、保育所の ことを知ってもらうことができ。予算削 減以上の効果があった。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 現 状 年間８０件以上の補助金交付申請があ る。一連の事務作業は、交付状況一覧表 作成、統計表作成、事務処理（交付起 案、交付通知、確定起案、確定通知等） であり、またその作業は個別に事務処理 を行っていた。 79 80 81 グループ 個人 グループ 所有者不明猫避妊・去 勢手術費補助金 市民からの申請に対す る起案書等の作成管理 利用者がリラックスし て過ごせる環境づくり 改 善 策 〔システム化をはかる〕（エクセルによ る一元管理） 費用＝０円 作成時間＝約10時間 稼 動内容＝統計、申請から確定までを管理 メンテ＝関数(中級程度)、VBA（印刷実 行のみ） 〔統計〕各種統計を自由に出力（入力＝ 各種統計元データ、今後は年度比較も容 易になる） 〔事務作業の簡素化・正確性の向上〕 入力シートを作成しており、一件の申 請行為に対して、住所等の一連情報を入 力。各種帳票をボタン押下のみで出力。 また、当初に入力した内容に間違いなけ れば、以後には同データが出力されるた め、入力間違いはおこらない。なお、 コード管理しているので、各種作業は申 請コードを入力するのみで、後はボタン 操作で各種帳票が出力される。 効 果 〔１件あたりの作業所要時間〕 ◎一覧表入力 従来： ５分/件 ⇒ 現在：５分 ◎各種帳票出力 従来：１０分/件 ⇒ 現在：１分（帳票数＝６帳票） ◎統計作成 従来：６０分/作業⇒ 現在：１分/作業 《現状》 年間申請件数（H26実績82件）×１件当た り所用時間（H26実績65分）＝5,330分 （約89時間） 年間統計作成（H26実績 5件）×１件当た り所用時間（H26実績60分）＝ 300分 （約 5時間） 《改善後》 年間申請件数（H26実績82件）×１件当た り所用時間（H26実績11分）＝ 902分 （約15時間） 年間統計作成（H26実績 5件）×１件当た り所用時間（H26実績 1分）＝ 5分 （約 0.1時間） ・当課では、市民からの申請に対して、 ・エクセルで申請者の情報等を一度入力 ・１回の起案につき、約５分の時間短縮 それぞれに起案や通知を行う事務が複数 すれば、自動的に通知書等を作成できる ⇒年間約16時間半（５分×申請件数200件 ある。 シートを作成した（ごみ散乱防止ネット ＝1,000分）の事務時間が削減できた。 ・いくつかの事業では、申請者情報等を 配布事業）。 ・申請者の氏名等の入力ミスが解消でき 一度入力すれば、通知書等を自動で作成 た。 できる管理方法（エクセルによる）を とっているが、その都度手入力していた 事業もあった。 ・その方法では、毎回の起案に時間がか かり、保存ファイルも膨大な量になり、 管理が煩雑なうえ、入力ミスが生じてい た。 ・こどもセンター1階、子どもが自由にあ ・絵本コーナーのソファーの一部が老朽 ・今までは遠巻きにわが子を見ていたお そべるコーナー（ままごとコーナー、つ 化で破損が目立ち、新しいソフーを購 母さんがより近くでわが子を見守れるよ みきコーナー）は絨毯をひいており、大 入。その際、まだ使用可能なソファーを うになる。 人も子どもも絨毯にじかに座ってあそぶ ままごとコーナーとつみきコーナーのあ ・楽な姿勢で座れるため、リラックスし 状態であった。 いだに設置する事で、母親達がそのソ た表情で子どもに対応している。また、 ファーに座り楽な姿勢でわが子を見守れ お母さん同士の会話もよくみられるよう るようにした。 になる。 ・子どもとお母さんが並んで座る姿もよ く見られ、親子のリラックスにもなって いる。 20/98 所属長の意見 賞 慣例に従った業務を改善に向けて取組ん だ結果として、大幅に作業効率の向上が 出来た。更に他の業務にも早く取り掛か れ財政的にも削減が出来た。 努力賞 申請事務において、エクセルを活用した 管理手法に改めることにより、入力ミス の解消や作業の簡素化による時間短縮な どで事務効率のアップに繋がっており、 業務改善の効果は大きい。 努力賞 お母さん達が自然に関われる環境となっ ていてよい。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 82 個人 インターンシップ計画 表によるインターン シップ研修の実施 83 個人 受発件名簿データを利 用した回答文の作成シ ステム 84 個人 大阪府交付金の取扱方 法のマニュアル化 85 86 87 グループ 個人 個人 公募補助金申込セミ ナーの開催 源泉徴収内訳表につい て 開発事前協議に係るマ ニュアルの作成 現 状 ◆保健福祉部では、毎年のように10日間 程度インターンシップで学生を受けてい るが、部としての計画はなく、各課ごと に対応（１～２日）していた。 改 善 策 ◆総務担当課が中心となって、事前に担 当業務の計画を作成させ、部としての計 画表を作成した。 ◆『研修を担当する指導者の人材育成』 及び『学生に対する研修の充実』の観点 から、計画に基づいて、研修を実施する ようにした。 照会文書を受領した場合は、受発件名簿 受発件名簿のデータを引用し、「文書番 に必要事項を記載し、回答文書を作成し 号」、「宛先」、「件名」、「相手方の ている。 文書の日付」を自動で入力するシステム を作成した。 環境推進課の公害対策担当は、大阪府か ３つの交付金の全てについて処理マニュ ら３つの交付金を受領しているが、それ アルを作成した。 ぞれ取扱い方法が異なるため、処理の事 務について調べる時間が必要であった。 ・公募補助金申込件数が減少傾向にあっ ・応募を検討されている方が参加できる た。（平成25年度 30件、平成26年度 申込セミナーを開催した。 21件） ・公募補助金制度をパワーポイントを利 ・新規事業申込件数が減少傾向にあっ 用し、分かりやすく説明した。 た。（平成25年度 ９件、平成26年度 ・申込書の記載方法や留意点を説明し ６件） た。 ・申請書の書き方を理解されていない申 ・公開プレゼンテーションの留意点を説 込者が多かった。 明した。 ・公募補助金制度に対する質疑応答の時 間を設けた。 医師・歯科医師・薬剤師に業務をお願い している担当課（健康増進課・高齢介護 室・学務課）の支払額・源泉徴収額等の 内訳表を、各医師等に送付している。 内訳表を作成する際、各課が、会計室か ら「プルーフリスト」のコピーの提供を 受け、各医師等ごとに一つにまとまるよ う、【切り分けし、台紙に貼る】【新た に内訳表を作成する】などの作業をして おり、時間がかかっていた。 会計室・情報化推進課の協力を得て、健 康増進課・高齢介護室・学務課で調整の うえ、３課の当該データを一つのファイ ルに集約し、印刷できるようにした。 ・開発事前協議について、これまでは担 当者が前任の担当者から口頭で業務内容 を引き継いでおり、業務の根拠法や判断 基準等が明確になっておらず、また、担 当者以外の係員は業務を把握していな かった。 ・開発事前協議に係る根拠法や、対応の 基準を文書として明記し、誰が見ても分 かるようにマニュアル形式で業務内容を まとめた。また、作成したマニュアルを 室内で供覧し、情報共有した。 21/98 効 果 所属長の意見 賞 ◆計画に基づいた研修を実施できた。 ◆学生に対しても、研修計画及び研修内 容を初日に示すことができ、余裕をもっ て研修に臨める環境を提供できた。 ◆今年度、作成したことにより、次年度 以降の受け入れに際しても、保健福祉部 として系統性のある研修を実施できるよ うになった。また、次年度以降の研修計 画の立案に割く時間の削減が見込めた。 回答文書の作成に要する時間を短縮する ことができた。 短縮することができる時間（２分）×年 間平均文書作成件数（100件）＝200分 処理事務を調べるために要する時間を削 減することができた。 調べるために要する時間（２時間）×年 間処理件数（３件）＝６時間 ・申込団体数が増加…23団体（うち、新 規事業申込団体８件。申込後辞退２件含 む。） ・申込セミナーの参加団体13団体中、９ 団体が申込された。（新規事業申込団体 は６件） 部として研修内容を集約することによっ て、次年度以降の受入れに際しても、短 時間で研修計画を組むことができ、結果 として、今後の人件費の削減も期待で き、評価できる。 特別賞 「プルーフリスト」のデータを加工して いるため、確認等の手間が省略された。 一つのファイルに集約して出力されるた め、【切り分けし、台紙に貼る】【新た に内訳表を作成する】などの作業時間の 削減された。 ３課で一枚の書類に集約されたため、様 式が統一され、分かりやすくなった。 手作業で行っていた作業をデジタル化す ることにより、ミスを防ぐとともに、業 務が効率的になった。また、関係する３ 課で様式を統一することで、今まで以上 に分かりやすくなり、更なる効率化につ ながった。 努力賞 ・新任の担当者等がマニュアルを見るこ とで、前任者に確認することなく業務内 容を把握できるようになった。開発事前 協議担当者以外の職員においても、業務 内容が分かるようになり、当該業務担当 者が不在の場合でも対応が可能となっ た。 マニュアルを作成することにより、事 務の迅速化と不在時の円滑な対応につな がっているなど、事務の改善に寄与して いる。 努力賞 事務管理上大いに役立ち、書類の間違い が減少した。 時間の短縮により他の業務に取り掛かり やすくなり、今後の他の職員も円滑な業 務が遂行できる。 努力賞 努力賞 有効な制度活用に資する取組である。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 88 89 90 91 92 区分 グループ 個人 グループ 個人 個人 標 題 避難所開設・運営マ ニュアルの作成 委員会室内収納室の整 理 昼休憩時における電話 当番及び収納処理当番 の設置 常に決算状況が把握で きる台帳の作成 大阪府証紙買受申請書 の様式変更 現 状 ・避難所の開設にあたっては、これまで は行政が行っておりましたが、東日本大 震災や平成26年度10月に発生した台風19 号による避難所開設を受け、特に平日夜 間や土日に突発的な災害発生時には、迅 速な避難所開設や避難所の運営は市の担 当部局だけでは困難なことが判明した。 ・委員会室の収納室内に使用しなくなっ た事務机、ロッカー、応接セット等を入 れているため、収納室内には１／４程度 しか空きスペースがなく、本来収納すべ き委員会室の机やイス等が収納しにくく なっている。 昼休憩時に電話が鳴っても自席で食事 をしている職員が応対しており、応対職 員が休憩を取れない状態であった。ま た、自席で食事をする職員は毎回一緒で あり、一部の職員に負担がかかってい た。 一日の収納金についても職員の当番が なく、手の空いている職員が庁内のりそ な銀行に収納に行っていたが、職員が担 当業務に追われ収納が遅れたりすること があった。 ・当課(高架事業課)は、事業用地の取得 や建物補償関係事務事業が煩雑している ため、個々の地権者ファイル(紙ベース) を作成し、データ等の整理を行ってい る。 そのため、地権者ごとのデータは当該 ファイルを見ると把握でぎるが、全体的 な決算状況が把握できない。 ・旅券発給事務において、毎月大阪府証 紙を買受けする際、wordの府証紙買受申 請書・証紙売りさばき手数料請求書に買 受枚数・金額等を入力して作成してい た。 ・自分で計算してから枚数・金額・手数 料を入力するため、入力・計算を間違え る恐れがあった。 改 善 策 ・災害時の避難所対応に係る専門家（大 学教授）や関係機関を集め、寝屋川市防 災会議条例に基づき寝屋川市防災会議専 門委員会議を開催し、その中で避難所の 開設及び運営について協議・検討を行 い、マニュアルを作成した。 ・地域であらかじめ決めておくべき事項 や内容を記入ができるように、空欄方式 としたひな型を作成することによって、 より地域が取組みやすい方式を採用し た。 ・マニュアルは自主防災協議会に配布 し、地域によるマニュアル作成の支援を 行っている。 ・事務机等今後の使用見込がないものに ついては、庁内に引取り先を募って譲渡 （所管替え）した。 ・その他の不要物品についても整理を行 い、収納室内に３／４程度の空きスペー スを確保した。 昼休憩時の電話当番と収納処理を輪番 制で当番を決めた。 効 果 所属長の意見 ・市が避難所をすぐに開設できないよう な突発的な災害発生時にも、地域で避難 所を開設できるようになった。 ・避難所での生活ルール等を地域であら かじめ決めておくことができるため、避 難所生活等が円滑に運営できるように なった。 ・地域で避難所生活について考える機会 ができた。 ・地域と学校が避難所として小学校校舎 を使用する際に、どこまで校舎を使用で きるのか、鍵の保管をどうするのか決め ることができるようになった。 市民との協働、地域住民自らが考える 仕組みづくりを、簡素化しながら実施で きたことから、災害時の迅速かつ的確な 対応に寄与できる取組となった。 ・委員会室の机やイス等が収納しやすく なり、委員会室利用者の利便性が改善し た。 ・不要となった事務机等を譲渡すること により、有効活用することができた。 一定評価している。今後も引き続き、 遊休品やスペースの有効活用に努めて、 利用者等の利便性を向上を期待してい る。 賞 努力賞 努力賞 当番として業務に当たることにより、 職員への業務負担分散及び事務の効率 職員に平等に業務を割り振ることができ 化を図っている。 た。また、収納処理についても遅れるこ となく、適正に行うことができた。 努力賞 ・全体的な事業量や事業費を把握できる ・上司から決算状況等を質問されても、 用地買収後支払、税協議等の関係がある よう総括的な台帳を作成し、紙ベースで 時間短縮で応じることが可能となった。 ため、個々の状況を把握しやすくなっ 備え付けるようにした。 た。 努力賞 ・同申請書・請求書様式をexcelで作成し た。 ・申請書に買受日・買受枚数のみを入力 すると、申請書は証紙ごとの買受金額・ 合計額が計算されるように設定し、証紙 売りさばき手数料請求書にも申請書と同 じ買受日・買受枚数が入力され、手数料 額が計算されるようにした。 22/98 ・excelで自動計算した上で自分で検算す ることにより、入力間違い・計算間違い を防げるようになった。 ・申請書作成時間を短縮できた。 所要時間：10分→３分 削減時 間：７分×12か月＝84分 手作業でしていた事務を自動計算処理に 改善したことで、迅速性と確実性が増し ており、効率的な事務改善として評価で きる。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 93 94 95 96 区分 個人 個人 グループ グループ 標 題 郵便お知らせカードの 作成 差込文書用データ作成 におけるＥＵＣ機能と エクセル関数の活用 現 状 改 善 策 果 所属長の意見 市民課の郵便は市民課総務担当でとりま とめて２時半過ぎに総務課へ提出しま す。 今年度より定期的に国民年金担当よりゆ うパックによる年金事務所への進達が始 まりましたが、現在の郵便入れにゆう パック（段ボール箱）を入れる余裕がな く、郵便の提出時間まで少し離れた場所 に保管しています。 ・年に一度行う未申告法人調査の文書作 成には、ワードの差込機能を使用してい る。その差込用のデータの収集を、手作 業で行っていた。 ・200件を超える法人に関して収集すべき データの項目が多いため、手作業では手 間がかかり文書送付の準備に時間を要し ていた。 郵便入れにお知らせカードを作り郵便物 その日に年金担当よりゆうパックの提出 新しい事務であるため、つい見落とし を入れるケースに挿し込むようにしまし があったか一目でわかり、提出の漏れが てしまいそうになるが、事務手続きを た。 なく適正に郵便物を総務課へ提出できる ルーティン化したことにより単純ミスを ようになりました。 減らせることから効果的な改善だと考え る。 高齢化の進行による認定審査件数の増 加に伴い、審査会の開催回数を増やす必 要があるが、それに見合う審査委員（特 に医師）確保は困難である。 １審査会（合議体）の委員定数は５ 人、開催には過半数の出席が必要。 委員の増員を一定数に抑えつつ、開催 回数を増やすため、同時開催する審査会 の出席人数を、各４名から、一方を４ 名、他方を３名とする。 片方を４名とするのは、他方が急な キャンセルで２名となった場合に対応す るため。 ※２名では審査できない。 ・ＥＵＣ機能（データ抽出機能）とエク ①改善を行ったことにより、速やかな文 業務の電子化は改善を進めるに当たって セル関数を使用できる部分に活用し、手 書作成が可能になった。 中核となる方法であり、同時に作業漏れ 作業の時間を短縮した。 データ完成までに要した時間 などのリスクも削減できるため、この提 【改善前】 約４日 案は非常に効果的である。例外事例にも 【改善後】 約２日 適切に対応できるよう、適切な運用に努 短縮できた時間 約２日 められたい。 また、手作業の時間を短縮したことで、 他の業務に充てられる時間が増えた。 円滑な認定審査会運営 のための取組 主治医意見書の不備削 減の取組(1) 効 要介護認定の審査・判定に必要な主治 医意見書の内容は、介護保険法によって 定められている。しかし、主治医から提 出される意見書には、記載もれ等の不備 が多数あり、問合せによる修正等が必要 なことから、審査事務が停滞する原因と なっている。特に病院勤務医作成の意見 書に記載もれが多い。 意見書の不備を減少させるための対応 として、 ・大阪府を通じて、大阪府医師会作成の 「主治医意見書記入要点」（コーチィン グ加工され長期使用が可能なもの）を入 手。 ・意見書作成依頼の多い医療機関（主に 病院）の医事課担当者に配布。 ・医師への作成依頼時に「記入要点」を 添付し注意喚起を促すよう依頼。 23/98 審査会開催回数は342回/年⇒376回/年 に増加。審査可能件数は１回あたり35件 で11,970件⇒13,160件に増加。委員は56 人⇒60人に増員 削減された予算 従来の運営形態で実 施した場合（必要な委員数は64人） 委員報酬 1回の開 催につき78,000円（４人）×376回＝ 29,328,000円 見直した結果（委員 数は60人） 委員報酬 1回の開 催につき78,000円（４人）×188回＝ 14,664,000円 〃 59,000円（３人）×188回＝ 11,092,000円 計 25,756,000円 平成26年度の意見書作成依頼件数は 11,592件。内、意見書の不備は約1割。現 時点で即効果を評価できるには至ってい ないが、意見書の精度向上に向けた医療 機関担当者の意識づけとなった。 賞 努力賞 努力賞 認定審査会の安定した開催や経費削減に つながるため、多大な効果を認める。 努力賞 意見書の不備を減少できる方策として は、効果があると考える。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 現 状 ・在所児の人数に見合う、玩具の数がな い。 ・指先を使って遊べる玩具の数が少な い。 ・購入すると高額になる。 97 98 グループ グループ 99 個人 100 個人 改 善 策 ・安全な材質の廃材を利用して、指先を 使える玩具を2種類作った。 ・複数のこどもが一緒に遊ぶ事が出来る ように、設置の幅を工夫した。 ・部屋の間仕切りの柵の間を利用して、 置き場所の幅を取らないように考えた。 乳児の指先を使って遊 ぶ遊具 子育て世帯臨時特例給 付金申請書の不備の把 握等の徹底 平成27年度においては、例年６月の間 に実施される児童手当現況届の受付と併 せて、約18,000件もの子育て世帯臨時特 例給付金の申請受付を行うこととなっ た。 この給付金の申請書は、振込先口座が わかる書類等添付書類が必要となる場合 もあり、この添付書類が不備の場合は、 追って必要書類を求めなければならな い。 事務を円滑に処理するために、以下の 方法により、不備書類の把握等の徹底を 図った。 ①窓口において書類の不備が確認され た場合は、「書類不備の案内」をカーボ ン紙を使い、複写式のものとし、１枚を 申請者に交付し、もう１枚をこども室の 控えとした。 ②また、書類不備のまま受取った申請 書に、不備の内容に応じた色別の付箋を 貼り、不備が解消されたら付箋を取り外 すこととした。 ・補助金制度等の変更を踏まえ、施設整 備の進め方(手引き)を改定した。 ・施設整備を実施する民間保育所に配布 し、活用してもらうようにした。 効 果 所属長の意見 ・透明なペットボトルを使う事で、中を こどもたちが、発達年齢に合った玩具 転がるボールが見え、興味を示す姿があ を、仲間と一緒に使える工夫がされてい り、もっと遊びたいという気持ちになっ ると思います。 ている。 ・柵の間を利用する事で、ちょっと触る だけでも花型ブロックがクルクル回り、 自分から人や物に向かう力がついてい く。 ・興味を持つ事で繰り返し遊び、指先の 力や目と手の協応の力がつく。 ・市販の玩具なら10000円×２程度の金額 になるが、1000円程度の予算で、複数個 作る事が出来る。 改善策の欄で記した①の方法により、 子育て臨時特例給付金の申請及び審査を 相手方に案内した内容が、こども室でも 短時間で行うことにより、市民サービス 把握することができ、電話等での問い合 に処することができた。 わせにも適切に対応することができた。 また、②の方法の通り、色別で管理を したことから、どのような内容で不備と なっているかが一目でわかるようになっ た。加えて、付箋が貼られている申請書 は不備があるということになるため、不 備がある申請書の数を容易に把握できる ようになった。 ・国庫補助金、府補助金を活用した施設 ・民間保育所から問い合わせに対する対 平成25年度にマニュアルを作成し事務の 整備を実施する民間保育所に対し、平成 応時間が大幅に削減できるようになっ 効率化を図ったものを、今回、制度変更 25年度に作成した冊子「施設整備の進め た。 に合わせ、さらに改善を加えたことによ 方(手引き)」を配布し、事務作業を進捗 ・民間保育所の円滑な事務執行につなが り、よりスムーズに業務を遂行すること させていた。 り、こども室の負担も軽減されるように ができた。 ・平成27年度に補助制度の変更があり、 なった。 施設整備の進め方(手引 補助金申請等の手続きに変更が生じてい き)の改訂 た。 ・厚生労働省等から通知文が発出され、 冊子に記載されていない事務作業の必要 性が生じていた。 ・冊子に記載されていない内容について は、口頭説明を行う必要があった。 ・各小中学校で購入した伝票処理時、債 ・共有のフォルダに一覧表を作成し、各 ・債権者への登録変更の問い合わせや、 各担当で情報を共有する手段として、課 権者情報が変更になるたびに、各担当ご 担当者ごとに確認して得た情報を入力す 契約課に業者登録内容について各担当者 の共有ドライブを活用するという有効な とに他課や債権者に確認を取る等作業の るようにした。 から確認の電話を重複してかけるという 方法を取り入れており、業務を円滑に進 債権者変更内容一覧表 重複がみられた。 時間的無駄を省けるだけでなく、業務に めることができるようになった。 の作成 対して連携が取れていない等の批判の発 今後は他の分野においても共有ドライブ 生を未然に防ぐ。 を有効に使うことができるように工夫し てもらいたい。 24/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 101 102 103 区分 個人 個人 グループ 標 題 事務文書データの整理 券種確認票の作成 共同募金たすけあい資 金給付管理の適正化 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 他課からの照会文書等を各担当者が処理 し、データ等も個人管理をしていたた め、担当者の異動があると過去の回答内 容や、回答するためのデータ処理をどの ようにしていたか、あいまいであった。 Zドライブ内に照会・回答フォルダを作成 し、年度・照会元で整理をすることによ り、過年度の同様の照会等を検索しやす くした。 各担当者には照会文書データへのショー トカットを伝え、照会文書データを探す 手間を省き、アクセスしやすくした。 Zドライブで照会文書の一括管理を行い、 前年度の経過などが一目で検索できるた 各担当者はZドライブで作業を行ってもら め、業務の効率アップにつながった。 うことにより、昨年度の回答内容等がわ かりやくすなり、また、照会があった場 合に昨年度の回答などを参考資料として 供覧に添付することで、その後の作業の 効率化を図ることができた。 講師謝礼や旅費など、りそな銀行出張所 にて、一度に複数の異なる金額の出金を しなければならない業務がある。 その際、金種ごとに、枚数及び金額をい くら出金したらよいか、担当によって 様々な方法で算出しており、また、簡単 な方法で算出できるアイテムがなかっ た。 それぞれの金額を入力すれば自動的に券 種ごとに必要枚数・金額を表示するExcel 表を作成（関数を利用）。 複数の異なる金額を所定のセルに入力し ていくと、自動的にそれに対する各金額 の各金種の必要枚数・金額が表示され、 金種ごとに各々合計される。 金額を入力するのに要する時間のみで作 業が完了するため、作業時間短縮。 また、一覧表にそれぞれの金種ごとの枚 数が表示されているので、金額ごとに封 入する際にもチェック用に活用できる。 教育指導課では多人数の報償費の支出 や、複数校の校外学習見学料など、金種 指定の現金取扱事務が煩雑であったが、 各担当が共有して使用でき、効率的に業 務を行うことができるようになった。 ◆当課では一定の基準を満たす市民を対 象に、共同募金たすけあい資金を給付し ている ◆共同募金たすけあい資金の給付は一生 に１回しか受けることができないため、 申請受付時には 過去の受給者でないかの確認をしなけ ればならないが、年度毎にシートが分か れているため、 確認作業が煩雑であり、かつ、確認漏 れが起きないか不安であった 次の機能を持たせたエクセルを作成し、 事務の効率化を図る ◆【検索シート】を新たに設け、今まで の全給付者データから検索に必要な項目 をコピーする ◆【給付作業シート】を新たに設け、給 付作業を行う際は、当該シートに給付者 名簿に残すべき 内容を入力した上で、当該情報から 【過去の受給チェック】を行える機能 ◆過去に給付を受けていないと判断でき たら、【給付確定】を行え、【給付確 定】を実行すると 、【当該年度の給付者名簿】と【検索 シート】に追記される機能 ※作成にあたっては、チーム内で十分内 容を精査しながら進める ◆過去の全給付者を検索シートにコピー したことで、システム化による自動検 索・手動検索とも に正確性と効率性が向上した ◆給付確定すると給付者名簿と検索シー トに自動更新されるため、事務作業が効 率化され、名簿 作成漏れ・検索シートへのコピー漏れ がなくなり、作業の正確性と効率性がさ らに向上した ◆チーム内で十分議論を進めながら取り 組んだため、作業方法の転換もスムーズ に行えた ◆職員がエクセルを構築したため、費用 ゼロで上記効果が実現できた チーム内で事務作業の問題点等を精査 し、改善策を講じたことで、事務の正確 性及び効率性が向上していることから、 評価できるものである。 25/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 104 105 区分 グループ 個人 標 題 民生委員・主任児童委 員協議会会計管理シス テム構築による効率化 民生委員関係の会議業 務のルール化 106 個人 種から栽培して植栽に よる、予算削減 107 個人 砂の再利用 現 状 ◆当課では民生委員・児童委員協議会の 事務局をしており、事務局の会計管理を している ◆歳入・歳出毎に慫慂書のみ作成できる エクセルで作業している ◆予算残高等は前回の慫慂書を毎回確認 して入力している ◆歳入・歳出の履歴を整理する仕組みが ないため、科目毎の差引簿や通帳残高と 照合するための 出納帳、決算資料は必要な都度、慫慂 書に基づき作成しなければならず、相当 な事務煩雑であ った ◆当課は、民生委員協議会（民生委員350 人の会議）の事務局として、役員会、理 事会、定例会の運営を支援している。 ◆事務局であるため、毎回、資料を作成 しているが、作成におけるマニュアルが ないため、統一性のない資料となってい る。 ◆また、資料の作成期限についても、会 議当日に配付することが習慣となってい ることから、決裁も直前となり、急な修 正等にも対応できないことがある。 ３駅の内、寝屋川市駅前と萱島駅前に関 しては、企業より提供による植栽、残り の、香里園駅前とイズミヤ前は、市の予 算を使用しての植栽を行ってます。 改 善 策 次の機能を持たせた会計管理用システム を作成し、事務の効率化を図る ◆メニュー画面は、予算・歳入・歳出・ 預り金入出金・各種統計ボタンで目的を 分かりやすく ◆当初に予算シートに入力し、後は、今 まで通り歳入・歳出作業をしていけば、 予算残高等の管 理が出来る ◆慫慂書の履歴を蓄積し、科目毎の差引 簿や出納帳、決算資料をいつでも瞬時に 作成出来る ◆エクセルを開いた際に、システム管理 上の通帳残高が表示する ◆エクセルを開いた際に、大阪府社協か ら委員に対しての給付金用等の預り金登 録があれば表示 する ※作成にあたっては、チーム内で十分内 容を精査しながら進める ◆役員会、理事会、定例会業務が円滑に 遂行できるように、それぞれの資料作成 までのタイムスケージュール表を作成し た。 ◆また、それぞれの会議録についても、 会議終了後10日間以内に作成することを ルール化した。 例：案件の集約…○日前まで、 担当係長調整…○日前まで、 決裁…○日前まで、 印刷及び配付…○日前まで、 会議録の作成…会議終了後○日以 内等 香里園駅前とイズミヤ前に関しては、職 員自ら種から発芽した苗を植え付けをし て、春・秋ともに168苗を植栽しました。 今後、もっと種からの植栽数を、増加し ていきます。 効 果 ◆今まで行っていた歳出・歳入・預り金 入出金作業をすれば、予算残高管理、差 引簿・出納帳・ 決算資料が自動的に作成され、作業効 率が飛躍的に向上した ◆預り金があれば、エクセルを開く都度 表示されるため、出金漏れ等を防ぎ、預 り金管理の適正 化が推進された ◆エクセルを開く都度、通帳残高確認画 面が表示されるため、日々、通帳を確認 する環境が構築 され、適切な会計管理への意識及び事 務作業の正確性が向上された ◆チーム内で十分議論を進めながら取り 組んだため、作業方法の転換もスムーズ に行えた ◆職員がシステムを構築したため、会計 管理システムを無償で取得でき、上記効 果が実現出来た ◆資料作成のスケジュールを作成したこ とにより、計画的な業務が可能となっ た。 資料作成にかける時間を短縮できた。 ◆早めに資料を作成したことにより、急 な差し替え、トラブルに対しても、落ち 着いて対応することができた。 ◆会議録を早めに作成することにより、 次の会議の準備が早めにできるように なった。 賞 チーム内で問題点を十分精査し、職員に よるシステム構築とういう改善にチャレ ンジし、結果、事務の効率性・正確性を 飛躍的に向上させ、さらに、適切な会計 管理への職員の意識向上にまで繋げられ ているものであり、評価できるものであ る。 努力賞 各種会議について一定のルールを設けた ことにより、効率的・効果的に事務作業 ができるようになった。一人一人が期限 を強く意識して、作業に取り組めてお り、評価できる内容である。 努力賞 ◇１か月あたりの削減時間 ２時間/人 年間の削減時間 ２時間×12か月＝24 時間 春・秋の植栽で掛かった金額 種からの発芽分 H26年度 10,373円 H27年度 30,844円 ⇒ 41,217円削減 (秋季実施予定含む) 予算と種から発芽分で、トータル 41,217 円削減する事が出来た。 水・みどり室（河川担当）では、水防対 水・みどり室（公園担当）では、公園内 休日でも業者に頼る事無く迅速に対応で 策として土嚢ステーションを各地に設置 の砂場の撤去や砂の入替えで、砂が出て きる様になる。 しているが、昨年日曜日に豪雨があり土 きます、その砂で、土嚢を作り予備とし 嚢不足になり、休日の業者に店をあけて て苗床（公園資料置場）に保管し、土嚢 もらい土嚢を用意した。 不足時に利用する。 26/98 所属長の意見 役所内の小スペースを活用してポット苗 を種から育て、植栽経費の節減を図って いる。また、職員にとっても、植物の成 長過程を把握して業務に活かしているほ か、植物への愛着を深める機会等となっ ている。 水・みどり室の河川担当及び公園担当の 連携強化と、職員の自発的な行動により 市民の安全・安心をより積極的に進める 取組を実施している。 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 108 個人 教室用エアコン『自 力』線上による経費削 減と教室内環境の維持 109 個人 掲示板の作成 110 個人 111 個人 112 グループ 113 グループ エアコンフィルター清 掃（電気代・ＣＯ2削 減） 学校環境・設備の改善 と経費の削減 ゴミの減少 障碍児のプライバ シー、生活の保障 現 状 改 善 策 各脅威室にエアコンが設置されてから３ ～４年経つと聞いているが、まだ一度も 解体洗浄されていない。その為、２つの 教室のエアコンが全く冷えなくなり、授 業にも大きな支障が出ていた。 ※本 来、エアコンは、最低でも２年に一度は 解体洗浄しないと冷えが悪くなり、ガス 消費も多くなる（数字で表すのは難し い）、又そのまま使用を続けると室外機 が故障し、10万円以上の修理費が必要と なる。 自分の過去の仕事の経験（電気・機械・ プラスチック・家庭用クーラー清掃業務 管理）を活用し、自分自身でエアコンの 解体・洗浄を実施した。結果、不備なく 完了した（２台共）。 ・屋外でのポスター等、掲示スペースが 少ない。 ・エアコンフィルターは年一度清掃され ているが、取り外した際にすごいほこり がフィルターに滞積している。 ・市販の掲示板は高価なので校長より依 頼があり製作した。 ・定期的に点検（年３～４回）を計画し 清掃する。 ㋐玄関トイレ窓より生徒がふざけて出入 りし窓ガラスが割れたり転倒する危険性 があり又前にある花壇の花等が踏み潰さ れる状態だった。 ㋑玄関前と体育館前の花壇に枯れている サツキの木が2,3本あり目立つ場所なので 見た目が良くなかった。 ㋒グランド競技用ネット(約幅1.5m)の脚 10本が錆びて折れてしまい生徒のクラブ 活動で使用出来ない状態だった。 ㋓教室用扇風機が10台故障していて使用 出来ない状態だった。 ㋔教室用クーラースイッチに保護カバー が無く生徒によるイタズラ等でスイッチ が故障したりクーラー電源が常に入って いる状態だった。 ㋕体育館前渡り廊下天井から多数雨漏り して雨の日は教職員や生徒の通行の妨げ になっていた。 ・おやつ時のプラゴミが大量で回収日ま でにあふれかえっていた ㋐玄関トイレの窓前に生け垣を製作し窓 を生け垣で覆い窓から出入り出来なくす る様にした。 ㋑学校設備の目立たない 場所に同じサツキの木が3本あり枯れたサ ツキの木の植え替え作業に使用した。 ㋒溶接するとかなりの費用と時間が必要 の為使用出来る箇所を加工しボルトナッ トで脚を巧みに固定した。 ㋓同じ型の扇風機同士の使用出来る部分 を交換し取付け作業(ハンダ付け作業等) を行い使用可能にした。 ㋔設備修理用の余った部材を使用しカ バーを巧みに製作し又カバーに鍵を取付 けてイタズラ等出来ないようにした。 ㋕抜本的工事を行うと膨大な費用と時間 が必要な為特殊なｳﾚﾀﾝ製補修剤で速やか に修理を行った ・4月当初、アルバイト職員より、全介助 児童(レット症候群 4年女子、日常的にけ いれん発作有)のおむつ交換の際、児童会 室が2階であるのに、冷暖房の無い3階教 室へ指導員がひとりで手を引いて上が り、交換を行わなければならず、不便で 不安であるとの相談に有った ・包装されているお菓子の大袋にまとめ て捨てるように心がける(子どもたちには “エコ袋”と伝える） ・カーテンレール(つり下げ式)を室内に 設置。 ・マットを敷き、着替え、おむつ交換ス ペースをつくった。 27/98 効 果 所属長の意見 ・エアコンが正常に冷えるようになり、 教室内環境（授業環境）が良好に維持で きた。 ・業者に依頼した場合、２台で６万円と なり、時期も９月後半という見積りだっ た。しかし、今回の自己洗浄により、洗 浄剤日1,400円のみとなり、58,600円削減 することができた。 ※予測だが、来年春までに各教室は洗浄 する必要がある。教室残り14室を業者に 依頼した場合、42万円必要。しかし、自 己洗浄で一月２台やった場合、1万円の経 費ですむため、41万円の削減となる。 ・市販の掲示板は高価であるが、材料費 のみで作成できた。 ・空気の吸い込み量が多くなった。 ・低電力でエアコンが運転できる（約２ ０％） ・電力単価で１kwhあたり27円の削減効果 があった。 ㋐窓から出入り出来なくして窓ガラス割 れる事や怪我する事が無くなり花壇も潰 されないのでガラス代金や植木代金約3万 円を削減出来た。 ㋑植え替えしたサツキの木が成木で見た 目も非常に良くなり植木代金3万円を削減 する事が出来た㋒グランド用ネットの脚 10本を修理して使用可能にし修理代金5万 円と修理時間を2分の1に削減出来た。 ㋓教室用扇風機5台が使用出来るようにな り、修理代金約2万円と修理時間を2分の1 に削減出来た㋔生徒によるイタズラ等や 電源が入りぱなし状態が無くなり修理代 金と電気代金約6万円削減出来た。 ㋕雨漏りが無くなり通行に支障をきたさ なくなり抜本的工事費用約15万円と修理 時間約48時間削減出来た。 本人のスキルをいかした事務改善であ り、費用対効果は大きい。 ・リサイクルやエコロジーの意識が子ど もたちに浸透し、ゴミの量が1／3程度減 少した ・当該児童がおむつに便をはさんだまま3 階まで移動する時間を短縮し、不快感と 職員の負担を軽減した。 ・他児に於いても下着の着替えをする場 所ができた。 エコと児童の生活習慣・マナーの向上に つながる取組である。 賞 努力賞 非常に高度な技術であり、有用である。 努力賞 計画的な取り組みは有用であり、節電に も効果的である。 努力賞 学校設備の改善と経費削減に貢献するも のであり有用である。 努力賞 努力賞 当該児童のみではなく、他児童の休息ス ペースの確保ができた有益な取組であ る。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 114 115 区分 グループ 個人 標 題 市民生活担当の釣銭の 管理強化策 供覧文書内容の把握の 容易化 116 個人 浄水機能停止に伴う施 設の電気料金見直し 117 個人 個人事業主の事業譲渡 に伴う入札参加資格の 継承に関するマニュア ル・様式の作成 現 状 ・市民生活担当窓口では、これまでにワ ンストップサービスを充実させてきてお り、他課所管の窓口業務等を行い、日々 多くの現金を取扱っています。そのた め、会計室に依頼して、毎日、釣銭など の現金を業務時間終了後に保管していた だき、翌日の9:00までに引き取る運用を 行ってきています。ところが、市民が来 庁され釣銭が必要になる時間帯が日に よって異なるため、よく現金を会計室に 預けたままにしてしまい、ご迷惑をかけ てしまっていました。 ・パスポート担当窓口では、パスポート の交付に必要な収入印紙・大阪府証紙を 保有・販売しており、多額の売上げや釣 銭と一緒に毎日保管していますが、平成 25年度まで戸籍担当所管であったことか ら、これらの収入印紙・大阪府証紙や現 金を戸籍担当の後ろにある大型金庫で保 管していました。 ・文書量が多いため、内容を把握した上 で処理（回答指示等）を行うのに時間が かかり、事務的な負担が大きくかかって いた。 ・文書によっては情報量が多く、重要な 情報を把握するのに時間がかかってい た。 生物処理施設は、香里浄水場の浄水処 理機能停止に伴い、電気使用量は大幅に 減りましたが、デマンド契約のため、毎 月の基本料金は、過去11ヶ月以内の最大 使用量で算出されるため、電気使用量が 少ない場合でも高額な基本料金となって います。 改 善 策 ・多額の現金を、市民課職員が鍵と暗証 番号を管理している大型金庫に保管して いるという管理体制では、現金の紛失等 があった場合に重大な管理責任が問われ ることとなるため、市民生活担当窓口分 とパスポート担当窓口分の現金を１つの 入れものに纏めて、業務終了後に会計室 に預けて、翌日引き取る運用に変えまし た。 ・担当者が供覧を行う前に、特に重要と 思われる箇所（会議の日時等）にマー カーを引くようにし、そのページにすぐ たどり着けるよう、付箋を活用するよう にした。 ・HPへのURLリンク等がある場合は、必要 に応じ出力の上、重要事項・業務に関係 のある箇所にマーカーを引き、付箋を活 用するようにした。 上記施設はこれまで高額な電気料金を 支払っていましたが、浄水機能停止によ り電気使用量を見直すべく関西電力㈱と 協議したところ、今後、使用する予定の ない電気機器の配線を物理的に切り離 し、使用不可能な措置を講ずることで毎 月の基本料金減額を実施できるとのこと であったため、電気機器の配線を切り離 す作業を実施したことにより基本料金を 減額したものです。 効 果 所属長の意見 ・パスポート担当窓口では、収入印紙・ 大阪府証紙を販売するために電子レジス ターを使用しており始業時までに釣銭を レジにセットしているため、毎日必ず 9:00までに会計室から現金を受け取るこ とができ適正な管理が徹底され、他課に もご迷惑をおかけすることがなくなって います。 ・多額の現金を市民課職員管理の金庫に 保管することがなくなり、現金紛失等の リスクをなくすことができています。 ・平成26年からパスポート担当が市民生 活担当と一緒になり、業務知識・体制の 相互共有を図ってきたところですが、今 回、業務終了時は市民生活窓口担当職員 が現金を取り纏め、始業時はパスポート 窓口担当職員が現金を引き取りに行くこ とによって、より円滑な業務運営ができ るようになりました。 パスポートと市民生活担当の現金を同 一で取り扱うことにより事務の効率化と ともに毎日の受け取りミスも減少させる ことができている。また、市民課全員が 開錠することができる金庫に預けるので はなく、会計室の金庫に一括して現金を 預けることで現金紛失や受け取りリスク も回避できており効果的な提案だと考え ている。 ・重要な情報が一目で判断できるように なったため、各自の１文書の内容把握に かかる時間が短縮された。 ・内容把握がスピーディに行えるように なったことで供覧の効率が上がった。 膨大な量の決済・供覧文書について、 マーカーや付箋等を活用して内容を把握 するための手がかりが示されることで、 特に係長等の役職者が全体の把握を比較 的容易にできる一助となっている。 努力賞 努力賞 香里浄水場浄水機能停止により、関連施 設の電気使用状況が変更となることに伴 い電気契約内容の見直しを実施し、ま 契約電力は基本料金であり、 た、契約の相手方である関西電力㈱と協 ８月請求分までの基本料金は、51ｋｗ 議を重ねるなどどの結果、協議が調い電 ×1360.8円／ｋｗ＝69,400.8円、 気基本料金の減額を実施できた。関西電 努力賞 ９月請求分より、基本料金は、５ｋｗ 気㈱との担当者協議では見直しに伴う条 ×1360.8円／ｋｗ＝6,804円 件面で厳しい要求等もあったが、双方の 話合いにより解決している。これによ 効果として、基本料金は、69,400.8円 り、年間751,152円もの削減効果があり評 － 6,804円 ＝ 62,596円／月 削減で 価できる。 きる予定です。 ・法人の代表者変更と異なり、個人事業 ・個人事業主の事業譲渡に伴う入札参加 ・どの事業者に対しても、またどの職員 登録業者に対して統一した対応をするこ 主の事業譲渡に伴う入札参加資格の継承 資格の継承を認める条件、必要な提出書 が対応しても統一した対応がとれるよう とは、契約課職員にとっては基本中の基 については、明確な取り決めがなかっ 類、提出様式等を取り決め、マニュアル になった。 本である。個人事業主の事業譲渡は、今 努力賞 た。 を作成した。 後増えていくことが明らかで、マニュア ルを作成して、それにあらかじめ対応で きたことは非常に重要である。 28/98 契約電力を、５１ｋｗから５ｋｗに変 更。 賞 平成27年度改善報告台帳 連番 118 119 区分 標 題 グループ 電子入札開札マニュア ルの作成 グループ 各ブロックに車両管理 者を設置、車両の情報 共有び管理 現 状 これまで電子入札システムの操作は、担 当者の経験によるところが大きく、開札 する際には、チェックリストがあったも のの操作マニュアルが一部作成されてい なかったため、事務の引継ぎ等に支障が あった。 ・車両及びタイヤチェック等は、運転日 報で各号車ごとに毎日行われている。 ・色、柄、生地が多種多様で、作業区 域、作業区分が明確でない。 120 グループ エプロンの改善につい て ・アレルギー食の種類が多い。 ・アナフィラキシーの児童がいる。 121 122 個人 個人 アレルギー対応 後援名義使用申請に係 る電子申請操作マニュ アルの作成、ホーム ページでの公開 123 個人 議会に係る進捗状況表 の作成 124 個人 書留等の読み取り ・平成26年４月より後援名義使用申請の 電子申請の受付を開始。 ・電子申請を検討中の申請者へは、窓口 や電話にて申請の流れを説明していた が、具体的なイメージが伝わりにくい。 ・電話で説明しながら、一緒に手続きを 完了するという事例もあった。 一議会に係る事務は、多岐にわたり、い つ、何をするか、何をしたかが分かりに くい状況にあった。 書留等が届いた場合、差出人と担当課を1 件ずつ手入力しており、毎日30分程か かっていた。 改 善 策 操作マニュアルにない部分について、 チェックリストの存在を前提に不足部分 と例外的な操作内容を記載して、チェッ クリストと一体となった操作マニュアル を作成した。 効 果 電子入札の操作のうち、ルーチン部分に ついてはチェックリストのみで操作がで きるが、例外的な事象が発生したとき に、操作マニュアルを参照することによ り、焦ってミスをすることがなくなり、 より安定的な電子入札の運用を図ること ができた。 ・各ブロックで車両の構造に詳しい者２ 日常の点検で車両の不具合を早期に発 ～３名を選出、車両の情報を一元管理す 見、該当車両の乗務員に指示指導を行 る。 い、修繕料の減額や事故防止につなが このことにより各車両の特性を把握し、 る。 不具合等があればその内容を乗務員に知 らせ共通認識とする。 ・作業区域ごとに、色、生地を統一す ・使用用途ごとのエプロン交換がスムー る。 ズに行なえ、時間短縮につながる。 ・エプロンに番号を記入する。 ・作業工程表とエプロン（種類、番号） ・作業区域や区分別にエプロン掛け を見れば、仕事内容が明確に把握でき （フック）を設置。 る。 フックにも番号を記入し、同じ番号の フックにエプロンを掛ける。 ・当日の順番の区分別にエプロンを使用 する。 ・アレルギー児童は、当日自分でアレル ・調理員、担任、本人それぞれが確認で ギー食を取りに来るように指導した。 き、間違えのないように提供している。 ・アナフィラキシーの児童には、名前入 りの専用のお盆を用意し、毎日返却して もらい洗浄消毒している。 ・誤って配色しないように「○年○組○ ○さん代替食はありません」のカードを 作った。 ・電子申請開始から問合せいただく事の ・操作マニュアルを利用しながら問合せ 多い内容を中心に、電子申請による手続 に応対することで、説明に要する時間を きの簡素化などの利用メリットを掲載し 削減することができている。 た電子申請操作マニュアルを作成。 ・また、口頭での説明だけでは、利用を ・マニュアルには実際の画面展開の画像 控えられる申請者もいたが、画面展開を を用いるなど、利用者に分かりやすいマ 用いた操作マニュアルを案内すること ニュアルになるよう工夫した。 で、電子申請の利用促進につながるとと もに、市民サービスの向上に寄与してい る。 一議会に係るＴＯＤＯを進捗表として記 今まで何をしたか。次は何をするのか、 載しておき、その事務を行う度に、日付 がはっきり分かるようになり、議会担当 を記入することとした。 内でも情報共有できるものとなった。ま た、過去のＴＯＤＯを参考にすること で、当該事務に係る準備も円滑に行うこ とができるようになった。 バーコードリーダーを導入し、番号を読 入力時間が15分ほどに短縮された。 み取り、差出人の入力を省いた。 29/98 所属長の意見 賞 通常操作と例外操作について、参照する ものをうまく区分することにより、迅速 な処理と安定的な操作を両立させること ができている。 努力賞 クリーンセンターの業務において車両の 安全確認は必須であり、確実に行うもの である。自動車整備に精通した者が日常 の点検を行うことは、事故の未然防止に 直結する。 調理業務において、衛生管理は重要な事 項である。エプロンを改善することによ り、作業の効率化や作業内容の把握に効 果を発揮するする以外に、食中毒防止の 観点からも評価できる。 努力賞 努力賞 学校給食のアレルギー対応は関係者の情 報共有が最重要であり、視覚に訴える手 法は事故の防止に有効である。さらに安 全･安心な給食が提供できるよう努めてい 努力賞 ただきたい。 電子申請操作マニュアルを作成し、市の ホームページに公開したことにより、市 民の方の利便性が向上した。また、職員 については、市民の方にマニュアルを 使って説明することにより、担当者以外 の者も正確に説明することができるよう になっており評価できる。 努力賞 事務作業の漏れ防止につながり、的確な 業務遂行に寄与できる取組である。 努力賞 機器を活用することで大幅な時間短縮に つながり、事務の効率化に寄与してい る。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 125 区分 個人 標 題 投票環境の向上 選挙物品管理システム の再構築 126 個人 127 グループ こどもの安全の確保 128 グループ 職員公用名刺の仕様及 び発注方法の見直し 129 グループ 書架の貸出 130 グループ 音響設備の環境につい て 現 状 改 善 策 第36投票所 旧明徳小学校は、学校体育 館が投票所となっているが、閉校となっ てから長期間経過していることもあり、 体育館入口の階段と段差が急勾配のまま であって、車イス等の通行に支障があっ た。 選挙執行費で改修工事はできないため、 仮設スロープの設置が対応策となるが、 他所にない急勾配であるために選挙管理 委員会が保有するスロープでは段差の解 消はできない。また、対応可能な大型の スロープを購入するとしても、非常に高 価である。そのため現場においてレンタ ル介護用品の事業者とスロープの種類、 設置場所等、介助の検証を重ねて、レン タルスロープの設置と介助する人員の配 置を行った。 投票所保管物品管理簿（エクセル）お 投票所保管物品管理簿（エクセル）と よび、物品払出管理簿の複数の管理簿 選挙前日の物品払出管理簿を統合した選 で、重複する項目があり、情報の整合性 挙物品管理システムを構築した。 がとれていない。 効 果 体育館入口の段差が解消されて、車イス 利用者等の選挙人の利便が向上した。 また、購入せずにレンタルとしたことに よって、数十万円する費用の削減となっ た。 所属長の意見 投票しやすい環境づくりとして、投票所 のバリアフリーに取り組む中で、費用を 抑え、投票所の環境に応じた対策が進め られており、選挙人の利便性が向上して いる。 努力賞 投票所保管物品と選挙当日払出物品を 一元管理することで、投票事務従事者へ の情報提供だけではなく、適切な在庫管 理も可能となるなど、経費の節減や管理 上の省力化にも繋がる内容となってい る。 ・園舎の廊下と所庭の間に、コンクリー ・人工芝（90ｃｍ幅の25M 9800円）を購 ・コンクリートをはがす費用はないとの 安全面での改善だけでなく、見た目にも トむき出しの、斜面（役１M幅）があり、 入し、万能ボンド（980円）、危険なコン ことであった。今回の費用は人工芝9800 きれいで、保護者にも好評を得ていま そこでよくこども達が転び、けがをして クリート全体に張り付けた。 円×２巻とボンド980円×5本で済んでい す。とても良い提案だったと思います。 いた。掃除をこまめに行ってはいたが、 る。また、こども達がころぶことも少な 少し砂が上がると滑ってしまう現状が くなりまた、0歳児のこどもがはいはいし あった。 ても安心できるな場所となった。 ・職員公用名刺の事務を担当する当室 ・名刺の活用方法を検討し、名刺の裏面 ・約２週間掛かっていた作成期間を５日 利用者の意見も聞きながら常に見直すこ が、全職員の校正作業を行っていたた はあまり活用しないことや人事異動時は に大幅に短縮することができた。 とは大切である。また、本取組は財政 め、発注から納品まで約２週間掛かって 迅速な納品が求められていることを受 ・100枚当たりの単価を1,400円から740円 的、人的コストも削減されており評価で いた。 け、職員公用名刺の仕様や発注方法の見 に減らすことができた。 きる取組である。 ・表にニス加工、裏面にカラーで画像を 直しを行った。 掲載していたため、名刺100枚当たりの単 ・校正作業を無くした。 価が1,400円であった。 ・表面のニス加工を無くし、裏面をカ ラーから墨一色に変更した。 ・市民会館耐震補強工事のため東図書館 ・工事の及ばない場所を確保してもら ・東図書館にしか所蔵していない本を読 市民会館の耐震工事に伴う東図書館の休 が休館となり、約6万冊の書架が利用でき い、複本のあるものないものを分けて箱 みたいという、市民の要望を叶えること 館による市民サービスの一時的低下を少 なくなった。 詰めし、市民から予約が入った本は職員 ができるようになった。 なくする提案であり、これを図書館職員 が抜き取りに行き提供できるようにし 全員で実行したことを評価します。 た。 ・今まで使用していた風塵・雨よけカ ・新しい風塵・雨よけカバーを作り、設 ・新しいカバーを取っ手が持ちやすいよ 新しいカバーは持ち運びがしやすく、 バーが老朽化してきた。・音響設備を使 置した。・カバーの内側にCDやカセット うに作ったので、片手でも音響設備を運 CDやカセット置きもついていたり、アン 用する際に、CDやカセットテープなどの テープなどの音源やマイクし収納できる べるようになり、準備や片付けがしやす プとコンポを重ねて置けるので廊下のス 音源を周囲に置いてしまうため、邪魔に ようにした。 く短時間にできるようになった。・今ま ペースが広く使え、安全面にも優れてい なったり必要なときに出てこないことが で横並びに設置していたCDコンポとアン る。 ある。・音響設備が持つのに重さがある プを上下に重ねて置けるようにしたの ため、設置や片付けをする際に持ち運び で、廊下に置いても園児の動作を妨げな しづらい。 い。 30/98 賞 選挙物品管理システムを構築したこと で、一元管理が可能となり、投票事務従 事者への提供資料において、不整合が無 くなり、また、確認時間の無駄が減り、 効率良く管理ができるようになった。 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 131 132 133 区分 個人 グループ グループ 標 題 一年かけての庶務担当 引き継ぎ書の作成 口座振替依頼書の様式 変更 郵便物仕分け用ボック スの設置 現 状 人事異動が発令されたら、一週間程度 で急ぎ引き継ぎ書を作成しなければなら ない。日常的な業務もあるので、残業も 余儀なくされる。 後期高齢者医療保険料で使用している口 座振替依頼書について、 ・被保険者番号は通常８桁あるが、記入 欄が10桁あるため、記入の際に混乱が生 じていた。 ・振替登録（廃止）月が「○年○月」と いう形でしか記入できず、「何年度の第 何期の保険料から振替を開始（廃止）す るのか」がわかりにくかったため、寝屋 川市と金融機関との間で確認を取らねば ならないことがあった。 ・後期高齢担当から発送する郵便物は、 送付物によって、一般管理費から執行す るものと、徴収費から執行するものとが ある。 ・これまでは、発送する郵便物を１箇所 に集めておき、総務課に持参する直前 に、一般管理費執行分と徴収費執行分に 仕分けていた。 ・しかしこの方法だと、発送直前になっ てバタバタする上に、一度封入してしま うと内容物がわからなくなってしまうこ ともあり、確認に時間を要することも あった。 改 善 策 効 果 所属長の意見 庶務的な業務は毎年ほぼ同じ事の繰り 返しである。そこで、いつ人事異動に なっても良いように、引き継ぎ書一覧を デスクトップに貼りつけておき、月日ご とに業務を随時入力している。 その際なるべく詳しく、文書分類表に 基づき文書を収納しているファイル標題 名、保存しているデータのフォルダー名 や注意点などを記入している。 本算定関連の帳票を印刷する際に、口座 振替依頼書の様式を変更した。 ・被保険者番号記入欄を８桁にした。 ・振替登録（廃止）月欄に「○年○月」 だけではなく、「○年度○期」も記入で きるようにした。 ・随時記録していくので漏れ等がなくな 事務処理マニュアルにもなり、事務の引 る。 き継ぎする時間も短縮されると思われ ・残業時間の抑制につながる。 る。 ・異動の通知がきても気持ちに余裕がも てる。 ・自分自身が執行する業務の再確認にも なる。 ・郵便物を集めておくスペースに、「28 （一般管理費）」「29（徴収費）」を記 載した箱を用意した。 ・箱は色を分けて、遠くからでも一目で どの箱かわかるようにした。 ・郵便物を発送する担当者一人ひとり が、その内容物に応じて、それぞれの箱 に郵便物を仕分けて入れるようにした。 ・あらかじめ仕分けてあるため、発送直 前になって慌てて作業をすることがなく なった。 ・また、内容物を改めて確認する必要も なくなり、作業の効率化を図れた。 ・これまでは、郵便物がいっぱいになっ た時に、郵便物を集めておくスペースが 雑然としていたが、箱に入れるようにし たことで、常に整理整頓された状態を保 つことができるようになった。 31/98 賞 努力賞 ・被保険者番号の記入方法に関する問い 今年度は、担当者が半数入れ替わった状 合わせが減った。 況ですが、スムーズに執行できていま ・期別も併記することで、いつのどの保 す。 険料分から口座振替が開始（廃止）にな るのか、よりわかりやすくなった。 努力賞 窓口業務なども併せて行う中での郵便業 務のため、事前に仕訳されていることで かなりスムーズに最終確認ができるよう になっています。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 134 個人 ねやがわしの環境（環 境白書）の構成・掲載 内容の見直し 135 個人 光化学スモッグ発令時 の対応方法の共有 136 137 個人 個人 開発事業事前協議指導 事項の付与条件の明確 化 特別弔慰金の実績確認 現 状 改 善 策 毎年発行しているねやがわしの環境（環 境白書）は、市の環境計測データ等の統 計書という認識が強くあったため、次の 問題があった。 ◎問題１ 読みづらい 専門的なデータ等が本編に大量に掲載さ れており、専門的な知識を持たない市民 には読みづらいものであった。 ◎問題２ 読んでもらえない、市民の取 組につながらない 身近に感じる内容が少ないため、市民が なかなか読む気にならなかった。読んで もらえたとしても、市民の環境意識が高 まったり、何らかの取組につながるよう な内容が少なかった。 統計書のような役割だけでなく、より多 くの一般市民や事業者に読んでもらい、 環境意識の向上を図るとともに、日常の 活動の参考になるものにするため、次の ような改善を図った。 ◎改善策１ 読みやすくする 一般市民にわかりづらい専門的な内容の データ等を資料編としてまとめ、本編を 簡潔にした。 ◎改善策２ 興味が湧き、より実践的な ものにする 自主的に環境保全活動をおこなう市民団 体の取組を掲載した。 光化学スモッグ発令時の対応について は、環境推進課、危機管理室、資産活用 課の３課が共同することとしているが、 認識に齟齬があった。 開発事業事前協議申請書に対して行う指 導事項の回答について、これまでは指導 事項を付す場合の条件付けが曖昧である ことが多かったため、処理者によって回 答内容が異なる状態であり、処理の際に も判断に要する時間が多く必要であっ た。 ・平成27年４月１日から受付を開始した 「戦没者に係る特別弔慰金の請求」事務 について、前回（平成17年度）受給した 対象者氏名等の一覧を窓口にて照会する 必要がある。 ・一覧には約1,500名掲載があり、紙媒体 にて検索するのは困難であり、大阪府か らいただいたエクセルデータにて検索が 必要であった。 ・対応方法について３課共有のマニュア ルを作成した。 ・作成したマニュアルを他課に通知し、 マニュアルを共有した。 指導事項を付す場合の条件付けを明確に し、まとめた。 ・エクセルデータを基幹系システムのパ ソコンにて管理し（インターネットが接 続されていないもの）３つの窓口に設置 したパソコンのどこからでも確認できる ようにした。 ・検索方法として、生年月日を加工し て、７桁の数字を入力することで検索で きるようにした。 （例：昭和20年11月22日 ⇒ 3201122 ※先頭の数字は、明治：１、大正：２、 昭和：３） 32/98 効 果 ◎改善策１の効果 改善前（平成25年度 版） 本編132ページ 資料編６ページ 改善後（平成26年度 版） 本編 80ページ 資料編66ページ ⇒本編ページ数40％程 度削減＝市民が読みやすくなった ◎改善策２の効果 市民団体の活動に興味を持った市民が同 様の取組をしたり、市民団体の存在を知 り、市民団体への参加を検討する機会に なる。掲載された市民団体のさらなる活 動意欲にもつながる。 また、市民団体の活動は身近な内容であ り、冊子全体がより市民に親しみやすい ものになる。 改善後⇒ホームページ閲覧数2.8倍（平成 26年度版・平成25年度版それぞれのホー ムページ掲載月におけるアクセス数を比 較） ＝読んでもらえる・実践してもらえる・ 環境意識の向上 対応方法の認識の齟齬により生じた時間 のロスを削減することができた。 認識の齟齬により生じる時間のロス（10 分）×年間平均発令件数10件＝100分 処理者が異なる場合でも（新人等でも） 一貫した回答を行うことができるように なった。 また、条件付けを明確化し、まとめたこ とによって、素早く指導事項を判断でき るようになり、処理にかかる時間が半減 した。 ・窓口で前回受付状況を確認する際、窓 口のパソコンで生年月日から検索できる ことで、検索の手間が軽減された。 ⇒受付が月200件程度であり、紙媒体での 検索であれば約５分所要であるところ が、約10秒で検索可能であり、月単位で 16時間の時間短縮が可能となった。 所属長の意見 賞 行政からの情報発信の一つでもあり、担 当課としても大切な資料をより多くの市 民の方々にお知らせすることができた。 また今後の市民の取組につながる啓発効 果があると思われる。 努力賞 情報の共有また業務の簡素化に貢献が出 来た。 事務の簡素化を目指した業務によって、 作業効率の向上が図れ、また、未然にト ラブルの回避も行われ、一定の成果が見 られた。 努力賞 努力賞 戦没者に係る特別弔慰金の請求事務 （10年に1度実施、対象者：約1,500名)に ついて、生年月日による検索システムを 構築することにより検索に要する時間が 短縮され、大幅な事務の効率化を図るこ とができた。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 138 個人 障害年金の所得状況調 査事務の改善 139 グループ 焼却施設の維持管理に 係る取り組み 140 141 142 グループ 個人 グループ 火葬執行簿（紙台帳５ ９冊）のデータ化によ る火葬済証明交付事務 の効率化 宅ふぁいるメールの活 用 気象情報知識の向上 現 状 ・障害年金を受給している方のうち、毎 年所得状況を報告しなければならない方 に対し、７月末の締切時点で未報告の方 に催促の通知を送付している。 ・平成27年度の送付件数は145件であり、 前年度までは、住所を封筒に記入し、書 類には個人情報を記載せずに共通の文書 を送付していた。 ・送付の際には、一覧表を作成し、封筒 に住所、氏名を手書きしていた。 焼却炉の修理・修繕等で発生した廃材を 処分していた。 ・火葬済証明交付のため、死亡者の住 所、氏名、本籍、火葬年月日、死亡年月 日の聞き取り ・平成２２年１月～昭和２９年１０月ま での火葬済証明交付については、該当年 月の火葬執行簿（紙ベースの台帳で５９ 冊保管）をロッカーより取出し、申請の あった該当者（死亡者）の確認 ・申請者に火葬済証明交付申請書を記載 ・火葬済証明交付の為、決裁伺 ・火葬済証明の交付処理 ･毎年他市から予算書・決算書・事業年報 をメールで送信希望する市があるが本市 では4.5MBの容量しかメール送信できない 為決算書や事業年報は4.5MB以上ある為分 割で送信したりしているが、受け取り手 の他市が4.5MB以下の受信しかできない事 が多く分割すると何度もメールをしなけ ればいけなかった。 ･メールする元の文書も相手が受信できる 容量に分割する手間もかかっていた。 （分割する場所によってはわかりにくく なる） ･事業年報はホームページで掲載している が予算書・決算書は掲載していない。 昨今の気象に関して、雨量予測や台風の 進路などに関して、危機管理室職員が一 定の知識と経験で他課室からの問い合わ せに回答している。 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・データ作成した未提出者一覧表を基 に、文書を差し込み印刷し、窓空き封筒 にて送付した。 ・送付文書には、対象者の住所、氏名、 基礎年金番号を記載した。 ・差し込み印刷したことにより、発送準 備が大幅に短縮できた。 150件の発送に所要した時間：約12時間 ⇒ ２時間（印刷・封入） 廃材を使い、配管のピンホールやコンベ アの腐食による穴開きといった軽微な修 繕に利用した。 ・火葬執行簿（紙ベース）から追加処理 用データ作成（エクセルで処理） （H19、20年度データ作成中、データ が多量の為直近年度から遡って処理を進 める） ・現在動作中の火葬簿システムデータ ベースへの追加処理 （H21年4月～H22年1月末分まで処理 済） ・火葬簿システム（エクセルベース）の ＶＢＡ等修正箇所確認済 （死亡年月日の入力欄追加及び更新 処理） ・宅ふぁいるメール便を使用したとこ ろ、容量を気にせずメールでき、受取相 手が受け取ったか等の内容確認もできる ので誤送信していないか確認ができる。 ・宅ふぁいるメールは庁内パソコンにイ ンストールする為の申請書は情報化推進 室では不用なので、課のZかYドライブ等 で保存しておくと課内で共有できる。 廃材を活用することにより、修繕に要す 廃材の有効活用と経費削減が図られた。 る原材料費を削減することができた。 年間５万円（見込み） ・該当者の確認処理時間の短縮 永年保存するくらい大切なデータであ ・火葬済証明交付時間の短縮 るがペーパーでの管理しかできていない という課題があった。窓口での確認も年 度ごとの冊子で行わなければならず、 データ管理することのメリットは大き く、市民生活担当の業務効率化に有効な 提案だと考える。 ・遠方の他市に郵送する場合は手元に届 くまで２．３日かかるのが解消される。 ・１冊（予算書・決算書・事業年報）郵 送するには定形外郵便で郵送する為400円 以上金額がかかってしまう。平成26年度 の郵送件数は年報２件・予算書１件、平 成27年度７月末現在では決算書２件。宅 ふぁいる便インストール後１件使用し、 400円分の予算削減。 メールを活用することで他市照会回答の 郵送料の削減を図ったもので、金額とし ては小さいが、そうした工夫の積み重ね が、大きな経費の削減につながるもので ある。 気象に関するシステムの提供を受けてい る株式会社ウェザーニューズによる研修 会を全庁的に行うことにより、全課所園 に公開している「水防体制支援サービ ス」という気象情報システムの使用方法 や気象に関する知識の向上を図る。 危機管理室に問い合わせることなく、雨 量予測や台風の進路予想などを確認する ことができるので、室課内での意思決定 に関する時間を短縮することができる。 災害時においては、過度な問合せへの 対応や情報の錯綜など、本来、優先的に 行うべき業務が遅滞する事態も生じてい たが、研修の実施を契機に、災害時の事 務の軽減に寄与できる取組であった。 33/98 障害年金にかかる所得未報告者に対す る催促通知の発送に関して、住所・氏名 の自動印刷、送付文書への対象者の住 所、氏名、基礎年金番号の追記など、 様々な工夫を重ねることにより、事務の ・送付文書に必要な情報を記載したこと 効率化が図られた。 で、来庁、電話問合わせ時に迅速に対応 できた。 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 143 区分 個人 標 題 学事事務におけるマ ニュアルの見直し 144 個人 起案文書へのページ番 号の追加 145 個人 参考資料の出どころの 記載 146 147 個人 個人 妊婦健康審査府外受診 申請書 会計処理の事務作業の 削減 現 状 小中学校の児童生徒の就学事務や転出入 の事務については、寝屋川市教育委員会 事務の補助執行に関する規則第２条の規 定に基づき、市民課及び市民センターで 対応してもらっている。 事務手続きに係るマニュアルはあるが、 古いマニュアルをそのまま使用していた り、様式が異なっていたりする例が見受 けられる。また、住民票の異動に伴う転 校手続きや、特に、本来の指定校とは異 なる学校へ就学を希望する「区域外・指 定外就学願書」の取扱いに関して、事務 取り扱いが徹底されておらず、トラブル が発生する恐れがあった。 起案文書には事案の根拠となるデータ等 参考資料を別紙として起案文書に添付す ることとなっている。 しかし、参考資料が膨大な量となると、 起案文書のどの部分にどの参考資料が必 要なのかを特定するのが困難となり、決 裁権者及び上司に起案の内容を正確に伝 えることに時間を要していた。また、引 継ぎの際にも前任者が起案の中で、どの 資料を参考にしているのかの判断に時間 を要していた。 起案文書には事案の根拠となるデータ等 参考資料を別紙として起案文書に添付す ることとなっている。 しかし、引継ぎの際、前任者が参考資料 をどこから入手しているのかの特定に時 間を要していた。 ・妊婦健康審査府外で受診をした妊婦 が、費用の助成を行う時に「申請用紙」 と「請求書」2枚記載していた。 ・申請用紙には、助成金額の記載がない ため、添付書類で金額の確認をしなけれ ばならなかったため、事務処理・決裁等 の確認にも時間を要した。 ・医療機関へ委託料を振り込む際、会計 室へ提出する書類の「支払い先の医療機 関一覧」と「債権内訳入力表（財務会計 処理一覧）」の医療機関の並びが一致し ていなかった。 ・支払先や金額の確認のため、読み合わ せ等をする際に、並べ替えをしてから読 み合わせ等をしていると、スムーズに作 業が進まず改善すべき課題であった。 ・また、誤って別の医療機関に入力して いることに気づくこともあった。 改 善 策 従来のマニュアルの内容を精査、見直 し、新しい様式や見本を多用した、具体 的かつわかりやすい事務手続きの流れに 添った手順を記載した新たなマニュアル を作成した。 マニュアルの配付時期も例年秋頃であっ たが、新しく配属された職員にも出来る だけ早く理解してもらうため、1学期終了 後の早い時期に改めた。 効 果 事務手続きにおける誤り、ミスの削減は もとより、書類の流れを理解することに よって、仕事の全体像を把握でき、市民 対応の円滑化と時間短縮になっている。 所属長の意見 賞 前例踏襲に依らず、課題を改善しするこ とで、事務手続き上の誤りを削減し、業 務を効率化できる改善策である。また、 マニュアルを見直すことで、業務を改め て見直すきっかけともなる取り組みであ る。 膨大な量の参考資料が添付されている起 決済に際して、その根拠をわかりやすく 案においても、根拠となるページが一目 理解できるように工夫しており評価でき でわかるようになったため、決裁権者及 る。 び上司に起案の内容を正確に伝えること がスムーズにできるようになった。 また、引継ぎの際にも起案の中で、どの 起案文書内の数字等が根拠となっている 資料を参考にしているのかの判断が容易 こともあったため、起案文書も含めて通 となり、事務の効率化軽減化ができた。 し番号をつけることで、スムーズに根拠 となっている箇所を探すことができるよ うに工夫した。 参考資料の出典等、出どころを参考デー 前年度の処理方法の確認にかかる時間が 簡易な工夫ではあるが、日々の事務処理 タに記載した。 削減され、事務の効率化、軽減化ができ においては大切なことであり評価でき 電子データにおいては、保存されている た。 る。 場所をフッター等に記載した。 努力賞 起案文書及び根拠となるデータ等参考資 料に通し番号でページ番号を追加した。 起案文書中の根拠のある数字や文章に は、該当する根拠資料のページ番号を記 載した。 ・題名を「申請及び請求」で様式変更を ・添付書類で確認することではなく、様 これまでの事務処理方法を見直し、より 行いかつ、様式の変更を行った。 式を変更することで、誰でもが、簡潔に 効率的な方法に変更したことで事務処理 金額の確認ができ事務の簡素化につな の改善につながったと評価します。 がった。 努力賞 努力賞 努力賞 ・「支払先の医療機関一覧」と「債権内 ・読み合わせ等の確認の際、作業の効率 これまでの事務処理方法を見直し、より 訳入力表の医療機関一覧」の並び順を合 化につながり、処理時間が約１／２に 効率的な方法に変更したことで事務処理 わせた。 なった。 の改善につながったと評価します。 ・振込先や金額の誤りの防止にもつな がった。 努力賞 ※請求書の枚数250枚／月 34/98 平成27年度改善報告台帳 連番 148 149 区分 グループ グループ 標 題 障害者歯科診療の確認 表の作成について 個別通知の形態を変更 して問い合わせや再発 行の件数を低減 現 状 ・障害者歯科診療で使用している歯科 チェアーは、平成10年から使用してお り、劣化が進むとともに修繕箇所も増加 している。 ・障害者歯科診療は、委託している歯科 医師会の歯科医師と非常勤の歯科衛生士 が診療業務を輪番制で行っており、毎回 の器具などの点検が疎かになっているこ とがあった。 その為、劣化以外に器具の破損や故障 を招くことがあった。 ・歯科医師会の歯科医師、非常勤の歯科 衛生士と調整をしながら、診療前と診療 後に器具などを適正に管理する確認表を 作成した。 平成26年10月より新たに導入された成 人用肺炎球菌ワクチンの個別通知につい て、10月初旬に対象者全員（約13,000 名）へはがきによる通知を行ったが、は がきに記載できる情報量の少なさ故、制 度そのものや取扱医療機関に関する問い 合わせが多数発生し、10月～12月上旬く らいまでの間は事務所全体がコールセン ターのような状態となり、予防接種担当 のみならず他担当の事務作業にも支障を きたすことがあった。 また、はがきを紛失した旨の問い合わ せも断続的に発生し、平成27年３月31ま での半年間で再発行数は計300枚以上に及 んだ。 ・個別通知を紛失しにくいよう、ハガキ から封書形式に変更した。 ・成人用肺炎球菌ワクチンの制度の概要 や、取扱医療機関等を明示した説明文を 同封することで、問い合わせを減らすよ うにした。 現在、複数回接種が必要な予防接種に ついては「今日打つのは何回目か？」を 保護者がチェックする欄が設けられてい る。 150 151 グループ 個人 予防接種予診票の接種 回数欄に区切り目をつ ける 係員の行動予定表の作 成 改 善 策 【図示】 □１回目 □２回目 □３回目 □追加 （上記のような欄に、それぞれの回数に 応じた□にチェックをしてもらう仕組 み。） 効 果 ・輪番制であっても、確認表を作成する ことで、器具などを適正に管理すること ができ、日常業務の不注意による器具の 破損や故障を防ぐことができる。 所属長の意見 障害者歯科診療所は、歯科医師・歯科衛 生士ともに輪番制で執務しており、各々 が適正と思われる方法で管理していた が、統一した管理方法を示すことで、診 療台等の適正な管理につなげることがで きたと評価します。 平成26年10月から、肺炎球菌ワクチンが 定期接種化され、平成30年度までの間経 過措置として接種対象者が５歳刻みとな り、市民への周知及び接種対象者を明確 にするための個別通知を実施したが、複 雑な制度であったことで問い合わせが殺 到したため、より市民への周知を丁寧に するため、今年度から制度の概要等の説 ・問い合わせの件数については、昨年度 明文もあわせて送付したことで、市民か に比べて大幅に低減したことを体感して らの問い合わせが減少したため、改善に いる。 つながったと評価します。 また、個別通知で制度を周知したこと で、接種前に書類のやり取りが必要な場 合においても問い合わせを頂く機会が増 え、結果として書類の遡り処理が減って いる。 それぞれの回数枠に区切り目を付け 一目で「左側の□がチェックする欄」 予防接種予診票の接種回数覧に各回ごと た。 というのが分かるようになったため、こ に区切りをつけたことで、記載間違い等 の形式の予診票が出回って以降は、現状 の減少につながったと評価します。 【図示】 に記載したようなチェックミスは発生し □１回目 □２回目 □３回目 □追 ていない。 加 ↓ ┌－－－－－－－－－－－－－－－－－ －┐ ｜□１回目｜□２回目｜□３回目｜□追 加｜ └－－－－－－－－－－－－－－－－－ －┘ 努力賞 ・個別通知の再発行数について 平成26年度：303通 平成27年度： 43通（４～７月） → 年推定：129通（改善前比：174通の削 減） また、再発行数が減ることで、ひいて は郵便料の削減にもつながる。 しかし、保護者が左側の□ではなく右 側の□にチェックをするケースが毎月10 件近く発生しており、それらについては 毎回接種歴を調べた上で医療機関に予診 票のチェックミスである旨連絡する必要 があった。 ・係員の業務の把握は日々の様子をみて ・職員それぞれの行動予定を２週間間隔 ・職員自身が業務の期限を意識し業務に 指示や助言をしていて、書面やデータで でだしてもらうことにした。 取り組むことにつながった。 は把握していなかった。 ・係長としてはそれぞれの行動予定と業 務内容を把握しやすくなり、適時、指示 助言できるようになった。 35/98 賞 担当者の業務計画を明確にし、仕事の期 限等担当者と情報共有をおこなえるよう に改善したことで、効率的かつ効果的な 業務の実施につなげられたと評価しま す。 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 152 153 154 155 区分 グループ グループ グループ 個人 標 題 会場予約管理簿の作成 と共有化 職場の整理 決算額集計データフォ ルダの整理 文書ファイル（新公会 計財務書類）の整理 現 状 ・職員研修や健康診断等の会場として、 職員会館等を利用する場合、担当ごとに 会場を予約していた。 ・予約しようとした際、既に人事室の別 担当が予約済みで、使用できないことが あった。 ・他課から会場調整の相談を受けたとき に、どの担当がどういった利用目的で予 約しているかを確認しなければならな かった。 多くの書類、物品等を職員同士の間に長 机を置き、その上で管理しているものが 多くあった。 長机分のスペースが広く、窮屈な状態で 業務を行っていた。また、並べているキ ングファイルなどが倒れたりし、それを 直したり、書類を探す際に余計な手間が かかっていた。 地方財政状況調査で使用する決算額に ついては、目毎にエクセルファイルが一 つずつあり、これらに入力したものを別 の集計用のエクセルファイルに集約して 算出している。目毎のエクセルファイル と集計用のエクセルファイルはそれぞれ 別のフォルダに格納されている。 例年、前年度のフォルダを複製して更 新作業をしているが、目毎と集計ファイ ルが別々のフォルダに格納されているこ とからリンクが自動更新されず、手作業 によるリンク更新をしていた。 ・これまで、新公会計財務書類の文書 ファイルについて、財務書類作成に係る バックデータや府照会文書等を一つの文 書ファイルに綴じていた。 ・平成28年度決算より新たに統一的な基 準による財務書類の作成が予定されてお り、平成26年度からは、統一的な基準に 関連した府からの通知や研修等の資料が 大幅に増加したものの、現行モデルの財 務書類作成に係るバックデータや府照会 文書等と同一のファイルに綴じていたた め、必要とする文書を探す際に時間がか かっていた。 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・エクセルで会場予約管理簿を作成し、 ・会場の予約や他課への対応をスムーズ 予約状況を一覧化したことにより、事務 共有ドライブに保存することで、会場の に行えるようになった。 の効率化が図られた。 予約状況を確認できるようにした。 ・会場の予約漏れを防ぐことにもつな がった。 努力賞 キャビネットを整理・整頓し、長机等に 職場が大幅に広くなり、風通しのよい職 職場環境が改善し、業務の効率化が図ら おいていた書類、物品などを収納した。 場となった。また、職員同士の距離も近 れた。 いらなくなった長机は廃棄した。 くなり連携が取りやすくなった。わかり やすく整理することによって書類を探す 手間等がなくなった。 目ごとの個別のエクセルファイルと、 集計用のエクセルファイルを同一のフォ ルダに格納し、整理した。次年度以降は 当該フォルダを複製するだけでリンクも 一括して更新されるようになった。 ・新公会計財務書類の文書ファイルを２ ファイルに分け、一つは統一的な基準に 関連する通知や研修資料等の文書専用の ファイルとし、それ以外の現行モデルの 財務書類作成に係るバックデータ等は別 のファイルに綴じることとした。 ・データ保存についても、これまで年度 別のフォルダのみであったものを、統一 的な基準に関連したものは別のフォルダ で保存することとした。 36/98 次年度以降のリンク更新にかかる事務 作業軽減と集計ミスの防止につながる取 の軽減を図ることができた。 組であると考える。今後においても効率 的かつ適正な事務の執行に努めて欲し 【H26決算時のリンク更新作業量】 い。 集計ファイル ２３ 総リンク数 ２７０ 作業時間 ３時間程度 ・用途の違う資料を別ファイルに分けて 保管することで、必要とする資料をすぐ に探すことができ、事務の効率化につな がった。 ファイル内の文書の検索に要する時間 （年間） （改善前） 60秒×７回（月平均）× 12ヶ月＝5,040秒 （改善後） 20秒×７回（月平均）× 12ヶ月＝1,680秒 （削減時間数）5,040秒－1,680秒＝3,360 秒→56分 努力賞 努力賞 文書の整理と適正な管理により、検索性 を高め事務効率を上げる取組と考える。 今後も、効率的な事務執行に取り組んで 欲しい。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 156 157 158 159 区分 グループ 個人 個人 個人 標 題 財源充当表作成マニュ アルの整備（加筆・修 正） スケジュールの周知徹 底 証慿書の重点チェック 事項 備品ラベル印刷マニュ アルの作成 現 状 ・予算編成時、歳出予算に充当されてい る歳入予算が何か、あるいは歳入予算が どの歳出予算に充当されているのかを確 認する必要が生じることがある。 ・財源充当表ファイルについては、作成 マニュアルがあったものの、作成手順が 複雑で作成できる者が限られており、か つ作成していない年もあったため、その 際は各自予算見積書に記載されている充 当先コードから１件ずつ確認する等して いた。 現在行っている連立事業において工程管 理が大変重要となる。現在だけでなく先 のことも見据えて業務を行う必要がある が事業に関する契約や府との協議日等の 重要事項がある日を高架事業課内で共有 ができていなかった。 各担当課から提出された証慿書の審査を 会計室で行っているが、支払先誤りや、 決裁日の記入漏れ、最終決裁者の決裁印 漏れ、支払指定日の誤りなど、提出前に 再度チェックをすればミスを防げるよう な事項の誤りが多く、その度に担当課に 電話し、不備の訂正を行ってもらう必要 があり、支払先誤りや最終決裁者の印漏 れなどは、一度担当課へ書類を持ち帰る ことになるため、再提出が後日となり、 支払が遅れるなどの事態となっていた。 会計室では備品に関する業務（備品の登 録・重要物品の増減のとりまとめ・備品 ラベルの印刷等）があるが、これらの業 務は頻繁に行う業務ではないため、前任 者から教えてもらいながら覚えるのでは なく、ほとんどがマニュアルを見て行っ ている。 今年度、備品ラベルを印刷してほしいと 担当課から依頼があり、昨年度も印刷し たことがなく、やり方を知っていた人も 退職していないため、マニュアルを見て やろうと思ったが、マニュアルもないと いう状況だった。 マニュアルもなく、知っている人もいな いなか、財務会計システムの備品ラベル 印字という項目から手さぐりでやってみ て、何とか印刷はできたが、時間がか かってしまった。 改 善 策 ・財源充当表ファイルの作成マニュアル を見直し、いつでもだれでも作成できる ように加筆・修正を行った。 ・財源充当ファイルを活用することによ り、歳入予算と歳出予算との関連性を一 目で確認できるようになった。 効 果 ・財源充当ファイルを作成する時間 … 約20分① ・財源充当ファイルを作成していない場 合、予算見積書の充当先コードから確認 する時間 … 1.5分×12部局×10件＝180分② ※予算編成期間中、１部局あたり平均 10件検索すると想定 財源充当ファイルを活用した場合、②-① ＝160分の時間削減 誰もが見やすい壁面に６ヶ月間のカレン 改善策により各担当者が現在どの目標に ダーを貼り、事業に関する契約や府との 向かい業務を行っているかを把握できる 協議日等の重要な事項が存する日を強調 ことができた。そのことにより課内で一 させて課内周知を行った。 致団結し事業推進へ向けるべく士気が高 まった。 所属長の意見 歳入の充当先の確認が効率化され、当初 予算編成時の繁忙期であっても事務の適 正な執行につながる取組であり、予算審 議においても活用できるものである。 今後も適正かつ効率的な事務執行と、マ ニュアルの整備による情報の共有に努め てほしい。 用地買収の契約日や前払い金、後払い 金等長期日程の入ったカレンダー設置に より、現場と事務方の共通認識がと、事 務の簡素化につながった。 あまり多くの事項の再チェックを求める とチェックが疎かとなり逆効果になるこ とも考えられるため、上記の４事項のみ をリスト化し、担当課から会計室に証慿 書を提出する前に、最低限、この４事項 については再度チェックのうえ提出して もらうことにした。 再チェックリストに掲げた４事項につい 承認します。 てはミスが減少したことで審査業務の効 率化が図れた。担当課においても、意識 の啓発と、誤りを訂正するために会計室 に足を運ぶ手間と時間の減少へとつなが り、支払が遅れることが少なくなった。 今後、備品ラベルを印刷する際に困らな いよう、実際の財務会計システムの画面 をコピーして手順を加えた「備品ラベル 印刷マニュアル」を作成した。 頻繁に依頼がある業務ではないため、日 了解です 常的な時間短縮ではないかもしれない。 しかし、今回やってみた中で、手順自体 は難しくないのに、手さぐりで試した時 間が無駄だと感じたので、手順がすぐに わかるマニュアルを作成しておけば、誰 かに聞く時間やわからずに悩む時間がか からなくなるため、将来的な時間短縮に 繋がると考える。 37/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 160 161 162 163 区分 個人 個人 個人 個人 標 題 データ入力時間の削減 総括表の特別徴収・普 通徴収の人数チェック リストの作成 法定資料による課税者 に対しての通知文書の 作成について 納税承継事務で使用す る死亡者一覧のデータ ベース化 現 状 改 善 策 ・未申告調査の返戻について、返戻者を 把握するとき、返戻された封筒を開封 し、封筒内の調査票を抜き出し宛名コー ドを調べ、宛名コードの入力により返戻 者の集計を行っていた。 ・未申告調査では、封筒の窓部分に調査 対象者の発送番号を付番しており、その 発送番号は別データで管理していること から、返戻封筒を開封し、封筒内の調査 票を取り出さなくても、発送番号を確認 することにより返戻者の把握ができる。 ・１月中に事業所から給与支払報告書及 総括表の特別徴収・普通徴収の人数 び総括表が提出され、市民税担当者にて チェックリストを作成した。 集計及び チェックを行うが、摘要や人数のチェッ クが誤っていないか基幹系システムに データとして 取込み後エラーリストにて再確認を行う が、当該エラーリストでチェックを漏ら してしまう ことがあった。 法定資料により課税するものに対しての 差し込み印刷で通知文を作成できるよう 通知文書を複写の用紙に手書きして作成 エクセルファイルを作成した。 していた。 手書きのため見た目も悪く、作成に時間 がかかっていた。 ・納税承継事務で使用する死亡者一覧の リストは情報化推進課に依頼して印刷し てもらう紙ベースのものを使用してい た。 ・死亡者の中で戸籍の公用請求を行う者 や相続人に通知を送る者は、総合住民情 報ソリューション（ミサリオ）における 各個人の賦課情報画面から必要なデータ (氏名、住所、死亡日、生年月日等)をコ ピー＆ペーストし、当該請求、又は通知 に必要なデータを作成していた。 ・情報化推進課に毎月作成してもらう賦 課異動のデータと当室が作成する死亡者 のデータを結合し、情報化推進課に紙 ベースでもらっていた死亡者一覧のリス トをデータベース化する。 ・死亡者の中で戸籍の公用請求を行う者 や相続人に通知を送る者は、上記で作成 したデータを使用する。 38/98 効 果 所属長の意見 ・封筒を開封する時間、封筒内の調査票 を取り出し宛名コードを確認する作業が 削減でき、返戻者の集計時間を半減でき た。 少しの工夫で業務時間が縮減できるとい う非常に効率的な改善であり、今後もこ のような工夫ができる業務について調 査・検討してもらいたい。 ・エラーリストはシステムの通常想定し た運用におけるチェックしかできない が、より適切 かつスムーズな運用を図るため、やり方 を工夫している部分についても今回作成 したチェック リストは間違いを発見できるようカバー できており、課税誤りの削減に寄与して いる。 ・作成を行ったチェックリストの確認作 業は７割方アルバイトの職員でもできる ようにして おり、職員の作業量を著しく減らすこと ができた。 手書きによる作成時間 １件 あたり２分×１人あたり30件×職員数９ 人＝10時間 エクセルファイルでの作成時間 １件あ たり１分×１人あたり30件×職員数９人 ＝４時間30分 ５時間30分の時間削減につながる。 手書きよりも綺麗な文書で送付できる。 ・死亡者の中で戸籍の公用請求を行う者 や相続人に通知を送る者 242件（平成27 年４月～８月実績） ・改善前の方法で事務を行った場合にか かる時間 データ作成にかかる時間 １人につき １分×242件＝242分 ・改善後の方法で事務を行った場合に係 る時間 死亡者一覧のリスト作成時間５分×５ 回(毎月１回作成)＝25分 ・改善により短縮した時間 242分－25分＝217分(3.6時間)(平成27 年４月～８月実績) １年間では217分÷５か月×12か月≒ 520分(8.7時間）短縮の見込み 業務のアウトソーシングは改善を進める に当たって中核となる方法であり、同時 にミスの削減にもつながるこの提案は非 常に効果的である。 賞 努力賞 努力賞 時間削減にもつながり、市民にも見やす い文書が送られるという、非常に効果的 な改善内容である。法定資料の入力及び 課税通知は非常にボリュームのある業務 であるため、今後も更なる改善に努めら れたい。 努力賞 業務の電子化は改善を進めるに当たって 中核となる方法であり、同時に作業漏れ などのリスクも削減できるため、この提 案は非常に効果的である。例外事例にも 適切に対応できるよう、適切な運用に努 められたい。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 164 165 166 167 区分 個人 個人 個人 個人 標 題 例月発送処理に係る封 筒の抜き取り作業の改 善 軽自動車税申告書入力 業務 車両用途別分類 マニュアルの作成 現 状 ・毎月大量に送付する納税通知書の中か ら、事情により送付できない通知書の抜 き取りを行う作業がある。 ・大量にある通知書の中から抜き取る通 知書の場所を探すため、システムを使い 通知書に印字されている記号を検索す る。 ・システムで検索すると20秒/1件かか る。 軽自動車税入力作業時には、軽自動車の 用途や営業用・事業用の区分に応じた税 額を判断し入力するが、新規異動職員や 入力業務派嘱託職員等が入力時は、その 判断が難しく、その都度古参職員に確認 し入力を行っていた。 改 善 策 ・通知書に記号を印字した時にＣＳＶ データが作成されるため、そのデータを 活用する。 ・通知書を抜き取る人の宛名コードを入 力すると即時に記号が表示されるエクセ ルを作成した。 効 果 ・検索するスピードが格段にあがり、３ 秒/件で行うことができるようになった。 ・年間で抜き取る件数は約1,000件程のた め、年間約５時間の削減につながった。 所属長の意見 業務の電子化は改善を進めるに当たって 中核となる方法であり、同時に作業漏れ などのリスクも削減できるため、この提 案は非常に効果的である。例外事例にも 適切に対応できるよう、適切な運用に努 められたい。 登録種別や標識番号に応じた体系的な入 入力時の錯誤防止、入力作業にかかわる マニュアルを体系化してわかりやすくす 力用マニュアルを作成した。 職員の負担軽減が図れる。 ることにより理解度は増すため、効果的 「削減効果」 な業務改善である。今後も誰が見てもす 入力作業手順説明に係る削減時間 一 ぐに理解できるマニュアル作りに努めら 人当たり ≒１時間 れたい。 入力作業における削減時間 派遣職員派遣日数 69日×８件×05 分 ＝ 46時間 業務マニュアルの作成 錯誤時の修正に係る時間の短縮 派遣職員派遣日数 69日×１件×15 分 ≒ 17時間 ・法人市民税担当の業務マニュアルが一 ・12業務についてマニュアルを作成し、 ①指導時間の削減 部分のみで、マニュアルに記載されてい 担当者で共有した。 平均指導時間【改善前】１業務につき ない業務はその都度口頭で伝えていた。 約15分 ・口頭で伝えるのは時間を要する上、把 【改善後】１業務につき 握している業務内容が担当者間で均一化 約10分 されない可能性があった。 短縮できた時間 12業務×５分＝60分 深谷調節池の水位計設 置 ②業務内容の共有 業務内容を明確にすることにより、担 当間で均一化された情報を共有すること ができた。 ・深谷調節池は、降雨時に、貯留する施 ・水位計を設置し監視装置にとりこんだ ・降雨時の監視体制の強化ができたた 設でありますが、これまでは、現地で流 ことにより、常時監視が可能となり貯留 め、水防活動の効率化が図れ、放流量の 入状況の確認をしていたため、貯留量や 量の詳細な時間的変化の関係を把握する 調整を行うことができ、浸水被害の軽減 流入状況が把握しにくかった。 ことができた。 にもつなげることが可能となった。 39/98 賞 努力賞 努力賞 マニュアルを作成し情報共有を図ること で、均一の市民サービスを誰でも提供で きるようになり、効果的な業務改善であ る。今後も情報共有を徹底するよう努め られたい。 努力賞 本報告事項は、本市の主要事業である香 里園地域の浸水対策に大きく貢献するこ ととなる。市民の安全を確保する水防活 動を円滑に進めるとともに、データの蓄 積によって、今後、新たな浸水対策の方 策を見出していくものとなる。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 168 169 170 区分 個人 グループ 個人 標 題 往復はがきで希望順位 をつけた体験申込 認定調査を円滑に実施 するための取組 現況届不備等通知文発 送控え一覧の作成 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ○年１回開催のイベントでの各体験プロ ○体験申込を往復はがきとした。 グラムの申込受付を先着順で高齢介護室 ○複数ある体験プログラムに希望する順 窓口又は電話で行っていた。 位をつけてもらった。 ○申込が多く、電話と窓口に職員がかな りの時間を取られ、日常業務の支障が あった。 ○定員がいっぱいになり苦情が多かっ た。 ○電話申込での名前等の聞き取りに間違 いがあり、当日の受付時に確認が必要に なったりした。 ＜往復はがきにしたことで＞ 事務作業の時間短縮と市民の参加が全員 ○市民が時間に拘束されることなく、 可能となったことは、改善の効果と認め 締め切りまでに申込できる る。 ○職員が受付で日常業務に支障をきた すことがなくなった 受付対応一人約５分（＋氏名確認３ 分）計８分×120人（今回申込者）＝約16 時間 定員いっぱいで断ることの対応 予 想一人２分×20人＝40分 計16時間40 分 の短縮 ○名前等の記載があることで聞き間違 い等がなかった ○返信用に持ち物等記載ができた ○苦情がなかった ＜希望順位をつけたことで＞ ○ハガキ申込の全員にいづれかのプロ グラムに参加してもらうことができた 本市においては、要介護認定の適正化 を推進するため、認定に必要な調査を対 象者にサービス提供を行っていない事業 者(調査員）委託している。そのため、調 査が円滑に実施できるよう申請時に調査 に係る情報提供を求めているが、記入も れ等の不備が多く、支障となっていた。 認定調査件数 調査員から,調査の日程調整や対象者の状 平成26年度 11,508件 況の事前把握が容易になったとの評価を 平成27年度（4～７月）4,001件 受けているのであれば、効果と認める。 調査員から、調査の日程調整や対象者 の状況の事前把握が容易になったとの評 努力賞 価を受けている。 ・児童手当の現況届（児童手当の受給者 が６月１日の現況を６月中に市町村に届 け出るのも）は原則、郵送での提出とし ているが、記入漏れや必要書類の添付も れなどの不備が多くある。 ・基本は電話で記入漏れの内容を確認を 行い、必要書類の再送を依頼し不備を解 消するが、連絡がつかない場合や再送を 依頼したものの送付がない場合は、連絡 を乞う内容や提出の催促を文書で行って いる。 ・電話や窓口等で問合せがあった際に、 不備や確認内容は受給者によって異なる ため、確認に時間がかかることがあっ た。 調査のための情報提供書の様式を見直 し、必要な情報を入手しやすくするとと もに、代行申請事業者に対し、注意喚起 のための文書通知を行った。 主な修正点及び追加項目 ・実施場所種別の選択性 ・日中に連絡がとれる連絡先 ・日程調整の留意点 ・申請動機、希望サービス ・意志疎通レベルの選択性 ・通知文書を送付した一覧を確認内容や 必要書類ごとにわけて作成した。 ・全員に周知を行い、すぐに一覧を確認 できる場所に保管した。 ・問合せ等に迅速に対応できるように なった。 努力賞 電話や窓口等での問い合わせが各々異な るため、一覧による対応ができ、このま しかった。 努力賞 40/98 平成27年度改善報告台帳 連番 171 172 区分 個人 個人 標 題 児童扶養手当認定請求 者等に対する担当民生 委員の案内方法の変更 文書引継ぎの手順書作 成 173 個人 申請書の様式変更（一 部フローチャート化） 174 個人 ランドセル収納スペー スの製作 175 個人 制度案内チラシに対す る苦情件数の減少及び 業務の効率化について 現 状 児童扶養手当の受給資格者、認定請求者 等（以下「受給資格者等」という｡)は、 場合によっては、当該受給資格者等がひ とり親世帯であること、児童と別居して いるものの監護していること等につい て、担当の民生委員の確認・証明を受け る必要がある。 そのため、受給資格者等に対しては、こ ども室の窓口において口頭で担当民生委 員を案内していた。 なお、民生委員の自宅には、民生委員で あることの掲示がなされているため、口 頭の案内でも足りるものである。 ・こども室は文書の量が多く、保存文書 引継票を総務担当でまとめて作成する 際、各箱にどのファイルが収納されるか 確認するのに手間取っていた。 ・保存箱の側面への記載内容が漏れてい るなど、適切に収納されていないものが あった。 改 善 策 担当民生委員（住所、氏名等）の案内 を、口頭から書面で行うこととした。 ・各担当に保存箱へのファイル収納の方 法をまとめた手順書と引継予定文書一覧 表を配布。 ・各担当でファイルを収納する際、保存 箱に番号を入れ、引継予定文書文書一覧 表のファイル表題横に番号を記入（室内 に保存する場合もその旨記載)。 ・同じファイル標題の文書を複数の箱に 分けて収納する場合は、各箱の内容を簡 潔に記載。 ・各担当から提出された引継予定文書一 覧表に基づき、総務担当で保存文書引継 票を作成。 平成26年度臨時福祉給付金の申請書を国 ・平成27年度臨時福祉給付金の申請にあ の様式に基づいて作成したところ、市民 たり、問い合わせの多かった箇所を、Ｙ から内容がわかりにくいという苦情や、 ＥＳ・ＮＯ方式のフローチャート化し 問い合わせが多くよせされた。 た。 ・申請者に読んでもらいたい”誓約・同 意事項”（国様式では、裏面にある。） を、表面のわかりやすい場所に記載し た。 効 果 所属長の意見 書面で案内を行うこととしたことによ 民生委員の再確認の問い合わせの減少に り、受給資格者等から担当民生委員の再 繫がり、市民の利便性の向上に寄与され 確認等の問合せが減少し、事務の効率化 た。 につながった。 （参考） 平成27年度における現在までの民生委 員の案内件数 273件 ・引継予定文書一覧表を確認しながら収 事務手続きをマニュアル化すること 納作業を行うため、ファイルの収納漏れ で、正しい文書保存を周知し、漏れもな が防止できる。 くなるように出来た。 ・確認作業の効率化。 ・室全体で適切な方法により収納作業を 実施できる。 ・同じファイル標題の文書が複数の箱に 入っている場合でも、保存箱及び保存文 書引継票に内容を記載しているため、確 認が容易になった。 ・正しい文書の保存方法の周知につなが る。 市民からの問い合わせ数が減少しただけ でなく、ＹＥＳ・ＮＯ方式のフロー チャートにしたことによって、電話や窓 口などで職員等が市民対応する際にも、 スムーズな説明ができるようになった。 特に添付書類の要否等を分かりやすく案 内したことにより、申請時の事務負担が 軽減でき、あわせて事務担当職員も簡易 に書類審査をする事ができるなど、事務 改善につながった。 ・3年生の教室内の収納スペースにランド ・1台15口を6台製作し、1組30口の収納に ・購入すると高価なものであるが、材料 セルを入れると、他の物を入れるスペー なるよう製作した。 費のみで製作できた。 スが無い。 ・子供たちの今までより収納できるよう になった。 ・就学援助制度の案内チラシについて、 ・視覚的に配布物が印象に残るよう、色 ・市民の間違い等がなくなり、苦情の件 学校を通じ、全児童へ配布しているが、 紙を使用し作成・配布した。 数が０件になった。 保護者から「配布された覚えがない」や ・明確に該当年度が分かるよう、レイア ・苦情対応を行う必要がなくなったの 「昨年度の案内チラシと似ているため紛 ウトを変更し、上部に大きく年度を表示 で、業務の効率化につながった。 らわしい」など、年に数回程度苦情が寄 した。 H26実績 ２件×約３時間（苦情対応時 せられていた。 間）＝約６時間の削減 ・一度、苦情に発展してしまうと、対応 に時間がかかり業務が停滞してしまう。 非常に高度な技術であり、有用である。 41/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 市民の視点に立って業務改善することは 非常に有用であり、成果も向上してい る。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 176 区分 個人 177 個人 178 グループ 179 180 グループ 個人 標 題 業務の効率化について 決裁に一目でわかる目 印を 熱中症対策 児童の生活スペースの 保障 長期継続契約（条例第 ２条第３号該当）に係 る事前協議 現 状 ・就学援助の認否通知書については、年 間約3,500件発送しており、システムを用 いて印字を行っている。 ・通知書に印字できる名前（宛名）は、 文字数が決まっているため、未印字部分 （名前が長い等）については、担当者が 直接手書きで記入を行っている。 ・住所箇所において、入力時に半角で入 力されていると、システム処理が停止し てしまう。 ・未印字該当者並びに半角で入力されて いる該当者を探すため、１件１件を目視 で確認していたため、膨大な時間を要し ていた。 決裁を回す際、至急の場合には付箋に 「至急」と記入し、決裁ばさみの表紙に 貼るなどの対応をしていた。 その場合、上に他の決裁を重ねると至急 である旨が分からなくなり、優先的に決 裁していただけないことがあった。 個人情報が含まれる決裁については、特 に目印がなく、決裁権者が不在の場合に も決裁箱に置いていることがあった。 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・未印字該当者（印字できない名前の長 い方）を探すため、印字対象者をエクセ ルで一覧出力し、名前部分に「ＬＥＮ」 関数及び「ＩＦ」関数を用いることで、 対象者を自動的に分かるようにした。 ・半角入力該当者を探すため、印字対象 者をエクセルで一覧出力し、住所部分に 「ＬＥＮ」、「ＬＥＮＢ」及び「ＩＦ」 関数を用いることで、対象者を自動的に 分かるようにした。 ・時間短縮になり、業務の効率化が図れ 関数を用いチェック体制を強化すること た。 は有用である。 名前の検索⇒約3,500件×３秒＝約３時 間の削減 住所の検索⇒約3,500件×３秒×２件 （システムが止まる件数）＝約６時間の 削減 決裁ばさみの上部分にクリアクリップを 付けるようにした。 赤色のクリップ…至急 緑色のクリップ…個人情報 決裁ばさみの保管場所の横に、用途別に 分けたクリアクリップを置き、決裁ばさ みを使用する時、同時にクリアクリップ を付けられるようにした。 手間をかけず効率的に決裁事務を行うこ とが可能となった取組である。 決裁の緊急性が分かるようになったた め、優先的に決裁していただくことがで きるようになった。 決裁の途中であっても、どこに当該決裁 があるのか一目で分かるようになった。 個人情報の有無が分かるようになったた め、決裁権者が長時間不在の場合には決 裁箱に置いておくことがないようにする など、取扱いをより慎重にすることがで きるようになった。 ・熱がこもりやすい部屋 ・緑のカーテン(つるがのびる植物)でカ ・節電になる ・クーラーがきかず、部屋で熱中症にな ベを覆う ・部屋が涼しくなり、児童が過ごしやす る危険性がある くなった ・熱中症になる危険性が減少した ・27年度2教室に分割 ・タタミの無い部分にウレタンマットを ・まだ効果は途上であるが、時短、ス ・保育を行うにあたり、タタミの敷いて 敷き、各教室6班ずつとし、ほぼ児童数を ペースの保障ができつつある ある部分を考慮し、4月当初は4班(34 そろえ、公平にスペースを確保した 名)、8班(61名)でスタートした ・全体集合を軽減し、各教室での集合指 ・しかし、人数のアンバランスに加え、 導等を行うようにした 動線等にも問題があった ・ロッカーも各教室に在席する班ごとに 色分けし、入れるようにした 寝屋川市長期継続契約を締結することが ・寝屋川市長期継続契約を締結すること 事前協議をすることにより、担当課があ できる契約を定める条例制定から年数が ができる契約を定める条例第２条第３号 らかじめ長期継続契約の適用について予 経過し、長期継続契約の事例が増えてき に規定する契約を締結しようとするとき 算要求の前でも検討できる機会を設ける たことにより、長期継続契約の区分（特 は、あらかじめ、契約事務担当課長と事 ことができ、その理解を図りとスムーズ に条例第２条第１号及び第３号）を明確 前協議を経るものとした。 な契約事務の執行ができるようになっ にしたが、それにより、条例第２条第３ ・事前協議依頼書を作成し、ライブラリ た。 号を適用する理由等についての問い合わ に掲載した。 せが多数発生した。 ・契約課の研修等において、事前協議は 予算の執行ではないので、予算要求前で も可能であると周知を図った。 42/98 賞 努力賞 努力賞 猛暑が続いた今夏の暑さ・熱中症対策と して有効である。 努力賞 急激に児童数が増えたことに対し、効果 的な保育・指導を可能にした取組であ る。 努力賞 担当課の長期継続契約に関する理解を図 ることができたことが大きな実績である と考える。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 181 182 区分 個人 個人 標 題 給食物資の内容成分表 のデータ化について 台風又は災害時の給食 について 現 状 ・内容成分表は給食に使用する物資の、 商品名・規格・原材料名・配合割合・栄 養価・特定原材料使用の有無等を記載し ており、主にアレルギーゲンになる食材 が混入しているがどうかの確認に使用し ている。 ・内容成分表は納入業者より紙ベースで 施設給食課へ提出され、印刷して小学校 24校へ配布していた。 ・同一食品で次回使用時に内容成分表に 変更のない場合は配布を行わなかった が、記載の内容が変更すると印刷し配布 していた。 ・そのため学校は過去に配布した分を保 管していないと、施設給食課に内容成分 表の発行を求めることを、その都度行わ なければならない。（例：２年前に使用 した物資を３か月後に使用する場合、内 容成分表を保管していないと施設給食課 に発行依頼を行う） ・昨今の台風等で児童の安全優先のた め、給食を中止するか否かで業者への負 担や費用の負担、また、万が一の地域住 民への給食提供等への配慮等を考えて、 災害時マニュアルを作り、食材等が無駄 にならないようにする。 改 善 策 ・納入業者より、内容成分表をエクセル でメール送付してもらった。 ・学校へは給食物資の契約方法に応じて （年間契約物資・上/下半期契約物資・月 ごとで契約の物資）、内容成分表をメー ル送信することにした。 184 グループ 個人 アレルギー児童への対 応改善について 市長室に届いた苦情・ 要望メールへの瞬時の 回答 果 ・△年○月に使用する物資の内容成分表 を直近に配布することにより、学校から の内容成分表の発行依頼は減った。 ・また学校においては、食品のアレル ギーチェックがスムーズに進むようにな り、保護者との面談等日が立てやすく なった。 所属長の意見 賞 学校給食のアレルギー対応は関係者の情 報共有が最重要である。効果的な業務の 進捗管理が可能となり、さらに、必要な 情報をタイムリーに活用でき、各学校現 場での対応の円滑かを図ることができ た。 努力賞 ・栄養教諭と連携を図り、下記の要件を 含み危機管理に備える。 「パン:すぐに米飯に切り替える(常時学 校全体分のｽﾄｯｸをする)。必ず新しいもの と入れ替える」 「牛乳:すぐに中止の連絡をする又は日持 ちする紙ﾊﾟｯｸへの切替え」 「献立の変更:常に対応ができるカレーラ イスにする（常時、カレールー等のス トック）」 ・ポットに付箋に書いた名前、クラスを 貼っていたが、剥がれたり、ポットが返 却されていないクラスがどのクラスなの か分からない時が、度々ありました。 183 効 ・アレルギー児童のクラス、名前の入っ たカードを作り、同じ一覧表も作りま す。 カードはアレルギー児童のお盆に貼 り、一覧表は配缶時に確認し、そして、 当番がカウンターにあるアレルギー食と クラスの確認をします。 最後に、返却されてきたポットに貼っ ているシールを一覧表に貼り、返却忘れ がないかの確認をする。 ・ホームページの市長室お問い合わせ ・お問い合わせフォームに記載のメール ホームから苦情・要望のメールが届く。 アドレスに返信の定型文を送付する。 ・基本的には担当課より回答していただ ・お問い合わせには担当課より回答する くため、回答まで時間がかかってしま 旨を説明し、待っていただく。 う。 ・送付した方は、きちんとメールが届い ているのか確認できていない。 43/98 ・使い回しのきく食材などをストックす 危機管理意識を持っている点は評価でき ることですぐに対応できる。 る。学校の栄養教諭と連携し、より具体 また、万が一の時の炊き出しなどの対 的な内容に繋げていただきたい。 応もできる。 努力賞 ・一覧表とカードを照らし合わせること により、アレルギーの置き間違いもなく なり、返却忘れのクラスもすぐに確認で きるるようになりました。 学校給食のアレルギー対応は関係者の情 報共有が最重要であり、視覚に訴える手 法は事故の防止に有効である。さらに返 却されたかどうかの状況把握にも効果を 発揮できている。今後も、安全･安心な給 努力賞 食が提供できるよう努めていただきた い。 ・苦情・要望された方へのコンタクトが 重要であり、回答が遅くなってしまって 余計に怒らせてしまう場合がある。 ・メールがきちんと届いていることを説 明のうえ、担当課より回答する旨を説明 しておけば苦情・要望された方へ、きち んとした対応が行える。 メールでの苦情・要望等については、迅 速に対応することが必要である。以前は 担当課の回答が出来上がるまで返信して いなかったため、送信者は届いているの かどうか分からない状況であった。すぐ に返信することにより、送信された方も 安心できるようになり、市民サービスの 向上が図られたものと考える。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 185 186 187 区分 個人 個人 個人 標 題 例規審査の業務の進捗 状況の確認について （業務の「見える 化」） 照会文等の簡略化 連絡を密にかつ効率的 に行う。 現 状 各担当課から例規審査依頼を受け付けて から、法規担当職員、係長、課長、次 長、部長の順に例規審査回答案の決裁を 回していくが、例規審査依頼の数が多い とき等は、審査依頼の書類が他の事務の 書類の中に紛れ込んでしまったりして、 うまく書類の整理ができないまま、各担 当課から指示されていた回答期限を経過 してしまうことが度々あった。 庁内文書の処理において、各課からの 送付資料の中で枚数の多いもの及び紙 ベースで供覧する必要のないものを印刷 をしていた。 ・朝、保護者からの連絡事項（欠席届・ その他）を受けた職員が担任に伝えてい たが、対応した職員と担任とのやり取り のみで終わる。また、短時間の間に集中 することもあり、連絡もれもあった。9時 以降の連絡は、受けるたびに保育室(１階 保育室３、2階保育室３）に伝えに行って いた。 ・庁内ネットワークパソコン（買取機 器）において、機器更改時における旧機 器の処分について、運用（処分）実績が なかった。 188 グループ 庁内ネットワークパソ コン（買取機器）に係 る処分方法 改 善 策 法規担当職員一人一人に、例規審査書類 を入れる簡易なケースを用意し、その ケースに各担当職員が受けもっている例 規審査の書類を入れることにした。 効 果 各法規担当職員の自分の例規審査業務が どこまで進んで、今、どれだけ例規審査 業務が残っているかが一目で分かるよう になり、自分の仕事の進捗管理ができる ようになった。また、係長や課長などの 管理者としても、担当職員の進捗状況の チェックができ、進捗状況が遅かった場 合などに適切な指示が出せるようになっ た。これらのことにより、例規審査に係 る各担当から指示されていた回答期限に 遅れることが少なくなった。 照会文書等の送付資料枚数の多いもの 大幅な用紙の削減を図れたと共に、無 については、総務課内のＺファイルに保 駄な手間を省くことができた。 存し供覧するようにした。また、紙ベー スで供覧する必要のないものについては メールで職員に周知するように改善し た。 ・連絡票を作成。保護者対応した職員が ・一枚の連絡票に、集約することで、連 連絡票に記入するようにした。（連絡票 絡漏れがなくなり、票さえ残しておけ はミス用紙裏を使用） ・連絡票は、ク ば、振り返りもできるので便利である。 ラスで回覧形式にし、見た担任は確認の ・各クラスの欠席状況（人数、感染症な チェックをし次のクラスに回すようにし どの有無）や連絡事項が共有できるよう た。 になり、自分のクラスだけでなく、他の クラスの園児、保護者にも声がけができ るなど、対応の幅が広がった。 ・当番の活動（仕事）で、連絡票を隣の クラスに届けにいくようにしたことで、 子ども達にとっても楽しみにする当番の 活動になっている。 ・各クラスに伝達に行っていたが、1クラ スに届ければよいので時間と労力が軽減 され他の業務が行える。 ・入札により旧機器について売却処分す ・職員でＨＤＤのデータ消去作業等を実 ることで、市の歳入としての財源確保を 施し、セキュリティの確保、及び、市の 図る。 歳入の大幅な確保を図ることができた。 ・さらに、セキュリティ確保のため、Ｈ ＜予算金額＞ ＤＤのデータ消去作業等を職員で実施し \284,000（567台） た上で売却を実施することで、売却の際 ＜予定価格＞ の資産価値を向上させ、市の歳入の確保 \167,000（478台） を図る。 ※売却時において、予算要求時からの 経年劣化を踏まえ、減価率を0.7とした上 で、「予算額×（売却台数/全体台数）× 減価率」として算出。 ＜落札金額＞ \1,323,648（予定価格との差：792％） 44/98 所属長の意見 賞 業務の的確な進捗管理が可能となり、事 務の効率化につながる取組である。 努力賞 事務の効率化、ペーパーレス化に寄与す る取組である。 努力賞 新しいルールを作ることは園全体の体質 改善につながる。今回の改善では、職員 の連携だけでなく、保護者との関係にも プラス効果が得られたので良かった。 努力賞 HDDのデータ消去を職員がすることで、セ キュリティの確保及び予算額以上に市の 歳入の確保に努めた。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 189 190 191 192 区分 グループ 個人 グループ グループ 標 題 食育における安全な畑 作り 猫・蚊による害を防止 する 電話催告オペレーター 業務名の掲示方法の改 善 夜間開庁及び日曜開庁 時の窓口呼び出し発券 機ボタンカバーの使用 現 状 ・食育に取り組む中で、所庭の端に畑を 作った。 ・職員で作業をした為、簡易で安価なブ ロックを使用した。 ・所庭にある為、子どもが傍を通った り、ブロックの上を歩いたりしている。 ・もしそこで怪我をした場合、重症化す ると予想される。 改 善 策 効 果 ・安全を考慮して、万が一当たったとし ても怪我の状態が軽くて済む丸太と交換 する。 ・職員では工事をすることは難しいの で、元気アップ介護予防ポイント事業の 方に手伝っていただく。 所属長の意見 ・備品で購入すると131880円。 ・丸太は工務店の方が無償で提供して下 さった。 ・工事は元気アップ介護予防ポイント事 業の方が無料でして下さる。 ・こども達が日々過ごす所庭に、安全な 畑があることで、だんだん育っていく作 物を身近に見ることが出来、食に興味関 心が持てるようになる。 園内の花壇が空いており、雑草が生えて 花壇に蚊避けにもなるハーブを植え、砂 砂地が見えなくなったことで、これまで 砂地が見えていたので猫の糞尿害があっ 地を見えなくする。 ほぼ毎日のようにあった猫の糞尿害が70 たり、雨の後は蚊が発生して刺されるこ ～80％なくなった。また、蚊の嫌いな匂 とが多かった。また、近隣への配慮から いがするので蚊の発生も３割程度の減少 臭いのある猫除けを使うことができな が見られた。 かった。 税務室及び保険事業室において、委託 委託職員が電話催告に従事する室の扉 あくまでも委託請負としての電話催告 業務としての電話催告を施行している。 にマグネット付バインダーを固定提示 業務であるため、各担当職員による作業 当日の架電対象者が日毎に変わるため、 し、当日の架電メニュー（対象滞納者） 確認に誓約が生じ架電対象者等の内容周 問い合わせ等に的確に対応するために職 の明示を行った。 知が希薄となり、市民からの問い合わせ 員に周知させる手段が必要であった。 等の対応に時間的ロスが生じていたが、 架電対象者の明示により職員の自席から の確認が可能となり、市民対応が確実に スムーズになった。 安全点検の際、危険個所としてチェック をしていた場所であり、安全に食育活動 に取り組めるようになった。保育所の行 事に参加していただき、保育所を知って もらうことで、修理、修繕に力を貸して いただけた。安全と地域との交流のどち らにも効果があった。 ・窓口呼び出し発券機について、医療助 成や国保の給付や賦課（加入脱退）等、 保険事業室内のすべての窓口呼び出し発 券機能を１台の発券機で取り扱ってい る。また、発券機①番ボタンが医療助 成、②番ボタンが国保給付という具合 に、内容ごとに発券番号ボタンが分かれ ている。 ・毎週木曜日の夜間開庁の際は、③番国 保賦課（加入脱退）と④国保保険料納付 のみの取扱いとなっている。また、毎月 第４日曜の日曜開庁の際は、①番医療助 成、③番国保賦課、④番国保保険料納 付、⑥番後期高齢者医療のみの取扱いと なっている。 ・しかしながら、発券機にはその他のボ タン（②番国保給付 等）があり、夜間 開庁や日曜開庁の際に、それらの取扱い 対象外業務の来庁者がボタンを押して発 券し、後で取扱い対象外業務であること が判明し、窓口で市民とトラブルになる ことがあった。 木曜日夜間・第４日曜日の取扱い外業務 のさらなる周知、トラブルの未然防止に つながり、市民サービスの向上を図るこ とができたと考える。 ・毎週木曜日の夜間開庁の際と、毎月第 ４日曜の日曜開庁の際に、取扱い対象外 業務の発券機ボタン部分にカバーをかぶ せて、ボタンを押せない（発券できな い）ようにする。 ・毎週木曜日の夜間開庁の際は、③番国 保賦課と④番国保保険料納付以外の発券 機ボタンにカバーをかぶせる。また、毎 月第４日曜の日曜開庁の際は、①番医療 助成、③番国保賦課、④番国保保険料納 付、⑥番後期高齢者医療以外の発券機ボ タンにカバーをかぶせる。 ・カバー部分には、取扱い対象外業務に ついては「お取扱いできません」という 旨の表示をし、来庁者への周知を図る。 ・カバーを使用することにより、取扱い 対象外業務を発券してしまうことがなく なり、市民とのトラブル解消や不要な窓 口混雑を回避することができた。 45/98 ・夜間開庁は、１日あたり平均して延べ 約30人程度の来庁がある。また日曜開庁 は、１日あたり平均して延べ約130人程度 の来庁がある。また、その際に取扱い対 象外業務に関する来庁者による問い合わ せも数件発生している。そのため、当該 件数分の窓口でのトラブル解消につな がっている。また、それらの原因による 不要な窓口混雑の回避につながってい る。 ・さらに、発券機ボタンのカバーを使用 することにより、夜間開庁、日曜開庁の それぞれの取扱い対象業務と対象外業務 を、市民へさらに周知することができ、 市民サービスの向上につながった。 猫の糞尿害の処理が大変であったまた蚊 や虫が嫌うハーブを植えることによって 虫さされが少し減ってきている。今後も ハーブを増やし猫や虫対策にしてほしい と思う。 発想そのものは簡単明瞭である。電話 催告における業務メニューは担当課で作 成するものの、日替わり的な全スケ ジュールの周知は日常的に困難な状況で あったが効果的な意思疎通が図れてい る。 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 193 194 195 196 区分 グループ 個人 グループ グループ 標 題 早期受診勧奨による業 務改善 総会でのタイムスケ ジュール表の作成 本算定に向けた後期高 齢担当窓口のレイアウ ト変更 後期高齢担当内での朝 礼（申し送り）の実施 現 状 特定健診の受診期間が毎年6月1日から翌 年の3月31日であり、受診期限までに受け てもらうように未受診者に対して圧着は がきで受診勧奨を行なっていた。そのた め、3月に受診が集中し業務量が増えてい た。また、翌年の受診券に詳細検査の判 断事項が印字されないため、医療機関か らの問合せ電話が多かった。 ◆年に２回、市長・議長が参加する民生 委員児童委員協議会の総会が開催される が、来賓の入場、退場のタイミング、議 案審議等については、細かな定めがな く、職員の役割分担やタイムスケジュー ルなども曖昧であった。 ・後期高齢担当では、通常は２つの窓口 で対応している。 ・しかし、本算定通知書の送付後（７月 中旬以降）は、来庁者が大幅に増えるた め、臨時の窓口を開設する必要がある。 ・これまでは、特定健診担当の窓口を利 用し、臨時窓口を開設していた。 ・しかし、臨時窓口には端末を設置する ことができないので、各種申請書の出力 や情報を確認するために、後期担当の端 末まで行かねばならない。 ・だが、特定健診担当の窓口から後期担 当の端末までは動線が悪く（動線距離で 10ｍ以上あり）、行き来するだけでかな りの時間を要するため、来庁者を待たせ ることもあった。 ・後期高齢担当では、日々様々な電話・ 窓口対応をしているが、ケースによって は１回の対応で完了しない案件もある。 その場合、次回の対応も同じ職員が対応 するとは限らないため、担当内の他職員 に、案件内容について引継ぎをする必要 がある。 ・これまでは、各担当職員が他職員一人 ひとりに引継ぎをしていたため、後期高 齢担当内での情報共有が不十分なところ があった。 ・また、引継ぎを受けた職員と受けな かった職員が混在することもあり、非効 率的なだけでなく、結果として各種対応 に時間を要する場面が見受けられた。 改 善 策 効 果 所属長の意見 平成26年度は、なるべく年内に受診して もらうように10月に『12月までがお 得！！』と印字した受診勧奨の圧着はが きを健診未受診者に発送した。 その結果、約1,000人の方が年内に受診さ 受診勧奨のはがきは以前から送っていた れ業務量が分散された。また、平成27年 が、文言の工夫と言う最小の労力で成果 度の受診券に詳細検査の判断事項が印字 につながったと思います。 出来たので、医療機関からの問合せ電話 が減り業務に集中できた。 ◆他課のの市長・議長等が参加するイベ ント（市政感謝会、成人式等）のシナリ オを参考に、タイムスケジュールを組み 入れた進行表を作成した。 ◆細かな時間の動きが分かり、職員の準 備、来賓の誘導もスムーズに行えた。前 もって時間を読むことにより、急なトラ ブルが発生した場合にも迅速に対応する ことが可能となった。 見かけは上は、何ら変化がないが、こう した取組を行ったことによって、リスク が大きく軽減されており、評価できる取 組である。 ・臨時窓口として、納付・整理担当の相 談スペースを使用することとした。 ・通常、納付・整理担当の相談スペース はパーテーションで区切られているが、 動線を確保するため、一部のパーテー ションを取り外した。 ・その結果、臨時窓口と後期担当の端末 間の動線距離が1.5ｍほどになった。 ・端末のない臨時窓口であっても、各種 申請書の出力や情報確認がスムーズに行 えるようになった。 ・その結果、来庁者を待たせる時間の減 少に繋がった。 パーテーションの位置の変更という、最 小の手間で十分な効果があったと思いま す。常時設置は必要はないが、繁忙期に は必須という、正に隙間の部分を埋める ことができました。 ・毎朝始業前に、後期担当内で朝礼（申 し送り）を実施することにした。 ・朝礼時には、引き続き対応が必要な案 件の申し送りだけではなく、後期担当の 当日のスケジュール確認や、庁内外・室 内の連絡事項等も伝達するようにした。 ・引き続き対応が必要な案件について、 担当内の職員全員に対して内容の引継ぎ をできるようになった。 ・当日のスケジュールを確認すること で、担当内でいつまでに何を実施すべき か、情報共有できるようになった。 ・最近では、連絡事項の伝達だけではな く、「こういう苦情があった」「このよ うなケースでは、どういう対応をとる か」等の話し合いの場にもなっており、 これまで以上に担当内のコミュニケー ションを図れるようになった。 46/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 担当者が半数入れ替わったため特に慎重 な確認・連絡が必要な状況で、大変効果 的な取り組みです。また、新入職員等か らも積極的に発言があり、職場のコミュ ニケーションの促進にも繋がっていま す。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 197 198 199 区分 個人 グループ グループ 標 題 国民年金保険料の免除 申請における免除事務 の改善 現 状 ・国民年金の免除申請を本市で受付した 後、申請者及び配偶者、世帯主の所得情 報を基幹系システムから出力し、日本年 金機構に送付している。 ・基幹系システムにて出力した所得情報 に、出力した日付を１枚ずつスタンプし ており、月に約2,000枚、年間で約25,000 枚処理している。 ・毎年、７月・８月の繁忙時期に、スタ ンプを押す作業だけでも省略できれば業 務効率化に繋がると考えていた。 ・死亡届提出時に要介護認定申請中で あった方には高齢介護室に行くように案 内していた。 死亡届提出に伴う手続 きのご案内 啓発用資料の紙枚数の 削減化 200 グループ 屋外広告物許可基準の チェックリスト作成 201 個人 部課長会議スケジュー ルに入力 202 個人 修繕費用の削減 木造住宅の耐震診断、耐震設計・改修の 補助制度の啓発としては、従来、補助制 度内容の説明書がそれぞれにのみあり、 耐震診断から耐震改修に至る一連の流れ が、市民の方には分かりにくい状況に あった。また、それぞれの説明書につい ては、補助申請の必要書類や手続き等を 記載しており、啓発向けの資料としては 紙量が多く、無駄な面があった。 改 善 策 ・平成27年７月に基幹系システムの全業 務の機能改善を実施した際に、上記の所 得情報への日付追加をシステム業者に要 望したところ、保守業務範囲にて対応し てもらえた。 ・死亡届提出時に要介護認定申請中で あった方の手続きは、電話での対応でも 可能だという事を高齢介護室から確認で きたため、わざわざ高齢介護室まで行か なくても、ご自宅から電話していただく ことで済むと案内するようにした。 ・死亡届提出に伴う手続についての案内 一覧を上記の内容に変更した。 啓発用の資料として、耐震診断、耐震設 計・改修、また除却補助制度の一連の流 れと概要が分かるように、A3一枚にまと めた。 寝屋川市屋外広告物条例の許可申請や事 前協議の決裁時に、屋外広告物のてびき (冊子)等の資料から申請対象の広告物に かかる区域の規制内容を確認し、適合し ているかのチェックを行っている。 効 果 ・その結果、スタンプを押す手間を省略 でき、月2,000枚として、約3時間（１枚 ５秒換算）の業務時間短縮につながった （年間で約35時間）。 ・市民の手続きに要する時間や手間 ・市民課窓口での応対時間 啓発用の資料については、当課の他、各 市民センターへも配布しているが使用し た紙枚数の削減につながった。 【従来】診断補助制度６枚＋改修補助制 度７枚＝13枚 （A４版） 【改善】診断補助制度＋改修補助制度＋ 除却補助制度＝１枚（A３版） → ２枚 （A４版換算） （効果） ・市民センター等各所への配布 10部× ６箇所 ＝60部として 60部×13枚＝780枚 → 60部×２ 枚＝120枚 となり 約６分の１の紙量削 減となった。 法適合の確認時間が短縮した。 １月の業務時間短縮：200分＝25件(申請 件数)×８分（１件に要する時間） また、図面と基準の比較状況が明確に なった。 所属長の意見 国民年金保険料の免除申請書類は受付 後に日本年金機構に送付している。その 際、従前は送付の日付を手作業でスタンプ していたが、基幹系システムの全業務の機 能改善の際にシステム業者と協議し、保守 業務として無償で日付をシステム出力しても らう改修を行い、事務の効率化を図ることが できた。 福祉の案件では、案内を間違えると本 庁舎から総合センターまで行っていただ く必要もありトラブルになるケースも多 い。福祉部門との調整の中で簡素化でき るものは簡素化し、市民に負担を掛けな いような手続きにした点で有効な提案だ と考える。 木造住宅の耐震に関わる補助制度の説明 書については、耐震診断、耐震設計・改 修、といった具合にそれぞればらばらの 説明書(冊子）であったが、誰が見ても一 目で分かるようにA-３版1枚にまとめた啓 発用の資料を作成した。これにより、紙 量の大幅な削減を図ることができた。 各区域ごとの許可基準チェックリストを 屋外広告物の許可申請の決裁にあたっ 作成し、決裁時に添付することにより ては、「屋外広告物のてびき」により許 チェック作業の効率化を行った。また、 可基準を照らし合わせてチェックしてい 図面内容（高さ、面積等）もチェックリ たが、適合チェックリストを作成し、決 ストにメモすることにより、図面と基準 裁時に添付することにより、適合確認の の比較状況が分かりやすいようにした。 時間が短縮でき事務の効率化が図れた。 ・理事・次長・課長の、会議・出張等の ・Ｙフォルダーの部課長会議スケジュー ・部課長のスケジュールが把握出来る様 上司のスケジュールを伴う通知が届く都 予定を聞かれたら直ぐに回答が出来な ル表に分かる範囲（開始時間・場所・表 になった。 度、ちょっとした手間をかけてスケ かった。 題）を入力した。 ・朝礼で係長が今日の予定で読み上げ ジュール帳に入力することで、自然にス る。 ケジュール表が完成し、課内での情報共 ･月曜日の部課長会議の予定表の資料が充 有にも役立っている。 実した。 事務所内のトイレが詰まり、水漏れが発 トイレの便器の構造を理解できていたた トイレの修繕を業者へ依頼すると、費用 生し使用不能となった。 め、職員間で協力し合って便器を分解 が発生するため職員間で修繕をすること し、専用の道具を使って詰まり物を除去 で経費の削減ができた。(修繕費用約 し、迅速に対処することができた。 35,000円) 47/98 職員で力を合わせ改善や修理が行い、経 費削減に努めることは大切なことと考え る。 今後も、経費削減に努めてほしい。 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 203 個人 法定資料調査に係る資 料のデータ登録につい て 204 個人 帳票在庫のリスト化に ついて 205 個人 軽自動車税及び法人市 民税の窓口対応につい て 206 個人 文書発送実績の記録に ついて 207 個人 事業所均等割課税者の リスト化 208 個人 ・水防対策の効率化 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 法定資料調査の資料をすぐに見ることが 納税者に送付する控えを綴じるだけだっ 納税者からの問い合わせにもミサリオの 問い合わせ対応に長時間を要すると市役 できなくて納税担当や納税者からの問い たものを、トーマスで付番してミサリオ 画面をみながら説明ができるため、すぐ 所全体への不信感につながるため、非常 合わせに書庫まで（過年分）探しにいっ で見れるようにした。 に対応ができるようになった。 ミサリ に効果的な改善である。今後も漏れなど たり、時間がかかっていた。 オ登録に要する時間 ２分×400件=27時 が生じないよう、情報共有の徹底と適切 間 調べに行くのに要する時間 20分 な事務遂行に努められたい。 ×80件=20時間 差引7時間の短縮」が 図れた。 帳票担当業務において、帳票の在庫確認 帳票の在庫をリスト化することで、地下 在庫のリスト化により、確認作業の時間 リスト化により確認だけでなく在庫管理 をその都度倉庫で行っており、確認作業 倉庫へ確認しに行く手間が省けた。 を削減することができた。 も容易になり、予算要求の根拠づくりに にかなりの時間を要していた。 も役立つことから、この改善は非常に効 果的である。 ・当初課税の繁忙期には窓口が大変混雑 ・市民の方がお待ちいただいている間に ・窓口で迅速に対応できるようになり、 窓口で待たされる時間は市民にとって非 し、10人以上の待ち人数があることもあ 簡単に内容を聞き取った。また、事前に 市民の持ち時間を削減できた。また、番 常に苦痛であり、その時間をできるだけ り、市民の方をかなりお待たせすること バインダーにセットした申請書などを渡 号札の取り間違いによるトラブルも減 短縮することは、市民サービスの向上に もあった。 し必要事項を記入してもらい、必要書類 り、市民サービスの向上につながった。 直結する。その視点からこの改善は非常 ・軽自動車税及び法人市民税の納税証明 を準備いただくようにした。 に効果的であり、今後も市民のニーズに であっても、誤って課税窓口の番号札を 沿った業務遂行に努められたい。 取り、お待ちいただいている市民の方も いた。 ・電話で法人側から申告書、異動届、納 ・発送の日付や宛先、書類の内容や部数 ・改善策を取り入れた５月25日以降に発 問い合わせ対応に長時間を要すると市役 付書などの発送を依頼される際の発送記 が記されている、発送の際に添付する送 送を依頼された18件中、１件届かないと 所全体への不信感につながるため、非常 録を特に残していなかった 付文書をファイリングし、記録に残す 連絡があったが、記録を見て発送日と宛 に効果的な改善である。今後も漏れなど ・法人側から依頼した申告書などが届か ・ファイリングする際に送付先が法人の 先を伝え、解決した が生じないよう、情報共有の徹底と適切 ないと連絡があった場合に、どこにいつ 場合は法人番号順に、税理士事務所など な事務遂行に努められたい。 発送したかの記録がないため明確な返答 法人以外の場合は五十音順にする が出来ない状態であった 事業所均等割課税業務において、事業所 課税した人、非課税の人、現地調査対象 事業所均等割課税対象者のデータを作成 問い合わせ対応に長時間を要すると市役 均等割り課税対象者の課税状況は、ミサ 者の３つに分類し、エクセルでリスト化 することにより、課税状況がすぐわか 所全体への不信感につながるため、非常 リオで１件ずつ確認するしかない。 する。 る。 に効果的な改善である。今後も漏れなど このため、問い合わせ対応や実績確認な が生じないよう、適切な事務遂行に努め どの作業時間を短縮できる。 られたい。 問い合わせ対応 ［現状］１ 件５分 ［改善後］１件１分 課税状況確認（賦課作業） ［現状］３ 時間 ［改善後］１時間 大雨時の、寝屋川第12水路の排水能力 ・堀溝樋門ゲートを電動化し、迅速な水 ・豪雨の中での堀溝樋門ゲート開閉作業 緊急を要する水防時に迅速な対応が見込 を確保するため、用水樋門(堀溝樋門)を 防活動を可能にした。 が20分程度要していたが、電動化により まれ、効率の良い水防活動が可能となっ 操作する必要があるが、以下の問題を抱 ５分で完了でき、迅速な水防活動が図れ た。 えている。 た。 ・ゲート操作が手動式で困難である。 ・豪雨の中での長時間のゲート操作が必 要である。 ・急務を求める水防作業として効率が悪 い 48/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 209 グループ 地図対応の迅速化 210 個人 難病相談の初回面接時 記録表の様式を作成 211 個人 課事業の周知徹底 212 個人 課直通電話の見直し 213 個人 保育所保育料滞納者の 口座差押えに関する債 権差押通知書及び事務 の改善 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 対馬江大利線事業に伴い、地元の方々 地図をコピーしラミネートして窓口に ラミネートして配置することで、地図 迅速な対応は市民サービスの基本であ （権利者に関わらず）から様々なお問い 配置した。 のページを開くこともなく、直ぐに取り る。 合わせが日々寄せられる状況です。 出して迅速な対応が可能になる。 場所の確認が非常にスムーズになり、 対応の際、当課窓口に備え付けの地図 また、他課の職員が地図を持出し中の 業務の効率化及び正確化が図られてい を開いて対応しているが、他課の職員が 場合も対応が非常にスムーズになった。 る。 よく借りに来るため、対応の際無い場合 があり、地図を見ながらの対応が出来な いケースも有った。 （地元の方は、「あそこ」とか「○○ の前」などと言われることが多く、地図 で確認した方が非常にスムーズです。） ・ケースワーカー等とケースについての ・初回面接時の記録表の様式の作成。 ・毎回書式を作成する手間がなくなっ 難病の方も障害者総合支援法の対象と 処遇を検討を行う際は、口頭で共有し検 た。 なったことを受けて、個別のケース対応 討していた。 ・初回面接時に、記録表の項目に沿って 等を通じて連携方法や事務処理等につい ・記録に関して所定の様式がなく、その 聞き取りができるため、初回面接もス て整理を図っているところであるが、そ 都度ケースの状況に合わせて作成してい ムーズになり、必要な情報を収集しやす の取り組みの過程で工夫されており評価 た。 くなった。 できる。 ・ケース概況の整理がしやすくなった。 ・初回面接時の記録表を作成すること で、ケース整理がスムーズにでき、ケー スワーカー等と処 遇を検討する際 も、共有しやすくなった。 ・他機関等に支援依頼する際において も、ケース概況を共有しやすくなった。 ①青少年の居場所事業では、リーフレッ ①リーフレットの配布の仕方を変更 ①青少年の居場所の利用者が前年度より 所管する事業を効率的に運営するため トやたよりの配布をしていた。 ②各中学校へクラスごとに分け生徒数の 2,000名増になった。 に、それに関わる人（学校教職員）への ②各クラスに２部程度 袋を作り連絡便にて持って帰ってもら ②担任の先生の手を煩わせることなく配 配慮や参加者（中学生以上）に対して適 ③学校へのチラシもまとめての配布 う。 るという行為だけにしたので生徒にきち 切に案内ができるようにジム改善を行 ③卒業まじかの6年生へ同じようにクラス んと配布をしてもらえた。 い、大いに成果に結びついた。 生徒ごとに分け配布してもらう ・各担当業務の通知文等の問い合わせ先 ・各業務の通知文等の問い合わせ先を市 ・問い合わせ電話をかけた市民にとっ 市民が問い合わせをしたい内容を、担当 にこども室の直通番号が記載されてお 役所代表の電話番号を明記し、担当名又 て、電話交換を通じてからすぐに各担当 者がすぐに対応できるようになったた り、担当課であるこども室に電話がつな は内線番号を記載するようにした。 者の内線に電話が通じるようになった。 め、市民がと惑うことなく、適切に対応 がっているにもかかわらず、室内で再度 ・機構改革等で課（室）の業務が多岐に できた。 担当グループの内線に電話を転送してい わたっているにもかかわらず、それに対 た。 応していない直通電話の配置は、市民ｻｰ ﾋﾞｽの低下になるため、廃止すべきと思 う。 ・市役所直通電話から、自動電話交換を 採用し、問い合わせ者が希望の担当内線 番号につながるようにすべきである。 ・保育所保育料を滞納している世帯の銀 ・差押えに際して金融機関に送付する債 ・徴収担当者の記録と債権差押通知書の 様式を一部変更したことにより、これま 行口座を差し押さえた際、金額の確認を 権差押通知書に、金額の記入欄を追加 金額欄の確認が容易となった。そのた で複数回行っていた確認が、１回で済む 主に電話による口頭によって行ってい し、金融機関に差押え金額を記入して副 め、差押えた債権を取り立てる際、金融 ようになり、事務の効率化が図れた。 た。 本を返送してもらえるよう改善した。 機関に再確認する必要性がなくなり、効 ・差押えた債権を取り立てる際に、再度 率的な徴収事務が行えるようになった。 金融機関に電話にて金額の確認を取って いた。 49/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 グループ 児童手当現況届裏面を 活用した子育て世帯臨 時特例給付金申請書の 作成 215 個人 児童手当現況届及び子 育て世帯臨時特例給付 金申請書受付票(３種 類)の作成 216 個人 窓口のイメージアップ 214 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・消費税の引上げに際し、子育て世帯の ・現況届の裏面に子育て世帯臨時特例給 現況届の受付と給付金の申請受付を同時 児童手当受給者と臨時特例給付金受給者 負担を緩和することを目的に、平成27年 付金の申請書を印刷し対象者に送付し に行なうことができることとなり、給付 が重複しているので、市民の利便性を考 度子育て世帯臨時特例給付金（以下「給 た。 金の申請漏れの防止につながった。 えると、同時に受付することができ望ま 付金」という｡)を支給することとされ また、現況届の裏面を利用することによ しかった。 た。 り、申請書に使用する用紙及び発送にか ・給付金の支給対象者は平成27年６月分 かる郵便料が削減できた。 の児童手当の受給資格者となるため、本 【削減額】 ①＋②＝113,823円（※送付 市においては、事務の簡素化を図るた 件数 17,434通） め、、児童手当の現況届（児童手当の受 ＜用紙＞ 給者が６月１日の現況を６月中に市町村 1,317円×７箱（17,500枚）＝①9,219 に届け出るもの）と併せて給付金の手続 円 を行うこととした。 ＜郵便料＞ 別用紙 27ｇ 57円×17,434通＝ 993,738円 裏利用 23ｇ 51円×17,434通＝ 889,134円 差額 ②104,604円 平成27年度においては、例年の児童手 現況届及び給付金申請書の受付票につ 改善策を実施したことにより、申請 改善策を行うことにより、市民にとって 当・特例給付の現況届（以下「現況届」 いて、あらかじめ３種類のもの（①現況 者・届出者にとって必要な事項だけが記 わかりやすく利便性が増すことになり、 という｡)の受付のほか、子育て世帯臨時 届及び給付金申請書・②現況届のみ・③ 載された受付票が交付されることとな 市民サービスに繋がった。 特例給付金（以下「給付金」という｡)の 給付金申請書のみ）を作成し、受付した り、わかりやすいものとなった。 申請受付を６月１日から行なうこととさ 後、該当するいずれかのものを届出者・ また、市民課等を含め多くの受付担当 れた。 申請者に交付することとした。 職員にとって、申請者・届出者に対し簡 また、給付金の支給対象者について 単に受理説明が行えるようになり、事務 は、平成27年６月分の児童手当受給者等 の負担軽減につながった。 とされ、児童手当の所得制限額以上の者 （特例給付受給者）は対象外とされた （現況届の提出を要する者≠給付金支給 対象者)｡ 以上のことから、現況届及び給付金申 請書の両方を受付する場合、現況届のみ を受付する場合及び給付金申請書のみを 受付する場合の３パターンが生じること となった。 なお、現況届及び給付金の受付につい ては、こども室のほか、市民課及び東・ 萱島・香里の市民センター（以下「市民 課等」という｡)でも受付を行うこととし た。 ・子育て相談の窓口であるが、事務的な ・窓口に、観葉植物やぬいぐるみを設置 ・相談者が相談しやすい環境を整備し 窓口環境の改善により、市民の来庁が促 受付であった。 し、視覚的に落ち着くようにした。 た。 進されるようになった。 50/98 賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 217 218 219 区分 個人 個人 グループ 標 題 現 状 改 善 策 平成26年度臨時福祉給付金事務において は、以下の体制で業務を遂行した。 ・ 正職員３人 ・ アルバイト職員20人(窓口での申請受 付、申請書の審査) ・ 人材派遣職員８人(電話対応) 平成26年度の実績を踏まえ、平成27年度 臨時福祉給付金事務においては、アルバ イト職員を大幅に減員する一方、人材派 遣職員を大幅に増員し、以下の体制で業 務を遂行した。 臨時福祉給付金事務に ・ 正職員３人 おける効率化(実施体制 ・ アルバイト職員４人(窓口での申請受 の見直し) 人材派遣職員については、アルバイト職 付、申請書の審査、電話対応、場内整理) 員と比較すると、業務に必要な能力や経 ・ 人材派遣職員30人(窓口での申請受 験を兼ね備えており、業務開始日から効 付、申請書の審査、電話対応、場内整理) 率的に業務を遂行していた。 保育所実地指導監査の 効率化 民生委員活動費の各校 区への振込手続きの効 率化等 効 果 人材派遣職員を大幅に増員すること で、業務開始日から効率的に業務を遂行 することができ、主に以下の効果があっ た。 ・ 来庁者１人対する応対時間が約半減 (案件・相談内容により対応時間数が異な るため、半減できた時間数の算出は困難) ・ 職員の超過勤務時間 事務初月 H26 約130時間(２人分) ⇒ H27 約61時間 (２人分)(約70時間削減) 社会福祉法人が経営する保育所への監査 同一法人が複数の保育所を経営している １年につき３園分の監査回数の省略がで は、１日につき、１園のみに対して行っ 場合、ひとつの保育所に２園分の資料を きる。 ていた。 用意してもらい、一日につき２つの保育 ・通常監査時間：午前９時から午後５ 所の監査を行うこととする。（現場確認 時（７時間15分（435分）） はそれぞれの保育所で必ず行う。） ・通常監査人数：４人 ※ あくまでも経営者側の意向を確認し た上で、一日に２園の監査を行うかどう 435分 × ４人 × ３回 ＝ かを判断する。 5,220分（87時間） ※ １園ずつ監査すべき法人に対して ※ 87時間を事務処理の時間とす は、これまでどおりの対応とする。 ることができる。 ◆当課では民生委員・児童委員協議会の 次の機能を持たせたエクセルを作成及び ◆定型の口座情報報告書を規定したこと 事務局をしており、国から支払われる民 事務手順を見直し、事務の効率化を図る により、毎年、書面での手続きの流れが 生委員の活動費 ◆定型の口座情報報告書を規定する 整理され、口座 を各校区に振込している ◆口座情報を管理できるシートを設け、 情報の管理の適正化が向上した。ま ◆口座情報の変更ついては、口頭での報 エクセルマクロを利用し、当該シートか た、前年度報告のあった口座情報を予め 告のみである ら、校区毎に現 報告書に印字して ◆民生委員は36校区あり、年に２回の振 在管理している口座情報を口座情報報 あげることで、昨年から変更がない校 込に、全校区分の振込用紙（単票）を手 告書に自動印字し、各校区長に配布、確 区等の手続きも簡略化された中で実施出 書きで作成する 認・訂正、校区 来た 必要があり事務作業が煩雑であった 長署名・捺印したものを提出する仕組 ◆総合振込手続きに変更したことで、今 みとする まで半日以上かかって36校区の振込依頼 ◆各校区に振込む活動費を管理できる 書を作成してい シートを設け、エクセルマクロを利用 たが、通常作業で作成された口座情報 し、口座情報と活動 と各校区の活動費データから瞬時に総合 費データから総合振込用フロッピーを 振込用フロッピ 作成できるようにすることで、単票での ーが作成出来るようになり、作業負担 振込手続きから がゼロになった 総合振込手続きに変更する ◆チーム内で十分議論を進めながら取り ※作成にあたっては、チーム内で十分内 組んだため、作業方法の転換もスムーズ 容を精査しながら進める に行えた ◆職員がエクセルを構築したため、費用 ゼロで上記効果が実現できた 51/98 所属長の意見 平成26年度の実績を踏まえ、本改善策 である、臨時福祉給付金支給の事務体制 の見直しを行うことで、正規職員の時間 外勤務の圧縮など、効率的・効果的な業 務運営を行うことができていると考え る。 賞 努力賞 事務処理の効率化が図れることに加 え、事業者側の負担軽減に繋がるもので ある。 努力賞 チーム内で問題点等を十分精査し、事務 の改善を講じたことで、事務の適正化が 図れているとともに、事務作業速度も向 上していることから、評価できるもので ある。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 220 221 222 223 区分 グループ 個人 グループ グループ 標 題 案内看板の追記及び追 加について 現 状 ・平成25年度の機構改革により、水・み どり室が発足したが諸事情により、河川 担当は水道局 ２階、公園担当は本館３階と執務室が 分かれている状況である。 ・来庁者の方が市役所を訪れた際に、ロ ビーの案内看板を見て水・みどりは本庁 ３階と認識され 窓口まで来られるが、内容を確認する と河川担当の内容であることが判明し、 別棟であること をお伝えする状況であった。 ・他部からの照会文書を部内へ転送する 又は他部へ回答文書を提出する際に、 メール表題にRe:をつけメールを送信して いた。 メール表題における事 務改善 連絡便業務における個 人情報の取扱い 工事の進捗状況のお知 らせ ・学校用務担当職員が連絡便業務を行う 際、個人情報を「センシティブ情報」と 「そうでな いもの」に分類し、センシティブ情報 以外の個人情報を学校用務担当職員が担 当していた。 一方、センシティブ情報については、 担当課の職員がそれぞれの学校を訪問 し、個人情報に 対する取扱いが異なっていた。 ・「センシティブ情報」と「そうでない もの」を分類することで、個人情報に対 する意識に 差がでている現状があった。 ・新ごみ処理施設建設工事の工事エリア には仮囲いがされているため、どのよう な工事をして、進捗状況がどうなのか、 外目にはわからない。 ・ＨＰには、新ごみ処理施設建設工事の 概要、工事スケジュール、工事期間中の クリーンセンター図、完成後のクリーン センター図など、文章中心のお知らせの みを掲載していた。 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・資産活用課に事情を説明しロビーに設 ・看板の追記、追加後は適切な対応が行 職員配置における執務室の配置に課題が 置している案内看板に公園担当と明記し なえており、河川担当の内容で公園担当 認められる中、市民サービスの低下を最 た。 に来られる方がほとんど無くなった。 小限に止められるよう、職員自らが積極 ・本館３階の公園担当の受付カウンター 的に対策を講じている。 に公園担当と河川担当の案内を設置し た。 ・メール表題に【】をつけ、重要度を示 ・メール表題を見ただけで、内容が詳細 メール文書の書き方については新たな課 す「至急」等の文言や回答締切期日を標 に分かるようになり、業務の効率化につ 題となっており有用な取組である。 記し、メールを送信した。 ながった。（当該文書の重要度、締切期 日の把握、メール確認後に文書を検索す る時間の削減等） ⇒当該文書の重要度及び締切期日の把握 については、総務担当課として部内集約 を行う時間の確保がなされた。（部内集 約が１日早まることで、7時間45分の削 減） ⇒メール確認後に文書を検索する時間の 削減ができた。（１日約20件×30秒＝10 分） ・９月１日から個人情報の取扱いを一本 ・個人情報の取扱いを統一し、個人情報 人件費の抑制に繋がるものであり有用で 化し、学校用務担当職員が個人情報を運 に対する研修、会議等を制度化すること ある。個人情報の取扱いについては、十 搬するように で、個人情報 分に注意を図られたい。 変更した。 に対する個人差の解消に繋がった。 ・担当課の職員が個人情報の連絡業務を する必要がなくなり、人件費の抑制に繋 がった。 ・工事エリアの全景写真を、既存施設の 屋上から定期的に撮影した。 ・工事エリア内に変化（工事の進捗）が ある毎にその写真を掲載した。 52/98 ・工事の進捗状況を、わかりやすく市民 同じ場所で定期的に撮影することによ に周知できた。 り、工事の進捗状況を大変わかりやすく ・文章だけでなく写真を掲載したこと 知らせることができる。 で、動きのあるお知らせとすることがで きた。 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 224 225 226 区分 グループ 個人 個人 標 題 連絡袋収納棚の順番変 更 家電リサイクル料金一 覧表の活用 調理員用エプロン・作 業靴の配布方法 227 個人 献立表について 228 個人 予算執行管理 229 個人 文房具在庫確認シート の作成 現 状 改 善 策 ・児童会への連絡便用の袋を収納する棚 の学校の並び順(中央小、北小、三井 小･･･)が、連絡箱の並び順(東小、西小、 南小･･･)と違う ・連絡箱へ連絡便や手渡しの連絡便を取 りに来てもらうためのピンクのカードを 入れに行くときに、並び順が違うことか らスムーズにいかず、時間がかかること や他の方の邪魔になってしまうことがあ る ・家電４品目を収集する際には、事前に リサイクル券が必要で、収集時にリサイ クル券と実際に排出された品目に間違い ないか確認する。 商品によっては、同じ名前でコード番 号の違うメーカーが存在し、間違って収 集した場合、引き取り所への引き渡しで きない上、排出者にリサイクル券の買い 直しを求めることとなる。 ・連絡袋収納棚の並び順を連絡箱のもの に合わせる ・手渡しの連絡便を取りに来てもらうた めのピンクのカードも同様の順でしまう 各調理員が交換が必要時に交換申請して きていた。 申請の都度、交換が必要か確認し、離れ た保管場所へ現物を取りに行き学校連絡 便で送付していた。 必用時期に事前調査・確認をした上で、 配布方法を変更し交換。 エプロンについては、発注業者より配 送。 作業靴については、交換日時・場所を指 定し、各校調理員に取りに来てもらうよ うにした。 献立表をエクセルデーターで管理し、 食数を入力すると必要数量がでるように 変更し、データーで各校に送るように変 更した。 効 果 所属長の意見 ・連絡箱へ連絡便やピンクのカードを入 固定観念から少し発想を転換することで れる際、スムーズに時間をかけず入れら 効率化を図ることができることがわかる れるようになった 取組である。 ・時間がかからないことで他の方の邪魔 になることもなくなった ・家電リサイクルセンター発行の「リサ ・引き取り所への確実な引き渡しと、持 リサイクル券の買い直しについては、持 イクル料金一覧表」を収集車に常備、間 ち帰り後のリサイクル券買い直しによる ち帰り前の訂正であれば郵便窓口ですぐ 違いやすい箇所には蛍光ペン等で目印を 苦情がなくなる。 に可能であるが、持ち帰りから日にちが つけ一覧表で確認できるようにした。 経過している場合は煩雑な手続きと日数 が必要となる。排出者である市民の負担 軽減につながる提案であるといえる。 事務時間の削減になった。 現物が書類とは異なり大きいため、持ち 帰りの際の校務員の事故等の危険を回避 できる。 多量の在庫を置くことがなくなった。 時期を決めることで、計画的な事務処理 を行うことにもなった。 今後も、業務に対してより効果的な取組 を図っていただきたい。 メールですぐに送れるようになり、毎 月送付する作業がなくなった。毎月数十 分かかっており、年間１１回送っていた ので数時間作業時間が数時間削減でき た。また、学校でも食数入力することで それぞれ計算しなくてもすむようにな り、注文数量がすぐに各校出せ学校も注 文書作成にかかる時間が削減できた。 ・給食調理場に設置されている備品等の ・備品ごとの設置年・経過年数等を調 ・現状を把握することで、今後の改修計 設置年・経過年数・取替状況等が個別ば 査・確認し一覧表を作成した。 画及び修繕箇所等の予算計上及び執行の らばらで整理されていない状況。 資料として活用を図ることができた。 ・文房具は整理整頓を行っているもの ・使用した分の文房具を表に入力し在庫 ・年間必要な文房具の個数が把握でき の、在庫の管理は全くしていない。 を随時確認する。 る。 ・無くなってから購入する場合が多く、 ・使用した文房具の個数を表に入力する 急に必要になってしまうと対応できな ことで、在庫が瞬時にわかる。 い。 従来の業務の進め方にとらわれず効率化 を図ったことにより、処理時間の大幅な 短縮に繋がったことは大変評価できる。 また、用紙代などの削減にもなってい る。 給食物資の一部の食材は学校で発注し ており、献立表をもとに一人当たりの必 要量に食数をかけて注文している。今ま では献立表を印刷物で配布しており、そ の献立表を見て必要数量を計算してい た。 53/98 将来の必要経費などの見込みにも直ぐ対 応でき、計画的な業務管理に活用するこ とができる。 文房具のみならず、備品等の適正管理を 行うことは、事務の効率化につながって おり、評価できる。 賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 230 区分 個人 標 題 家庭教育サポーター配 置校の拡大について 231 個人 青少年指導員会の一泊 研修について 232 個人 スケジュール管理 233 234 個人 個人 郵便物集計方法の簡略 化 郵便料金明細の確認方 法の改善 現 状 ・子育てに不安や悩みを抱える家庭を支 援するため、家庭教育サポーターを12中 学校区の12小学校を拠点として配置して いる。（Ｈ25年度６小学校６人、Ｈ26年 度12小学校12人） ・家庭教育サポーター配置により、不登 校児童の減少や家庭環境の改善などの成 果が見られ、いずれの小学校からも毎年 の配置を希望されている。 ・Ｈ26年度は各中学校区に１小学校を拠 点として１人ずつ配置したが、２小学校 ともに支援の必要性の高いところがあ る。 ・所管団体の青少年指導員会は、交流を 図るために、懇親会や一泊研修を開催し ている。 ・任期２年目の２月に「一泊研修」を実 施 ・一泊研修は実質、交流目的の旅行であ るが、参加人数が少なく、毎回全体の６ 分の１程度の参加である。 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・12人分の予算を振り分け、12中学校区 ・予算は12人分のまま、15小学校に配置 決められて予算の中、工夫をしながら 15人の配置をする。（３中学校区には２ できた。 前年度に配置した学校（要支援校）に対 小学校ともに配置） ・24小学校のうち15小学校に配置するこ し、サポーター配置を止めるのではな とにより、より広域の家庭支援が行き届 く、サポーターをうまく活用すること くようになった。 で、継続的な支援に結びつけることがで きたことは、事業の効果的運用にも繋げ ることができた。 ・年に１回の懇親会を実施することに伴 ・旅行要素の強い一泊研修を講演会など 団塊の世代が退く中、多くの中学校区 い、参加者の少ない一泊研修を廃止し、 の研修に変えることで参加しやすくな で若年層の青少年指導員が誕生してお 毎年研修を実施 り、参加人数が４倍に増え、青少年指導 り、１泊研修ではなく、その分研修を多 員会の資質向上が図れた。また近年、青 く取り入れ、実施したことは人材育成に 少年指導員が大幅に入れ替え時期を迎え も大きく寄与することができた。 るにあたり、初任者研修の必要性もあっ たことから、研修を充実することができ た。 他部署からの依頼に対する回答など、期 個人ごとにエクセルのスケジュール表を 回答や年間目標としている業務の進捗を 限に遅れていることがしばしばあった。 作成し、毎朝当日のスケジュールを確認 意識することにより、計画的に仕事を進 し、毎夕翌日のスケジュールの入力を行 めることができ、業務の遅れが減少し うように徹底した。 た。 総務課で取りまとめて差し出す郵便物 総務課で一括して出す郵便物として、担 入力の時間が毎日15分程に短縮された。 （各課で予算を持ち、執行委任を受けて 当課の入力を省いた。 いる物は除く。）は、総務課が管理して いる郵便料で執行しているが、担当課ま で入力し、管理していた。そのため入力 に毎日約30分程かかっていた。 ○郵便物の発送方法は２種類あり、総務 郵便局から、市のお客様番号を２種類発 金額の確認作業がしやすくなり、半日ほ 課で取りまとめて出す物と各課が直接郵 行してもらうよう依頼し、明細を分けて どでできるようになった。 便局に出す物が もらうようにした。 あり、出し方の違いで、入力方法や書 類の管理方法も異なる。 ○しかし、郵便局からの請求や明細は１ つにまとめてられている。 ○市は２種類をわけて取り扱っているの に、郵便局はまとめて取り扱っているた め、請求の内訳 確認もしにくく、金額の確認作業に１ ～２日かかっていた。 54/98 業務の的確な進捗管理につながる工夫で ある。 賞 努力賞 努力賞 努力賞 必要のない入力を省くことで、日々の業 務の効率化につながった。 努力賞 関係事業者との調整により業務の効率化 に寄与した取組である。 努力賞 平成27年度改善報告台帳 連番 235 236 237 238 239 240 区分 標 題 個人 選挙管理者・選挙立会 人管理システムの再構 築 個人 ボールペン台の設置に よる窓口の美化及び替 え芯の規格統一による 運転コストの削減を提 案する。 個人 市民電話対応時に使用 する高頻度庁内電話番 号表の作成掲示するこ とで事務改善を提案す る。 グループ 個人 グループ 平和祈念・戦争資料展 示コーナーの拡充 会議の参加について 感染症予防 現 状 改 善 策 現行システムは、１種類の選挙だけで あれば、管理することができた。 選挙管理者・選挙立会人への承諾書等 の依頼文をエクセルで作成していたた め、文面の折り返しや、行間等が均等で ないなど、見栄えも悪かった。 地方統一選挙（大阪府議会議員選挙と 寝屋川市長・市議会議員選挙）時は、近 日のうちに、２種類の選挙を行うため、 一度に、２種類の選挙における選挙管理 者・選挙立会人に対して、承諾書を送付 する必要がある。そのため、両方もしく は、一方だけの選挙なのかを自動的に判 断して、承諾書用データを作成するシス テムを再構築し、承諾書については、 ワードで差し込めるように作成した。 相談受付窓口・相談コーナー・還付コー 全ての窓口に同じタイプに規格統一した ナーには、今まで色々なタイプのボール ワイヤー付きのボールペン台を設置し改 ペンが綴じ紐やつ釣り糸などで繋がれて 善を図った。 おり、納税相談者に嫌な思いをさせてい ることと同時に替え心が色々でコストが 掛かっている現状です。 市民電話対応の中で庁内関係各課への取 高頻度の庁内内線やよく聞かれる官公庁 次ぎや関係官公庁の代表番号案内を求め の代表番号を表にまとめ、拡大コピーし られることが多いが、すぐにわからなく 見やすくして、すぐに番号がわかるよう 時間が掛かり市民にお待ちいただいてい に改善を行なった。 る現状。 現在、市民等に“戦争の悲惨さ”や ・中央公民館に現状を説明する。 “平和の尊さ”について認識を深めてい ・中央公民館及び展示ケースを使用して ただくため、市立総合センター３階にあ いる市民団体と調整し、平成27年度より る中央公民館所管の展示ケース２箇所を 展示コーナーを１個所拡充した。 使用し、「平和祈念・戦争資料展示コー ナー」として市民から提供いただいた貴 重な戦時資料等の展示している。 しかし、ここ数年、提供いただいた展 示物の増加により、展示ケースが手狭と なり、見づらくなっている。 ・市内の公立幼稚園の職員が集まる教育 ・ネームプレートを用意し、園ごとに色 研究部会（教育課程部会）において、誰 分けして所属がひと目でわかるようにし がどこの園の所属かわかりづらく、把握 た。・名前と一緒に担当（学年・加配・ できないまま会に参加している職員もい フリーなど）も記載することで、今年度 る。・名札の着用が徹底されていない。 はどういう立場で会議に参加しているの か他の園の職員にもわかりやすいように した。 食器ケースに子どものコップを30個入 ワゴンラックにし、コップの位置を固 れていたが、コップが重なったり、子ど 定することで、コップが重ならず清潔に も達がコップを取る時に他の子のコップ 保てるようにしていく。 に手が触れてしまう。 55/98 効 果 所属長の意見 賞 地方統一選挙にも対応したことで、作 従来のシステムは、単体の選挙におい 業効率が上がり、作業時間の短縮となっ て対応していたため、統一地方選挙のよ た。 うに、2週間の間を置き、投票管理者、選 挙立会人に対する依頼、承諾について も、個別に対応していたため、二重の作 努力賞 業を行っていたが、統一地方選挙用にシ ステムの改修を行ったことで作業の効率 化が図れている。 納税相談者や通行される市民からの美観 の向上と、ボールペンの規格を統一する ことで替え芯を１タイプ購入することで 運営コスト削減を図ることができた。 納税相談等日々市民が来訪され、種々の 申請等書類の記載の必要があるなか全て の窓口に同様の筆記用具を準備すること 受賞無し で統一感を与え、円滑な窓口業務につな がっている。 必要な時に一目でわかり、市民との電話 対応時にお待ちいただく時間の短縮で き、納税担当のイメージアップにも繋 がっている。 市民対応の短時間化、ワンストップ化を 推進していくなか電話応対者に対しても 正確、迅速な関係部署へのご案内につな 受賞無し がっている。 ・「展示コーナー」を新たに１箇所拡充 （２箇所⇒３箇所）したことにより、展 示物が見やすくなり、加えてより多くの 戦時資料を展示することができた。 これにより、今後においても展示物を 通して、より多くの市民等に改めて”戦 争の悲惨さ”や”平和の尊さ”を伝えて いくとともに、次世代を担う若い世代に 考える機会を提供していく。 本年は、戦後70年の節目の年を迎えるに あたり、「戦争の悲惨さ」や「平和の尊 さ」を次世代にしっかり語り継ぎ、戦争 の歴史が風化しないように「展示コー ナー」を拡充し、より多くの市民の皆様 受賞無し の眼に触れるこてとで、改めて非核・平 和を考える機会を提供することができ る。 ・ネームプレートがあることで、発言者 ネームプレートがある事で、名前とどの がどの立場で話しているのかわかりやす 立場での意見かがわかり会議がスムーズ かったり会議の流れがつかみやすくな に進行した。 り、以前より積極的に発言できる者が多 受賞無し くなった。 ワゴンラックにすることで位置が決 感染症が流行し衛生管理がさらに求めら まっている為、子ども自身が置いても れる中、経費削減を考えながら、衛生的 コップが重なることなく清潔に保管する にも工夫がされている。 受賞無し 事ができる。食器ケース3000円、ワイ ヤーラック800円経費削減にもなった。 平成27年度改善報告台帳 連番 241 242 243 区分 グループ グループ 個人 標 題 こどもが落ち着くため の空間作り 窓口呼び出しモニター の繁忙期及び通常期で の使用変更 現 状 ・こどもが周りのこども達の声や行動に 刺激されることなく落ち着いて遊べるよ うに、室内にパーテーションを設置して いる。 ・ダンボールで作成したため安定性に欠 け、一枚の大きなものにしたため、折り 畳むことが出来ず不便さを感じる。 ・開所当時は１８名の受け入れだったが 現在は２８名、人数が増えただけでなく 子どもの姿も変わってきている、また、 保育も一人一人をていねいに見ていく 為、少人数制で時間差をつけたり落ち着 いて生活できるよう部屋もコーナーで仕 切っている。人数の多さを感じにくいよ うな工夫が必要である ・保険事業室内の各窓口の中で、⑤番国 保保険料の計算については、６月の繁忙 期のみ使用しており、通常期は使用せ ず、⑤番の案件については③番国保賦課 （加入脱退）で引き受けている。 ・市民待合スペースに掲示している窓口 呼び出しモニターには、各窓口について 「●番の●●（案件）は●人待ち」とい う表示が出る。これは通常期で使用して いない⑤番国保保険料の計算についても 同様に表示されるため、使用していない 期間は「国保保険料計算は０（ゼロ）人 待ち」と表示されてしまう。 ・⑤番窓口を使用していない通常期に、 国保保険料計算で待合にて待っている市 民からすると、自分は実際に何人かを 待っている状態であるにもかかわらず、 自分の案件である「国保保険料計算は待 ち人数０（ゼロ）人」というモニター表 示を見て憤慨し、その結果窓口でトラブ ルになってしまうことがあった。 大阪府から通知のあった３Ｒ推進ポス ターコンクール応募案内の資料を印刷 し、各小・中学校へ配布するため本庁の 連絡便箱へ投函していた。 改 善 策 ・既成の木製の3連式パーテーションがあ り購入したが、安定させるためのスタン ド、お互いのコーナーが見えにくいよう 枠内のカーテンも購入すると予算がオー バーする。 ・スタンドとカーテンは地域の元気アッ プ介護ポイント事業の方の協力を得て作 成することにした。 ・窓口呼び出しモニターでの⑤番国保保 険料の計算の待ち人数表示について、繁 忙期の⑤番窓口を使用している時期のみ モニターに待ち人数を表示させ、繁忙期 以外の⑤番窓口を使用しない通常期にお いては、モニター上の⑤番表示を消去 し、「国保保険料計算は待ち人数０人」 というモニター表示を出ないように、モ ニターのシステムを設定変更すること で、窓口でのトラブル解消につながっ た。 資料添付のメールを送付することによ り、事務効率を改善した。 メール活用による費用 削減及び時間の節約 56/98 効 果 ・スタンドがあることで倒れることなく 必要時以外は折りたたみことが出来る。 ・コンパクトで場所も取らず持ち運びも しやすい。 ・室内環境として他の室内遊具の色と マッチし一体感があり見た目が良い。 ・入所に備えて見学にもたくさん来られ るので見た目の印象は保育所のイメージ アップにもつながる。 ・スタンドとパーテーションのセットが 32,550円のところパーテーションのみの 購入で20,790円で抑え カーテンも購入 すると2,940円だったので11.790＋2.940 円の計１４，７００円のコスト削減が出 来た。 ・６月の国保保険料当初賦課である繁忙 期以外でも、国保の保険料計算で来庁さ れる市民は、１日平均で約20名前後存在 する。そのため、これらの方々への不要 なトラブルを避け、その結果市民サービ スの向上につながったと考える。 所属長の意見 賞 社会福祉協議会の「元気アップ介護ポイ ント」を活用し、子どもたちが安全に落 ち着いて遊ぶことができる環境設定につ ながり、さらに実践として保育内容をま とめ発表することにもつながった。 受賞無し 繁忙期の窓口案内のさらなる周知、トラ ブルの未然防止につながり、市民サービ スの向上を図ることができたと考える。 受賞無し 紙代：約94円の削減 ５枚×36校（小学校24校・中学校 12校）＝180枚×約0.52円＝約94円 (インク代：８枚分（紙３枚については、 両面印刷）×36校＝288枚分) 燃油代：約549円の削減 137.32円/ℓ×４㎞ （※6/1現在 の現金価格） 合計：約643円の費用削減となった。 また、約30分の時間節約となった。(ク リーンセンター⇔本庁約20分、連絡箱投 函作業10分) 削減効果が僅かであっても、小さな改善 を積み重ねていくことは、コスト意識の 向上に繋がっていくため、評価に値す る。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 244 グループ 的確な窓口対応・業者 指導 245 グループ 庁内ＯＡシステムのス ケジュール機能を利用 した情報共有 246 247 個人 個人 報道機関からの問合せ に関するＱＡ集の作成 決算資料作成に関する 工夫 現 状 給水装置工事施行基準・下水道排水設備 指針等に基に対応及び指導を行っている が、多種多様な施行方法があり複雑な施 行内容については、経験の多い職員等に 確認を行い対応している 毎週行われている担当内の会議におい て、その週の個々の大まかなスケジュー ルについては、担当の報告により共有で きていたが、細かいスケジュールや業務 内容については把握できていなかったた め、担当者不在の場合、他部局や他市か らの照会等に対応できないことがあっ た。 ◆先日、寝屋川市内において痛ましい事 件が発生した。 ◆民生委員・児童委員、事務局（保健福 祉総務課）に対し、報道機関から問合せ が相次いだ。 過年度は、報償費に関する決算資料を作 成する際、財務会計から膨大な量のデー タを拾い出していた。 現在、道路占用及び道路施工承認申請書 は道路交通課の窓口での手渡しとなって いる。 248 249 グループ 個人 道路占用・道路施行承 認申請書の窓口対応の 簡素化について 事務・事業の共有情報 が一目でわかる工夫 ・現在、京阪本線連続立体交差事業用地 買収に先立ち、土地境界確定図に関係地 権者(約7百数十名)の署名・押印をいただ きに回っているが、どれだけ進んでいる のか、進捗具合はどんなものなのか課員 に事務・事業の共有情報が分かりずら い。 改 善 策 効 果 所属長の意見 複雑で難しい問題等は、担当者全員に報 経験のある職員が指導を行い、全員が広 複雑な課題が出た際に、報告をし共通認 告し共通認識を深めるようにした く深く知識を習得することにより、窓口 識を深めることが、実務をより効率的に 対応・業者指導もスムーズに行え複雑な 行う取組みであり、一定の評価ができる 施行内容の確認を行う回数も減少するこ ものである。 とができた。 庁内ＯＡシステムのスケジュールに財務 ・庁内ＯＡシステムのスケジュールを開 庁内ＯＡシステムのツールを活用した担 担当グループを作成し、出張・会議・提 くと、その日・週単位の財務担当内の 当職員間のスケジュールの共有化で、担 出期限・休暇など個々のスケジュールを 個々の業務スケジュールが表示され、そ 当内の業務の円滑化に役立っている。 担当内で共有した。 れぞれがどのような業務を行っているの か、提出期限を迎えるのか等がグループ で共有できるため、財務担当の業務が円 滑に行えるようになった。（担当不在時 の他部局や他市からの照会などに他の職 員が対応できるようになった等。） ・予定している休みなども入力しておく ことで、休みが業務に支障が出ないよ う、担当間での調整が容易となった。 ◆守秘義務や個人情報保護を中心とした ◆報道機関等からの問合せに対しても、 事前に資料を作成したことにより、この 「民生委員・児童委員用」及び「事務局 余裕を持った対応ができた。 ような危機事案に対しても、混乱するこ 用」のＱＡを作成した。 ◆報道機関を刺激することなく、適切な となく、落ちついて、適正な対応が図れ ◆「民生委員・児童委員用」について 対応ができた。 た。こうした日頃からの危機管理意識は は、会長を通じ、関係民生委員に周知し 評価できる。 た。 ◆「事務局用」については、組織におい て共有を図った。 各担当者からの様々な支出命令書等を必 決算資料の作成にかかる時間が大幅に削 当課は特に報償費を支払う対象者が多 ず、課担当者１人がそれを確認し、事業 減できた。 く、また事業も多いことから、財務会計 名に応じて一覧表を作成し、すぐに報償 資料が今までより見やすく、わかりやす のみでの管理では非常に時間を要するた 費の確認が取れるような状況にした。 くなったと言われた。 め、会計担当者を一元化し、常に全体的 資料作成にあたりデータ出力に100ページ な管理を行うことで効率的な事務執行に ぐらい印刷を行っていたが、３分の１の 繋がった。 約30ページで済むようになった。 道路占用許可基準を改正することによ ホームページに掲載することで窓口対 市道上空の看板類に対する占用許可つ り、市道上空の看板類に対する占用許可 応の件数を減らせ、印刷代も減少でき いてホームページを作成する際、同時に を与え、歩行空間等を確保し道路環境の る。 道路占用及び道路施工承認申請書の様式 向上を図る。 を載せることで、窓口の簡素化及び占用 その際、占用申請が必要となってく 者が窓口に来ることなく申請書が取得で る。 きることは評価できる。 設置者に対し、申請書を窓口で受け渡 しするよりも、エクセル等の書式でホー ムページに載せ来庁せずに様式を取得で きるようにする。 ・関係地権者の一覧表(50音順)を作成 ・事務・事業の共有情報が分かりやすく 班体制で押印依頼をしている為、個々の し、紙ベースで壁に貼り付け署名・押印 なった。 工程管理がやり易くなった。 済の地権者欄に○印を記入するようにし た。 57/98 賞 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 250 グループ 251 252 253 個人 グループ 個人 標 題 法律相談の予約確認 広報紙作成データの バックアップ対策の実 施 上下水道局内の支払事 務の効率化及びミスの 削減 すぐ出すファイルの明 確化 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 法律相談の予約を1週間前の同じ曜日から 電話等で受け付けている。利用者の中に は急がれる方も多く、予約フォルダーか ら状況確認を行うのに時間がかかる。 ・広報紙の作成はＤＴＰシステムを利用 して、広報担当職員等が自ら編集作業を 行っている。 ・通常12ページの広報紙を作成するに は、提出原稿のチェックから紙面の編集 校了まで、約半月間をかけて作業を行っ ている。 ・紙面のデータはＤＴＰシステム独自の 共有ドライブに保存し、各担当が随時作 業できるようになっている。 ・過去に編集作業最終日に数ページ分の 紙面データが消えたことがあり、ファイ ルが復元できなかったことで時間的制約 のある中、再度紙面を作成するために多 大な労力を費やしたことがあった。 上下水道局内の支払は、納付書での支払 等を除いて、原則毎月15日と月末の「Ｆ Ｄ払い（市長部局でいう口座払い）」で 行っている。 原課からの証憑書類の提出が決裁提出締 切日に間に合わない場合、その支払はＦ Ｄ払いではなく振込依頼書での支払に変 更して処理しなけらばならない。（ＦＤ 払いは支払日の６営業日前までに指定金 融機関に資金等の引渡し） 振込依頼書を用いての支払は手書きで振 込先等を記入しなければならないため、 振込ミスになる可能性もある。 →上下水道統合、各課担当者の異動等に より、ＦＤ払いの提出締切日等への意識 が低下しており、それに伴い振込ミスの リスクが増大している状況であった。 最短で案内ができる日の予約フォルダー お急ぎでの予約連絡が入っても、最短日 市民からの問い合わせへの時間短縮が期 に付箋を貼り「空き有」が一目でわかる を即答できるようになった。 待でき、有効な提案である。 受賞無し ようにする。 市民の方が市役所１階のりそな銀行が閉 まってから収納金を納めに来られた場合 や、担当課の物品を会計室で一時預かり する場合、また、領収書綴りを担当課に 配布する場合など、即座に該当のファイ ルを取り出して応対する必要があるが、 それらのファイルが他のファイルと同じ 位置に配置されているため、ファイルを 見つけ出すのに手間取っていた。 上記のすぐに出す必要のあるファイルだ けを専用の保管場所に配置し、保管場所 も一目でわかりやすいよう見出しを付け るとともに、保管場所の近くに「すぐ出 すファイル」の一覧を掲示し、すぐに取 り出せるようにした。 ・ＤＴＰシステムの共有ドライブの仕様 を見直し、削除したファイルは一旦ゴミ 箱に入るように設定変更を行った。 ・操作ミス等で誤ってファイルを削除し てしまった場合でも、ゴミ箱に保存され るので復元可能となった。 ・紙面編集の締切が決まっているスケ コストもかからず、リスク回避も期待で ジュールの中、万一完成した紙面が削除 き、有効な提案である。 されてしまっても、直ちに復元可能と なったことで、広報発行の遅れなどによ る市民サービスの低下を未然に防ぐこと が可能となった。 ・コストをかけることなく編集作業上の リスクを回避することができ、業務運用 受賞無し の安定性が向上した。 年度初めに年間の支払スケジュールを文 書にて通知するのではなく、上下水道局 内の会計システムのトップページにてＦ Ｄ払いの支払日及び提出締切日を「月単 位」で通知（常時通知文を掲載）し、直 接実務担当者の意識を高めさせた。 毎月各課担当者に通知することにより、 常に日程等を意識させることができ、振 込ミスのリスクを低下させることができ た。 【振込依頼書での支払件数】 通知実施前 11件/月 ⇒ 通知実施後 ３件/月 支払事務のミス防止、及び事務の軽減を 図るため、各課担当者への事務手続きの 周知方法を工夫したもので、効果が数字 に表れている。 来年度以降も会計システム内での通知を 継続し、かつ正式な通知文を送ることも 検討し、支払事務の効率化及びミスの削 減を徹底させる。 58/98 ファイルを見つけ出すのに時間がかかり 承認します。 手間取っていたのが、すぐに該当ファイ ルを取り出せるようになり、ファイルを 探す時間の短縮、事務の効率化を図るこ とができた。また、他課の職員を待たせ ることなく応対できるようになり、りそ な銀行派出が閉まって以降に収納金を納 めに来られた市民の方へのサービスの向 上につながった。 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 254 255 256 257 258 259 260 区分 グループ 個人 標 題 寝屋川市屋外広告物条 例のＱ＆Ａ作成 メールマガジン過去掲 載記事の一覧表作成 グループ 公募補助金 ロゴマー クの作成 グループ パブリック・コメント 手続予定案件と首脳会 議付議予定との関連付 け グループ グループ グループ 庁議申請の見直し 公募補助金交付団体へ の指摘経過表の作成 避難行動要支援者名簿 の更新 現 状 改 善 策 効 果 平成27年４月１日より施行している寝屋 問合せが多い事項等をＱ＆Ａとして図解 問い合わせ件数が減少し、業務時間が短 川市屋外広告物条例の規制内容等につい で解説し、ホームページにアップした。 縮した。 ての問合せがしばしばある。 １月の業務時間短縮：125分＝25件(問合 せ減数)×５分(１件に要する時間) また、問い合わせがあった場合にも明確 に説明しやすくなり、担当内の職員の知 識向上にも繋がった。 ・メールマガジンを作成する際、過去に ・過去４年分の掲載記事をエクセルの一 ・検索、確認に要する時間 １件当たり 同様の記事があれば参考にしているが、 覧表にまとめることで、一括して検索 約５分 → １件当たり約１分 過去の掲載記事が一覧表になっていない し、必要な号のみ確認できるようになっ ため、各号ごとに掲載記事を確認する必 た。 要があり、検索に時間と労力を要してい た。 ・申込件数が減少傾向にあった。（平成 ・より親しみやすい制度とするため、制 ・申込団体数が増加…23団体（うち、新 25年度 30件、平成26年度 21件） 度のロゴマークを作成し、ＰＲに活用し 規事業申込団体８件。申込後辞退２件含 ・新規事業申込件数が減少傾向にあっ た。（事業実施のポスター、チラシ等に む。） た。（平成25年度 ９件、平成26年度 も使用してもらう。） ・団体から、使用してもよいかといった ６件） 問合せがあった。 ・申込セミナーのアンケートにおいて、 「ロゴのアイデアは良いですね。活用致 します。」といった団体の声があった。 ・パブリック・コメント手続の実施、結 果報告の際には、首脳会議への付議が必 要となるが、担当課の付議案件の提出の 遅延等の課題が見られた。 ・年度末に実施する次年度のパブリッ ク・コメント手続予定案件の照会の際 に、「首脳会議への付議の予定時期」の 項目を設け、記入してもらうことで、担 当課への啓発を図るとともに、提出され た情報を企画政策課の庁議担当者と共有 した。 庁議申請を受ける場合、口頭でのやり 庁議申請の前段階として案件の受付依 取りで案件名称、市長説明の日程等の情 頼を提出することとし、その案件依頼を 報を聴取していたため、確認の重複が生 様式化することで、必要事項の聴取漏 じ、時間と手間を要していた。 れ、確認等の手間を省くことができた。 賞 施行間もない寝屋川市屋外広告物条例 に関する事前協議や許可申請の規制内容 の問合せが頻繁にあり、ホームページに 図解入りのQ＆Aを掲載することにより問 受賞無し い合わせ件数が減少し、事務の効率化、 市民サービスの向上に繋がった。 事務の効率化、正確な事務遂行に資する 取組である。 受賞無し 制度のアピールにつながる取組である。 受賞無し ・担当課の意識啓発が図られるととも 担当者間の適切な情報連携により、事務 に、庁議担当者も情報を把握することに の効率化に資する取組である。 より、スムーズな業務遂行が図られた。 受賞無し 付議案件１件当たりの確認等に要する 事務の効率化に資する取組である。 時間：15分 付議案件の年間概数：40件 当提案により削減できる時間数：▲15 分/件×40件/年＝▲600分/年＝▲10時間/ 年 よって、一年間当たり10時間の削減と なった。 ・公募補助金交付団体へ実績報告書の内 ・日付、来庁された要件（または電話内 ・公募補助金交付団体へ実績報告書の内 容についてヒアリングを行うが、担当者 容）、担当者が回答した内容等をまと 容についてヒアリングした内容を、担当 のみが把握しており、他の職員はいつ、 め、他の職員も確認できるようにした。 者以外の職員も把握することができるよ どんな内容をヒアリングしているか把握 うになり、問い合わせに迅速に対応でき していない状態であった。 るようになった。 今まで避難行動要支援者（旧災害時要援 関係課と調整することで、常に最新の名 常に最新の対象者の把握や死亡・転出等 護者）に関する名簿を作成していたが、 簿作成が可能となった。 による消削者を名簿から消すことで、災 更新作業等について、関係課と調整して 害時に必要のない避難行動要支援者を探 いなかったため作成時のままであった。 すことがなくなるので、他の避難行動要 支援者への捜査するための時間ができ る。 59/98 所属長の意見 受賞無し 情報共有による円滑な業務遂行に資する 取組である。 受賞無し 従来、避難者名簿の作成にあたって は、更新作業を行っていなかったことか ら、対象者の重複、事務の複雑化等が発 受賞無し 生していたが、１か月ごとに更新するこ とで、的確な名簿作成と事務の効率化に つながった。 平成27年度改善報告台帳 連番 261 262 263 264 265 区分 個人 個人 個人 グループ 個人 標 題 受信ファイルと送信 ファイルの保存方法に ついて 受信メールのメモ帳へ の保存 更新作業における確認 や入力作業工程削減 災害時医療備蓄品の 休暇の取得 現 状 電子データのＺドライブの保存について は、文書分類表に応じて体系的にパソコ ン上に電子フォルダを作成・利用してい る。 しかし、依頼ごとのフォルダの中は、受 信ファイルと送信ファイルが混同されて 保存されていたため、引継ぎ等の際、前 年度の内容を整理するのが困難であり、 また、時間も要していた。 他市等からの電子メールでの依頼等につ いては、正式に依頼文が添付されている こともあるが、依頼文が添付されておら ず、メール本文に依頼内容や締切日など が記載されていることがある。一方、寝 屋川市の受信メールについては、一定期 間の経過の後、消去される。 このことにより、過年度の電子データを 探している際、メール本文が残っていな いため、依頼内容が分からないことが あった。 毎年９月に地域活動支援事業を利用して いる利用者の更新作業をシステム入力し ている。 （H25:992名 H26:969名 H27:1073名） 入力時に申請日付や理由、サービス時期 などを入力する必要があるが、昨年未更 新の方の不要データが残ったままで確認 作業を要したり、サービス有効期間など 共通項目も都度入力しなければならず、 時間がかかる、間違いの元となってい る。 災害時医療備蓄品の保管方法・について ・段ボールや包装ごとで積み上げて保管 していた。 ・どこに何が保管されているのかがわか りにくかった。 一般の職員は他の職員が、いつ休暇を取 得する予定でいるのかわからない。この ため直前になってはじめて、同日に休暇 を取得する職員が複数いて、業務に支障 が出る可能性があることが判明する。 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 依頼ごとのフォルダの中に、「01照会」 前年度と同様の処理をする事務について 日々の業務遂行にあたって、少しでも工 「02回答」フォルダを作成する。 も、法改正等で異なった処理をする事務 夫することで事務の効率化や軽減を図る についても、前年度の処理を参考にする ことができており評価できる。 相手方からの依頼によっては、依頼、照 場合に、依頼と回答が一目でわかるよう 会、お願い等、様々な表現が用いられて になり、事務の効率化、軽減化ができ くるところであるが、これに忠実にフォ た。 受賞無し ルダ名を作成していると、フォルダの作 成に労を要し、フォルダを分けることが 続かなく恐れがあるため、受信したメー ルと送信したメールが判断つけば、フォ ルダ名は同じものを使うよう工夫した。 受信メールの、標題や送受信時刻を含め 受信メールが消去されても、同様の内容 事務処理においては、過去の情報等の確 た、ウインドウ中全文を、メモ帳に保存 を得ることができるため、過年度の処理 認が必要な場合があるが、そうしたこと した。 がたどり易くなり、事務の効率化、軽減 への対応策として評価できる。 メモ帳のファイル名は受信メールの標題 化が行われた。 と同じにした。 依頼文と同じフォルダに保存し、依頼文 受賞無し の補足的な扱いとした。 委託先のシステム開発会社に未更新の方 などの不要データ削除や、共通入力項目 はあらかじめ一括での事前入力を依頼し た。 ・棚に種類ごとに整理して保管するよう にした。 ・品目ごとにプレートを作成して棚に設 置した。 ・細々とした品目については、透明プラ スチック容器に収納するようにした。 夏季休暇期間など多くの職員が休暇を取 得することが想定される期間の前に、担 当ラインで休暇取得予定表を作成し、自 分以外の職員の休暇予定を把握し、業務 に支障が出ないよう留意して休暇を所得 する。 60/98 ・不要データを一括削除したことによ り、確認作業を減らすことができた。 ・更新時の入力時間が約5分/1件→約2分 /1件に削減された。 （3分×1,073件=3,219分≒53.6時間の 削減予定。） 不要データを残していたことによる無駄 な作業時間が一括削除することで削減で き、事務の効率かが図られており評価で きる。 ・品目ごとに整理しプレートをつけたこ とで、何がどこにあるのかが一目でわか り、災害時へのスムーズな対応につなげ られるように準備できた。 ・細々としたものを透明の収納容器に移 すことで、災害時に箱の開封時間を短縮 し取出しがスムーズになるとともに、保 管場所もわかりやすくなった。 ・担当ラインで極端に職員が少ない日を 減らすことができる。 ・予定表に他の職員の応援が必要な事業 を記入しておくことで、担当ライン全体 としての繁忙日を担当ライン全員が把握 することができる。 市災害医療センターで使用する物品を各 品目ごとに整理プレートで整理したこと で、災害時に迅速に必要物品を使用でき るように改善できたと評価します。 受賞無し 担当者との情報共有をおこなえるように 改善したことで、円滑な業務につなげら れたと評価します。 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 266 267 区分 グループ 個人 標 題 予防接種の契約事務に ついて 子どもにとっての安全 と経費節約 268 グループ 自転車安全利用講習会 269 個人 契約別個人ファイルの 作成 270 個人 委託契約発注に係るコ ンサルへの業務指示資 料について 現 状 ・毎年、予防接種の契約を市外の３医師 会と５医療機関と結んでおり年度当初に は押印のために訪問を行っていた。最初 に一度訪問し、全ての押印が済んで再度 訪問しており時間がかかっていた。ま た、公用車を使用しているので他の用事 で使用できなかった。 ・1歳児２０名の部屋で広くて子どもたち が走り回ったり、遊びにも集中できない 為空間を分けて 保育をすすめてい く ・3段BOXなどで空間を分けるが仕切った 部屋からこどもがでていったり、区切り がわからずにでていってしまう。 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・契約書のやり取りを郵送に変更した。 ・時間的には最低４日かかっていたのが これまでの事務処理方法を見直し、より ゼロ 効率的な方法に変更したことで事務処理 ・移動に係る経費がゼロ の改善につながったと評価します。 受賞無し ・合板でついたてを３枚つくり、色を落 ち着く白色にペイントし使用する ・固定式だと空間をかえれないため可動 式にする 諸費用 3台 \2000 参考価格 １台 \30000 ・ついたてがあることで空間が子どもた ちにわかりやすく、でていくくとが減っ た ・可動式にすることでその時その時の保 育内容、生活スタイルにあった空間づく りができた ・落ち着てあそび、生活できるように なった。 ・高さを大人が座っても見える高さにす ることで、子どもの行動が見やすく、圧 迫感もなく使用できている。 ・24小学校の３・４年生を対象に自転車 ・例年、小学生を対象としていたが、大 ・平成27年７月10日現在、19校中53名の 安全利用講習会を実施している。 人が子ども達の見本となるためにも、広 参加があり、自転車の安全利用や交通マ ・講習会に参加した児童に、自転車安全 報紙に掲載し、大人（自治会などの団 ナー等に関する意識の向上を図った。 運転者証を交付している。 体）の参加を呼びかけた。 子どもにあったものを安価で作成でき、 安全面での配慮も考えられている。 受賞無し 道路交通法改正による施行が平成27年 ６月１日より始まり、高齢者を含む市民 の方々の意識も高まる中、自転車安全利 受賞無し 用講習会を通じ事故の軽減に繋がること から評価できる。 高架事業において起業地内の土地所有者 契約用ファイルを契約者毎に作成した。 契約に係る資料作成や管理は各工程によ 用地取得した後、会計検査等を受験する ファイルを作成し、対応議事録や登記 （契約の同意がとれた時点でファイルを り複数の担当者が行っているため、１契 にあたり、一括管理でき事務事業の短縮 簿、相続関係の資料等を管理していた。 作成し専用棚に保管し、契約満了後、別 約者に対して、全体的な現状把握が可能 を図れる。 昨年度から、土地売買契約や物件移転補 棚に移動し、契約継続中案件の把握がで になった 償契約を締結していく中で、契約に必要 きるように考慮した） 今後の大阪府の検査や会計検査の際に新 な書類（調書や承諾書等）や契約書類を 契約用ファイルの概要 たな資料を作成することなく、受検でき 同ファイルに入れて管理をしていた。 ・背表紙に予算年度・所有者別表示（土 るため、将来的に時間を短縮できると思 下記のような問題点があった。 地・建物・借家人等）・契約者名・借家 われる ・土地所有者と建物所有者が異なる場合 人の場合は土地所有者名を記載した 受賞無し や借家人が多数いる場合に同一ファイル ・契約関係の必要書類のチェックシート では対応ができない を作成し、各担当者でそれぞれチェック ・各担当者により資料整理がばらばらで をしてもらうことにより資料漏れがない 管理しにくい ように考慮した ・契約締結しているのか、また、多年度 ・必要書類のインデックスを先にファイ 契約の場合に契約状況がわかりにくく、 ルに綴じることにより、各担当者が必要 異動等があった場合に支払などで地権者 資料を綴じる場所を指定し、資料漏れや に迷惑をかける可能性がある 他の担当者が確認できるように考慮した 物件移転補償調査業務委託において昨年 昨年度の手戻りを参考に契約資料送付時 着手関係書類は昨年度に比べ修正箇所が 業者委託契約が、複数になってしまうた 度は６業務であったが、今年度は年度初 に「契約にあたって」という資料を作成 減り、チェック時間が短縮された め、業者の管理を統一化するにあたり、 めに１５業務発注する計画があった。 し、一読してもらった上で着手関係書類 工程管理表の作成により、委託業者と寝 役立っている。 昨年度、着手関係書類や契約の手続きの の作成を依頼した 屋川市の意志統一が図れ、また、工程管 受賞無し 中で委託業者のミスなどによる手戻りが 新たに各物件ごとに「工程管理表」の作 理表により、各物件の算定調書作成時期 生じた。また、物件数が多いため、各業 成を求め、各自が工程管理を行うように が把握できたため、用地交渉のスケ 者の工程管理が疎かになる可能性が生じ 促し、共通認識の下で業務を推進してい ジュールを検討しやすくなった た。 けるように考慮した 61/98 平成27年度改善報告台帳 連番 271 区分 個人 標 題 環境家計簿の取組の変 更について 272 グループ 課内での証憑書の保管 及び提出方法の変更 273 個人 エルタックス給報取込 み処理について 274 個人 売上金入金方法マニュ アルの作成 275 個人 予算編成事務の効率化 276 個人 システム関連のスケ ジュールの見える化 277 個人 原爆被害者の減免業務 のマニュアル化 現 状 改 善 策 効 果 新基準年度を設けることで、国勢と合 わせてＣＯ２削減量を比較することが可 能になった。 ４月～３月分で取りまとめを行うこと で、年度別の集計を取ることができ、単 年度での管理が可能となった。 引継ぎ業務30分程の短縮及び、年に１ 度の提出で管理を行うことにより、対象 者の処理時間30分～１時間、取りまとめ 業務１時間程度の削減になった。 所属長の意見 賞 震災以降、原子力発電所の停止に伴い ＣＯ２排出係数が増加し、過去の環境家 計簿の排出係数の大幅な変更が必要と なった。 また、例年６月～５月分で取りまとめ 及び集計を行っており、単年度の管理が できなかった。 今年度の先進７カ国（Ｇ７）首脳会議 で、新たなＣＯ２削減目標が出されたこ とから、寝屋川市としても、平成27年度 を新基準年度とした。 また、４月～３月分で取りまとめを行 うように変更した。 提出も年に１度の提出に変更した。 年に１度の資料提出により、他の業務に 影響が無くなり、職員からの賛同が得ら れた。 また、環境推進課としても管理ができや すくなった。 ・会計室へ証憑書等を提出する際、提出 担当者デスク上にあるクリアファイル に、市民課各担当者が作成した証憑書を 入れていた。 ・特定の担当者が会計室へ証憑書等を提 出しており、負担が大きかった。 エルタックス給報の取込み作業のために 事業所情報の確認、新規事業所の作成処 理が必要になるがシステム担当者が一人 で作業をしていたため、一人に対する負 担が相当なものであった。また、長時間 同じ作業をするためミスもおこりやす かった。 毎日の税務証明手数料等の売上金につい て、マニュアルがなく担当者のみが分 かっている状態であった。担当者が変更 になれば、細かい手続きが分からずに事 務処理に時間を要した。 予算要求時に要求漏れが生じる。 郵便物を置く棚に会計室連絡箱を設置。 ・会計室へ提出するものを入れる場所が 各担当での事務分担を行ったことで担 会計室の提出を輪番制にした。 明確になった。 当ごとに会計室へ証憑書等を提出する必 ・輪番制にしたことで、一人にかかる負 要がなくなったことで、紛失や提出ミス 受賞無し 担が軽減された。 などの事務ミスを削減でき、各担当の事 務軽減が図れたことから効果的な事務改 善だと考える。 事業所確認作業を全員で行えるように、 全員で作業したことによって、ミスも少 当初課税時期は業務繁忙のため残業が多 確認用リストを作成し全員に配布した。 なくなり作業時間も６時間程短縮でき くなるため、効率化により残業時間縮減 た。 が図られるこの改善は非常に効果的であ る。今後もより効率化できるよう業務改 受賞無し 善に努められたい。 受賞無し 書類の見本を添付し事務処理を分かり易 異動等で担当が変更になっても、スムー 担当者が変わっても業務の質を落とさな く記載した「売上金入金方法マニュア ズな事務の引き継ぎができるようになり いために、引継は非常に重要である。そ ル」を作成した。 事務の効率化が図られた。 の視点からこの改善は効果的であり、今 受賞無し 後もよりわかりやすいマニュアル作りに 努められたい。 予算の共有ファルダー内に「予算めも」 次年度予算要求漏れがなくなる。 少しの工夫で業務時間が縮減できるとい フォルダーを作成し、テキストドキュメ 流用などの事務手続きが減る。 う非常に効率的な改善であり、今後もこ 予算流用などが発生すると、財政課との ントとして記録しておく。 のような工夫が続けられるよう、引継な 打ち合わせ、理由書の作成、財務会計シ １件あたりの事務処理２時間×３件＝６ どについても調査・研究されたい。 受賞無し ステムでの書類作成、決裁伺など、金額 時間 が少なくても同事務手続きが必要なため 人員と時間が必要となる。 システム担当者は１年を通して情報化推 ・電算担当者が行うシステム関連の１週 課内で情報を共有することができ、シス 一部職員しか対応できない状況を作るこ 進課とのやり取り・システム関連作業を 間ごとのスケジュールを課内で供覧す テム担当者以外もスケジュールに沿って とは好ましくなく、情報共有を徹底する 行っているが、どの時期にどのような作 る。 準備や調整が出来る。 ことは適切な職務遂行に当たって必要不 受賞無し 業をしてるか管理職や他の担当者が把握 可欠である。その視点からこの改善は効 しづらい。 果的である。 ・原爆被害者の減免業務のマニュアルが ・説明を聞き、文章にまとめてタイムス ・前年資料を見に行く時間が削減できる 正確かつ迅速に引継を行うことは、原爆 ないため、以前担当していた者に担当と ケジュールを含めたマニュアルを作成す と同時に、担当が変わっても正確かつ迅 被害者の減免のように毎年行う必要があ なった者が る。 速に引継ができるようになった。 る業務には重要である。この改善で正確 受賞無し 口頭で説明を聞き対応している。 かつ迅速に引継を行うことができるよう ・前年度の資料を見に行き対応してい になり、事務の効率化が図られる。 る。 62/98 平成27年度改善報告台帳 連番 278 279 280 281 282 区分 グループ グループ 個人 個人 個人 標 題 パスポート交付時のミ ス防止策 イベント立て看板＆案 内表示の繰り返し活用 による制作時間節減 主治医意見書の不備削 減の取組(2) ２号申請に係る主治医 意見書の適正化の取組 まちのせんせい派遣回 数集計表の作成 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・パスポートの申請・交付事務は、平成 25年１月から本市の窓口でも取いが可能 となっている。外務省がパスポートを作 成し、大阪府を経由して本市に送付され てくるが申請書本人に交付が可能となる 前々日に到着しており（到着から２日後 でないと申請者に交付してはならない が）未交付のパスポートと一緒に保管し ていた。 このため、交付時に窓口でパスポートの 引換書を入念に確認し、期日前に交付す ることがないように慎重に対応していた が誤って期日前に交付しかけることが複 数回あった。 ★夏に開催する「介護予防イベント」会 場受付付近設置の立て看板を毎年制作。 イベントタイトル、内容（テーマ・ 開催場所）、 ★会場内外表示を毎年作成して印刷 ・到着したパスポートについては、他の 未交付のパスポートとは分けて交付がで きる期日まで金庫に保管するように取扱 いを見直し、交付日前のお渡しというミ スがないように対処した。 ・誤ってパスポートを交付し申請者が交 付期日前に出国しようとした場合は、出 国時の自動認証などで不可となり申請者 や関係者に多大なご迷惑がかかることと なることはもとより、本市の重大な信用 失墜となるため、事後対応に非常に多く の時間や人員が必要となることを防止す ることができた。 市で確認のために事前に配布された旅 券を交付日前に交付してしまうと、出国 手続きをすると本人認証ができない可能 性があり、空港での重大な事故にもつな がりかねない。このようなミスをなくし 市の信用失墜を防ぐということからもこ の事務改善の持つ意味は大きく重要であ 受賞無し るが職員のより慎重な取扱いが求められ るものである。 毎年使い回しのできるものはラミネート 加工して保存 ★立て看板（立て看板のタイトル部分) ※対象年齢、参加無料、会場、 主催は毎年同じ文言 ★表示（会場への誘導矢印、トイレ案 内、靴をぬいでください、忘れ物はない ですか） など35種類80枚程度 ★立て看板タイトル部分制作（印刷・切 工夫次第で４時間の効果となるならば、 り張り） 60分………① 実施すべき改善と認める。 ★表示作成時間 １種類作成平均5分×35種類＝175 分 １枚印刷平均10秒×80枚＝800秒＝ 受賞無し 13分20秒 計188分20秒…② ①＋②＝248分20秒＝４時間８分20秒 本市においては、主治医意見書をＯＣ Ｒ入力している。主治医から提出された 意見書の不備が多数あり、その修正に時 間がかかるため事務が停滞する原因と なっている。 介護保険の２号被保険者（40～64歳） からの要介護認定申請は、定められた特 定疾病に限定されるため、申請書に疾病 の記入欄を設けている。 特定疾病の確認は、主治医意見書に よって認定審査会が行う。 意見書の内容から疾病の確認ができ ず、審査会から差し戻されるケースが発 生している。 今までは、講師名・派遣回数・講師ごと の派遣回数とバラバラの表を作成し、ひ とつづつ入力作業を行っていた。 特に不備の多い項目と記載時の留意事 項をまとめた「ＯＣＲ意見書チェック 表」（Ａ４両面１枚）を作成し、一定期 間、不備の多い医療機関への依頼時に添 付する。 ２号の申請については、主治医へ意見 書作成を依頼する際、申請書の特定疾病 記載欄の部分をコピーし、特定疾病の診 断基準に留意いただく文章を添えて送付 する。 節減時間 ４時間８分20秒 今回の注意喚起の取組により、意見書 ＯＣＲ意見書チェック表により、一定、 の精度が向上すれば、審査事務の円滑 不備項目の減少に繋がると考えるため、 化、要介護認定の適正化の推進が期待で 効果はあると考える。 受賞無し きる。 ２号被保険者の認定審査が円滑に実施 審査会からの差し戻しを減少させるため される。 に、効果が認められる。 ２号申請者数 492人/26年度 受賞無し 講師名・派遣回数・講師ごとの派遣回数 入力回数の削減により、大幅な入力時間 過年度にどの事業でどの講師を依頼した をエクセルの関数を入力し、派遣回数を の短縮ができ、事務効率が上がった。 かということが、一目でわかるように事 入力すると講師ごとの派遣回数は、関数 務改善を行ったことで事務の効率化に繋 受賞無し で自動的にカウントされるように改善し がった。 た。 63/98 平成27年度改善報告台帳 連番 283 284 285 286 287 288 区分 個人 標 題 青年祭の出演者につい て 個人 公立保育所各種研修の 事務処理状況表の作成 個人 公立保育所超過勤務時 間数の比較表及び実績 見込み表の作成 個人 個人 個人 児童扶養手当現況届に おける添付書類必要者 及び添付書類一覧の作 成 助産施設（職員資料 用）の表の作成 昼当番制度の導入 現 状 昨年度までの青年祭の活動内容が同じで メリハリが無く、インパクトがない。ま た内容には楽器演奏の部とダンスの部が あるが、なかなか広がりが見られない。 ・公立保育所の職員等が参加する研修が 多く、ひとつひとつの事務処理の進捗状 況が把握しづらかった。 ・当初の研修計画から実施日などの変更 がある場合があったが、データで記録で きていなかった。 ・公立保育所の超過勤務時間数につい て、前年度との増減や今年度の実績見込 み数の積算時に前年度の資料を確認する 必要があり、その都度時間がかかってい た。 改 善 策 効 果 より青年祭を盛り上げるために、若者に 人気で寝屋川市で盛んなダンスに焦点を あて、ダンスコンテストをプログラムに 入れた。 所属長の意見 賞 審査員に寝屋川市出身プロダンサーの GUCCHONに来てもらうため、より青年祭が 盛り上がる。 青年祭にプロダンサーに出ることで、寝 屋川でダンスが盛り上がり、ダンスをす るメンバー間の交流が深まる。また今後 はダンスを焦点にした寝屋川市の魅力あ る事業実施に向けた取り組みにも繋が る。 ○研修の種別ごとに、状況表を作成し ・状況表を作成したことにより、事務処 た。 理のスケジュール管理が容易になった。 ・事務処理の進捗状況 ・変更点があった際も、いつ・誰から変 ・参加予定者の確認・更新 更があったことを確認したかなどを記録 ・講師及び報償費の金額の確認・修正 して明確化することができる。 ・研修実施日の確認・更新 本市は中学生がダンスで文部科学大臣 表彰、同志社香里が全国大会で優勝、そ の他プロのダンサーが在住すると共に、 よさこいも盛んであり、ダンスに焦点を 当てたプログラム構成は、今後の本市の 受賞無し 魅力あるまちづくりにも寄与できるもの と思われる。 ○専用のExcelを作成。 ・前年度の時間数と今年度の時間数の 比較表 ・前期（４月～９月）の超過勤務時間 の実績から割り出した、今年度の実績見 込み計算表 平成26年度の現況届受付終了後から今 年度の現況届の案内送付までの間に、あ らかじめ添付書類（住民票、所得証明 書、民生委員の証明書等）が必要な受給 資格者及びその必要書類の一覧を作成し た。 上記の表を作成したことにより、一目で 前年度と比較ができるとともに、実績見 込みもできることから、超過勤務抑制の 受賞無し 声かけや、その対応などを保育所へ話が できるようになった。 ・必要な情報が1枚の表に盛り込まれたこ とで、公立保育所の超過勤務についての 情報が明確化され、仕事の効率化に繋 がった。 例年８月の期間中に行う児童扶養手当 あらかじめ一覧を作成したことによ の現況届の受付については、７月末ごろ り、ほとんどもれなく案内することがで に対象者（受給資格者）に案内を行って き、事務の円滑化が図られた。また、こ いる。その際には、受給資格者個々で異 のことにより、現況届以降の事務手続き なる必要な添付書類についても案内を （システムへの入力作業等）に滞りなく 行っているが、一覧等で管理していな 移行することができるようになった。 かったため、時折、案内もれが生じるこ とがあった。 ・利用している資料の情報が更新されて ・助産施設（職員資料用）確認表を新た ・施設名称の変更及び住所の変更に対応 おらず、助産制度の利用が出来なくなっ に作成した。 していて使いやすくなり、確認時間の短 た施設や新しく利用できる施設等があ 縮につながった。 り、確認に時間がかかっていた。 ・備考欄に施設別の注意事項を記入する ・調査依頼がある際には、資料作成に時 ことにより、手続きの違いや英語の通訳 間を要していた。 者が定期的にいる施設が把握でき、施設 の特徴がわかり手続き等の確認ができ る。 ・昼休みの時間帯の電話や窓口に対して ・曜日ごとに電話や窓口に出る担当者を ・昼休みの時間帯に担当する者を決める は、部屋にいるものが対応をしていた。 決めた。 ことで、他の職員は電話等を気にするこ となく休憩をとることが出来るように なった。 64/98 スムーズに業務を遂行できるようになっ た。今後も効率的に業務が執行できるよ う日々改善を心掛けてほしい。 受賞無し 受給資格の一元管理により、市民の利便 性にも寄与でき、市民サービスに繫がっ た。 受賞無し 繊細な対応が求められる業務のため、事 務進捗上、効果的な改善となっている。 受賞無し 昼の当番を決めることで、対応するもの が明確になり対応が迅速化した。また、 休憩も落ち着いて取りやすくなった。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 289 290 291 区分 個人 グループ グループ 標 題 平成27年度子育て世帯 臨時特例給付金受付事 務マニュアルの作成・ 配付 指定居宅サービス事業 者等の指導監査に関す るチェックリストの変 更 駐輪場の指定 292 個人 事務の効率化 293 個人 熱中症対策 294 個人 台車の製作 現 状 平成27年度子育て世帯臨時特例給付金 （以下「給付金」といいます｡)の申請受 付については、６月の児童手当・特例給 付現況届（以下「現況届」といいます｡) と併せて行うこととした。また、こども 室のほか、市民課及び東・香里・萱島市 民センター（以下「市民課等」という｡) でも受付を行うこととしたことから、多 くの職員が受付事務を担当することと なった。 介護保険法は３年に１度、大幅な制度改 正が行われており、今年度が改正年度と なっている。指定居宅サービス事業者等 に対する指導監査業務は、平成25年10月 に大阪府から権限移譲されており、今年 度は権限移譲されてから初めての改正年 度のため、従来使用していた、大阪府が 作成していたチェックリストの内容を大 幅に変更する必要があった。 ・焼却施設の周辺、破砕施設の下及び周 辺に、多台数を自由に駐輪できる駐輪場 が設置されていた。 ・新ごみ処理施設建設工事を進めるに当 たり、既駐輪場を縮小しなければなら ず、狭いエリアに新たな駐輪場を整備す ることとなった。 ・職員及び来庁者の駐輪予定台数が多数 であったため、狭いエリアを有効に活用 した駐輪計画が必要となった。 ・水・みどり室は、公園担当（本庁）と 河川担当（水道局）と執務室が離れてお り、庁内メールにおいても、①水・みど り室・②水・みどり室（公園担当）・③ 水・みどり室（河川担当）の3種類が有 り、文書処理が複雑化しています。 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 現状の欄で記載したとおり、多くの職員 改善策を実施したことにより、給付金申 マニュアルの作成により、申請の受付場 で給付金の受付事務を行うこととしたこ 請書の受付誤りが抑えられ、事務の円滑 所が複数化でき、市民サービスの向上に とから、受付誤りが生じないよう、受付 化につながった。 寄与できた。 開始の６月１日までの間に共通マニュア ルを作成するとともに、例年の現況届の 受賞無し 受付事務の説明時に合わせ、関係職員に 事前説明を行った。 従前までのチェックリストでは、介護保 険法や関連法令等の知識がないと理解し にくい内容だったため、異動等で新たに 業務を担当する職員にとっては、難しい 内容であったが、担当者間でミーティン グを実施し、改善個所についてわかりや すい文言等を使用し、理解しやすい内容 に改めた。 今年度から業務を担当する職員が、変更 業務の円滑な実施及び担当職員の異動等 後のチェックリストを使用した際に、指 にも考慮しており、効果的な取組であ 導にもれがなく、効率的な指導監査が実 る。 施できている。また、多くの職員が改善 作業に携わり、意見交換を行い作成した 受賞無し ことで、知識の習得及びノウハウを継承 することができた。 ・あらかじめ、クリーンセンターにある 各所属の駐輪台数及び車種（自転車、バ イク、バイクの大きさ）を把握し、それ に基づく駐輪計画を作成した。 ・２段式駐輪ラックを設置し、下段をバ イク、上段を自転車の駐輪場所とし、ス ペースを立体的に活用した。 ・新たな駐輪場の各駐輪スペースにそれ ぞれ番号を振り分け、番号ごとに駐輪す る職員を決定（指定）した。 ・来庁者用の駐輪スペースを確保し、 「来庁者用」と明記した。 ・庶務担当で一定のルールを決めて、文 書処理を行った。 具体的には公園担当・河川担当に直接 届いたメールについては担当ごとに受付 処理をし、水・みどり室で受信したメー ルについては、庶務主担当で受付し （メールを開封する）、関係文書の振り 分け判断をし、必要な文書については河 川担当に転送し、また転送済みかを区別 するために転送済みの文書にはチェック マークをつけています。 ・ホースに穴をあけてミストのように出 るようにする。 ・各職員の駐輪すべきスペースを指定す ることで、各々が責任を持って、整然と 駐輪してくれるようになり、狭いエリア での駐輪が可能となった。 ・来庁者用の駐輪スペースを明確に確保 することができた。 バイクの大きさなどを細かく把握してス ペースを設けることにより、必要最小限 のスペースとし、必要な駐輪場を確保す ることができた。 ・上記のようなルール付けをすることに よって、メールが開封されていると受付 済みのようにみえ、文書の受付漏れが発 生する事を防ぎ、事務処理をスムーズ行 えた。 執務室の配置に課題が認められる水・み どり室にあって、職員が、室全体の到達 文書を実にうまく処理し、事務処理の効 率化を図っている。 ・畑の水やりをする際に水が一定のホー スで調整して行っていたため、時間がか かっていた。 ・踏み台を乗せる台車は、パイプ式の台 ・軽い木材では台車を作製した。 車であり、強度的に無理があり、破損し （跳び箱踏み台は子供に対しては重いた ていた。 め、運搬・設置・収納しやすく製作） 65/98 受賞無し 受賞無し ・畑の水やりを蛇口をひねるだけで行え るようになったため、労働時間の削減と なった。 ・購入すると高価なものであるが、材料 費のみで製作できた。 ・子供たちの負担が軽減した。 シンプルな発想であるが有用である。他 の業務でも、その発想をいかしていただ 受賞無し きたい。 非常に高度な技術であり、有用である。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 295 個人 296 グループ 標 題 台車の制作 知識経験の共有 297 個人 会議録作成の効率化に ついて 298 個人 スケジュール管理の改 善 299 個人 パソコン内のデータの 整理 300 個人 財務会計のマニュアル 作成 301 個人 印刷物に係る支出額の 削減について 現 状 改 善 策 子どもたちが跳び箱を運ぶのに負担が大 跳び箱を運ぶための台車を制作した。 きい。 ・月１回第二木曜日に桜小・池田小・二 中で持ち回りでPM2:00～4:00までの２時 間偽の職員会議を行い、特に夏季冬季の 夏休みで参考合同作業として１人ではで きない大がかりな仕事を行ってきた。 大きな作業ではないが、作業知識がない ためにできない小さな作業が数多くある ことがわかった。 作業知識のない作業は言葉で説明しても らって判ることもあるが、実際に作業を 現場経験しないと理解できないことが多 い。 ・夏季冬季の休みだけでなく、週の水・ 木曜日に作業しなければならない学校に 集まり、作業経験知識のある人が中心に なり、作業し完成することで、知識経験 の無い学校用務担当職員も知識と作業の しかたを知る事が出来、又業者に依頼し なければならない作業も材料費だけで修 理することができ経費の削減につながっ た。 毎月作成する教育委員会定例会の会議録 について、速記会社に筆耕翻訳を委託し ているが、速記会社が作成した会議録を 公用文用字用語例集に合わす作業や、提 案説明文などと照らし合わせ修正する作 業を行っていた。 効 果 子どもたちが運ぶのに負担が軽くなっ た。 市販のものを購入するより1万～1万5千円 削減できた。 ・３人共知っている知識経験が違うた め、知識を共有し、作業方法を教えあう ことで３人共に知識経験が広がり、又異 動することにより違うメンバーと組むこ とで知識経験を広げていくことが出来 る。学校は知識経験があれば、できる小 さな問題作業がかなり多くあることが 判った。これをすべて業者に依頼すれば 見に来るだけで数万の経費がかかる。実 際に止水栓BOXの蓋がなくなり、地面に穴 の開いた状態になり、蹴つまづいて、怪 我をする可能性があり業者に依頼する と、人件費が高く、２万はかかると言わ れたが、合同作業で止水栓BOXの取替とコ ンクリートの材料費だけで３千円ほどで すんだ。 以前は音声のみからの会議録作成であっ たため、聞き取りにくい箇所は「読み取 り不可」で提出される箇所もあったが、 同封の資料を基に作成されるため、会議 録を再度確認する作業を短縮することが できた。 （１時間×1２回＝約12時間の削減） 所属長の意見 非常に高度な技術であり、有用である。 受賞無し 校区連携を意識した取組例であり、非常 に有用である。今後も、同様の視点で協 力・連携を深めていただきたい。 公用文用字用語例集の中からよく修正す 事務改善により、時間短縮に繋がる報告 る文言を抜粋したリストを作成し、それ であり、非常に有用である。今後も、同 を基に速記会社に筆耕翻訳をするように 様の視点をもって仕事進めていただきた 依頼した。 い。 以前は会議資料として議案書のみ送付し ていたが、提案説明の読み原稿や会議の シナリオも併せて送付し、会議録の作成 を依頼した。 ・課内週間予定表とは別に、予算・決算 ・照会日や回答期日の他に、回答を行っ ・前年度以前の照会日や回答期日は以前 常日頃、様式等を見直す心掛けは評価で 担当者のスケジュールを管理し、照会日 た日を追加した。 からも把握をしていたが、回答を行った きる。 や回答期日を記載している。 日を追加したことで、業務の進行管理や 自身の仕事の処理に費やす時間等を把握 することができた。また、次年度以降の 担当者の進行管理にも役立つ。 庁内及び庁外からくる依頼・通知の量が ・Zフォルダの庶務の文書内に保存する ・書類を探す時間が短縮された。 机やデータの整理整頓は重要であり、そ 多く、データを探すのに時間がかかって データを受発件番号ごとに整理して保存 来年度以降に担当者が変わった場合で の視点を持って業務に励んでいただきた いた。 特に前年度 する。 も、受発件名簿から該当のデータを見つ い。 と同様の依頼について探す場合どのデー けることができるため、労働時間を短縮 タかわかりにくかった。 できる。 ・教育総務課では、市内学校36校の一般 ・操作方法のマニュアルをプリントスク ・操作方法を教える時間の短縮が図れま 仕事の標準化は重要であり、マニュアル 消耗品の購入をする業務がある。財務会 リーン等で図示できるように作成。 した。 整備を心がけたい。 計の操作の仕方を知っている人について は問題ないが、新規採用職員・アルバイ ト等、操作方法を知らない職員には、指 導する必要がある。 ・就学援助業務で使用する認否通知書に ・同じような印刷を他課でも行っている ・より競争性が増し、印刷物に係る支出 コスト意識は重要である。 ついては、ハガキを用いる特殊な印刷の ところがあるため、発注業者を聞き、見 額の削減につながった。 ため、受注できる業者が限られており、 積書を徴取した。 平成26年度実績 182,520円 例年、同様の業者数社に見積書を徴取 平成27年度実績 121,986円（60,534円 し、安価な業者へ発注をしていた。 の削減） 66/98 賞 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 302 303 304 区分 個人 グループ 個人 標 題 市立小中学校の複合機 入札 仕分けクリップ 前金払制度の拡充 個人 車両貸出し注意事項用 紙の配布 306 個人 クラス用給食配膳台に 係る備品購入費の削減 及び遊休品の活用 307 グループ 水槽の残飯受けと調理 場の会所の設置につい て 308 個人 寝屋川市ホームページ （市長の部屋）のフォ トスナップの随時更新 305 現 状 ・市立小中学校に複合機（コピー・ファ クシミリ）を設置している。 ・入札を行い複数年契約することで、経 費節減に努めている。 ・地震等の災害時に、ＩＰ電話回線が不 通となった場合の通話手段として複合機 の電話回線を活用し、外部との連絡手段 にハンドセットを別途契約している。 ・手渡しの連絡袋を渡す際、留守家庭児 童会24校分の連絡袋が並んでいると1つの 学校をすぐに取り出すことができず、手 間取ることがあった ・1つの学校に2袋以上ある場合に1袋しか 渡さず、残った連絡袋を持っていっても らえないことがあった 中小建設業を取り巻く厳しい経営環境を 踏まえ、受注者の資金調達の円滑化を通 じて公共工事の適正な施工の確保を図る ため、限度額を１億円とした前金払制度 を導入しているが、制度の利用が少な かった。 改 善 策 効 果 所属長の意見 ・平成27年度に複合機及びハンドセット の契約が終了することに伴い、複合機と ハンドセットを合わせて入札すること で、更なる経費の削減を図った。 【H26決算額】4,950,931円－【H27決算見 込み額】4,161,584円＝【削減額】 789,347円 ※ただし、今回の契約変更がH27年10月か らのため削減額は６か月分の反映であ る。H28年度の削減額は、14617,931円に なる見込み。 契約方法を常に見直すことは大切であ る。また、本取組は財政的、管理及び支 払事務に係る人的コストも削減されてお り評価できる取組である。 ・ダブルクリップに学校名を貼り付け、 連絡袋につけるようにした ・2袋以上ある場合には、2袋をまとめて ダブルクリップではさむようにした ・ダブルクリップを学校順に並べてとめ る場所を作って使わないときにはそこで 保管するようにした 寝屋川市公共工事の前払金に関する規則 を改正し、前金払の限度額を１億8,000万 円（前金払分１億2,000万円 中間前金払 分6,000万円）とするともに中間前金払制 度を導入し、前金払制度を拡充したこと をホームページや契約課の部屋の掲示板 に掲載して、周知を図った。 ・学校名が見えるようになったことで、 探す時間が減少した ・複数の連絡袋がある際にも渡し忘れる ことが減少した ・保管場所を決めることによって、ク リップを連絡袋に付ける際にも学校名を 探す手間と時間を省くことができた 制度の周知ができ、中間前払金制度につ いての問い合わせも増えた。また、前金 払制度を利用するためには、保険会社が 特定されるが当該保険会社の利用も増加 傾向にある。 煩雑さを解消し、送付ミスの改善に有効 な取組である。 ・他課への車両貸出しの際、ごみ搬入時 ・車両貸出し時、計量に関する注意事項 ・計量の誤りがなくなり、訂正がなく に間違った計量カードを使用するケース を記載した計量マニュアルを渡し、手順 なった。 が頻発している。計量データは市のごみ の説明もあわせて行う。 量として正確に把握するものであり、間 違いについては都度訂正する必要があ る。 賞 受賞無し 受賞無し 中間前金払の制度化については、市の負 担が増加しないにもかかわらず、業者の 資金調達には有効な方法であり、その導 入が円滑にすることができた。 受賞無し 貸出しによる計量の間違いが時々あり、 そのことで総ごみ量の積算に不具合が生 じる。注意事項を記載した計量マニュア ルと手順の説明で、初めて使用する者に 受賞無し とっても理解しやすく、間違いを防止す ることができる改善提案である。 給食配膳台の経年劣化により、購入申請 以前に調査収集した給食用配膳台の状況 備品購入費 96,600円の削減になった。 常にコスト意識を持ち業務を行っている あり。（2台） 調査を基に、保有校に遊休品の他校への ことが効果として表れたと考えます。 譲渡使用有無を確認の上、修理し有効活 今後も常に「最小の経費で最大の効果 受賞無し 用した。 を」出すことを念頭に置き、業務にあ たっていただきたい。 ・直接外の会所のストレーナーまで残飯 ・水槽下の排水ホースの出口に金ザルを ・下水トラップに流れる残飯が大幅に減 ゴミ受けを作成することで作業の効率化 が流れ、悪臭がひどく掃除も大変だっ 置き、水槽からの残飯を受け、溝に流さ 少した。 が図れるとともに、調理場の衛生管理の た。 ない。 ・悪臭が減少した。 面からも効果が感じられる。また、不用 受賞無し ・外会所に出る前の調理場内の不用に ・会所掃除の時間と手間が短縮された。 品を利用することで経費の削減もできて なったフライ用のロートと、こし網で ・正規で作成するより、不用品で作成し いる。 作ったゴミ受けを設置した。 たので経費がかからなかった。 ・市長の週間スケジュールと同ページに ・市長が出席された公務状況を、デジカ ・市政の『見える化』を進めるため、市 公務終了後に、時間をあけずに市長の 月１回の頻度で公務に出られた写真を更 メで写真を撮影し、逐一ホームページを 長の公務状況をホームページで公開し、 フォトスナップを定期的に更新したこと 新していた。 更新。 市民の皆様に寝屋川市の事業の種類及び により、市民の方に市長の活動状況を時 受賞無し ・月１回の更新のため、市長の公務状況 ・コメントも同様にアップした。 内容を理解していただく。 機を逸することなくお知らせすることが が市民に伝わりにくかった。 できている。 67/98 平成27年度改善報告台帳 連番 309 区分 個人 標 題 社会教育マナーについ て 310 個人 放課後校庭開放実績表 311 個人 質問原稿配布時のゴム 印作成 312 313 314 315 個人 個人 facebookの投稿予約機 能の使用 NEW糊台紙（eco） 個人 ドア付近の危険回避策 個人 業務日報データの保存 忘れをなくす対策 現 状 改 善 策 老若男女関わらず、自転車の乗り方・マ ナーがなってない。 6月に自転車のマナーに対する道路交通法 が改正された。 当課における各種事業での市民への周知 が必要である。 市立校園ＰＴＡ協議会に状況を説明し、 同協議会の生活指導委員会にて講習会を 開催することを決定し、実施した。参加 者からは道路交通法が改正になった事、 罰則規定等があることを知る機会になっ たと好評を得た。 また当日の資料を他の社会教育団体にも 配布すると共に、青少年リーダー事業の 参加者にも周知した。 今までは、各月を入力してから総括表を 入力作業が１回でサポーターの配置基準 入力。２度同じ作業をしていたが、各月 まで判断できるようになった。 を入力すると総括表に反映する方法を利 用した。また、サポーター配置基準の○ ×を毎月の実績数から関数を利用して判 断し、配置基準表に反映する方法を作成 した。 大量の質問原稿を短時間で配付する必要 必要事項が記載されているゴム印を作成 がある中、質問原稿配布時毎に、答弁書 した。 の締切等を手書きで記載している。 効 果 単位ＰＴＡからアンケートに関する好評 の声を聞くと共に、複数校から資料の追 加請求を受け、市域における自転車の乗 り方マナーが良くなる機会を市民に提供 できた。 大阪府内事故ＮＯ２からの脱却 賞 急遽の事案である自転車マナー、道路 交通法の改正であったが、いち早く自身 の事業のみならず、課の事業全体にも周 知しており、時事に即した対応である。 受賞無し 入力回数の削減により、大幅な入力時間 担当者が行っていた事務に関し、関数 の短縮ができ、事務効率が上がった。 によるシートの工夫をすることで、１回 の入力作業で全て終われるように事務改 善したことは、大いに事務の効率化に繋 受賞無し げることができた。 その都度記載していたため、時間がか かっていたが、ゴム印を作成したことに より質問原稿配布に係る時間が短縮し た。 ・担当課からお知らせ情報の内容を ・facebookには投稿予約機能が備わって ・市内外に発信する情報を確実に発信す facebookでも投稿するよう依頼を受け いる。 ることができる。 る。 ・投稿の依頼を受け、投稿決定したら余 ・失念の心配をする必要がなくなるので ・投稿日時が決まっているため、常にい 裕を持って投稿予約しておく。 時間を有効活用でき、業務の効率化につ つ、どこのお知らせ情報を投稿すること ながる。 を覚えておく必要がある。 ・一か月以上先に投稿するものもある。 ・失念する可能性がある。 ・園児がのりを扱うときにテーブルに糊 ・園児の減少に伴い、使わなくなった粘 ・子どもが扱いやすい大きさになり、表 がつかないように厚紙でのり台紙を作成 土板を2等分に切り分け、4つ角をまるく 面がつるつるで丈夫な板なので、糊がつ し、それを敷いて制作活動をしていた。 削ってのり台紙として使用した。 いても濡れタオルでふき取れる。清潔に のりがついてベタベタになり、乾かすス 扱える。何年も使いこなせる優れものに ペース確保が困難の時があったり、数か なった。（・作成にかかる時間約2時間・ 月で傷んでしまい、又作成することに 材料費用＜厚紙、ガムテープ＞約600円） なっていた。 ・子どもの降園時にドアを開けたままだ ・駅のホームの白線のようにビニール ・子ども達がテープの線から出ないよう が、スライド式のため固定することがで テープで線をひいた。 になり、ドアを触ることもなくなった。 きない。 ・足型のマークを線の内側に貼り、止ま ・足型を先頭に並んで待てるようになり ・子どもがドアを触り、指を挟むケガも る印にした。 なった。 あった。 ・幸い大きなケガにはならなかったが、 今後のケガを未然に防ぐために改善策を 探した。 毎日の作業で、担当者が業務日報を入れ エクセルシートの入力画面を保存せずに 警告・確認メッセージが出ることで、保 替わりで入力処理しているが、翌日に前 閉じようとした際に、警告・確認画面を 存したかを再確認するようになり、ミス 日の日報を印刷しょうとした時に保存さ メッセージとして出すマクロを設定し がゼロになった。 れていないため、再度入力処理をするこ た。 とが時々発生していた。 68/98 所属長の意見 質問原稿の処理時間の短縮につながり、 事務の効率化が図られた。 受賞無し 若者世代への情報発信にフェイスブック は有効であり、市内だけでなく、市外の 皆様にも確実に情報発信ができ、また、 万が一の失念の可能性の工夫にもなり、 受賞無し 有効な改善である。 紙のノリ台紙だったのですぐにノリがつ いてフニャフニャになり乾いたらノリが ついているのでカピカピになって子ども も使いがってが悪そうであった。 受賞無し 余っている粘土板を有効利用されまた子 どもも扱いやすく良かった。 足型のマークのおかげで順序良く並んで 待てるようになり安全面でも良かった。 受賞無し ミスが無くなり、事務処理が円滑に遂行 できるようになった。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 316 317 318 区分 標 題 個人 出張しないで電話と メール添付資料の工夫 による事前協議の方法 の改善 個人 クリーンカレンダー転 入者啓発 グループ 還付金詐欺注意喚起文 面ありの封筒の導入 現 状 ・都市計画変更をするときに、事前協議 を大阪府と行う場合、書面により大阪府 に出向いたり、電話により、協議を行っ ている。 ・電話によると図面等でお互い話をして いないので、意思疎通がなかなかはかれ ない。 といった現状があった。 転入者にカレンダー・ごみ袋とセットで 市民課窓口に常備して配布していただい おりますが、転入者がクリーンカレン ダーがあるにも関わらず、ごみの分別方 法や排出日等の問合わせがある。 ・近年、高齢者を狙った還付金詐欺が多 発しており、寝屋川市においても被保険 者等からの問い合わせが相次いでいる。 ・これまでも、市ホームページや広報な どで注意を促してきているが、より多く の人の目に触れる方法で注意喚起してい く必要がある。 ・工事に関する周知については、周辺自 治会への回覧、ＨＰの掲載、市民情報 コーナーでのファイル配架を行ってい た。 319 320 グループ グループ 工事用リーフレットの 配架 放置自転車対策 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・パソコンの簡単な操作でハードコピー といった機能が備わっている。この機能 を使い。エクセル等に貼り付けを行い、 オートシェイプ等で、図形を入れたり、 文字を記入し、説明を付け加えることが でき、図解入りに説明にする。 ・容量の大きい情報であっても、URLを貼 り付けるだけでインターネットに繋がる 環境であれば参照できるので、この機能 も活用する。 転入者セットにチラシ「寝屋川市へ転入 された方へ」「必ずお読みください」を 同封してクリーンカレンダーで自分の収 集地域、分別方法等の確認をしていただ く。 ・本算定関連の帳票を印刷する際に、後 期高齢者医療保険料の通知書等で使用す る封筒の様式を変更した。（封筒の裏面 に、「還付金詐欺にご注意！！「キャッ シュカードと携帯電話を持ってＡＴＭへ …」はサギです！」という文面を掲載す ることとした。） ・その封筒を使用して本算定通知書を送 付した。（送付対象は全被保険者） ・大阪府へ出張することが、最後の都市 出張旅費の削減だけではなく、短期間に 計画変更図書に公印をついたものを提出 進めなければならなかった協議をスムー するとき１回のみとなった。(通常は２回 ズに行えたことは評価できる。 ～３回前後) ・事前に会議資料をメール送信し、問題 受賞無し 点を提案したり、会議の着地点の提案を していると、会議に要する時間が半分と なった。 ・新たに作成した、完成予定の新ごみ処 理施設を紹介するリーフレットについ て、市民情報コーナー等での周知方法に 加えて、 ① 市役所 ロビー ② 各市民センター及びねやがわ屋 ③ 各コミュニティセンター ④ 各図書館 ⑤ その他 クリーンセンター、総合 センター、産業振興センター、消費生活 センター など、様々な公共施設にも配架をお願い した。 ・市民が利用する可能性のある様々な公 市民情報コーナーへの配架に加えて、市 共施設に配架することで、市民の目に触 民がよく利用する施設に配架することに れ、手にとってもらえる機会を増やすこ より、多くの市民に周知できる。 とができ、より周知を図ることができ た。 転入者が、間違わずにごみの分別、排出 転入者セットに同封したチラシを読んで ができ、市への問合わせも減少すること 貰うことで、適切な分別排出への更なる ができる。 意識付けに資することができる。 受賞無し ・全被保険者に対して通知書を送付する タイミングで封筒様式を変更したことか ら、より注意喚起を図ることができた。 ・今後、年齢到達で被保険者となる方へ の通知書等においても、順次この封筒に 切り替えていく予定である。 ・４駅周辺の放置自転車禁止区域で、放 ・店舗側と連携する中で、一斉に撤去を ・撤去後、放置自転車がなくなった。 置している自転車等を撤去している。 行った。 ・歩道に放置自転車がなくなったこと ・放置している自転車なのか店舗利用者 で、歩行者の通行の安全性を確保した。 の自転車なのか判断出来ず、撤去をして いない箇所（店舗前）があった。 ・歩道に放置自転車が散乱し、歩行者の 妨げとなっていた。 69/98 短い文章で、的確に判断基準を示すこと ができたと思います。この他にも、電話 での問い合わせの際にも同様の説明をし ており、相乗効果が期待できます。 受賞無し 受賞無し 店舗来客による通行障害なので、店舗側 も参加することで来客者に放置自転車禁 止区域を認識させたことにより、放置自 転車がなくなり通行の安全を確保できた 受賞無し ことは評価できる。 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 321 個人 放課後子供教室に関す る入力マニュアル 322 グループ 高齢者・障害者に対す る法律相談の案内 323 個人 一目でわかる表彰予定 者 324 325 326 個人 グループ 個人 執務室利用の工夫 予約表の作成 回答期日に遅れないた めに 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 放課後子供教室の事務において、24小学 入力方法を統一するためにマニュアルを 入力にバラつきがなくなったため、取り 複数職員で業務を共有して行う場合は、 校の実績入力を複数の職員で行っていた 作成し、各入力者に配布した。 まとめする際、確認しやすくなり決裁に マニュアルを作成することで事務の効率 が、例月の報告書の入力方法に関するマ も時間がかからなくなった。 化が図られ、昨年度より超過勤務手当て ニュアルがなく、入力者によって違いが 各入力者からは、マニュアルができたこ の削減にも結びつき、非常に有効な事務 受賞無し あった。 とで入力方法がわかりやすくなったとい 改善である。 う声があった。 来年度の引継ぎの時にも役立つと思う。 耳の不自由な高齢者や障害者の法律相談 口頭で伝える内容を文章化し印字したも 対象の方が来られても落ち着いて応対で 高齢者や障害者の相談におおいに活用で 希望者が窓口に来られた際に、大きな声 のを、いつでも対応できるよう窓口に配 きるようになった。 き、有効な提案である。 で対応はするが内容を理解してもらえず 架する。 受賞無し 筆談を行った。 （読みやすいよう字体は大きく、ルビを つけての対応） 監査委員については全国都市監査委員会 各委員（近々退任された委員含む）の表 表彰者の照会の都度、過去の表彰履歴を 監査委員、公平委員会委員の表彰履歴及 の表彰、公平委員会委員は全国公平委員 彰履歴について、いつ何の表彰を受けた 調べなおす必要がなく、事務の時間短縮 び次回表彰予定について、正確な情報を 会連合会の表彰、本市の行政委員の就任 か記録し、今後何年度に何の表彰を受け ができ、かつ、間違いのない確実な回答 一覧表にしたことで、各表彰制度の内容 年数による表彰や感謝状の贈呈など、照 る見込みであるかを併せて記録しておく を行うことができる。 も含め、事務局職員が一見して理解可能 会の都度、現状や過去に同様の表彰を受 となり、事務対応も迅速かつ正確に行え けていなかったか調査する必要がある。 被表彰者確認 １時間×年５回程度(照会 るように改善された。 受賞無し の回数) ・ キャビネットの上に書類が積み重 なっている。 ・ 打合せスペースが狭い。 ・ プリンターまでの動線が遠い。 ①展示パネル、資料室の貸出しの予約な ど特に取り決めはなく、空いていれば貸 出しを行う。 係長または担当門がが不在の時は、予約 状況が分かりにくい。 ②コーナンカードの貸出し 庶務担当係長や係員が、コーナンへ備品 等の買出しに行く方にカードを手渡しす る。 コーナンは３か所あり、同時に３か所貸 出すると貸出者が混同する。 最近は回答期日が短いものがおおく、依 頼文などで回答期日等があるものについ て、照会文に期日を書いているが、日々 大量の供覧・決裁があるため、表紙を見 るまでは回答期日が不明慮であった。 また、今後誰が何の表彰を受けるかを把 握しておくことで、事務の閑散期に被表 彰者の業績をまとめるなど事務の効率化 も図れる。 ・ 不必要なものを廃棄し、執務室を広 ・ 打合せスペースを確保できた。 事務の効率化、コストの削減につながる く利用する。 ・ 最長の職員でコピー機利用１回当た 取組である。 ・ レイアウト変更を行い、机を二つの り５秒の削減が図られた。 島に分割し通路を設ける。 （職員１人当たり３秒削減、職員１ 受賞無し 人当たり１日のコピー回数30回） （11人×３秒×30回＝990秒/日×242 日（平日数）＝最大年間約67時間削減） ①Ｅｘｃｅｌにて、Ａ３用紙に一枚もの で年間カレンダーを作成。 カレンダーに使用する期間、課名、担当 者、内線番号を記入。 ②ワードにてＡ４用紙一枚もので貸出表 を作成。 貸出時に、コーナン名、課名、氏名、貸 出時間、返却時間を記入。 ①②貸出の日程と貸出先が一目で確認出 来る。 係長及び担当者だけの対応でなく、係全 員が迅速に対応できる。 ②については、貸出者のカード返却忘れ に迅速対応出来る。 上下水道局３階会議室については既に予 約簿を備えていたが、展示器具や資料室 （小会議室）の貸し出し依頼も増えてき ており、予約表を作成したことで、正確 に予約状況が把握でき、重複貸し出しが 防止できている。 受賞無し 決裁バサミの表紙に「至急」等掲示しと 回答期日に遅れ難くなった。今後は期間 大量の供覧・決裁を処理するにあた ともに、回答期日を明確にするとともに が長いものでも期日を明確に表示するこ り、至急の表示により、優先順位が明確 わかりやすくした。 とで、優先順位をつけた仕事ができる。 となり、事務の効率化に寄与している。 受賞無し 70/98 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 327 個人 みどりのカーテン事業 の写真データ管理につ いて 328 個人 両替のおことわり 329 個人 給湯スペースの整理 330 個人 市民税・府民税納税通 知書の強制発行につい て 331 個人 当初課税反省会の開催 について 332 個人 個人市民税関係に係る 書類の収納方法変更 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 各施設に配ったゴーヤの苗の成長によ 苗の提供を行った施設に関しては、各 各施設の担当者が写真を取ることによ 今年度は各施設へ苗の配布も多いため、 る「みどりのカーテン」の写真を環境推 担当課で写真を取り、環境推進課まで り、環境推進課の職員が現場を訪問する 全施設に廻ると時間等のロスになるの 進課の職員で撮影していた。 メールで送る方法に変更した。 時間を削減することができた。（削減時 で、今回の改善は事務効率向上が図ら 間 ２人×２日） れ、更に苗を提供した施設からも良い評 捻出した時間よって民間施設へみどり 価を得られて市のイメージ向上も図られ のカーテン事業の依頼等を行うことがで た。 き、平成26年度は０件であったが平成27 年度は16件の賛同を得ることができた。 ・市民が会計室に頻繁に両替に来られ ・「会計室で両替は行っておりません」 ・その日以来、両替に来られる市民が一 承認します。 る。 と明記した立て札を窓口に置いた。 人もいなくなった。 ・そのたびに職員が個人的に両替してい た。 ・市民課総務担当・市民生活担当で使用 ・ゴミ箱を廃プラ用と生ごみ用の２つに みの仕分けをしなくて済むようになった 業務とは直接関連のない分別作業ではあ する給湯スペースにはゴミ箱を１つ設置 分けた。 ことで、清掃時間を短縮できた。 るが、毎日の作業の一環であり簡素化を しており、コーヒー等を入れたあとのゴ 図ることによりその時間を他の事務作業 ミはそのゴミ箱に捨てていた。 改善前：約５分→改善後：約２分 に回せることから効果的な事務改善と考 ・終業後に片づけをする際、廃プラと生 える。 ごみを仕分ける作業が必要だった。 ３分×毎日（年間平日243日）＝729分 （約12時間）削減 課税システムにより、当初市民税・府 市民税・府民税の税額決定プログラム処 情報化推進課で納税通知書を発行する 業務の効率化及びミス減少に効果的な改 民税の税額決定のプログラム処理を行 理を行い、納税通知書を作成した後に、 と、当初納税通知書の発送日以前に発行 善であるが、他課への影響もあるため、 い、納税通知書を作成した後に、賦課 賦課データを更正（決定）入力した者に できることにより、封入・封緘も繁忙前 今後もよく関係課と連絡調整を行い、寝 データを更正（決定）入力した者につい ついては、情報化推進課のオペレータに に行うことができ、さらに、印字ずれや 屋川市全体として効果が出るように努め ては、当初納税通知書発送日に、既に作 納税通知書を印刷してもらうため、ラン 封入ミスのリスクも軽減できた。 られたい。 成済みの納税通知書と同時期に送付する ニング指示書を情報化推進課に提出し、 さらに、手差しによる差し込み印刷を ため、原課にて納税通知書の強制発行 その指示書の指示に従い、納税通知書の 行っていたときは、納税通知書１件あた （印刷）処理を行っていた。 発行処理をプログラム処理により行う。 り約１分の時間が掛かっていたが、情報 印刷は、１件ずつプリンタに納税通知 化推進課の最新プリンタを使用すること 書の様式を手差しし、差し込み印刷を により、納税通知書１件あたり、約２秒 行っていたため、時間が掛かるうえ、印 で印刷できるようになった。 字ずれ等のリスクがあった。 例年、納税通知書をおよそ100通原課で さらに、当初納税通知書の発送日（６ 強制発行していたため、この処理により 月１日）以降でないと、強制発行ができ 約１時間半の事務処理の効率化が図れ ないため（課税プログラムの仕様によ た。 る）、窓口や電話による問い合わせで繁 忙するときに、封入・封緘を行わなけれ ばならず、封入ミスのリスクもあった。 昨年中の当初反省課題をだしあったが、 今年度の当初反省前に昨年の反省課題を 反省や課題を挙げたものが、出来ている ＰＤＣＩサイクルに基づき業務を見直す 実施できてるか否かを確認することでき 見直し、出来ていない課題は今年度の反 か否か書面にすることにより全員が業務 ことは改善の基本であり、今後もこのよ ていなかった。 省課題のまとめに載せる。 に注意して対処をすることができる。 うな取り組みを通じ、改善できるポイン トを随時検討してもらいたい。 ・約10種類ある個人市民税関係に係る書 ・各担当者がキャビネットに収納する 分別に要する時間１か月につき、約１時 少しの工夫で業務時間が縮減できるとい 類を各担当者が種類ごとに分別せず、ひ 際、あらかじめ種類ごとに分別して収納 間（年間約12時間）が短縮された。 う非常に効率的な改善であり、今後もこ とつにまとめて鍵付きキャビネットに収 する。 のような工夫ができる業務について調 納していた。 ・種類ごとに分別しやすいように、キャ 査・検討してもらいたい。 ・上記で収納した書類を定期的に数名の ビネットの中に各書類の種類ごとのボッ 担当者が種類ごとに分別してファイルに クスを用意し、そこに各担当者が収納す 綴じていた。 る。 ・種類ごとに分別するのに時間を要して ・キャビネットからファイルに綴じる際 いた。 の分別に要する時間が無くなった。 71/98 賞 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 333 334 区分 個人 個人 標 題 軽自動車税の減免手続 き 業務遂行のスケジュー ル化について 335 個人 減免申請の必要書類一 覧表について 336 個人 認定調査予定表の改善 現 状 改 善 策 軽自動車税の減免手続きは、毎年納税通 知書が送付されてから納期限までに手続 きが必要です。 実質３週間程度の期間しかないため、申 請手続きの忘れがある。 年度途中に手続きに来られても、手続き が出来ないため、お帰りいただくことに なる。 納税通知書が届いてからの手続きとなる ため、例年手続き忘れにより減免が受け られない方がいる。減免が受けられな かったため、窓口での説明時間が必要と なり、非効率である。 窓口にお越しいただいた方に、十分に説 明する。 減免が受けられるかどうか確認する。 来年度用の提出期限が入った申請用紙を お渡しする。 （以上は、例年行ってきたことです。） ・法人市民税担当２名、軽自動車税担当 ２名、庶務担当１名が同じ窓口を担当し ている ・窓口業務の９割以上は原動機付自転車 の標識の管理に関するものであるが、法 人市民税担当・庶務担当もその業務内容 は把握しており、行うことができる ・窓口担当を時間や日にちで決めておら ず、基本的に市民の来課に気付いた者が 担当している ・各担当内では互いの業務の進捗状況を 把握しているが、別担当の進捗状況は明 確には把握出来ていない ・窓口対応の回数に偏りが生じたり、互 いの進捗状況に応じて窓口対応の回数を 調整することが難しい場合がある ・各担当のスケジュールを記入した簡潔 な表を１週間ごとに作り、それを目のつ く場所に貼るなどして共有する ・毎週金曜日の夕礼で各担当表を提出 し、翌週のスケジュールを説明する 効 果 減免申請の漏れが少なくなる。 窓口対応時間が減少する。 車両を特定することにより、減免可能か どうかの確認も可能となる。 年間約10件程度 電話に用する時間 10件×30秒＝ 5 軽自動車税担当者以外の担当者の方の協 分・・・Ａ 力もお願いし、車両を特定しミサリオの 説明に要する時間 10件× 5分＝50 画面のハードコピーをとり、申請者の連 分・・・Ｂ Ｂ－Ａ＝45分 絡先電話番号、手帳の内容（障害名・等 級）を記入し、ファイルに綴じ蓄積す 時間短縮はあまり期待できないが、手帳 る。次年度の申請時期に申請がなけれ をお持ちの方の収入に対して軽自動車税 ば、連絡をする。 の負担率は高いと考えられるため、出来 るだけ期間内に手続きいただきたい。 ・１人につき１日平均合計１時間かかっ ている窓口対応時間を、締切前日など特 に忙しい日に半分の30分程度に減らせる ように他の職員が補助することにより、 担当業務の進捗状況に遅れが生じにくく なる ・他の職員に窓口を依頼する言葉を自発 的に直接言うのは躊躇われるが、スケ ジュール表という書面を通して、また夕 礼で機会を設けることで、依頼しやすく なる ・窓口を常に気にすることによる集中力 の途切れがなくなり、作業に集中できる 所属長の意見 賞 対象者は障害者及びそのご家族であり、 減免手続きが受けられなくなると生活に 多大な悪影響を及ぼすことを考えると、 今回の改善は市民サービスの向上にもつ ながり、かつ、効率化も図られる非常に 効果的なものである。 受賞無し 少人数体制で事務を効果的に遂行するた めには、集中と選択が必要不可欠であ る。ただし、当初のスケジュールにこだ わりすぎると効果が低くなってしまうお それがあるため、業務量等を精査し柔軟 な対応ができるよう適切な運用に努めら れたい。 受賞無し 免相談時における減免申請に必要な関係 減免申請時に必要な関係書類一覧表を作 一つ目のメリットとして、窓口来所時に 減免の審査は慎重かつ適切に行わなけれ 書類を市民に口頭で伝えて準備していた 成する（チェックシート様式）。 市民と意思疎通が図れる。また、二つ目 ばならないが、書類の準備等で申請者に だいている。 のメリットとして職員側もどんな内容の 過度に負担をかけることは避けなければ 受賞無し 相談を受けた時にどの書類の提出が必要 ならない。よって、この改善により市民 なのかがチェックでき、職務遂行の上で との意思疎通を適切に行えるようにする 効果がある。 ことは非常に効果的である。 市が実施する認定調査は約4,500～ 認定調査予定表に被保険者番号記入欄 被保険者番号から個人を特定し、状況 何故今まで、被保険者番号欄がなかった 5,000件/年。 を設け、個人の特定を容易にする。 確認が迅速にできるようになったことで のか疑問であるが、被保険者番号欄を追 週毎の予定表を作成し、実施日の日程 市民サービスが向上する。 加することで効率化が図れるならば実施 調整を行っている。 調査に係る問い合わせ等の件数は５～ するべきと考える。 予定表には調査対象者の氏名、調査日 20件/日 受賞無し 時、調査場所の記入欄を設けている。 １件に付き、１分程度の検索時間の短 調査に関する問合せに対しては、個々 縮 の申請状況の確認が必要な場合が多く、 確認作業に時間がかかっている。 72/98 平成27年度改善報告台帳 連番 337 区分 個人 標 題 まちのせんせい事務改 善 個人 昇降機概要書の検索方 法とＰＤＦデータの活 用 339 個人 扶養手当現況調査の確 認方法について 340 個人 作業台の補修 341 個人 子育て情報配信サービ スの開始 342 個人 業務別の支払い確認表 の作成 343 個人 観察室の整理による収 納棚スペースの確保 338 現 状 ・まちのせんせいの申請書から、認定書 を個別で作成。 ・派遣数はあるが、対象者・派遣の分類 がない ・養成講習会の謝礼金は一部前金払い。 ・養成講習会に他団体の依頼はあった が、放課後校庭開放サポーターにはして いない。 ・養成講習会のアンケートをとっていな かった。 ・昇降機の概要書（写し）の発行の時、 台帳リスト（エクセルファイル）で受付 の日付や番号を検索してから保管場所を 確認し発行するため、時間がかかってい た。 ・台帳リストへの入力には手間と時間が かかるため、入力するまでに概要書の発 行依頼があっても対応ができない。 ・概要書が紙媒体でなく半月ごとにPDF データ化されているが、活用されていな い。 ・扶養手当現況調査は５年に１度実施す ることもあり、マニュアル作成や留意事 項等の引継ぎがスムーズになされず、実 施年には調査票作成から確認方法まで困 難なことがあった。 ・保育所営繕業務時に使用する作業台の 上面に傷が多く使いにくかった。 ・サイズの大きい原材料の加工が難しい 状態であり、危険が伴っていた。 改 善 策 効 果 ・まちのせんせいの申請書から、認定書 を個別の作成や、派遣内容を具体的な内 容に変更。 ・養成講習会の講師の支払を口座振替し にた。 ・養成講習会に、放課後校庭開放サポー ターに依頼をかけた。 ・アンケートをとった。 ・係長に相談・エクセルで対応し事務の 簡素化 ・養成講習会の講師の支払を口座振替し にたため、確定支払がスムーズにいっ た。 ・養成講習会に、放課後校庭開放サポー ターから、まちのせんせいに２人新規で 登録できた。 ・アンケートをとり、意見を把握し講師 の具体的な報告ができた。 ・概要書の半月ごとのPDFデータを、４月 ・台帳リストから探すのでなく概要書そ から順に通年で１つのデータに結合する のものに直接アクセスできるので、デー ことで、直接文字検索できるようにし タがあるかないかの判断がつきやすく た。 なった。また、検索からすぐに印刷でき るため、窓口対応の時間短縮となった （１件あたり約５分）。 ・台帳リストそのものの入力ミスにより 検索ができず概要書が見つからない…と いう事態が防げる。 所属長の意見 賞 当課事業ごとの人材を他の事業にも声か けし、活用することができたことは人材 の確保においては非常に重要なことであ る。また報償費支払に関しても、口座振 替に変更するなど、事務の簡素化に繋 受賞無し がった。 従来、昇降機等の概要書の問合せに あっては、紙ベースの台帳を繰って対応 していたが、通年でのPDFデータの一元化 により、検索が容易になり、市民対応時 間も短縮でき、事務の効率化、市民サー ビスの向上に貢献できた。 受賞無し ・今回の調査実施での反省点や改善点を ５年後の担当者にも、今回の反省点や改 給与の支払にはより慎重さが求められる まとめた「扶養手当現況調査マニュア 善点を引き継ぐことができた。 が、同時に期日までに手続きを終える必 ル」をまとめた。 要から処理の迅速さも求められることか 受賞無し ら、業務手順をマニュアル化することで 事務効率の向上と引継に効果がある。 ・作業台の上部に廃材のステンレス板を ・廃材を利用したので、新たな作業台の 既存の設備・備品を活用しながら、創意 設置した。 材料購入費用や作業台作成時間の削減に 工夫をもって最小限の経費で業務の効率 ・机を並べて上面の広さを大きくした。 つながった 化につなげることができている。 受賞無し ・必要に応じて作業台のサイズを調整 し、安全に作業が行えるようになった。 ・子育てに関する情報については、冊子 ・平成27年４月より、メールねやがわ配 ・毎週のメール配信により、子育てに関 の配布やＨＰや保育所等公共施設への掲 信サービスに新たに「子育て情報」のカ するイベント等の周知をより一層行うこ 示による周知を行っていた。 テゴリを追加し、登録者のメールアドレ とが出来た。 スに毎週１回の情報発信を開始した。 ・毎月の委託料の支払等の際に委託業者 ・業務別の支払い確認表を作成した。 ・委託業者からの請求書の遅延や支払状 からの請求書の送達が遅延し、支払いに 況の確認が容易になったため、支払い漏 時間がかかることがあった。 れを防止することができる。 ・観察室内が観察スペースと資料等の収 ・観察室内を整理することで、訪問事業 ・訪問やイベントの際に、物品の取り出 納スペースとして使用していた。 毎に訪問時やイベントに使う物品を整理 しや収納がスムーズになった。 収納した。 ・収納スペースを固定することで、職場 の整理整頓が出来た。 73/98 子育てに関する情報をより一層周知す ることが出来た。 受賞無し スムーズに業務を遂行できるようになっ た。今後も効率的に業務が執行できるよ 受賞無し う日々改善を心掛けてほしい。 収納スペースを拡大し、職場の整理整 頓に繋がった。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 現 状 ◆課内の主要なスケジュールは共有ファ イルに適宜入力し、毎週朝礼時に課内職 員へ周知されて いるが、担当内での詳細なスケジュー ルは担当者と係長が把握しているだけ で、不在時等に問 い合わせ等があっても、担当者以外の 職員は答えられないことがあった。 344 345 グループ 個人 担当内スケジュールの 共有化 ・ 平成26年度臨時福祉給付金事務にお いては、申請書のほかに、本人証明確認 書類の写し、支給金の振込先口座の分か る書類の写し等の添付を求めていた。 ・ 実際の申請において、申請書に添付 書類が付け忘れていることなどにより、 臨時福祉給付金事務に 再度、市民に添付書類の提出を求めた。 おける効率化(申請書の ・ これにより、支給事務（とりわけ審 添付書類の削減) 査事務）が滞り、市民への給付が遅れる 原因となった。また、市民にとっては、 コピーをとりに行くなど、書類を添付す る負担があった。 遊具更新工事における 遊具の選定方法 346 グループ 347 個人 雨漏りの修理 348 個人 市費返却簿の作成 改 善 策 ◆Ｚドライブにカレンダー及びスケ ジュールを登録できるソフトを設定し、 担当内のスケジュー ルを当該ソフトに各担当がその都度登 録し、かつ業務毎にスケジュールを色分 けして、管理し やすくする。 ◆会議・出張・イベント等がある場合 は、必ず実施時間・実施場所も入力す る。 ◆時間が指定されているものには、ア ラーム機能を活用し、開始○分前になっ たら、担当内全員 のパソコンにスケジュールが表示され るようにする。 平成27年度臨時福祉給付金事務におい ては、平成26年度に支給した者であり、 振込先口座が昨年度と同様である場合 は、本人証明確認書類の写し、支給金の 振込先口座の分かる書類の写しを省略す ることとした。 効 果 ◆各担当が随時スケジュールを登録でき ることで、いつでも担当内全体のスケ ジュールを容易に 確認できるようになった。 ◆業務ごとにスケジュールを色分けする ことにより、より分かりやすく管理でき るようになり、 休暇管理・問い合わせ等への対応も容 易になった。 ◆Ｚドライブに保存した共通ソフトを利 用しているため、各担当がその都度自分 のスケジュール を登録するだけでよいため、スケ ジュール管理の簡素化が図れた。 ◆アラーム機能を利用することで、繁忙 時等であっても担当内全てのパソコンに スケジュールを 表示して知らせてくれるため、適切に スケジュールを遂行出来る体制が強化さ れた。 書類の写しを省略することで、市民の 負担を軽減するとともに、課内における 審査事務においても簡素化することがで き、効率的・効果的な事務の遂行を図る ことができた。 加えて、これにより正規職員の時間外 勤務時間を圧縮することができた。 所属長の意見 賞 担当内のスケジュールを簡便でありなが らも、詳細に共有することで、チーム ワークの強化が図れていることから、評 価できるものである。 受賞無し 平成26年度の実績を踏まえ、本改善策 である、臨時福祉給付金の申請書の添付 書類を省略することで、市民負担の軽 減、事務の効率化、正規職員の勤務時間 の縮減を図ることができたと考える。 受賞無し ・公園の遊具を取替える際、遊具メー ・H27年度、南寝屋川公園において経年劣 ・市民の意見を取り入れた、公園の遊具 メーカーのアイデアと公園利用者等の意 カーのカタログを参考に市職員が遊具を 化した木製大型遊具の更新工事を行う。 を設置することにより、公園により親し 見を取り入れ、市民ニーズにあった公園 選定している。 ・遊具の選定において、遊具メーカー数 み愛着をもってもらうことができる。 づくりを積極的に目指している。 社から予算の範囲内において提案をして 受賞無し もらい、その中から市民へアンケート調 査を行い、採用する遊具を決定すること とした。 ・体育館前渡り廊下天井から多数雨漏り して雨の日は教職員や生徒の通行の妨げ になっていた。 学校からの申請書において不備等があり 返却する際において、控がなく再提出さ れた場合わからなく、差引簿で探してい た。 ・抜本的工事を行うと膨大な費用と時間 が必要な為特殊なｳﾚﾀﾝ製補修剤で速やか に修理を行った 返却一覧表を作成し、いつどの学校が、 商品、金額をどのような理由で返却した のか。 また、再提出の際、どのように提出して くるかをある程度分かるように記載する ようにした。 74/98 ・雨漏りが無くなり通行に支障をきたさ 知識・技術をいかした修繕であり非常に なくなり抜本的工事費用約15万円と修理 有用である。 受賞無し 時間約48時間削減出来た。 再提出の際、受付日がわかるので、訂正 適正な予算執行に貢献する取組である。 箇所の確認及びどのように記載してくる かがわかるので、処理する時間が短縮で 受賞無し きた。 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 349 個人 350 351 個人 グループ 標 題 封筒のあて名書き 市長・副市長日程一覧 表の改良 学校名マグネットの貼 付け位置 352 グループ 受付対応 353 グループ 片付けの意識付け 354 グループ 伝票の一括 355 個人 池の里市民交流セン ター体育館の貸出備品 設置場所の変更 356 個人 工事台帳の添付書類改 善 357 個人 定例打合一覧表 現 状 後援承諾書を郵送する場合、封筒に手書 きで宛名書きをしていたため、字の汚い 私は時間もかかり、非常に苦労してい た。 ・市長・副市長の日程管理について、年 間表と月間表との2種類の一覧表を作成し ている。 ・日程の追加や修正があった場合には、 ぞれぞれの一覧表に個別に入力していた ため、入力誤りや入力漏れが生じるリス クがある。 ・適宜、一覧表を印刷し、市長・副市長 へお渡ししており、印刷前にそれぞれの 一覧表で誤りがないかのチェック作業に かなりの時間を要している。 ・各学校名の書いたマグネットがあり、 使用しないときにはＡ～Ｅのブロックご とに貼り付けられているが、使用後、そ の学校がどのブロックに当たるのかわか らず、元の場所に戻すときに不便だった 改 善 策 効 果 所属長の意見 ひな型を作り、簡単に印刷できるように 最初の入力だけで、毎回一定の印刷がで シンプルではあるが有用である。 した き、見た目もきれいで処理時間も短縮で きた。 賞 受賞無し ・年間表と月間表の項目を精査し、一つ ・日程の追加や修正があった際に、入 年間と月間の２つの日程一覧表を一つの の様式に日程一覧表を改め、日程管理に 力・確認する作業数を減らすことができ まとめることにより、事務処理時間の無 要する作業を一本化させた。 るとともに、二重入力することがないた 駄を省くことができた。 め、入力漏れや入力誤りを事前に防止す ることにつながった。 ・また、印刷時に必要であったチェック 受賞無し 作業を省略することができ、日程管理事 務に要する時間の短縮につながった。 ・マグネットを貼り付ける場所に、ブ ロックごとの表を印刷した紙を貼ってお くようにした ・ブロックごとの表の上部にブロック担 当者を記載した ・マグネット使用後に調べることなく元 の場所に戻すことができた ・表の上部にブロック担当者が記載され ることで、何らかの対応しなければなら ない際には、ブロック担当者をすぐに確 認し、伝えることができている ・各書類の提出に来られる市民に対し ・書類の受付の手順を課内で共有し、全 ・すぐに対応できる職員が受け付けるこ て、担当や一部の職員でしか対応でき 員で対応できるようにした とで、市民を待たせることがなくなった ず、受付業務が一部の職員に任せきりに ・受付の際に記入するものなどがあれ ・複数の市民が一度に来ても、対応でき なっていた ば、記入方法等を貼り出して誰でも対応 るようになった ・担当が居ないことで、スムーズな対応 できるようにした ・一部の職員への負担が軽減された ができないことがあった ・受け付けた書類を管理する場所を決め た 少しのアイデアで効果を示すことがわか る取組である。 ・片付けが不十分だった(色鉛筆や折り紙 などが散乱していた） 修理伝票、注油伝票を別々に作成してい る（２年おき） ・解りやすくするため、色テープを貼り 付ける(色鉛筆の本体や箱にも) 修理伝票に注油もできるよう項目を追加 し、伝票の一括化を図った。 児童の生活上の規律の向上につながる取 受賞無し 組である。 削減効果がある見直しである。 体育館舞台横にある倉庫は左右に分かれ てあり、卓球台等の貸出備品は、左側倉 庫に入れてあった。右側には総合型ス ポーツクラブの備品を鍵をかけて入れて いた。 倉庫内照明のスイッチは右側倉庫内にあ り、備品の返却収納時暗くて危険であっ た。 ・工事写真のみ添付。 ・小中学校では、何棟も建物があり、工 事名称・工事内容等では、どこの場所を 改修したのかわかりにくかった。 ・各担当者ごとに定例打合せ日を把握し ていた。 照明スイッチを左側倉庫に設置すべく業 者に見積依頼。しかし、備品の収納場所 を左右入れ替えれば、照明スイッチのあ る右側倉庫に貸出備品を入れ照明の確保 を図った。 ・全体に声かけして、片付けの意識付け になりつつある 修理伝票 200冊 54,000円 注油伝票 200冊 47,520円 ３部複写を２部複写に変更し50冊増刷 47,520円の予算削減 備品の返却時に照明をつけることができ た。 照明スイッチ設置工事不要となったた め、35,000円の削減ができた。 受賞無し 職場目標である情報共有の具体化と市民 サービスの向上を図ることができた取組 である。 受賞無し 受賞無し 経費削減に資した 受賞無し ・改修箇所をマーカーした配置図と平面 ・改修箇所がより正確に把握できる。 工事履歴については、後々担当者が変 図を追加添付。 ・後の設計や改修箇所の検討が行いやす わった際にも必要であり、今回の改善に 受賞無し くなる。 より正確に把握できるようになると思わ れる。 ・定例打合せ日を一覧表にした。 ・予定がたてやすくなった。 課内において、横の連携を深め、情報共 ・担当者がどこの定例打合せに行ってい 有等業務遂行に有効なものである。 受賞無し るか一目でわかるようになった。 75/98 平成27年度改善報告台帳 連番 358 359 360 361 区分 個人 個人 個人 個人 標 題 電子入札に係る事後審 査の迅速化 入札参加資格審査申請 書変更届様式への支店 欄の追加 職員の運転免許証の定 期確認の実施 給食物資の年間契約分 の増加について 現 状 電子入札により落札候補者が決定した場 合に、電子入札システムによる審査項目 を証する書類の提出を求めて、当該落札 候補者の入札参加資格の事後確認（以下 「事後審査」という。）を行っている が、平成26年度までは、当該書類の提出 期限を「連絡から５日以内」とし、事後 審査を経なければ落札者としていなかっ た。いわゆる「取抜け」案件において は、前の案件の事後審査が終了しなけれ ば、次の案件に移行しないため、事後審 査の迅速化が求められている。 入札参加資格者が入札参加資格審査申請 の届出内容に変更が生じた場合に提出し ていただく入札参加資格審査申請書変更 届をホームページに掲載しているが、変 更届に記載している変更事項のうち、会 社名の変更の際に記載する項目欄が会社 名の１項目しか設けていなかったため、 支店又は営業所等（受任者）の変更の際 に記載する欄がなく、業者からの電話で の問合せや提出書類の不備等が発生し、 事務の効率性を欠いていた。 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 書類の提出を「連絡後直ちに」求めるも 事後審査に係る日数が２日以上となるも これまで事後審査書類の提出を、落札候 のとし、提出期限を連絡が夕方以降にな のが激減し、事後審査の迅速化を図るこ 補者の誠意に任せて迅速化をお願いして ることを考慮して「連絡した日の翌々日 とができた。 いるというところがあったが、提出期間 まで」とした。 を短縮することで、電話連絡もスムーズ に行えるようになった。 受賞無し 変更届に記載している変更事項の会社名 の欄に支店欄を追加して、「本社又は本 店」と「支店又は営業所等(受任者)」と 分けて記載できるようにした。 変更届の様式に支店欄を追加したことに 欄を一つ追加するだけで、事務の大幅な より、業者からの支店の記載についての 効率化ができたよい例である。 電話での問合せ及び提出書類の不備がな くなり効率化が図れた。 受賞無し ○車両運転に関して定期的に注意喚起を ○学校用務事業において、多くの職員が ○月に一度、運転免許証を確認すること 行っているが、免許停止や免許取消等の 日々車両を運転し、業務遂行している現 で、交通法規違反による免許停止や免許 状況の把握までは行っていない。 状をふまえ、月に一度、公用車の運転を 取消等の状況を確認でき、必要な措置を 行う全ての課職員の運転免許証を点検、 迅速（担当業務の変更等）を図るととも ○免許停止や免許取消の状況において公 確認することとした。 に、無免許運転等による事故や市民への 用車を運転し、事故を起こした場合、市 ・対象職員は免許証を提示し、確認を受 被害、市の信用失墜につながるような事 において大きな信用失墜につながる。 ける 態の未然防止ことにつながっていると考 ・確認は、氏名を一覧にしたものに確認 える。 ○学校用務事業において、多くの職員が 欄を設けて行う。 日々車両を運転し、業務遂行しており、 ○また、その際における安全意識の啓発 安全意識の啓発と合わせて運転に必要不 ○また、その確認時において、合わせ も日々の運転への意識改善につながって 可欠な免許証の定期点検が必要である。 て、個別に運転にかかる安全意識の啓発 いるものと考えている。 を行っている。 ・給食に使用する食品で、見積もり期間 ・年間で契約する食品の数を増やし、平 ・使用月ごとに行う見積りや内容成分の を年間契約していたものは平成26年度で 成27年度は146品とし、学校の休みとあわ 確認の数が、月４品ほどになった。 41品、３期（1,2,3学期）ごとでの契約は せて３期で行っていた契約は献立に使用 ・年間を通じて使用する食品を固定化す 18品であった。 する期間とあわせて上/下半期の２期（夏 ることで、アレルギーのチェックが行い ・それ以外の食品については使用月ごと 季と冬季）とし、20品を契約とした。 やすくなったり、献立作成時に価格の見 に見積もりをとり、内容成分表を確認を 込みがたちやすくなった。 行っていたが、平均30品ほどあり、中に は毎月見積りをとる物資も多々あった。 76/98 安全運転の注意啓発はもとより、法的に 必要な要件の確認を確実に行うことは安 全管理上、重要である。 受賞無し 従来の業務の進め方にとらわれず効率化 を図ったことにより、処理時間の大幅な 短縮、及び先の見通しが立てやすくなっ たことは大変評価できる。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 362 363 364 区分 個人 グループ グループ 標 題 栄養指導に関する資料 の送付について ①節約方法の見直し ②調理器具の衛生 事務改善 365 グループ 穴あき調理台の使用に ついて 366 グループ 衛生管理について 367 個人 作業がしやすい方法 現 状 児童に対しての栄養指導に関する指導 資料を各学校に必要枚数を確認し、印刷 物で配布していた。しかし、給食実施日 を学校の行事で変更したりしているた め、学校で修正しないといけなかった。 また、必要枚数を調査し、配布しないと いけなかった。 ①出勤と同時に電気、ガスのスイッチを 入れていた。 水槽に早くからお湯をためていた。 ②しゃくなどの取っ手をつけたまま消毒 保管庫に入れていた。 ・クリアケースの中にクラス表を入れ て、給食場（８ヶ所）に設置。 ・転入、転出時、テープで補修し、上書 きか新しい用紙に書き換えている。 ・麺類個数表も同様に、用紙に記入して いる。 改 善 策 データーで各学校に送付することによ り、学校で一部のみ使用したり、日付等 変更するのもデーターの入力を変更する だけでよくなった。また、必要枚数を各 学校に調査もしなくてすみ、配布部数を 数える手間もなくなった。 効 果 ひと月あたり２から４つの指導資料を 送付しており、１年で４０前後の資料を 送付していた。各学校に必要枚数の調査 をしなくてすみ、ひと月に数時間かかっ ていたのが、データーで送るようになり 数分ですむようになった。年間で数十時 間作業にかかっていた時間が削減でき た。 ①使用する直前にスイッチを入れるよう ①ガス代が昨年に比べると安くなった。 にした。 ②取っ手としゃく間の汚れがとれた。 水槽には使用する直前にお湯を溜める ようにした。 ②洗う時に取っ手を外し、別々に洗い消 毒保管庫に入れる。 （消毒保管庫にそのまま入れると、熱 で膨張したり縮んだりするため） ・各表全ての未記入表をラミネート加工 ・変更時もすぐに消せ書き直せる → し、記入後、給食室に設置。 時間短縮 ・初回のラミネート代＋用紙＋マジック 代が必要であるが、２回目以降は再利用 できるので マジックのみ → 経費削減（コピー代 ＋用紙） ・穴あき調理台の穴の部分に蓋をして穴 ・篭の位置が床面より60㎝以上あるた 部分を使用せず、調理台の両サイドに台 め、水の跳ね返り等による汚染を防ぐこ 車を置き、そこに直接ザルを置く。そし とができる。 て、まな板を調理台の端の方に配置し、 切った材料を直接篭に移す。 所属長の意見 賞 従来の業務の進め方にとらわれず効率化 を図ったことにより、処理時間の大幅な 短縮に繋がったことは大変評価できる。 また、用紙代などの削減にもなってい 受賞無し る。 作業手順の見直しを行い、ガス代の削 減が図れた。また、調理場の衛生管理が 高まり、安全な給食の提供に資すること が出来る。 受賞無し 調理食数は、その日ごとの全校児童のク ラス別人数を下に把握するが、急な欠席 などで変更があった場合でも一覧表の修 正が直ぐにでき、作業に無駄が出ないよ 受賞無し う工夫できている。さらに、用紙代の節 約で、経費削減にもつながっている。 ・今まで穴あき調理台を使用して、切っ 安全に給食を提供するために調理作業の た材料を穴あき部分から穴の下に置いて 見直しを行っており、評価できる。 いるザルで受けていましたが、ザルの高 さが60㎝未満でありました。 受賞無し 大阪府の指導によると、受けるザルの高 さが、床面から60㎝未満では水の跳ね返 り等による汚染の原因になるとの指摘が ありました。 ・カウンターと床面の段差が低いため、 ・カウンターの清掃として、網戸を外し ・ゴキブリが捕まる事もなくまた見かけ 調理場の害虫駆除は日常の対策が欠かせ カウンターにゴキブリの発生がみられ 網戸のさんを毎日念入りに清掃をし、そ ることもなくなり、衛生管理の改善を図 ないため、衛生管理の徹底を十分図るた る。 の上で駆除予防のためにゴキブリホイホ ることができた。 めの努力が必要である。今後も、引き続 受賞無し イを設置し、毎朝確認し回収している。 き安全で安心な給食が提供できるように 努めていただきたい。 ①展示物にテープをはったのを、テープ ①アルコールを粘着物の所に噴霧して ①新たに展示物をきれいに貼れる。 少しの工夫で、作業がスムーズに運べる をはがした後粘着物が付いてきたない。 カッター等でこすると取れる。 ②ドレッシングはなかなかひっくり返し ようになった。今後も改善意識を持っ ②ドレッシング等残って来たものを１本 ②牛乳カゴに残ったドレッシングの容器 ても出にくいため、牛乳カゴに入れるこ て、業務に取り組んでいただきたい。 受賞無し づつ捨てている。 を入れる。 とにより作業がしやすく、他の作業をし （約20本ぐらいﾄﾞﾚｯｼﾝｸﾞがあるので） ながらでもできる。 ドレッシングの口を下に置く。 77/98 平成27年度改善報告台帳 連番 368 369 370 371 区分 個人 個人 グループ 個人 標 題 調理場の改善 職場を清潔にきれいに 保つ アレルギー対応につい て かやくご飯・色ご飯を 焦がさないで美味しく 炊く方法 372 個人 市長・副市長日程依頼 表の改良 373 個人 日程調整文書のチェッ ク体制 現 状 ・玉子の保存方法についての改善、現状 では、段ボール箱をビニール袋に入れて 冷蔵庫の保存しているため、段ボール箱 内側の割れ後の確認ができていない。 ・穴あき壁がある、台車等がぶつかり、 壁や柱の角が割れたり、鉄の部分がさび て穴があいているため、見た目が悪く不 衛生であり、穴が空いた部分から害虫な どが入る。 ・壁やタイルにガムテープや両目テープ が貼っているため、はがすと粘着部分が 残り見た目が悪い。 ①倉庫の中の使わないものがある。 ②廊下の汚れが目立つ。 ③使用しないものが棚に置いてある。 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・玉子が入っている段ボール箱の側面を カッターナイフで切り取り、パン缶の側 面も切り取った物を用意し、中の玉子を 一度に段ボール箱から滑らしてパン缶へ 移し替える。 ・穴が空いたり割れているところへ厚紙 をガムテープで貼り、後、同じ色のペン キで色を塗る。 ・壁やタイルに残った粘着部分にアル コールをかけ、カッターナイフでこすり 取る。 ・玉子段ボール内側の害虫の確認がで き、混入がなくなった。 ・使用済みパン缶を加工するため、費用 がかからない。 ・費用をかけずに修繕ができた。 ・シールはがし剤などを購入しなくてよ くなり、壁やタイルが美しくなった。 納品された物資についての検収、及び衛 生的な保管が可能となり、大変評価でき る内容である。また、新たな発想で創意 工夫した結果、経費削減にもつながっ た。常に改善意識を持ち、業務に当たっ ている結果であると考える。 ①要るものと要らないものを使いやすい ように、誰にでもわかるように片づけ、 整理を行った。 ②常日頃から廊下を含む職場全体を清潔 に保てるよう掃除をする。 ③使用しないものを廃棄する。 ・アレルギー対応に間違いないかクラス ・アレルギー用ポット及びカウンターに のカウンターにアレルギー食材及び食数 も名前記入し、手渡しするときに再度確 を明記していた。 認するようにした。 ①誰がみてもわかるようになった。 要るものがわかり、取り出しやすく なった。 ②廊下にペンキを塗ることで、明るく、 清潔に見えるようになった。 ③在庫が一目でわかる。 ・調理員全員が即座に確認ができるよう になった。 整理整頓を行うことにより、調理作業に おいて効果があると思われる。今後も、 調理場の環境の整備に努めていただきた 受賞無し い。 ・レシピの作り方は、肉を炒め具の野菜 を炒め分量の水を入れ、沸騰させて米を 入れ、ひと混ぜし炊き上げると書いてあ りますが、いつも焦げて大変でした。 受賞無し 学校給食のアレルギー対応は関係者の情 報共有が最重要であり、視覚に訴える手 法は事故の防止に有効であると。さらに 受賞無し 安全･安心な給食が提供できるよう努めて いただきたい。 ・米を入れる時の工夫（沸騰させて一度 ・肉や野菜から必ず油や水分が出るので 従来の作業の進め方にとらわれず、より 火を止めて米を入れる） 釜底に具が集中しているため、ご飯が焦 良い給食を提供しようとする改善意識が 釜の中心に具を集中させて、静かに米 げません。 美味しい給食の提供に結びついていると を入れる。 何度も混ぜたりしないので、仕上がり 考えられる。今後も、常に改善意識を持 米を入れてから絶対に釜底から混ぜな のご飯もべたつかず、おいしく炊けま ち、業務に取り組んでいただきたい。 受賞無し い。 す。 ひと混ぜする時は釜の中心にある、肉 結果的に、おいしく炊けて、配缶後の や野菜が一緒に混ざらないように混ぜ 釜の状態も焦げることがないので、釜を る。 洗う時にも手間をかけないで済むように なりました。 ・日程依頼表の入力項目欄を精査し、不 ・新たにチェック欄を追加することによ 市長・副市長の日程管理は重要事項であ 必要な箇所を削除した。 り、入力及び担当課に日程返信を遺漏な り、ミスを防ぐために様式を改善したこ ・新たに日程入力・日程確認返信チェッ くすることができるとともに、挨拶文原 とは評価できる。 ク欄を作成するとともに、挨拶がある場 案の送付日時を確認する手間を省いた。 受賞無し 合は、担当課より原案の送付日程を追 加。 ・市長・副市長の日程依頼表を担当課よ り送付。 ・日程依頼表は市長室職員で供覧し、漏 れがないようにしていた。 ・何重にもチェックを行っているが、入 力も漏れや、担当課に返信忘れ等があっ た。 ・日程調整事務において、出席依頼文や ・文書に返信の必要がある旨のメモを記 ・他の職員と返信が必要である旨、期日 担当課への対応結果の報告ミスを防ぐた 案内文への返信（対応報告）を忘れるこ 入し、また、期日の表記のある文書は を情報共有、また個人でもチェック表を め、チェック体制を見直し、その結果、 とがある。 マーカーをひき、供覧するようにした。 作ることで、未送信、送信済みの文書の 担当課からの対応結果の問い合わせも 全職員へ供覧、対応決定後は、必ず再度 情報を整理する事ができ、送信漏れを防 減っており、改善効果が見受けられる。 確認することを心がけ、すぐに返信する ぐことができる。 受賞無し ようにした。また、返信チェック表を個 ・他の職員との２重チェックにより、送 人で作成した。 付漏れを防ぐことができる。 ・日程依頼表供覧の際、返信状況を記入 し、他の職員にチェックしてもらう体制 を作った。 78/98 平成27年度改善報告台帳 連番 374 375 376 区分 個人 個人 個人 標 題 日常業務について 文書の回答方法につい て ＣＡＰ（子どもの暴力 防止プログラム）につ いて 377 個人 市民情報コーナーへの パソコン設置 378 個人 相談者の待ち時間の活 用 379 グループ 住宅地図の長期使用に 向けて 380 グループ 受付窓口ポスターの更 新 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・個人の業務メモに名前、伝言内容をメ モしていた。 ・不在の職員宛にかかってきた電話を受 けた時、その報告を忘れてしまうことが あった。 ・照会文書について供覧後、各担当がそ れぞれで回答を作成している。 ・供覧終了後、各担当者に回答を依頼す るのを忘れたままファイリングしてしま い、期日を過ぎて回答してしまうことが あった。 ・Ｈ13年度より全市立小学校３年生を対 象に、ＣＡＰ（子どもへの暴力防止プロ グラム）を実施 ・それに伴い、「おとなのＣＡＰ」を年 に１回実施 ・「おとなのＣＡＰ」はＰＴＡに参加協 力を求めているが、広報での広く参加募 集。しかし、一般からの応募は少ない。 ・ＣＡＰ依頼先の講師から、「おとなの ＣＡＰにはＰＴＡだけではなく、地域の 方にも参加をしてもらいたい」との意見 があった。 ・他の業務メモと同じところにメモして ・報告内容だけを並べて詳細に記入し、 業務用と連絡用のメモを分けたことによ いることが報告漏れの原因になっている 常に見える位置に貼り付けておくこと り、報告ミスが減少しており改善効果が と考え、報告用のメモを別に作成した。 で、報告忘れの防止が期待でき、分かり 見受けられる。 受賞無し やすく伝えることができる。 市民情報コーナーで、来庁者から市の施 策や制度について質問があったとき、今 までは担当課に電話で質問したり、担当 課まで案内したりしていたが、時間のロ スや、来庁者に手間をかけさせることが 多々あった。 混雑時、相談のために窓口にやってきた 市民に対して待ち時間が発生する。 市民情報コーナーに市ホームページ閲覧 ホームページの閲覧が可能になり、市の 迅速な情報提供につながり、市民の利便 用のパソコンを設置し、来庁者が自由に 施策や制度の周知ができ、利用者の利便 性も向上した。 閲覧できるようにした。 性の向上につながった。また、職員によ る説明ミスや、総務課から担当課へ何度 も問い合わせるということもなくなっ た。 相談室内の壁に昨今増加している消費者 待ち時間の不快感を解消し、消費者トラ 待ち時間を利用して消費者への意識啓発 トラブルの事例ポスターを掲示。また、 ブルから身を守るための知識を身につけ を行うことが出来る。 相談事例を綴った閲覧用ファイルも設置 てもらうことができた。 し、それらを待ち時間に読んでもらうこ とにした。 長期間、保存状態を良好に保てるよう、 ラミネートを施すことにより、保存状態 ラミネート加工により長期間の使用が見 購入時に１枚づつラミネートを施した。 を良好に保った住宅地図を用いて市民等 込める。 への説明ができるとともに、長期間の使 用が見込める。 掲示物を新しくカラーで作成・ラミネー カラーで作成したことにより見やすくな 休日、夜間の納付相談については、かね ト加工し相談窓口に設置した。 り市民の窓口への誘導もスムーズに行え てより実施しているところであるが、実 今まで実施していなかった業務時間外の るようになった。 施実績の割に市民周知度が想定外に低い 窓口案内を新しく作成し市民に周知を 業務時間外の窓口案内を広く周知し、平 実態がある。庁舎来庁者への積極的かつ 図った。 常業務時間に来訪しにくい納税者の利便 視覚的PRに効果があった。 性を向上させるとともに、滞納者の削減 につながった。 現在、住宅地図は市民等への対応や職務 等で活用しているが、一定期間使用する と必ず破損等が生じてしまう。 相談窓口に掲示している掲示物（モノク ロ）が日に焼けており掲示内容も見にく くなっていた。今まで業務時間外の窓口 案内の掲示は実施していなかった。 ・供覧終了後すぐに担当者に回答するよ ・回答忘れを防止、また、期日に余裕を チェック体制を強化することにより、期 うに依頼するとともに、ファイリング後 持って回答することができる。 限どおりに回答することができている。 も送信メールと文書受発名簿を照らし合 受賞無し わせてチェックする体制を作った。 ・家庭支援や子ども支援に携わっている 民生委員主任児童委員にも「おとなのＣ ＡＰ」への参加を呼びかけた。（主任児 童委員は、小学校区に１人の配置。） ・参加した主任児童委員から、「校区の 小学校でのＣＡＰを参観し、子どもたち の様子をつかみたい」との要望があっ た。 地域における子育て支援、児童健全育 成には教育委員会関係者のみならず、民 生委員福祉委員との関係を強固にするこ とが非常に大切であるが、当事業におい てもしっかりと連携・情報共有を図るこ ・小学校でのＣＡＰ授業を参観すること とができた。 で、子どものエンパワメントに対する地 受賞無し 域の方々の意識が高まり、子ども理解や 保護者理解につながった。 ・このことにより、地域の家庭支援へと つながっていった。 79/98 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 381 個人 楽譜整理改善案 382 個人 薬品戸棚の安全管理 383 個人 放課後校庭開放事業の 事務改善 384 個人 審議会等委員報酬の支 払い方法の見直し 385 グループ 棚の整理整頓で業務の 効率化 386 個人 387 グループ 照会文書の状況把握 廃棄物処理依頼書の見 直し 現 状 改 善 策 効 果 ・鍵盤ハーモニカの楽譜は１つのかごに ・廃材の段ボールや空き箱を使い、楽譜 ・欲しい楽譜が一目でわかり、取りやす まとめて入れていた。 専用の棚を作った。 くなった。 ・楽譜の種類が増え、何種類かの楽譜が ・曲名ごとに分けて入れるようにした。 ・片づけるときも重ならず、曲名がすぐ 混ざっていたので探しにくい状態だっ にわかるので片づけやすい。 た。 ・棚にすることで一か所にまとまり、見 た目もスッキリした。 薬品戸棚の扉の鍵がなく子どもでも簡単 薬品戸棚の開きの扉にストッパーをつけ 子どもの手が届かない位置にストッパー に開けられる状態にあった。 る をつけたので子どもが勝手に薬品戸棚を 開ける心配がなくなった。 所属長の意見 賞 段ボールで作った棚は楽譜が取り出しや すく、整理整頓しやすくなった。 受賞無し 子どもの目の高さ・手の届く範囲に薬品 棚があり 受賞無し 触っていても勝手に開くことがなく安全 が保たれていてる。 ・放課後校庭開放サポーターの報告内容 ・放課後校庭開放サポーターの報告内容 ・事故の把握がしやすく、サポーターお 今年度、初めて異動して担当となった で、出勤簿が未記入。 で、出勤表を作成し、事故報告も記入す よび学校にも連絡し確認できた。 が、事業の把握及び校庭開放サポーター ・救急法でアンケートをとっていない。 るようにした。 ・アンケートをとり、サポーターの意見 との連携に努め、書類を変更するなど、 ・サポーターの派遣人数表が細かく分 ・救急法でアンケートをとった。 が少しわかるようになった。救急法は必 事務の簡素化に繋げることができた。 類。 ・サポーターの派遣人数（１人か２人） 要。 表が細かく分類していたが、係長に依頼 ・各学校での報告で、表をまとめて把握 受賞無し し、参加者が３０名以上２か月続いた しやすくなった。 ら、２名体制と解り易い表にした。（事 ・辞退届等の様式で、事務の簡素化と統 務の簡素化） 一した内容で、サポーターが提出記入し ・辞退届の様式がなかったが簡単な内容 やすくなったし、いつ辞退したか明確化 で作成した。 できた。 ・市ごみ減量化・リサイクル推進会議の ・委員報酬を確定払いとし、口座振替で ・現金を封筒詰めする作業が不要とな 委員報酬の支払い事務において、一連の 委員報酬を資金前渡で支払っていた。 支払うことに変更した。 り、事務の効率化を図ることができた。 作業が効率的に実施できるようになった ・委員全員分の報酬（現金）を封筒詰す ・欠席委員の委員報酬（現金）の保管、 事例であり、実務処理の面から大きな改 受賞無し る事務作業が必要であった。 管理が不要となった。 善効果が認められる。 ・欠席委員の報酬を精算処理が完了する まで保管、管理する必要があった。 ・経営総務課カウンターの棚に証憑書、 ・保存期間の経過した文書、そもそも保 ・真に必要な文書を体系だてて整然と配 文書、資料や参考図書を整理して、体系 事務手引書、決算関係資料等が整理され 存の不要な文書を精査し、棚の整理を図 置することによって文書を探す手間が省 的にカウンター下棚に配置したことで、 ずに収納されており、必要な文書を探す る。 けるとともに、保存が不要な文書を廃棄 必要なときに必要な資料等の参照が瞬時 受賞無し のに時間がかかっている現状である。 することでカウンターに空きスペースが にできるようになり、業務の適正化と効 でき、棚の有効活用を図ることができ 率化に効果が上がっている。 た。 照会文書等が多く、回答状況の把握が困 照会文書等の状況を把握できる一覧（下 照会文書等の状況が一目でわかり、文書 照会文書等の管理に関しては、決裁を回 難であった。 記の項目）を作成し、課内共有フォル 担当者が休んでいても問合せ等に対応で す状況等に応じ、回答日ギリギリに回っ ダーに入れた。 きるようになった。 てくるようなケースもあるなか、確実な ・受付日 回答期限もすぐにわかるので、期限に遅 文書管理に繋がっている。 ・受発件番号 れることもなくなった。 受賞無し ・回答期限 ・件名 ・担当課 ・回答日、回答者 ・各所属からごみの処分依頼書を受ける ・押印を不要とした様式へ変更した。 ・依頼書の電子メール送信が可能とな 事務の簡素化と処理処分の効率化に繋 ときには、可燃不燃の区分等を記入した ・多量の場合は搬入物明細書の提出を求 り、事前に内容物を確認できるため、適 がった。 「廃棄物処理依頼書」の提出を求めてい めた。 切な処分が行えるとともに事務手続きの る。しかし、所属長が押印する形式のた 簡素化も図れた。 受賞無し め、搬入当日に紙ベースでの提出が多 い。また、処理困難物の混入や分別が不 十分な状況がみられる。 80/98 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 388 グループ クリーンセンター会議 室の予約一覧の共有に ついて 389 グループ 公募補助金の申込希望 団体等のメーリングリ ストの作成 現 状 改 善 策 391 392 393 個人 個人 グループ グループ メールの整理整頓 課（室）内供覧の効率 化 下水道施設の明確化 0 果 所属長の意見 賞 環境部環境総務課において、月ごとに会 部内共有フォルダー（Ｙ）に年間の会議 いつでも各課が予約状況の確認ができ、 会議室の使用にあたり予約方法を部内共 議室予約一覧表を印刷し、部内各課から 室一覧表を作成し、いつでも入力（予 環境総務課においても、手書き等に手を 有フォルダー（Ｙ）での一覧表に入力す 連絡を受け、都度手書きで会議室をおさ 約）できるようにした。 とられることなく、管理（鍵等）が容易 ることにより、手書きの手間の削減や時 受賞無し えていた。 になった。 間短縮が図れるだけでなく、他の所属に おいても利便性の向上に繋がった改善事 例である。 ・申込件数が減少傾向にあった。（平成 ・セミナー参加団体等に、メールアドレ ・メール送信回数 ５回 市民のための制度の周知・啓発に資する 25年度 30件、平成26年度 21件） スを任意で聞き取り（セミナー終了後ア １．申込みセミナー参加の御礼 取組である。 ・新規事業申込件数が減少傾向にあっ ンケートに記載してもらう等）、募期間 ２．申込セミナーの様子を公開 た。（平成25年度 ９件、平成26年度 終了日間近などをメールでお知らせする ３．申込締切の周知（締切２週間前） ６件） など、各団体へプッシュ型の周知・啓発 ４．申込締切の周知（締切１週間前） 受賞無し を行った。 ５．募集終了の案内 ・全庁でメールを一斉使用する時にパソ ・事務文書別にファイルを作成。 コンが固まっていた。 ・来たメールに確認したチェックマーク を付ける。 ・ファイルに移動。 390 効 人数の多い課内において課内供覧を行う と、全員に回るまでに長い時間がかか り、１か月以上、ひどい時には３か月ほ どかかることもあった。そのため、課内 の情報共有にタイムラグが起きることも あった。 ・現在の下水道台帳は、公共下水道工事 により水洗化を整備した当時のもので、 当時の現状で汚水桝を１軒に１個の割合 （角地については例外あり）で整備され ましたが、地域の開発等により１軒の家 を分筆により２～３軒になれば汚水桝も 当初１個をその件数に応じて２～３個設 置せねばならなく、各設備業者により汚 水桝を新設した箇所が台帳に反映してい ないことでその都度現地調査していた。 ０歳児は全員ベッドでのおむつ交換を 行っていたが、お座りやハイハイをする 頃になると身体も大きくなり寝返り等で 危険なことや職員の腰への負担もあっ た。 課内供覧の決行版を、判子を押すタイプ から日付を記入するタイプに変更した。 いつ誰の手元にきて、いつ回したかが分 かるようにした。 ・申込団体数が増加…23団体（うち、新 規事業申込団体８件。申込後辞退２件含 む。） ・チェックマークを付ける事により、処 理が終わっているか分かるようになっ た。 ・後日メールを検索する時、新しく作っ たファイルから検索するので、検索しや すくなった。 ・メールを移動することにより、画面の 固まりが少なくなった。 ・ファイルを作成することにより、メー ルの画面がスッキリした。 ２～３週間ほどで課内供覧が行えるよう になり、供覧にかかる時間が大幅に削減 され、情報共有が素早く行えるように なった。 受診メールが非常に多い当課にあって、 文書担当者の実務の中から出たメール整 理の工夫であり、改善マインドを持って 仕事に取り組んでいることが窺える。 受賞無し 業務遂行するうえで情報共有は大切であ るが、膨大な量の文書等があるなかで今 回の提案は比較的簡易な情報について、 受賞無し スムーズに共有を図ったという点では一 定の評価ができる。 ・調査結果を下水道台帳システムデータ ・より正確性の高い台帳となる。・デー 下水道台帳が正確なものになると思われ の更新を直営（職員）で行った。 ター更新費の軽減。・調査手間の軽減。 ます。 受賞無し 畳の芯に用いられている軽量のスタイロ 約￥３，０００で作成(市販品参考価格： みんなで意見を出し合い作成。まだ改良 を利用し、市販のおむつ交換台を参考に フロアータイプおむつ交換台￥２５，０ の余地はあるが軽量で使い勝手は良く 高さの低いものを作成した。 ００） なっている。 受賞無し 保育士の腰への負担も少し軽減された。 子どもにとって落ちる危険がなくなっ た。 81/98 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 個人 強制異動戻りの処理方 法とリスト化 395 個人 アンマッチリストの印 刷方法のマニュアル化 396 個人 返戻事務の効率化 397 個人 地区計画の区域内にお ける行為の届出書の受 理簿 394 398 個人 認定調査依頼業務の効 率化 399 個人 認定調査依頼に係る郵 便料の削減 現 状 賦課異動をした際、内容に誤りがあった 場合や課税資料の訂正が行われた場合に おいて正しい賦課状態に変更する必要が あるが、通常の変更では機械上納税通知 書の内容が正しく印字されないケースが ある。その場合、強制的に当初の状況に もどす「強制異動もどり」という処理を することになるが、その処理をすると調 定の数字に正しく反映されない場合があ る。 ・アンマッチリストの印刷方法は、マ ニュアルに記載されていない部分があり はその都度口頭で伝えていた。 改 善 策 ・「強制異動もどり」が必要なケースが あれば、毎回オペレータと処理方法を相 談して行う。 ・その経過をリスト に残す。 効 果 毎月の調定表作成の際、数字の整合性が 取れない場合に原因となる対象者がすぐ 分かるため作業時間が短縮される。年間 で20分×12ヵ月=４時間の短縮 ・実際の操作方法をパソコン画面のハー ・口頭説明する時間を大幅に削減でき ドコピーをし、マニュアルとする。 た。 返戻ボックスをもうけているが、整理せ 作業を進めている段階ごとに仕切りをつ 今しなければいけない作業、残りの把握 ずにそのまま入れている。 ける。 ができる。作業が進めやすくなる。 どれだけの数があるかすぐにわかるよう にする。 ・地区計画の区域内における行為の届出 ・地区計画の区域内における行為の届出 地区計画の区域内における行為の届出 書について、件数は通し番号で把握でき 書の受理簿（入力項目は受発件番号、通 書の提出確認をされた際、月に25分（５ たものの、届出が出ているかは、綴りか し番号、届出日、申請者名、届出内容、 件×５分）程度、また、まち政策部内で ら探す、又は文書受発件名簿での申請者 行為の土地所在地地番、地区名、決済 の月に一回の件数報告の際５分程度の時 検索しか方法がなかった。 日）を作成。 間削減となっている。 受理簿で検索やソートで確認できるよ うになったため、物件の間違いや、報告 漏れ等がなくなった。 毎月600～700件の認定調査を委託事業 「調査依頼振り分け表」に事業者の連 事業者の連絡先確認に要する時間の削 者に依頼している。 絡先を記載し、調べる手間を減らす。 減。 市内及び周辺市の委託事業者について 10～15件/月×２分 は、月毎の依頼状況が把握できるよう、 実施可能な調査地域や依頼件数等の委託 要件を記載した「調査依頼振り分け表」 (一覧表）を作成している。 委託事業者については、契約時に確認 した要件を満たせば事前連絡なしに調査 依頼する旨の了解を得ているため、振り 分け表に事業者の連絡先は表記していな い。 追加依頼等事業者への問合せが必要な 場合は、その都度連絡先を調べている。 所属長の意見 賞 市税は市歳入の根幹をなす非常に重要な ものであり、正確かつ迅速に調定作成が できるようになるこの改善は非常に効果 的である。今後も正確かつ迅速な調定作 成のためにできることを調査・検討して 受賞無し もらいたい。 マニュアルをイラスト化・画像化するこ とにより理解度は増すため、効果的な業 務改善である。今後も誰が見てもすぐに 受賞無し 理解できるマニュアル作りに努められた い。 作業の効率化の一歩として、作業の「見 える化」を図ることは非常に効果的であ 受賞無し る。今後も作業の効率化に向けて調査・ 研究されたい。 届出確認や報告に際し、煩雑であった 事務処理が、受理簿を作成することによ り、容易に行えるようになり事務の効率 性アップに繋がった。 受賞無し 「調査依頼振り分け表」に事業者の連 絡先を記載する作業が追加されるが、そ の手間よりも、その都戸連絡先確認に要 する手間がかかるのであれば、効果を認 める。 受賞無し 毎月600～700件の認定調査を委託事業 調査依頼書の持ち帰りが可能な事業者 郵便料の削減（毎月150ｇ以内の定形外 月2,000円程度の効果ではあるが、その積 者に依頼している。 には、依頼書が出来上がり次第連絡して /205円×９件=1,845円程度） み重ねが大きな効果となるため、実施す 受賞無し 調査依頼書は全て郵便で事業者に送付 持ち帰っていただく。 べきと考える。 していた。 82/98 平成27年度改善報告台帳 連番 400 401 402 403 区分 個人 グループ 個人 個人 標 題 市による市外認定調査 の円滑化 更新申請に係る事務の 簡素化 主治医への情報提供事 務の改善 事業者への情報提供事 務の改善 404 個人 認定調査票配付業務の 簡素化 405 個人 通信料の削減 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 新規の認定調査は、原則、遠隔地を除 き市町村が実施しなければならない。 調査場所が府内周辺市の場合は、市町 村間で協議し、可能な限り協力体制を とっている。 Ｈ市については、同市内に大規模な医 療機関が複数あり、多数の依頼件数が予 想されることから、協力体制が取れてい なかった。 市内居宅介護支援事業者に対し、契約 中の被保険者の認定有効期間が終了する 約70日前に、対象者リストを配付してい る。目的は更新もれを防止。 配付時期を大きく過ぎても取りに来な い事業者が複数ある。 数箇所の事業者に確認したところ、更 新申請対象者の確認は事業者が使用すＰ Ｃで管理しているとのことであった。 更新申請を行っていない被保険者に は、全員、認定の有効期間終了30日前に 勧奨通知を送付している。 両市が可能な範囲内で平等に調査を依 Ｈ市担当者との協議の結果、調査場所 他市との協議により、少しでも事務の軽 頼、受託できるよう、Ｈ市担当者と協議 がお互いの市内である場合、月５件の範 減が図れるならば、実施すべきと考え する。 囲内で認定調査を依頼、受託することと る。 なり、調査先への移動時間（40～50分× ５件／月）が削減された。 受賞無し 要介護認定に必要な主治医意見書を記 載した医師に対し、希望があった場合 は、審査会システムから出力される被保 険者毎の「認定結果通知書」で認定結果 を情報提供している。 送付用封筒に医療機関毎のあて名を印 字している。 市内の居宅介護支援事業者について は、事務室内に個別の連絡用ボックスを 設置している。 ボックスの数がほぼ満杯状態であるた め、特養併設の事業者については、特養 への連絡も同じボックスを使用してい る。 特養宛と明記しているにもかかわら ず、文書が届いていないことがあった。 認定調査票は、基本調査票１枚、特記 用紙２枚、調査票点検表１枚の計４枚を 一組にセットし、クリップで留めてい る。 調査委託事業者からの請求を受けて、 窓口で必要部数を手渡している。 新築家屋の調査評価済証や滅失家屋実地 調査のお願い文書等を、郵送により送付 していた。 通知書の受信者欄に郵便番号、住所を 印字し、窓付き封筒で送付する。 審査会システム業者に確認し、事前の 主治医情報入力時に郵便番号、住所を追 記すれば可能とわかったため、既存の窓 付き封筒が使用できるよう担当者に通知 書のレイアウト修正を依頼した。 特養宛の文書を入れる専用ファイルを 作り、併設の居宅ボックス内に設置し た。 更新対象者リストの配付を終了する。 更新対象者リスト配付に係る事務時間 更新対象者リストの配付を終了したこと （約１時間／月）の短縮 に対して、マイナス面（更新漏れが増加 市内居宅介護支援事業者は約100件 した等）の事案がなければ、事務の簡素 化となる。 受賞無し 主治医への情報提供件数1,594件／26年 システム改修により、効率化が図れるな 度 らば、効果を認める。 送付回数４回/月 １回当り約15分の時 間短縮効果があった。 受賞無し 特養宛の文書が確実に届くようになっ 些細な改善でも効果を認める。 た。 受賞無し 窓口カウンター横に各調査票を常備し ておくトレーを設置し、事業者自身に必 要部数を持ち帰ってもらう。 持ち帰り時に、事業者名と持ち帰る部 数を「調査票配付表」に記入してもら う。 できる限り郵便を使わないで、近隣の調 査時に直接家庭のポストに投函するよう にした。 83/98 調査票セッティングの手間の省略 約 手間のかかる作業の減少で、効率的と考 ３時間/月 える。 窓口対応の手間の省略 約30分/月 受賞無し 配付数の把握により、必要以上の持ち 帰りの防止 年間約500件の郵便代（約3万円）を削減 経費削減効果額としては少額であるが、 することができた。 身近な事務の改善を行うことで経費削減 受賞無し していくことの積み重ねが重要である。 平成27年度改善報告台帳 連番 406 区分 個人 標 題 簡易決裁における紙媒 体の決行判の活用 407 個人 青少年指導員会の懇談 懇親会について 408 個人 広報原稿の分別の効率 化 409 個人 青少年の居場所 個人 情報の取扱いについて 410 グループ ファイル整理による事 務改善 411 グループ ケースワーカー会議の 廃止 412 個人 413 個人 ロッカーの整理 各照会に対する回答の 作成方法 現 状 簡易決裁の決行判でスタンプを使用して いたが、標題をスタンプまたは手書きす る必要があり、時間がかかっていた。 スタンプを押し間違えたりする度に再 度、印刷し直さなければならなかったの で時間と紙の無駄遣いになっていた。 改 善 策 効 果 紙媒体の決行判であるため、貼り間違っ てもすぐに剥がすことができ、再度、文 書を印刷し直す必要がなくなった。 紙媒体にしたことで、スタンプを押しに 行く手間が省け、自席で文書受付の一連 の流れを完結することができるように なった。 ・所管団体の青少年指導員会は、交流を ・平成27年度５月の新市長就任に伴い、 ・懇親会を毎年する方が参加者も多く、 図るために、懇親会や一泊研修を開催し 任期２年目だが７月に懇親会を実施。 親睦や交流がより図れた。 ている。 ・これを機に、任期１年目の２回の懇親 ・任期１年目の７月に「懇談懇親会」、 会と任期２年目の一泊研修を見直す。 １月に「新年懇親会」を実施。（年に２ ・年に１回の懇親会を実施 回） ・懇談懇親会や新年懇親会には市長や副 市長、教育長、歴代ＯＢなどが来賓とし て出席 ・広報原稿のファイルのタイトルが上部 分にしか表示されておらず、毎回ボック スから取り出して確認する必要がある。 青少年の居場所において、今まで利用者 は敢えて、入室時に正式な利用申請を行 わず、簡易な登録のみとしていた。（敢 えてとは、自らの氏名や学校名を名乗る 事が困難な青少年への配慮のため） し かしながら、か起きた場合はすぐに対応 ができない状態であった。 キングファイルに毎月毎、膨大な書類 を閉じていたが、ただ閉じていただけな ので○月の書類を探すときに、時間が要 していた。 以前は月に１回ケースワーカー会議を 行っており、公立保育所の入所予定に伴 う職員定数増を会議で検討し、障害児保 育等の報告をすべて会議で行っていた。 ・児童虐待ケースファイルを鍵付きロッ カー（小）に収納していた。 ・こども室に対する各担当課等からの照 会に対して、こども室の共有フォルダ（Z フォルダ)に回答フォルダを作成し、その 中に回答を入力できるように１つの回答 ファイルを作成していた。 ・こども室は事業が多岐に渡り、担当者 も複数いるため、他の担当者が入力して いると入力が終わるまで待たなければな らなかった。 エクセルで決行判を作成し、紙媒体の決 行判に切り替えた。 使用頻度の高いファイル表題において は、事前にファイル名を入力した決行判 を作成した。 所属長の意見 賞 工夫することで消耗品購入削減にも繋が ることから、全庁的に普及させてもらい たい内容である。 受賞無し 過年度の在り方を変え、より合理的にな るよう事務改善を行い、結果的には市民 サービスの向上にも繋がっており、非常 に有益な取組である。 受賞無し ・下部分にもタイトルを表示。 ・一目でわかるようになり、いちいち取 原稿を探す時間の短縮ができており、有 り出す必要がなくなった。 効な提案である。 受賞無し 利用者は中高生が大半であるため、昨今 の青少年に対する犯罪が急増しているこ とから、また緊急時における保護者への 対応も含め、氏名・年齢・学校名等を記 入してもらい、新たに登録者カードを作 成するようにした。 利用者の理解も得つつ、あらゆる事象に も対応できる体制づくりを構築すること ができた。また不登校等の中学生に関し ても、学校との連携がしやすくなった。 今般、青少年が犯罪に巻き込まれる ケースが非常に増える中、新たな対策を 早急に講じたことは非常に良い。また居 場所の利用者の抱える悩み等を学校とも 受賞無し 共有できる事も、複数機関で青少年を見 守る体制づくりに繋がるものである。 インデックスで○月を作成し、毎月毎 過去の書類を参考にする際に、書類が 単純な事務改善を行うことで、コストを にいつの書類かわかるようにした。 どこにあるかすぐわかり、今まで要して かけることなく事務効率の向上が図られ いた時間を他の業務への作業に費やせ る。 て、事務効率が上がった。 ・現在はケースワーカー会議を廃止と ケースワーカー会議は１時間半～２時間 必要な情報は必要な時に伝達するととも し、公立保育所の入所予定に伴う職員定 ぐらいかけて行われていたが、その時間 に、職員間で情報共有はしており、事務 数増は、案件があれば各ケースワーカー を削減できた。 の効率化が図れた。 が直接担当係長に報告するようにした。 ・障害児保育等の報告は、供覧で行うよ うにした。 ・鍵付きロッカー内を整理し、配置を変 ・担当毎にケースファイルを収納するこ 担当不在時にも、詳細資料をより迅速に えることで、担当毎に収納した。 とで、担当不在時にも、ケースファイル 取り出せるようにすることで、より的確 を取り出しやすくなり、対応の迅速化に な対応が出来るようになった。 繋がった。 ・従来１つであった入力用のファイルを ・担当者毎に回答ファイルを作成するこ 無駄なく、効率的に業務が遂行できた。 各担当者用に事前にファイルを作成し、 とで、個々のタイミングで回答を入力す 担当者個々のタイミングで回答を作成し ることができ、効率的に事務を進めるこ た。 とができた。 ・ファイルの名称を（○○担当用）と明 記することで視覚的にもわかりやすくし た。 ・各担当が回答を入力後、回答のとりま とめファイルを作成し、回答するように 行った。 84/98 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 414 個人 415 416 417 418 419 個人 個人 個人 個人 個人 標 題 事務室の空きスペース の有効活用 決裁書類の効率化 子育て世帯臨時特例給 付金申請書 不備等把 握方法 現 状 改 善 策 ・事務室内の机等の配置により空きス ペースが出来た。 ・空きスペースに段ボールで作った棚を 設置し、布をかぶせることで、市民から 見たときに違和感なく、書類等を置ける スペースを確保した。 ・保育所給食に係る毎月作成する文書の ・パソコンで決裁伴を作成し、ファイル 決裁判のファイル表題を手書きで記入し 表題及び保存年を入力して印刷した。 ていた。 ・書類によりファイルの保存年が違う 為、書類を回す度に確認が必要であっ た。 ・消費税の引上げに際し、子育て世帯の ・記入漏れ・添付書類の不備・口座内容 負担を緩和することを目的に子育て世帯 確認など、不備の種類ごとに色紙で付箋 臨時特例給付金を支給が決定された。 を作成し、申請書にとりつけた。また、 ・支給対象者は平成27年６月の児童手当 不備が解消されたら付箋をはずすように の受給資格者となるため、事務の簡素化 した。 を図るために、児童手当の現況届（児童 手当の受給者が６月１日の現況を６月中 に市町村に届け出るのも）と併せて子育 て世帯臨時特例給付金の手続を行うこと となっている。 ・現況届の裏面が給付金の申請書となる ため、不備の有無や、不備の内容を把握 することが難しい状況にあった。 ・妊産婦の状況についての情報が少な ・出産の経験の項目や世帯状況の項目を い。 増やす。 ・関係機関での情報提供が十分に出来な ・その他の欄に、別の担当者の名前を記 い。 入する所をもうける。 相談受付簿の（助産） の改善 超過勤務報告書の個人 カードの作成 民間保育所の提出物管 理表（一括.Ver）の作 成 ・超過勤務をした職員は、執務日毎に超 過勤務報告書の決裁後、庶務担当者に渡 していた。 ・1人の職員の勤務報告書が1ケ月で何枚 にもなる場合があり、入力後の整理や チェックが困難になっていた。 ・民間保育所は毎年７月ごろに複数の補 助金について交付申請を同時に行うた め、こども室担当者は、受付した提出物 の管理が煩雑になっていた。 ・例年、担当者用に各補助金別の管理表 を作成していたが、民間保育所への対応 時に補助金全般の提出状況等を一括して 把握することが困難であった。 ・補助金別の管理表を確認することが非 効率であった。 ・1日単位の様式を1か月単位の個人カー ドにした。 ・各保育所及び各補助金を一覧管理でき る管理表を作成するとともに、提出物の 提出を受けるたびに管理表を更新するよ うにした。 効 果 所属長の意見 賞 ・空間を有効活用することで、書類等を 限られたスペースを活用し、整理整頓 置けるスペースを確保し、事務室の整理 に繋げることが出来た。 受賞無し 整頓に繋げた。 ・ファイル表題を手書きで記入する事務 保育所関連の業務を初めて担当する中 処理が減り、ファイルの保存年を確認す で、自分で課題に気づき、事務の効率化 る必要がなくなった。 につなっがている。 受賞無し ・不備の種類ごとに付箋が色分けされて 子育て臨時特例給付金の申請及び審査を いるため、どのような内容で不備となっ 短時間で行うことにより、市民サービス ているかが一目でわかるようになった。 に処することができた。 ・付箋がついている申請書が不備がある ということになるため、不備がある申請 書の数の把握が容易となった。 受賞無し ・出産の経験がある方とない方が分か り、ある方には出産時のこどもの世話が 出来る方がいるか確認でき、支援出来る 制度等を紹介する。ない方については、 出産まで不安な事や心配ごとを確認し て、担当課係に伝える。出産の経験など 聞かなくても的確に質問ができ、妊産婦 の支援できる制度を紹介でき時間の短縮 が出来る。 ・母子世帯にマークがあれば、手当担当 と情報の共有をすることができ、妊産婦 の状況を把握できる。 ・システムへの入力漏れがなくなるとと もに、人事室への報告様式が個人別に出 力されるので、個人別のチェックや集計 が簡単にわかるようになったことから、 月初めの超過勤務報告の処理が効率化し た。 ・1つの表で管理することで、民間保育所 への対応やこども室内部の情報共有がス ムーズになり、補助金業務の効率化につ ながった。 利用者に適切なサービスを案内できると ともに、事務の効率化が図れた。 受賞無し 入力後の整理や確認が効率的にできるよ うになり、スムーズに業務執行ができる ようになった。 受賞無し １つの表にまとめることで、民間保育所 からの補助金申請等の提出確認にも即応 できるとともに、職員間の情報共有がス ムーズに行えた。 受賞無し 85/98 平成27年度改善報告台帳 連番 420 421 422 423 区分 グループ 個人 個人 個人 標 題 現 状 指定居宅サービス事業者等に対する指導 を行った後、改善が必要な事業所には、 実施結果の通知と「改善報告書」を送付 しており、「改善報告書」については、 必要事項を記載した後に事業所から提出 指定居宅サービス事業 することで指導内容が適切に改善されて 者等の指導監査に関す いるか確認を行っていた。 る改善報告書の変更 「改善報告書」については、事業所の改 善すべき情報が記載されており、事業所 にとって不利益な情報も記載されてお り、取扱いについて注意する必要があっ た。 ・ 業務運営上、近々に課題解決を要す るものについては、優先順位が高く、ス ピード感をもって対応している。 ・ しかし、急を要しないが、懸案事項 とされるものについては、後回しにされ 急を要しない懸案事項 ることが多く、課題解決に向けた検討が についてのリマインド 先延ばしにされている。 ・ 懸案事項でありながら、優先順位が 低いという理由だけで、課題解決が先延 ばしされるとともに、後回しにされるこ とで時間の経過と共に職員の記憶から薄 れていく。 ・ 平成26年度臨時福祉給付金事務にお いては、支給対象の可能性のある人(全 員)に対し、申請書を送付した。 ・ 年度途中において、税額調査の結果 等により、支給対象者から非支給対象者 に変更した件数が約1,000件発生した。 ・ これにより、本来、給付金が支給さ 臨時福祉給付金事務に れない人に対し、給付金の返還を求める おける効率化(給付金支 こととなり、その返還業務(督促状の送 給対象者の絞込み) 付・電話連絡・戸別訪問)に要する時間が 膨大となった。 ・ また、非対象者となったことで、申 請書の送付、結果通知書の送付に要する 余分な郵便に係る費用を要することに なった。 寝屋川市原爆被害者の 会ニュースの用紙サイ ズ変更 改 善 策 事業所の指導内容と事業所が記載する改 善内容について、別の様式に分けて作成 した。また、「改善報告書」をホーム ページからダウンロードできるようにし た。 効 果 所属長の意見 賞 様式を分けることにより、すべての事業 業務における適切な情報管理の実施及び 所で改善報告書の様式を共通して使用で 事業者の利便性にも考慮しており、効果 きるようになったため、ホームページか 的な取組である。 らダウンロードでき、事業者が使用しや すい状態になった。 受賞無し 「近々に対応すべき懸案事項」、「急 を要しないものの、いずれ検討しなけれ ばならない懸案事項」について記載し、 これを毎週行う課内会議で配布すること で、急を要しない懸案事項についてのリ マインド(思い起こさせる)を行った。 課内会議実施ごとに懸案事項について 本改善策を行うことで、短期、長期に 必ずリマインドされることから、時間が かかわらず、課内の懸案事項の着実な解 経過しても記憶が薄れることなく、「解 決に資すると考える。 決すべき懸案事項」として、職員の意 識、課内業務に位置付けされ、これまで 以上に着実に課題解決を進めることがで 受賞無し きた。 平成27年度臨時福祉給付金事務におい ては、支給対象の可能性のある人(全員) に送付するのではなく、平成26年度に返 還を求めた人、平成26年度中に不支給決 定とした人等を除外し、対象者をより一 層絞り込んで申請書を送付した。 当初から対象者を絞り込むことによ り、郵便に係る費用の節減を図ることが できた。(なお、新たに給付金の対象と判 明した人については、その都度、申請書 等を送付するので、郵便料を効率的に使 用することができる。) その他、当初から対象者を絞り込んで いることから、平成26年度と比較して、 給付金の返還件数、返還業務時間の圧縮 につながることも考えられる。 平成26年度の実績を踏まえ、本改善策 である、臨時福祉給付金の申請書の送付 対象者を絞り込むことにより、費用の節 減を図ることができたと考える。 また、返還業務要する時間を圧縮する ことができるとも考える。 受賞無し 寝屋川市原爆被害者の会事務局として 用紙サイズのＡ３への変更を会に提案 入力及びレイアウトもスムーズに行 対象者の年齢等も考慮し、よりよいサー の業務で、会発行のニュース作成を支援 し、サイズ変更を行った。 え、文字フォントも大きくなり、会員か ビスを提供できるよう、事務の内容を改 している。 ら見えやすくなったとの意見があった。 善したものである。 会員の原稿をＰＣ入力するが、被爆から 70年の節目の年、会員から提出される原 受賞無し 稿量も増え、 Ｂ４サイズではどうしても仕上がりの文 字が小さくなり、高齢の会員の方には読 みづらかった。 86/98 平成27年度改善報告台帳 連番 424 425 426 427 428 区分 個人 個人 グループ グループ 個人 標 題 戦没者追悼式における 来賓区分の統合 建物総合管理業務にお ける業務報告書（日 報）の一覧表の作成 民生委員・児童委員協 議会封筒印刷の効率化 民生委員・児童委員協 議会会計監査を３半期 毎に実施 臨時福祉給付金事務の 効率化（不備書類の受 理番号による管理） 現 状 改 善 策 戦没者追悼式において、案内状を送付 する来賓の区分を、従来は６つに分けて いた。 その内、１つの区分においては例年参列 者が少ないまま進めていたが、案内状発 送、席順、シナリオ及び当日の受付等煩 雑な状態になっていた。 ２つに分けていた、市内各委員会の長 を代表献花者としており、各団体代表者 を来賓としていたが、代表献花者にまと めた。 また、来賓については、追悼式におい て団体名及び氏名の読み上げを行ってい なかったが、読み上げるようにし、献花 をしやすいように変更した。 ・総合センター及び保健福祉センターの ・日報の記載内容から特筆すべき事項を 庁舎管理業務における日報が委託業者よ 記入する一覧表を作成。 り提出される。 日報を日付ごとにまとめ、一覧表を添 12種類あるが、提出されたものから供 付して供覧することにした。 覧しファイルにとじるだけであった。 ◆当課では民生委員・児童委員協議会の 事務局をしており、団体・個人に郵便す る機会が多い ◆上記郵送時には、郵便番号や宛名は全 て手書き対応であり、事務が煩雑であっ た 次の機能を持たせた封筒印刷エクセルを 作成し、事務の効率化を図る ◆一度エクセル内の名簿に入力しておけ ば、登録番号から必要な宛名等をいつで も印刷可能 ◆エクセルマクロを利用し、複数人を自 動で印刷することが可能 ○当課では民生委員・児童委員協議会の 事務局をしており、事務局の会計管理を している ○事務局会計の監査は年１回、年度末終 了時に実施している ○相当な動きのある出納であり、かつ、 １年間の金銭の出納を確認するため、資 料作成する事務 局・監査をする監事ともに煩雑な作業 に苦慮していた ○会計管理システムの構築により、監査 に必要な資料がいつでも瞬時に作成出来 るようになった ため、監査の回数を３半期に１回にす る ○監査は定例会議等に合わせて実施する 臨時福祉給付金の申請不備案件につい て、申請書に付されている整理番号によ り管理していた。 不備申請書は整理番号順に並べ替えて管 理しており、エクセルデータによる番号 管理は行っていなかった。 そのため、不備申請書等の管理や不備対 象者への対応について、下記の課題を有 していた。 ＜申請書不備案件の管理に係る課題＞ １．不備対象者の氏名・生年月日をも とに整理番号を端末にて確認する必要が あり、案件の特定に時間を要する。 ２．不備申請書等を整理番号順に並べ 替える必要があるが、その作業が煩雑で ある。 申請書不備案件に受理番号を付け、整理 番号とあわせてエクセルにて管理するこ ととし、不備案件の申請書は受理番号順 に並べることとした。 申請不備の補正を依頼する文書及び返信 用封筒にも受理番号を付けた上で送付す ることとした。 87/98 効 果 所属長の意見 賞 案内状の作成と発送、席順決定及び当 日の受付業務が効率化された。 また、追悼式において、来賓者が献花 しやすくなり、円滑に式を執行すること ができた。 事務の効率化を進めるとともに、戦没者 追悼式に参加する人にとって分かりやす いように工夫しており、効果的な改善で ある。 ・供覧に必要な時間が削減できた。 日報の確認に必要な時間 約8分→約 5分＝3分 3分×365 日≒18時間（年間） 又、後日確認事項があったときに探す 時間が短縮された。 ◆宛名等の手書きする必要がなくなり、 事務の効率性・正確性が向上した ◆登録している宛先なら、いつでも、複 数人同時に印刷でき、一度に多数送付す る必要が生じた 場合でも、１通当たり５秒程度で宛名 印刷でき、作業速度が向上した ◆職員がエクセルを作成したため、費用 ゼロで上記効果が実現できた ○１年間の金銭の出納を年３回に分けて 確認することで、１回の監事の確認作業 は相当軽減され 、さらに、年に複数回監事の監査を受 けることで、会計管理の適正化がより向 上された ○定例会議等に合わせて行うことで、監 事の負担が増えることなく実施できた ○事務局が作成する資料はシステムで自 動的に定型的に作成できるため、負担な く実施できた 受理番号の確認のみで不備案件の申請書 を取り出すことができるため、不備案件 の処理をスムーズに行うことができた （返信用封筒に受理番号を付しているた め、郵送の案件は開封するまでもなく対 象案件を特定することができた。）。 不備申請書等を整理番号順に並べ替える 必要がなくなったため、より容易に管理 することができた。 受理番号を付することにより、不備案件 の正確な件数を把握する事ができた。 当該日報については、上席者も確認し ているが、本改善によりあらかじめ要点 を確認した上で内容確認ができ、この点 での効率化にも繋がっている。 受賞無し 受賞無し 普段から些細な不便も見逃さない改善意 識の結果、封筒印刷という何気ない日常 作業さへも改善策を講じ、事務の効率化 が図れていることから、評価できるもの である。 受賞無し システム構築のハード面の改善の効果を 最大限に引出し、負担をかけずに会計監 査の適正化を向上させる改善であること から、評価できるものである。 受賞無し 不備書類の取り扱いに要する時間を縮減 することができ、縮減できた時間を他の 給付金事務に充てる事が可能となるな ど、事務効率を改善できたと考える。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 429 個人 ねやがわ発「出前講 座」における説明資料 のデータ化 430 個人 予算執行のデータの統 一化 431 グループ スポーツインストラク ター養成講習会 432 個人 技能室の改善と効率化 433 個人 オルガンの修繕 434 個人 児童用椅子の簡単な分 別方法(初級編) 435 個人 芝生の水やりの人件費 を節減する 436 個人 児童の展示用の板、 437 個人 ゴミ出し 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・ねやがわ発「出前講座」＜協働による ・ねやがわ発「出前講座」で紹介する業 ・ねやがわ発「出前講座」だけでなく、 公園緑地行政全般について取りまとめを 緑のまちづくりについて～散歩道づくり 務について、パワーポイントによる説明 緑化業務に関心がある市民やインターン 行い、今後の講演機会などを見据えて、 ＞で使用する説明資料が整理されてな 資料を作成した。 シップ、今後新たに当室に異動してきた 職員一人ひとりの資質の向上に貢献して い。 職員に対しても説明できるような内容で いる。 受賞無し あり、説明資料として活用するとともに 職場のＯＪＴにも寄与することができ た。 課内の予算・決算事務担当として、予算 財政から来る決算見込のデータを使っ データを一元化することで、データを引 決済等の確認においても事務作業の簡 の執行状況を管理していく必要がある。 て、予算の執行状況を管理することとし き写す手間が省け、年間４回ある決算見 素化につながった。 他方、財政課から決算見込額の照会があ た。 込額の照会に対する回答の時間を短縮で るが、予算執行管理しているデータと決 きた。 受賞無し 算見込額のデータが異なるため、決算見 込額の照会があるごとに、予算執行を管 理するためのデータから引き写すなどし て決算見込額の算出を行った。 ・講習会の参加者が減少し、それに伴っ ・市民センターなどの公共施設以外に ・スポーツインストラクター講習会参加 参加者等の増加に資した て、スポーツリーダーズバンクの登録者 小・中学校のPTAにも講習会のチラシを配 者数 平成26年：20名 平成27年：27名 及びスポーツ教室の指導者も減少してい 布した。 ・リーダーズバンク登録者 受賞無し る。 ・講習会参加者向けにスポーツ教室の見 平成26年：10名 平成27年：21名 学会を行い、指導者としての活動に興味 ・スポーツ指導者（新規活動者数） をもってもらえるよう啓発に努めた。 平成26年： 0名 平成27年： 2名 ・工具を工具箱に収納しているため管理 ・合板に工具を配置し、一目で管理でき ・誰でも、一目で必要な工具を確認で 整理整頓を視覚的に行うなど有用であ や探す時間等が非効率である。 るようにする（合板は壁に取り付け き、管理もしやすく効率的になり、探す る。 受賞無し る）。 時間を短縮できるようになった。 壊れているオルガンがある。 壊れているオルガンに廃棄するオルガン 部品代の削減 廃棄部品をいかし、修繕に使用するとい 受賞無し の部品を使って使えるようにする。 3～5千円前後 う視点は評価できる。 現在廃棄される児童用の机・椅子につい リベットで座・背板を留めているので、 簡単に分別出来る方法を提案することに 資源の有効活用にもつながる大変有用な て、机はネジをドライバー等ではずせば ドリルでリベットを取るのは難しい。 より、資源の有効利用ができる上、鉄を 改善報告である。 鉄部と木部が簡単に分別出来る。しかし ホールソーという円形の穴を開ける刃を 販売することで収入を増やすことが出来 椅子はリベットで留められている為分別 用いてリベットの周りの板に穴を開け板 る。 が大変で鉄部も一緒に処分されているの をはずす。残った円形の板はたたくと簡 ちなみに椅子1脚3.2kg(鉄部のみ実測 受賞無し が現状です。 単に取れる。机の分別時にネジをはずす 値)、業社引取り価格12円/kg(桜小実績) 作業と比べても若干の差しかありませ とすると、1脚あたり￥38程になる。 ん。 別紙に実施写真を添付しま 年度末には廃棄する椅子が各小学校で100 す。 脚以上出ていると思います。 大阪府土木事務所よりゴルフ場の貼替芝 芝生の下にパイプを埋設し、スプリンク バルブの開閉のみなのでその間は別の作 非常に高度なスキルであり、効率性や費 生をもらい運動場脇に芝生を増設 ラーヘッドを6ヶ所設けて半自動(バルブ 業が出来る。 用対効果は高い。 広さは約100㎡(12m×4.4mと30m×1.6mの の開閉を手動で行なう)で水やりをするよ 毎日約1時間以上の節減となるので1～2ヶ 連続した2面) うにした。 月で償却できる計算になる。 増設の為、水やり用のスプリンクラー設 スプリンクラーヘッドはポップアップだ 受賞無し 備がないのでホースで毎日水やりをす が、散水範囲が固定された安価なものを る。 水やりの時間が約1時 探して取付けたので全部で材料費のみ3万 間半かかるので、1時間程早出して業務に 円位で完成した 支障が出ないようにしていた。 ・教委室内はコンクリート化鉄の窓枠し ・窓枠にうすい板を張り付ける。 ・画鋲などで簡単につけられる。 少しの工夫であるが有用である。 かない。児童の作品を展示するのが困 受賞無し 難。 ・ゴミ出しの時に以前は児童に２階の職 ・児童がゴミを運ぶ場所を１階の留守家 ・今までの10分の１の時間でごみをゴミ 効率的な事務改善であり有用である。 員室の前まで運んでもらい、整理した後 庭棟の場所に変更し、そこで整理してゴ 集積箱におさめることができるように 受賞無し に、一人で１階のごみ集積箱の場所まで ミ集積箱に収めるようにした。 なった。 運んでいました。 88/98 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 438 個人 なわとびジャンプ台作 り 439 個人 グラウンド競技用ネッ トの修繕 440 個人 扇風機の修繕 個人 学校校区連携ゴミ処理 作業に伴う車依頼書類 の文書事務効率化 442 個人 教育委員会定例会への 付議予定議案の年間予 定表の作成 443 個人 メール送付時における 事務改善 444 個人 決算貼紙における事務 改善 441 個人 学校配当における支払 い事務改善 446 個人 市費予算差引簿等の紛 失防止 447 個人 商品一覧表の作成 445 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・学校にはなく、子どもから作成の依頼 ・学校区の職員から意見を聞きながら低 ・1日で作業が完了し、購入するよりも を出していた。 コスト安全第一に作成。 5,000円の削減ができた。 ・グランド競技用ネット(約幅1.5m)の脚 10本が錆びて折れてしまい生徒のクラブ 活動で使用出来ない状態だった。 ・教室用扇風機が10台故障していて使用 出来ない状態だった。 こどものニーズを把握するととともに、 安全性を考慮しているところが評価でき 受賞無し るものである。 ・溶接するとかなりの費用と時間が必要 ・グランド用ネットの脚10本を修理して 高度なスキルと発想が伴うものであり有 の為,使用出来る箇所を加工しボルトナッ 使用可能にし修理代金5万円と修理時間を 用である。 受賞無し トで脚を巧みに固定した。 2分の1に削減出来た。 ・同じ型の扇風機同士の使用出来る部分 ・教室用扇風機5台が使用出来るようにな 廃棄することなく知識・技術をいかした を交換し取付け作業(ハンダ付け作業等) り、修理代金約2万円と修理時間を2分の1 修繕である。 受賞無し を行い使用可能にした。 に削減出来た 教頭先生に作った依頼書をコピーしても 前回の依頼書のコピーを使い必要な個所 リストを作成することでミス等の防止に らい、次回のパッカー車借用依頼書を作 だけを書き直すだけですみ、教頭先生も 繋がる非常に有用な取組である 成する際に、コピーを使用し、必要な項 依頼書を作る際、一目でわかるため、入 目リストのみ書き直しを行い、一目で 力等の誤りがなくなり、そのコピーのご パッカー車借用依頼書を作成してもらえ み内訳リストの横に確認チェックの枠を 受賞無し るように改善した。 記入してごみ回収当日、リストのごみ積 み忘れ防止に活用したりし、非常に効率 的かつ実行できるようになった。 ・学校用務員と教職員は日々大変業務が 多忙であるが、毎月必ず学校区でごみ回 収作業を行っており、それに伴うごみの 内訳リストを作る必要があり、毎回処理 希望日・運転手・同乗者・ゴミ詳細内訳 をメモ用紙等に書いて教頭先生に説明等 をしながら渡していたが、非常に手間 で、パッカー車借用依頼を作る際に入力 間違いが発生することもあった。 教育委員会各課へ年間の教育委員会定例 照会結果を集計し、年間の付議案件を把 集計した照会結果と教育委員会定例会の 会への付議予定議案の照会を行っていた 握できるようにした。 付議案件とを照らし合わせて、案件に漏 が、データの集計と活用ができていな れや変更がなかったかを教育総務課でも かった。 確認を行えるようになり、定例会の チェック体制を強化した。 ・メール送付時に、ほぼ同様の内容、書 ・メッセージテキストに入力する文章を ・同じ文章をテンプレート化すること 式をメッセージテキストに入力し、部内 テンプレート化した。 で、タイプミスを防ぎ、業務効率のアッ への周知や回答を送付していた。 プを図ることができた。（削減時間：20 件×30秒＝10分） ・決算貼紙の不用額において、節の合算 ・節の合算だけではなく、節にある事業 ・節にある事業ごとの不用額が即時に確 の不用額のみ記載していた。 ごとの不用額も記載するようにした。 認でき、不用額の計算ミスを防ぐことが できるようになった。 ・各種購入・印刷要求書及び申請書を学 ・差引簿とは別に、日時、内容や金額等 ・システム化しデータを一元化すること 校より受領し、差引簿に確認印を押印す を各節・説明で区別したエクセルデータ で、学校ごとの物品購入の内容及び金額 る。 を作成し、一元化した。 の把握ができた。 ・予算差引簿と財務会計システムだけで はなく、エクセルデータとも金額の照合 ができ、執行の誤りや受領ミスを減らす ことができた。 学校からの連絡便等で受付簿等が机の上 学校からの連絡便の曜日に、受付簿を入 学校からの受付簿等が箱の中に入れてあ やキャビネットの上にあり、書類等と混 れる箱を準備し、その中に入れてもらう るため、紛失の恐れが無くなり、また、 ざったりして紛失の恐れがあった。 ようにした。 受付簿をキャビネットや机から集めるこ とをしなくて済むため、スムーズに処理 ができるようになった。 消耗品において、伝票に記載されている わかりにくいと思われる商品の説明一覧 わかりにくいと思われる商品の説明を一 商品が、どのような商品なのかわかりに 表を作成した。 覧にすることにより、決裁時の説明等が くいものがたくさんあり困っていた。 スムーズにできるようになった。 89/98 当然のことであるが、チェック体制の強 化は有用である。 受賞無し メールでのやり取りが近年増加してお り、軽微ではあるが有用な取組である。 受賞無し 軽微な改善ではあるが、見やすい資料づ くりは大切である。 受賞無し 適正な予算執行に寄与しており評価でき る取組である。 受賞無し 書類の適正な管理に貢献しており評価で きる取組である。 受賞無し 適正な予算執行に寄与している。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 448 個人 市主催行事日程表の作 成 449 個人 市長選挙に係る事務処 理一覧表の作成 450 個人 随行時等一言メモの作 成 個人 名簿の項目追加による 業務の効率化について 452 個人 タイムカード印刷の改 善 453 グループ 女児のトイレでの自立 をめざして 451 454 個人 アルバイトの賃金計算 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・市主催行事であっても、市長等の出席 ・例年開催し、市長の出席依頼のある事 ・一覧表を作成することで、例年事業の 一覧表を活用することによって、例年重 が必要な日程については担当課より出席 業について、一覧表を作成。 開催時期を事前に把握することができる なっている事業等については、余裕を 依頼を提出いただき、日程確保してい とともに、同時期に開催されている事業 もって調整することでき、調整時間の短 る。 について、あらかじめ日程の調整が可能 縮が図られている。 ・市主催行事日程が重なることもあり、 となった。 受賞無し 市長の出席が叶わないこともある。 ・また、今後、市主催行事を全庁的に供 覧するなど、一覧表を活用することで、 担当課での行事日程調整にも役立つもの になると期待できる。 ・市長選挙が執行される際に行うことと ・市長選挙に伴い実際に行った事務や予 ・４年おきに執行される市長選挙におい 今年度新たに事務処理一覧表を作成した なる事務処理について、想定される事務 算等をまとめた事務処理一覧表を作成。 て、どの時期にどんな事務処理が必要か ことにより、一連の事務の流れが分かる や購入が必要な物品等に係る事務資料が を事前に把握することができ、慌てず、 ようになり、次回からの事務処理時間の 受賞無し なかった。 また、処理忘れや予算要求不足などのミ 短縮につながるものと考える。 スを事前に防ぐことが期待される。 ・随行時等に市長が発言した内容につい ・いつ、何の時に、どのような内容の発 ・いつどんな発言をしたかを記録するこ 一言メモを作成し、共有フォルダーに保 ては、口頭にて報告をし、室内で情報共 言をしたかを記録するメモを作成した。 とで、見直すことが可能になるととも 存することにより、情報共有が図られて 有している。 に、市長の政策への思いをまとめること いる。 ・市長の政策への思いを担当課へ報告し にもつながった。 また、随行の際に市長から指示があった ている。 事項も記録として残すことができるほ 受賞無し ・いつ、何の時に発言した内容であった か、担当課にないようを伝えたことも把 かは、随行者の記憶に依存しているた 握できるようになっている。 め、忘れてしまうこともある。 ・就学援助制度については生活保護費受 ・当初に生活保護費受給者名簿受領申請 ・生年月日での照合が可能になり、作業 給者は対象外である。 を行う際に、「生年月日」の項目を記載 時間が削減され、業務の効率化が図れ してもらえるよう依頼した。 た。 ・生活保護費受給者であっても、就学援 ５分×約50件（読み方不明者）＝約４ 助制度を申請する方が多数存在するの 時間の削減 で、就学援助制度申請者（就学援助シス テムに入力済）と生活保護費受給者を照 合する必要があり、保護課より生活保護 費受給者名簿を紙ベースで受領し、照合 している。 ・生活保護費受給者名簿には名前（漢字 表記）が記載されており、読み方が分か らない方については、就学援助システム との照合が困難であり、読み方不明者が いる度に保護課へ電話確認を行ってい た。 タイムカードの印刷は、紙が厚すぎたた タイムカードに印刷するのではなく、 作業時間が大幅に減り、印刷エラーで印 めに絶えず印刷エラーが出て、作業時間 シール印刷に代えて、シ－ルをタイム 刷機を独占することがなくなった。 が長くかかってしまい、結果印刷機を独 カードに貼った。 占し、課内の職員に迷惑をかけていた。 2歳児のこどもにとって、トイレットペー 1回分のトイレットペーパー（約60ｃｍ） かごは100均一の物を、3つ使用。特に女 パーを切るのはとても難しかった。その を切り、扱いやすく折りたたみ、かごに 児の排泄の自立につながった。 都度保育士が、ペーパーを気って渡して 並べ、とりやすいところに置いた。 いた。 アルバイト賃金計算の際、休んだ日数を エクセルで表を作成し、休暇や時間単位 エクセル表見るだけで、休暇日数が分か タイムカードや日誌等を調べて、休暇日 の取得も一目でわかるようにした。 り、アルバイト賃金計算が容易にできる 数や時間、欠勤数をカウントしていた ようになった。 為、時間を要していた。 90/98 簡易な事務改善ではあるが有用である。 受賞無し 簡単な発想の転換であり有用である。 受賞無し こども達が、自分のことは自分ですると いことにもつながり、とても良い提案だ 受賞無し と思いました。 データを用いチェック体制を強化するこ とは有用である。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 455 個人 456 457 458 459 個人 グループ グループ グループ 標 題 環境整備班作業依頼書 の完了、未完了の確認 市立小中学校への通知 文の宛名の変更 安心・安全メール共有 決定通知書・承認書の 児童会控え用封筒 連絡便内容確認表 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 環境整備班依頼書の完了したかどうか、 環境整備班依頼書が完了記入欄に日付を 環境整備班依頼書一覧表を見て、どの作 地下の詰所で確認していた。 入れたら、色が変わるようにした。 業が終わってないか即座に分かるように なり、どの作業を優先すべきか分かりや すくなった。 ・市立小中学校に設置している複合機 ・通知文の宛名を「○○小（中）学校長 ・通知文作成の際に、校長氏名を確認し （コピー・ファクス）の使用状況を各校 様」とし、校長の氏名を省略した。 変更入力する作業が無くなり作成時間が に通知し、前年度との比較を行う等節減 短縮できた。 の啓発を行っている。 ・通知文は、各学校１枚ずつ通知するた め宛名を「○○小（中）学校長 ○○○ ○様」とし、校長氏名を入れていた。 ・校長交代の度に確認し入力する作業が 必要であった。 ・安心・安全メールが届いた際、課内で ・安心・安全メールが届いた際、あらか ・近隣の留守家庭児童会へすぐに情報提 供覧していたが、情報が多いものなどは じめ作っているFax送信用書式(大きな文 供することで、職員や保護者の皆様への 供覧では情報共有が間に合わないものが 字で表示されるもの)にデータを貼り付 注意喚起と防犯活動への協力をお願いで あった け、印刷し、発生現場近隣の留守家庭児 きる 童会にはFaxを送り、課内で全員供覧する ・課内供覧では情報の共有が遅くなって ・サルの出没など、回数が多い物はFax送 しまうことがあったが、全員が見えると 信後の課内供覧では間に合わない為、全 ころに貼り出すことですぐに情報共有が 員が見えるところに貼り出し、情報を共 できるようになった 有する 視覚的に分かりやすくなり、ミスの減少 にもつながるものである。 ・4月当初、担当が変わったこともあり、 児童会への入会決定通知書や延長利用承 認書の児童会控えを送ることが徹底され ていない ・個人情報であることから扱いを注意し なければならない ・児童会控えを送る用の封筒(入会決定通 知書と延長利用承認書の2種類)を作り、 その封筒に書類を入れて連絡便で送付す ることとした ・封筒はファイルで学校ごとにわけて収 納した 個人情報の保護方法を工夫するととも に、使用不可の消耗品を有効に活用でき る取組である。 ・連絡便の内容が一目でわかるものがな く、各児童会によっては封筒に内容を手 書きしてくれているところがある ・内容を毎回手書きするのは時間も手間 もかかる ・内容が一目で見えないことからいつ誰 が用意した連絡便かわからず、足りない ものがあってもわからない、送ったつも りでいたなどの問題がある ・連絡便の内容を記入する表をあらかじ め作ることにより、全てを手書きで書く ことなく、丸や件数を書くだけで済むよ うにした ・社会教育課内、全児童会に協力しても らい、連絡便の内容を記載することを統 一した ・表を使い古しの封筒に貼り付け、その 中に内容物を入れることで透明な連絡袋 の外から内容が見えないようにした 91/98 ・封筒があることにより、書類の控えを 送るということを共有でき、送り忘れる ことがなくなった ・個人情報であることから封筒に入れる ことで透明な連絡袋の外から見えない ・各児童会でも封筒に何が入っているか 一目で確認できるようになった ・24校2種類2枚ずつ作っている為、もう 使用できない(以前の教育委員会の住所が 書いてある)封筒を再利用することができ た ・連絡便の内容を一目で確認することが できた ・連絡便内容表と実際の内容を見比べ、 足りないものがあれば確認しあうことで 確実に連絡便が届いていることを各児童 会と共有できた ・いつ誰が用意した連絡便かわかること で確認作業もスムーズにできた ・内容を手書きで書いてくれていた児童 会の手間を省くことができた ・使い古しの封筒を再利用することがで きた 賞 受賞無し 前年度の事務を踏襲することなく、文 書事務の適正な執行に努めており評価で きる取組である。 受賞無し 「最新情報を常に共有する」という職場 目標に合致した取組である。 受賞無し 受賞無し 事務の簡素化と明確化が図れた取組であ る。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 460 461 462 463 区分 グループ グループ 個人 個人 標 題 西日対策 とりまとめ回答の改善 案内板の設置 工事の工程について 464 個人 受付における案内表示 465 個人 検査日程について 466 個人 工事中の緊急連絡先 467 個人 再設計依頼書の様式追 加 468 個人 建築基準法12条に基づ く点検様式 現 状 ・西日が強く、夕方になると部屋の温度 が高くなる ・夕方は児童の人数も多く、集合する時 間もあるため、さらに温度が上がる ・児童からの「眩しい」という訴えがあ る ・部の総務であり、回答のとりまとめを するに当り、依頼文の原本を供覧する事 により、回答期限の把握がしにくかっ た。 ・依頼文書が重なりすぎると未回答課の 把握がしにくかった。 改 善 策 ・カーテンをつける ・すだれを二重にする 効 果 所属長の意見 ・日差しを遮ることで部屋の温度の上昇 猛暑が続いた今夏の暑さ対策として有効 を抑えた である。 ・眩しさを抑えることができた 賞 受賞無し ・供覧中ファイルを作り、依頼ごとに鑑 ・回答期限をさらに意識する事ができ、 業務の効率化、回答の遅延等を防ぐ改善 文を保管するようにし、供覧中（処理 依頼課への対応がスムーズにできるよう 手段であると思われる。 中）などの状況把握を行うようにした。 になった。 受賞無し ・課の受付カウンターに案内板がない。 ・課の業務内容としては、直接市民対応 がないものであるが、種々の業者が営 業・打合せ等にこられることがある。課 の案内板がなかったので、みやすい案内 板を自作し、担当者の配席表もあわせて 表示する。 ・予算計上し、予定される工事の工程に ・各所管課における施設の管理状況、課 ついては、各所管課において計画してい 内の状況で独自に工程を計画しており、 た。 市全体のスケジュール管理等、横の連携 がなかった。このことにより、発注から 現場監理までにおいて未調整な部分が多 く問題があった。工事工程依頼に基づき 建築営繕課で情報を集約し、各所管課と 調整し連携を図るようにした。 ・本館３階において、市民及び業者の 受付カウンターに現在位置、各担当課の 方々が担当課の場所がわからず、建築営 配置等を明記したレイアウト図を貼り付 繕課の窓口で問合せられることがある。 けた。 市役所に来られた内容を確認し、担当課 の場所を口頭もしくは同行して案内して いるのが現状である。 ・各担当ごとに検査日程を調整してい ・検査日程表を作成し、全員が把握でき た。 るようにした。 ・建築主体工事の請負業者の連絡先を記 ・電気設備工事、機械設備工事の請負業 載していた。 者の連絡先を追加した。 ・新規に来られた業者に対してスムーズ 今までなかった案内板を表示し、各担当 に応対が出来るものとなった。 の配席表も表示したことによって、対業 者、市民に親切なものとなっている。 受賞無し ・各所管課の状況を建築営繕課において 円滑な業務遂行とともに、各課ともコ 把握し、調整することにより、各工事の ミュニケーションを図れ、他の業務につ 円滑な遂行に貢献できた。 いても良い影響が出ることを期待する。 受賞無し よりわかりやすく、スムーズに案内がで 市民目線で考えられたものであり、市役 きるようになった。 所のイメージアップ等十分効果が期待で きるものであり、今までなかったのがむ 受賞無し しろ問題である。 各工事の担当者間での連携をとり、検査 受賞無し を円滑に行うことは重要である。 前年度において、緊急連絡先一覧を作成 したが、建築担当のみであった、今回電 受賞無し 気、設備を加える事によって、様々なト ラブル等に対応できるものである。 設計積算及び現場監理業務については、 再依頼の様式を策定し、当初の依頼から 当初の依頼から変更に至った経過、内容 以後の設計積算において、過去のへ変更 一つの様式で依頼を受けていた。設計変 変更に至った経過、内容等を明確にす 等を明確にすることによって、以後の設 履歴に基づき、事前に問題提示ができ、 更等再度設計積算を行う場合、当初の依 る。 計等への問題点等が整理できる。 円滑な事務処理に繋がるものと思われ 受賞無し 頼様式のみで再依頼は口頭で受けてい る。 る。 ・大阪府下統一の民間様式しかなっかっ ・他自治体の事例を参考にするととも ・記載しやすくなり、作業効率が上がる 各課からの依頼に基づき建物の調査・点 た。 に、民間調査者の意見を聞き市の様式を と考える。 検をおこなうものであるが、今回の改善 受賞無し 作成した。 により、データ整理が円滑に行なえるこ とになるよう期待する。 92/98 ・検査日程時を効率的に決めることがで きた。 ・担当者が不在でトラブルが起きた場合 でも、もすぐに連絡した対応できた。 平成27年度改善報告台帳 連番 469 470 471 472 473 474 区分 個人 個人 個人 グループ 個人 個人 標 題 建築基準法第12条に基 づく点検・調査に対す る研修 現 状 大阪建築防災センターによる、特殊建築 物等調査に係る研修を各担当が受け、そ れに基づき各担当者が現場で点検・調査 を行っている。 建設工事・コンサル 財務会計（契約）シ ステムの操作手引を庁内OAシステムのラ イブラリに掲載をしているが、財務会計 システムの更新がなく内容を見直す必要 建設工事・コンサル 財 性がなかったため、長期間更新されてい 務会計（契約）システ なかった。それにより、担当課が手引を ムの操作手引の更新 参考にする機会がなく、本来手引を見れ ば解決していたことについての問い合わ せが発生し、事務の効率性を欠いてい た。 物品の見積もり依頼の際、見積依頼業 者に見本品を貸し出す場合がある。返却 していただく必要があり、見積依頼時に 見本品の返却忘れの防 窓口で口頭にて見本品の返却を案内して いるが、見積提出時に持参することを忘 止 れる業者もあり、後日、見本品だけを郵 送で返却してもらったり、再度、来庁を お願いすることがあった。 電子入札システムを操作する際にあらか じめ作成した電子入札チェックリストを 使用し操作を行っているが、操作方法が 電子入札チェックリス 実際の電子入札システムの手順と異なる 部分があり、ある程度電子入札システム トの更新 の操作に慣れている者しかわからなく なっており、事務の引き継ぎ等に支障が あった。 確認項目の一覧表を見て物品納入等入札 参加資格審査申請を行っているが、どの 物品納入等入札参加資 ような内容を審査しているかを詳しく取 格審査事項項目一覧表 り纏めたものがなく、審査担当者により 微妙に審査基準がずれており、２次 の作成 チェックの際に不備が判明することが あった。 ・職員の休暇・遅刻・早退の処理を担当 者一人で確認し、システムに反映させて いたため間違いが起こりやすい。(クリー 休暇届等の取扱いにつ ン業務課の職員85名分) いて 改 善 策 効 果 現場における点検・調査における点検方 法、報告書作成のノウハウ等を実際に 行っている民間業者の担当者にお願いし て、職員研修を行う。 本市においては、報告の義務付けはない が、民間事業者が行っている報告内容、 方法等の実践を学ぶことによって、より 精度の高い点検・調査ができるように なった。 建設工事・コンサル 財務会計（契約）シ 操作手引を更新することにより、操作方 ステムの操作方法や説明等について、単 法の問合せ及び不備の件数が減り確認時 なるマニュアルの掲載をすることを見直 間の短縮が図れた。 し、各担当課からの問合せや不備が多い 内容等を特にわかりやすく記載するよう 見直し、電話対応の際に手引を案内する ようにした。 所属長の意見 賞 現場での問題等を実践されている民間事 業者により学び、点検の精度を高めるこ とは非常に重要なことであり、今後の点 受賞無し 検内容等に十分反映されることを期待す る。 財務会計（契約）システムの基本的な操 作方法が手引を見るだけで分かるように なり、電話の対応時間が目に見えて減少 した。 受賞無し 見本品を入れる袋等に「見本品 見積 ・見本品の返却漏れがなくなった。 見本品の返却について不明確なところが 提出時に見本品はご返却ください」と記 なくなり、事務の効率化を図ることがで 入した案内文を添付するようにした。 ・見本品の返却が必要かどうかの問合せ きた。 がなくなった。 受賞無し 電子入札チェックリストの操作方法等の 記載事項を見直し、より分かりやすいよ うに、操作手順通りに記載するなどし た。 チェックリストをより分かりやすく操作 手順どおりにしたことにより、操作ミス 等を減らすことができた。また、通常操 作していない者でも単独で操作できるよ うになり、複数名での当該システムの運 用が可能となった。 これまでのチェックリストでも事務改善 になっていたが、今回は更に改善したこ とにより簡易なマニュアルにも使えるよ うなものとなった。 審査基準が統一できるように、物品納入 等入札参加資格審査事項項目一覧表を作 成し、物品納入等入札参加資格審査時に 使用することにした。 入札参加資格審査の際、どのような項目 を確認しているのかがより明確になり、 審査基準が統一できた。職員間で標準的 なチェック項目を再認識でき、確認作業 の時間の短縮が図れ、業務を効率的に行 うことができた。 一覧表は、課職員全員が持っており、審 査基準が統一できただけでなく、審査を したことがない職員も審査することがで きるようになった。 受賞無し 受賞無し ・各ブロックの担当係長が休暇管理表に 職員の休暇・遅刻・早退等の入力間違い 職員数も多く、毎日のことでもあり、担 記入、庶務担当者も管理表を確認するこ がなくなる。 当者の負担は大きい。 とで二重のチェックを行い、間違いない 見直し後は職員管理を行っている係長と ことを確認しシステムへの入力が可能に 担当者の二重チェックで、間違いのない 受賞無し なった。 確実な処理と大幅な時間短縮につながっ た。事務の効率化に貢献する提案であ る。 93/98 平成27年度改善報告台帳 連番 475 区分 個人 標 題 教育長車の使用にかか る点検表の導入につい て 476 個人 アルバイト賃金に伴う 資金計画一覧表作成 477 個人 給食費代理納付にかか る事務作業について 478 個人 給食物資の注文方法に ついて 479 個人 学校連絡について 480 個人 修繕料等の学校別詳細 481 個人 施設改善 482 個人 来客用お茶の種類の変 更 現 状 ○教育長車の運転は、教育総務課職員を 中心に行っているが、他部課職員におい ても日程案件によっては行うことがあ る。 改 善 策 ○教育長車の運転においては、運転者に よる運転記録と合わせて、運転前後の車 両点検を義務付けし、車両点検時には、 車両の簡易図形に点検結果を記録し、保 管するようにした。 ○運転記録は従前から用意しているが、 運転前後の車両点検が十分に記録されて いない状況があり、傷の発見が遅れた事 案が見られた。 効 果 所属長の意見 賞 ○運転前に車両点検をすることによっ 車両運転における安全注意等は重要であ て、傷の早期発見や行為者の特定が可能 ると考えている。 となる。 また、何よりも事前に車両を点検する ことは、車両を丁寧に運行する意識の向 受賞無し 上につながっているものであり、導入以 後、事故はもとより車両損傷はない。 毎月の会計へ資金計画の回答時、前年の 一年間の執行予定一覧表を作成した。 執行状況（金額）を確認し・入力してい た。 執行予定一覧表を作成したことにより、 従来の業務の進め方にとらわれず、効率 入力時間が短縮出来た。 化に努めている。今後もより効率的に業 受賞無し 務遂行ができるよう改善してもらいた い。 ・要保護家庭の給食費は、保護課が１か ・保護課より直接各小学校の指定口座へ ・寝屋川市学校給食会（事務局：施設給 従来の業務の進め方にとらわれず、効率 月ごとに支払う。 振込を行ってもらうようにした。 食課）を経由せず振込がされるので、給 化に努めている。今後もより効率的に業 ・小学校の場合は、保護課よりいったん 食費の支払いが１週間から１０日ほど早 務遂行ができるよう改善してもらいた 寝屋川市学校給食会（事務局：施設給食 く入金されるようになった。 い。 受賞無し 課）の口座に給食費を振り込み、その後 施設給食課から各小学校へ振り込みの作 業を行っていた。 ・給食物資の注文は１か月に１回行い、 注文書を作成し納入業者へ郵送してい た。 ・１か月あたりおよそ8～10社へ郵送し、 年間で11ヵ月行うため、約8,000円ほど郵 送料が生じていた。 学校連絡については、手渡しや連絡箱に 入れる等さまざまに重要な書類がある が、受渡しの記録がなかった。 ・納入業者に対し、メールアドレスを聞 ・１か月あたり8～10社に対して郵送して 従来の業務の進め方にとらわれず改善を き取り、メール受信が可能な業者には、 いたため、約8,000円ほどの郵送料が発生 行ったことで、経費の削減だけでなく、 メールにて注文書を送付するように行っ していたが、それがほぼ削減された。 迅速に発注ができ、効率化もできてい 受賞無し た。 る。 手渡しの場合はサインをいただき、連絡 箱に入れる時も、記録簿を作成し何時だ れが入れたかわかるようにした。また、 記入をできるだけ省けるよう記録簿の様 式を見直した。 修繕料や原材料の学校ごとの金額だけで 修繕料や原材料の学校ごとの金額だけで 作成していた。 なく、件数を入れて作成 ・下処理室の窓の下の網戸になっている ところに、風除けや害虫が入ってこない ようにゴミ袋を貼りつけていました。 ・５月から９月下旬にかけ冷たい２ℓの ペットボトルのお茶を購入し来客用に使 用。 ・来客者が多いとすぐになくなってしま う。 ・一度開封し、しばらく来客がないとお 茶が腐ってしまう。また、大量に購入し 保管しても賞味期限切れ等で廃棄してし まう。 ・ゴミ袋だと貼り直しをしないので、ダ ンプレートを利用して取外しができるよ うにしました。 ・茶葉を購入し、市長室でお湯を沸かし お茶を作る。 ・翌日の来客者を想定し、必要に応じた 分量を作る。 94/98 書類の管理が正確にでき、問合せがあっ 主体的に書類管理をすることにより、業 てもスムーズに答えられる。 務に対する責任感を高めることが出来 た。 今後も前例にとらわれず意識改革に繋が る改善に努めて欲しい。 金額だけでなく、件数を作成の段階から 各学校の修繕状況がより明確になり、今 入れることで、より執行状況がわかりや 後の対応に利用できる。 すくなった。 ・見た目もすっきりし、取外して洗うこ 調理場の衛生管理を行うため、対策を工 とができるので、衛生面でもよくなりま 夫することで安全・安心な給食の提供を した。 図ることができた。 ・従来なら１本１７０円の２ℓのお茶を年 来客用のお茶をペットボトルから茶葉に 間３０本程度購入のため年間５，１００ 変更したことにより、食糧費の大幅な削 円。 減が図られている。 ・茶葉は５００ｇで３２４円。２ℓあたり 約３０ｇ使用するため２ℓのお茶を１６本 作製できる。 ・年間５，１００円→最低でも３袋で済 むため９７２円として年間４，１２８円 の削減。 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 483 個人 供覧用チビ（Ａ５サイ ズ）のファイリングに ついて 484 個人 医療証発行ツールの改 善 485 個人 生ごみ処理機等購入費 補助金チラシ等の掲示 依頼 486 グループ 市民相談案内一覧表の 活用 487 個人 一目でわかる文書引継 書 現 状 ・供覧用チビ(A5ｻｲｽﾞ)については、日程 依頼表が後に送付されてきたものについ ては依頼表にホッチキス留めをしていた が、依頼表が無いものに関しては、日付 順に並び替えて１か月分の市長日程文書 と共にファイリングしていたため、手間 がかかっていた。 こども医療証を発行する際、入力シート を間違えたため、セルに設定されていた 数式が削除され、医療証が誤って印刷さ れた。 毎年度当初、生ごみ処理機等購入費補助 金のチラシやポスターの掲示依頼を、各 市民センター及び各コミュニティセン ターに依頼文持参の上、出向いていた。 相談案内一覧表を当課にも配架している が、その場で予約をした際に日時の記載 をする欄がなく、余白に記載をしてい る。 ファイル「文書引継書」があり、その ファイル内に各年度の状況はまとめられ ているが、今年の文書保存及び廃棄はど うしたらよいかは、毎年ファイル内を調 べて確認しなければならない。 改 善 策 489 490 個人 個人 個人 作業服の在庫確認表の 作成 車両管理の徹底 所属長の意見 賞 エクセル内の入力してはいけないセル全 入力してはいけないセルに誤って入力し 手入力で作成する子ども医療証にミス てに保護を設定した。 ようとした際に、警告メッセージが表示 が無くなった。 受賞無し され入力できないため、入力ミスはなく なった。 各市民センターは市民室にある連絡箱、 ２人分、約２時間 チラシの直接持参から各所管の連絡箱を 各コミュニティセンターは市民活動振興 ２人×２時間＝４時間の短縮 活用することで、時間短縮が図られ事務 受賞無し 室にある連絡箱に依頼文、チラシ等をい 効率の向上に繋がったものとして評価で れ、電話連絡の上依頼を行った。 きる。 当課配架分の一覧表にのみ、予約日時を 記載欄を設けることにより、予約日時が 予約日時の情報共有ができるので、有効 記載する欄を設け予約時に活用する。 わかりやすくなった。 な提案である。 受賞無し すべての保存箱の書庫や場所の表示、中 身の概要、箱の収納率を一覧として記録 しておくことで、保存箱の所在が一目で 確認でき、本年度の保存文書はどの書庫 のどの箱に収納すればよいかも確認で き、効率的な作業が行える。 ファイルの収納につい て ・作業服の在庫が雑にロッカーに保管さ れていた。 ・作業服の交換の依頼があっても、在庫 の有無が把握できてないため、交換する のに時間かか り、迷惑をかけてい た。 ・きちんと整理して在庫確認ができてい ないため、無駄な発注があった。 (1)上下水道局の車両は、メンテナンス リース方式を採用しており、車検や法定 点検等の対象となる車両については、 リース会社より通知のハガキが届くよう になっている。 (2)毎月、通知のハガキによって点検業務 を把握していたところ、遅延や通知もれ により、車両管理業務に滞りが生じた。 果 ・A5ｻｲｽﾞのみ、別にファイリングするよ ・市長日程文書のファイリング時の時間 ファイリングの方法を変更したことによ うにし、日程が終了したものから順に が短縮され、また、過去の日程をファイ り、事務時間の短縮が図られている。 ファイリングしていくようにした。 ルの中から探すときも見つけやすくな る。 受賞無し ・ファイルへの収納は金具で留めて保存 ・白い紐に変更した。 していた。 488 効 ・サイズごとにわけてわかりやすく整理 し、大きく示したサイズ表記つけた。 ・在庫表を作成し、在庫状況を一目瞭然 にした。（作業服保管ロッカー貼り付 け） (1)車載している全ての車検証を確認し、 有効期間の満了日を表にまとめて把握し た。 (2)年間の点検スケジュールを把握し、通 知のハガキと照合を行っている。 95/98 過去の文書引継書の内容や書庫の確認等 にかかる時間が削減でき、また、書庫で 過去の書類を検索する際にも、どの文書 がどこにあるか横断的に検索できる。 文書廃棄 １時間×年１回 文書保存 ３時間×年１回 文書検索 １時間×年ｎ回 ・書類がバラバラにならなくなった。 ・一冊に多くの事務文書が綴れるので、 ファイルの冊数が少なくなる。 ・ファイルの枚数が少なくなり、ファイ ルの月のまたがりが少なくなるので事務 文書が探し安くなった。 ・作業服の交換等の依頼に即日、対応で きるようになった。 ・在庫のサイズの偏り、発注の重複がな くなった。 ・在庫表で確認できるので、作業服等の 貸与関係の作業がはかどるようになっ た。 ・担当以外でも対応可能になった。 滞りなく各点検が実施されているととも に、期間内での車検証の更新を11件実施 することが出来た。 現在、書庫で保存されている文書の所 在、内容が一見してわかるようになっ た。また、保存箱の収納状況（率）を記 録しておくことにより、無駄のない保存 受賞無し 箱の使用が可能となり、省資源、省ス ペースにもつながるものである。 ファイルへの文書の綴り具をファスナー から紐に変えたことで収納量が増え、分 冊が減って整理しやすくなり、また文書 受賞無し の検索が容易にできるようになったもの で、ちょっとした工夫が事務の効率化に 繋がっている。 職員への貸与用作業服をサイズ毎に整理 保管し、在庫表を作成したことで、破損 交換等の依頼に誰でも迅速的確に対応で きるようになり、発注においても不足分 受賞無し が容易に把握できるようになり、改善効 果が上がっている。 車両管理を業者任せから自主管理するこ とで、業務の正確性が向上するととも に、計画的・効率的に事務が行えるよう になった。従前から引き継がれ、当たり 前のこととしてやってきたことを、改善 受賞無し の視点から見直したもの。 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 491 個人 賄材料費支払い事務の 効率化 492 個人 作業の効率化 493 494 495 個人 個人 個人 技能室の改善と効率化 学校のトイレの美化 尿石除去 496 個人 節電 497 個人 給食棟内部のコンク リートのはがれ改善 498 個人 保健室の壁のペンキは がれについて 499 個人 掲示板の補修 500 個人 花壇の植え替え 501 個人 教室用クーラーのカ バー取付 502 個人 剪定、草刈りのごみ処 理 503 個人 剪定、草刈りの効率化 現 状 ・賄材料費の支払いが月末締めのため、 毎月当初に支払い書類を一括して決裁を 回していたため、課長決裁、室長決裁が 混在していた。 改 善 策 ・決裁書類をクリアファイルで課長決 裁、室長決裁とわけて決裁書類を回すよ うにした。 ・会計室への提出締日を決裁ファイルに 明記した。 効 果 ・決裁を分けることによって、決裁区分 を再確認することにより事務ミスの防止 につながった。 ・会計室への提出日を記載することによ り、提出日が意識でき、提出日に遅れる ことがなくなった。 道具類が引き出しにまとめて入っていた 引き出しごとに道具を分けて入れるよう 道具を探す時間が短くなり、作業効率が ため、探すのに時間がかかっていた。 にした。 良くなった。 ・技能室のタタミ四帖分がデットスペー ・タタミ三帖分を作業スペースに拡大す ・修理依頼等に幅広く迅速な対応ができ スとなっている。 る。 るようになった。 ・トイレ手洗い場の排水溝等は児童や教 ・巡回時にチェックし児童が使用しない ・異臭や害虫発生が軽減された。 職員の掃除では行き届かないため、ごみ 時間帯に定期的な清掃を行う。 や異物がたまり、異臭や害虫の発生原因 となっている。 ・校内トイレの清掃は、児童が清掃時間 ・シーズンＯＦＦ、長期休暇中に除菌ク ・異臭源を除去できるため、異臭発生の 中に清掃するが、サンポール・クレン リーナー、LOCで尿石除去を行う。 原因にならない。 ザーを使用した方法では、尿石が取り切 ・その他排水溝等も同時に除去し、異臭 れず、時間とともに異臭が発生する。 がなくなった。 ・既存の洗剤はは500mlで86円であった が、500mlで53円のLOCのほうが効果が あったため、500mlあたり33円の削減効果 があった。 ・校舎の下足室及び玄関の蛍光灯及び廊 ・来賓や行事の時は蛍光灯をつけていま ・節電効果が図れたと思います。 下の蛍光灯、児童のトイレの蛍光灯、教 すが、授業指定売るとき以外は電気（蛍 室の蛍光灯及び児童の換気扇がつけっぱ 光灯）を切っています。 なしになっている。 ・天気で明るいときは廊下の蛍光灯をき る。 ・児童が帰った後、トイレに蛍光灯及び 換気栓をきるようにした。 ・給食棟の床のコンクリートがはがれ危 ・コンクリートを打つ ・危険性があり、安全に作業をしていた 険な箇所がある。 だけるようになった。 ・保健室の壁にひびが入っていたり、ペ ・夏休みの機会にすべての壁をきれいに ・きれいに塗ることにより清潔感が出 ンキがはがれている。 塗った。 た。 子供がその部分を触ってさらに見栄えが 悪くなっている。 ①色あせや斑模様については、全面貼り ①ペンキにて塗装(スモークグリーン) ①経費及び作業時間の大巾な削減 替え ・玄関前と体育館前の花壇に枯れている ・学校設備の目立たない場所に同じサツ ・植え替えしたサツキの木が成木で見た サツキの木が2,3本あり目立つ場所なので キの木が3本あり枯れたサツキの木の植え 目も非常に良くなり植木代金3万円を削減 見た目が良くなかった。 替え作業に使用した。 する事が出来た ・教室用クーラースイッチに保護カバー ・設備修理用の余った部材を使用しカ ・生徒によるイタズラ等や電源が入りぱ が無く生徒によるイタズラ等でスイッチ バーを巧みに製作し又カバーに鍵を取付 なし状態が無くなり修理代金と電気代金 が故障したりクーラー電源が常に入って けてイタズラ等出来ないようにした。 約6万円削減出来た。 いる状態だった。 ・草刈や剪定後の草木は見た目や通行等 ・草木をできるだけ乾燥させ袋詰めにす ・通常よりも使用ビニール袋の節約・軽 の妨げになる。 る。 減する事ができる。 ・学校で多種多様な樹木、植木があり、 ・特に往来の激しい玄関周辺までの剪定 ・校区で互いに連携を図ることで、以前 常時広範囲にわたって草が生えていた。 を校区連携によって行い、パッカー車を より交流が深められた。 以前は環境整備班に依頼をして剪定、草 自分で運転してゴミを回収するようにし 自分でパッカー車を運転し、ゴミを回収 刈をしてもらいゴミを回収していた。 た。 することにより、環境整備班の業務を削 減できた。 96/98 所属長の意見 決裁区分ごとに会計書類を処理すること によって、事務ミスの防止や提出期限の 遅滞防止に効果をあげている。 整理整頓は重要である。 作業環境を整えることは有用である。 普段の清掃よりも一歩踏み込んだ業務で あり有用である。 洗剤などを研究し、費用対効果も踏まえ た業務を行っており、非常に有用であ る。他の業務についても、同様の視点で 望まれたい。 賞 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 受賞無し 節電を意識し、行動に移すことで年間で は大きな節電につながるものである。 受賞無し 安全性を高める取組であり、重要な視点 受賞無し である。 景観の美化も学校環境の重要な要素であ り、手間をかけることで改善されてい 受賞無し る。 学校の景観美化につながり、評価できる 受賞無し ものである。 学校の景観も重要であり、気がづきや行 動を起すことが大切である。 受賞無し 知識・技術をいかした修繕であり有用で ある。 受賞無し アイデアやひと手間加えることで改善で 受賞無し きる例であり有用である。 連携協力を行うことは非常に有用であ り、様々な知識や技術の習得を助けるも のである。 受賞無し 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 504 個人 505 506 507 508 509 個人 個人 個人 個人 個人 標 題 現 状 改 善 策 効 果 ・現在、教室のドアで不具合なものが多 ・教室のドアを放課後などを利用して早 ・教室のドアが閉まるようになり、鍵も 数ある。 急に直していく。修理には多数のビスを かけられるようになったため安全面が向 使用する。 上した。 ・仕事をするうえで、目的や目標を持つ ・目標を持つと同時にヒューマンエラー ・コンディションを再確認することで、 ことはモチベーションUPになるとともに が起きないように留意する。客観的な観 安全に対して原点に戻って考えられた。 成果も上がる。 また期限を区 点から「疲れ、怒り、焦り、驕り」がな また、他人の体験談に関心をもち、「も モチベーションの向上 切って「いつまでにこれだけの仕事をす いかチェックする。 し自分だったらどうするだろう」と想像 る」と設定して仕事をする。 の中で体験してみることにより、情報を 今後の作業に活かすことができた。 教育委員会定例会の議案書を作成する際 付議案件の照会の際に、議案書表紙の様 議案書の体裁を整える作業がなくなり、 に、各担当課へ議事案件を照会し、議案 式を送付し、そこへ入力し、回答するよ 議案書作成時間の短縮と、より統一され 教育委員会定例会の議 書の表紙と内容の回答を頂いているが、 うに依頼した。 た議案書を作成することができた。 案書作成について 表紙の体裁にばらつきがあるため、担当 （１時間×12回＝約12時間の削減） 者が体裁を整える作業を行っていた。 ・週間予定表は教育長、事務局職員の日 ・これまでの行事日程に個人欄を加える ・個人欄を設けたことで、担当者の進行 程が行事ごとに入っていたが、事務局職 ことで、担当者の進行管理もスケジュー 管理を可視化することができ、所属全体 員の個人の ル表に記入 でも各担当 スケジュールの可視化が行われていな するように変更した。 者の動きが分かる様になった。 週間予定表の改善 かった。 ・時期的な個人の仕事の負担が把握でき るため、課内で応援体制を組むなど、 様々な活用が 期待される。 大気汚染の測定を行っている局舎に 平成26年度に、より消費電力が少ない 過去５年間の使用電力量、CO2排出量及 て、測定機器の温度管理のため平成13年 空調機に更新し、効率よく温度調節する び光熱水費の推移は次のとおりである。 度に導入した空調機を24時間フル稼働し ことで使用電力量等の抑制を図った。 平成22年度 8,743kWh 約2.719tていたが、空調機自身の老朽化により冷 CO2 174,243円 暖房の効率が悪くなり、度重なる電気料 平成23年度 8,035kWh 約3.616t金の値上げの影響もあって光熱水費が CO2 193,696円 年々高騰していた。 平成24年度 8,183kWh 約4.206tCO2 202,120円 平成25年度 7,646kWh 約3.991tCO2 217,277円 平成26年度 7,114kWh 約3.778t空調機の更新による光 CO2 215,075円 熱水費及びCO2排出量の 新しい空調機の導入に89,000円を要し 削減 たが、使用電力量を抑えられたことによ り電気料金の値上げ及び消費税の増税が 行われたにもかかわらず光熱水費を減少 させることに成功した。使用電力量は、 猛暑等の影響を加味していないが平成25 年度比（１年前）で約７％、平成22年度 比（５年前）で約19％の削減ができてい る。またCO2の排出量も昨年度より削減で きており、地球温暖化対策にも貢献でき た。 教室のドアの修繕 簡易決裁における決行 判の工夫 全員に供覧する際、まだ誰に回っていな いのか把握するのに手間取っていた。 放課後子供教室において、例月の報告書 の入力方法に関するマニュアルがなく、 入力者によって多少の違いがあった。 全員に供覧ができたか一目見てわかるよ うに、全員のハンコが押せる枠を入れた 紙媒体の決行判を作成した。 係長以下（文書担当を除く）の職員が８ 人いるので、右上に８マス作成した。 97/98 供覧漏れがなくなった。 全員に回ったかどうか誰が見てもわかる ようになり、全員の供覧が終わる前に文 書担当に文書が戻って来ることがなく なった。 所属長の意見 賞 知識・技術をいかした修繕であり有用で ある。 受賞無し 動機付けを意識し、目標を立てた計画的な 業務執行が評価できるとともに、自身のコン デションを踏まえたセルフコントロールを行う 受賞無し ことで、安全性を意識した取組となっており、 非常に評価できるものである。 単純なことではあるが、間違いを防ぐこ とが出来る手法であり、有用である。 受賞無し 仕事の進行管理、組織力の強化に繋がる ものであり、有用である。 受賞無し 測定機器の安全な管理上、また正確な データ収集のためにも必要最小限として の冷暖房施設導入は光熱費及びCO2削減に 大きな効果を挙げた。 また今後も市の財政面にもよい結果を得 られる。 受賞無し 課全体での情報共有、或いは回答文書に より担当が確認したか否かがわかりにく い状況にあったが、今回のアイデアで一 受賞無し 目瞭然となり、非常にわかりやすくなっ た。 平成27年度改善報告台帳 連番 区分 標 題 510 個人 窓口で使用する受付印 の改善 511 グループ ホームページによる窓 口案内 512 グループ 手書きの業務記録日計 表の廃止 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 賞 ・年金業務で使用する受付印について、 ・平成27年６月に購入する際、シャチハ ・１回の相談で約３回印鑑を押す際、 受付印をシャチハタ式に変更すること 印影の消耗とスタンプ台の消耗により、 タ式の受付印（日付回転印）を購入し シャチハタ式の受付印を使用することで により事務の効率化を図ることができ ２年に一度の頻度で購入していた。 た。 スピードアップが図れ、窓口対応が効率 た。他担当においても受付印の単価や使 的に進むようになった。 用頻度等を勘案した上で、活用できるか 受賞無し ・まとめて受付印を押す際、都度スタン どうか検討したい。 プを使用することがなくなり、迅速に処 理することができた。 ・市民課の8番窓口では、は引越し、出 ・ホームページで専門的な知識や本人の ・市民の手続きに要する時間や手間 ワンストップサービスと称して様々な 生、死亡等の届出の際に、あわせて「児 詳細なデータが必要なことは市民課では ・市民課窓口での担当窓口への案内時間 サービスを市民生活担当で提供している 童手当の手続き」、「小中学校の転校手 受け付けられず、それぞれの担当窓口 が、複雑な案件まで市民課で対応できる 続き」、「介護保険の手続き」など届出 （児童手当の手続きはこども室、小中学 訳ではない。そういう市民の誤解を減ら に関連して必要となる申請をワンフロア 校の転校手続きは学務課、介護保険の手 し、ホームページを活用し事前に市民に で受け付けている。 続きは高齢介護室）に行っていただく必 有益な情報を提供しているという点から ・しかし、専門的な相談等を専門的な知 要があると掲載した。 有効な提案であると考える。 識や本人の詳細なデータが必要なことは ・当該ページを総合案内にも配付し、的 受賞無し 市民課では受け付けられず、それぞれの 確な案内をお願いした。 担当窓口（児童手当の手続きはこども 室、小中学校の転校手続きは学務課、介 護保険の手続きは高齢介護室）を案内し ていた。 ・市民にとっては二度手間だとのクレー ムが相次いだ。 業務日報については、エクセルシートで エクセルシートをｚファイルで共有し、 二度手間が解消され、同一内容の文書 作業時間の短縮と再生紙利用の削減が図 保存されている。長年、複数の担当者が 各担当者が直接シートに入力保存するよ （手書きとデータ）の保存がなくなっ れた。 入力しエクセルシートに入力前に手書き うにした。 た。 受賞無し の業務日報を作成し、一人の担当者がま とめてエクセルシートに入力し作業を完 了していた。 98/98
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